Eny S e t y a r i n i . F 2 1 0446. Rancang bangun s i s t e m i n f o r m a s i manajemen untuk pereri"canaan p r o d u k s i d a n p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n s i r u p d i PT Eshape, J a k a r t a . D i bawah bimbingan
I r a w a d i
Bidang Yerencanaan P r o d u k s i dan P e n g e n d a l i a n P e r s e - d i a a n ( P r o d u c t i o n P l a n n i n g a r ~ d I n v e n t o r y Control/PPIC) merupakan s a l a h s a t u bidang p e n t i n g d a l m s u a t u i n d u s t r i . Keputusan o p e r a s i o n a l yang d i a n ~ b i l dalam PPIC b e r s i f a t dinamik. Keputusan yang t e p a t d i d a p a t j i k a didukung o l e h
i n f o r m a s i yang a k u r a t .
Sist-am I n f o r m a s i Manajemen d i p e r l u k a r i u n t u k mengha- s i l k a n i n f o r m a s i yang mendukung k e p u t u s a n o p e r a s i o n a l PPIC, dalam h a 1 i n i i n f o r m a s i yang d i p e r l u k a n t e r s e b u t d a p a t d i s a j i k a n s e c a r a c e p a t dan t e p a t .
P e n e l i t i a n d i l a k u k a n dengan menggunakar. pendekatan s i s t e m . S i s t e m yang d i k a j i a d a l a h sistem i n f o r r n a s i manaje- men pada- b a g i a n p e r e n c a n a a n p r o d u k s i d a n p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n s i r u p d i PT Eshape, J a k a r t a .
&nu utama d a r i p a k e t program SIIZUP t e r b a g i dalam t u j u h menu p i l i h a n , y a i t u : (1) menu pengendalian bahan ba-ku, ( 2 ) menu pengendalian produk dan b o t o l kosong, ( 3 ) menu pengendalian produksi, ( 4 ) menu perencanaan produksi dan p e r s e d i a a n , ( 5 ) menu pmbentukan dan p e r b a i k a n f i l e
induk, ( 6 ) menu penghapusan d a t a , dan ( 7 ) menu penampilan dan p e r b a i k a n d a t a .
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS TEKNGLGGI PERTANIAN
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMhSI MANAJEMEN UNTUK PERENCANAAN PRGDUKSI DAN PENGENDALI-hN
PERSEDIAAN SIRUP D I PT ESHAPE, JAKARTA
S K R l P S I
S e b a g a i s a l a h s a t u syarat u n t u k m e m p e r o l e h g e l a r SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN
pada J u r u s a n TEKNOLOGI INDUSTRI PERT.%JIAN F a k u l t a s T e k n o l o g i P e r t a n i a n
I n s t i t u t P e r t a n i a n B o g o r
O l e h
ENY SETYARINI F 2 1 0 4 4 6
D i l a h i r k a n pada t a n g g a l 25 Maret 1 9 6 5 d i Den H a a g
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke hadirat Allah
SWT
karena hanya denganrahmat-Nyalah penulis dapat menyelesaikan penelitian dan
penulisan skripsi ini.
Skripsi ini disusun berdasarkan atas pengamatan,
wawancara, diskusi, telaah pustaka dan pernrograman koslputer
yang dilakukan dengan tujuan untuk merancang Sistem
Informasi Manajemen untuk Perencanaan Produksi dan
Pengendalian Persediaan Sirup di PT Eshape, Jakarta.
Pada kesempatan ini tak lupa penulis ucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Dr. Ir. Irawadi, selaku dosen pembimbing atas bimbingan-
nya dalam penelitian dan penulisan skripsi ini.
2. Bapak P.A. Haryanto, selaku General Manager PT Eshape
yang telah memberikan fasilitas penelitian.
3. Ibu Martha
W.,
selaku Factory Manages PT Eshape danseluruh staf PT Eshape yang telah banyak membantu dalam
kelancaran pelaksanaan penelitian.
4. Keluarga Soegondo, SH, yang telah memberikan fasilitas
dalam pengolahan data.
5. Bapak dan Ibu tercinta, yang telah rnemberikan dorongan
6 . Semua p i h a k ymg t e l a k memberikan d o r a n g a n , b a i k moral maupun m a r , e r i a l dalam p o n e l i t i a n sampai s e l e s a i n y a p e n u l i s a n s k r i p s i i n i .
Sernaga s k r i p s i i n i d a p a t bermanfaat. b a g i k i t a semua.
DAFTAB IS1
H a l a m a n KATA PENGANTAB
. . .
i i iIIAFTAR TABEL
. . .
vii
DA2TARGAMBAR
. . .
viiiDAFTk3. LAMP IRAN
. . .
x i I.
1ELkDAHULUAN. . .
1A
.
LATAR BELAKANG. . .
1B
.
TUJU-AN P E N E L I T I A N. . .
3I1
.
TINJAUAN PUSTAKh. . .
4A
.
S I S T E M INFORMASI MANAJEMEN. . .
43
.
PERENCANAAN PRODUKSI DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN. . .
16I11
.
m T O D O L O G I DAN PENDEKATAN. . .
28A
.
PENDEKATAN S I S T E M.
.
.
.
.
.
.
.
28B
.
LANDASAN MATEMATIK. . .
34I V
.
A N A L I S A S I S T E M INFORMASI. . .
52A
.
P R O S E S PRODUKSI. . .
52B
.
STRUKTUR ORGAN I S A S I.
.
.
.
.
.
.
.
.
53C
.
ALIRAN INFORMASI. . .
55D
.
PERMASALAHAN.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
62V . PENGEMBANGAN S I S T E M INFOBMASI
.
.
.
.
.
.
65A
.
TUJUAN DAN SASARAN.
.
.
.
.
.
65B . F A S I L I T A S YiiNG DIEUTUHKAN DALAM PENGGUNAAN P&PT PROGRAM S I R U P
. . .
C.
P A K E T PROGEAM S L R U P . . . ..
D.
DAMP& L W m N T A S I. . .
E.
A N A L I S A E I A Y A PENGEMBANGAN S I S T E M INFOEMASI V I I.
K E S I W U L B N DAN S-ARM. . .
DAFTAR TABEL
T a b e l 1 . T a b e l d i s t r - i b u s i normal dengan f a k t o r
pengaman dan t i n g k a t p e l a y a n a n
. . .
..
5 1 T a b e l 2 . D a f t a r s i m b o l yang d i g u n a k a ~ pada lliagrama l i r s u b s i s t e m i n f o r m a s i
. . . .
. 5 8T a b e l 3 . P e r k i r a a n k e b u t u h a n k r r t a s per t a h u n .
.
101 T a b e l 4. P e r k i r a a n k e b u t u h a n k a r b o n per t a h u n. .
1 0 1 T a b e l 5 . P e r k i r a a n k e b u t u h a n waktu rnenjalankanDAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Gambar 2 . Gambar 3. Gambar 4. Gambar 5 . Gambar 5.
Gambar 7
Gambar 8
Gambar 9 . Gambar 10.
Gambar 11
Gambar 12. Gambar 1 3 . Gambar L4. Gambar 1 5 .
Gambar 16
Model ulmim sebuah s i s ten1
. . . .
Model d a s a r sistem i n f o r n i a s i. . .
S i s t e m Inf ormas i Marla jemen
Pengolahan d a t a t a n p a SMFD
. . .
Pengolahan d a t a dengan SMPD. . .
Daus h i d u p s i s t e r n i n f o r m a s i b e r d a s a r k a n k o m p u t e r .. . .
Komponen-komponen p e n t i n g pada s i s t e l n p e n g e n d a l i a n. . .
S i s t e m p e r e n c a n a a n p r o d u k s i dan. . .
p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a nTahapan k e r j a p e n d e k a t a n s i s t e m Diegram l i n g k a r s e b a b - a k i b a t S i s t e m
I n f o r m a s i Manajemen u n t u k p e r e n c a n a a n p r o d u k s i dan p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n
. . .
s i r u p d i PT Eshape, J a k a r t aDiagram i n p u t - o u t p u t S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen u n t u k p e r e n c a n a a n p r o d u k s i dan pengendal i a n p e r s e d i a a n s i r u p d i
PT Eshape, J a k a r t a
. . .
Tahapan k e r j a p e n e l i t i a nP o l a d a t a a n a l i s a d e r e t waktu
P e r s e d i a a n pengaman s e l a m a waktu tunggu Diagram a i i r p r o s e s p r o d u k s i s i r u p d j PT Eshape, J a k a r t a
. . .
Diagram a1 i r p r o s e s s u b s i s t e m i n f o r m a s i u n t u k pangendal i a n bahan baku d iPT Eshape, J a k a r t a
. . .
Gambar 1 7
Gambar 1 9 .
Gambar 2 0 .
Gambar 2 1. Gambar 2 2 . Gambar 2 3 . Gambar 2 4 .
Gambar 2 5 . Gambar 2 6 . Gambar 27. Gambar 2 8 . Gambar 2 9 . Gambar 3 0 . Gambar 3 1 . Gambar 3 2 . Gambar 3 3 .
