PENGUMPULAN DATA
5.1.2. Uraian Prosedur dan Sistem Informasi Aktual
Uraian kegiatan dan aliran informasi yang yang dilakukan pada tiap departement dalam hal yang terkait dengan persediaan perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Pemesanan Bahan Baku
a. Kepala Staff Pembelian dan Penjualan dikirimi fax oleh pembeli mengenai adanya sejumlah permintaan produk jadi lalu memberitahukan staffnya untuk mencatat nomor permintaan, jenis produk, jumlah permintaan dan batas waktu penyelesaian produk jadi tersebut pada form permintaan produk jadi.
b. Setelah itu, Staff Pembelian dan Penjualan berkoordinasi dengan Staff Produksi mengenai kapasitas pemenuhan permintaan produk jadi tersebut berdasarkan jumlah dan batas waktu penyelesaian produk jadi serta berkoordinasi dengan Staff Logistik mengenai ketersediaan bahan baku dalam memenuhi permintaan tersebut.
c. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahwa ketersediaan bahan
baku mencukupi dan Kepala Bagian Produksi juga menyanggupi secara lisan mengenai pelaksanaan produksi untuk pemenuhan permintaan tersebut, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Manajer Umumagar produksi atas permintaan pembeli tertentu dapat dijalankan.
d. Jika Kepala Staff Produksi mengkonfirmasi kepada Staff Pembelian dan
Penjualan bahwa kegiatan produksi tidak dapat segera dilaksanakan, maka Staff pembelian dan penjualan berkoordinasi dengan Staff Produksi mengenai jumlah permintaan, jenis produk jadi, dan batas waktu
penyelesaian yang disanggupi untuk diproduksi terhadap permintaan pembeli. Jika terjadi perubahan kondisi dari Staff Produksi, maka Staff Pembelian dan Penjualan melakukan perubahan form permintaan produk jadi dan mengirimkannya kembali melalui fax kepada pembeli untuk memintai persetujuan dari mereka. Jika pembeli menyetujui perubahan kondisi form permintaan produk jadi tersebut, maka Staff Pembelian dan Penjualan memberitahukan Staff Produksi mengenai persetujuan perubahan kondisi tersebut dan jika perubahan kondisi tersebut ditolak, maka pihak perusahaan menolak pemenuhan permintaan dari pembeli tersebut.
e. Jika Kepala Staff Logistik mengkonfirmasi bahan baku di logistik tidak mencukupi, maka Staff Pembelian dan Penjualan menyesuaikan kebutuhan bahan baku untuk produksi yang harus dipesan melalui kartu persediaan
bahan baku dan membuat form pemesanan bahan baku sesuai dengan
jumlah yang dibutuhkan. Form pemesanan bahan bakuini ditujukan untuk supplier dan Staff Logistik.
f. Selanjutnya Staff Pembelian dan Penjualan menyerahkan form pemesanan bahan bakukepada Kepala Staff Pembelian dan Penjualanuntuk pemeriksaan berdasarkan kartu stok bahan baku.
g. Setelah form pemesanan bahan baku disetujui oleh Kepala Staff Pembelian
dan Penjualan, maka form tersbut diserahkan kepada Manajer Umum
h. Staff Pembelian dan Penjualan akan melakukan proses pemesanan bahan baku pada supplier sesuai dengan form pemesanan bahan bakuyang telah disetujui oleh Manajer umum. Duplikasi form pemesanan bahan bakuyang telah disetujui oleh Manajer umum diserahkan ke Staff Logistik dan supplier.
