PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA
BAGIAN PERSEDIAAN DI PT. MEDAN TROPICAL CANNING
& FROZEN INDUSTRIES
TUGAS SARJANA
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Syarat-Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh
Akhmad Bakrie
NIM. 080403003
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I
F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkanataskehadirat Allah SWTkarena atas
berkat dan rahmat-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Sarjana ini dengan
baik.Pembuatan Tugas Sarjana inimerupakan langkah selanjutnya bagi penulis
untuk mengenal dunia kerja serta menerapkan ilmu yang telah dipelajari selama
perkuliahan dan ditujukan untuk memenuhi sebagain syarat-syarat dan ketentuan
dalam mengikuti kurikulum Departemen Teknik Industri, Fakultas Teknik,
Universitas Sumatera Utara guna memperoleh gelar sarjana teknik.
Tugas Sarjana ini terdiri dari struktur pengerjaan dan dasar-dasar dari
penelitian yang akan dilakukan di PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries. Tugas ini memaparkan judul Tugas Sarjana penulis, yaitu
“Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Bagian Persediaan di PT.
Medan Tropical Canning & Frozen Industries”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Sarjana ini masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran
yang membangun dari para pembaca sekalian demi kesempurnaan Tugas Sarjana
ini. Akhir kata, penulis berharap agar tugas ini berguna bagi kita semua.
Medan, Juni 2012
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penulisan Tugas Sarjana ini, penulis telah mendapatkan
bimbingan dan dukungan yang besar dari berbagai pihak, baik berupa materi,
spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada:
1. Ibu Ir. Khawarita Siregar, MT, selaku Ketua Departemen Teknik Industri
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Ir. Ukurta Tarigan, MT, selaku Sekretaris Jurusan Teknik
IndustriUniversitas Sumatera Utara.
3. Bapak Prof. Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA, selaku Dosen Pembimbing I
atas bimbingan, pengarahan, dan masukan yang selalu diberikan dalam
penyelesaian Tugas Sarjana ini.
4. Bapak Aulia Ishak, ST, MT, selaku Dosen Pembimbing II sebagai dosen
pembimbing yang senantiasa membimbing dan memotivasi penulis untuk
menghasilkan karya ilmiah yang baik.
5. Bapak Nazamuddin,selaku Manajer Personalia PT. Medan Tropical Canning
& Frozen Industries yang memberikan izin melakukan penelitian ini.
6. Bapak Tengku Aznul,selaku Asisten Manajer Produksi PT. Medan Tropical
Canning & Frozen Industries yang membimbing penulis dalam penelitian ini.
7. Orang tua yang telah memberikan dukungan sepenuhnya kepada penulis baik
8. Widya Rahmadani Utami, selaku rekan setia dan seperjuangan yang tidak
pernah lelah membantu, memberi masukan, dan memotivasi penulis dalam
penyelesaian Tugas Sarjana ini.
9. Semua teman-teman angkatan 2008 di Departemen Teknik Industri USU yang
telah memberikan banyak masukan kepada penulis.
10.Bang Mijo, Kak Dina, Kak Ani,Bang Nurmansyah, dan Bang Ridho atas
bantuan dan tenaga yang telah diberikan dalam memperlancar penyelesaian
Tugas Sarjana ini.
Kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaian
laporan ini dan tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, penulis mengucapkan
terima kasih. Semoga laporan ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juni 2011
DAFTAR ISI
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
UCAPAN TERIMA KASIH ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
I PENDAHULUAN ... I-1
1.1. Latar Belakang ... I-1
1.2. Perumusan Masalah ... I-3
1.3. Tujuan Penelitian ... I-4
1.4. Batasan Masalah dan Asumsi ... I-5
1.5. Manfaat Penelitian ... I-6
1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-6
II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... II-1
2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-3
2.3. Lokasi Perusahaan ... II-3
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
2.5. Organisasi dan Manajemen ... II-4
2.5.1. Struktur Organisasi Perusahaan ... II-4
2.5.2. Jumlah Tenaga Kerja ... II-6
2.5.3. Jam Kerja ... II-8
2.5.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ... II-8
2.6. Proses Produksi ... II-10
2.6.1. Standar Kualitas... II-10
2.6.2. Bahan yang Digunakan... II-11
2.6.3. Uraian Proses Produksi ... II-12
2.6.4. Mesin dan Peralatan ... II-13
2.6.5. Utilitas… ... II-13
2.6.6. Waste Treatment ... II-14
III LANDASAN TEORI ... III-1
3.1. Persediaan ... III-1
3.1.1. Definisi Persediaan ... III-1
3.1.2. Fungsi Persediaan ... III-2
3.1.3. Tujuan Persediaan ... III-4
3.1.4. Pengendalian Persediaan Secara Statistik
(Statistical Inventory Control) ... III-5
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
3.2.1. Definisi Informasi ... III-6
3.2.2. Definisi Sistem Informasi ... III-7
3.3. Sistem Informasi Manajemen ... III-9
3.3.1. Manajemen ... III-9
3.3.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ... III-10
3.3.3. Tujuan Sistem Informasi Manajemen ... III-13
2.3.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen ... III-13
3.4. Business Process Reengineering (BPR) ... III-14
3.5. Langkah-langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen III-17
3.5.1. Perancangan Model ... III-18
3.5.1.1. Physical System ... III-18
3.5.1.2 .Logical Model ... III-19
3.5.2. Perancangan Output ... III-21
3.5.3. Perancangan Input ... III-22
3.5.4. Perancangan Basis Data ... III-22
3.5.4.1. Perancangan File ... III-23
3.5.4.2. Perancangan ERD ... III-23
3.5.5. Perancangan Teknologi ... III-25
3.5.5.1. Metode Pengembangan Sistem Informasi ... III-26
3.5.5.2. Metode Perancangan Sistem Informasi ... III-32
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
3.5.6. Pengenalan Delphi ... III-34
3.5.7. Perancangan Program ... III-36
IV METODOLOGI PENELITIAN ... IV-1
4.1. Jenis Penelitian ... IV-1
4.2. Lokasi Penelitian ... IV-1
4.3. Kerangka Konseptual ... IV-1
4.4. Langkah-langkah Metodologi Penelitian ... IV-2
4.4.1. Studi Pendahuluan ... IV-2
4.4.2. Studi Pustaka ... IV-2
4.4.3. Pengumpulan Data ... IV-3
4.4.4. Perhitungan Persediaan ... IV-3
4.4.5. Perancangan Sistem ... IV-4
4.4.6. Pembahasan ... IV-7
4.4.7. Kesimpulan dan Saran ... IV-8
V PENGUMPULAN DATA ... V-1
5.1. Pengumpulan Data ... V-1
5.1.1. Struktur Organisasi ... V-1
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
VI PERANCANGAN SISTEM ... VI-1
6.1. Perancangan Sistem ... VI-1
6.1.1. Perhitungan Jumlah Pemesanan Ekonomis ... VI-1
6.1.2. Perancangan Model ... VI-2
6.1.2.1. Perancangan Physical System ... VI-2
6.1.3. Perancangan Struktur Sistem ... VI-12
6.1.4. Perancangan Model Logik (DFD) ... VI-14
6.1.5. Perancangan Output ... VI-19
6.1.6. Perancangan Input ... VI-23
6.2. Perancangan Basis Data ... VI-34
6.2.1. Perancangan File ... VI-34
6.2.2. Perancangan (Enitity Relationship Diagram) ERD ... VI-41
6.3. Implementasi… ... VI-42
6.3.1. Perangkat Keras (Hardware) ... VI-42
6.3.2. Perangkat Lunak (Software) ... VI-43
VII PEMBAHASAN ... VII-1
7.1. Hasil Perancangan Sistem Informasi ... VII-1
7.2. Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan
Hasil Perancangan ... VII-3
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
7.4. Verifikasi dan Validasi Model Terkomputerisasi ... VII-19
7.4.1. Verifikasi Model Tekomputerisasi ... VII-19
7.4.2. Validasi Model Terkomputerisasi... VII-21
VIII KESIMPULAN DAN SARAN ... VIII-1
8.1. Kesimpulan…. ... VIII-1
8.2. Saran………… ... VIII-2
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
- ALGORITMA PEMROGRAMAN
- DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
- SURAT KEPUTUSAN TENTANG TUGAS SARJANA MAHASISWA
- SURAT PERMOHONAN TUGAS SARJANA
- FORMULIR PENETAPAN TUGAS SARJANA
- SURAT IJIN MELAKUKAN RISET (SURAT PENJAJAKAN) KE PT.
