Kehadiran Alasan Ketidakhadiran
Ho Hon Cheong 4 4 100% -
Djoko Sudyatmiko 4 4 100% -
Eng Heng Nee Philip 4 4 100% -
Pande Radja Silalahi 4 4 100% -
Muliadi Rahardja 4 4 100% -
Vera Eve Lim 4 4 100% -
Rajeev Kakar 4 4 100% -
Stanley Setia Atmadja (* 2 2 100% -
Ir. Willy Suwandi Dharma(** 2 2 100% -
Marwoto Soebiakno 4 4 100% -
Hafid Hadeli 4 4 100% -
Ho Lioeng Min 4 4 100% -
I Dewa Made Susila 4 4 100% -
Keterangan:
(* Stanley Setia Atmadja berakhir masa jabatannya dan tidak bersedia dipilih kembali pada saat diselenggarakannya RUPS Tahunan yang diadakan pada tanggal 7 Mei 2012
(** Ir. Willy Suwandi Dharma diangkat menjadi anggota Direksi Perusahaan berdasarkan RUPS Tahunan yang diadakan pada tanggal 7 Mei 2012
Rencana Rapat Gabungan Pada Tahun 2013
Untuk tahun 2013, Dewan Komisaris dan Direksi berencana mengadakan 4 (empat) kali rapat yaitu pada: 1. Hari Kamis tanggal 26Pebruari 2013.
2. Hari Kamis tanggal 7Mei 2013. 3. Hari Kamis tanggal 26 Juli 2013. 4. Hari Kamis tanggal 25 Oktober 2013.
Rencana rapat tersebut telah disetujui pada rapat gabungan Dewan Komisaris dan Direksi tanggal 28 Nopember 2012. Namun demikian, rencana rapat tersebut dapat berubah jika ada permintaan dari mayoritas anggota Dewan Komisaris dan Direksi Perusahaan.
PERNYATAAN PENGENDALIAN INTERNAL
Tanggung Jawab Dewan Komisaris dan DireksiDewan Komisaris dan Direksi berkomitmen untuk memastikan bahwa praktik-praktikTata Kelola Perusahaan yang Baik dijalankan dengan baik sebagai dasar pencapaian tujuan untuk menjaga dan meningkatkan nilai Perusahaan. Salah satu implementasi Tata Kelola Perusahaan yang Baik adalah memastikan bahwa sistem pengendalian internal telah dilaksanakan dengan memadai.
Direksi memiliki tanggung jawab untuk menerapkan sistem pengendalian internal yang baik untuk mencapai tujuan Perusahaan. Sistem pengendalian internal Perusahaan dijalankan oleh Direksi, pejabat senior, Audit Internal dan seluruh karyawan Perusahaan. Sedangkan Dewan Komisaris memiliki tanggung jawab untuk melakukan pengawasan dalam rangka memastikan terselenggaranya pengendalian internal dalam setiap kegiatan usaha Perusahaan pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi. Kegiatan pengawasan Dewan Komisaris didukung oleh Komite Audit dan Komite Manajemen Risiko yang langsung berada di bawah Dewan Komisaris.
Secara garis besar, pengendalian internal yang dilakukan Perusahaan meliputi:
1. Menciptakan lingkungan pengendalian yang dapat mendukung efektifitas pengendalian internal yang antara lain:
Memastikan bahwa semua anggota manajemen Perusahaan memiliki integritas dan nilai etika yang tinggi.
Menetapkan filosofi Perusahaan yang disosialisasikan dan diterapkan kepada seluruh komponen di dalam Perusahaan.
Membuat struktur organisasi yang memungkinkan dilakukannya pengendalian secara efektif. Mendorong peranan aktif dari Komite-Komite di bawah Dewan Komisaris untuk melakukan
pengawasan dan memberikan masukan agar pengendalian internal dapat berjalan dengan efektif.
Menetapkan tugas dan tanggung jawab yang jelas diantara unit organisasi.
Menetapkan kebijakan pengembangan sumber daya manusia, sehingga sumber daya manusia Perusahaan memiliki integritas yang tinggi.
2. Melaksanakan kegiatan pengendalian dengan:
Memberikan tugas, tanggung jawab dan kewenangan sesuai dengan fungsi dari masing-masing unit organisasi.