Gambar 3 4 . Gambar 3 5 .
Diagram a l i r - p r o s e s s u b s i s t e i n info;-r,~asi u n t u k p e n g e n d a l i a n p r o d u k d a n b u t 0 1 k o s o n g d i PT E s h a p e , J a k a r t a . ,
. . .
.Diagrhm a l i r p r o s e s s u b sistem i n f o r m a s i u n t i i k p e n g e n d a l i a n p r o d u k s i d i PT E s h a p e , J a k a r t a
.
..
, .. . . .
.. . . .
D i a g r a m a l i r p r o s e s s u b sistem i n f o r m a s i u n t u k p e r e n c a n a a n p r o d u k s i d a n p e r s e d i a a n d i PT E s h a p e , J a k a r t a .
. .
.. .
..
. Menu u t a m a S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen u n t u k ?PIC d i PT E s h a p e , J a k a r t a. .
Menu p e n g e n d a l i a n b a b a n b a k u. .
. . ..
Peniasukan b a h a n baku. . .
..
..
P e n g e l u a r a n b a h a n b a k u
. .
.. .
.L a p o r a n pemasukan d a n p e n g e l u a r a n b a h a n b a k u
. . .
L a p o r a n p o s i s i s t o k b a h a n baku .Permohonan p e m b e l i a n baharl baku
Menu pemasukan d a t a
. .
..
.. . . .
. Menu p e n g e n d a l i a n p r o d u k d a n b o t o l k o s o n g Pemasukan b o t o l k o s o n g k e g u d a n gP e m a k a i a n b o t o l k o s o n g u n t u k p r o d u k s i .
.
P e n g i r i m a n p r o d u kPemasukan p r o d u k k e g u d a n g .
.
.
L a p o r a n pemasukan d a n p e m a k a i a n b o t o l k o s o n g
.
..
,.
..
. .. .
. . , . ..
Gambar 3 6 .
Gambar 3 7 . Gambar 38. Garnbar 3 3 a . Gambar 39b. Gambar 4 0 a . Gambar 40b. Gambar 41. Ga~nbar 4 2 . Gambar 43. Gambar 44.
Gambar 45. Gambar 4 6 .
Hal aiziar! Menu p e n g e n d a l i a n p r o d u k s i . . . 8 5
Pemasukan d a t a p e n g e n d a l i a n p r o d u k s i . 6 5
Laporan h a r i a n p e n g e n d a l i a n produlksi . 8 '7 Laporan b u l a n a n pemakaian bahan . . . 8 8
OAFTAR
LAHPI
RANL a m p i r a n
I.
L a m p i r a n 2 . L a m p i r a n 3 .
L a m p i r a n 4 . L a m p i r a n 5 a . L a m p i r a n 5 b . L a m p i r a n 6.
L a m p i r a n 7
L a m p i r a n 8 .
L a m p i r a n 9 .
L a m p i r a n 1 0 .
L a m p i r a n 11.
Lainpiran 1 2 .
S t r u k t u r o r g a n i s a s i PT E s h a p e ,
J a k a r t a
. . .
Skema progam d a l a i a p a k e t program SIRUP S t r u k t u r f i l e d a t a d a l a m p a k e t program. . .
SIRUP
Penarnpilan d i l a y a r program password
. . .
Rencana p r o d u k s i b u l a n a nI . PENDAHULUAN
A . LATAR BELAKANG
Bidang a g r o i n d u s t r i d i I n d o n e s i a dewasa i n i mengalami perkembangan yang p e s a t dan merupakan s a l a h s a t u p r i o r i t a s Pembangunan N a s i o n a l . I n d u s t r i - i n d u s - t r i h a s i l p e r t a n i a n , khususnya i n d u s t r i pangan, saat i n i t e l a h banyak b e r d i r i d&ngan b e r b a g a i h a s i l produk u n t u k memenuhi k e i n g i n a n konsumen yang rnakin 1-a makin b e r a n e k a ragam.
S e t i a p p e r u s a h a a n b e r k e w a j i b a n u n t u k mengatur keseimbangan seeara o p t i m a l a n t a r a k e p e n t i n g a n p e r u s a h a a n d i s a t u p i h a k dan p e l a y a n a ? t e r h a d a p konsumen d i p i h a k l a i n . D a l a m h a 1 i n i t e r a s a a d a t u n t u t a n u n t u k menyediakan produk yang t e p a t k u a l i t a s n y a , s e s u a i k u a n t i t a s dan waktunya dengan kebutuhan konsumen. P e r u s a h a a n j u g a h a r u s b e k e r j a s e e a r a e f i s i e n d e n g a n sumber d a y a bahan baku, mesin dan p e r a l a t a n , t e n a g a k e r j a , uang s e r t a waktu yang t e r b a t a s . Selama b e r l a n g s u n g n y a o p e r a s i p e r u s a h a a n , s e l a l u d i h a r a p k a n p e n a n f a a t a n sumber d a y a s e o p t i m a l mungkin.
Aspek m a n a j e r i a l dalam i n d u s t r i merupakan s a l a h s a t u masalah utama dalam pengembangan a g r o i n d u s t r i d i
menanggulangi permasalahan-permasalahan yang ada, baik
dari luar maupun dari dalam industri tersebut.
Bidang Perencanaan Produksi dan Pengenbalian
Persediaan (Production Planning &~d Inventory
Control/PPIC) merupakan salah satu bidang penting dalam
mana jemen suatu industri. Bidang FPIC bertugas
mengambil keputusan tentang hal-ha1 yang menyangkut
produksi dan persediaan suatu indussri. Keputus an
operasional yang diambil dalam PPIC bersifat dinamik,
dalam arti berubah-ubakh menurut waktu, sesuai dengan
kondisi saat itu. Keputusan yang tepat didapat jika
didukung oleh informasi yang akurat, tepat dan relevan,
baik yang bersumber dari dalam perusahaan maupun dari
luar perusahaan. Dalam ha1 ini perusahaan dituntut un-
tuk dapat menyusun Sistem Informasi Manajemen yang ber-
tanggung jawab atas pengadam dan pengolahan informasi
yang relevan dan penyampaiannya kepada pelaksana.
Sistem Informasi Manajemen diperlukan untuk
menghasilkan informasi yang mendukung keputus an
operasional PPIC. Penggunaan Sistem Informasi Manajemen
dapat memberikan informasi yang diperlukan dengan cepat
dan tepat sehingga dapat dihasilkan keputusan
operasional yang optimal.
Sebuah perusahaan yang memiliki Sistem Informasi
Manajemen yang terancang baik, secara umum relatif lebih
unggul dalam persaingan dibanding perusahaan dengan
B. T U J U A N PENELITIAN
P e n e l i t i a n d i l a k u k a n d i
?T
Eshape, yang b e r l o k a s i d i J a l a n P u l e L e n t u t 10, Kawasan I n d u s ~ r i Pulogadung, J a k a r t a . Pengumpulan d a t a d i l a k u k a n dengan c a r a wewaneare dan pengarnetan langsung d i p e r u s a h a a n .P e n e l i t i a n yang d i l a k u k a n pada i n d u s t r i pembuatan s i r u p i n i b e r t u j u a n u n t u k :
1. & m p e l a j a r i d a t a d a n a l i r a n i n f a r m a s i u n t u k p e r e n c a n a a n p r o d u k s i d a n p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n . 2 . Mempelajari kemungkinan pengembangan S i s t e m I n f o r m a s i
Manajemen u n t u k p e r e n c a n a a n p r o d u k s i d a n p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n yang l e h i h e f i s i e n .
11. T I N J A U A N PUSTMA
A. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
S i s t e m Lnformasi Manajemen merupakan s u a t u sistem i n f o r m a s i yang d i g u n a k a n u n t u k mendukung f u n g s i - f u n g s i manajemen. S i s t e m I n f o r r n a s i Manajemen d a p a t d i j e l a s k a n secara terinci dengan menguraikan m a s ing-mas i n g k a t a y a n g membentuk i s t i l a h tersebut.
Menurut D a v i s ( 1 9 8 5 ) , sistem a d a l a h gabungan d a r i b a g i a n - b a g i a n ( s u b sistern) u n t u k mencapai s a t u t u j u a n . Model umum s e b u a h s i s t e m s e d e r h a n a t e r d i r i d a r i s u b s i s t e m masukan, p e n g o l a h ( s i s t e m ) dan k e l u a r a n . Model i n i d a p a t dikembangken dengan m e n g i k u t s e r t a k a n s u b s i s t e m penyimpan.
masukan k e l u a r a n
Model s i s t e m s e d e r h a n a
masukan 1 masukan 2
masukan n
k e l u a r a n 1 k e l u a r a n 2 k e l u a r a n n
S i s t e m dengan banyak masukan dan k e l u a r a n
[image:17.518.47.451.118.633.2]informasi a d a l a h d a t a yang t e l a h d i o l a h menjadi sebuah bentuk yang b e r a r t i b a g i penerimanya dan bermmfaat dalam mengambil keputusan saat i n i a t a u mase d a t a n g ( D a v i s , 1 9 8 5 ) . D a t a , sebagai bakan baku i n f o r m a s i , d i d e f i n i s i k a n s e b a g a i kelompok t e r a t u r simbol-simbol yang mewakili k u a n t i t a s , t i n d a k a n , benda, dan sebagainya ( D a v i s , 1985).