MEDAN TROPICAL CANNING & FROZEN INDUSTRIES
- SURAT BALASAN IZIN RISET DARI PT. MEDAN TROPICAL
CANNING & FROZEN INDUSTRIES
- LEMBAR ASISTENSI TUGAS SARJANA DOSEN PEMBIMBING I
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
2.1. Jabatan dan Jumlah Tenaga Kerja PT. Medan Tropical Canning
& Frozen Industries ... II-7
2.2. Jam Kerja pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries.... II-8
3.1. Simbol-simbol pada Systems Flowchart ... III-19
3.2. Simbol-simbol pada Systems Flowchart ... III-20
5.1. Lama Waktu Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan ... V-14
5.2. Keluhan Aliran Informasi Pengelolaan Data Persediaan... V-14
5.3. Kebutuhan Data Setiap User ... V-15
6.1. Penjelasan Rancangan Output Sistem Informasi Persediaan
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries ... VI-22
6.2. Penjelasan Rancangan Input Sistem Informasi Persediaan
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries ... VI-32
6.3. Entitas Master Bahan Baku ... VI-34
6.4. Entitas Master Produk Jadi ... VI-34
6.5. Entitas Master Pembeli ... VI-35
6.6. Entitas Master Supplier ... VI-35
6.7. Entitas Form Permintaan Produk Jadi ... VI-36
6.8. Entitas Form Pemesanan Bahan Baku ... VI-36
6.9. Entitas Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-37
DAFTAR TABEL (LANJUTAN)
TABEL HALAMAN
6.11. Entitas Form Perintah Produksi ... VI-38
6.12. Entitas Form Permintaan Bahan Baku ... VI-38
6.13. Entitas Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-38
6.14. Entitas Form Penerimaan Produk Jadi ... VI-39
6.15. Entitas Form Penjualan Produk Jadi ... VI-39
6.16. Entitas Form Pengeluaran Produk Jadi... VI-40
6.17. Entitas Form Penyesuaian Produk Jadi ... VI-40
6.18. Entitas Form Penyesuaian Bahan Baku ... VI-40
7.1. Perbandingan Sistem Informasi Aktual dengan Hasil Perancangan ... VII-3
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
2.1. Struktur Organisasi pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries ... II-6
2.2. Bagan Alir Proses Produksi di PT. Medan Tropical Canning
& Frozen Industries ... II-12
3.1. Transformasi Data Menjadi Informasi ... III-7
3.2. Fungsi Dari Sistem Informasi ... III-9
3.3. Tingkatan Kegiatan Manajemen ... III-10
3.4. Operasi Awal ... III-16
3.5. Aliran Kerja yang telah Dirancang Ulang ... III-17
4.1. Kerangka Konseptual ... IV-2
4.2. Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-7
4.3. Blok Diagram Metodologi Penelitian ... IV-8
5.1. Struktur Organisasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries yang akan Dianalisis ... V-1
5.2. Model Pemesanan Bahan Baku (Aktual) ... V-4
5.3. Model Penerimaan Bahan Baku (Aktual) ... V-6
5.4. Model Pengeluaran Bahan Baku (Aktual) ... V-8
5.5. Model Penerimaan Produk Jadi (Aktual) ... V-9
5.6. Model Pengeluaran Produk Jadi (Aktual) ... V-11
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
5.8. Kebutuhan User Sistem Informasi Manajemen PT. Medan Tropical
Canning & Frozen Industries ... V-17
6.1. Model Pemesanan Bahan Baku (Usulan) ... VI-3
6.2. Algoritma Pemesanan Bahan Baku (Usulan) ... VI-3
6.3. Model Penerimaan Bahan Baku (Usulan) ... VI-5
6.4. Algoritma Penerimaan Bahan Baku (Usulan) ... VI-6
6.5. Model Pengeluaran Bahan Baku (Usulan) ... VI-7
6.6. Algoritma Pengeluaran Bahan Baku (Usulan) ... VI-8
6.7. Model Penerimaan Produk Jadi (Usulan) ... VI-8
6.8. Algoritma Penerimaan Produk Jadi (Usulan) ... VI-9
6.9. Gambar 6.9. Model Pengeluaran Produk Jadi (Usulan) ... VI-10
6.10. Algoritma Pengeluaran Produk Jadi (Usulan) ... VI-10
6.11. Struktur Sistem informasi PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries ... VI-12
6.12. Diagram Konteks ... VI-14
6.13. Diagram Level 0 Pemesanan Bahan Baku... VI-15
6.14. Diagram Level 1 Penerimaan Bahan Baku ... VI-15
6.15. Diagram Level 2 Pengeluaran Bahan Baku ... VI-16
6.16. Diagram Level 3 Penerimaan Produk Jadi ... VI-17
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
6.18. Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku ... VI-19
6.19. Format OutputForm Penerimaan Bahan Baku ... VI-19
6.20. Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku ... VI-20
6.21. Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku ... VI-20
6.22. Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi ... VI-20
6.23. Format Output Nota Penjualan ... VI-21
6.24. Format Output Laporan Penjualan) ... VI-21
6.25. Format Input Master Bahan Baku ... VI-23
6.26. Format Input Master Produk Jadi ... VI-23
6.27. Format Input Master Pembeli ... VI-24
6.28. Format Input Master Supplier ... VI-24
6.29. Format Input Form Permintaan Produk Jadi ... VI-25
6.30. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku ... VI-25
6.31. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-26
6.32. Format Input Form Pembelian Bahan Baku ... VI-26
6.33. Format Input Form Perintah Produksi ... VI-27
6.34. Format Input Form Permintaan Bahan Baku ... VI-27
6.35. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-28
6.36. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi ... VI-28
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
6.38. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi ... VI-29
6.39. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Produk Jadi ... VI-30
6.40. Format Input Form Penyesuaian Persediaan Bahan Baku ... VI-30
6.41. Entity Relationship Diagram (ERD) ... VI-41
6.42. Hasil Desain Form ... VI-43
6.43. Penyimpanan Form dan Project ... VI-44
6.44. Pengubahan Option Form ... VI-44
6.45. Source Code Form ... VI-45
7.1. Struktur Menu Hasil Perancangan ... VII-6
7.2. Format OutputForm Pemesanan Bahan Baku ... VII-7
7.3. Format OutputForm Penerimaan Bahan Baku ... VII-7
7.4. Format Output Laporan Pembelian Bahan Baku ... VII-8
7.5. Format Output Kartu Persediaan Bahan Baku ... VII-9
7.6. Format Output Kartu Persediaan Produk Jadi ... VII-9
7.7. Format Output Nota Penjualan ... VII-10
7.8. Format Output Laporan Penjualan ... VII-10
7.9. Format Input Master Bahan Baku ... VII-11
7.10. Format Input Master Produk Jadi ... VII-11
7.11. Format Input Master Pembeli ... VII-12
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
7.13. Format Input Form Permintaan Produk Jadi ... VII-13
7.14. Format Input Form Pemesanan Bahan Baku ... VII-13
7.15. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku ... VII-14
7.16. Format Input Form Pembelian Bahan Baku ... VII-14
7.17. Format Input Form Perintah Produksi ... VII-15
7.18. Format Input Form Permintaan Bahan Baku ... VII-15
7.19. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku ... VII-16
7.20. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi ... VII-16
7.21. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi ... VII-17
7.22. Format Input Form Penjualan Produk Jadi ... VII-17
7.23. Format Input Form Persediaan Produk Jadi ... VII-18
7.24. Format Input Form Persediaan Bahan Baku ... VII-18
7.25. Verifikasi Model Terkomputerisasi Penerimaan Bahan Baku ... VII-19
7.26. Verifikasi Model Terkomputerisasi Pengeluaran Bahan Baku ... VII-20
7.27. Verifikasi Model Terkomputerisasi Persediaan Bahan Baku ... VII-20
