PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA BAGIAN PERSEDIAAN DI PT. PUTRA TUNAS MEGAH
TUGAS SARJANA
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat-syarat Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
Oleh VARIA DEFI NIM. 060403011
D E P A R T E M E N T E K N I K I N D U S T R I F A K U L T A S T E K N I K
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA M E D A N
2 0 1 0
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir merupakan salah satu syarat akademis yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Teknik Industri untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik.
Penulis melaksanakan Tugas Akhir di PT. Putra Tunas Megah yang bergerak di bidang pembuatan mesin-mesin dan peralatan yang digunakan oleh pabrik kelapa sawit. Tugas Akhir ini berjudul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen pada Bagian Persediaan di PT. Putra Tunas Megah.”
Penulis menyadari bahwa laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, penulis selalu terbuka untuk saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak untuk kesempurnaan tulisan ini ke depan.
Medan, Oktober 2010
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PENULIS
UCAPAN TERIMAKASIH
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis telah mendapatkan bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, baik berupa materil, spiritual, informasi maupun administrasi. Oleh karena itu sudah selayaknya penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Ir. Rosnani Ginting, MT. selaku Ketua Departemen Teknik Industri Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Aulia Ishak, S.T., M.T. dan Bapak Ir. Sugih Arto Pujangkoro, M.M.
selaku koordinator Tugas Akhir Departemen Teknik Industti USU.
3. Bapak Dr. Ir. Humala L. Napitupulu, DEA, selaku Dosen Pembimbing I dan Bapak Ir. Nazaruddin, MT, selaku Dosen Pembimbing II dalam pelaksanaan Tugas Akhir yang telah memberikan banyak pengajaran baru bagi penulis dan memberikan motivasi yang sangat berharga.
4. Bapak Johanes selaku Direktur Utama PT. Putra Tunas Megah yang telah bersedia mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian di Perusahaan tersebut dan Pak Ir. H. L. Tobing selaku Manajer Workshop serta Pak Antony Cushin yang telah membimbing selama melakukan penelitian di pabrik.
5. Ibu Ir. Dini Wahyuni, MT, selaku dosen wali penulis, yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama penulis mengikuti perkuliahan.
6. Kedua orangtua penulis dan saudara-saudara penulis yang telah mendukung penulis dalam doa dan semangat.
7. Eko Budiono, ST dan Eddy Setiawan, ST yang telah memberikan dukungan kepada penulis.
8. Fieley Khorman, Ellise Citra, ST, Erwin Haryantan, ST, Hela, Maria, Christina, Yansen Siswanto, Suwandi, Erwin Chandra, Yoko, dan Eddy Sujono serta semua rekan-rekan stambuk 2006 yang telah membantu dan mendukung dalam doanya.
DAFTAR ISI
BAB HALAMAN
LEMBAR JUDUL... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
UCAPAN TERIMA KASIH ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xxi
I PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang Permasalahan ... I-1 1.2. Perumusan Masalah ... I-4 1.3. Tujuan Penelitian ... I-4 1.4. Batasan dan Asumsi Penelitian ... I-4 1.5. Manfaat Penelitian ... I-5 1.6. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ... I-6
