without eProcurement
Time
Strategic Sourcing Contract Compliance
Mengapa penghematan tanpa penggunaan e-Pembelian cenderung untuk mengendur, dapat dijelaskan karena hal-hal sebagai berikut ini.
• Karyawan cenderung untuk melupakan dan tidak memperdulikan lagi. • Karyawan datang dan pergi, terus berganti.
• Pemasok dapat saja kembali ke harga semula yang lebih mahal.
• Penghematan-penghematan lain di luar harga pembelian tidak dapat diperoleh.
Langkah-langkah Perkiraan Biaya Kesempatan untuk Penghematan Mencari sumber barang Perkiraan biaya $50 (kebanyakan YA yang diperlukan, minta waktu digunakan mencari barang
barang tsb biasanya yang diperlukan dan pemasok, dengan formulir yang mengisi formulir, dan mendapatkan memerlukan satu atau persetujuan)
lebih orang.
Permintaan pembelian, Perkiraan biaya $25 (meneruskan YA kirim ke bagian pembe persetujuan ke bagian pembelian
lian untuk persetujuan untuk tindak lanjut) dan pelaksanaan.
Melaksanakan pembe Biaya pembelian individual tanpa YA lian barang atau jasa. penggabungan +10% (dengan rata
rata pembelian $ 100 = $10)
Memerintahkan untuk Perkiraan biaya dengan tidak meng YA pengapalan. gabungkan pengapalan untuk lebih
efisien +5% (dari $100=$5)
Penerimaan Perkiraan biaya penimbunan barang YA = surplus x ROI
Administrasi pembayar Perkiraan biaya penyelesaian dan YA an/keuangan adminstrasi manual = $10
Biaya kesalahan peme 3% dari pesanan = $3 YA sanan dan pengembali
an barang.
Perkiraan biaya total = $ 104.00
Sumber : Lane and Lane
G. KATALOG ELEKTRONIK.
Alasan lain yang dapat dikemukakan oleh perusahaan yang masih segan menggunakan e-pembelian ialah bahwa kebanyakan pemasok belum
mengembangkan katalog elektronik. Hal ini memang dapat dimengerti karena pemakai barang harus mampu mencari dan memilih barang yang tepat. Ini sangat dibantu dengan penggunaan katalog elektronis. Katalog adalah diskripsi dari barang-barang yang dijual oleh pemasok. Katalog ini biasanya berisi deskripsi barang, harga, dimensi, gambar, model atau tipe dan kadang-kadang grafik.
Betatapun pentingnya katalog ini bagi pembeli dan pemakai barang, namun tidak semua pemberian barang harus mempunyai katalog, dalam arti spesifikasi dalam gambar, karena spesifikasi yang tepat dapat diberikan dengan deskripsi kata-kata dengan tepat misalnya barang-barang seperti :
• chemicals,
• cements,
• medicines,
• bulk materials,
• dan sebagainya.
Katalog dapat diganti dengan deskripsi kata-kata atas permintaan. Memang penggunaan katalog atau pengganti katalog seperti ini kurang memadai dan akan menghambat kelancaran e-pembelian, namun tidak menghalangi pelaksanaan e- pembelian itu sendiri.
Yang diperlukan oleh pembeli dan yang dapat diberikan oleh pemasok tidak hanya katalog saja, tetapi juga manajemen isi katalog, yaitu suatu sistem dimana pembeli, dengan menggunakan aplikasi bagi pembeli, dapat dengan mudah menemukan barang yang dicari di katalog tersebut.
Mencari barang melalui katalog elekronik tidak memerlukan keahlian khusus, hanya ikut saja petunjuk dan logika yang ada, seperti mencari kode material, misalnya seperti contoh berikut ini.
• Nama grup barang : Office Equipment, Accessories and Supplies
• Nama keluarga : Office Supplies
• Nama kelas : Writing instruments
• Nama komoditas : Ink and Lead Refills
• Nama Fungsi : Pen Refills
Mengenai Katalog ini, memang diakui ada beberapa halangan dalam hubungan dengan e-pembelian, seperti :
• Cukup banyak pemasok tidak mempunyai katalog dalam format elektronik.
• Banyak pemasok yang mempunyai katalog elektronik tetapi terlalu banyak menggunakan diskripsi yang disingkat.
• Katalog harus selalu dimutakhirkan mengenai produk baru, produk yang sudah tidak diproduksi lagi, perubahan harga dan sebagainya.
• Pemasok harus menyediakan katalog dalam format yang gampang digunakan.
Metode untuk membuat dan mengelola katalog elektronik ada 2 macam, yaitu 1) dibuat dan dikelola oleh pemasok, 2) dibuat dan dikelola oleh pembeli, dan 3) dibuat
• Dibuat dan dikelola oleh pemasok.