7.28. Validasi Model Terkomputerisasi Penerimaan Bahan Baku ... VII-22
7.29. Validasi Model Terkomputerisasi Pengeluaran Bahan Baku ... VII-22
ABSTRAK
Kemajuan dunia bisnis makanan yang semakin kompetitif membuat perusahaan perlu menigkatkan kinerjanya terutama dalam pengelolaan persediaan bahan baku dan produk jadi. Untuk mampu bersaing dengan keadaan ini, penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk yang tepat waktu sangatlah penting. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang olahanmakanan hasil tangkapan laut untuk keperluan konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industrieskerap mengalami keterlambatan penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk jadi sehingga timbul keluhan dari pihak pembeli dan supplier. Dari hasil observasi, penyebab utama terjadinya keterlambatan ini adalah kurang baiknya aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan bahan baku dan produk jadi sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data, pengolahan data, dan pengarsipan dokumen untuk melakukan penilaian dan evaluasi terhadap keadaaan persediaan. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diberikan solusi yang memungkinkan, berupa perancangan sistem informasi berbasis komputer yang dibuat berdasarkan aktivitas dan prosedur setiap departemen di kegiatan yang terkait dengan persediaan. Tujuan dari perancangan ini adalah mengembangkan rancangan sistem informasi manajemen berbasis komputer untuk mendukung pemecahan masalah aliran informasi perusahaan dimulai dari proses pemesanan bahan baku hingga pengiriman produk jadi kepada konsumen PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries. Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan konseptual
sistem informasi manajemen dengan menggunakan software Borland Delphi 7.
Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat
ABSTRAK
Kemajuan dunia bisnis makanan yang semakin kompetitif membuat perusahaan perlu menigkatkan kinerjanya terutama dalam pengelolaan persediaan bahan baku dan produk jadi. Untuk mampu bersaing dengan keadaan ini, penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk yang tepat waktu sangatlah penting. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang olahanmakanan hasil tangkapan laut untuk keperluan konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri. PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industrieskerap mengalami keterlambatan penerimaaan bahan baku dan pengiriman produk jadi sehingga timbul keluhan dari pihak pembeli dan supplier. Dari hasil observasi, penyebab utama terjadinya keterlambatan ini adalah kurang baiknya aliran informasi antar departemen yang terkait dengan bagian persediaan bahan baku dan produk jadi sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data, pengolahan data, dan pengarsipan dokumen untuk melakukan penilaian dan evaluasi terhadap keadaaan persediaan. Atas dasar permasalahan tersebut, maka diberikan solusi yang memungkinkan, berupa perancangan sistem informasi berbasis komputer yang dibuat berdasarkan aktivitas dan prosedur setiap departemen di kegiatan yang terkait dengan persediaan. Tujuan dari perancangan ini adalah mengembangkan rancangan sistem informasi manajemen berbasis komputer untuk mendukung pemecahan masalah aliran informasi perusahaan dimulai dari proses pemesanan bahan baku hingga pengiriman produk jadi kepada konsumen PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries. Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan konseptual
sistem informasi manajemen dengan menggunakan software Borland Delphi 7.
Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan sebuah
perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang olahan makanan hasil
tangkapan laut untuk keperluan konsumsi masyarakat dalam dan luar negeri.
Produk utama yang menjadi keunggulan perusahaan ini adalah makanan hasil
olahan laut seperti cumi-cumi, kepah, ikan tuna, gurita, kepiting, dan udang yang
keseluruhannya dikemas melalui pengalengan dan pembekuan makanan dalam
kemasan plastik. Perusahaan ini memiliki kantor pusat dan pabrik yang beralamat
di Jl. K.L. Yos Sudarso km.10,5 Kawasan Industri Medan.
Proses produksi di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries
berlangsung dengan prinsip kerja semi otomatis dimana mesin-mesin yang
digunakan masih dikendalikan oleh manusia. Pada awal masa pendiriannya,
perusahaan ini mengawali bisnisnya dalam skala kecil dan seiring dengan
permintaan dari konsumen yang terus bertambah, perusahaan ini terus
meningkatkan jumlah dan variasi produknya serta memperluas daerah
pemasarannya hingga mencapai dalam dan luar negeri.
Perkembangan dunia bisnis makanan yang semakin pesat dan kompetitif
membuat perusahaan perlu menigkatkan kinerjanya dalam segala aspek, baik
untuk memberikan kepuasan kepada konsumen maupun mencapai tujuan
efesiensi dan efektifitasaliran informasi manajemen namunrealisasi kinerja PT.
Medan Tropical Canning & Frozen Industries belum tercapai dengan baik.
Indikasi ini terlihat pada keterlambatan pengiriman produk jadi kepada pembeli.
Bila perusahaan menjanjikan pengiriman produk dilakukan dalam 1 bulan kepada
pembeli, tidak jarang perusahaan mengirimkannya setelah 1,5 bulan.
Dari hasil wawancara kepada Manajer Produksi PT. Medan Tropical
Canning & Frozen Industries dikatakan bahwa untuk menerima permintaan
produk jadi kepala bagian pembelian dan penjualan perlu meminta dokumen
persediaan bahan baku dan produk jadi kepada bagian logistik untuk menentukan
jumlah bahan baku yang dipesan dan meminta dokumen perintah produksi untuk
melihat apakah kapasitas produksi berjalan dapat memenuhi permintaan produk
jadi yang akan datang. Akibatnya banyak waktu yang termakan akibat kegiatan
menunggu pegadaan data tersebut yang memakan waktu hingga 35 menit, dengan
perancangan sistem informasi manajemen berbasis komputer nantinya diharapkan
pengadaan informasi ini hanya berlangsung selama 15 menit.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan, keterlambatan aliran informasi ini
disebabkanoleh pengelolaan aliran informasi antar departemen yang masih
dilakukan secara manualmenggunakan kertas sebagai media pencatatan informasi
dan karyawan sebagai orang yang mencatat serta menyampaikan informasi
tersebut dari suatu departemen ke departemen lain sehingga bisa menimbulkan
kesalahan-kesalahan yang diakibatkan oleh manusia yang memiliki tingkat
kekeliruan yang berbeda-beda baik dalam pencatatan maupun penyampaian
Beberapa laporan kegiatan di pabrik seperti catatan pemesanan bahan
baku, stok bahan baku, laporan proses produksi, dan penjualan produk jadi di
pabrikmasih dilakukan secara manual dengan menuliskannya ke dalam
catatanform kertas dan disimpan ke dalam bentuk arsip yang jumlahya begitu
banyak. Proses ini sering menimbulkan kesulitan dalam pencarian data saat
hendak dilakukan pengelolaan data untuk kepentingan koordinasi antar maupun
tiap departemen dan tidak jarang terjadi kehilangan data pada saat diperlukan.
