KEPALA SEKOLAH PENGELOLA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Mengelola sistem informasi sekolah/madrasah dalam mendukung penyusunan program
B. Perancangan SIM Secara Umum Berbasis Komputer 1 Perancangan model
Perancangan model SIM dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : 1) Pembuatan model logik (logical model)
Model logik digunakan untuk menjelaskan secara logik kepada pemakai tentang bagaimana fungsi-fungsi dalam SIM akan bekerja. Model logik dapat digunakan dengan menggunakan Diagram Arus Data/DAD (Data Flow Diagram/DFD)
61
2) Pembuatan model fisik sistem (physical model)
Model fisik digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan alat yang tepat untuk menunjukan simbol fisik yang digunakan, seperti terminal, media penyimpan, laporan dan sebagainya. Bagan alir data merupakan alat berbentuk grafis yang digunakan untuk menggambarkan aliran pemroses dalam SIM berbasis komputer.
2. Perancangan Basis Data untuk SIM
Perancangan basis data secara umum dilakukan dengan menentukan kebutuhan- kebutuhan file-file dalam basis data berdasarkan DAD sistem baru yang telah dibuat dan kemudian menentukan parameter file dalam basis data. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam rancangan basis data adalah :
a. Minimalisasi kerangkapan data (data redundacy)
b. Dihindari terjadinya inkonsistensi data (inconsistency data)
c. Data-data dalam basis data harus dapat digunakan secara bersama-sama (share ability) d. Standarisasi data untuk menyeimbangkan perbedaan kebutuhan data para pemakai e. Pembatasan kewenangan (privacy) dan keamanan data (data security)
f. Menjamin integritas data (data integrity)
g. Menghindari terjadinya data terisolasi (data isolation)
h. Berorientasi pada data (data oriented) dan bukan pada program (program oriented)
i. Data dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis data
j. Data dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya k. Data yang ada dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem secara mudah l. Data dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda
m. Independensi data (data independenc), baik secara logik maupun secara fisik n. Dihindari terjadinya penyimpangan (anomaly) dalam basis data
3. Perancangan Teknologi
Secara umum, teknologi SIM adalah teknologi komputer yang dikelompokan menjadi tiga klasifikasi, yaitu : (1) Perangkat keras, (2) Perangkat lunak, (3) Teknologi komunikasi data.
1. Teknologi perangkat keras
Teknologi perangkat keras untuk SIM adalah teknologi komputer. Secara umum, sistem komputer mempunyai komponen perangkat keras yang terdiri atas :
1)Perangkat keras masukan, terdiri dari : Alat input langsung Alat input tidak langsung
Contoh perangkat keras masukan adalah : keyboard, teleprinter terminal, dll. 2)Perangkat keras keluaran, terdiri atas :
Hard copy device, contoh : printer, plotter, dll. Soft copy device, contoh : video display, speaker, dll. Drive device, contoh : disk drive, cd drive, dll.
3)Perangkat keras unit pengolah atau Central Processing Unit (CPU) terdiri atas : Aritmatic and Logic Unit (ALU)
Control Unit
Main Memory (RAM dan ROM)
2. Teknologi perangkat lunak
1) Kategori perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dikategorikan dalam tiga bagian yaitu :
untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari perangkat keras sistem komputer
b) Perangkat lunak bahasa (Language Software), yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan intruksi-intruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dimengerti komputer
c) Perangkat lunak aplikasi (Aplication Software), yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh Language Software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
3. Teknologi Komunikasi Data
1) Database
a) Konsep Database
Bila sebuah organisasi memiliki suatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara logis dan dikendalikan secara sentral, maka organisasi itu mempunyai sebuah Database.
Dikatakan Sebuah Sistem Manajemen Database jika untuk setiap database telah dikembangkan sebuah sistem untuk penggunaan database. Sistem ini, atau suatu rangkaian peraturan dan metode, memungkinkan pemberian definisi, penciptaan, perubahan, pembacaan, pemeliharaan, dan perlindungan database tersebut. Pendek kata sistem ini adalah sistem manajemen database (DBMS= database management system)
b) Komponen Database
Database mempunyai beberapa komponen:
1) Setidak-tidaknya satu orang menjadi “pemiliknya” dan bertanggung jawab atas database tersebut.
2) Serangkaian peraturan dan hubungan yang menentukan dan mengatur interaksi antara berbagai unsur dari database.
3) Manusia yang memasukan data ke dalam database itu. 4) Orang yang mengeluarkan data dari database itu. 5) Databasenya sendiri.
2) Komputer Database
Kecepatan merupakan salah satu dari atribut komputer yang paling berharga. Keistimewaan kedua adalah kemampuan untuk menangani data dalam volume besar secara akurat serta komputer tidak menjadi lelah atau bosan dengan pekerjaannya yang berulang- ulang. Semua karakteristik ini mempunyai arti penting dalam manajemen database :
1) Kecepatan (speed), karena perusahaan yang modern harus mengolah banyak transaksi dalam waktu yang sangat singkat.
2) Ketelitian, karena banyak perusahaan menbutuhkan data, yang mereka simpan dan gunakan yang benar.
3) Sangat baik dalam melakukan pekerjaan berulang-ulang, karena database bersifat berulang (setidak-tidaknya dalam format dan bentuk isinya)
3) Dampak terhadap manajemen
Tidak diragukan lagi, bahwa sistem database elektronik ini merupakan faktor yang besar artinya dalam dunia organisasi/lembaga/usaha . Dan hal ini akan menjadi bertambah penting dengan berlalunya waktu. Namun DBMS ini menimbulkan beberapa masalah serius bagi manajemen :
62
database yang besar dan canggih.
2) Bagaimana menjaga agar sistem ini tidak muncul sebagai unsur utama dan menjadi benalu dalam kegiatan utama organisasi/lembaga/perusahaan.
3) Bagaimana mendapatkan informasi dan bukan setumpuk data dari database ini. 4) Bagaimana mempertahankan kebebasan manusia, dengan adanya potensi dari
database untuk “mengingat” setiap gerak-gerik kita.
5) Bagaimana melakukan pengintegrasian DBMS secara mulus dalam organisasi yang lebih besar.
4) Keuntungan DBMS
1) Sebaliknya manajemen dapat menarik keuntungan besar dari penggunaan yang tepat dari DBMS ini :
2) Lebih banyak data yang dapat dipertimbangkan dalam menghasilkan informasi bagi manajemen untuk mengambil keputusan.
3) Informan dapat disajikan secara lebih cepat untuk manajemen.
4) Usaha dapat dijalankan secara lebih efektif dan lebih efisien (misalnya, bila data pelanggan segera tersedia, dari dalam hal perbankan, pada cabang mana nasabah mempunyai rekening).
5) Database dari sumber-sumber diluar organisasi/perusahaan/lembaga tersedia untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan (misalnya informasi tentang persediaan barang).
5) Tujuan DBMS
Tujuan-tujuan yang harus dipertimbangkan oleh manajemen dalam merancang dan menyusun sistem manajemen database mereka :
A. Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk data yang relevan. B. Membuat agar pemakainya mudah mendapatkan (meng-akses) data.
C. Memungkinkan respon yang segera atas permintaan dari data para pemakai. D. Melakukan modifikasi terakhir dengan segera pada database.
E. Menghapus data yang berlebihan.
F. Memungkinkan penggunaan secara serentak dalam beberapa pemakai. G. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut dalam sistem database.
63
KEPALA SEKOLAH FASILITATOR TEKNOLOGI INFORMASI KOMUNIKASI