Model pemesanan bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Gambar 5.2. Model Pemesanan Bahan Baku (Aktual)
2. Penerimaan Bahan Baku
a. Jika bahan baku dari supplier tiba, maka Staff Logistik melakukan
dengan form pemesanan bahan bakuyang telah diberikan oleh Staff Pembelian dan Penjualan sebelumnya. Jika tidak sesuai, Staff Logistik
menunda penerimaan bahan baku dari supplier dan memberitahukan ke
Staff Pembelian dan Penjualan untuk menghubungi melalui telepon mengenai ketidaksesuaian jumlah dan jenis bahan baku yang dikirimkan untuk mengetahui apakah bahan baku yang dikirimkan tersebut harus diterima atau tidak.
b. Jika bahan baku yang dikirim tidak diterima maka Staff Pembelian Dan
Penjualan memberitahukan Staff Logistik untuk menolak pengiriman bahan baku tersebut dan memberitahukan kepada supplier melalui telepon untuk melakukan pengiriman ulang bahan baku.
c. Jika bahan baku yang dikirim dapat diterima, maka Staff Logistik
melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas bahan baku, sesuai dengan standar kualitas dan jumlah yang dipesan. Jika sesuai, Staff logistik mencatat pada form penerimaan bahan baku terkait jumlah, jenis, dan kode bahan baku sesuai berdasarkan kualitas bahan baku untuk urutan produksi
kemudian form penerimaan bahan baku ditandatangani kepala Staff
Logistik sebagai tanda terima. Form penerimaan bahan baku ini
diduplikasi sebanyak 1 rangkap, yang asli diberikan kembali pada supplier, sementara duplikasinya diambil oleh Staff Logistik.
d. Selanjutnya Staff Logistik memperbaharuikartu persediaan bahan baku
dikarenakan adanya sejumlah bahan baku masuk ke logistik dan menyerahkan form penerimaan bahan baku baik ke Staff Pembelian dan
Penjualan maupun Staff Keuangan untuk mencatat nomor pembelian, jumlah bahan baku yang jadi dibeli dalam pesanan, beserta harga
keseluruhan bahan baku yang diterima kedalam form pembelian bahan
baku.
e. Kepala Staff Keuangan memeriksa kesesuaian form penerimaan bahan
baku terhadap form pembelian bahan baku untuk ditandatangani serta memintai tanda tangan Manajer Umum sebagai persetujuan untuk melakukan pembayaran bahan baku kepada supplier.
Model penerimaan bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.3.
3. Pengeluaran Bahan Baku
a. Jika Bagian Produksi siap untuk melakukan pemenuhan sejumlah
permintaan sesuai form permintaan produk jadi, maka Kepala Staff
Produksimembuat form perintah produksi untuk memenuhi permintaan
pembeli sesuai dengan jumlah dan jenis permintaan produk jadi pada form permintaan produk jadi dan proses produksi pun dimulai setelah berkoordinasi dengan Staff Logistik dan mengetahui jenis dan jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi sudah tersedia.
b. Jika bahan baku tersedia, maka Staff Produksi melakukan permintaan
bahan baku ke Staff Logistik dengan membuat form permintaan bahan
baku secara berkala.
c. Staff Logistik menandatangani form permintaan bahan baku dan membuat form pengeluaran bahan baku untuk memberikan bahan baku sesuai jenis dan jumlah bahan baku yang diminta oleh Staff Produksi. Jika bahan baku tidak tersedia, maka Staff Logistik berkoordinasi dengan Staff Pembelian dan Penjualan agar dibuat form pemesanan bahan baku sesuai jumlah dan jenis bahan baku yang dibutuhkan Staff Produksi.
d. Staff Logistik melakukan pembaharuankartu persediaan bahan baku secara berkala disebabkan adanya penggunaan bahan baku oleh Staff Produksi berdasarkan form permintaan bahan baku. Bahan baku yang dikeluarkan Staff Logistik harus disesuaikan dengan nomor urut bahan baku yang ditulis pada form penerimaan bahan baku.
e. Setelah Staff Produksi memperoleh bahan baku yang dibutuhkan, maka proses produksi dapat dilaksanakan sembari Kepala Staff Produksi membuat laporan kegiatan produksi yang dapat dilihat Manajer Umum Sewaktu-waktu.
