3.5 Plant Logistic Departmemt
3.5.1 Production Planning Unit
Production planning unit terdiri dari 3 subunit yaitu External Planning
yang membawahi Inter-company Section, Export Section dan External
manufacturing Section.
1) External Manufacturing Section
External manufacturing atau Toll manufacturing dilakukan di PT Boehringer
Ingelheim Indonesia (BII), kontrak diperbaharui setiap 5 tahun. Toll
manufacturing, penjabaran atau sosialisasi forecast juga melalui S&OP.
S&OP level satu pada toll manufacturing tetap dilakukan oleh PT Aventis Pharma Jakarta site baik forecasting maupun analisisnya, tetapi S&OP level dua berbeda. Pada toll manufacturing, S&OP level dua tidak lagi dibicarakan
production planning tetapi delivery plan yang disebut Toll Strategic Meeting.
mencakup dua perusahaan (antar perusahaan). Toll Strategic Meeting dilakukan setiap tiga bulan yang dihadiri pihak PT Aventis Pharma Indonesia (yaitu Head of IA, Manager Plant Logistic dan wakilnya, penanggung jawab
Plant Logistic seksi External Manufacturing) dan dari pihak PT BII (Head of
IA, Manager supply chain). Operational meeting dilakukan setiap bulan untuk mengatur hal-hal yang bersifat operasional dan teknis.
2) Export Section
Bagian ini menangani produk-produk yang akan diekspor ke berapa negara seperti Malaysia, Singapura, Thailand, Vietnam, Australia dan Filipina. Tujuan ekspor adalah selalu interco Aventis di negara-negara yang dimaksud. Kinerja seksi ini dilihat dari Customer Service Level (CSL). Jika delivery date (yang telah disepakati antara PT Aventis Pharma Jakarta site dan interco tujuan) di salah satu negara tersebut tidak tepat/ terlambat akan berakibat menurunnya nilai CSL (missed). Customer Level Service dari PT Aventis Pharma Indonesia diukur oleh Aventis Global berdasarkan delivery date within minus 7 dalam bulan yang sama (working days).
Jika keterlambatan terus terjadi, dapat mengakibatkan site Jakarta tidak lagi dipercaya oleh interco di negara-negara tersebut yang kemudian dapat mengalihkan pesanannya ke site Aventis lain selain Indonesia.
3) Intercompany Section
Bagian ini melakukan tugasnya dalam hal procurement receptionist dan menangani produk-produk yang didatangkan dari Aventis site yang lain (intercompany atau sering disebut sebagai interco) mulai dari pemesanan sampai dengan barang datang. Produk-produk yang sering didatangkan dari
interco adalah active materials. Interco yang dituju sebagai produsen active materials yang dimaksud merupakan site rujukan yang telah ditetapkan oleh mother company dalam rangka menjamin konsistensi mutu dan kualitas
produk yang dihasilkan. Untuk produk yang dibeli dari pihak luar (third party) ditangani oleh Purchasing Department.
