ePembelian dengan Aplikasi Buy-Side
F. PERBEDAAN ANTARA MATERIAL LANGSUNG DAN MATERIAL TIDAK LANGSUNG.
Dalam perusahaan, pembelian yang dilakukan umumnya meliputi dua jenis barang atau material, yaitu material langsung dan material tidak langsung. Yang disebut dengan material langsung (direct materials) adalah material yang digunakan dalam proses produksi, yaitu bahan mentah, bahan penolong dan bahan setengah jadi. Sedangkan material tidak langsung (indirect materials) adalah barang yang digunakan untuk operasi dan pemeliharaan atau barang MRO. Tergantung dari jenis perusahaan, perbandingan antara ke dua jenis material tersebut sangat berbeda. Perusahaan manufaktur yang padat karya, mempunyai proporsi material langsung yang sangat besar, sedangkan perusahaan manufaktur padat modal kurang lebih mempunyai perbandingan yang hampir sama antara material langsung dan material tidak langsung ini. Dalam perusahaan jenis terakhir ini, material tidak langsung berupa material dan suku cadang untuk semua jenis perlengkapan yang digunakan dalam industri. Dalam suatu perusahaan jasa, mungkin material langsung ini tidak
menulis, perlengkapan kantor dan sejenis itu. Keduanya tidak hanya berbeda dalam tujuan penggunaan, tetapi berbeda juga dalam hal-hal lain misalnya dalam cara pembukuan, dalam tingkat pengawasan, dalam perlakuan logistik, tingkat biaya, tingkat otomatisasi dan sebagainya.
Secara lebih lanjut, perbedaan antara keduanya dapat diuraikan pada tabel di bawah ini.
Perbedaan antara Material Langsung dan Material Tak Langsung Material Langsung Material Tak Langsung Penggunaan Produksi Operasi, pemeliharaan,
reparasi, penunjang. Akuntansi Cost of good sold. Overhead.
Kebutuhan Ketat, mutlak perlu Lebih longgar, kecuali logistik. tepat waktu. untuk pemeliharaan.
Tingkat Tinggi Sedang
pengawasan.
Biaya proses Rendah Tinggi dibanding dengan
transaksi.
Tingkat otomatisasi Rendah Rendah dalam pembelian
strategis.
Tingkat otomatisasi Tinggi Rendah dalam pembelian
transaksional.
Platform teknologi Reverse auction Reverse auction e-pembelian
strategis.
Platform teknologi Buy Side solution. Buy Side solution e-pembelian
transaksional.
Sumber : Stephens Inc.
Disamping itu masih perlu dibedakan pula mengenai material tidak langsung (MRO), yaitu antara material MR (maintenance, repair) dan O (operations) karena masing-masing mempunyai sifat yang berbeda sehingga memerlukan perlakuan
yang berbeda pula, meskipun ke duanya memerlukan solusi atau aplikasi e- pembelian yang sama (buy-side solutions atau reverse auction solution)
Pembelian Barang MR dan Pembelian Barang O.
Barang Maintenance Barang Operations dan Repair
Termasuk Tools, material, suku Peralatan kantor, statione cadang ry dan sejenisnya.
Keperluan terinte Tinggi Rendah grasi dengan
manajemen aset
Keperluan Tinggi Rendah
ketrampilan.
Harga. Relatif tinggi Relatif rendah
Keperluan Ketat Kurang ketat.
logistik
Sumber : Stephens Inc setelah disempurnakan.
Di atas telah dibedakan antara pembelian strategis dan pembelian transaksional. Selanjutnya perlu dibedakan lebih lanjut pula antara pembelian transaksional dan pembelian spot dan sekaligus menunjukkan platform teknologi e-pembelian mana yang dianggap paling sesuai dengan ke dua jenis pembelian tersebut. Perbedaan tersebut dicantumkan dalam tabel di bawah.
Berdasarkan analisis perbedaan tersebut, para pakar menyarankan bahwa platform teknologi yang paling cocok digunakan untuk pembelian spot ialah centralized trading portal, sedangkan buy-side solution lebih cocok digunakan untuk pembelian transaksional seperti telah disinggung di depan. Hal tersebut cukup masuk akal, karena pembelian spot bersifat satu kali saja, jadi tidak memerlukan komunikasi dan koordinasi lebih lanjut dengan pemasok. Sedangkan sifat dari pembelian transaksional adalah pembelian yang berlangsung lama, yang dilakukan berulang- ulang berdasarkan kontrak yang sudah ada. Untuk itu diperlukan aplikasi yang cocok untuk memelihara hubungan jangka panjang, termasuk sistem pendataan, pengawasan, pemilahan dan sejenisnya baik dalam hal jumlah transaksi pembelian, jenis pembelian, jumlah pembayaran, kelompok pemasok, dan sebagainya. Hal-hal tersebut tersedia dalam buy-side solution seperti akan dijelaskan lagi dalam tulisan di bawah ini.
Perbedaan antara Pembelian Spot dan Pembelian Transaksional Pembelian Spot Pembelian Transaksional Sifat Sekali saja Berulang kali berdasarkan
transaksi kontrak yang sudah ada.
Situasi Kebutuhan tidak dapat Kebutuhan dapat diperkirakan pelaksanaan diperkirakan.
Kebutuhan mendesak. Kebutuhan barang telah ditutup dengan kontrak yang sudah ada. Pemasok yang ada
tidak mampu memenuhi Pemasok yang ada mampu kontrak. memenuhi kontrak.
Pengetahuan Pembeli biasanya tidak Pembeli dapat memesan melalui pasar tahu pemasok mana yang internet perusahaan atau menge mempunyai barang tahui pemasok mana yang dapat
menjual barang.
Kegiatan Mencari pemasok dan Membuat pemesanan kepada utama membandingkan harga. rekanan yang sudah ada.
Pilihan Makin banyak pemasok Makin cepat & makin gampang pembeli dan pilihan, makin baik. proses pembelian, makin baik. Pembukuan Pembebanan langsung. Melalui pembukuan inventory. material
Sumber : Stephens Inc.
Bagi pembelian spot, sentralized trading portal seperti catalog shopping malls, auctions atau exchanges memberikan keuntungan-keuntungan seperti berikut ini :
• Portal tersebut mengumpulkan pemasok sehingga pembeli dapat dengan mudah mencari dan membandingkan antar pemasok.
• Portal tersebut mengumpulkan pembeli sehingga pembeli dapat memperoleh keuntungan pembelian dalam jumlah besar.
• Portal dapat mempertemukan pembeli dan pemasok yang sebelumnya belum mengenal.
• Portal dapat mengumpulkan informasi permintaan sehingga pemasok dapat mengelola aliran pengiriman dengan lebih baik.
• Portal dapat mengumpulkan data transaksi yang tersebar sehingga pembeli dapat mengelola aliran permintaan dengan lebih baik dan mengurangi permintaan dan pembelian mendesak di waktu yang akan datang.
Sebaliknya hubungan langsung antara pembeli dan penjual melalui buy-side solutions paling cocok untuk pembelian transaksional karena berbagai keuntungan berikut ini.
• Pembeli sudah mempunyai kontrak dengan penjual sehingga mereka mengetahui siapa menjual apa, sehingga tidak perlu lagi mengadakan perbandingan harga dan sebagainya.
• Pembeli dapat bekerja secara lebih efisien dan dapat menggunakan waktu untuk kegiatan lain yang lebih berguna.
• Hubungan dengan pemasok dapat dipelihara dengan baik untuk jangka waktu panjang.