Model pengeluaran bahan baku ini dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Gambar 5.4. Model Pengeluaran Bahan Baku (Aktual)
4. Penerimaan Produk Jadi
a. Setelah produksi selesai dilakukan, Staff Produksi memberitahukan ke
Staff Logistik untuk memindahkan produk jadi ke bagian logistik produk jadi.
b. Staff Logistik akan mencatat kode produk jadi berdasarkan urutan penerimaan, jumlah, dan jenis pada form penerimaan produk jadi melalui form penerimaan produk jadi dan selanjutnya melakukan pembaharuan kartu persediaan produk jadi berkenaan dengan adanya sejumlah produk jadi yang masuk ke logistik.
Model penerimaan produk jadi ini dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Gambar 5.5. Model Penerimaan Produk Jadi (Aktual)
5. Pengeluaran Produk Jadi
a. Kepala Pembelian dan Penjualan mengatur jadwal pengiriman produk jadi yang disesuaikan dengan batas waktu pengiriman pada form permintaan produk jadi yang dikirimkan oleh pembeli dan meminta persetujuan secara lisan dari Kepala Staff Keuangansegera meminta Staff Keuangan untuk membuat form Penjualan.
b. Staff Keuangan membuat form Penjualan yang berisi sejumlah produk
yang diminta oleh pembeli berdasarkan form permintaan produk jadi disertai perhitungan harga jual pada pembeli untuk selanjutnnya diserahkan kepada Manajer Umum melalui Kepala Staff Keuangan untuk
memeriksa kesesuaian form permintaan produk jadi dengan form penjualan dan memintai tanda tangan sebagai persetujuan.
c. Setelah ditandatangani oleh Manajer Umum, maka Staff Keuangan
memperbanyak form penjualan sebanyak 2 lembar duplikasi sesuai dengan form permintaan produk jadi terdahulu. 2 Lembar duplikasi form penjualan
ini diserahkan kepada Staff Logistik untuk segera membuat form
pengeluaran produk jadi dan mengeluarkan untuk mengirimkan produk kepada pembeli serta duplikasi berikutnya diberikan pada Staff Keuangan untuk mencatat hasil penjualan produk jadi.
d. Jumlah produk jadi yang dikeluarkan kembali dicatat dan
diperbaharuikartu persediaan produk jadinya oleh Staff Logistik untuk mengkonfirmasi Staff Keuangan bahwa produk jadi telah dikeluarkan dari logistik untuk dikirimkan kepada pembeli.
e. Setelah pihak pembeli menerima dan menandatangani form Penjualan
yang diberikan oleh Staff Logistik, maka produk didistribusikan ke pasar. Satu lembar duplikasidiserahkan pada pembeli. Sedangkan form yang asli diminta kembali untuk diberikan pada Staff Keuangan.
f. Staff Keuangan menerima pembayaran dari pihak pembeli atas produk jadi yang telah dikirimkan sesuai dengan harga yang telah disepakati.
Gambar 5.6. Model Pengeluaran Produk Jadi (Aktual)
Berdasarkan uraian prosedur aliran informasi di atas, maka usulan
perbaikan proses bisnis pada sistem informasi aktual perusahaan sebagai berikut: 1. Pemesanan Bahan Baku
a. Dikarenakan perhitungan kebutuhan jumlah bahan baku yang dilakukan
secara manual akibatnya proses pencatatan memakan waktu yang lama dan kerap terjadi kekeliruan dalam perhitungan.