Hubungan a n t a r a d a t a dengan i n f o r m a s i d a p a t d i k a t a k a n bahwa sistem pengolahan rnengolah d a t a dari bentuk t a k berguna menjadi berguna a t a u i n f o r m a s i b a g i penerirnanya {gambar 2 ) .
Model d a s a r s i s t e m infosmasi
[image:18.513.47.453.66.725.2]Model d a s a r ditambah penyimpan d a t a
Sistem informasi menerima masukan data dan instruk-
si, mengolah data tersebut sesuai instruksi dan menge-
Luarkan hasilnya. Model dasar sistem, yaitu masukan,
pengolahan dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem
pengolahark informasi yang paling sederhata, yaitu semua
msukan tiba pada saat yang bersamaan, walaupun ha1 ini
jarang terjadi.
Fungsi pengolahan informasi sering
mernbutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam
periode waktu sebelumnya. Hal tersebut dapat dipenuhi
dengan menambahkan sebuah penyimpan data file (data file
storage) ke dalam model sistem informasi, sehingga
kegiatan pengolahan tersedia, baik data baru aaupun data
yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Mana
jemen
adalah proses atau
keg
iatan
yang
menjelaskan apa yang akan dilakukan manajer pada operasi
organisasi yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian operasi (Murdick d m Ross,
1986). Menurut Davis (1985), fungsi manajemen meliputi
perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, peng-
koordinasian, pengarahan dan pengendalian.
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
didefinisika?
sebagai
sebuah sistem manusia/mesin
yang
terpadu
(integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung
fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi (Davis,
1985).Sistem Informasi
Manajemen juga dapat digambarkan sebagai sebuah bangunan
perencanaan strategis dan kebi jakan serta engambilan keputusa
/
Inf ormasi manajemen/
untuk perencanaan taktisd m pengambilan keputusan
\
Informasi marrajemen untuk perencanaan operas ional
,
pengambi lan keputusan dan pengendalian
/
Pengolahan transaksipemberian informasi
(tanggapan atas pertanyaan)
\
Gambar 3. Sistem Informasi Manajemen (Davis, 1985)
Lapisan dasar terdiri dari informasi untuk
p e n g o l d transaksi, penjelasan status dan sebagainya;
lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi
dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari; lapisan
ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk
membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan
untuk pengendalian manajemen; dan lapisan puncak terdiri
dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen.
Murdick dan Ross ( 1 9 8 6 ) mendefinisikan Sistem In-
[image:20.513.41.443.49.423.2]menyajikan informasi untuk pengambi
l
a
z
keputusan, peren-
Canaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi
sub sistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi orga-
nisast &a
proses. Secara singkat dapat dikatakan bah-
we di dalam Sistern Wormasi Manajemen terdapat tiga
sistem y m g penting, yeitu
:(1)
sistem sosial yang di-
sebut organisasi,
(2)sistem manajemen yang digunakan
dalam praktek untuk memperbaiki operasi, produktivitas
organisasi dan sub sistemnya, dan
(3)Sistem Informasi
Manajemen yang menyajikan informasi untuk pengambilan
keputusan perihal integrasi organisasi melalui proses
mana
jemen.
Pemakaian komputer dalam sistem informasi menjadi
penting untuk sebuab sistem informasi modern dan lebih
efektif. Kuantitas data rang sangat besar dan ketepatan
waktu dari informasi yang sangat penting, menyebabkan
perlunya alat bantu yang dapat memenuhi
keperluan
tersebut.
Mandel di dalam Wibowo
(1986)menyatakan
bahwa keuntungan penggunaan komputer dibandingkan secara
manual adalah dalam ha1 ketepatan (accuracy), kapasitas
penyimpanan (memory) dan kecepatan (speed).
Menurut Murdick dan Ross
( 1986),ada enam karakte-
ristik dari jenis informasi yang paling tepat dalam
penggunaan komputer, yaitu
:1. Kecepatan.
Alat
komputer
sangat
besar
nilainya
apabila
2 . K u a n t i t a s .
D a t a dalam volume yang b e s a r d a p a t d i p r o s e s dengan c e p a t
.
3 . E e p e t i t i f .
Data dalam volume yang b e s a r d a p a t d i p r o s e s dengan sanga% cepat-
4. Kompleksitas.
Masalah-laasalah dengan bermacam-macam v a r i a b e l yang s a l i n g b e r i n t e r a k s i , d a p a t d i s e l e s a i k a n dengan c e p a t
daa
t e p a t .5. I n p u t yang p a s t i .
Komputer membutuhkan i n p u t yang p a s t i . I n t u i s i dan pertimbangan bukan merupakan a t r i b u t d a r
i
mesin.6. Output yang a k u r a t .
H a s i l yang a k u r a t d a p a t d i p e r o l e h dan h a 1 i n i t i d a k d i p e n g a r u h i o l e h rasa kebosanan dan kelelakian.
Ada beberapa s y a r a t yang h a r u s d i p e n u h i untuk sebuah SisWm Informasi Manajemen yang modern &an e f e k t i f , y a i t u :
1. Adanya sistem manajemen, y a i t u s t r u k t u r o r g a n i s a s i , s t r u k t u r dan prosedur yang d i p e r l u k a n u n t u k perenca- naan dan pengendalian yang memadai s e r t a hal-ha1 l a i n n y a yang d i p e r l u k a n untuk manajernen dan adminis- t r a s i yang b a i k . Sistem demikian rnerupakan s u a t u s y a r a t untuk kemajuan dalam s u a t u usaha manapun.
( p o l i c i e s ) , o p e r a s i n y a dan r e n c a n a p e r u s a h a a n serta p r e s t a s i k e r j a yang dicapai d i b a n d i n g k a n dengan yang d i r e n c a n a k a n . J e n i s i n f o m t a s i i n i memberika? penge-
L o s e s t a h u a n t e n t a n g r e n c a n a p e r u s a h a a n s e r t a proses-p-
manajerial dan o p e r a s l o n a l n y a .
3 . ffianya perala-tan pang mencukupi d m selaras u n t u k mengolah d a t a , yang d a p a t memberikan keolampuan u n t u k mengeluarkan (mengakses) d a t a d a r i a r s i p penyimpanan yang l u a s secara ekonomis
dan
c e p a t , mengolah data secara ekonornis dengan k e c e p a t a n t i n g g i dan memasukkan i n f o r m a s i k e dalam sistem s e r t a mengeluarkannya k e m b a l i u n t u k d a p a t d i p e r l i r h a t k a n pada l a y a r " d i s p l a y " .4. Adanya manajemen i n f o r m a s i , y a i t u sebuah o r g a n i s a s i u n t u k meraacang, memelihara d m mengolah sistem- sistem dan p r o s e d u r - p r o s e d u r yang d i p e r l u k a n (Murdick d m Ross, 1 9 8 6 ) .
kepercayaan (reliability) dan referensi waktii (time
reference)
.
Suatu Sistem Inf ormas i Mana jemen menggambarkan
ketersediaan suatu rangkaian data yang cukup lengkap,
yang disimpan agar dapat menyediakan informasi untuk
mendukung operasi, manajemen dan pembuatan keputusan
dalam suatu organisasi. Rangkaian Sile data yang saling
berkaitan secara logik yang dipelihara untuk Sistem
Informasi Manajemen disebut pangkalan data (data base).
Menurut Murdick
dan
Ross (1986), pangkalan data adalahsuatu koleksi terpadu dari data yang disusun secara
logis dan dikendalikan secara sentral.
Mader
hi
u r n
Wibowo(1986)
menyatakan bahwapangkalan data meapunyai arti yang amat penting dalam
sistem informasi. Elemen data yang terkecil pada
pangkalan data yang mengandung suatu pengertian disebut
"field". Kumpulan "field" yang saling berhubungan
wmbentuk kesatuan disebut "record". Kumpulan dari
"record" membentuk "file" dan pangkalan data merupakan
gabungan dari beberapa "file".
Perangkat lunak yang diperlukan untuk melaksanakan
manajemen secara efektif dengan menggunakan pangkalan
data disebut Sistem Manajemen Pangkalan Data (SMPD) atau
-Data Base Management System (DBMS)" (Davis, 1985). Se-
Buruh sistem yang nrencakup pangkalan data, perangkat lu-
wak pangkalan data, adn~inistrator pangkalan data dan
d a t a . Suatu sistem manajemen d a t a memungkinkan seora,qg pemakai untuk : (1) mencipta dan meresajakan f i l e , ( 2 ) memilih, mencari kembali dan m e n y o r t i r d a t a , dan ( 3 ) menyediakan l a p o r a n .
