PERANCANGAN SISTEM
6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis
Pemesanan bahan baku dilakukan setelah perusahaan mendapat pesanan
dari pihak konsumen (make to order). Perhitungan jumlah bahan baku yang
dipesan dilakukan dengan menggunakan metode PStatistical Inventory Control
dimana jumlah bahan baku dipesan memiliki jumlah dan waktu pemesanan yang bervariasi secara terus-menerus. Data untuk perhitungan ukuran pemesanan ekonomis dapat dilihat pada Tabel 6.1.
Tabel 6.1. Data Perhitungan Ukuran Pemesanan Bahan Baku Ekonomis Jenis Bahan Baku Tingkat Permintaan (Ton/Tahun)* Biaya per Pemesanan Biaya Penyimpanan perunit pertahun Kepah 450 Rp 45.000.000 Rp 500.000.000 Udang 360 Rp 70.000.000 Rp 504.000.000 Ikan Tuna 270 Rp 45.000.000 Rp 890.000.000
*Sumber: Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries
Perhitungan Ukuran Pemesanan Ekonomis (Q): QKepah :
QUdang :
6.1.2. Perancangan Model
Perancangan model sistem aliran informasi ini dibagi menjadi perancangan physical system, perancangan struktur sistem, dan perancangan logical model.
6.1.2.1.Perancangan Model Physical System
Physical system digambarkan berdasarkan business process reengineering sesuai uraian aktivitas usulan untuk aliran informasi di bagian persediaan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industriesmenerapkan peran komputer. Uraian sistem aliran informasi yang diusulkan adalah sebagai berikut:
1. Pemesanan Bahan Baku
a. Staff Pembelian dan Penjualan mendapat sejumlah permintaan produk jadi dari pembeli. Staff Pembelian dan Penjualan melihatbasis data pada form permintaan produk jadi melalui komputer yang terhubung pada Staff Produksi agar dapat mengetahui kapasitas produksi tersedia untuk pemenuhan permintaan tersebut dan Staff Logistik agar dapat mengetahui ketersediaan bahan baku untuk produksi.
b. Jika ketersediaan bahan baku mencukupi dan kapasitas produksi untuk
pemenuhan permintaan tersebut tersedia, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan pembeli tertentu dapat dijalankan.
c. Jika Staff Produksi melakukan perubahan kondisi permintaan produk jadi pada pembeli maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan perubahan tersebut pada pembeli melalui fax. Jika Pembeli menyetujui
maka produksi dijalankan setelah dikonfirmasi kepada Staff Produksi melalui komputer.
d. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menghitung kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan
bahan baku pada komputer dan membuat form pemesanan bahan baku
sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini ditujukan untuk supplier melalui cetakan dokumen dan Staff Logistik melalui data komputer.
e. Staff Pembelian dan Penjualanmencetak form pemesanan bahan baku
untuk diberikan kepada supplier dan juga secara otomatis akan dibagikan melalui jaringan komputer ke Staff Logistik jika form tersebut telah ditandatangani oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan serta Manajer Umum.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pemesanan bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit. Model proses pemesanan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.1.
Gambar 6.1. Model Pemesanan Bahan Baku (Usulan)
2. Penerimaan Bahan Baku
a. Staff Logistik menyesuaikan bukti pemesanan bahan baku dari supplier dengan data pemesanan bahan baku perusahaan pada saat bahan baku dari supplier tiba. Jika tidak sesuai, maka Staff Logistik menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke staff Pembelian dan Penjualan untuk menghubungi supplier melalui telepon menyesuaikan kondisi pemesanan, melakukan pengiriman ulang bahan baku, atau menolak penerimaan bahan baku.
b. Staff Logistik memeriksa dan menyesuaikan bahan baku dari segi kualitas dan kuantitas dengan spesifikasi standar perusahaan, Staff Logistik akan menandai melalui komputer bukti penerimaan bahan baku jika kualitas dan kuantitas bahan baku sesuai untuk kemudian hasil cetakan dokumen penerimaan bahan baku dapat segera diberikan kembali pada supplier, sedangkan Staff Logistik menyimpan data komputernya.
c. Seiring dengan diterimanya dan masuknya bahan baku, Staff Logistik
memperbaharuikartu persediaan bahan baku yanghasilnya akan terhubungke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan melalui komputer.
d. Bukti penerimaan bahan baku terhubung secara langsung dari Staff
Logistik ke Staff Keuangan untuk memasukkan data biaya Pembelian pada form Pembelian dan akan diperiksa Manajer Umum untuk disetujui.
e. Kesesuaian form pemesanan bahan baku dengan bukti penerimaan barang di komputer diperiksa serta disetujui oleh Manajer Umum sehingga Staff Keuangan bisa melakukan pembayaran pada supplier.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan bahan baku hasil rancangan ialah 20 menit. Model proses penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.3.
Mulai
Antar Bahan Baku
Sesuai Pesanan ?