b. Proses komputerisasi diusulkan untuk memberi solusi terhadap masalah
tersebut. Staff Pembelian dan Penjualan hanya perlu memasukkan data jumlah produk jadi yang dipesan untuk menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan yang akan dipesan. Dengan demikian, proses
perhitungan menjadi lebih efisien dan efektif. Selain itu, form pemesanan bahan bakudikaitkan dengan datapenerimaan bahan baku sehingga dapat diketahui keadaan bahan baku yang dipesan dan yang telah diterima. c. Form pemesanan bahan bakuyang telah dicetak oleh Staff Pembelian dan
Penjualan akan diperiksa oleh Manajer umum. Jadi, bila terjadi perubahan, staff Pembelian dan Penjualan harus memperbaiki dan mencetaknya kembali. Agar lebih efisien, dibuat suatu jaringan terkomputerisasi agar form dapat diperiksa Manajer umum melalui tampilan komputer dan hanya
Manajer umumyang dapat mencetak form pemesanan bahan baku untuk
kemudian dapat diperiksa dan disetujui. 2. Penerimaan Bahan Baku
a. Jarak yang jauh menyebabkan Staff Pembelian dan Penjualan terlambat
mendistribusikan form pemesanan bahan bakuke Staff Logistik. Sehingga pada saat bahan baku atau produk jadi tiba di logistik, staff logistik belum
menerima form pemesanan bahan baku dari Staff Pembelian dan
Penjualan. Dengan adanya jaringan data terkomputerisasi, maka tidak perlu dilakukan pendistribusian dokumen secara manual lagi. Dataini akan dibagikanke Staff Logistik sehingga mereka dapat langsung mengakses data tersebut. Jadi, cetakan form pemesanan bahan baku cukup hanya diserahkan kepada supplier.
b. Jaringan terkomputerisasi dibuat pada setiap proses penerimaan dan
pengeluaran bahan baku. Untuk setiap proses penerimaan bahan baku, Staff Logistik akan memasukkandata tersebut dan secara otomatis
persediaan bahan baku akan terperbaharuidan dibagikanke Staff Pembelian dan Penjualan serta Staff Keuangan sehingga pencatatan dan perpindahan aliran informasi dapat berjalan lebih efisien dan efektif.
3. Pengeluaran Bahan Baku
a. Pencatatan form permintaan bahan baku dibuat secara termputerisasi
sehingga data langsung dihubungkan ke Staff Logistik. Staff Logistik tidak perlu mencatat berulang-ulang permintaan bahan baku dari Staff Produksi, hanya menandai bahan baku yang diberikan. Setelah ditandai oleh Staff Logistik, kartu persediaan bahan baku akan terperbaharuidengan sendirinya.
b. Laporan kegiatan produksi yang dibuat Kepala Staff Produksi juga akan dihubungkan ke bagian kantor Manajer umum melalui jaringan komputer sehingga setiap proses pelaporan akan langsung diketahui oleh Manajer umum dan sewaktu-waktu keputusan yang tepat dapat diambil jika memang diperlukan.
4. Penerimaan Produk Jadi
a. Setiap kali terjadi proses penerimaan dan pengeluaran produk jadi,
persediaan produk jadi akan terperbaharuisecara otomatis melalui komputer agar kesalahan dalam memperbaharui persediaan penerimaan dan pengeluaran produk jadi dapat dikurangi.
b. Dataform permintaan produk jadi yang hampir menyerupai isi form
Penjualan disimpan dalam komputer sehingga pada saat dibuat form
isiformpermintaan produk karena dataini juga dibagikanke Staff Logistik, Staff Keuangan, dan Manajer umum.
Keluhan dan lamanya waktu pada pelaksanaan sistem aliran informasi aktual dapat dilihat pada Tabel 5.1.dan 5.2.