Sistem pengelolaan data secara manual ini memiliki banyak kelemahan
lain yang merugikan perusahaan. Selain memerlukan waktu yang lama dalam
proses pengelolaan data, analisis dan evaluasi pada bagian persediaan, dan tidak
lancarnya aliran informasi, sistem ini juga memiliki potensi ketidakakuratan
dalam proses pengolahan data kuantitatifnya sehingga perbedaan informasi antara
catatan hasil pengelolaan data dengan kondisi aktual perusahaan sewaktu-waktu
bisa saja terjadi.
Permasalahan ini perlu diselesaikan denganjaringan sistem informasi
persediaan bahan baku terkomputerisasi yang dapat mendukung proses koordinasi
antar maupun tiap departemen serta perencanaan dan pengendalian persediaan
bahan baku perusahaan.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, perumusan masalah
1. Kesulitan untuk mendapatkan informasi pada bagian persediaan dikarenakan
belum adanya sistem informasi persediaan yang terintegrasi ke departemen
yang membutuhkan data persediaan.
2. Belum tersedianya sistem informasi persediaan berbasis komputer di PT.
Medan Tropical Canning & Frozen Industries.
3. Belum terintegrasinya sistem informasi antar departemen yang berkaitan
dengan persediaan mengakibatkan aliran sistem informasi yang berjalan tidak
cepat dan tidak akurat.
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi
persediaan bahan baku berbasis komputer yang dapat diimplementasikan sebagai
pendukung pengendalian persediaan bahan baku di PT. Medan Tropical Canning
& Frozen Industries.
Tujuan khusus dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mempercepat aliran data dan informasi antar departemen yang
berhubungan dengan persediaan bahan baku dan produk jadi.
2. Untuk meminimisasi waktu yang dibutuhkan dalam memperoleh data
mengenai bahan baku dan produk jadi.
3. Untuk meningkatkan keakuratan perhitungan bahan baku yang dibutuhkan
1.4. Batasan dan Asumsi Penelitian
Batasan-batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut:
1. Perancangan sistem informasi manajemen dimulai dari proses pengadaan
bahan baku sampai pengiriman produk jadi sesuai prosedur administrasi tiap
departemen.
2. Perancangan sistem informasi manajemen persediaan hanya dilakukan hingga
tahapa coding dan testing tidak pada tahap implementasi pada perusahaan.
3. Perancangan sistem informasi manajemen hanya dilakukan untuk pemantauan
kegiatan pada bagian persediaan pada level manajemen bawah dan menengah.
4. Data persediaan menggunakan perhitungan Economic Order Quantity.
5. Sistem informasi dihubungkan dengan jaringan WAN (Wide Area Network)
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi persediaan bahan baku dapat diterapkan di perusahaan
2. Bahan baku selalu tersedia saat pemesanan dilakukan perusahaan.
3. Data-data menyangkut aspek keuangan perusahaan merupakan data estimasi.
4. Harga dan jumlah pemesanan bahan baku dan produk jadi konstan selama
periode pemesanan.
5. Bahan baku yang diterima dan diolah tidak mengalami kondisi dan hasil produk
1.5. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagi Penulis
Memperoleh wawasan, pengetahuan, dan keterampilan sehubungan dengan
sistem informasi manajemen yang terdapat pada aspek manajerial suatu
industri makanan laut.
2. Bagi Pihak Perusahaan
Pihak perusahaan mendapatkan usulan perancangan sistem informasi yang
dapat mengintegrasikan seluruh fungsi dalam mendukung proses pelaksanaan
kegiatan analisis dan evaluasi oleh pihak manajerial terhadap keadaan yang
terjadi di suatu departemen.
3. Bagi Lembaga
Hasil penelitian dapat menjadi informasi dan acuan mahasiswa (referensi)
untuk penelitian lebih lanjut yang berkaitan dengan sistem informasi
manajemen.
1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir
Sistematika yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang permasalahan, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, batasan dan asumsi masalah yang
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, struktur
organisasi dan manajemen perusahaan.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori-teori yang digunakan dalam analisis pemecahan
masalah. Sumber teori atau literatur yang digunakan dapat berupa
buku-buku, jurnal penelitian dan draft tugas sarjana mahasiswa yang pernah
mengangkat topic permasalahan yang sama.
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tahapan-tahapan penelitian mulai dari persiapan hingga
penyusunan laporan tugas akhir. Setiap tahap persiapan, studi literatur,
pengumpulan dan perancangan sistem, pembahasan, penulisan draft
laporan hingga penulisan laporan akhir dijelaskan dan disajikan dalam
bentuk jadwal pelaksanaan tugas akhir.
BAB V PENGUMPULAN DATA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi data yang diperoleh dari penelitian serta perancangan
sistem dengan metode yang dipilih untuk membantu pemecahan
masalah yang di perusahaan.
BAB VI PEMBAHASAN
Bab ini berisi pembahasan dari hasil perancangan sistem yang
dilakukan di bagian persediaan PT. Medan Tropical Canning & Frozen
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pemecahan masalah
dan saran-saran yang bermanfaat bagi pihak perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Medan Canning & Frozen Industries (PT. MTC) didirikan pada tahun
1984 berdasarkan akte pendirian No. 153 tanggal 31 Januari 1984 dibuat oleh
Notaris Aniswar Yanis, S.H. di Medan dengan nama PT. Medan Canning &
Frozen Industries bergerak di bidang Usaha Industri Pengolahan Hasil Perikanan
untuk ekspor. Sebelumnya, pada tahun 1980-1984 pendiri aktif melakukan ekspor
daging kepiting mentah melalui pesawat udara ke Penag Malaysia untuk bahan
baku industry pengalengan Tropical Canning SDN-BHD Bukit Martajam Penang
Malaysia.
Pada tahun 1984 waktu pendirian PT. MTC, dengan modal kerja yang
sangat terbatas perusahaan hanya menyewa 4 lokal bangunan Standard Building
milik PT. KIM, dengan pemasangan mesin dan peralatan produksi pabrik
pengalengan secara sederhana dari barang-barang dan mesin-mesin peralatan
bekas pakai dari industri pengalengan Tropical Canning SDN-BHD Penang
Malaysia. Produksi percobaan bulan Juni 1985 dan produksi komersil bulan
Juli/Agustus 1985 dengan jumlah tenaga kerja 150 orangm dan ekspor perdana
hasil produksi kepiting dalam kaleng (Canned Crabmeat) di bulan Oktober 1985
hanya sebanyak 1 kontainer perbulan sampai dengan bulan Mei 1986 diekspor
tanpa merek ke Malaysia kemudian dari Malaysia diekspor ke Amerika Serikat
ekspor ke Amerika Serikat dan Kanada PT. MTC memperoleh sertifikat izin
masuk produk Canned Crabmeat ke Amerika Serikat dan Kanada berdasarkan
sertifikasi Food and Drug Administration (FDA) No. 08669.