II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan ... II-1 2.2. Ruang Lingkup Bidang Usaha ... II-2
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
2.3. Lokasi Perusahaan ... II-2 2.4. Daerah Pemasaran ... II-2 2.5. Organisasi dan Manajemen ... II-3 2.5.1. Struktur Organisasi ... II-3 2.5.2. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ... II-5 2.5.2.1. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja ... II-5 2.5.2.2. Jam Kerja ... II-6 2.5.3. Sistem Pengupahan dan Fasilitas Lainnya ... II-6
III LANDASAN TEORI
3.1. Persediaan ... III-1 3.1.1. Definisi Persediaan ... III-1 3.1.2. Fungsi Persediaan ... III-2 3.1.3. Tujuan Persediaan ... III-4 3.1.4. MRP (Material Requirement Planning) ... III-5 3.1.5. Teknik-teknik Penentuan Ukuran Lot ... III-8 3.2 . Sistem Informasi ... III-11 3.2.1. Definisi Informasi ... III-11 3.2.2. Definisi Sistem Informasi ... III-12
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
3.3.1. Manajemen ... III-14 3.3.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen... III-15 3.3.3. Tujuan Sistem Informasi Manajemen ... III-18 3.3.4. Karakteristik Sistem Informasi Manajemen ... III-18 3.4. Business Process Reengineering (BPR) ... III-19 3.4.1. Business Process Diagram (BPD) ... III-22 3.5. Langkah-Langkah Perancangan Sistem Informasi Manajemen . III-25 3.5.1. Perancangan Model ... III-26 3.5.1.1. Physical System ... III-26 3.5.1.2. Logical Model ... III-28 3.5.2. Perancangan Output ... III-31 3.5.3. Perancangan Input ... III-31 3.5.4. Perancangan Basis Data ... III-32 3.5.4.1. Perancangan File ... III-32 3.5.4.2. Perancangan ERD ... III-33 3.5.5. Perancangan Teknologi ... III-35 3.6. Pengenalan Delphi ... III-36 3.6.1. Database Desktop ... III-37 3.6.2. Perancangan Program ... III-38
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
IV METODOLOGI PENELITIAN
4.1. Jenis Penelitian ... IV-1 4.2. Lokasi Penelitian ... IV-1 4.3. Kerangka Konseptual... IV-1 4.4. Langkah-langkah Metodologi Penelitiaan ... IV-2 4.4.1. Studi Pendahuluan... IV-2 4.4.2. Studi Pustaka ... IV-2 4.4.3. Pengumpulan Data ... IV-3 4.4.4. Perhitungan Persediaan ... IV-3 4.4.5. Perancangan Sistem ... IV-5 4.4.6. Pembahasan ... IV-8 4.4.7. Kesimpulan dan Saran ... IV-8
V PENGUMPULAN DATA DAN PERANCANGAN SISTEM
5.1. Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1. Struktur Organisasi ... V-1 5.1.2. Uraian Proses Bisnis dan Aliran Informasi Awal ... V-2 5.2. Perhitungan Persediaan ... V-20 5.3. Perancangan Sistem ... V-29
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
5.3.1.1. Perancangan Physical System ... V-29 5.3.1.2. Perancangan Struktur Sistem ... V-41 5.3.1.3. Perancangan Model Logik (DFD) ... V-44 5.3.2. Perancangan Output ... V-48 5.3.3. Perancangan Input ... V-52 5.3.4. Perancangan Basis Data ... V-68 5.3.4.1. Perancangan File ... V-68 5.3.4.2. Perancangan ERD ... V-75 5.3.5. Perancangan Teknologi ... V-77 5.3.5.1. Perangkat Keras (Hardware) ... V-77 5.3.5.2. Perangkat Lunak (Software) ... V-77 5.3.5.3. Perangkat Teknisi (Humanware) ... V-80
VI PEMBAHASAN
6.1. Hasil Perancangan Sistem Informasi ... VI-1 6.2. Analisis Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Hasil
Perancangan ... VI-2 6.3. Tampilan Hasil Perancangan Program ... VI-3
DAFTAR ISI (LANJUTAN)
BAB HALAMAN
VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1. Kesimpulan ... VII-1 7.2. Saran ... VII-2
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
TABEL HALAMAN