Pembeli Staff & Kabag Logistik
Staff
Keuangan Manajer Umum Kabag
Keuangan
1. Data Pemesanan Bahan Baku 2. Data Persediaan Bahan Baku 3. Data Pembelian
Kabag Pembelian & Penjualan
Bukti Penerimaan Bahan Baku Periksa Form Pemesanan Bahan Baku Tanda Tangan Bukti Penerimaan Bahan Baku Bukti Penerimaan Bahan Baku Bukti Penerimaan Bahan Baku (TTD) Bukti Penerimaan Bahan Baku (TTD) Penerimaan Bahan Baku Input Data Penerimaan Bahan Baku 2 Bukti Penerimaan Bahan Baku (TTD) Pengembalian Bahan Baku Input Data Pembelian Bahan Baku 3 Menyetujui Pembayaran Melakukan Pembayaran Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Pembelian Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku 2 Y T
Gambar 6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku (Usulan)
3. Pengeluaran Bahan Baku
a. Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah
permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff
Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan
pembeli
b. Jika Staff Logistik memberitahu bahwa bahan baku tersedia, maka Staff Produksi melakukan permintaan bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan baku secara berkala melalui komputer.
c. Staff Logistik menandai form permintaan bahan baku dan memberikan
bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka dibuat Form pemesanan bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff
Produksi untuk dilihat melalui komputer oleh Staff Pembelian dan Penjualan agar dilakukan pembelian bahan baku.
d. Seiring adanya bahan baku keluar dari logistik, maka Staff Logistik
memperbaharui kartu persediaan bahan baku pada komputer. Begitu juga dengan Kepala Staff Produksi yang membuat laporan kegiatan produksi melalui komputer selama proses produksi berlangsung.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk pengeluaran bahan baku hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses pengeluaran bahan baku dapat dilihat pada Gambar 6.5.
Gambar 6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku (Usulan)
4. Penerimaan Produk Jadi
a. Staff Produksi memberitahukan pada Staff Logistik saat produksi telah selesai agar produk jadi dipindahkan ke logistik produk jadi.
b. Staff Logistik memasukkan data penerimaan produk jadi dan kartu
persediaan produk jadi yang akan diperbaharui melalui komputer. Data ini terhubung ke Staff Penjualan dan Pembelian melalui komputer.
Estimasi lama waktu aliran informasi untuk penerimaan produk jadi hasil rancangan ialah 15 menit.Model proses penerimaan produk jadi dapat dilihat pada Gambar 6.7.
Gambar 6.7. Model Penerimaan Produk Jadi (Usulan) Mulai Staff Produksi Staff Logistik Kabag Logistik Kabag Pembelian & Penjualan Manajer Umum
1. Data Penerimaan Produk 2. Data Persediaan Produk
Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi Kartu Persediaan Produk Jadi Produksi Selesai Produk Dipindah Ke Logistik Input Data Penerimaan Produk Jadi 1 1
Gambar 6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi (Usulan)
5. Pengeluaran Produk Jadi
a. Produk yang akan dijual dan dikirim ditentukan jadwal pengirimannya
oleh Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dan meminta persetujuan Manajer Umum secara lisan mengenai jadwal pengiriman yang ditetapkan.
b. Manajer umum meminta nota penjualan kepada Staff Keuangan dengan
mencetak form penjualan produk jadiyang telah diduplikasisebanyak 2 buah. Nota penjualan diberikan pada pembelidan dibagikan kepadaStaff Logistik sebagai bukti transaksi.
c. Pada saat produk dikeluarkan untuk dikirim ke pembeli, Staff Logistik menandai pengeluaran produk dan kartu persediaanproduk jadi akan diperbaharuidi komputer.
d. Nota penjualan sebanyak 2 buah ditandatangani oleh pembeli. Satu
buahduplikasidiserahkan pada pembeli dannota penjualan yang asli diberikan pada Staff Keuangan.
Estimasi lama waktu pengeluaran produk jadi hasil rancangan ialah 25 hari.
Gambar 6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi (Usulan) 6.1.3. Perancangan Struktur Sistem
Struktur sistem informasi informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries adalah sebagai berikut:
1. Input
Input sistem informasi manajemen pada bagian persediaan adalah:
a. Data pemesanan bahan baku dibagi menjadi formpermintaan produk jadi, dan formpemesanan bahan baku.
b. Data penerimaan bahan baku dimasukkan ke dalam form penerimaan
bahan baku dan form pembelian bahan baku.
c. Data pengeluaran bahan baku dibagi menjadi form perintah produksi, form permintaan bahan baku, formkegiatan produksi, dan form pengeluaran bahan baku.
d. Data penerimaan produk jadi dimasukkan dalam form penerimaan produk jadi
e. Data pengeluaran produk jadi dibagi menjadi form pengeluaran produk jadi dan form penjualan produk jadi
2. Proses
Proses transformasi pada sistem informasi manajemen pada bagian persediaan ini adalah proses input data, edit data, hapus data dan update data.
3. Output
Output yang dihasilkan berupa laporan yang ditampilkan di monitor atau cetakan pada media kertas. Adapun laporan yang dihasilkan adalah laporan
kegiatan produksi, laporan pembelian bahan baku, laporan penjualan produk jadi, kartu persediaan bahan baku, kartu persediaan produk jadi, Form pemesanan bahan baku, nota penjualan.
4. Lingkungan Sistem
Elemen yang berada diluar sistem selain input, proses transformasi dan output tetapi memiliki dampak bagi kinerja sistem dalam mencapai sasarannya. Lingkungan sistem ini terdiri dari supplier yang memasok bahan ke dalam perusahaan dan pembeli yang membeli produk dari perusahaan.
Gambaran struktur sistem dari sistem informasi manajemen pada bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 5.14. INPUT 1. MANUSIA • Staff • Kepala Bagian • Manajer Umum 2. METODE PERSEDIAAN • Metode P, Statistical Inventory Control 3. SOFTWARE
4. MANAJERIAL