SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
Kata Pengantar
Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa, berkat rahmat dan karuniaNya sehingga penyusun dapat menyelesaikan penulisan modul Sistem Informasi Manajemen ini tepat pada waktunya. Modul ini merupakan salah satu bahan ajar pendukung untuk memperkuat mata kuliah Sistem Informasi Manajemen itu sendiri untuk memberikan refrensi dalam pembelajaran . Dengan adanya modul ini diharapkan mahasiswa/i dapat dengan mudah mempelajari, memahami, dan mempraktikkan materi – materi yang telah diajarkan pada kelas teori mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Selanjutnya juga diharapkan modul ini bisa membantu atau menjadi referensi dalam pemecahan permasalahan umum di luar materi perkuliahan. Sebagian besar isi dari modul ini merupakan rangkuman dari sumber-sumber yang telah dibuat penulis lain. Penyusun berharap agar modul ini dapat bermanfaat bagi semua kalangan pembaca. Terima kasih untuk semuanya yang telah memberikan banyak kritik dan saran serta dukungan dalam penyusunan modul ini.
Pontianak, September 2021
Weiskhy Steven Dharmawan, M.Kom Penyusun
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... ii
DAFTAR ISI ... iii
BAB I KONSEP DASAR SISTEM & SISTEM INFORMASI ... 1
1.1. Apa itu Sistem ... 1
1.2. Karateristik Sistem ... 3
1.3. Klasifikasi Sistem ... 5
1.4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 7
1.5. Kosep Dasar informasi ... 9
BAB II SISTEM INFORMASI DAN CBIS ... 12
2.1. Definisi Sistem Informasi ... 12
2.2. Komponen & Karakteristik Sistem Informasi ... 13
2.3. Jenis Jenis Sistem Informasi ... 15
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 16
2.5. Konsep Dasar Computer Base Management Sistem (CBIS) ... 20
BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI ... 22
3.1. Apa Itu Manajemen ... 23
3.2. Tingkatan manajemen ... 24
3.3. Konsep Dasar Organisasi ... 27
BAB IV SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR DAN PEMASARAN ... 42
4.1. Sistem Informasi Manufaktur ... 42
4.2. Sistem Informasi Pemasaran ... 46
BAB V SISTEM INFORMASI KEUANGAN ... 50
5.1. Definisi Sistem Informasi keuangan ... 50
5.2. Sifat Sistem Informasi Keuangan ... 51
5.3. Tujuan sistem informasi keuangan ... 51
5.4. Fungsi sistem informasi keuangan ... 51 Daftar Pustaka
MINGGU KE 1
KONSEP DASAR SISTEM & SISTEM INFORMASI 1.1. Apa itu Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering digunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara di mana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
Beberapa ahli mengeluarkan pendapatnya tentang sistem diantaranya yaitu
a. Menurut (Mulyani & Purnama, 2013) dalam penelitiannya yang berjudul “Pembangunan Sistem Informasi Data Balita Pada Posyandu Desa Ploso Kecamatan Punung Kabupaten Pacitan mengemukakan bahwa sistem Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan
b. Menurut (Firmansyah & Pitriani, 2017) dalam penelitiannya mengatakan sistem dapat diartikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari komponen- komponen atau subsistem yang tertata dengan teratur, saling interaksi, saling ketergantungan satu dengan yang lainnya, dan tidak dapat dipisahkan (integratif) untuk mewujudkan suatu tujuan
c. Menurut Gordon B. Davis Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.
d. Menurut Raymond Mc. Leod Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan
e. Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
f. Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
g. Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
h. Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.
Pada prinsipnya, setiap sistem selalui terdiri atas empat elemen:
• Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
• Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
• Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
• Lingkungan, tempat di mana sistem berada.
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem:
- Tujuan. Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak.
Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
- Masukan. Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan)
- Proses. Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
- Keluaran. Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
- Batas. Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepak bola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.
Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana
- Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik. Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
- Lingkungan. Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
• Atas dasar keterbukaan:
§ sistem terbuka, di mana pihak luar dapat mempengaruhinya.
§ sistem tertutup.
• Atas dasar komponen:
§ Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.
§ Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.
1.2. Karateristik Sistem
Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini yang merupakan karakteristik sistem.
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa karakteristik sistem dapat dibagi menjadi 8 bagian, yaitu :
1. Komponen
Karakteristik pertama dari sebuah sistem informasi adalah memilki komponen. Komponen ini merupakan bagian dari sebuah sistem interaksi, dimana keseluruhan komponen tersebut saling berinteraksi satu sama lain. Setiap komponen atau yang bisa juga disebut sebagai subsistem di dalam sebuah sistem informasi memiliki sifat untuk menjalankan fungsi- fungsi tertentu di dalam sebuah sistem informasi. Jadi, apabila subsitem atau komponen dari sistem informasi ini tidak dapat bekerja optimal, maka keseluruhan sistem informasi yang diimplementasikan tidak akan dapat berjalan secara optimal.
2. Boundary (Batasan Sistem)
Karakteristik dari sebuah sistem informasi berikutnya adalah sebuah sistem informasi haruslah memiliki sebuah batasan sistem atau yang dikenal dengan istilah boundary.
Batasan ini merupakan pembatas dari sebuah sistem informasi dengan sistem informasi lainnya, yang membuat sistem informasi tersebut menjadi satu buah kesatuan sistem informasi yang utuh, dan menunjukkan ruang lingkup yang dimilki oleh sistem informasi tersebut.
Jadi, dengan adanya boundary ini, seuah sistem informasi tidak akan bekerja saling tumpang tindih satu sama lainnya, dan dapat berfungsi sesuai dengan tugas dan juga perannya amsing-masing.
3. Environment (lingkungan Luar Sistem)
Karakteristik dari sistem informasi berikutnya adalah memilki lingkungan luar dari sebuah siste, atau yang disebut dengan environment. Environment merupakan keseluruhan sistem dan juga lingkungan yang berad di luar batasan atau boundary dari sebuah sistem informasi.
Sebuah sistem akan disebut sebagai sistem informasi, apabila sistem tesebut memilki batasan atau boundary, dan juga memiliki lingkungan luar yang berbatasan langsung dengan sistem informasi tersebut.
