Perubahan/change adalah membuat sesuatu berbeda.
Perubahan terencana/planned change adalah aktivitas-aktivitas perubahan yang disengaja dan terarah pada tujuan tertentu.
Tujuan perubahan terencana:
a. Berusaha meningkatkan kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di lingkungannya.
b. Megubah perilaku karyawan, misal, merangsang inovasi, memberdayakan karyawan.
Karena kesuksesan atau kegagalan suatu organisasi pada hakikatnya disebabkan oleh hal-hal yang berhasil atau gagal yang diakukan oleh para karyawan.
Di dalam organisasi agen perubahan adalah yang bertanggung jawab menjalankan kegiatan dalam rangka perubahan.
Agen perubahan/change agents adalah orang yang memikul tanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan aktivitas perubahan.
Mengatasi resistensi (menentang) terhadap perubahan
Ada tujuh taktik yang disarankan untuk digunakan oleh para agen perubahan dalam mengatasi resistensi terhadap perubahan.
a. Pendidikan dan komunikasi. Komunikasi dapat mengurangi resistensi pada dua tingkat:
1) komunikasi menghilangkan efek dari kesalahan informasi dan komunikasi yang buruk: jika karyawan menerima fakta yang utuh dan mampu menjernihkan segala kesalahpahaman yang mereka miliki, resistensi akan menurun.
2) Cara menyampaikan perlunya perubahan sangat penting. Perubahan lebih dimungkinkan bilamana kebutuhan akan hal ini dikemas secara tepat.
b. Partisipasi. Sulit bagi siapa pun melawan keputusan untuk berubah jika mereka ikut terlibat didalamnya. Sebelum melakukan perubahan, mereka
yang menentang perlu diikutsertakan dalam proses pengambilan keputusan, keterlibatan mereka dapat mengurangi resistensi.
c. Membangun dukungan dan komitmen. Para agen perubahan dapat menawarkan upaya-upaya pendukung untuk mengurangi resistensi. Bilamana ketakutan dan kecemasan karyawan tinggi, konseling dan terapi karyawan, pelatihan keterampilan baru, bisa memudahkan penyesuaian. Karenanya memompa semanga karyawan juga dapat membantu mereka untuk berkomitmen secara emosional terhadap perubahan.
d. Negosiasi. Negosiasi sebagai taktik mungkin diperlukan bilamana resistensi datang dari sumber yang memegang kuasa.
e. Manipulasi dan kooptasi. Manipulasi mengacu pada upaya-upaya untuk memengaruhi secara tersembunyi.
Contoh: Ketika manajemen perusahaan mengancam akan menutup pabrik jika karyawannya tidak mau menerima pemotongan gaji, dan jika ancaman tsb. Sesungguhnya tidak benar, itu artinya manajemen sedang menggunakan manipulasi.
Kooptasi adalah bentuk manipulasi sekaligus partisipasi.
Contoh: berusaha ”Menyogok” para pemimpin kelompok-kelompok resisten dengan memberi mereka peran kunci dalam keputusan perubahan.
f. Memilih orang yang menerima perubahan. Riset menunjukkan bahwa kemampuan untuk mudah menerima dan menyesuaikan diri dengan perubahan terkait dengan kepribadian. Tampaknya orang paling mudah menyesuaikan diri dengan perubahan adalah mereka terbuka terhadap pengalaman, memandang positif perubahan, bersedia menerima risiko, dan fleksibel dalam perilaku.
g. Koersi yaitu penerapan ancaman/paksaan langsung kepada orang-orang yang menentang. Contoh: ancaman pemindahan, hangusnya kesempatan promosi, evaluasi kinerja negatif, dan surat rekomendasi yang buruk.