Mempersiapkan sistem pencatatan data dan penyimpanan dokumen Perusahaan yang baik. Mempersiapkan sistem pengamanan data dan dokumen Perusahaan dengan baik.
Melakukan penilaian atau pemeriksaan atas kinerja Perusahaan oleh pihak independen seperti misalkan kantor akuntan publik.
3. Menerapkan kesadaran Manajemen Risiko kepada semua level manajemen Perusahaan.
4. Mempersiapkan sistem informasi yang memungkinkan pengendalian internal dilakukan secara efektif, efisien dan akurat.
5. Melakukan pemantauan dan evaluasi yang dilakukan antara lain dengan: Supervisi dari tiap tingkatan level manajemen di dalam Perusahaan.
Sistem pertanggungjawaban dan penilaian yang memungkinkan untuk melakukan penilaian terhadap setiap anggota manajemen dan unit-unit dalam organisasi Perusahaan.
Pelaksanaan pengawasan melalui audit internal yang dilakukan oleh Unit Audit Internal.
Pelaksanaan pengawasan melalui pemeriksaan oleh pihak independen seperti kantor akuntan publik.
Pelaksanaan pengawasan oleh Direksi.
Pengawasan oleh Komite Audit, khususnya berkaitan dengan pencatatan keuangan Perusahaan. Pengawasan oleh Komite Manajemen Risiko, khususnya berkaitan dengan aktivitas operasional
dan kepatuhan Perusahaan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pengawasan oleh Dewan Komisaris atas seluruh pelaksanaan aktivitas manajemen Perusahaan yang dilakukan Direksi.
Walaupun Perusahaan menyadari bahwa tidak terdapat sistem pengendalian internal yang dapat menghilangkan seluruh risiko usaha yang ada, akan tetapi Perusahaan berusaha untuk dapat mengelola dan mengendalikan risiko tersebut seminimal mungkin. Selama tahun 2012, Perusahaan menganggap bahwa sistem pengendalian internal yang telah diterapkan Perusahaan sudah sesuai dengan kebutuhan Perusahaan untuk menjamin tercapainya tujuan Perusahaan. Hal ini terlihat dari hasil penilaian dan rekomendasi dari Divisi Audit Internal yang menunjukkan perkembangan yang lebih baik,kecuali hasil pemeriksaan Divisi Audit Internalatasjaringan usahaPerusahaan yang baru berdiri,yang mana sampai saat ini masih dalam proses perbaikan dan penyempurnaan prosedur.
Audit Internal
Direksi Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk membuat laporan keuangan dan mengatur proses pelaporannya. Disamping itu, Direksi juga bertanggung jawab dalam merancang sistem audit internal terhadap proses pelaporan internal yang mencakup mekanisme menyeluruh dari prosedur operasi standar, jalur pelaporan dan struktur akuntabilitas. Sejak tahun 2004, Perusahaan telah memiliki Unit Audit Internal yang berada langsung di bawah Direktur Utama.
Pedoman Unit Audit Internal yang direvisi pada tahun 2009 telah sesuai ketentuan dalam Peraturan Bapepam dan LK No. IX.I.7 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal (Surat Keputusan Ketua Bapepam dan LK No. Kep-496/BL/2008 tertanggal 28 Nopember 2008). Pedoman Unit Audit Internal Adira Finance telah disahkan oleh Direksi Perusahaan dan disetujui oleh Dewan Komisaris Perusahaan pada tanggal 24 Nopember 2009.
Di dalam Pedoman Unit Audit Internal Perusahaan diatur antara lain:
Misi Unit Audit Internal yaitu memberikan keyakinan yang independen dan obyektif serta memberikan jasa konsultasi untuk menambah nilai dan meningkatkan kinerja operasional Perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis dalam mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas dari proses manajemen risiko, pengendalian dan proses tata kelola perusahaan.