4. Interface (Penghubung Sistem)
Interface atau antar muka merupakan karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sebuah sistem informasi. Ya, suatu sistem akan dianggap sebagai sebuah sistem informasi yang dapat dioperasikan dengan baik dan juga optimal apabila sistem informasi tersebut memilki interface atau antar muka. Interface atau antarmuka ini merupakan media yang digunakan untuk dapat menghubungkan sebuah komponen atau subsistem yang terdapat pada sebuah sistem informasi.
Hal ini mengacu pada karakteristik pertama pada sebuah sistem informasi, dimana sistem informasi memilki beberapa komponen dan juga subsistem yang menjadi dasar terbentuknya suatu keseluruhan sistem. Keseluruhan komponen dan juga subsitem tersebut di hubungkan dengan apa yang disebut denan interface. Berarti, sudah jelas terlihat, apabila suatu sistem informasi tidak memiliki interface, maka sistem tersebut tidaka akan dapat berjalan dengan optimal.
5. Input (Masukan)
Karakteristik berikutnya dari sebuah sistem informasi adalah sistem input atau masukan.
Input system atau sistem masukan ini meruapakan jenis energy yang digunakan untuk dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan atau input ini terdiri dari dua jenis, yaitu Maintenance Input
Maintenance input merupakan input yang berhubungan dengan perawatan suatu sistem, dimana merupakan sebuah energy yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, agar sistem informasi tersebut bisa berjalan dengan baik dan optimal.
Signal Input
Signal input merupakan energy yang merupakan sinyal, yang artinya, energy ini sangat berpengaruh terhadap proses transfer dan juga transmisi data atau informasi yang dimiliki sebuah host untuk diteruskan melalui sistem informasi menuju keluaran atau output.
6. Output (Keluaran)
Output atau keluaran merupakan karakteristik dari sistem informasi yang berikutnya.
Output merupakan keluaran energy atau hasil yang diteruskan oleh input. Hasil atau output ini bisa berupa tampilnya data dan juga informasi yang muncul pada display user, yang berisi informasi. Dengan adanya output ini , maka setiap user yang menggunakan sistem informasi dapat mengakses dan juga memanfaatkan layanan informasi yang ditujukkan kepada dirinya, sehingga membuat sistem informasi dapat bekerja dengan optimal dan bermanfaat.
7. Proses (Pengolahan Sistem)
Karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sistem informasi adalah sebuah pengolah data atau pemrosesan sistem. Pengolah data atau pemrosesan sistem ini merupakan komponen atau bagian di dalam sebuah sistem informasi yang memilki tugas utama untuk memproses input dari sebuah sistem informasi menadi keluaran atau output dari sebuah sistem informasi.
Singkatnya, processing system ini membantu proses pengolahan data secara keseluruhan yang ada did alam sebuah sistem informasi, lalu mentransmisikan hasil dari pengolahan data tersebut menuju output yang dikeluarkan oleh sistem dan dapat diakses oleh user.
8. Objective and Goal (Sasaran dan Tujuan Sistem)
Karakteristik terakhir merupakan karakteristik yang mungkin paling penting dari sebuah sistem informasi. Karakteristik tersebut adalah sasaran dari sistem. Ya, sasaran dari sistem merupakan analisis berupa siapa saja yang akan menggunakan sistem informasi ini. Tanpa adanya sasaran dari pembuatan sistem, maka sudah pasti sebuah sistem informasi tidak akan bisa bermanfaat dan juga berguna.
Misalnya adalah, sebuah sistem informasi diimplementasikan untuk para auditor dan juga akuntan. Maka jenis dari sistem informasi yang akan diimplementasikan dan juga dikembangkan adalah jenis dari sistem informasi akuntasi, yang berisi data – data keuangan suatu eprusahaan dan juga organisasi.
1.3. Klasifikasi Sistem
Klasifikasi sistem informasi adalah suatu bentuk kesatuan antara satu komponen dengan satu komponen lainnya, karena tujuan dari sistem tersebut memiliki akhir tujuan yang berbeda untuk setiap perkara atau kasus yang terjadi dalam setiap sistem tersebut. Sehingga sistem tersebut dapat
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak (Abstract System) merupakan sistem yang berupa suatu konsep atau gagasan, atau sistem yang berupa suatu ide-ide atau suatu pemikiran yang bersifat non fisik yaitu tidak terlihat secara fisik. Contohnya seperti Teologi yaitu suatu ilmu tentang ketuhanan atau suatu gagasan maupun suatu pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhannya.
b. Sistem Fisik (Physical System) merupakan sistem yang terlihat secara fisik contohnya seperti sistem akuntansi, sistem transportasi, sistem komputer, sistem produksi, dan lain- .lainnya
c. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
- Sistem Deterministik (Deterministic System) merupakan suatu sistem yang bergerak atau beroperasi dengan cara yang dapat diperkirakan secara tepat, dan dapat mengetahui interaksi yang terjadi pada setiap bagian-bagiannya. Contohnya yaitu sistem komputer.
- Sistem Probabilistik (Probabilistic System) merupakan suatu sistem yang tidak dapat memperkirakan hasil akhirnya atau kondisi masa depannya secara tepat karena memiliki unsur probabilitas (kemungkinan atau tidak tentu). Contohnya seperti sistem persediaan barang, sistem pemilihan presiden, dan lain sebagainya.
d. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
- Sistem terbuka (Open System) merupakan sistem yang berhubungan dan mendapatkan pengaruh dari lingkungan luar untuk mendapatkan inputan dan melakukan proses sehingga menghasilkan keluaran. Karena sistem ini merupakan sistem yang mendapatkan pengaruh dari lingkungan luar atau merupakan sistem yang terbuka, maka sistem ini harus memiliki pengendalian yang baik, sehingga secara relatif tertutup, karena sistem yang tertutup akan secara otomatis akan terbuka untuk pengaruh yang positif saja. Contohnya sistem keorganisasian.
- Sistem tertutup (Close System) kebalikan dari sistem terbuka, yaitu sistem yang tidak behubungan dan tidak mendapatkan pengaruh dari lingkungan luar, sehingga sistem ini tidak melakukan pertukaran materi, energi, ataupun informasi, dan secara otomatis akan bekerja tanpa adanya campur tangan dari lingkungan luar. Contohnya reaksi kimia dalam sebuah tabung. Secara teoritis sistem tersebut ada, akan tetapi pada kenyataanya sistem tersebut tidak sepenuhnya tertutup, yang ada hanyalah relatively close system (sistem yang relatif tertutup atau tidak sepenuhnya tertutup).
e. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan
- Sistem Alamiah (Natural System) merupakan sistem yang terjadi karena proses-proses alam tanpa adanya campur tangan manusia, karena memang tidak ada campur tangan manusia dan merupakan proses yang alamiah. Contohnya seperti rotasi perputaran bumi, sistem tatasurya, dan lain sebagainya.