Politik perubahan
Agen-agen perubahan internal umumnya adalah individu/mereka yang memegang kedudukan tinggi dalam organisasi yang berkemungkinan merugi akibat perubahan. Perubahan merupakan ancaman bagi keterampilan mereka. Bagaimana bila mereka tidak lagi menjadi orang penting di perusahaan? Perubahan menciptakan potensi bagi orang lain dalam organisasi untuk mendapatkan kekuasaan dengan mengorbankan kepentingan mereka.
Politik mengimplikasikan bahwa pendorong perubahan lebih mungkin berasal dari para agen perubahan eksternal. Para manajer yang menghabiskan seluru
kariernya dalam satu perusahaan saja dan akhirnya mencapai posisi senior dalam hierarki sering menjadi penghambat utama perubahan.
Mengelola perubahan organisasi Rencana delapan tahap dari John Kotter:
1. Membangun ”Sense of urgency” dengan cara menciptakan alasan kuat yang mendukung perubahan.
2. Membentuk suatu koalisi sehingga memiliki kekuatan untuk mendorong perubahan.
3. Menciptakan suatu visi baru untuk mengarahkan perubahan dan strategi untuk mewujudkan visi tsb.
4. Mengomunikasikan visi tsb. ke semua anggota organisasi.
5. Mengajak orang lain untuk bertindak sesuai visi tsb. dengan cara menghapuskan hambatan-hambatan untuk berubah serta mendorong mereka untuk mau mengambil risiko dan mencari solusi terhadap persoalan secara kreatif.
6. Merencanakan, menciptakan, dan merayakan ”Kemenangan-kemenangan” jangka pendek yang mengarahkan organisasi menuju visinya yang baru. 7. Menyatukan sikap dalam perbaikan, meninjau kembali perubahan, dan
membuat berbagai penyesuaian yang dipandang perlu dalam program-program baru.
8. Menjalankan perubahan dengan cara menunjukkan hubungan antara perilaku baru dan keberhasilan organisasional.
Pengembangan organisasi
1. Penghormatan terhadap manusia. Manusia dipandang sebagai makhluk yang bertanggung jawab, sadar, dan memiliki kepedulian. Mereka harus diperlakukan dengan penuh martabat dan penghormatan.
2. kepercayaan dan dukungan. Organisasi yang efektif dan sehat ditandai dengan kepercayaan, keterbukaan, dan suasana yang mendukung.
3. Penyeimbangan kekuasaan. Organisasi yang efektif tidak memberi tekanan terlalu besar pada wewenang dan kendali yang bersifat hierarkis.
4. konfrontasi. Masalah tidak semestinya disembunyikan. Masalah sebaiknya dikonfrontasi secara terbuka.
5. partisipasi. Semakin banyak orang yang akan terkena dampak oleh sebuah perubahan dan mereka dilibatkan dalam keputusan yang menyangkut perubahan itu, maka mereka akan semakin berkomitmen untuk menerapkan keputusan-keputusan itu.
Teknologi di tempat kerja
Kemajuan teknologi dewasa ini mengubah tempat kerja dan memengaruhi kehidupan kerja para karyawan. Berikut dua isu khusus yang berkaitan dengan teknologi proses dan pekerjaan:
a. Proses perbaikan terus-menerus
Kinerja karyawan yang unggul harus ditingkatkan terus menerus untuk mencapai kepuasan pelanggan.
b. Rekayasa ulang proses
Artinya manajemen harus merancang kembali proses-proses yang baru guna menciptakan nilai tambah dan meninggalkan operasi-operasi yang telah usang.
Merangsang inovasi/innovation
Definisi inovasi adalah sebuah gagasan baru yang dijalankan untuk memprakarsai/memperbaiki suatu produk, proses, atau layanan.
Sumber-sumber inovasi
a. masa kerja manajerial memberi pengetahuan mengenai bagaimana menunaikan tugas dan mendapatkan hasil yang diinginkan.
b. Inovasi dikembangkan jika ada sumber daya berlebih karena memungkinkan organisasi untuk membayar inovasi, membiayai pengembangan inovasi dan menanggung kegagalan.
c. Komunikasi antarunit yang intens ada di dalam organisasi yang inovatif dengan memanfaatkan komite, gugus tugas, mekanisme lain yang memudahkan interaksi lintas departemen.