Tahun 2000 diadakan perluasan pembangunan pabrik pembekuan udang
dan pabrik es batangan dengan kemudahan fasilitas pembebasan bea masuk
import, perusahaan memasukkan mesin-mesin dan peralatan produksi yang
bermutu untuk industri pengolahan hasil perikanan ditempatkan di lokasi pabrik
baru di Kawasan Industri Medan areal tanah seluas 3,2 Ha, dengan jumlah tenaga
kerja sebanyak 1200 orang setiap hari dengan realisasi ekspor sebanyak 15-20
kontainer setiap bulan ke manca Negara.
Usaha strategi kedepan, perusahaan selalu melakukan kunjungan ke luar
negeri seperti Uni Eropa, Amerika Serikat, Jepang, Belanda guna mengadakan
temu bisnis dan pendekatan yang akrab dengan buyer indentor di luar negeri dan
memperbanyak pembuatan iklan-iklan dan promosi didalam dan di luar negeri
serta mengundang buyer indentor untuk mengadakan kunjungan inspeksi secara
rutin di Unit Pengolahan Produksi PT. MTC dan dengan inspeksi tersebut
terjamin produk ekspor pesanan pembeli ke luar negeri.
Untuk melakukan penjualan produk ekspor bermerek dari produk hasil
perikanan Indonesia untuk keperluan pasar luar negeri, perusahaan berusaha
meningkatkan keterampilan Sumber Daya Manusia (SDM). Dengan peningkatan
SDM karyawan yang cukup terlatih serta diversifikasi produk “VINISI” merek
ekspor ke manca Negara cukup luas merupakan suatu bukti nyata, bahwa
perusahaan Indonesia sanggup memproduksi produk hasil perikanan dengan
bermacam-macam produk bermerek diekspor ke luar negeri.
2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan perusahaan
yang bergerak dalam bidang manufaktur pengolahan hasil laut. Bidang usaha ini
diklasifikasikan berdasarkan prosesnya terbagi atas dua, yaitu canning dan frozen.
Canning merupakan proses dimana bahan hasil laut diolah menjadi makanan
dalam kaleng sedangkan frozen merupakan proses pembekuan bahan hasil laut
yang tujuan akhirnya akan diekspor untuk diproses lebih lanjut. Bahan hasil laut
yang diolah pada perusahaan ini adalah cumi, sotong, gurita, kepah, ikan tuna,
kepiting, udang, dan buah (cocktail).
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries memasarkan produknya
ke luar dan dalam negeri dengan variasi brand yang ditampilkan seperti Vinisi
untuk dalam negeri, sedangkan untuk luar negeri seperti Creuettes, Thon, Crab
Meat, Gelsha, dan lain sebagainya. Perusahaan ini memasarkan produknya untuk
dalam negeri dengan menggunakan bantuan jasa distributor sedangkan untuk
produk luar negeri menggunakan agen besar.
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries terletak di Kawasan
Industri Medan 1 (KIM 1) Jalan Yos Sudarso KM. 10,5 Medan, Sumatera Utara
dengan luas areal lahan seluas 3,2 Ha.
2.4. Daerah Pemasaran
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries merupakan perusahaan
berskala internasional yang selalu menjaga kualitas produk yang akan
diekspornya. Adapun daerah pemasaran produk PT. Medan Tropical Canning &
Frozen Industries ke berbagai negara seperti Korea, Amerika, Italia, Spanyol,
Australia, Prancis, dan lain-lain.
Untuk daerah lokal, pabrik ini mencakup wilayah Sumatera dan Jawa.
Perusahaan ini menerapkan sistem produksi make to stock untuk memenuhi
permintaan konsumen. Produk makanan kaleng seperti cumi-cumi, sotong, kepah,
dan gurita lebih diutamakan sebagai produk ekspor ke luar negeri sedangkan
untuk produk seperti ikan tuna, kepiting, dan cocktail dijual dalam wilayah dalam
negeri.
2.5. Organisasi dan Manajemen
2.5.1. Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi merupakan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan tertentu
dan di antara mereka dilakukan pembagian tugas untuk pencapaian tujuan
Orang-orang dalam suatu organisasi, seberapa besarpun organisasi itu, pasti
memiliki tujuan bersama yang ingin dicapai. Tujuan yang ingin dicapai tidak
dapat dilakukan secara individual. Sehingga membentuklah organisasi.
Struktur organisasi suatu perusahaan memperlihatkan gambaran mengenai
pembagian tugas serta tanggungjawab kepada individu maupun bagian-bagian
dalam suatu organisasi dari urutan tertinggi menuju urutan yang paling rendah.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka akan terlihat
adanyapembagian pekerjaan secara tegas dan formal diantara bagian-bagian
dalam organisasi dan juga diperoleh gambaran yang jelas antara wewenang dan
tanggung jawab dalam mekanisme kerja suatu organisasi.
Bentuk struktur organisasi yang digunakan pada PT. Medan Tropical
Canning & Frozen Industries adalah bentuk lini dan fungsional dimana
merupakan campuran struktur organisasi lini dan struktur organisasi fungsional.
Pada struktur organisasi di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries,
komisaris membawahi direktur utama dan direktur utama membawahi direktur
operasional. Direktur operasional membawahi beberapa departemen dan pimpinan
departemen tersebut membawahi pekerja. Struktur organisasi PT. Medan Tropical
Managing Director Vice Managing Director International Marketing Manager Canning National Marketing Manager
Finance & Audit Manager Production Manager Canning HRD Manager Purchasing Chief Raw Procurement Chief
Export & Import
Chief Workshop Chief
Cleaning Service Chief International Marketing Manager Frozen International Marketing Frozen International Marketing Manager Frozen Assistant International Marketing Canning National
Marketing Purchasing Staff
Export & Import Staff
Production Manager Frozen Secretary
Financial
Manager Auditor Chief
Accounting Chief
[image:37.842.54.817.123.411.2]Cash Controller Auditor Staff Accounting Assistant Cashier Accounting Staff Workshop Staff Cleaning Service Cleaning Staff Production Assistant Canning Production Staff Canning Production Assistant Frozen Production Staff Frozen HRD Staff
2.5.2. Jumlah Tenaga Kerja
Tenaga kerja di PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industriesdigolongkan menjadi dua jenis yang terdiri dari:
1. Tenaga kerja tetap yaitu tenaga kerja yang mendapat upah/gaji tetap setiap
bulannya sesuai dengan jabatan dan pekerjannya.
2. Tenaga kerja tidak tetap (tenaga kerja borongan) yaitu tenaga kerja yang
upah/gajinya dibayar oleh kontraktor yang mempekerjakannya.
Jumlah dari seluruh tenaga kerja di PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries mencapai 1200 orang. Untuk mengetahui rincian tenaga kerja tersebut
secara lebih lengkap, dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1. Jabatan dan Jumlah Tenaga Kerja PT. Medan Tropical Canning
& Frozen Industries
Jabatan Pria (Orang) Wanita (Orang) Jumlah (Orang)
Managing Director 1 1
Vice Managing Director 1 1
Secretary 1 1
Manager 9 3 12
Human Resources 15 15
Procurement 1 2 3
Workshop 20 20
Production 39 1021 1060
Financial & Accounting 4 2 6
Purchasing 10 3 13
Export & Import 10 4 14
Supervisor 20 15 35
Cleaning Service 7 4 11
Security 6 2 8
Total 143 1057 1200
2.5.3. Jam Kerja
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries menetapkan hari kerja
efektifnya dimulai dari hari senin sampai hari sabtu dengan jam kerja sebanyak
delapan jam per hari. Apabila seorang pekerja bekerja di luar dari jam kerja
tersebut, maka akan dihitung sebagai jam kerja lembur. Untuk keterangan lebih
rinci mengenai jam kerja di PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries
baik bagi tenaga kerja tetap maupun tenaga kerja borongan dapat dilihat pada
Tabel 2.2.