Intercompany PT Aventis Pharma ialah :
a. Aventis Limited India
b. Aventis Pharma Deutschland GmbH c. Aventis Pharma Inc. Kansas City, USA d. Aventis Pharma SA
e. Aventis Pharma Sp A, Scoppito Italia f. Aventis Pharma, Doma France g. Fison Pharmaceutical
h. HMR Interphar
i. Hoescht Procurement Int. Trading & Services (HPI, T&S) j. Nippon Aventis Service
3.5.2 Warehouse
Gudang adalah tempat penerimaan, penyimpanan dan distribusi barang berupa bahan baku, bahan pengemas, produk ruahan, obat jadi dan bahan lain yang dibutuhkan untuk membantu kelancaran proses produksi maupun proses pengemasan, yang mempunyai nilai ekonomis sehingga perlu ditangani secara khusus agar barang yang disimpan tersebut senantiasa sesuai secara kuantitatif antara stok secara fisik (aktual) dengan stok secara administratif (stok di SAP). Mutu suatu produk sangat dipengaruhi oleh cara penanganan bahan awal, mulai
dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi ke bagian pengolahan maupun pengemasan. Alur keluar masuknya barang di Warehouse PT Aventis Pharma diatur sedemikian rupa sehingga berjalan satu arah. Barang masuk dan barang keluar melalui pintu yang berbeda dan begitu barang masuk akan langsung berada di area karantina. Setiap ada penerimaan barang dari supplier, selalu dilakukan pengecekan fisik barang dan dokumen yang menyertainya termasuk ada tidaknya label supplier pada master box. Demikian juga untuk distribusi barang, baik internal (Processing, Packaging, QC) maupun eksternal (distributor), harus diperiksa kelengkapan dokumennya (Material Request Note dan Sales Order). Denah warehouse PT Aventis Pharma dapat dilihat pada Lampiran 12. Gudang PT Aventis Pharma termasuk dalam area kelas 1 (setara dengan black area) yang menurut suhunya dibagi menjadi tiga daerah yaitu:
1) Ruangan cold storage
Ruangan ini mempunyai suhu antara 2°-8°C. Ruangan ini digunakan untuk penyimpanan bahan-bahan yang tidak tahan terhadap suhu tinggi seperti vaksin (produk Sanofi Pasteur). Pada ruangan ini terdapat alat kontrol khusus, dimana jika suhu di bawah 2°C atau di atas 8°C maka alarm akan berbunyi secara otomatis.
2) Ruangan cool storage
Ruangan ini merupakan ruangan dengan suhu terkendali yaitu antara 16°-25° Ruangan dengan suhu ini terbadi menjadi dua area yaitu :
a. Starting material cool storage untuk menyimpan raw material (bahan baku
dan bahan pengemas primer) dan semi finished goods.
3) Ruangan dengan suhu kamar (ambient temperature)
Ruangan ini mempunyai suhu sesuai dengan kondisi ruangan tanpa adanya pengendalian suhu. Ruangan yang temasuk pada kategori ruangan dengan suhu kamar adalah :
a. Ruang penerimaan barang (Incoming), dimana ruangan ini berfungsi untuk penerimaan barang dari distributor maupun supplier yang lain.
b. Ruang pengeluaran barang (Outgoing), dimana ruangan ini berfungsi khusus untuk pengeluaran barang.
c. Ruang khusus rejected material untuk menyimpan barang yang di reject. Ruangan ini dibatasi dari ruangan lain dengan teralis besi dengan warna merah. Ruangan ini dikunci dengan pemegang kunci hanyalah orang-orang tertentu yang bertanggung jawab terhadap barang yang ada di dalamnya.
d. Rak returned goods untuk menyimpan produk-produk kembalian yang dikarantina.
e. Rak untuk pengemas sekunder, rak ini digunakan untuk menyimpan bahan- bahan pengemas sekunder. Area ini dibagi menjadi area karantina dengan batas garis berwarna kuning dan area released dengan batas garis berwarna hijau.
f. Lemari terkunci untuk menyimpan packing insert. Packing insert ini dimasukkan dalam lemari terkunci agar tidak tertukar satu dengan yang lain. g. Ruang transit 1 untuk mengirim bahan baku dari gudang ke bagian pengolahan
(kawasan kelas 3).
h. Ruang transit 2 untuk mengirim produk ruahan dan pengemas primer dari gudang ke bagian pengemasan yang ada pada kawasan kelas 3.
i. Ruang transit 3 untuk mengirim pengemas sekunder (folding box dan master
box), packing insert, dan produk repacking dari gudang ke bagian pengemas di
kawasan kelas 2.
j. Ruang transit 4 untuk mengirim finished goods dari bagian pengemasan di kawasan kelas 2 ke bagian gudang untuk disimpan.