Dalam kategori SDM, kita dapati bahwa organisasi-organisasi yang inovatif secara aktif menyelenggarakan pelatihan dan pengembangan bagi para anggota mereka sehingga mereka dapat tetap mengikuti perkembangan, memberikan rasa aman yang tinggi atas kerja sehingga karyawan tidak takut di PHK jika melakukan kesalahan, dan mendorong individu untuk menjadi pejuang perubahan.
Pejuang ide/ide champion adalah pribadi-pribadi yang memperkenalkan inovasi dan secara aktif dan antusias mempromosikannya, membangun basis dukungan, mengatasi resistensi, dan memastikan bahwa inovasi tsb. dijalankan (contoh: begitu sebuah ide baru ditemukan).
Bukti menunjukkan bahwa para pejuang tsb. memiliki ciri-ciri kepribadian yang sama:
- keuletan, - energi,
- keberanian untuk mengambil risiko,
- mengilhami dan menyemangati orang lain dengan visi mereka terhadap potensi sebuah inovasi dan melalui keyakinan pribadi yang kuat dalam misi mereka,
- mereka pandai memenangkan komitmen orang lain untuk mendukung misi mereka,
- mereka memiliki pekerjaan yang memberi mereka keleluasaan untuk mengambil keputusan/otonomi.
Menciptakan organisasi pembelajar
OP adalah sebuah organisasi yang telah mengembangkan kapasitas untuk terus-menerus beradaptasi dan berubah (contoh: orang yang perlu belajar).
Kebanyakan organisasi menjalankan:
a. Pembelajaran lingkar-tunggal/sinle-loop learning yaitu memperbaiki kesalahan dengan menggunakan prosedur masa lalu dan kebijakan masa kini.
b. Pembelajaran lingkar-ganda/double-loop learning yaitu memperbaiki kesalahan dengan cara memodifikasi tujuan, kebijakan dan prosedur standar organisasi (modifikasi tujuan, kebijakan, dan rutinitas baku organisasi).
Ciri-ciri OP
Inilah di mana orang meninggalkan cara berpikir lama, belajar terbuka, memahami bagaimana sebenarnya organisasi berjalan, membangun rencana/visi yang dijadikan dasar oleh setiap orang, dan bekerja sama untuk mencapai visi tsb.
1. Adanya satu visi bersama yang diyakini dan disepakati semua orang.
2. Orang meninggalkan cara berpikir lama dan prosedur standar yang mereka gunakan untuk menyelesaikan persoalan/menjalankan pekerjaan.
3. Para anggota memahami segenap proses, aktivitas, fungsi, dan interaksi organisasi dengan lingkungan sebagai bagian dari suatu sistem interaksi. 4. Orang berani mengambil risiko, tanpa rasa takut pada kritik/hukuman,
keterbukaan dalam berkomunikasi dan pertumbuhan.
5. Orang meninggalkan kepentingan pribadi mereka untuk bekerja sama mewujudkan visi organisasi.
Mengelola pembelajaran
Apa yang dapat dilakukan para manajer untuk menjadikan perusahaan mereka sebagai organisasi pembelajar?
1. Susun strategi. Manajemen perlu menjelaskan komitmennya terhadap perubahan, inovasi, dan perbaikan terus-menerus.
2. Rancang kembali struktur organisasi. Dengan merampingkan struktur/menggabungkan beberapa departemen.
3. Bentuk kembali kultur organisasi. Manajemen menentukan kultur organisasi, baik dengan apa yang dinyatakan (strategi) maupun apa yang dilakukan (perilaku). Para manajer perlu memperlihatkan dengan tindakan mereka bahwa keberanian mengambil risiko dan mengakui kegagalan merupakan sifat yang pantas dihargai.