Tabel 2.2. Jam Kerja pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries
No. Waktu Keterangan
1 Pukul 08.00 – 12.00 WIB Kerja Aktif
2 Pukul 12.00 – 13.00 WIB Istirahat
3 Pukul 13.00 – 17.00 WIB Kerja Aktif
Sumber: PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries
2.5.4. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries hanya menetapkan
sistem pengupahan tenaga kerja tetap dengan pembayaran pada awal bulan. Besar
upah tenaga kerja ditentukan sesuai dengan jabatan, keahlian, dan prestasi
kerjanya. Dengan memenuhi peraturan dan ketentuan pemerintah, PT. Medan
Tropical Canning & Frozen Industries memberikan upah minimum sesuai dengan
Upah/gaji yang diterima oleh tenaga kerja di perusahaan ini terdiri dari
upah/gaji pokok, tunjangan jabatan, uang transport, uang makan, premi, dan
lain-lain. Upah lembur juga diberikan kepada pekerja yang bekerja di luar jam
kerjaefektif. Selain tunjangan-tunjangan yang dijelaskan di atas, pekerja pada
perusahaan ini juga memperoleh tunjangan lain, yaitu:
1. Tunjangan Hari Raya (THR)
Yaitu tunjangan yang diberikan untuk menyambut hari raya berupa tambahan
satu bulan gaji bagi karyawan yang telah bekerja lebih dari satu tahun di
perusahaan ini.
2. Tunjangan selama sakit
Yaitu tunjangan yang diberikan kepada tenaga kerja yang menjalani perawatan
karena sakit dan tidak dapat bekerja. Tunjangan ini hanya diberikan kepada
pekerja yang telah bekerja lebih dari dua tahun di perusahaan ini.
3. Tunjangan insentif
Yaitu tunjangan berupa upah tambahan yang diberikan kepada pekerja yang
mempunyai prestasi baik dalam melakukan pekerjaannya. Tunjangan ini
diberikan untuk meningkatkan motivasi para pekerja.
Setiap tenaga kerja pada perusahaan ini juga mengikuti program:
1. Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)
Yaitu suatu bentuk asuransi yang dibuat oleh pemerintah untuk melindungi
tenaga kerja.
PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries memberikan kesempatan
kepada pekerjanya untuk mengambil cuti selama 12 hari kerja setiap tahunnya.
Untuk kelancaran proses produksi, pihak perusahaan mengatur jadwal cuti dan
jumlah karyawan yang cuti. Jika kesempatan cuti tidak digunakan karyawan,
dapat diakumulasikan ke tahun berikutnya sehingga kesempatan cuti menjadi
lebih panjang.
2.6. Proses Produksi
2.6.1. Standar Kualitas
Standar kualitas yang diterapkan pada perusahaan ini adalah terhadap
bahan, proses dan produk sesuai dengan HACCP (Hazard Analysis Critical
Central Point). HACCP atau ISO 22000 mengenai sistem manajemen keamanan
pangan adalah proses sistem kontrol yang di desain untuk identifikasi dan
mencegah mikrobia dan bahaya lainnya dalam produksi makanan dan keseluruhan
rantai makanan. HACCP meliputi tahapan pendesainan untuk mencegah masalah
sebelum hal ini terjadi dan untuk mengoreksi penyimpangan secara sistematis dan
cepat sehingga dapat mendeteksi masalah yang ada. HACCP/ISO 22000
memungkinkan produsen, pengolah, distributor, eksportir dan lain sebagainya dari
produk pangan untuk menggunakan sumber daya teknik secara efisien dan dalam
cara biaya yang efektif dalam jaminan keamanan pangan. Setiap tahapan proses
produksinya dilakukan quality control untuk memastikan bahwa setiap bahan
dilanjutkan ke stasiun berikutnya. Produk yang akan diekspor ke wilayah USA
dan Canada terlebih dahulu melewati pengecekan izin masuk dalam bentuk
sertifikat dan hasil olahan makanan laut yang dihasilkan pada PT. Medan Tropical
Canning & Frozen Industries memiliki sertifikasi yang berasal dari FDA (Food
Drug Administration) dengan nomor 08669.
2.6.2. Bahan yang Digunakan
Bahan yang digunakan terbagi atas tiga, yaitu:
1. Bahan Baku
Bahan baku adalah bahan utama yang digunakan dalam pembuatan produk
(dalam proses produksi) dan memiliki persentase yang relatif besar
dibandingkan bahan-bahan lainnya. Kualitas bahan baku yang digunakan
sangat menentukan kualitas produk yang akan dihasilkan. Bahan baku yang
digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen Industries adalah
ikan tuna, udang, sotong, kepiting, cumi, kepah, gurita, dan buah.
2. Bahan Penolong
Bahan penolong adalah bahan yang digunakan untuk membantu proses
produksi, tetapi tidak terdapat dalam produk akhir. Adapun bahan penolong
yang digunakan adalah air bersih.
3. Bahan Tambahan
Bahan tambahan merupakan bahan yang tidak ikut dalam proses produksi,
meningkatkan citra produk kepada konsumen, serta untuk melindungi produk
dalam transportasi. Adapun bahan tambahan yang digunakan adalah air
garam (Inbrine) sebagai kuah pada hasil olahan makanan laut, kaleng, dan
label.
2.6.3. Uraian Proses Produksi
Adapun uraian proses produksi di PT. Medan Tropical Canning secara
umum dapat digambarkan melalui bagan alir proses produksi yang dapat dilihat
Penerimaan Bahan Baku
Penyortiran Bahan Baku
Pencucian I
Pengupasan
Pencucian II
Pemasakan
Penyortiran Hasil Masakan
Penimbangan Pengalengan Sterilisasi Pelabelan Makanan Kaleng Bahan baku Air
Limbah sisa penyortiran
Limbah cair Bahan baku
Bahan baku
Bahan baku
Limbah sisa pengupasan
Limbah cair Air
Air
Bahan baku
Bahan baku
Bahan hasil olahan laut Limbah cair
Bahan hasil olahan laut yang telah disortir
Bahan hasil olahan laut
Makanan laut
Makanan laut Air garam (Inbrine)
[image:44.595.213.411.122.552.2]Label Kaleng
Gambar 2.2. Bagan Alir Proses Produksi di PT. Medan Tropical Canning &
Frozen Industries
2.6.4. Mesin dan Peralatan
Mesin yang digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen
1. Mesin seamer
2. Mesin retort
3. Mesin label
4. Mesin inject printer
5. Mesin steam
Peralatan yang digunakan pada PT. Medan Tropical Canning & Frozen
Industries adalah sebagai berikut:
1. Basket
2. Chill box
3. Hand pallet
4. Timbangan
5. Sendok/ sudip
6. Kuali masak
7. Basket masak
8. Alat perapi makanan
2.6.5. Utilitas
Energi yang digunakan untuk mendukung segala kegiatan operasional
perusahaan berasal dari boiler. Boiler menggunakan cangkang kelapa sawit
sebagai bahan pembakaran boiler.
Limbah yang dihasilkan pada pabrik ini terdiri atas limbah padat, limbah
cair, dan limbah gas.
1. Limbah padat
Limbah padat yang dihasilkan berupa sisa hasil olahan makanan laut. Sisa
tersebut berasal dari stasiun pencucian dan penyortiran bahan laut.