Menurut Murdick dan Ross (1986) Sistem Manajemen Pangkalan Data merupakan s u a t u r a n g k a i a n p e r a t u r a n dan m e t o d e yang memungkinkan pemberian & e f i n i s i , p e n c i p t a a n ,
perobahan, pembacaan, pemeliharaan dan perlindungan
pangkalan d a t a . S i s t e m Manajemen Pangkalan D a t a i t u s e n d i r i meapunyai b e b e r a p a komponen, y a i t u :
1 . S e t i d a k - t i d a k n y a s a t u orang yang menjadi "pemilik" dan bertanggung jawab atas pangkalan d a t a t e r s e b u t . 2 . Serangkaian p e r a t u r a n dan hubungan yang menentukan
dan mengatur i n t e r a k s i antara b e r b a g a i unsur d a r i pangkalan d a t a .
3 . Manusia yang memasukkan d a t a k e dalam pangkalan d a t a .
4. Manusia yang mengeluarkan d a t a d a r i pangkalan- d a t a .
5 . Pangkalan d a t a i t u s e n d i r i .
Murdiek dan Ross (1986) menyatakan bahwa t u j u a n d a r i Sistem Manajsmen Pangkalan Data yang h a r u s
dipertimbangkan dalam merancang dan menyusun Sistem
Manajernen Pangkalan Data a d a l a h :
1. Menyediakan tempat penyimpanan massal untuk d a t a yang r e l e v a n .
3 . Memungkinkan r e s p o n yang s e g e r a atas permintaan d a t a d a r i pemakai.
4. Melakukan m o d i f i k a s i t e r a k h i r dengan s e g e r a pada pangkalan d a t a .
5 . Menghapus d a t a yang b e r l e b i h a n .
6 . Memungkinkan penggunaan secara s e r e n t a k dalam b e b e r a p a pemakaian.
7. Memungkinkan perkembangan l e b i h l a n j u t dalm s i s t e m pangkalan d a t a .
8. Melindungi d a t a d a r i k e r u s a k a n f i s i k dan pemakaian yang t i d a k d i o t o r i s a s i .
R a i z a l d i dalam Widhiuntoro (1988) memerinci l e b i h l a n j u t t e n t a n g k e l e b i h a n S i s t e m Manajemen Pangkalan D a t a s e b a g a i b e r i k u t :
1. S i s t e m Manajemen Pangkalan D a t a merupakan s u a t u sis- t e m yang b e r s i f a t " d a t a o r i e n t e d " . Pangkalan d a t a d a p a t d i u b a h t a n p a p e r l u mengubah program a p l i k a s i yang t e l a h a d a .
2 . Kumpulan data d a p a t berkembang dengan mudah d a n d a p a t digunakan secara umum, luwes dan e k s t e n s i f o l e h s a t u program a t a u l e b i h .
3 . Kerangkapan d a t a yang a d a d i b u a t seminimal mungkin s e s u a i dengan kebutuhan yang d i d a s a r k a n pada p e r t i m - bangan t e k n i s maupun ekonomis yang a d a .
S i s t e m Manajemen Pangkalan Data sebagaimana d i p e r l i h a t - kan pada gambar 4 d a n 5.
Gore dan S t u b b e ( 1 3 8 3 ) menyatakan bahwa s i s t e m informas2 yang b e r d a s a r k a n komputer mempunyai s u a t u d a u r h i d u p ( L i f e cycle) sebagaimana h a l n y a s i s t e m - s i s t e m l z i n . Daur h i d u p s i s t e m i n f ormas i t e r s e b u t t e r b a g i dalam empat t a h a p ( f a s e f , y a i t u f a s e s t u d i , f a s e rancang bangun, lase p a g e m b a n g a n dan f a s e o p e r a s i (gambar 6 ) .
F a s e s t u d i a d a l a h saat dilalcukm-nya i d e n t i f i k a s i t e r h a d a p permasalahan, e v a l u a s i b e b e r a p a a d t e r n a t i f pemecahan serta merekomendasikan pemecaha? yang l a y a k . Hasil d a r i fase s t u d i d i n y a t a k a n dalam b e n t u k s p e s i f i k a s i penampakan yang b e r o r i e n t a s i pada pengguna.
-
rase r a n c a n g bangun m e l a n j u t k a n f a s e s t u d i dengan menyempurnakan s i s t e m yang t e l a h d i s e l e k s i pada f a s e s t u d i kemudian merubah penampakan s i s t e m men j a d i s p e s i f i k a s i r a n c a n g a n yang b e r s i f a t t e k n i s . A k t i v i t a s yang d i l a k u k a n pada t a h a p i n i m e l i p u t i p e n g a l o k a s i a n f u n g s i - f u n g s i a n t a r a program-program komputer, p e r a n - cangan pangkalan d a t a , masukan dan k e l u a r a n .
G m b a r 4. Pengolahan data tanpa SMPD
(Kroenkoe, 1983)
p e n i n j a u a n f a s e s t u d i
mana
7
jemenf a s e r a n c a n g e n e r m a a n
penampakan
I
I
d o k u m e n t a s i
K e t e r a n g a n :
p e n a ~ ~ a k a n k e d e p a n
---+
p e n i n j a u a n manajemen d a n d o k u m e n t a s i i n p u t----+
umpan b a l i kperkembangan d a k u m e n t a s i
Gambar 6 . Daur h i d u p s i s t e m i n f o r m a s i b e r d a s a r k a n komputer ( G o r e d a n S t u b b e , 1983)
E . PERENCANAAN PRODUKSI DAN PEWENDALIAN PERSEDIAAN
[image:29.536.24.471.90.580.2]1. B e r p r o d u k s i dengan s u k s e s . 2 . B e r p r o d u k s i dengan ekonomis.
3 . B e r p r o d u k s i dengan d a p a t m e n y e l e s a i k a n pembuatan dan p e n y e r a h a n b a r a n g a t a u jasa tepat pada waktunya. 4. B e r p r o d u k s i dengan h a r a p a n mendapatkan keuntungan.
K e g i a t a n p r o d u k s i p e r l u didukung a l e h f a k t o r - f a k t o r venunjang yang d i s e b u t f a k t o r - f a k t o r p r o d u k s i . Fa-ktor-
-
f a k ~ o r p r o d u k s i s s r i n g d i n y a t a k a n dengan uang (money), mesin ( m a c h i n e s ) , bahan (material) dan manusia (man) yang d i k o m b i n a s i k a n dan d i a t u r s e d e m i k i a n r u p a dengan metode d a n k e a h l i a n (yang d i m i l i k i m a n a j e r ) , s e h i n g g a d a p a t merubah dan menciptakan b a r a x g a t z u jasa yang mempunyai kegunaan yang l e b i h b e s a r d a r i b e n t u k semula
( A s s a u r i , 1 9 7 8 ) .
P e r e n c a n a a n merupakan rancangan mengenai s u a t u a r a h t i n d a k a n yang t e l a h d i t e t a p k a n t e r l e b i h d a h u l u dengan menggabungkan t u j u a n dan k e g i a t a n yang p e r l u d i l a k u k a n u n t u k mencapai t u juan t e r s e b u t ( D a v i s , 1985 )
.
Menurut A s s a u r i ( 1978 ),
p e r e n c a n a a n merupakan usaha-usaha a t a u t i n d a k a n - t i n d a k a n yang akan a t a u p e r l u d i a m b i l o l e h pimpinan p e r u s a h a a n u n t u k menoapai t u j u a n p e r u s a h a a ndengan mempertimbangkan masalah-masalah yang mungkin
Menurut D a v i s ( 1 9 8 5 ) , p e n g e n d a i i a n a d a l a l p r u s e d u r - p r o s e d u r u n t u k menentukan s e b e r a p a jauh penyimpangan d a r i r e n c a n a dan menunjukkaa t i n d a k a n a p a yang h a r u s d i a m b i l u n t u k mengoreksi penyimpangan t e r s e b u t . Anthony ( 1 9 8 4 ) menyatakan bahwa s i s t e m p e n g ~ d a l i a n roempunyai p a l i n g s e d i k i t empat komponen b e r i k u t (gambar 7 ) :
1. A l a t pengamatan yang m e n d e t e k s i a t a u m n g a m a t i d a r mengukur a t a u menggarnbarkan k e g b t a n - k e g i a t a n a t a u k e j a d i a n - k e j a d i a n l a i n yang perLu d i k e n d a l i k a n . Kamponen i n i d i s e b u t d e t e k t o r .
2 . A l a t u n t u k m e n i l a i h a s i l d a r i s u a t u k e g i a t a n a t a u o r g a n i s a s i , b i a s a n y a d i k a i t k a n dengan s t a n d a r dan r n e n g i d e n t i f i k a s i k a n k e a d a a n - k e a d m a t a u k e g i a t a n - k e g i a t a n yang t a k d a p a t d i k u a s a i . A l a t i n i d i s e b u t s e l e k t o r .
