III. EVALUASI DIRI
3.4. PILAR SISTEM PERENCANAAN, KERJASAMA DAN SISTEM
Perencanaan Universitas Mataram merupakan penjabaran visi dan misi yang ditunjukkan dalam Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RPJP), Renstra Strategis (Renstra) dan Rencana Operasional (Renop) Universitas Mataram. Penyusunan Perencanaan ini dilakukan oleh Tim Perencana Universitas yang terdiri dari unsur Fakultas, Unit-unit di bawah Rektor di bawah koordinasi Wakil Rektor IV dan disyahkan dalam suatu Rapat Kerja Universitas (RKU). Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang dilakukan dengan tetap mendasarkan pada data dan informasi yang akurat, valid dan akuntabel dengan tetap mempertimbangkan sumber daya dan potensi yang dimiliki. Namun pada kenyataannya, ketersediaan data tersebut (database) belum tersistem di Unram, sehingga dalam perencanaan sering mengalami revisi. Beberapa isu perencanaan yang perlu diperbaiki dalam upaya menjadikan Unram unggul dijabarkan berikut ini.
Pembangunan fasilitas Unram cenderung kurang tertata baik. Penyebab utama dari masalah ini adalah ketidaktersediaan Master Plan tidak saja untuk pengaturan lokasi gedung kuliah, laboratorium, administrasi, sarana olah raga dan rekreasi tetapi juga landskapnya. Masterplan ini harus mengacu pada standar-standar gedung atau fasilitas yang dapat diterima secara nasional dan internasional. Unsur kekhasan daerah tidak terlihat pada bangunan atau landskap Unram.
Pengelolaan dana BLU ternyata belum mampu diterapkan dengan baik sesuai dengan fleksibilitas anggaran yang dimungkinkan sistem ini. Persoalan mendasar yang sering menjadi kendala adalah tidak tersedianya database yang memungkinkan perencanaan dibuat cermat berbasis data. Perubahan perencanaan sering terjadi akibat kebutuhan fakultas tidak sesuai dengan kegiatan yang ada diperencanaan tingkat universitas. Fakultas hanya dapat memastikan eksekusi kegiatan yang berasal dari sumber dana PNBP yang
25
besarnya 60% dari dana PNBP yang dihasilkan fakultas. Isu yang sering terdengar adalah lambatnya penerimaan usulan–usulan kegiatan untuk penyusunan anggaran tahun berikutnya dari fakultas–fakultas, kurangnya sumber daya manusia terampil, sering terjadi perubahan kebijakan yang berakibat pada revisi anggaran, serta kehilangan dokumen perencanaan menjadi halangan dalam penyerapan anggaran. Permasalahan-permasalahan ini menunjukkan bahwa masih lemahnya sistem koordinasi dan sistem perencanaan Fakultas dan Universitas.
Setelah ditetapkannya Universitas Mataram sebagai Satker BLU sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan No 224/KMK.05/2012 tanggal 4 Juli 2012, maka dalam perencanaannya Universitas Mataram diberi kewenangan untuk menerapkan praktek-praktek bisnis yang sehat. Semua hasil bisnis yang dijalankan akan memperkuat pendanaan sehingga target pengembangan dapat tercapai lebih cepat. Berdasarkan hasil realisasi pendapatan Universitas Mataram, masih terindikasi belum optimalnya hasil bisnis dibandingkan dengan potensi dan asset yang dimiliki Unram.
Tabel 3. 2 Realisasi Pendapatan Universitas Mataram Tahun 2008–2016 (Dalam Ribuan Rupiah)
Tahun Pendapatan Pendidikan Pend.Kerjasama dan BLU
Lainnya
Keseluruhan (Termasuk RM)
Pagu Realisasi % Pagu Realisasi % Pagu Realisasi %
2008 31.970.833 29.590.400 93 - - - 31.970.833 29.988.561 94 2009 33.234.656 34.340.075 103 - - - 33.234.656 34.705.328 104 2010 37.124.990 40.765.929 110 - - - 37.124.990 41.022.313 110 2011 43.627.457 52.553.626 120 - - - 43.689.457 56.237.445 129 2012 53.733.475 21.425.910 40 - - - 53.823.475 53.094.701 99 2013 180.074.410 68.427.008 38 - 4.103.745 - 180.074.410 83.752.161 47 2014 90.094.732 86.320.937 96 7.782.697 12.464.069 160 97.877.429 116.356.709 119 2015 121.204.709 108.555.599 90 - 18.767.294 - 121.204.709 127.585.360 105 2016 183.862.136 267.367.921 145 18.700.000 40.198.535 215 202.562.136 309.358.383 153
Sumber : Laporan Keuangan Unram 2008-2016
Dari Tabel 3.2, terlihat bahwa terjadi peningkatan pendapatan Universitas Mataram baik dari jumlah anggaran maupun realisasinya sejak menjadi BLU tahun 2012–2016. Jumlah anggaran maupun realisasi meningkat dibandingkan tahun 2008–2011 sebelum BLU. Terdapat penambahan sumber pendapatan dari kerjasama BLU maupun sumber lainnya
26
selain dari pendapatan pendidikan. Sumber pendapatan pendidikan masih merupakan sumber pendapatan terbesar di Universitas Mataram. Penggalian dana terutama melalui kerjasama dan bisnis sudah seharusnya dikembangkan sebagai salah satu keuntungan sistem BLU. Belum adanya perencanaan optimalisasi penggalian dana dan efisiensi penggunaan dana PNBP harus mampu diantisipasi oleh pimpinan universitas. Oleh karena itu perlu program strategis untuk mengoptimalisasi penggalian dana PNBP dan efisiensi penggunaannya melalui perencanaan yang mengedepankan efisiensi dan efektifitas.