- Sistem Buatan (Human Made System) merupakan sistem yang dirancang oleh manusia atau merupakan sistem yang proses terjadinya melibatkan campur tangan manusia. Sistem ini juga melibatkan mesin, sehingga sering kali disebut Human Machine System. Contohnya Sistem komputer.
f. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Dilihat dari tingkat kerumitannya sistem juga dapat dibagi menjadi sistem sederhana dan sistem kompleks. Contoh dari sistem sederhana yaitu sistem yang ada pada sepeda, sedangkan contoh dari sistem kompleks yaitu terjaddi pada otak manusia.
1.4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC ) atau Siklus Hidup Sistem (Systems Life Cycle ), di dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak merupakan proses pembuatan dan perubahan sistem, dan juga model dan metodologi yang digunakan untuk bisa mengembangkan beberapa sistem tersebut. pada umumnya konsep ini merujuk pada suatu sistem komputer serta informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang meliputi beberapa tahap berikut :
1. Rencana(planning) 2. Analisis (analysis) 3. Desain (design)
4. Implementasi (implementation) 5. Uji coba (testing)
6. Pengelolaan (maintenance
Ada tiga jenis metode siklus hidup dalam sistem yang paling sering digunakan, diantaranya yaitu:
• (Traditional system life cycle) siklus hidup sistem tradisional.
• (Life cycle using prototyping) siklus hidup menggunakan prototyping.
• (Object-oriented system life cycle) siklus hidup sistem orientasi objek.
A. Tahap Tahap SDLC
Dalam tahapan ini, kerangka umum dikembangkan untuk mengimplementasi kebutuhan para pengguna serta menyelesaikan masalah. Berikut ini tahapannya :
- Tahap Perencanaan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang nantinya akan dikembangkan, sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan dan juga pertimbangan dana yang tersedia, serta siapa yang akan melaksanakannya.
- Usulan
Usulan perubahan pada sistem dari internal biasanya berisi hal yang dikarenakan : Terdapat permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang lama seperti biaya operasional yang tinggi.
Pembuatan order yang sering terlambat dan juga laporan yang tidak up to date.
Penyempurnaan pada sistem yang ada seperti efisiensi dan kontrol. Keputusan dari manajemen.
Usulan itu harus mendapat persetujuan dari manajemen karena hal itu menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab), keamanan data, dan hubungan dengan pelanggan.
- Kerangka Acuan Kerja
Sesudah memperoleh persetujuan dari manajemen, kemudian akan dibentuk tim yang
• latar belakang
• Maksud serta tujuan
• Sasaran proyek
• Ruang lingkup pekerjaan
• Jangka waktu pelaksanaan
• Prioritas pekerjaan
• Anggaran (Dana)
Berdasarkan kerangka kerja tersebut di atas, maka disusunlah anggaran atau dana untuk hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan serta cadangan untuk keperluan yang tidak terduga.
- Penunjukkan Tim Pelaksanaan
Sesudah semua kegiatan diketahui maka selanjutnya diputuskan, apakah pengembangan sistem informasi ini akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak konsultan. Sesudah menetapkan pelaksana, lalu diminta untuk memasukkan proposal pelaksanaan sistem informasi yang sesuai dengan kerangka acuan kerjanya. Proposal itu nantinya akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek itu layak atau tidak untuk dilaksanakan.
- Menilai Kelayakan Proyek
Tahap ini mencakup kelayakan operasional, teknis dan juga ekonomisnya. Di dalam prakteknya, yang lebih dominan dinilai pada umumnya adalah aspek ekonomu atau dana.
Berikut ini hal-hal yang dinilai :
• Kelayakan operasional
Yang menyangkut dengan apakah secara operasional sistem yang baru ini, bisa dilaksanakan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan juga metode training yang diberikan, pelayanan purna jual serta pemeliharaan dan efisiensi efektivitas yang baru.
• Kelayakan teknis
Yang menyangkut apakah radware/software yang akan dikembangkan bisa tersedia, jadwal pelaksanaan dan juga sistem keamanan data.
• Kelayakan ekonomis
Yang menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem yang baru yang dimana keuntungannya akan didapatkan dari sistem itu sendiri.
B. Tahap Analisis
Adalah terdapat kegiatan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh, ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk bisa mengidentifikasi serta mengevaluasi permasalahan yang ada, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
C. Mengidentifikasi Masalah
Adalah langkah awal dalam analisa sistem. Di dalam tahap ini didefinisikan masalah yang harus diselesaikan dengan timbulnya pertanyaan.
D. Memahami Kerja Sistem yang Ada
Pada tahap ini dilakukan dengan cara mempelajari dengan lebih rinci, bagaimana sebuah sistem yang ada sudah berjalan. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini dibutuhkan data yang bisa didapatkan dengan melakukan penelitian pada sistem yang ada.
E. Menganalisis Sistem
Berdasarkan pada data yang telah diperoleh maka bisa dilakukan analisa dari hasil penelitian yang telah dilakukan, untuk memperoleh pemecahan masalah yang nantinya akan
dipecahkan.
F. Membuat Laporan
Laporan juga harus dibuat sebagai dokumentasi dari sebuah penelitian. Dengan tujuan yaitu sebagai bukti yang tertulis mengenai hasil analisa yang telah dilakukan.
Pihak Yang Terlibat Dalam Pengembangan Sistem 1. Manajemen
Yang memberikan dukungan dan juga dorongan untuk proyek pengembangan dan menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan.
2. Akuntan
• Sebagai pemakai SIA
• Sebagai komite pelaksana sistem informasi
• Mendesain, mengawasi, serta menguji 3. Komite pelaksana sistem informasi
Merencanakan serta mengawasi fungsi dalam sebuah sistem informasi.
4. Analisis sistem dan programmer
Analisis sistem ini mempelajari sistem yang ada, mendesain yg baru, dan membuat spesifikasi yang digunakan programmer komputer. Programmer komputer menulis program komputer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis.
