Pembuatan Laporan
2.3. Permasalahan Sistem Saat Ini
Permasalahan yang ada pada sistem sekarang ini umumnya mengenai pencatatan dalam proses pembayaran yang manual sehingga menyulitkan dalam proses pembuatan laporan serta dalam proses produksi yang tidak menggunakan sistem penjadwalan produksi barang. Terdapat empat masalah utama dalam Percetakan Desett Promotion Surabaya antara lain:
1. Proses
pesanan yang tidak dicetak karena percetakan lebih mendahulukan percetakan yang bersifat urgent namun mendaftar untuk dicetak belakangan daripada yang sebelumnya sudah lama mendaftar. Hal tersebut terjadi karena pihak percetakan tidak mencatat status pencetakan pesanan atau tidak mencatat pesanan pelanggan dan tidak adanya sistem penjadwalan produksi.
Dalam proses pembayaran, pihak percetakan terkadang lupa mencatat pembayaran pesanan sehingga mengakibatkan pihak percetakan tidak tahu mana pembayaran yang sudah lunas dan belum. Proses pembuatan laporan juga terbilang lama sebab pencatatan pembayaran masih dilakukan secara manual di buku besar.
2. Data
Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai data/file desain milik pelanggan. Data tersebut tidak di atur dengan rapi sehingga menyebabkan pihak percetakan kesusahan dalam mencari data tersebut.
3. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai sumber daya manusia di dalamnya. Karena kelalaian dalam bekerja, pegawai terkadang lupa untuk mencatat data pesanan dan pembayaran.
4. Aplikasi
Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai mengenai penjadwalan produksi pencetakan pesanan sehingga pesanan terkadang ada yang tidak tercetak. Hal tersebut dikarenakan pihak percetakan tidak memiliki aplikasi khusus untuk mengurusi hal tersebut.
Untuk penggambaran permasalahan digunakan fishbone diagram yang bisa dilihat pada Gambar 2.7.
Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya
Tidak Efektif Lupa mencetak pesanan
Tidak ada pencatatan
saat proses produksi Pembayaran belum lunas
Pencatatan tidak teratur
File desain hilang Lupa mencatat pesanan
dan pembayaran Tidak ada
aplikasi khusus Pencetakan pesanan tidak
beraturan
Pembuatan laporan lama Pencatatan masih manual
Tidak ada jadwal produksi
Gambar 2.7 Fishbone Diagram Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion
Surabaya 2.4.Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data pencatatan ke database sampai pembuatan laporannya. Pada sistem kerja baru terdapat lima proses yang berjalan antara lain:
2.4.1.Proses Pemesanan
Proses pemesanan adalah proses yang digunakan untuk mencatat semua data pemesanan, mencatat data pelanggan yang baru dan mencetak nota pemesanan, yang dapat mengakses fitur ini hanya bagian penerimaan.
2. Bagian penerimaan mengisi data pelanggan baru.
3. Bagian penerimaan mengisi data pemesanan.
4. Bagian penerimaan menyimpan data pelanggan baru dan pemesanan.
5. Bagian penerimaan memperbarui data pemesanan.
6. Bagian penerimaan mencetak nota pemesanan.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pemesanan adalah sebagai berikut:
1. Bagian penerimaan dapat menambahkan data pelanggan baru.
2. Bagian penerimaan dapat menambahkan data pemesanan.
3. Bagian penerimaan dapat mencetak nota pemesanan.
4. Bagian penerimaan dapat memperbarui data pemesanan.
2.4.2.Proses Penjadwalan Produksi
Proses penjadwalan produksi adalah proses yang digunakan untuk menjadwalkan suatu barang akan dicetak dengan mencatat tanggal pelaksanaan, tanggal selesai, pegawai yang melaksanakan, dan status produksi barang tersebut. Proses ini juga dapat digunakan untuk mencetak surat perintah kerja dan mengelola laporan penyelesaian produksi, yang dapat mengakses fitur ini hanya bagian produksi.
Prosedur dari proses penjadwalan produksi adalah sebagai berikut:
1. Bagian produksi melihat jadwal produksi.
2. Bagian produksi menambahkan jadwal produksi.
3. Bagian produksi mencetak surat perintah kerja berdasarkan jadwal
4. Bagian produksi mengelola laporan penyelesaian produksi.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses penjadwalan produksi adalah sebagai berikut:
1. Bagian produksi dapat menambahkan jadwal produksi.
2. Bagian produksi dapat mencetak surat perintah kerja.
3. Bagian Produksi dapat melakukan input laporan penyelesaian produksi.
2.4.3.Proses Pengiriman
Proses pengiriman adalah proses yang digunakan untuk mencatat semua data pengiriman, mencetak surat jalan, dan pengelolaan laporan penyelesaian pengiriman, yang dapat mengakses fitur ini hanya bagian pengiriman.
Prosedur dari proses pengiriman adalah sebagai berikut: 1. Bagian pengiriman melihat list pengiriman.
2. Bagian pengiriman menambahkan data pengiriman.
3. Bagian pengiriman mencetak surat jalan.
4. Bagian pengiriman mengelola laporan penyelesaian pengiriman.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pengiriman adalah sebagai berikut:
1. Bagian pengiriman dapat menambahkan data pengiriman.
2. Bagian pengiriman dapat mencetak surat jalan.
3. Bagian pengiriman dapat melakukan input laporan penyelesaian
2.4.4.Proses Pembayaran
Proses pembayaran adalah proses yang digunakan untuk mencatat semua data pembayaran dan untuk mencetak nota pembayaran, yang dapat mengakses fitur ini hanya kasir.
Prosedur dari proses pembayaran adalah sebagai berikut: 1. Kasir melihat list pembayaran.
2. Kasir menambahkan data pembayaran.
3. Kasir mencetak nota pembayaran.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pembayaran adalah sebagai berikut:
1. Kasir dapat menambahkan data pembayaran.
2. Kasir dapat mencetak nota pembayaran.
2.4.5.Proses Pengelolaan Laporan
Proses pengelolaan laporan adalah proses yang digunakan untuk mengelola laporan yang terdiri dari laporan pemesanan, laporan pengiriman, dan laporan pembayaran per periode (bulan), yang dapat mengakses fitur ini hanya pemilik.
Prosedur dari proses pengelolaan laporan pembayaran adalah sebagai berikut:
1. Pemilik memasukkan suatu periode pada laporan.
2. Pemilik melihat detail suatu laporan pada list.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pengelolaan laporan adalah sebagai berikut:
1. Pemilik dapat mencetak laporan pemesanan per periode.
2. Pemilik dapat mencetak laporan pengiriman per periode.