2.1. Jabatan dan Jumlah Tenaga Kerja PT. Putra Tunas Megah ... II-5 2.2. Jam Kerja pada PT. Putra Tunas Megah ... II-6 3.1. Contoh Proses Netting ... III-6 3.2. Contoh Proses Lotting ... III-7 3.3. Contoh Proses Offsetting ... III-7 3.4. Contoh Proses Explossion ... III-8 5.1. Kebutuhan Data Setiap User ... V-17 5.2. Contoh Bill of Material Pintu Sterilizer ... V-20 5.3. Proses Netting ... V-21 5.4. Proses Lotting ... V-21 5.5. Proses Offsetting ... V-22 5.6. Proses Explossion ... V-22 5.7. Perhitungan MRP untuk Pintu Sterilizer (PJ0001) ... V-23 5.8. Perhitungan MRP untuk Lock Ring (SH100) ... V-23 5.9. Perhitungan MRP untuk Ring Body (SH200) ... V-23 5.10. Perhitungan MRP untuk Ring Dish End (SH300) ... V-24 5.11. Perhitungan MRP untuk Stiffner (SH400) ... V-24 5.12. Perhitungan MRP untuk Body Pintu (SH500) ... V-24 5.13. Perhitungan MRP untuk Kotak Engsel (SH600) ... V-25 5.14. Perhitungan MRP untuk Engsel (SH700) ... V-25
DAFTAR TABEL (LANJUTAN)
TABEL HALAMAN
5.15. Perhitungan MRP untuk Sepatu Lock Ring (BB009) ... V-25 5.16. Perhitungan MRP untuk Batang Besi (BB010) ... V-26 5.17. Perhitungan MRP untuk Plat Baja 7600 mm x 210 mm x 70mm .... V-26 5.18. Perhitungan MRP untuk Plat Baja 7600 mm x 210 mm x 63mm .... V-26 5.19. Perhitungan MRP untuk Plat Baja 50mm (BB003) ... V-27 5.20. Perhitungan MRP untuk Plat Baja 7600 mm x 210 mm x 16mm .... V-27 5.21. Perhitungan MRP untuk Plat Baja 7600 mm x 250 mm x 12mm ... V-27 5.22. Perhitungan MRP untuk Pipa diameter 15mm (BB006) ... V-28 5.23. Perhitungan MRP untuk As 15mm (BB007) ... V-28 5.24. Perhitungan MRP untuk Bearing (BB008) ... V-28 5.25. Hasil Rekapitulasi Kebutuhan Bahan Baku yang Dipesan ... V-29 5.26. Entitas Master Bahan Baku ... V-69 5.27. Entitas Master Produk Jadi ... V-69 5.28. Entitas Master Peralatan ... V-69 5.29. Entitas Master Customer ... V-70 5.30. Entitas Master Supplier ... V-70 5.31. Entitas Master BoM ... V-71 5.32. Entitas Sales Order ... V-71 5.33. Entitas Bahan Baku Dibutuhkan ... V-71 5.34. Entitas Kebutuhan Pemesanan Bahan Baku ... V-72
DAFTAR TABEL (LANJUTAN)
TABEL HALAMAN
5.35. Entitas Pembelian ... V-72 5.36. Entitas Perintah Produksi ... V-73 5.37. Entitas Pengeluaran Bahan Baku ... V-73 5.38. Entitas Peminjaman Peralatan ... V-73 5.39. Entitas Progress Produksi ... V-74 5.40. Entitas Penerimaan Produk Jadi ... V-74 5.41. Entitas Penjualan ... V-74 5.42. Entitas Stok Bahan Baku ... V-75 5.43. Entitas Stok Produk Jadi ... V-75 6.1. Perbandingan Sistem Informasi Awal dengan Sistem Informasi
Rancangan ... VI-3
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR HALAMAN
2.1. Struktur Organisasi PT. Putra Tunas Megah ... II-4 3.1. Transformasi Data Menjadi Informasi ... III-11 3.2. Fungsi dari Sistem Informasi ... III-13 3.3. Tingkatan Kegiatan Manajemen ... III-15 3.4. Operasi Awal ... III-21 3.5. Aliran Kerja yang telah Dirancang Ulang ... III-22 3.6. Simbol Peristiwa ... III-23 3.7. Simbol Aktivitas ... III-24 3.8. Simbol Keputusan ... III-24 3.9. Simbol Penghubung ... III-24 3.10. Simbol Swimlanes ... III-24 3.11. Contoh BPD ... III-25 3.12. Simbol Titik Terminal ... III-27 3.13. Simbol Dokumen ... III-27 3.14. Simbol Kegiatan Manual ... III-27 3.15. Simbol Proses ... III-27 3.16. Simbol Hard Disk ... III-28 3.17. Simbol Simpanan (Storage) ... III-28 3.18. Simbol External Entity ... III-29 3.19. Simbol Data Flow ... III-29