2. Limbah cair
Limbah cari berasal dari stasiun pencucian dan pemasakan. Pada stasiun
pencucian digunakan untuk membersihkan bahan olahan laut tersebut dan
pencucian dilakukan sebanyak dua kali. Pada stasiun pemasakan, bahan olahan
laut dimasak dengan cara direbus selama 2-3 menit.
3. Limbah gas
Limbah gas berasal dari mesin boiler yang digunakan sebagai pembangkit
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Persediaan
3.1.1. Definisi Persediaan1
Adapun alasan perlunya persediaan adalah :
Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai
sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum
digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses
lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem
manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun
kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga.
Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu
sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber
daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan.
Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya
persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan.
Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko
tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut.
Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain
itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya
persediaan tersebut.
1
1. Transaction Motive
Menjamin kelancaran proses pemenuhan (secara ekonomis) permintaan barang
sesuai dengan kebutuhan pemakai.
2. Precatuionary Motive
Meredam fluktuasi permintaan/pasokan yang tidak beraturan.
3. Speculation Motive
Alat spekulasi untuk mendapatkan keuntungan berlipat dikemudian hari.
Persediaan dapat bersifat speculator.
3.1.2. Fungsi Persediaan2
Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar
proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan
yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik,
persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut :
a. Persediaan dalam Lot Size
Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan
(replenishment) kembali. Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan
kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. Faktor
penentu persyaratan ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi
atau pembelian dan biaya transport.
2
b. Persediaan cadangan
Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Peramalan
permintaan konsumen biasanya diserti kesalahan peramalan. Waktu siklus
produksi (lead time) mungkin lebih dalam dari yang diprediksi. Jumlah
produksi yang ditolak (reject) hanya bias diprediksi dalam proses. Persediaan
cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau
memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya.
c. Persediaan antisipasi
Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penuruan persediaan
(supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. Untuk
menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu perusahan dapat
memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja atau antisipasi
terjadinya pemogokan tenaga kerja.
d. Persediaan pipeline
Sistem persediaan dapat diibaratkan sebagai sekumpulan tempat (stock point)
dengan aliran diantara tempat persediaan tersebut. Pengendalian persediaan
terdiri dari pengendalian aliran persediaan dan jumlah persediaan akan
terakumulasi ditempat persediaan. Jika aliran melibatkan perubahan fisik
produk, seperti perlakuan panas atau perakitan beberapa komponen, persediaan
dalam aliran tersebut persediaan setengah jadi (work in process). Jika suatu
produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat
penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, persediaan disebut persediaan
transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total
investasi perubahan dan harus dikendalikan.
e. Persediaan Lebih
Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan
fisik yang terjadi.
3.1.3. Tujuan Persediaan3
3
Rosnani Ginting, Sistem Produksi, Graha Ilmu, Medan, 2007. hal 125-126.
Divisi yang berbeda dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan
pengendalian persediaan yang berbeda, yaitu:
1. Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga
menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak.
2. Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order
produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk
mengurangi setup mesin). Disamping itu juga produk menginginkan
persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga
proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan.
3. Pembelian (purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginginkan
persamaan produksi yang besar dalam jumlah sedikit daripada pesanan yang
kecil dalam jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan
4. Keuangan (finance) menginginkan minimisasi semua bentuk invenstasi
persediaan karena biaya investasi dan efek negatif yang terjadi pada
perhitungan pengembalian asset (return of asset) perusahaan.
5. Personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya
persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan PHK
tidak perlu dilakukan.
6. Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk
mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa /engineering.
3.1.4. Pengendalian Persediaan Secara Statistik (Statistical Inventory
Control)4
4
Rosnani Ginting, Sistem Produksi, Graha Ilmu, Medan, 2007. hal 126-127.
Metode ini menggunakan ilmu matematika dan statistic sebagai alat bantu
utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam sistem persediaan. Metode
ini sering juga disebut metode pengendalian tradisional karena memberikan dasar
lahirnya metode baru yang lebih modern seperti MRP di Amerikan dan Kanban di
Jepang. Pada dasarnya metode ini berusaha mencari jawaban ukuran pemesanan
ekonomis (Q), yaitu:
Q =
�
2��ℎ
Dimana: D = Tingkat permintaan, unit per tahun
A = biaya per pemesanan
Metode pengendalian persediaan secara statistik ini biasanya digunakan
untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas dan dikelola
saling tidak bergantung. Permintaan bebas adalah permintaan yang hanya
dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai
contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti. Dua
metode dasar pengendalian persediaan yang bersifat probabilistik yaitu metode P,
yang menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu
periode yang tetap (mingguan, bulanan, dsb) sedangkan kuantitas pemesanan akan
berulang-ulang.
3.2. Sistem Informasi
3.2.1. Definisi Informasi 5
5
Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2005.hal 8-9.
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi (the
description of things and events that we face). Data juga dapat didefinisikan
sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi
penerimanya untuk mengambil keputusan untuk masa sekarang maupun yang
akan datang.
Sumber informasi adalah data. Data merupakan kenyataan yang
menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah
sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi diperoleh setelah data mentah
Penyimpanan Data
Data Pengolahan
Data Informas
Gambar 3.1. Transformasi Data Menjadi Informasi
Agar informasi yang dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus
memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Informasi harus akurat sehingga mendukung pihak manajemen dalam
mengambil keputusan
2. Informasi harus relevan dan benar-benar terasa manfaatnya bagi penggunanya
3. Informasi harus tepat waktu sehingga tidak ada keterlambatan pada saat
dibutuhkan.
Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan dalam
suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Nilai dari
sebuah informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.
3.2.2. Definisi Sistem Informasi6
Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan
komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendaatkan
6
kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sebagai
tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali,
sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti
permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan
produk baru.
Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang
diperlukan oleh organisasi adalah input, pengolahan, dan output seperti
yangterlihat pada Gambar 3.2. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah
dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. Pengolahan mentransfer
baris-baris masukan ke dalam format yang lebih mengandung arti. Output
mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan
menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem informasi
juga memerlukan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke
anggota-anggota organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengoreksi tahap
input.
3.3. Sistem Informasi Manajemen
3.3.1. Manajemen
Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber
daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat
dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar
orang-orang menjalankan pekerjaan. Umumnya, sumber daya yang tersedia dalam
manajemen meliputi manusia, material, dan modal. Konsep sumber daya
manajemen ini akan menjadi bertambah ketika pembahasan difokuskan pada Siste
Informasi Manajemen. Dalam Sistem Informasi Manajemen, sumber daya
manajemen meliputi sumber daya yang disebut di atas ditambah dengan sumber
daya berupa informasi.
Dalam upaya memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, para
manajer akan melakukan tiga macam proses manajemen yang meliputi:
1. Perencanaan
2. Pengendalian meliputi pengorganisasian, penggerakan, dan koordinasi
3. Pengambilan keputusan
Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan
manajemen, yaitu:
1. Perencanaan dan pengendalian operasional
2. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen
3. Perencanaan strategis
Gambar 3.3. Tingkatan Kegiatan Manajemen
3.3.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen7
SIM adalah sebuah sistem informasi keorganisasian yang mendukung
bukan hanya operasi tetapi juga mendukung proses-proses manajemen. Karena
setiap SIM akan melaksanakan pengolahan transaksi sebagai salah satu unsurnya,
maka sebuah sistem pengolahan data yang agak biasa dapat disebut sebagai SIM Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data
yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan apabila dipandang perlu
dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan,
baik data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern untuk dasar
pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
7
bila disertai database sederhana, kemampuan menemukan kembali satu atau dua
model perencanaan atau keputusan.