1.5. Kosep Dasar informasi A. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.
B. Siklus Informasi
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan model proses yang tertentu.
Misalkan suhu dalam fahrenheit diubah ke celcius.
Dalam hal ini digunakan model matematik berupa rumus konversi dari derajat fahrenheit menjadi satuan derajat celcius. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, yang berarti menghasilkan keputusan dan melakukan tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterunya yang disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini juga disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).
Gambar Siklus Informasi Kualitas informasi terdiri dari 3 hal yaitu :
1. Informasi harus akurat (accurate)
Informasi harus akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
2. Tepat pada waktunya (time lines)
Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada pemerima tidak boleh terlambat.
informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
3. Relevan (relevance)
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
4. Nilai Informasi (value of information).
Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan lebih bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
5. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang dibutuhkan.
6. Konsep Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu :
- Blok masukkan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode- metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
- Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.
- Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
- Blok teknologi (technology block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari unsur utama yaitu Teknisi (human ware atau brain ware), Perangkat lunak (software), Perangkat keras (hardware)
- Blok basis data (database block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
- Blok kendali (control block)
Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api, temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
Gambar Blok Sistem Informasi
MINGGU KE 2
SISTEM INFORMASI DAN CBIS 2.1. Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan. Sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi, dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi.
Para ahli memiliki pendapat yang berbeda dalam menanggapi pengertian sistem informasi. Berikut beberapa pengertian menurut para ahli:
1. Mc Leod, Pengertian sistem informasi menurut Mc Leod adalah suatu sistem yang memiliki kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.
2. Erwan Arbie Erwan Arbie berpendapat bahwa pengertian sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bantuan, dan dukungan operasi. Sistem ini bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu memfasilitasi penyediaan laporan yang diperlukan.
3. O’Brien, menyatakan bahwa pengertian sistem informasi merupakan kombinasi dari setiap unit yang dikelola orang-orang, hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), jaringan komputer, serta jaringan komunikasi data (komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang bentuk organisasi.
4. John F Nash Menurut John F Nash, pengertian sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mengatur jaringan komunikasi yang penting, proses transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern, dan menyediakan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat.
5. sedangkan Alter memiliki pendapat tersendiri, pengertian sistem informasi ialah sebagai tipe khusus dari sistem kerja dimana manusia dan atau mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan atau jasa bagi pelanggan.
A. Tujuan Sistem Informasi
Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan informasi. Sistem informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para penggunanya. Data yang diolah saja pun tidak cukup apabila dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka harus tersedia tiga pilar seperti berikut:
1. Relevance: Tepat kepada orangnya.
2. Timeliness: Tepat waktu
3. Accurate: Akurat atau tepat nilainya
Apabila tiga hal tersebut tidak terpenuhi, maka informasi tidak dapat dikatakan berguna, melainkan sampah (garbage).
B. Kualitas Sistem Informasi
Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
- Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
- Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
- Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Dari 3 hal tersebut maka akan di dapatkan sebuah nilai dari informasi tersebut. Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
C. Komponen Fisik Sistem Informasi
- Perangkat keras komputer : CPU, storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data.
- Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),
perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).
- Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
- Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistem.
- Personil : yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem.
2.2. Komponen & Karakteristik Sistem Informasi
Beberapa komponen dari sistem Informasi Yaitu sebagai berikut :
- komponen input, input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi
- komponen model, kombinasi prosedur,logika,dan model matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
- komponen output, output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
- komponen teknologi, teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima innput, menjalankan model, minyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantu pengendalian sistem.
- komponen basis data, merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didlm komputer denganmenggunakan softwre database
- komponen control pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gagguan terhadapsistem informasi.
Karakter Sistem informasi
- Sistem informsi memiliki komponen yang berupa subsistem yang merupakan elemen- elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Contoh input adalah salesman memasukan data penjualan bulan ini, maka disana terdapat manusia yang melakukan pekerjaan input dengan menggunakan hardware keyboard dan menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan yang sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut.
- ruang lingkup sistem informasi yaitu rung lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang meupakan gari bats lingkup kerja sistem tersebut sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.
- tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah informasi dianggap berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.
- lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistemm informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini urut dipertimbangkan pada saat perencanaann sistem informasi.
- sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Skema Sistem
Informasi Berbasis Komputer di organisasi,dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
- Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) dan Sistem Kerja Pengetahuan (Knowledge Work Systems) Kedua sistem ini bekerja pada level knowledge. Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk transformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang- kadang diluar organisasi. Aspek-aspek Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) seperti word processing, spreadsheets, presentasi.
- Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) tidak menggantikan Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems), tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan.
Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
- Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) Sistem ini hampir sama dengan Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menggunakan basis data sebagai sumber data. Sistem ini bermula dari Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
- Sistem Informasi Manajemen (Management Information System). Sistem yang mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. Juga menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, serta dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
- Sistem Ahli (Expert System) dan Kecerdasan Buatan (Artificial Intelegent) Kecerdasan buatan dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.
Dua cara untuk melakukan riset kecerdasan buatan adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran kecerdasan buatan untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli yang disebut juga dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan sistem pendukung
keputusan (decision support systems), sistem ini meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus.
- Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support Systems) dan Sistem Kerja Kolaborasi Dukungan Komputer (Computer-Support Collaborative Work Systems).
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi- terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems (DSS) menjadi suatu solusinya.
- Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support Systems). Sistem tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh Sistem Pengolahan Transaksi. Sistem ini membantu para eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik- grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
2.3. Jenis Jenis Sistem Informasi
A. Sistem Informasi Manajemen
Jenis sistem informasi yang pertama adalah SIM (Sistem Informasi Manajemen).
Sesuai dengan namanya sistem ini menyasar untuk kegiatan manajerial. Yang termasuk kedalam manajerial adalah setiap orang yang memiliki kedudukan dalam organisasi dan pekerjaan yang memiliki tanggung jawab untuk manajemen pada suatu divisi atau bagian dalam perusahaan.