Tujuan diadakannya Unit Audit Internal yaitu untuk dapat:
- Mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko signifikan serta memberikan kontribusi terhadap pengelolaan risiko dan sistem pengendalian internal;
- Memelihara pengendalian internal yang efektif;
- Menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses tata kelola perusahaan;
- Membantu meningkatkan dan memperkuat lingkungan pengendalian di Perusahaan untuk mencegah terjadinya kecurangan, melalui pengujian kecukupan dan keefektifan sistem pengendalian internal;
- Memberikan pandangan yang independen kepada Manajemen dan Dewan Komisaris Perusahaan terhadap kecukupan pengendalian internal dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur; dan
- Menyediakan jasa konsultasi yang memberikan nilai tambah dan meningkatkan kinerja operasional Perusahaan.
Independensi Unit Audit Internal, yang mana Unit Audit Internal dianggap independen apabila dapat melaksanakan tugasnya secara bebas dan obyektif.
Pertanggungjawaban Unit Audit Internal, yang mana Unit Audit Internal mempertanggungjawabkan seluruh kegiatannya kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris melalui Komite Audit.
Ruang Lingkup Unit Audit Internal, yang mana meliputi seluruh entitas audit (cabang, gudang, wilayah dan seluruh fungsional di kantor pusat).
Kewenangan Unit Audit Internal, yang mana Unit Audit Internal diberi akses yang tidak terbatas terhadap seluruh fungsi, pencatatan, kekayaan dan karyawan Perusahaan.
Tanggung Jawab Unit Audit Internal, antara lain:
- Mengembangkan rencana audit tahunan yang fleksibel dengan metodologi berbasis risiko yang tepat, termasuk risiko dan pengendalian yang diidentifikasi oleh Manajemen dan menyerahkan rencana audit kepada Dewan Komisaris melalui Komite Audit untuk ditelaah dan disetujui sekaligus disempurnakan secara periodik;
- Mengimplementasikan rencana audit tahunan yang disetujui;
- Membuat laporan hasil audit dan laporan tindak lanjut atas hasil pemeriksaan tersebut; dan - Menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris serta pihak
eksternal sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan memberikan saran perbaikan dan informasi yang obyektif tentang kegiatan yang diperiksa pada seluruh tingkatan Manajemen.
Kode Etik Unit Audit Internal yang harus ditaati dan dilaksanakan oleh seluruh anggota dari Unit Audit Internal, kode etik ini meliputi integritas, obyektifitas, kerahasiaan dan kecakapan.
Persyaratan untuk menjadi anggota dari Unit Audit Internal, yaitu: - Memiliki perilaku yang profesional, independen, jujur dan obyektif;
- Memiliki pengetahuan, keahlian dan kemampuan lain untuk melaksanakan tanggung jawabnya masing-masing;
- Memiliki kecakapan untuk berinteraksi dan berkomunikasi baik secara lisan maupun tulisan dengan efektif;
- Wajib memenuhi kode etik audit internal;
- Wajib menjaga kerahasiaan informasi dan/atau data perusahaan;
- Memiliki pemahaman tentang prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik; dan
- Bersedia secara terus-menerus meningkatkan kemahiran, efektifitas dan kualitas dari pekerjaannya.
- Memiliki loyalitas terhadap Perusahaan dan tidak boleh secara sadar terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang menyimpang atau melanggar hukum.
Standar Pelaksanaan Audit Internal, yang mana dalam menjalankan tugasnya, Unit Audit Internal akan memenuhi atau melebihi standar sebagaimana dijabarkan dalam Standard for the Professional Practice of Internal Auditing dari the Institute of Internal Auditors.
Penanggung jawab utama dari Audit Internal Perusahaan adalah Direktur Utama yang dalam pelaksanaannya dibantu oleh Unit Audit Internal.
Pengangkatan Kepala Unit Audit Internal Perusahaan telah dilakukan sesuai dengan ketentuan Peraturan Bapepam dan LK No. IX.I.7 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal (Surat Keputusan Ketua Bapepam dan LK No. Kep-496/BL/2008 tertanggal 28 Nopember 2008) dan Pedoman Unit Audit Internal Perusahaan yaitu diangkat oleh Direktur Utama pada tanggal 29 April 2011 setelah disetujui oleh Dewan Komisaris Perusahaan pada tanggal 28 April 2011 serta dilaporkan kepada Bapepam dan LK pada tanggal 4 Mei 2011. Kepala Divisi Audit Internal Perusahaan saat ini dijabat oleh Ingrid Sri Komala Dewi.