3 . A l a t u n t u k rnengubakh t i n g k a h l a k u a t a u p e l a k s a n a a n b i l a d i p e r l u k a n . Kornponen i n i d i s e b u t e f e k t o r .
4. A l a t u n t u k menyebarluaskan i n f o r m a s i k e alat-alat l a i n . Komponen-komponen i n i d i s e b u t j a r i n g a n komuni- k a s i
.
A s s a u r i (1978), menyatakan bahwa p r o d u k s i a d a l a b s e g a l a k e g i a t a n dalam rnenciptakan dan menambah kegunaan ( u t i l i t y ) s u a t u b a r a n g a t a u jasa u n t u k k e g i a t a n d i mana d i b u t u h k a n f a h t o r - f a k t o r p r o d u k s i yang dalam ilmu ekono- m i b e r u p a t a n a h , m o d a l , t e n a g a k e r j a d a n k e a h l i a n ( o r g a - n i z a t i o n a i , m a n a g e r i a l atd t e c h n i c a l s k i l l s ) . P e r s e d i a - an merupakan s e j u m l a h behan-bahan, suku cadang yang d i - s e d i a k a n dan bahan-bahan dalam p r o s e s yang t e r d a p a t d a - l a m p e r u s a h a a n u n t u k p r o s e s p r o d u k s i , serta barang-ba- r a n g j a d i yang d i s e d i a k a n u n t u k memenuhi p e r m i n t a a n d a r i konsumen a t a u iangganan s e t i a p waktu. Manfaat ya?g d i d a p a t dengan adanya p e r s e d i a a n m u l a i d a r i bahan mentah
sampai dengan b a r a n g j a d i a n t a r a l a i n a d a l a h :
1. Menghilangkan r e s i k o k e t e r l a m b a t a n d a t a n g n y a b a r a n g a t a u bahan-bahan yang d i b u t u h k a n p e r u s a h a a a .
2 . Menghilangkan r e s i k o d a r i maA&rial yang d i p e s a n t i d a k b a i k s e h i n g g a h a r u s d i k e m b a l i k a n .
3 . Menumpuk bahan-bahan yang d i h a s i l k a n s e c a r a musiman s e h i n g g a d a p a t d i g u n a k a n b i l a bahan i t u t i d a k a d a dalam p a s a r a n .
5 . Mencapai penggunaan mesin yang o p t i m a l .
6 . Memberikan p e l a y a n a n ( s e r v i c e ) kepada langganan dengan s e b a i k - b a i k n y a d i mana k e i n g i n a n langganan pada s u a t u waktu d a p a t d i p e n u h i a t a u memberikan jaminan t e t a p t e r s e d i a n y a b a r a n g jadi t e r s e b u t .
7 . Membuat pengadaan a t a u p r o d u k s i t i d a k p e r l u s e s u a i dengzn penggunaan a t a u p e n j u a l a n n y a .
P e r e n c a n a a n p r o d u k s i a d a l a h p e r e n c a n a a n dan p e n g o r g a n i s a s i a n sebelumnya mengenai orang-orang, bahan- bahan, mesin-mesin dan p e r a l a t a n l a i n s e r t a modal yang d i p e r l u k a n u n t u k memproduksi barang-barang p a d a s u a t u p e r i o d e t e r t e n t u d i masa depan s e s u a i dengan yang d i p e r k i r a k a n . Tujuan d a r i perencanaan p r o d u k s i a d a l a h u n t u k : (1) mencapai t i n g k a t keuntungan t e r t e n t u , ( 2 ) menguasai p a s a r t e r t e n t u s e h i n g g a h a s i l p e r u s a h a a n t e t a p mempunyai p a n g s a pasar t e r t e n t u , f 3 ) mengusahakan s u p a y a p e r u s a h a a n d a p a t b e k e r j a pada t i n g k a t e f i s i e n s i t e r t e n t u , ( 4 ) rnengusahakan dan mempertahankan supaya p e k e r j a a n dan kesempatan k e r j a yang sudah a d a t e t a p pada t i n g k a t n y a dan berkembang, d a n ( 5 ) rnenggunakan s e b a i k - b a i k n y a f a s i l i t a s yang sudah a d a d i p e r u s a h a a n f s l s s a u r i , 1 9 7 8 ) .
d i l a k u k a n d i b a n d i n g k a n dengan a p a yang t e l a h d i t e t a p k z n dalam r e n c a n a , s e h i n g g a d a p a t d i l a k u k a n p e n g k o o r d i n a s i a n a g a r k u a n t i t a s dax k u a l i t a s produk s e r t a waktu p e n g e r j a - a n yang t e l a h d i t e t a p k a n d a p a t d i c a p a i . Manfaat yang d a p a t d i p e r o l e h p e r u s a h a a n dengan a d a n y a p e n g e n d a l i a n p r o d u k s i a n t a r a l a i n a d a l a h s e b a g a i b e r i k u t :
1. Dapat membantu t e r c a p a i n y a o p e r a s i p r o d u k s i yang e f i s i e n . P e n g e n d a l i a n p r o d u k s i i n i melengkapi a t a u memberikan k e t e r a n g a n - k e t e r a n g a n a t a u d a t a yang d i p e r l u k a n u n t u k merencanakan d a n menjadwal p e k e r j a a n dalam s u a t u p e r u s a h a a n s e h i n g g a dapat d i o a p a i p e n g e l u a r a n yang minimum dan e f i s i e n s i yang optimum s e h i n g g a d a p a t d i c a p a i keuntungan yang l e b i h b e s a r . 2 . Membantu merencanakan p r o s e d u r p e n g e r j a a n yang kacau
d a n sembarangan s e h i n g g a d a p a t l e b i h s e d e r h a n a .
3 . Menjaga a g a r t e r s e d i a p e k e r j a a n a t a u k e r j a yang d i b u t u h k a n pada t i t i k yang minimum s e h i n g g a d a p a t d i l a k u k a n penghematan dalam penggunaan t e n a g a k e r j a dan bahan ( A s s a u r i , 1 9 7 8 ) .
Menurut A s s a u r i f 1 9 7 8 ) , p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n merupakan s u a t u k e g i a t a n u n t u k menentukan t i n g k a t dan k o m p o s i s i d a r i p a d a p e r s e d i a a n bahan baku dan produk j a d i , s e h i n g g a p e r u s a h a a n d a p a t me1 i n d u n g i k e l a n c a r a n p r o d u k s i dan p e n j u a l a n s e r t a kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan e f e k t i f dan e f i s i e n .
1.
Mengurangi pengaruh fluktuasi persediaan di pasarterhadap persediaan yang ada di perusahaan.
2. Melindungi perusahaan dari kekurangan persediaan
akibat bervariasinya tingkat permintaan
&an
pengirim-an persediaan.
3. Melancarkan jalannya proses produksi sebingga sta-
bi 1 itas operas i perusahaan dapat dipertahankan.
4.
Meminimumkan biaya persediaan.5. Mengendalikan sistem persediaan.
Selain yang disebut di atas, Assauri (1978)
menambahkan beberapa fungsi dari persediaan, yaitu :
1.
Menjaga stabilitas mutu persediaan.2. Men jaga kesinambungan produksi.
3. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
4.
Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen dengancara menepati keinginannya.
Menurut Assauri f 1978), tujuan pengendalian persediaan bagi perusahaan adalah :
1.
Men jaga agar perusahaan tidak kehabisan persediaansehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan
produks i
.
2. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan
tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan sehingga
biaya-biaya yang timbul dari persediaan tersebut
tidak terlalu besar.
3. Menghindari pembelian dalam jumlah kecil karena dapat
Handoko ( 1 9 8 4 ) menyatakan bahwa salah satu kegiatan
utama sebuah perusahaan adalah melakukan perencanaan
produksi dan pengendalian persediaan. Secara lebih
terinci dijelaskan bahwa ruang lingkup kegiatan yang
termasuk dalam bidang PPIC adalah :
I . Menyusun jadwal produksi induk.
2. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja untuk memenuhi
jadwal produksi induk.
3. Menerima pesanan untuk memproduksi produk.
4.
Menentukan kuantitas, komponen-komponen serta operasiyang diperlukan.
5. Menentukan kebutuhan bahan mentah.
6. Menentukan peralatan yang diperlukan.
7.
Mengoperasikan gudang persediaan bahan mentah.8. Menentukan produk yang dibuat pertama kali, operasi-
operasi dan mesin yang diperlukan.
9. Mempersiapkan perintah-per intah pruduks i yang meng-
arahkan perintah-perintah operasi.
10. Menjamin segala sesuatu yang dlperlukan untuk pro-
duksi tersedia dalam waktu yang tepat.
11.
Menyusun jadwal-jadwal untuk pelaksanaan operasimesin-mesin tertentu.
12. Menyeimbangkan pesanan yang harus dipenuhi det~gan
kapasitas yang tersedia.
13. Mengeluarkan perintah dan instruksi produksi pada
1 4 . Menerima l a p o r a n t e n t a n g p e k e r j a a n yang t e l a h d i s e l e s a i k a n dan membandingkannya dengan jadwal yang t e l a h d i r e n c a n a k a n .