Berdasarkan data persentase pendapatan kerjasama dan BLU lainnya dibandingkan dengan keseluruhan pendapatan Unram (termasuk Rupiah Murni (RM)) masih cenderung rendah seperti yang terlihat dalam Tabel 3.3. Persentase ini seharusnya dapat ditingkatkan mengingat banyaknya aset Unram yang dapat dikelola secara bisnis. Pengelolaan aset untuk bisnis seyogyanya diserahkan kepada professional. Akan tetapi untuk dapat memperkirakan nilai ekonomi dari modal/aset yang dimiliki Unram, perlu dilakukan perhitungan yang cermat. Rencana bisnis ini harus mampu memanfaatkan peluang pasar yang dimiliki civitas akademika Unram yang jumlahnya mencapai 40.000 (empat puluhan ribu) orang. Karena itu perlu program strategis untuk mengoptimalisasi Rencana Bisnis Anggaran Unram.
Tabel 3. 3 Persentase Pendapatan Kerjasama dan BLU lainnya Universitas Mataram Tahun 2013– 2016
Tahun Persentase Pendapatan Kerjasama dan
BLU Lainnya (selain pendapatan pendidikan)
2013 4.90%
2014 10.71%
2015 14.71%
2016 12.99%
Sumber : Laporan Keuangan Unram 2013-2016
Dari permasalahan-permasalahan yang telah dikemukakan di atas, salah satu penyebabnya adalah masih lemahnya pengawasan internal di bidang perencanaan yang dilakukan Satuan Pengawas Internal (SPI). Salah satu indikasinya adalah seringnya revisi dokumen perencanaan baik dari fakultas, program studi di bawah Rektor, maupun unit-unit yang ada di Unram. Masalah teknis juga menjadi kendala seperti format penyusunan Rencana Operasional yang selalu berubah tanpa adanya koordinasi dengan fakultas dan kurangnya pelatihan bagi Tim Teknis penyusun Renop di setiap unit. SPI seharusnya mampu
27
mengantisipasi permasalahan perencanaan dan memberikan saran masukan kepada pimpinan perguruan tinggi.
SPI seharusnya diberikan kewenangan tidak hanya melakukan pengawasan perencanaan tetapi juga pelaksanaan kegiatan. Sistem Unram selama ini sudah mengatur adanya Perjanjian Kinerja (Kontrak Kerja) unsur pimpinan baik pada tingkat universitas maupun fakultas berdasarkan pengembangan 5 pilar. Para pejabat terkait harus melaporkan hasil kegiatannya setiap triwulan dengan berbagai indikator pencapaian. Pada laporan capaian kinerja ini akan terlihat, apakah capaian setiap fakultas dan unit-unit mencapai target atau tidak. Satuan pengawasan internal harus mampu mengawasi capaian kinerja ini dengan memberikan
feedback, sehingga semua fakultas dan unit-unit bisa dengan optimal melaksanakan
kegiatannya sesuai perencanaan yang disepakati.
3.4.2. Strategi Sistem Kerjasama
Untuk mendukung seluruh proses yang ada di Universitas Mataram yang terjabar dalam lima pilar, maka kerjasama dengan pihak luar sangat diperlukan. Implementasi kerjasama ini masih belum optimal karena adanya beberapa permasalahan yang diuraikan di bawah ini.