Dalam metoda jenis ini, pembuatan dan pengelolaan dilakukan oleh pemasok sebagai perluasan dari pembuatan katalog yang diterbitkan sebagai buku biasa. Biasanya katalog elektronik pertama-tama akan muncul di website pemasok. Pemutakhiran dilakukan dengan mudah dan murah. Transaksi jual beli dilakukan secara langsung antara pembeli dan pemasok. Kemudian katalog dapat tersedia juga di melalui portal aplikasi pembeli. Selanjutnya untuk pembeli langganan yang besar, katalog dapat tersedia dengan pass word tertentu bagi pembeli untuk membuka dan melakukan transaksi.
• Dibuat dan dikelola oleh pembeli.
Dengan berkembangnya secar cepat teknologi e-pembelian, ada beberapa pembeli yang membuat dan mengembangkan sendiri katalog elektroniknya, yang merupakan pengembangan dari katalog internnya yang berbentuk buku cetakan, yang berisi data mengenai semua barang standard yang digunakan perusahaan. Keuntungannya ialah bahwa pemasok harus menawarkan barang sesuai dengan barang standard yang digunakan perusahaan. Kerugiannya ialah bahwa pembeli harus terus menerus memelihara dan memutakhirkan katalog tersebut. Ini memerlukan tenaga, waktu dan biaya yang tidak sedikit dan sering kali tidak dapat dilakukan oleh perusahaan.
• Dibuat dan dikelola oleh pihak ketiga.
Metoda ketiga ialah bahwa katalog disiapkan dan dikelola oleh catalog service provider, yang secara khusus berusaha di bidang ini. Ini dianggap cara yang paling efisien dan murah dibandingkan dengan dua cara di atas. Beberapa contoh perusahaan yang menawarkan jasa ini misalnya Aspect Development, Peregrine (Harbinger), Requisite Technology, Saqqara, TPNRegister dan sebagainya.
H. SITUS JARINGAN PEMASOK.
Banyak perusahaan yang mengira bahwa pembelian dengan menggunakan komputer sudah merupakan e-pembelian. Perlu dimengerti bahwa e-pembelian tidak sekedar menggunakan komputer atau mentransfer data secara elektronik. E- Pembelian ialah pembelian dengan menggunakan komputer tetapi pembelian dengan menggunakan komputer belum tentu e-pembelian, karena e-pembelian tidak hanya sekedar menggunakan komputer saja, tetapi menggunakan teknologi dan fasilitas internet.
• Pembelian dengan komputer.
o Mungkin hanya menggunakan fasilitas intranet saja. o Mungkin hanya menggunakan fasilitas extranet.
o Mungkin hanya dengan EDI tradisional bukan atau belum EDI
berbasis internet.
o Mungkin hanya melakukan limited sourcing. • Pembelian dengan teknologi internet.
o Dapat melakukan transaksi langsung atau melalui portal dagang. o Dapat dengan berbagai jenis aplikasi buy-side solutions, aplikasi
sell-side solutions, aplikasi exchange & auction solutions, atau aplikasi supply chain optimization solutions.
o Menggunakan EDI berbasis internet. o Praktis melakukan global sourcing.
o Manajemen alur kerja dilakukan secara otomatis dengan
komputer.
I. KARTU-PEMBELIAN.
Beberapa perusahaan merasa dan menganggap bahwa karena telah menggunakan purchase cards (P-Cards) , maka tidak perlu lagi mengembangkan e-pembelian. Sebetulnya antara P-Cards dan e-pembelian adalah hal yang berbeda sama sekali. Memang fasilitas P-Cards memberikan kemudahan yang besar dalam proses pembayaran, namun proses pembayaran hanyalah sebagian saja dari proses pembelian.
Ada beberapa jenis P-Cards yang dikembangkan dalam menunjang proses pembelian, antara lain :
• Employee P-Card
o Setiap karyawan dapat diberikan satu atau lebih P-Cards
o Hanya karyawan yang disebutkan namanya dalam kartu
berwenang menggunakannya.
o Digunakan untuk membayar pembelian barang atau jasa sampai
nilai tertentu.
o Berlaku untuk semua pemasok. • Ghosted P-Card (charge account)
o Ini jenis P-Card yang berlaku untuk pemasok tertentu.
o Semua pembelian oleh setiap karyawan yang memiliki kartu
tersebut dibebankan ke kartu.
o Penggunaan kartu cukup transparan antar karyawan. • Expense Cards.
o Adalah kartu yang digunakan umumnya untuk membayar biaya
yang dikeluarkan dalam proses membeli, di luar harga barang itu sendiri.