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
3.20. Simbol Proses ... III-30 3.21. Simbol Data Store ... III-30 4.1. Kerangka Konseptual ... IV-2 4.2. Blok Diagram Perhitungan Persediaan ... IV-4 4.3. Blok Diagram Perancangan Program Delphi ... IV-7 4.4. Blok Diagram Perancangan Sistem ... IV-8 4.5. Blok Diagram Metodologi Penelitian ... IV-9 5.1. Struktur Organisasi PT. Putra Tunas Megah yang akan Dianalisis . V-1 5.2. Model Pemesanan Bahan Baku (Awal) ... V-4 5.3. Model Penerimaan Bahan Baku (Awal) ... V-6 5.4. Model Pengeluaran Bahan Baku (Awal) ... V-9 5.5. Model Penerimaan Produk Jadi (Awal) ... V-10 5.6. Model Pengeluaran Produk Jadi (Awal) ... V-12 5.7. Terminal User PT. Putra Tunas Megah ... V-18 5.8. Kebutuhan User Sistem Informasi Manajemen PT. Putra Tunas
Megah ... V-19 5.9. Model Pemesanan Bahan Baku (Usulan) ... V-31 5.10. Prosedur Usulan Proses Pemesanan Bahan Baku ... V-32 5.11. Model Penerimaan Bahan Baku (Usulan) ... V-34 5.12. Prosedur Usulan Proses Penerimaan Bahan Baku ... V-35
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
5.13. Model Pengeluaran Bahan Baku (Usulan) ... V-37 5.14. Prosedur Usulan Proses Pengeluaran Bahan Baku ... V-37 5.15. Model Penerimaan Produk Jadi (Usulan) ... V-38 5.16. Prosedur Usulan Proses Penerimaan Produk Jadi ... V-39 5.17. Model Pengeluaran Produk Jadi (Usulan) ... V-40 5.18. Prosedur Usulan Proses Pengeluaran Produk Jadi ... V-41 5.19. Struktur Sistem ... V-43 5.20. Diagram Konteks ... V-44 5.21. Diagram Level 0 ... V-45 5.22. Diagram 1.0 ... V-46 5.23. Diagram 2.0 ... V-46 5.24. Diagram 3.0 ... V-47 5.25. Diagram 5.0 ... V-47 5.26. Format Output Print out Puchase Order ... V-48 5.27. Format Output Laporan Pembelian ... V-49 5.28. Format Output Kartu Stok Bahan Baku ... V-49 5.29. Format Output Laporan Progress ... V-50 5.30. Format Output Kartu Stok Produk Jadi ... V-51 5.31. Format Output Print out Penjualan ... V-51 5.32. Format Output Laporan Penjualan ... V-52
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
5.33. Format Input Form Master Bahan Baku ... V-53 5.34. Format Input Form Master Produk Jadi ... V-53 5.35. Format Input Form Master Customer ... V-54 5.36. Format Input Form Master Supplier ... V-54 5.37. Format Input Form Master Peralatan ... V-55 5.38. Format Input Form Master BoQ ... V-55 5.39. Format Input Form Sales Order ... V-56 5.40. Format Input Form Kebutuhan Pemesanan Bahan Baku ... V-57 5.41. Format Input Form Purchase Order ... V-57 5.42. Format Input Form Penerimaan Bahan Baku ... V-58 5.43. Format Input Form Pembelian ... V-59 5.44. Format Input Form Perintah Produksi ... V-60 5.45. Format Input Form Permintaan Bahan Baku ... V-61 5.46. Format Input Form Pengeluaran Bahan Baku ... V-62 5.47. Format Input Form Peminjaman Peralatan ... V-63 5.48. Format Input Form Pengembalian Peralatan ... V-64 5.49. Format Input Form Progress ... V-64 5.50. Format Input Form Penerimaan Produk Jadi ... V-65 5.51. Format Input Form Penjualan ... V-66 5.52. Format Input Form Pengeluaran Produk Jadi ... V-67
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