Fungsi sistem informasi manajemen ini seperti :
§ Monitoring kinerja karyawan
§ Memberikan penilaian karyawan
§ Menerima laporan dari karyawan
§ Melaksanakan fungsi pengawasan terhadap karyawan
§ Memberikan masukan kepada direksi B. Sistem Informasi Akuntansi
Jenis yang kedua adalah sistem informasi akuntansi atau disebut SIA. SIA merupakan implementasi sistem informasi yang berhubungan dengan sistem akuntansi dari suatu organisasi atau perusahaan. Akuntansi memiliki fungsi untuk melihat kondisi keuangan suatu organisasi apakah sedang surplus atau minus. Dengan adanya sistem informasi akuntansi ini akan membantu tugas seorang akuntan untuk melakukan audit kondisi keuangan perusahaan, menampilkan data-data pemasukan dan pengeluaran, melihat keuntungan dan kerugian bisnis, merapikan pencatatan pelaporan keuangan dan masih banyak lainnya.
C. Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan merupakan sistem informasi yang berada dibawah manajemen dengan fungsi untuk mengatur keuangan perusahaan. Sistem informasi keuangan ini nantinya akan terintegrasi dengan sistem informasi akuntansi untuk masalah pencocokan datanya. Ada beberapa alasan penting kenapa harus mengimplementasikan sistem informasi keuangan dalam bisnis:
• Untuk mencatat semua transaksi keuangan dalam waktu tertentu
• Dapat diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi
• Sebagai audit dan kroscek terhadap pemasukan dan pengeluaran bisnis
• Membantu dalam perhitungan pajak
• Mempercepat auditor dalam melakukan audit keuangan perusahaan.
D. Sistem Informasi Manufaktur
Untuk bisnis Anda yang bergerak dalam bidang manufaktur atau produksi, memiliki sistem informasi manajemen ini adalah hal yang wajib. Ada beberapa manfaat yang akan diperoleh dari sistem informasi manufaktur seperti:
• Untuk pencatatan produksi dalam bisnis
• Untuk mencatat hasil produksi yang tidak lulus quality check
• Mencatat pemesanan barang
• Mencatat biaya produksi
• Analisa kebutuhan produksi
• Memberikan data realtime kegiatan produksi yang berlangsung
• Dan masih banyak lainnya.
E. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi ini sering digunakan pada bagian HRD dan personalia dalam perusahaan untuk menyimpan data diri karyawan, gaji pokok, tunjangan, bonus, masa kerja, jabatan dan lain sebagainnya. Dengan adanya sistem informasi ini kerjaan dari bagian SDM bisa lebih mudah. Selain itu sistem informasi sumber daya manusia ini juga bisa dikombinasikan dengan sistem informasi manajemen, keuangan dan lain sebagainnya.
G. Sistem Informasi Pemasaran
Jenis sistem informasi pemasaran sangat penting bagi divisi pemasaran dalam perusahaan. Dengan sistem ini akan membantu dalam proses pencatatan dan memberikan segala informasi mengenai penjualan yang telah dilakukan dari perusahaan. Manfaat lainnya dari sistem informasi pemasaran ini seperti:
• Mengetahui jumlah produk yang terjual
• Mengetahui produk yang paling laku
• Mengetahui produk yang jarang peminat
• Mengetahui metode pemasaran yang tepat
• Mengetahui respon pasar terhadap produk H. Sistem Informasi Eksekutif.
Sistem informasi ini dikembangkan dan juga digunakan untuk mereka yang berada di level eksekutif dari suatu perusahaan. Sistem informasi ini akan memberikan kemudahan dalam arus informasi dari divisi di bawahnya kepada mereka. Lalu siapa saja yang termasuk level eksekutif adalah mereka yang memiliki hak penuh atas perusahaan, CEO, Komisaris, Pimpinan tertinggi, Direksi dan element eksekutif lain yang memiliki kewenangan dalam perusahaan.
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM) A. Definisi SIM
Beberapa ahli di bidang ilmu manajeman pernah menjelaskan mengenai manajemen sistem informasi, diantaranya adalah:
- Raymond McLeod Jr
Menurut Raymond McLeod Jr, pengertian management information system adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna yang memiliki kebutuhan yang sama. Informasi tersebut menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa depan.
- Nash dan Robert
Menurut Nash dan Robert, manajemen sistem informasi adalah kombinasi dari user/orang, teknologi, media, prosedur, dan juga pengendalian, yang memiliki tujuan tertentu.
Tujuannya adalah untuk mendapatkan jalur komunikasi, memproses tipe transaksi, dan memberi sinyal kepada manajemen terhadap kejadian di internal suatu organisasi/
perusahaan.
- Bodnar dan Hopwood
Menurut Bodnar dan Hopwood, management information system adalah kumpulan dari perangkat keras/ hardware maupun perangkat lunak/ software untuk mentransformasikan data ke dalam suatu bentuk informasi yang lebih berguna.
- James O’Brien
Menurut James O’Brien, management information system adalah kombinasi dari setiap unit yang dikelola oleh user atau manusia, hardware, software, jaringan komputer dan jaringan komunikasi data, dan juga database yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi tentang suatu organisasi.
- James AF Stoner
Menurut James AF Stoner, pengertian sistem informasi manajemen adalah metode formal yang memberikan pihak manajemen sebuah informasi yang tepat waktu, dapat dipercaya, dan dapat mendukung proses pengambilan keputusan bagi perencanaan, pengawasan, serta fungsi operasi sebuah organisasi yang lebih efektif.
- Danu Wira Pangestu
Menurut Danu Wira Pangestu, manajemen sistem informasi adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
- Gordon B. Davis
Menurut Gordon B. Davis, management information system adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasional, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi/ perusahaan.
- Azhar Susanto
Menurut Azhar Susanto, manajemen sistem informasi adalah kumpulan/ group dari sub sistem/ komponen apapun, baik fisik maupun non fisik yang saling berkaitan satu sama lain dan memiliki fungsi dalam hal pengevaluasian, pengendalian dan perbaikan
berkelanjutan.
- Joel D. Aron
Menurut Joel D. Aron, management information system adalah sebuah sistem informasi yang memberikan informasi/ data yang dibutuhkan oleh seorang manajer dalam
mengambil keputusan.
B. SIM Dalam Dunia Akademis
Maeve Cummings, Penulis dari buku of Management Information Systems for the Information Age dan Professor of Accounting & Computer Information Systems di Universitas Pittsburg State, menjelaskan bagaimana fungsi Sistem informasi manajemen dalam dunia akademis.