Jumlah Kerjasama Universitas Mataram yang terjalin dengan pihak luar pada tahun 2014 dan 2015 tergambar pada Tabel 3.4 di bawah ini. Dari tabel tersebut terlihat bahwa jumlah kerjasama yang ada tidak sebanding dengan jumlah fakultas dan program studi yang ada. Hal ini sebagai indikasi bahwa unsur pimpinan secara umum belum mampu mengkreasi kerjasama dengan pihak luar. Untuk mengatasi masalah ini maka latihan kerjasama unsur pimpinan harus dilakukan. Selain itu, dari sejumlah kerjasama yang sudah disepakati dalam bentuk Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding/MoU) belum sebanding dengan jumlah kegiatan kerjasama yang dilaksanakan. Hal ini terjadi karena tidak adanya komitmen dari pimpinan untuk mengalokasikan dana kerjasama untuk memastikan terbentuknya aktivitas kerjasama yang saling menguntungkan. Setiap dana kerjasama haruslah dibuatkan target output, terutama dalam bentuk karya ilmiah baik itu publikasi ilmiah ataupun penulisan buku. Akan lebih bermanfaat lagi, apabila kerjasama tersebut mampu menjadi sumber pendapatan Unram. Untuk mendukung kerjasama yang sesuai dengan arah tersebut penjaminan mutu kerjasama harus dilakukan.
28
Tabel 3. 4 Jumlah Kerjasama Universitas Mataram Tahun 2014-2015
No Kerjasama Jumlah Tahun 2014 Tahun 2105 1 Luar Negeri 7 6 2 PTS 1 1 3 PTN 6 1 4 Pemerintah 31 16 5 Swasta 4 3 Total 50 27
Sumber: Dokumen Kerjasama Unram tahun 2014 dan 2015 3.4.3. Strategi Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi Universitas Mataram diarahkan agar terciptanya sistem informasi yang terintegrasi yang dapat mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi serta kerjasama secara efektif, efisien dan terukur. Secara umum, Universitas Mataram belum memiliki sistem informasi yang handal untuk pangkalan data baik itu untuk tenaga pendidik maupun kependidikan. Berdasarkan Renstra Unram 2016-2020, pengembangan dan pemantapan sistem informasi masih harus terus dilakukan, diantaranya adalah Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), Sistem informasi Pendapatan Uang Kuliah, Sistem informasi Pendapatan BLU, Sistem informasi Pengeluaran, Sistem informasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Sistem informasi Kearsipan, Sistem informasi Administrasi RSP, dan Sistem informasi Laboratorium. Semua sistem Informasi tersebut sangat diperlukan untuk memudahkan proses perencanaan, pemantauan dan evaluasi sehingga pengukuran tingkat akreditasi Program Studi dan Institusi akan mudah dilakukan. Tidak dapat dipungkiri bahwa masih terdapat permasalahan-permasalahan sistem informasi Universitas Mataram yang akan dijabarkan berikut ini.
Dalam Renstra 2011-2016 pengembangan seluruh Sistem Informasi seharusnya sudah tercapai dalam tahun 2016 seperti yang ditunjukkan dalam perencanaan sistem informasi yang disajikan dalam Tabel 3.5. Namun demikian, sampai saat ini seluruh sistem informasi yang ada belum dapat dikategorikan sebagai sistem yang handal. Sebagai contoh, Sistem Informasi Akademik yang seharusnya terselesaikan, direncanakan pemanfaatan sepenuhnya pada tahun 2015, masih belum tercapai. Saat ini (2017) Sistem Informasi Akademik yang digunakan di Unram yaitu SIAKAD dan SIA. Hal yang sama juga dialami oleh sistem-sistem informasi yang lain, termasuk perencanaan untuk mengintegrasikan seluruh sistem tersebut. Dengan sistem terintegrasi ini akan sangat membantu pimpinan untuk mengambil
29
kebijakan yang cepat dan tepat. Pemenuhan ketersediaan sistem informasi yang terintegrasi merupakan salah satu indikator yang harus terpenuhi apabila Unram merencanakan tingkat akreditasi A. Sistem informasi yang ada saat ini seharusnya diaudit untuk dijadikan dasar oleh pimpinan dalam menentukan arah pengembangannya.
Untuk dapat tercapainya pembangunan dan pengembangan sistem informasi yang terintegrasi maka kelembagaan UPT Teknologi Komunikasi dan Informasi harus diperkuat dengan penyediaan SDM yang handal dan terampil dan alokasi anggaran yang rasional. UPT ini sudah seharusnya diintegrasikan kuat dengan Program Studi Teknologi Informasi terutama berkaitan dengan SDMnya. Tidak ada pilihan lain kecuali segala sarana dan prasarana yang dibutuhkan harus mampu dipenuhi. Apa yang menjadi hambatan atau permasalahan yang membuat program kerja pembangunan sistem informasi ini belum mencapai target harus segera teridentifikasi dan direncanakan solusi dan diawasi implementasinya.
Untuk memastikan Sistem Informasi yang terintegrasi ini terwujud, maka SPI harus kuat melakukan pengawasan, tidak saja pada tahap perencanaan tetapi juga pada tahap implementasi. Seluruh pemangku kepentingan terutama unsur pimpinan harus memberikan dukungan untuk terbangunnya sistem informasi ini.