Nama : Tempat/tanggal lahir: Kewarganegaraan : Pendidikan Terakhir : Pengalaman Kerja : Pelatihan yang Diikuti : Sebagai Instruktur :
Ingrid Sri Komala Dewi Lampung/19 Mei 1971 Indonesia
Sarjana Akuntansi dari Universitas Tarumanagara pada tahun 1995 PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk sebagai Kepala Unit Audit
Internal pada tahun 2011-sekarang.
PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk sebagai Wakil Kepala Divisi Recovery Asset Management pada tahun 2009-2011. PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk sebagai Kepala
Departemen pada Unit Audit Internal pada tahun 2003-2009. Kantor Akuntan Publik Ernst & Young pada tahun 1999-2000. Kantor Akuntan Publik Deloitte Touche Tohmatsu pada tahun
1995-1999.
Training mengenai Prinsip Dasar Audit Internal, Teknik Interview dan Deteksi Fraud yang diselenggarakan oleh Yayasan Pendidikan Internal Audit pada tahun 2005.
Risk Based Audit Training yang diselenggarakan Bright Consulting pada tahun 2005.
Team Mate Programme Training yang diselenggarakan Kantor Akuntan Publik Price Waterhouse Coopers pada tahun 2005 dan 2006.
Know Your Customer Training yang diselenggarakan PT Bank Danamon Indonesia Tbk. pada tahun 2006.
Fraud Mitigation & Investigation Training yang diselenggarakan PT Bank Danamon Indonesia Tbk. pada tahun 2007.
Berbagai program pelatihan yang diselenggarakan oleh PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk pada tahun 2003-sekarang.
Dalam melaksanakan tugasnya, Divisi Audit Internal melaksanakan berbagai kegiatan antara lain audit operasional cabang, gudang, custodian, wilayah / area dan fungsional lainnya. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memastikan bahwa praktik manajemen risiko telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur tertulis Perusahaan serta peraturan eksternal. Divisi Audit Internal juga membantu menyempurnakan dan memperkuat pengendalian dan menyediakan jasa konsultasi untuk memberikan nilai tambah dan memperbaiki operasional organisasi.
Cakupan kegiatan audit yang dilakukan meliputi evaluasi menyeluruh mulai dari validasi perjanjian kerjasama dengan dealer, aplikasi kredit, persetujuan kredit, pengelolaan jaminan, proses penagihan, pemulihan kredit or bermasalah dan proses pemasaran kembali, sampai dengan proses pembiayaan dan akuntansi termasuk sistem dokumentasi. Audit tersebut dilakukan dengan sistem matrik, yang mana untuk unit yang dinilai memiliki risiko tinggi, maka apapun hasil pemeriksaannya akan dilakukan audit 1 (satu) kali dalam setahun, untuk unit yang hasil pemeriksaan sebelumnya tidak memuaskan maka audit akan dilakukan 1 (satu) kali dalam setahun apapun tingkat risikonya, sedangkan unit yang memperoleh hasil pemeriksaan menengah atau berisiko rendah serta tidak termasuk dalam kategori tidak memuaskan maka akan diaudit setiap 2 (dua) tahun sekali.
Struktur organisasi Unit Audit Internal adalah sebagai berikut:
Saat ini Unit Audit Internal Perusahaan didukung oleh 49 tenaga auditor dengan komposisi:
Jabatan Jumlah (Orang)
Kepala Divisi 1
Kepala Departemen 4
Kepala Seksi 6
Staff 38
Perencanaan dan realisasi Audit Internal pada tahun 2012 adalah sebagai berikut: A. Rencana dan Realisasi
Berdasarkan urutan prioritas untuk tahun 2012, realisasi pelaksanaan audit internal mencapai 96 penugasan audit atau melebihi rencana awal.
Jabatan Rencana Realisasi
Cabang 80 78
Wilayah / area 4 3
Custodian 1 1
Gudang (warehouse) 10 14
Total penugasan audit internal 95 96
B. Hasil Temuan Audit
Dari pelaksanaan audit, terdapat hasil temuan audit antara lain adalah sebagai berikut:
- Terdapat keterlambatan melakukan kunjungan ke nasabah yang terlambat membayar angsuran lebih dari 7 hari.