““Sistem informasi manajemen adalah studi tentang komputer dan komputasi dalam lingkungan bisnis. Ilmu komputer berfokus pada mesin sementara sistem informasi, atau sistem informasi manajemen, berfokus pada bagaimana TI dapat mendukung strategi dan operasi organisasi, ”jelasnya.”
Konsep ini mencakup apa yang dapat dilakukan komputer dalam bidang ini, bagaimana orang memproses informasi, dan cara terbaik untuk membuatnya dapat diakses dan selalu mendapatkan informasi yang up to date.
Cummings menambahkan, “ informasi yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat adalah apa yang kami perjuangkan. Disiplin ini jauh lebih beragam daripada ilmu komputer pada umumnya. ”
Selain ilmu komputer, ada bidang studi lain yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen, baik di tingkat teoritis dan praktis:
• Sistem Informasi (SI): Dalam SI, ada penekanan yang lebih besar pada alat, sedangkan sistem informasi manajemen lebih menekankan pada proses bisnis dan operasi.
• Teknologi Informasi (TI): TI mirip dengan SI, tetapi hanya berfokus pada komputer.
• Informatika: Suatu disiplin yang menggabungkan rekayasa perangkat lunak, pengembangan sistem informasi, dan jaringan.
• Teknik Elektro dan Teknik Komputer: Bidang-bidang ini masing-masing fokus pada pengembangan dan peningkatan perangkat keras dan perangkat lunak. Sistem informasi manajemen membantu menentukan implikasi praktis dan teoritis dari perubahan ini.
C. SIM Pada Bisnis
Sistem ini menjadi sangat diperlukan akibat adanya kompleksitas tinggi dalam setiap organisasi bisnis. Tanpa informasi yang tepat, tidak ada organisasi atau bisnis manapun yang dapat mengambil langkah yang benar dalam proses pengambilan keputusan. Karena itu, faktanya adalah dalam suatu keputusan organisasi memainkan peran penting untuk pencapaian tujuan dan kita tahu bahwa setiap keputusan didasarkan pada informasi. Jika informasi yang dikumpulkan tidak relevan maka keputusan akan salah dan bisnis mungkin akan menghadapi kerugian besar & banyak kesulitan dalam beroperasi. Berdasarkan hal ini, maka berikut adalah fungsi sistem informasi manajemen pada setiap entitas bisnis
- Membantu dalam pengambilan keputusan: Sistem ini memainkan peran penting dalam Proses pengambilan keputusan di organisasi mana pun. Karena dalam organisasi apa pun keputusan dibuat berdasarkan Informasi yang relevan dan informasi yang relevan hanya dapat diambil dari sistem informasi manajemen.
- Membantu Koordinasi di antara Departemen: Sistem ini juga membantu dalam membangun hubungan yang sehat di antara setiap orang dari departemen ke departemen melalui pertukaran informasi yang tepat.
- Membantu Menemukan Masalah: Seperti kita ketahui bahwa sistem ini memberikan informasi yang relevan tentang setiap aspek kegiatan. Oleh karena itu, Jika ada kesalahan yang dibuat oleh manajemen maka Informasi Sistem Informasi Manajemen membantu dalam mencari solusi dari masalah yang terjadi.
- Membantu dalam Membandingkan Kinerja Bisnis: Sistem ini juga menyimpan semua histori data dan informasi dalam Basis Data-nya. Itu sebabnya sistem ini sangat berguna untuk membandingkan kinerja organisasi Bisnis.
- Dengan bantuan sistem terintegrasi ini, organisasi bisnis dapat menganalisis kinerjanya, apa pun yang mereka lakukan tahun lalu atau tahun-tahun sebelumnya, dan kinerja bisnis apa pun di tahun ini. Hal lainnya adalah juga dapat mengukur pengembangan dan pertumbuhan organisasi bisnis.
D. Kategori SIM
Sistem informasi manajemen adalah istilah luas yang menggabungkan banyak sistem khusus.
Kategori utama dalam sistem ini meliputi:
- Executive Information System (EIS): Manajemen senior menggunakan EIS untuk membuat keputusan yang memengaruhi seluruh organisasi. Eksekutif membutuhkan data dengan tingkat akurasi yang tinggi dan kemampuan untuk menelusuri data tersebut.
- Marketing Information System (MkIS): Tim pemasaran menggunakan MkIS untuk melaporkan efektivitas histori proses pemasaran dan saat ini. Juga menggunakannya sebagai data yang dianalisa untuk merencanakan proses pemasaran di masa depan.
- Business Intelligence System (BIS): Operasi yang menggunakan BIS biasanya untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan pengumpulan, integrasi, dan analisis data dan informasi yang dikumpulkan. Sistem ini mirip dengan EIS, tetapi manajer dan eksekutif tingkat bawah menggunakannya.
- Customer Relationship Management System (CRM): Sistem CRM menyimpan informasi penting tentang pelanggan, termasuk penjualan sebelumnya, informasi kontak, dan peluang penjualan. Tim pemasaran, layanan pelanggan, penjualan, dan pengembangan bisnis sering menggunakan CRM.
- Sales Force Automation System (SFA): Komponen khusus sistem SFA yang mengotomatiskan banyak tugas yang dilakukan oleh tim penjualan. Ini dapat mencakup manajemen kontak, pelacakan dan pembuatan kontak, dan manajemen pesanan.
- Transaction Processing System (TPS): Pada tingkat dasar, TPS dapat berupa sistem point of sale (POS) seperti Mokapos, atau sistem yang memungkinkan wisatawan untuk mencari hotel dan termasuk opsi kamar lalu seperti kisaran harga, jenis dan jumlah tempat tidur.
Karyawan dapat menggunakan data yang dibuat untuk melaporkan tren penggunaan dan melacak penjualan dari waktu ke waktu.
- Knowledge Management System (KMS): Layanan pelanggan dapat menggunakan sistem KMS untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah.
- Financial Accounting System (FAS): Sistem ini khusus untuk departemen yang berhubungan dengan keuangan dan akuntansi, seperti untuk menghitung hutang dagang (AP) dan piutang dagang (AR). Contoh software akuntansi terbaik yang bisa Anda pakai adalah seperti Accurate Online.
- Human Resource Management System (HRMS): Sistem ini melacak catatan kinerja karyawan dan data penggajian.
- Supply Chain Management System (SCM): Perusahaan manufaktur menggunakan SCM untuk melacak aliran sumber daya, bahan, dan layanan dari pembelian hingga produk akhir dikirim.