Selain ruangan-ruangan tersebut masih ada ruang untuk pengambilan contoh atau disebut ruang sampling. Ruangan ini merupakan ruangan dengan kategori kelas 3, dimana suhu, tekanan, dan kelembabannya diatur sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk ruang kelas 3 dan dilengkapi dengan LAF.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di gudang, antara lain: 1. Penerimaan barang dari pemasok
Pada saat penerimaan barang dari pemasok, dilakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen, antara lain surat pengantar pemasok, invoice, CoA. Bahan yang tidak terdapat dalam Purchase Order (PO) dari PT Aventis Pharma hanya dapat diterima jika ada persetujuan dari Plant Logistic dan selanjutnya dibuatkan GRS ke dalam SAP setelah dibuatkan PO oleh
purchasing. Bahan yang datang dicocokkan dengan PO, apakah sesuai dengan
jumlah dan waktu pemesanan. Bahan yang datang diperiksa keutuhan kemasan dan kebenaran label yang melekat pada wadahnya, antara lain nama bahan, nomor batch atau lot dari pabrik atau supplier, nama pembuat/ pemasok, jumlah bahan, nomor PO, tanggal kadaluwarsa.
Untuk memeriksa kuantitasnya, dilakukan pemeriksaan berat atau jumlah dengan menimbang atau menghitung. Apabila terdapat dokumen yang tidak lengkap, kemasan rusak, berat/ jumlah tidak sesuai, harus memberitahukan ke
Plant Logistic, IQC, dan purchasing, serta diinformasikan dalam GRS yang
dibuat.
Surat pengantar dari pemasok ditandatangani dan diberi stempel perusahaan. Barang pengantar yang sudah diperiksa diberi label karantina dengan ketentuan:
(a) Untuk raw material, semi finished goods import dan packaging material siapkan label sesuai dengan jumlah wadah yang diterima.
(b) Untuk finished goods dan repacked semi finished goods, setiap pallet ditutup dengan penutup atau jaring kemudian diberi satu label per pallet. (c) Tempatkan bahan pada area karantina atau rak karantina dengan
memperhatikan persyaratan penyimpanan.
2. Penerimaan bahan dan produk jadi dari processing dan packaging
Pemeriksaan dokumen yang menyertai penyerahan produk yaitu GRS. Produk jadi yang diserahkan harus ditutup dengan jaring untuk menghindari terjatuh atau bercampur/ tertukar dengan produk jadi yang lain. Dilakukan pemeriksaan penandaan label pada wadah yang mencakup nama produk, nomor bets, berat bersih/ jumlah satuan kemasan, label SAMPLE TAKEN dari
QC, petunjuk penyimpanan khusus. Produk yang diterima diperiksa dengan
menghitung atau menimbang satu persatu kemudian disimpan di rak penyimpanan.
3. Penerimaan obat kembalian
Prosedur dalam penanganan obat kembalian adalah :
(a) Surat pengantar dari distributor ditandatangani sebagai bukti bahwa barang telah diterima di gudang.
(b) Data dimasukkan dalam SAP kemudian dilakukan posting goods issue untuk mencatat obat kembalian yang diterima ke dalam SAP, selanjutnya penyerahan surat jalan berupa GRS sebagai bukti penerimaan obat kembalian kepada QC setelah ditambahkan semua informasi yang diperlukan QC.
(c) Tempelkan label QUARANTINE pada produk yang bersangkutan dan disimpan pada area karantina, terpisah dari produk lain (dalam keranjang yang terkunci) sesuai dengan kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan. 4. Penyimpanan bahan dan produk jadi
Sistem penyimpanan menggunakan zoning system, dimana material disimpan dengan memperhatikan:
(a) Sebelum penyimpanan material, periksa petunjuk mengenai cara penyimpanan.
(b) Tempatkan material pada rak penyimpanan sesuai jumlah yang diperlukan dan dilakukan pencatatan alamat rak bahan, nama produk, jumlah, nomor batch pada buku alamat (address card).