Gagasan sistem informasi untuk mendukung manajemen dan pengambilan
keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan
pengorganisasian untuk menerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan
tersebut sedemikian menyolok sehingga SIM dianggap sesuatu yang baru karena
baru kini dapat digunakan. Sedemikian eratnya komputer dalam bidang ini
sehingga SIM juga disebut sebagai semua sistem informasi berdasarkan komputer
yang dirancang untuk memberikan informasi secara tepat kepada manajemen guna
mengambil keputusan yang efektif.
SIM melayani level manajemen dari organisasi, member laporan-laporan
kepada manajemen dan dalam beberapa kasus juga menyediakan akses online ke
kinerja organisasi dan catatan historisnya. Biasanya, SIM mengarah hamper
secara eksklusif kepada kejadian-kejadian internal, bukan eksternal. Tugas utama
SIM adalah merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan pada level
manajemen. Umumnya, SIM tergantung pada data yang berasal dari hasil
pemrosesan transaksi sebagai gerbang inputnya.
SIM merangkum dan menyusun laporan pada operasi dasar perusahaan.
Data transaksi dasar dari SPT dikompresi dan biasanya ditampilkan dalam bentuk
laporan panjang yang dibuat dalam jadwal regular. Biasanya, SIM memberikan
laporan yang dibutuhkan secara per minggu, per bulan, dan per tahun, tidak secara
aktivitas harian. SIM menyediakan jawaban atas pertanyaan rutin khusus dan telah
Sistem ini biasanya tidak fleksibel dan hanya memiliki sedikit kemampuan
analisis. Sebagian besar SIM menggunakan rutin sederhana seperti rangkuman
dan perbandingan.
Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus
ditinjau dengan pendekatan sistem. Hal ini berarti manajemen itu sendiri yang
proses informasinya berlangsung harus dilihat sebagai sistem, dalam hal ini “total
system”. Dengan demikian, maka sistem informasi manajemen merupakan salah
satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercakup oleh total sistem
tersebut. Dalam prosesnya menuju tujuan yang telah ditetapkan organisasi,
manajemen sebagai total sistem selain dipengaruhi oleh subsistem yang
merupakan aspek dalam manajemen juga dipengaruhi oleh suprasistem, yaitu
faktor-faktor di luar manajemen.
Meskipun pada subsistem dalam suatu organisasi dengan manajemennya
itu terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem harus bergerak
menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena
dampak subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak
subsistem perlu diawasi sehingga tidak menyeleweng dari jalur. Semikian pula,
karena suprasistem yang merupakan faktor luar manajer kuat sekali dampaknya,
maka setiap manajer yang bertanggung jawab harus peka dan tangggap terhadap
setiap gejala yang datangnya dari luar. Di sinilah diperlukan informasi yang harus
dikelola secara sistematis karena informasi bukan saja diperlukan secara efektif
dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga keluar
3.3.3. Tujuan Sistem Informasi Manajemen8
3.3.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen
Adapun tujuan dari SIM adalah untuk mengintegrasikan semua sistem
informasi dalam organisasi dan untuk memonitor kegiatan-kegiatan dalam
perusahaan agar diketahui apakah kegiatan tersebut tetap seimbang. Sebagai
contoh, SIM yang baik dapat digunakan untuk memonitor penjualan harian di
setiap daerah pemasaran, untuk membandingkannya dengan angka-angka
persediaan pada masing-masing daerah, untuk meninjau jadwal produksi setiap
pabrik, dan memberikan laporan harian yang memperlihatkan apakah produksi
harus dikurangi atau ditingkatkan, dan apakah harus diturunkan untuk
meningkatkan permintaan. Dalam praktek, tentunya SIM dapat lebih memadai
memonitor informasi dari fungsi-fungsi yang lebih banyak lagi.
9
8
Vincent Gaspersz, Sistem Informasi Manajemen, Armico, Jakarta, 1988. hal 17-18 9
Tata Subatri, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Jakarta, 2003.
Berikut karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini
tentang keberadaan dan kondisi SIM di organisasi:
1. SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan
tingkat kontrol saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai
alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.
2. SIM didesain untuk memberikan laporan operasional sehari-hari sehingga
dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih
3. SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan,
serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.
4. SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah.
Kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support
Systems.
5. SIM biasanya berorientasi pada data yang sudah terjadi atau data yang sedang
terjadi, bukan data yang akan terjadi, seperti forecasting.
6. SIM juga berorientasi pada data di dalam organisasi disbanding data dari luar
organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah
informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabil.
7. SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan
banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan
agar manajer dapat membuat laporannnya sendiri, tetapi data yang
dibutuhkan manajer tersebut telah ada dan sudah disiapkan lebih dahulu.
Sebagaimana problematika yan disebutkan di atas, SIM membutuhkan
perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan
perkembangan organisasi di masa mendatang.
3.4. Business Process Reengineering (BPR)10
Sebelum melakukan perancangan sistem informasi manajemen, perlu
dilakukan perbaikan prosedur dan proses bisnis yang diterapkan perusahaan
dengan menggunakan BPR. BPR merupakan filosofi perbaikan/penyempurnaan.
10
BPR bertujuan mencapai perbaikan-perbaikan langkah dalam kinerja dengan
mendesain ulang proses-proses dimana organisasi beroperasi, memaksimumkan
kandungan nilai tambahnya dan meminimumkan kandungan tak bernilai
tambah.Pendekatan ini dapat diterapkan untuk level proses individual maupun
untuk organisasi secara keseluruhan.
Gagasan BPR lebih dipopulerkan oleh Michael Hammer dalam artikelnya
“Reengineering Work: Don’t Automate-Obliterate”. Ia menyarankan bahwa
organisasi perlu memikirkan ulang bisnisnya dengan mempergunakan kesempatan
yang ditimbulkan oleh teknologi informasi baru. Ia memperkuat kembali pesan
bahwa sebelum menerapkan teknologi informasi, pertama kali organisasi harus
yakin bahwa prosesnya sudah benar. Hammer membantu mempromosikan pesan
BPR ke seluruh dunia dan telah melakukan banyak hal untuk menjadikan topic
tersebut sebagai perhatian semua level manajemen sampai level yang paling
senior dalam bisnis.
Otomatisasi aliran kerja berkaitan erat dengan BPR karena otomatisasi
merupakan jenis khusus sistem komputer yang berusaha mengkoordinasikan
berbagai aktivitas. Aliran kerja dimulai dengan memeriksa dokumen, formulir
bisnis, dan informasi lain yang melewati jalannya menuju organisasi. Prosedur ini
memperlambat aktivitas perusahaan dan menambah biaya. Rute baru dibangun
dan satu sistem aliran kerja diinstal untuk membawa informasi dengan segera ke
bagian yang tepat baik dalam bentuk gambar digital faktur atau surat elektronik
Perangkat lunak aliran kerja membuat pergerakan dokumen menjadi otomatis,
mengeliminasi kebutuhan orang untuk menetapkan siapa yang harus mendapatkan
informasi berikutnya, mempersingkat waktu perjalanan, danmenghindari rute
yang salah. Sistem tersebut dapat juga deprogram untuk mengirim dokumen
sepanjang jalur berbeda, tergantung pada isinya.
Sebagai salah satu contoh otomatisasi aliran kerja dapat dilihat pada