E. Manfaat menggunakan SIM
Adapun manfaat dari Sistem Informasi Manajemen, antara lain:
1. Meningkatkan efisiensi serta efektivitas data secara akurat dan juga realtime.
2. Mempermudah pihak manajemen dalam melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan, serta pendelegasian kerja terhadap seluruh departemen yang mempunyai ikatan atau koordinasi.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, sebab unit sistem kerja yang terkoordinasi dan juga sistematis.
4. Meningkatkan produktivitas serta penghematan biaya di dalam organisasi.
2.5. Konsep Dasar Computer Base Management Sistem (CBIS) A. Pengertian Computer Base Information System ( CBIS )
Sistem informasi berbasis komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Computer Base Information System (CBIS) B. Contoh Aplikasi CBIS :
- Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi, dimana Pengolahan data terdiri dari 4 tugas utama, yaitu pengumpulan data, Menipulasi data, Penyimpanan data, dan Penyiapan dokumen.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan. SIA adalah satu- satunya CBIS yang bertanggungjawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.
SIA bertanggungjawab memenuhi kebutuhan informasi bagi tiap-tiap elemen lingkungan kecuali PESAING.
- Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi- organisasi (Kroenke, David, 1989). Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa (Mc. Leod, 1995).
Adapun fungsi dari sistem informasi manajemen, yaitu sebagai berikut :
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
7. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
8. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
- Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
Sistem pendukung keputusan (decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi- terstruktur yang spesifik.
Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.
Tahapan SPK:
• Definisi masalah
• Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan
• pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan
• menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase) Tujuan dari SPK:
• Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur
• Mendukung manajer dalam mengambil keputusan
• Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan
Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.
- Sistem Otomatisisasi Kantor (OA)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric
Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas
- Sistem Pakar (Expert System)
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi.
Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu simpulan
MINGGU KE 3
MANAJEMEN DAN ORGANISASI 3.1. Apa Itu Manajemen
A. Pengertian Manajemen
Penegertian manajemen adalah seperangkat prinsip yang berkaitan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian, dan penerapan prinsip-prinsip ini dalam memanfaatkan sumber daya fisik, keuangan, manusia dan informasi secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Banyak ahli telah mendefinisikan manajemen dengan pemahaman mereka masing-masing. Berikut ini adalah definisi manajemen menurut para ahli di dunia.
- Van Fleet dan Peterson mendefinisikan manajemen sebagai serangkaian kegiatan yang diarahkan pada pemanfaatan sumber daya secara efisien dan efektif dalam mengejar satu atau lebih tujuan.
- Megginson, Mosley dan Pietri mendefinisikan manajemen sebagai pekerjaan yang melibatkan sumber daya manusia, keuangan dan fisik untuk mencapai tujuan organisasi dengan melakukan fungsi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengendalian.
- Kreitner berpendapat bahwa manajemen adalah proses penyelesaian masalah untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif melalui penggunaan sumber daya secara efisien sesuai dengan perkembangan.
- F. Taylor, manajemen adalah seni mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan dan melihat bahwa itu bisa dilakukan dengan cara terbaik dan termurah B. Unsur Unsur Managemen
- Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber daya manusia menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah manajemen.
Peruahaan akan memiliki manajemen yang baik ketika memiliki SDM yang mumpuni.
Karena mereka yang menyusun tujuan hingga melakukannya agar mencapai tujuan itu sendiri
- Keuangan
Selain SDM, keuangan juga berpengaruh besar terhadap peruahaan. Dengan keuangan itu, segala kegiatan yang sudah disusun sesuai rencana bisa dijalankan dengan baik. Sehingga perusahaan akan lebih mudah untuk menjalankan segala kegiatannya.
- Material Atau Bahan Baku
Sebuah perusahaan sulit untuk bisa berjalan jika tidak ada bahan yang digunakan dalam proses produksi. Jika bahan yang digunakan baik, produk yang akan dihasilkan bisa berkualitas bagus.
- Mesin
Untuk memudahkan pekerja dalam menyelesaikan pekerjaannya, unsur mesin memang sangat dibutuhkan. Nantinya pekerja bisa bekerja dengan efektif dan efisien.
- Metode
Metode bisa diartikan sebagai cara yang digunakan dalam perlaksanaan kerja. Sebuah metode yang baik selalu mempertimbangkan berbagai hal.
a
b
a
a
g
e
u
L
m a
a k
berpengaruh terhadap keuntngan. Dengan hal ini, pasar menjadi unsur penting dalam sebuah manajemen.
C. Fungsi Manajemen - Perencanaan
Perencanaan ini berorientasi pada masa depan dan menentukan arah perusahaan. Ini adalah cara yang rasional dan sistematis untuk membuat keputusan yang akan
berpengaruh terhadap masa depan perusahaan. Dengan perencanaan ini, segala kegiatan yang akan dan suatu sa
perusahaan bisa tergapai.
- Pengorganisasian
t akan dilakukan bisa diatur sedemekian rupa sehingga tujuan
Pengorganisasian ini erguna untuk mengkordinasikan berbagai kegiatan dalam perusahaan. Hal ini sangat penting untuk memudahkan pengawasan terhadap sumber daya agar bisa menjal nkan kegiatan secara efektif dan efisien. ebih mudahnya, pengorganisasian dilakukan untuk menentukan tugas yang akan dikerjakan dimasing- masing pihak.
- Kepegawaian
Kepegawaian ini berfungsi untuk merekrut dan mempertahankan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perus haan baik di tingkat manajerial maupun non- anajerial. Dalam hal ini berkaitan juga dengan pelatihan, pengembangan, kompensasi dan evaluasi karyawan, dan mempertahankan tenaga kerja ini secara insentif dan memberikan motivasi yang tinggi. Hal itu didasari karena manusia adalah faktor paling vital dalam proses manajemen, penting untuk merekrut karyawan yang tepat.
- Pengarahan
Fungsi pengarahan ini berkaitan dengan kepemimpinan, komunikasi, motivasi dan pengawasan sehingga karyawan melakukan aktivitas mereka dengan cara yang seefisien mungkin, untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam pengarahan, komunikasi yang baik sangat diperlukan a ar informasi bisa diterima dengan baik oleh para pekerja. Selain itu, pemberian motivasi juga akan berpengaruh besar terhadap kinerja pekerjannya.