(c) Pisahkan pallet berisi bahan yang sedang ditahan (blocked) dan ditempatkan pada area karantina sambil menunggu penanganan lanjut sesuai disposisi dari IQC Departemen atau Purchasing Department. (d) Tempatkan bahan yang ditolak (rejected) pada material rejected area. (e) Tempatkan debu produksi (garbage) pada waste area.
5. Pengeluaran barang
Foreman mencari dan menentukan bahan/ bets yang akan dikeluarkan
dengan prebatch determination pada sistem SAP. Untuk bahan baku yang akan diproses, harus ada label RELEASED yang disahkan dengan adanya nomor CoA dan diparaf oleh QC Unit.
Bahan yang lebih dulu waktu kadaluarsanya (First Expired First Out/ FEFO) merupakan pilihan pertama yang lebih dulu dikeluarkan dan barang yang lebih dulu diterima (First In First Out/ FIFO) merupakan pilihan kedua. Bilamana kedua hal di atas sama maka bahan dalam jumlah terkecil harus dikeluarkan lebih dahulu.
(b) Pengeluaran produk ruahan dan bahan pengemas atas permintaan
packaging/ processing
Foreman mencari dan menentukan bahan/ bets yang akan dikeluarkan
dengan prebatch determination pada SAP. Untuk produk ruahan dan bahan pengemas yang akan diproses, harus ada label RELEASED yang disahkan dengan adanya nomor CoA dan diparaf oleh QC Unit.
Produk ruahan ex-import hanya boleh dikirim ke bagian Packaging setelah diluluskan IQC departemen dan ditempelkan label RELEASED. Produk ruahan ex-lokal boleh langsung dikirim tanpa menunggu label
RELEASED kecuali ada produk yang berlabel QUARANTINE.
(c) Pengeluaran produk jadi
Pengeluaran produk jadi dapat terjadi untuk dijual, diserahkan ke bagian yang bertanggung jawab dalam distribusi, untuk diambil contohnya, dikembalikan ke bagian produksi untuk suatu proses tertentu dan untuk dimusnahkan. Hanya yang berlabel released yang boleh dikeluarkan
untuk dijual, diserahkan ke bagian yang bertanggung jawab dalam distribusi. Foreman memerintahkan pengambilan produk jadi dengan mencatat Picking List yang dilengkapi alamat tempat penyimpanan produk. Surat jalan dibuat dan diparaf oleh foreman untuk menyerahkan produk jadi yang bersangkutan ke distributor. Di sini dilakukan pemeriksaan jumlah dan nomor batch-nya. Pengiriman produk jadi ke distributor/ ekspor selama perjalanan harus memperhatikan kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan.
(d) Pengeluaran bahan di luar keperluan produksi dan penjualan
Pengeluaran bahan di luar keperluan produksi dan penjualan harus dibuat material request form yang disahkan oleh supervisor atau kepala departemen dari departemen yang bersangkutan termasuk pengeluaran bahan Operating Supplies (OS) yang digunakan untuk keperluan produksi atau produk jadi untuk contoh pertinggal.
(e) Penanganan bahan yang tersimpan lama
Bahan yang tersimpan lama di gudang dengan permintaan dari IQC untuk di retesting akan dipindahkan ke area karantina. Label karantina disiapkan sesuai informasi yang tertera pada label released. Barang ini setelah diuji oleh QC dan memenuhi syarat maka akan menjadi bahan
released kembali dan jika tidak memenuhi syarat maka akan menjadi
bahan rejected.
(f) Penanganan bahan yang tidak digunakan lagi
Plant Logistic Department menerbitkan scrap form yang menyebutkan
digunakan lagi. Scrap form harus ditandatangani oleh Head of Industrial
Affairs. Untuk bahan rusak selama penyimpanan di gudang, Plant Logistic Department akan membuat scrap form berdasarkan laporan
dari gudang.