5.53. Format Input Form Penyesuaian Stok Bahan Baku ... V-67 5.54. Format Input Form Penyesuaian Stok Produk Jadi ... V-68 5.55. Entity Relationship Diagram (ERD) ... V-76 5.56. Hasil Desain Form ... V-78 5.57. Penyimpanan Form dan Project ... V-79 5.58. Pengubahan Option Form ... V-79 5.59. Source Code Form ... V-80 6.1. Struktur Menu Hasil Perancangan ... VI-4 6.2. Surat Pemesanan Bahan Baku ... VI-5 6.3. Nota Penjualan ... VI-6 6.4. Laporan Progress Produksi ... VI-6 6.5. Laporan Stok Bahan Baku ... VI-7 6.6. Laporan Stok Produk Jadi ... VI-7 6.7. Laporan Penjualan ... VI-8 6.8. Laporan Pembelian ... VI-9 6.9. Form Master Bahan Baku ... VI-10 6.10. Form Master Produk Jadi ... VI-11 6.11. Form Master Customer ... VI-12 6.12. Form Master Supplier ... VI-13 6.13. Form Master Peralatan ... VI-14
DAFTAR GAMBAR (LANJUTAN)
GAMBAR HALAMAN
6.14. Form Master BoM ... VI-15 6.15. Form Sales Order ... VI-16 6.16. Form Kebutuhan Pemesanan Bahan Baku ... VI-17 6.17. Form Purchase Order ... VI-18 6.18. Form Penerimaan Bahan Baku ... VI-19 6.19. Form Pembelian ... VI-20 6.20. Form Perintah Produksi ... VI-21 6.21. Form Permintaan Bahan Baku ... VI-22 6.22. Form Pengeluaran Bahan Baku ... VI-23 6.23. Form Peminjaman Peralatan ... VI-24 6.24. Form Pengembalian Peralatan ... VI-25 6.25. Form Progress ... VI-26 6.26. Form Penerimaan Produk Jadi ... VI-27 6.27. Form Penjualan ... VI-28 6.28. Form Pengeluaran Produk Jadi ... VI-29 6.29. Form Penyesuaian Stok Bahan Baku ... VI-30 6.30. Form Penyesuaian Stok Produk Jadi ... VI-31
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN HALAMAN
1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab PT. Putra Tunas Megah ... L-1 2. Form TA ... L-2 3. SK Tugas Sarjana ... L-3 4. Surat Penjajakan ... L-4 5. Surat Balasan ... L-5 6. Lembar Asistensi ... L-6 7. Source Code Program Delphi ... L-7
ABSTRAK
Semakin berkembangnya dunia usaha menyebabkan munculnya perusahaan-perusahaan baru sehingga persaingan usaha menjadi semakin ketat.
Untuk menghadapi persaingan ini, pengiriman barang yang tepat waktu sangatlah penting. PT. Putra Tunas Megah merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang konstruksi dan pembuatan mesin-mesin untuk keperluan pabrik kelapa sawit. PT. Putra Tunas Megah sering mengalami keterlambatan penyelesaian produk yang melebihi waktu yang telah dijanjikan perusahaan kepada konsumen sehingga sering terjadi keluhan dari pihak konsumen.
Dari hasil pengamatan, sumber utama terjadi keterlambatan ini adalah kurang baiknya aliran informasi antar departemen sehingga sering terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan
Atas dasar permasalahan tersebut, maka diberikan solusi yang memungkinkan, yaitu perancangan sistem informasi berbasis komputer. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan rancangan sistem informasi manajemen berbasis komputer untuk mendukung pemecahan masalah aliran informasi perusahaan dimulai dari proses pemesanan pembelian bahan baku hingga pengiriman produk jadi kepada konsumen di PT. Putra Tunas Megah.
Data yang diambil adalah data mengenai aktivitas yang dilakukan setiap departemen, sistem informasi yang selama ini diterapkan sehubungan dengan persediaan perusahaan, dan format database yang berberkaitan dengan persediaan perusahaan.
Berdasarkan data diatas, dilakukan perancangan konseptual sistem informasi manajemen dengan menggunakan software Borland Delphi 7. Dengan adanya sistem informasi rancangan tersebut, prosedur yang dilakukan perusahaan menjadi lebih singkat dan sistem pengelolaan data persediaan menjadi lebih cepat dan akurat, serta memiliki sistem database yang lebih rapi.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Persediaan
