IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
3. Program Khusus / Graduate Study Program
4.3. Perancangan Sistem
Sistem penilaian kinerja pegawai berbasis web ini dibangun dengan menggunakan metode waterfall yang mempunyai beberapa tahapan. Tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem dimulai dari analisis kebutuhan suatu sistem hingga pemeliharaan sistem. Analisis kebutuhan suatu sistem merupakan fase awal yang sangat penting, karena dari fase analisis dapat ditentukan sejauh mana kebutuhan suatu sistem dikembangkan. Fase analisis dan definisi persyaratan merupakan fase awal dari model pengembangan metode waterfall dan merupakan langkah pertama yang dilakukan ketika suatu sistem akan mulai dibangun. Masalah-masalah mengenai sistem serta pengumpulan kebutuhan sistem diidentifikasikan pada fase ini.
4.3.1 Analisis dan Definisi Kebutuhan
Tahap ini merupakan tahap pengumpulan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sistem penilaian kinerja pegawai. Tahap ini mempelajari permasalahan yang dihadapi oleh calon pengguna dan berusaha untuk mencari solusi dari permasalahan tersebut dengan melakukan analisis terlebih dahulu.
Hal utama yang dilakukan pada tahapan ini adalah mengidentifikasi permasalahan pada sistem. Beberapa langkah yang dilakukan dalam melakukan pengidentifikasian masalah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Wawancara dan diskusi
Wawancara dilakukan dengan pihak Human Resources
Management Unit, Information TechnologyUnit, dan Deputy Director yang dapat dilihat pada Lampiran 3. Hal ini dilakukan
untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan serta kendala yang dihadapi oleh pihak pengguna
b. Menganalisis kebutuhan basis data
c. Mengumpulkan data yang digunakan pada sistem
Dari hasil analisis yang dilakukan, muncul beberapa poin yang harus diperhatikan dalam pengembangan sistem, antara lain: a. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director dapat melakukan
penambahan atau manipulasi data staffnya masing-masing. b. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director dapat melakukan
penilaian terhadap kinerja staffnya masing-masing pada sistem. c. Pihak Human resource management unit dapat menyimpan status
absen pegawai.
d. Semua staff dan peneliti yang terdaftar dalam sistem dapat melihat nilainya masing-masing.
4.3.2 Deskripsi Perangkat Lunak
SIPENKI merupakan perangkat lunak yang membantu pihak
Head Unit dalam menilai kinerja staffnya masing-masing, HRM
dalam menilai kinerja satpam, Deputy Director dalam menilai kinerja peneliti dan Head Unit dan membantu pihak human resources management unit dalam menyimpan status absen pegawai. Disamping itu perangkat lunak ini juga membantu pegawai yang terdaftar dalam sistem untuk mencari dan melihat informasi nilai.
4.3.3 Deskripsi Umum Sistem
Sistem penilaian kinerja pegawai (SIPENKI) merupakan sistem yang bertujuan untuk menampilkan nilai staff, daftar absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran.
Penilaian kinerja sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi. Adapun secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah :
a. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi b. Perbaikan kinerja
c. Kebutuhan latihan dan pengembangan
d. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga kerja
e. Untuk kepentingan penelitian pegawai
f. Membantu diagnosis terhadap kesalahan disain pegawai.
Proses pencatatan nilai staff pada sistem adalah sebagai berikut: a. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director memasukkan biodata
pegawai dan memberikan account kepada pegawai agar dapat mengakses SIPENKI
b. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director memasukkan nilai pegawai pada sistem, selanjutnya sistem akan mengolah nilai tersebut
c. Hasil penilaian yang telah diolah akan ditampilkan dalam bentuk lembar penilaian dan grafik penilaian
d. Pegawai dapat melihat nilai dalam bentuk lembar penilaian atau grafik berdasarkan account yang dimilikinya
Penilaian kinerja di SEAMEO BIOTROP dibagi ke dalam tiga kriteria, yaitu:
1. Staf BIOTROP yang akan dinilai langsung oleh Head Unit. a. Absensi / kehadiran
b. Kehadiran rapat (meeting)
c. Jumlah tugas yang diselesaikan (x / tugas) d. Hari terlambat penyelesaian tugas
e. Inisiatif
Penilaian kinerja di SEAMEO BIOTROP dibagi ke dalam tiga kriteria, yaitu:
2. Staf BIOTROP yang akan dinilai langsung oleh Head Unit. f. Absensi / kehadiran
g. Kehadiran rapat (meeting)
h. Jumlah tugas yang diselesaikan (x / tugas) i. Hari terlambat penyelesaian tugas
j. Inisiatif
2. Staf peneliti yang akan dinilai langsung oleh Deputy Director. a. Absensi / kehadiran
b. Kehadiran rapat (meeting)
c. Hari terlambat penyelesaian tugas d. Publikasi jurnal
e. Publikasi prosiding f. Publikasi technical report g. Penelitian internasional h. Penelitian nasional
i. Training / seminar internasional j. Training / seminar nasional k. Nilai proyek
l. Presentasi makalah sbg (resources person) m. Paten
3. Staf keamanan yang akan dinilai langsung oleh HRM memiliki kriteria yang sama dengan staf BIOTROP pada umumnya, hanya saja dibedakan pada shift kerja.