15. M e r e v i s i r e n c a n a semula.
1 6 . Mengoperasikan gudang suku cadang dan gudang bahan j a d i .
1 7 . Menyusun e s t i m a s i b i a y a yang d i p e r l u k a n .
S i s t e m - s i s t e m yang a d a dalam PPIC membantu p e n g e l o l a a n k a p a s i t a s d a n c e n a g a k e r j a , pembebanan mesin dan p e r p i n d a h a n pesanan-pesanan m e l a l u i f a s i l i t a s p r o d u k s i . S i s t e m juga memonitor pesanan-pesanan yang d i s a m p a i k a n kepada p i h a k l u a r u n t u k komponen-komponen dan bahan-bahan yang d i b e l i
.
Gambaran r i n g k a s t e n t a n g s i s t e m PPIC t e r p a d u d i p e r l i h a t k a n pada gambar 8.S e c a r a r u t i n p a r a langganan memesan produk-produk t e r t e n t u dalam jumlah t e r t e n t u . P e r u s a h a a n t i d a k hanya memproduksi u n t u k melayani pesanan langganan s a j a , t e t a p i juga p e r m i n t a a n l a i n n y a yang t e l a h d i p e r k i r a k a n .
Jadwal p r o d u k s i induk merupakan s u a t u r e n c a n a t e r c u l i s yang menunjukkan b e r a p a banyak s e t i a p produk h a r u s d i b u a t dalam s e t i a p p e r i o d e waktu. S a l a h s a t u t u j u a n utama d a r i jadwal p r o d u k s i i n d u k a d a l a h menuari p e n y e l e s a i a n k o n f l i k yang t e r b a i k a n t a r a p e n j u a l a n yang b e r f l u k t u a s i dan k e i n g i n a n p e r u s a h a a n akan p r o d u k s i yang r e l a t i f s t a b i 1 dengan menggunakan p e r s e d i a a n .
P
e s e n c a n a a n
kebutuhan p e r s e d i a a n pengaman dan s e d a n g d i p e s a n
Perencanaan jam d a n kapa- k a p a s i t a s :
Umpan b a l i k dan t i n d a k a n k o r e k t i f
(BOM) " . P e r e n e a n a a n kebutuhan bailan b e r f u n g s i u n t u k
menentukan jurnlah kebutukian bahan baku yang d i p e r l u k a n dalam p e r i o d e p r o d u k s i t e r - z e n t u .
P e r e n c a n a a n k a p a s i z a s b e r f u r i g s i u n t u k menentukan mes in-mesin y a n g d i g u n a k a n , lama o p e r a s i n y a , jumlah t e n a g a k e r j a y a n g d i p e r l u k a n dan jurnlah j a m k e r j a n y a .
J a d w a l t e r p e r i n c i merupakan jadwal p r o d u k s i i n d u k yang d i j a b a r k a n d a n d i s e s u a i k a n dengan surnber d a y a d a n k a p a s i t a s yang t e r s e d i a . J a d w a l i n i menun jukkan s w a t , c a r a d a n t e m p a t pembuatan s u a t u p r o d u k .
" D i s p a t c h i n g " a d a l a h p e r i n t a h p e n g e r j a a n (work- o r d e r s ) secara n y a t a k e p a d a karyawan. "Follow up" yang merupakan k e g i a t a n pengawasan p r o d u k s i d i p e r l u k a n u n t u k m e x o n i t o r h a s i l " d i s p a t c h i n g " . "Follow up" t e r s e b u t memonitor s e c a r a t e r u s - m e n e r u s p r o s e s p e n g e r j a a n o r d e r - o r d e r p r o d u k s i maupun p e m b e l i a n komponen d a r i p i h a k l u a r , a p a k a h t e l a h d i j a l a n k a n s e s u a i dengan r e n c a n a .
Semua p r o s e s dalam s i s t e l n PPIC b e r j a l a n s e c a r a d i n a m i k d a r i waktu ke waktu s e h i n g g a p e r l u a d a n y a umpan
b a l i k d a n t i n d a k a n k o r e k t i f dalani melakukan p e ~ n b a h a r u a n p e r e n c a n a a n (Handoko, 1 9 8 4 ) .
P e n e l i t i a n yang mengkaji t e n t a n g S i s t e n i I n f o r m a s i Manajemen t e l a h b e b e r a p a k a l i d i l a k u k a n , khususnya p a d a j u r u s a n T e k n o l o g i I n d u s t r i P e r t a n i a n , F a k u l t a s T e k n o l o g i P e r t a n i a n , I n s t i t u t P e r t a n i a n Bogor.
( 1986 ) yang digunakan untuk perencanaan awal pendirian
industri yang meliputi pemilihan lokasi pabrik, perenca-
naan tata letak serta perencanaan dan pengendalian
pabrik.
Wibowo 11986) mengembangkan Rancang Bangun Sistem
lnformasi Manajemen untuk Perencanaan dan Pengendalian
Produksi dan Persediaan Sirup di PT Tirtalina Bottling
Company. Dalam kajiannya dirancang sebuah paiket program
komputer interaktif berdasarkan Sistem Manajemen Pang-
kalan Data dengan memasukkan teknik baku peramalan dan
pengendalian persediaan.
Widhiuntoro (1988) mengembangkan paket program
komputer Sistem Informasi Manajemen untuk Perencanaan
dan Pengendalian Terpadu di PT Nusa Tenggara Indah Abadi
yang menyangkut bidang produksi, persediaan dad pe-
masaran. Dalam kajiannya digunakan teknik baku untuk
111. BETODOLOGI DAN PENDEKATAN
A.
PENDEKATAN SISTEMSistem adalah kumpulan komponen-komponen atau
elemen-elemen yang saling berinteraksi dan terorganisir
untuk mencapai tujuan atau gugus tujuan (Manetsch dan
Park, 1979). Murdick dan Ross (1986) menyatakan bahwa
sistem merupakan seperangkat elemen yang membentuk
kegiatan atau suatu prosedur yang mencari suatu tujuan
atau tujuan bersema dengan mengogerasikan data dan atau
barang untuk menghasilkan informasi, energi dan atau
barang.
Pendekatan sistem adalah cara pemecahan masalah
yang diawali dengan melakukan identifikasi kebutuhan
untuk menghasilkan sistem operasi yang efisien (Manetsch
dan Park, 1979). Tahapan kerja pendekatan sistem
diperlihatkan pada gambar 9.
1.
Analisa KebutuhanSetiap bagian fungsional perusahaan mempunyai
tujuan dan sasaran masing-masing yang merupakan
kebutuhan yang harus dipenuhi, yaitu :
(1)
perusahaan,yang meliputi efisiensi biaya aliran informasi dan
ketepatan keputusan yang diambil, (2) bagian
produksi, yang meliputi pemenuhan informasi secara
s a Kebutuhan
1. Diagram lingkar sebab-akibat 2. Diagram input-output
3. Diagram alir
1
Permodelan Sistem
.
Blok diagram matematikValidasi Model
terhadap Model
dan kemudahan dalam pengambi l a n k e p u t u s a n , ( 2 ) t e n a g a k e r ja, yang m e l i p u t i kemudahan dalam melaksanakan t u g a s s e h i n g g a d a p a t melaksanakan t u g a s s e c a r a c e p a t dan t e p a t serta s u a s a n a kerja Tang l e b i h nyaman.
2 . F o r m u l a s i Permasalahan
Permasalahan yang d i h a d a p i d a p a t d i f o r m u l a s i k a n s e b a g a i b e r i k u t : (1) pengambilan k e p u t u s a n yang l a m b a t d a n k u r e n g a k u r a t a k i b a t s i s t e m i n f o r m a s i yang d i k e r jakan secara manual, ( 2 ) k e t i d a k n y v n a n a n karyawan dalam b e k e r j a dan k e s u l i t a n menentukan k e b i j a k a n yang h a r u s d i a m b i l a g a r p e k e r j a a n d a p a t d i l a k u k a n s e c a r a e f i s i e n .