- Hasil kunjungan ke nasabah tidak dicatat sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. - Administrasi pencatatan Surat Tugas Penarikan dan Surat Kuasa Penarikan yang kurang rapi. - Kesalahan pencatatan data BPKB.
Setiap laporan hasil audit disampaikan kepada Manajemen Perusahaan dan pihak yang diaudit dilengkapi dengan rencana tindakan perbaikan, termasuk sanksi/pinalti apabila diperlukan. Kemajuan tindakan tersebut harus dilaporkan oleh pihak yang diaudit kepada Divisi Audit Internal setiap bulan untuk memastikan agar setiap pihak yang diaudit selalu berupaya melakukan penyempurnaan atau perbaikan. Selain menyampaikan hasil audit kepada Diretur Utama, laporan juga disampaikan kepada Komite Audit Perusahaan.
Sebagai anak perusahaan dari sebuah Bank, maka Satuan Kerja Audit Internal (SKAI) PT Bank Danamon Indonesia Tbk juga telah melakukan pemeriksaan kepada beberapa divisi fungsional di Adira Finance. Temuan-temuan yang dihasilkan dari pemeriksaan ini juga dilaporkan kepada Direktur Utama Perusahaan, yang selanjutnya juga disampaikan kepada Divisi Audit Internal Perusahaan untuk ditindaklanjuti. Pada tahun 2012, SKAI PT Bank Danamon Indonesia Tbk telah melakukan pemeriksaan atas 10 (Sepuluh) divisi fungsional di kantor pusat.
Auditor Eksternal Independen
RUPS Tahunan yang memiliki hak untuk menunjuk Auditor Eksternal Independen, telah memberi kuasa kepada Komisaris untuk menunjuk Auditor Independen Eksternal dengan rekomendasi dari Komite Audit dan Manajemen Risiko pada RUPS Tahunan tanggal 7 April 2012. Auditor Independen Eksternal yang ditunjuk tidak boleh berada dibawah kendali Dewan Komisaris, Direksi atau pihak-pihak berkepentingan lainnya dalam bentuk apapun.
Auditor Eksternal Independen yang ditunjuk bertanggung jawab untuk menyampaikan opininya atas ketaatan laporan keuangan yang diaudit sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia dan memberikan rekomendasi perbaikan atas pengendalian internal yang lemah di Perusahaan.
Berdasarkan Rapat Dewan Komisaris pada tanggal 7Mei 2012, Kantor Akuntan Publik Purwanto, Suherman & Surja (a member firm ofErnst & Young Global) telah ditunjuk sebagai Auditor Independen Eksternal Perusahaan. Tugas Auditor Independen Eksternal adalah memeriksa dan memberikan opininya atas laporan keuangan Perusahaan pada tanggal dan untuk tahun yang berakhir pada tanggal 31Desember2012.
Tahun 2012 adalah tahun pertama bagi Kantor Akuntan Publik Purwantono, Suherman & Surja (a member firm ofErnst & Young Global) sebagai Auditor Independen Eksternal Perusahaan, yang mana biaya untuk jasa audit profesional tersebut adalah sebesar US$ 90.000, sedangkan pada tahun 2011, 2010, 2009, 2008 dan 2007 laporan keuangan Perusahaan diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Siddharta & Widjaja (a member firm of KPMG International), masing-masing adalah sebesar US$ 90.000, US$ 90.000, US$ 83.600, US$ 83.600 dan US$ 76.000.
Akuntan Publik yang mewakili pelaksanaan audit laporan keuangan tahun 2012, laporan keuangan periode sembilan bulan yang berakhir pada tanggal 30 September 2012 serta penerbitan Obligasi Berkelanjutan II Adira Finance Tahap I Tahun 2013 dan Sukuk Mudharabah Berkelanjutan I Adira Finance Tahap I Tahun 2013 yang disebutkan diatas adalah Drs. Hari Purwantono.
Dalam menjalankan tugasnya, Auditor Independen Eksternal menyatakan tidak terjadi benturan kepentingan dalam pelaksanaan audit.