Tabel 5.1. Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan
No. Aliran Informasi Estimasi Lama Waktu
1 Pemesanan Bahan Baku 35 Menit
2 Penerimaan Bahan Baku 40 Menit
3 Pengeluaran Bahan Baku 25 Menit
4 Penerimaan Produk Jadi 25 Menit
5 Pengeluaran Produk Jadi 27 hari = 38880 menit
Total Waktu 39005 Menit
Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries
Tabel 5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan
No. Aliran
Informasi Keluhan
1 Pemesanan
Bahan Baku
- Koordinasi panjang dengan bagian logistik dan bagian
produksi sebelum menerima permintaan produk jadi
- Perhitungan kebutuhan jumlah bahan baku terkadang
tidak tepat
2 Penerimaan
Bahan Baku
- Transportasi panjang dokumen penerimaan bahan baku
kepada bagian pembelian & penjualan dan bagian keuangan untuk transaksi pembelian bahan baku
- Pembaharuan data persediaan bahan baku melalui banyak form dirasakan kurang efektif
3 Pengeluaran
Bahan Baku
- Lamanya penerimaan bahan baku mengakibatkan
pengeluaran bahan baku untuk produksi kerap tertunda - Pembaharuan data persediaan bahan baku melalui banyak
form dirasakan kurang efektif
4 Penerimaan
Produk Jadi
- Pengeluaran bahan baku tertunda membuat produksi tidak berjalan tepat waktu dan menyebabkan target produksi harian tidak tercapai
- Pembaharuan data persediaan produk jadi melalui banyak form dirasakan kurang efektif
Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries Tabel 5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan
No. Aliran
Informasi Keluhan
5 Pengeluaran
Produk Jadi
- Pengeluaran produk jadi untuk dijual tidak sesuai dengan waktu yang dijanjikan perusahaan kepada pembeli dikarenakan produksi tidak berjalan tepat waktu target produksi harian kerap tidak tercapai
- Pembaharuan data persediaan produk jadi melalui banyak form dirasakan kurang efektif
Sumber:Wawancara Manajer Produksi PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries
Secara umum, kebutuhan sistem PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries membutuhkan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui jaringan untuk mewujudkan kelancaran aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan dan pengguna disetiap departemenmembutuhkan data dan laporan seperti yang terlihat pada Tabel 5.3.
Tabel 5.3. Kebutuhan Data Setiap User
No Nama Manajer Sistem Informasi Persediaan Usulan
Umum
Beli &
Jual Keuangan Produksi Logistik
1 Form Permintaan Produk Jadi √
2 Form Pemesanan Bahan Baku √ √
3 Form Perintah Produksi √ √
4 Form Penerimaan Bahan Baku √
5 Form Pembelian Bahan Baku √
6 Form Permintaan Bahan Baku √
7 Form Pengeluaran Bahan Baku √
9 Form Penerimaan Produk Jadi √
10 Form Penjualan Produk Jadi √ √
11 Form PengeluaranProduk Jadi √
12 Master Bahan Baku √
13 Master Produk Jadi √
14 MasterSupplier √
15 MasterPembeli √
Tabel 5.3. Kebutuhan Data Setiap User(Lanjutan)
Manajer Umum
Beli &
Jual Keuangan Produksi Logistik
16 Laporan Pembelian √
17 Laporan Penjualan √
18 Kartu Persediaan Bahan Baku √ √
19 Kartu Persediaan Produk Jadi √ √
Terminal setiap user PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries dapat dilihat pada Gambar 5.18.
Gambar 5.7. Terminal User PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries
Dari analisis kebutuhan data yang diuraikan di atas, maka kebutuhan user sesuai dengan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.8.
Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical Canning &
Frozen Industries
Manajer Umum Staff Pembelian &
Penjualan Staff Keuangan Staff Produksi Staff Logistk Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Penjualan Produk Jadi Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Produk Jadi Form Permintaan Produk Jadi Form Pemesanan Bahan Baku Master Supplier Master Pembeli Form Pembelian Bahan Baku Form Penjualan Produk Jadi Form Perintah Produksi Form Permintaan Bahan Baku Form Penerimaan Bahan Baku Form Penerimaan Produk Jadi
Master Bahan Baku
Master Produk Jadi
Penyesuaian Persediaan Bahan Baku
Penyesuaian Persediaan Produk Jadi Kabag Pembelian &
Penjualan Kabag Keuangan Kabag Produksi Kabag Logistk
Form Permintaan Produk Jadi Form Pemesanan Bahan Baku Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Produk Jadi Form Pembelian Bahan Baku Form Penjualan Produk Jadi Kartu Persediaan Bahan Baku Kartu Persediaan Produk Jadi Form Permintaan Produk Jadi Form Penerimaan Bahan Baku Form Perintah Produksi Form Permintaan Produk Jadi Form Pengeluaran Bahan Baku Form Pengeluaran Produk Jadi Form Penerimaan Bahan Baku Form Pemesanan Bahan Baku Form Penjualan Produk Jadi Form Penerimaan Bahan Baku Form Permintaan Produk Jadi