4.3.4 Lingkup Operasi
Lingkup operasi memuat perangkat yang dibutuhkan dalam sistem, baik perangkat lunak dan perangkat keras pada sisi server maupun sisi client.
1. Perangkat Lunak
Perangkat lunak pada sisi server yang dibutuhkan adalah: a. Sistem operasi Microsoft Windows 95/98/NT/2000/XP b. Server Web: Apache
c. Server Sistem manajemen basis data: MySQL
Perangkat lunak pada sisi client yang dibutuhkan adalah:
a. Web browser mendukung grafis dan JavaScript: Microsoft Internet Explorer, Mozilla dan lain-lain
b. Sistem operasi Microsoft Windows 95/98/NT/2000/XP 2. Perangkat Keras
Perangkat keras pada server yang dibutuhkan oleh sistem adalah: a. Hardisk: minimum 20 Gb
b. Processor: Pentium 4, 1.6 GHz atau lebih c. RAM: 512Mb
Perangkat keras pada client yang dibutuhkan oleh sistem adalah: a. Processor: Pentium 800 MHz atau lebih
b. RAM: 64 MB c. Mouse
d. Keyboard
4.3.5 Kebutuhan Fungsional
Beberapa kebutuhan dari sistem dispesifikasikan dalam bentuk kebutuhan fungsional. Perangkat lunak yang dibangun ini harus mencakup kebutuhan fungsional seperti pada Tabel 6.
Tabel 6. Kebutuhan Fungsional
No Kode Kebutuhan Deskripsi Kebutuhan
1 F_SIPENKI-1.1
Hak akses untuk melakukan login berdasarkan
username dan password. Setiap pengguna yang akan
mengakses informasi dari sistem harus login terlebih dahulu, baik head unit, HRM unit dan deputy director maupun pegawai SEAMEO BIOTROP
2 F_SIPENKI-1.2
Melakukan manipulasi data pegawai, yaitu : Input,
edit, dan delete dan hanya dilakukan oleh head unit,
HRM unit dan deputy director
3 F_SIPENKI-1.3
Melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai berdasarkan kriteria tertentu. Penilaian terhadap kinerja pegawai dalam sebuah unit hanya dapat dilakukan oleh Head Unit, penilaian terhadap peneliti dan Head Unit hanya boleh dilakukan oleh Deputy
Director dan penilaian terhadap satpam hanya boleh
dilakukan oleh HRM 4 F_SIPENKI-1.4
Menyimpan data absen pegawai seperti status absen (sakit, izin, tugas luar, dan cuti) dan waktu absensi (tanggal dan jam). Kebutuhan ini hanya dilakukan oleh HRM unit
5 F_SIPENKI-1.5
Mela006Bukan manipulasi terhadap kriteria penilaian pegawai, yaitu : input, edit, dan delete dan hanya dilakukan oleh head unit, HRM unit dan deputy
director
6 F_SIPENKI-1.6
Melakukan manipulasi terhadap hari libur seperti tanggal, bulan dan keterangan hari libur. Manipulasi dapat berupa input, edit, dan delete (hanya dilakukan oleh administrator)
7 F_SIPENKI-1.7
Melakukan perubahan terhadap password pegawai. Fungsi ini dapat dilakukan oleh head unit untuk mengubah password staff dalam unitnya, deputy
director untuk mengubah password peneliti dan head unit, HRM unit untuk mengubah password satpam.
Fungsi ini juga dapat dilakukan oleh pegawai yang terdaftar dalam sistem untuk mengubah passwordnya sendiri
8 F_SIPENKI-1.8
Melakukan pencarian informasi seperti data kehadiran harian pegawai, data nilai pegawai dan data grafik nilai berdasarkan tahun kinerja.
9 F_SIPENKI-2.1
Menampilkan informasi penilaian kinerja pegawai untuk setiap bulan seperti informasi keadaan kehadiran pegawai (total jam kerja, absensi, dan keterlambatan) dan informasi hasil penilaian kinerja berdasarkan kriteria
10 F_SIPENKI-2.2 Menampilkan grafik penilaian kinerja pegawai selama satu tahun untuk setiap kriteria penilaian
11 F_SIPENKI-2.3 Menampilkan informasi kehadiran pegawai untuk setiap hari seperti tanggal kerja, jam masuk, jam keluar dan jumlah jam kerja
12 F_SIPENKI-2.4 Menampilkan grafik kehadiran pegawai selama satu tahun
4.3.6 Karakteristik Pengguna
Pengguna aplikasi SIPENKI adalah HRM, deputy director,
head unit dan stafnya masing-masing. Ketiga pengguna memiliki
karakteristik dan hak akses yang dijelaskan pada Tabel 7.
Tabel 7. Karakteristik Pengguna
Kategori Pengguna Kode Fungsional Deskripsi
Human resource management unit
F_SIPENKI-1.4 F_SIPENKI-1.6
Melakukan pengisian absen pegawai, melakukan pengisian hari libur nasional HRM Unit, Deputy
Director, Head Unit
F_SIPENKI-1.1 F_SIPENKI-1.2 F_SIPENKI-1.3 F_SIPENKI-1.5 F_SIPENKI-1.8 F_SIPENKI-2.1 F_SIPENKI-2.2 F_SIPENKI-2.3 F_SIPENKI-2.4
Melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai, melakukan manipulasi terhadap kriteria penilaian, menampilkan nilai pegawai, menampilkan grafik nilai pegawai, melakukan perubahan password