- Pengontrolan
Fungsi pengontrolan terdiri dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa apa yang pekerja lakukan sesuai dengan tugas mereka. Kegiat nnya terdiri dari penetapan standar yang
yang dilakukan oleh pek 3.2. Tingkatan manajemen
harus dilakukan pekerja hingga memperbai rja yang ada dalam perusahaan.
Tingkatan Manajemen
i penyimpangan
A. Manajemen Puncak | Top Level of Management
Manajemen puncak (top level management) adalah tingkat manajemen yang paling atas dan memiliki otoritas tertinggi pada sebuah organisasi perusahaan dan bertanggungjawab langsung kepada pemilik perusahaan. Umumnya, manajemen puncak hanya bekerja pada tatanan konseptual dan pemikiran, bukan pada hal hal teknis. Manajemen puncak memiliki kewenangan yang paling besar diantara manajemen pada tingkatan lainnya. Manajemen puncak berhak untuk memilih, mengangkat, memberhentikan manajemen yang berada dibawah otoritasnya. Contoh tingkat manajemen puncak adalah CEO (Cheif Executive Officer), GM (General Manager) atau yang sering pula disebut presiden direksi (presdir).
Direksi merupakan perwakilan dari pemilik perusahaan atau pemegang saham, mereka dipilih oleh pemegang saham perusahaan, dan CEO dipilih oleh dewan direksi perusahaan.
Apa saja yang dilakukan oleh manajemen puncak ?
# Tugas Manajemen Puncak
Setidaknya terdapat peran dan tugas manajemen puncak, seperti:
1. Menyusun dan menetapkan rencana perusahaan 2. Menentukan tujuan perusahaan
3. Mengatur manajemen yang berada dibawah posisi manajemen puncak 4. Memanfaatkan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan
5. Bertanggungjawab atas semua yang dilakukan oleh manajemen dibawahnya B. Manajemen Tingkat Menengah | Middle Level of Management
Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hirarki manajemen pada sebuah perusahaan. Manajemen ini dipilih oleh manajemen puncak dan anajemen tingkat menengah bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak.
Berbeda dengan manajer puncak, manajer tengah cenderung bekerja mengandalkan kemampuan manajerial dan hal teknis. Kurang membutuhkan ketrampilan yang sifatnya konseptual.
Manajemen tingkat menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan manajer dibawahnya.
Manajemen pada tingkat ini bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya.
Contoh tingkatan manajemen tengah adalah :
- Kepala departemen atau HOD. Contohya: manajer keuangan, manajer pembelian, manajer produksi.
- Manajer cabang. Seperti kepala cabang unit
- Junior executive. Contoh : asisten manajer pembelian, asistem manajer keuangan, asistem manajer produksi.
Contoh tugas dan peran manajemen tingkat menengah sebagai berikut :
- Menjalankan perintah, kebijakan, rencana yang telah disusun oleh manajemen puncak - Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak
- Mengkoordinasikan seluruh kegiatan semua departemen yang ada
- Berkomunikasi dengan manajemen puncak dan manajemen tingkat yang lebih rendah posisinya
- Mempersiapkan rencana jangka pendek, umumnya disusun hanya untuk 1 hingga 5 tahun - Mempunyai keterbatasan tanggung jawab dan wewenang karena manajemen tingkat
menengah ini merupakan perantara manajemen puncak dengan manajemen yang lebih rendah.
- Bertanggung jawab secara langsung kepada dewan direksi dan CEO perusahaan Manajemen Lini Pertama (First Line Management)
Manajemen lini pertama (low Level Management) adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam sebuah perusahaan. Manajemen ini bertugas untuk memimpin dan mengawasi kinerja tenaga operasional. Karena salah satu tugasnya mengawasi karyawan, manajemen tingkat pertama bekerja menggunakan keterampilan teknikal dan kemampuan komunikasi. Kemampuan konseptual hampir tidak dibutuhkan oleh manajer ini. Manajemen lini pertama tidak membawahi manajer yang lain.
Contoh manajemen tingkat pertama adalah mandor atau pengawas atau sering disebut dengan supervisor. Mereka dipilih oleh manajemen tingkat menengah. Mereka juga bagian dari manajemen operasional yang terlibat secara langsung dalam proses produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana dan tugas yang diberikan oleh manajemen yang lebih tinggi.
Contoh kegiatan yang dilakukan manajemen pada tingkat pertama ini seperti:
- Mengarahkan dan mengendalikan karyawan atau pekerja - Mengembangkan moral para karyawan
- Menjaga hubungan yang baik antara manajemen tingkat menengah dan para pekerja - Menginformasikan keputusan yang diambil oleh manajemen kepada para karyawan atau
pekerja, selain itu manajemen tingkat pertama ini memberi informasi mengenai kinerja, hambatan atau kesulitan, perasaan, tuntutan ataupun hal lainnya dari para karyawan atau pekerja
- Menyusun rencana harian, mingguan serta bulanan. Tidak menyusun rencana jangka panjang
C. Keahlian Manajemen
Manajemen dalam jenjang atau level manapun harus mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dalam sebuah tim, kemampuan menyusun perencanaan dan pelaksanaan rencana jangka panjang, berani menghadapi dan mengambil resiko serta keahlian interpersonal.
Umumnya, secara mendasar keahlian manajemen bisa dikelompokkan menjadi tiga:
- Keahlian teknis
Keahlian teknis adalah kemampuan manajemen untuk mempergunakan prosedur, teknik serta pengetahuan pada bidang khusus. Keahlian teknis ini sangat diperlukan oleh seorang manajer di lini pertama atau manajer yang berada pada tingkatan terendah karena manajer dilini ini seringkali terlibat secara langsung dengan pekerjaan teknis. Contohnya para pekerja yang menjalankan atau mengoperasikan mesin, salesman atau bahkan programer yang memerlukan pengarahan untuk menyelesaikan tugas tugas mereka yang kompleks - Keahlian interpersonal
Keahlian interpersonal adalah keahlian untuk bekerja secara bersama sama, memahami serta memotivasi orang lain secara individu atau didalam kelompok. Contohnya kemampuan dalam berkomunikasi, memimpin, memberikan motivasi kerja kepada para karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Selain itu mereka harus rajin berinteraksi dengan para atasan maupun orang lain yang berada diluar wilayah kerja mereka