3 . Diagram S i s t e m
S i s t e m yang d i k a j i a d a l a h S i s t e m I n f o r m a s i Manajemen u n t u k Perencanaan P r o d u k s i d a n P e n g e n d a l i - an P e r s e d i a a n S i r u p d i PT Eshape, J a k a r t a . I d e n t i f i- k a s i sistem menggunakan d u a buah d i a g r a m , y a i t u d i a g r a m l i n g k a r s e b a b - a k i b a t dan d i a g r a m " i n p u t - o u t p u t " . Diagram l i n g k a r s e b a b - a k i b a t d a n diagram
INPUT LINGKUNGAN 1. K e b i j a k a n p e m e r i n t a h
1. Kerusakan komputer
2 . A l i r a n l i s t r i k 1. A l i r a n i n f o r m a s i ce- p a t dan t e p a t 2 . I n f o r m a s i t e r s a j i d a -
l a m f o r m a t yang b a i k 3 . Kemudahan dalam mem-
b u s t l a p o r a n
4. Kemudahan dalam peng- ambi l a n k e p u t u s a n 5. Penghematan b i a y a s i s t e m i n f o r m a s i
I
S i s t e m Inforrnasi ManajemenI
INPUT TERKENDALI OUTPUT TIDAK DIKEHENDAKI
1. B i l l o f Materials 2 . Komponen-komponen
p e r s e d i a a n
1. P a k e t program yang dikembangkan e e p a t
I
E v a l u a s iMulai
'f>
I
Pendalaman teoriI
Selesai
[image:46.513.34.349.78.692.2]5 . LANDASAN
MATEMATIK
1. Peramalan Pen j u a l a n
Menurut Makridakis e t a l . ( 1 9 8 3 ) , d e f i n i s i peramalan { f o r e c a s t i n g ) a d a l a h pendugaan d a r i s u a t u n i l a i - n i l a i peubah dengan b e r d a s a r k a n pada n i l a i - n i - l a i peubah t e r s e b u t yang sudah d i k e t a h u i a t a u b e r d a s a r k a n a t a s hubungan peubah-peubah l a i n . S e l a i n i t u d a p a t juga b e r d a s a r k a n "judgement e x p e r t " , a t a u berdasarkan pada pengalaman dan d a t a h i s t o r i s .
Berdasarkan pendapat-pendapat d i atas, maka pada d a s a r n y a peramalan a d a l a h s u a t u p e r k i r a a n untuk masa y a ~ g &an d a t a n g . P r o s e s n y a d a p a t m e l a l u i dua t e k n i k utama, y a i t u : ( 1 ) metode k u a n t i t a t i f yang b e r d a s a r - kan c a t a t a n d a t a s e j a r a h untuk s e l a n j u t n y a d a t a t e r - s e b u t d i e k s t r a p o l a s i k a n k e masa yang akan d a t a n g de- ngsn menggunakan t e k n i k - t e k n i k s t a t i s t i k
a t a u
model matematik dan ( 2 ) metode k u a l i t a t i f yang b e r d a s a r k a n a n a l i s a - a n a l i s a yang b e r s i f a t k u a l i t a t i f . Metode k u a n t i t a t i f d a p a t d i b a g i menjadi dua, y a i t u metode d e r e t waktu ( t i m e s e r i e s ) dan metode sebab-akibat( c a u s a l ) (Makridakis e t a l . , 1 9 8 3 ) .
Menurut Makridakis e t a l . ( 1983). metode pemulusan i n i d a p a t dikembangkan menjadi sembilan buah model yang t e r d i r i d a r i :
1. Model r a t a - r a t a b e r g e r a k ( S i n g l e Moving Average Method).
Persamaan matema%ik d a r i model i n i a d a l a b :
M t
=
(Xt
+
X t - 1+
. . .
+
X t - ~ + 1 )/T, a t a u M t = ( M t - l + ( X t + X t - l ) / TFt+k
=
M tMt
=
n i l a i r a t a - r a t a b e r g e r a k p e r i d e k e tXt
=
d a t a pengamatan ke tt
=
waktuT
=
jumlah p e r i o d e bergerak k=
1, 2, 3,. . .
Ft+k
=
ramalan untuk p e r i o d e ke t + k2 . Model r a t a - r a t a b e r g e r a k ganda (Double Moving Aver age)
Persamaan matematik d a r i model i n i a d a l a h :
Mt"
=
n i l a i rata-rata b e r g e r a k ke dua X t=
d a t a pengamatan ke tt
=
waktuT
=
jumlah p e r i o d e b e r g e r a k k=
1, 2, 3 ,.
.
Ft+k
=
ramalan untuk p e r i o d e ke t + k3 . Model pemulusan e k s p o n e n s i a l t u n g g a l ( S i n g l e Exponential Smoothing Kethod)
Persamaan matematik d a r i model i n i a d a l a h :
S t
=
pemulusan untuk p e r i o d e ket
X t
=
d a t a pengernatan ke tOC
=
parameter model yang b e r n i l a i a n t a r a no1dan s a t u
t
=
waktuk
=
1, 2 , 3,. . .
Ft+k
=
ramalan untuk p e r i o d e ke t + k4. Model pemulusan e k s p o n e n s i a l t u n g g a l yang d i a d a p t a s i k a n (Adaptive Response R a t e S i n g l e Exponential Smoothing, ARRSES).
e t
=
k e s a l a h a n ramalan u n t u k p e r i o d e k e tEL
=
pemulusan k e s a l a h a n k e tB t
=
pemulusan a b s o l u t k e s a l a h a n k e t S t=
pemulusan d a t a k e tX t
=
d a t a pengamatan k e tc€,p
=
p a r a m e t e r model yang b e r n i l a i a n t a r a no1 dan s a t ut
=
waktuk
=
1, 2, 3 ,. .
.
F t + k
=
ramalan p e r i o d e k e t + k5. Model pemulusan e k s p o n e n s i a l ganda s a t u parameter (Double E x p o n e n t i a l Smoothing Brow's One-Parameter L i n e a r Method).
Persamaan matematik d a r i nodel i n i a d a l a h :
St'
'=
pemulusan ke dua
Xt
=
data pengamatan ke t
b(
=
parameter model yang bernilai antara
no1 dan satu
t
=
waktu
k
=
1, 2, 3 ,. .
.
Ft+k
=
ramalan periode ke t+k
6.
Model pemulusan eksponensial ganda dua parameter
(Double Exponential Smoothing Holt's Two-Parameter
Method).
Persamaan matematik dari model ini adalah
:St
=
pemulusan pertama
bt
=
pemulusan ke dua
?it
=
data pengamatan ke t
o(,@
=
parameter model yang bernilai antara
no1 dan satu
4.
Ir
=
waktu
k
=
1,
2, 3 ,. .
.
Ft+k
=
ramalan periode ke t+k
7. Model pemulusan eksponensial tiga, satu parameter
(Triple Exponential
Smoothing
Brown's
One-
Parameter Quadratic Method).
St'
=
O(Xt
4(1
-
GC
) .St-lZ
St"
=
oC
St'+ (1
-
oC).
St-1''
St7"=
oC
St"+ (1
- d ) .St-1'"
at
=
3
St'
-
3,!&"
+
St;''St'
=
pemulusan pertama
St''
=
pemulusan ke dua
St'"=
pemulusan ke tiga
Xt
=
data pengamaten ke t
oC
=
parameter model yang bernilai antara
no1 dan satu
t
=
waktu
k
=
1,
2, 3,. . .
Ft+k
=
ramalan periode ke t+k
8.
Model pemulusan eksponensial musiman.
Persamaan matematik dari model ini adalah
:St
=
OC(Xt/It-~f
+
(1
-
oC
).
St-1
It
=
p
(Xt/St)
+ ( 1- p
) .I t 4
Ft+k
=
St
XI t - ~ + k
St
=
pemulusan "over all" ke t
It
=
indeks musiman periode ke
tXt
=
data pengamatan k e td,f3
=
p a r a m e t e r model yang h e r n i l a i a n t a r a no1 dan s a t ut
=
waktuk
=
1, 2, 3,.
..
Ft+k
=
ramalan p e r i o d e k e t + k9 . Model pemulusan e k s p o n e n s i a l t r e n d dan musiman ( T r i p l e E x p o n e n t i a l Smoothing W i n t e r ' s T r e e - P a r a m e t e r Trend and S e a s o n a l i t y Method).
Persamaan matemakik d a r i model i n i a d a l a h : S t
=
O ( ( X t / I t - L ) + ( 1 - d ) ( S t - l + b t - 1 ) b t=
@ ( S t-
S t - 1 ) + ( 1- P ) .
b t - 1I t
=
T ( X t / S t ) + (1- 8 ) .
It-L F t + k=
( S t + b t . k ).
I t - ~ + kS t
=
pemulusan " o v e r a l l " k e t b t=
pemulusan " t r e n d " k e tI t
=
i n d e k s musiman k e t L=
s i k l u s musimanX t
=
d a t a pengamatan k e td ,
p
,
=
p a r a m e t e r model yang b e r n i l a i a n t a r a no1 dan s a t ut
=
waktuk
=
1, 2 , 3 , ..
.F t + k
=
ramalan p e r i o d e k e t + k( 1 ) . Penentuan p o l a d a t a d a r i d a t a d e r e t waktu yang akan d i r a m a l . Bentuk p o l a d a t a t e r s e b u t a d a l a h p o l a h o r i s o n t a l , p o l a t r e n d , p o l a milsiman dan p o l a t r e n d musiman ( g a s b a r 1 3 ) . P e n g a n a l i s a a n d e r e t waktu untuk m e n g i d e n t i f i k a s i ben2uk p o l a d a t a dalam s u a t u d e r e t
waktu
a d a l a h memplotkannya dan melakukan a n a l i s a dengan a n a l i s a a u t o k o r e l a s i untuk m e l i h a t hubungan a n t a r a d a t a t e r s e b u t dengan d i r i n y a s e n d i r i d i rnasa l a l u . Menurut Makridakise t
al. (19831, persamaan matematik untuk mencari n il a i
k o e f i s i e n k o r e l a s i d i r i ( a u t o k o r e l a s i ) pada k s e l a n g waktu t e r t e n t u ( k=
1, 2,. .