(g) Penanganan bahan yang kadaluarsa
Setiap satu bulan sekali IQC Department akan memberikan daftar produk yang kadaluarsa maupun produk-produk yang hampir kadaluarsa dan didistribusikan ke gudang. Setelah menerima daftar tersebut, bagian gudang akan mengganti label bahan tersebut dengan label “QUARANTINE”. Selanjutnya dari QC akan melakukan test ulang terhadap produk-produk tersebut apakah masih bisa dipakai lagi atau tidak. Apabila bagian QC menyatakan produk-produk tersebut masih memenuhi syarat maka akan kembali digunakan dengan diberi label “RELEASED” lagi. Akan tetapi jika hasil retest menyatakan sudah tidak memenuhi syarat maka produk-produk tersebut akan diberi label “REJECTED”.
(h) Penanganan bahan yang ditolak (rejected)
Bahan yang di rejected dari IQC Department, pada setiap kemasan diberi label “REJECTED” dan dipindahkan ke area rejected. Apabila bahan rejected merupakan tanggung jawab:
i. Perusahaan, maka bahan tersebut dikeluarkan dari stok dengan membuat scrap form.
iii. Packaging material yang di rejected harus dihancurkan oleh PT
Aventis Pharma.
(i) Penanganan bahan yang tumpah
Penanganan bahan yang tumpah secara umum adalah dengan mengumpulkannya dengan vacuum cleaner yang dilengkapi dengan HEPA filter (untuk bahan padat kering) dan menggunakan lap kering atau chemical absorbent (untuk bahan cair). Isi vacuum cleaner dimasukkan ke dalam wadah yang diberi label yang mencakup nama isi (generik), jumlah, dan tandai dengan “untuk dikirim ke PPLI”. Penanganan untuk bahan berbahaya seperti Claforan dan Taxotere ditangani sesuai dengan sifat masing-masing material.
(j) Penanganan limbah
Limbah pabrik diberi identitas dan status (untuk dimusnahkan) dan disimpan di tempat penyimpanan limbah. Limbah dan rejected material hanya boleh disimpan di waste/ rejected area maksimal 90 hari dan selanjutnya harus sudah dimusnahkan atau dikirim ke PPLI.
(k) Inventory Stock Taking
Stock taking merupakan pengecekan jumlah dan jenis seluruh barang
yang ada di gudang. Tujuannya adalah mengetahui adanya penyimpangan/ perbedaan stock secara fisik dan administratif dan melakukan koreksi atas perbedaan stock tersebut, sehingga stock yang ada mencerminkan keadaan sebenarnya, serta untuk mencegah secara dini penyimpangan akibat salah guna dan dalam proses kerja. Kegiatan ini dilakukan minimal 1 tahun sekali. Jika terdapat perbedaan antara
aktual dan SAP dilakukan adjustment yang dibuat oleh Accounting
Department dan didistribusikan ke Plant Logistic Department, Warehouse unit.
(l) Pemeriksaan stock barang secara acak
Pemeriksaan alamat bahan dan perhitungan stok barang secara acak minimal 5 item berbeda setiap hari untuk setiap packaging material,
raw material dan finished good.
(m) Pelaksanakan program Health, Safety and Environment (HSE)
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika bekerja di warehouse, yaitu safety dan dilakukannya pemantauan lingkungan. Safety harus diperhatikan karena pekerjaan di warehouse selalu berhubungan dengan alat berat, untuk itu saat bekerja di warehouse harus memakai helm dan sepatu khusus.
Selain itu, untuk proteksi dari suhu dingin, maka personil yang masuk ke cold storage harus memakai pakaian khusus. Untuk safety di
warehouse sendiri, maka warehouse harus dilengkapi dengan hydrant, fire extinguisher, sprinkler (untuk mengatasi kemungkinan kebakaran), water barrier dan emergency exit. Pemantauan lingkungan yang
dilakukan adalah pemantauan suhu, kelembaban, dan tekanan.