.
) a d a l a h :d i m a n a
X t
=
pengamatan k e t-
X
=
rata-rata d a r i s e l u r u h pengamatan n=
jumlah pengamatanr
=
k o e f i s i e n k o r e l a s i d i r i pada s e l a n g ke kGambar 13. Pola data analisa deret waktu (Makridakis et al., 1983)
( a ) Pola horisontal (b) Pola kecenderungan
p o l a d a t a yang t e r p i l i h . Data yang h o r i s o n t a l mempunyai t i g a p i l i h a n model dengaq asumsi konstan p r o s e s , y a i t u model rata-rata bergerak t u n g g a l . model pemulusan e k s p o n e n s i a l dan mo- d e l ARBSES. Data yang b e r p o l a kecenderungan mempunyai ernpat p i l i h a n model dengan asumsi l i n i e r p r o s e s , y a i t u model rata-rata b e r g e r a k ganda, model pemulusan e k s p o n e n s i a l ganda s a t u parameter, model pemulusan e k s p o n e n s i a l ganda dua parameter dan model pemulusan e k s p o n e n s i a l t i g a ,
s a t u
p a r a m e t e r . Data b e r p o l a musiman menggunakan model pemulusan e k s p o n a s i a l mu- siman, dan d a t a b e r p o l a t r e n d dan musiman menggunakan model pemulusan e k s p o n e n s i a l t r e n d dan musiman.( 3 ) . Pengujian kernbali model peramalan yang digunakan untuk mengetahui apakah model t e l a h s e s u a i dengan p o l a d a t a , d i l a k u k a n dengan menganalisa k e s a l a h a n ramalan dalam bentuk a n a l i s a autokore-
( 4 ) . Hasil yang o p t i m a l d a r i model y a n g t e r p i l i h , d i t e n t u k a n b e r d a s a r k a n n i l a i rata-rata a b s o l u t p e r s e n k e s a l a h a n (MAPE) yang t e r k e c i l .
P e r e n c a n a a r p r o d u k s i d i b u a t secara b u l a n a n dan h a r i a n . Rencana pemasaran b e r u p a p e r k i r a a n jumlah p e n j u a l a n s e t i a p b u l a n dan d a t a p r o d u k s i yang t e l a h d i l a k u k a n sebelumnya d i g u n a k a n s e b a g a i d a s a r u n t u k membuat r e n c a n a p r o d u k s i b u l a n a n . Rencana p r o d u k s i b u l a n a n akan memperlihatkan p e r k i r a a n jumlah produk yang akan d i p r o d u k s i per b u l a n .
B e r d a s a r k a n d a t a p e r s e d i a a n d a r i b a g i a n gudang u n t u k bahan baku d a n produk jadi serta dengan memperhitungkan p e r s e d i a a n pengaman, maka d a p a t d i b u a t r e n c a n a p r o d u k s i h a r i a n . Kebutuhan 'Saki-an baku p r o d u k s i d i h i t u n g b e r d a s a r k a n r e n c a n a p r o d u k s i h a r i a n t e r s e b u t dengan " B i l l o f M a t e r i a l s " .
3 . P e n g e n d a l i a n P e r s e d i a a n
D a l a m rnenentukan jumlah yang h a r u s d i p e s a n s e t i a p k a l i pernesanan pada d a s a r n y a ad a1 ah memperternukan dua t i t i k e k s t r i m . Kedua t i t i k b r s e b u t a d a l a h memesan dalam jumlah s e b e s a r - b e s a r n y a untuk memininwmkan b i a y a peinesanan dan m e m e s an dalam jumlah s e k e c i l - k e c i l n y a u n t u k meminimumkan b i a y a penyimpanan. Kenyataaanya kedua & - L A
k e k s t r i m i n i masing-masing mempunyai pengaruh yang t i d a k menguntungkan bagi perusahaan, s e h i n g g a u n t u k memperoleh h a s i l yang t e r b a i k a d a l a h dengan rnempertemukan kedua t i t i k t e r s e b u t (Subagyo, i984).
Menurut Subagyo (1984), b i a y a pengendaliaii p e r s e d i a a n d a p a t dikelompokkan menjadi t i g a b a g i a n , y a i t u b i a y a pernesanan ( o r d e r i n g c o s t ) , b i a y a penyimpanan yang t e r j a d i k a r e n a adanya p e r s e d i a a n ( h o l d i n g c o s t a t a u c a r r y i n g c o s t ) , d a n b i a y a kekurangan bahan a t a u p e r s e d i a a n ( s h o r t a g e c o s t ) .
Komponen b i a y a pemesanan p e r s e d i a a n r n e l i p u t i b i a y a pembuatan f o r m u l i r , perangko, t e l e p o n ,
pengangkutan, pemindahan, pemeriksaan, penanganan
bahan dan upah tenaga k e r j a .
b i a y a yang t i m b u l k a r e n a a d a z y a penyimpanan b a r a n g . B i a y a i n i antara l a i n t e r d i r i d a r i b i a y a sewa gudang, upah t e n a g a k e r j a , b i a y a peralatan penanganan d i gudang, b i a y a dan a d m i n i s t r a s i pergudangan. A s s a u r i ( 1 9 7 8 ) menambahkan bahwa b i a y a penyimpanan j u g a t e r m a s u k biaya a s u r a n s i t e r h a d a p p e r s e d i a a n y a r g
d i m i l i k i , p a j a k kekayaan, bunga i n v e s t a s i cialam p e r s e d i a a n , b i a y a k e r u s a k a n p e r s e d i a a n , b i a y a k e c u r i a n dan b i a y a p e n y u s u t a n .
B i a y a kekurangan p e r s e d i a a n p a d a umumnya t i d a k d a p a t d i t e n t u k a n secara t e p a t , s e b a b t e r d a p a t k e r u g i - a n yang s u l i t d i k u a n t i t a t i f k a n n i l a i n y a (Love, 1 9 7 9 ) .
Model "Economic Order Q u a n t i t y (EOQ)" merupakail s a l a h s a t u model p e n g e n d a l i a n p e r s e d i a a n u n t u k menentukan jumlah pemesanan yang ekonomis. P a r a m e t e r yang d i g u n a k a ! & l a m model EOQ s e d e r h a n a a d a l a h :
A : jumlah k e b u t u h a n bahan ( u n i t ) p e r t a h u n (dengan menambahkan p e r s e d i a a n pengaman) R : h a r g a b a h a t p e r u n i t
P : b i a y a pemesanan per o r d e r C : b i a y a penyimpanan ( p e r s e n )
EOQ d a p a t d i t e n t u k a n j i k a n i l a i t o t a l b i a y a pemesanan sama dengan b i a y a penyimpanan p a d a s a t u p e r i o d e yang sama.
Menurut A s s a u r i (1978), EOQ d a p a t d i h i t u n g dengan menggunakan rumus m a t e m a t i k s e b a g a i b e r i k u t :
EOQ
=
\
u
r
m
Asumsi yang p e n t i n g dalam menerapkan model EOQ i n i a d a l a h :
2 . Waktu dan b i a y a pemesanan s e r t a b i a y a penyimpanan a d a l a h k o n s t a n pada p e r i o d e t e r s e b u t .
3. K e t i d a k t e r g a n t u n g a n a n t a r a barang-barang p e r s e d i a - an. D a l a m h a 1 i n i dimaksudkan bahwa melengkapi s u a t u b a r a n g p e r s e d i a a n t i d a k a d a pengaruhnya pada p e r l e n g k a p a n s u a t u b a r a n g p e r s e d i a a n yang l a i n .
( B u f f a , 1983)
B p a b i l a dalam pemesanan t e r d a p a t potongan h a r g a ( d i s c o u n t ) yang d i t a w a r k a n p e n j u a l atas pembelian dalam jumlah t e r t e n t u , maka p e r l u d i p e r t i m b a n g k a n dalam penentuan jumlah pesanan yang ekonomis. Dalam h a 1 i n i p e r l u d i p e r b a n d i n g k a n a n t a r a b i a y a p e r s e d i a a n yang t e r j a d i a k i b a t potongan h a r g a yang d i t e r i m a d a n b i a y a p e r s e d i a a n yang t e r j a d i b i l a jumlah pesanan yang ekonomis d i l a k s a n a k a n . J a d i " a n a l i s a potongan h a r g a " i n i menggunakan perbandingan h a s i l p e r h i t u n g a n b i a y a p e r s e d i a a n d a n jumlah h a r g a bahan yang d i b a y a r a n t a r a pembelian t a n p a " d i s c o u n t " dan dengan " d i s c o u n t " .
Menurut B u f f a ( 1 9 8 3 ) , b i a y a t o t a l d a p a t d i h i t u n g dengan menggunakan rumus matematik s e b a g a i b e r i k u t :
T I C
=
