BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Pengendalian Internal Gaji dan Upah
2. Prosedur Pencatatan Sistem Akuntansi gaji dan upah
Menurut Mulyadi (2001 : 383) bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1.Fungsi Kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2.Fungsi Pencatat Waktu.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian internal yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3.Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan setiap jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4.Fungsi Akuntansi.
Dalam sistem penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya: utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). 5.Fungsi Keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Agar pengendalian internal gaji dan upah tercapai, maka memerlukan suatu alat pendukung yang salah satunya adalah dokumen dan catatan pendukung lainnya.
Menurut Mulyadi (2001 : 374) dokumen yang digunakan dalam sistem gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1.Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. 2.Kartu jam hadir.
3.Kartu jam kerja. 4.Daftar gaji dan upah. 5.Rekap gaji dan upah.
6.Surat pernyataan gaji dan upah. 7.Amplop gaji dan upah.
8 Bukti kas keluar.
Menurut Mulyadi (2001: 382) catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1.Jurnal Umum.
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencetak distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen di dalam perusahaan.
2.Kartu Harga Pokok Produksi.
Catatan ini digunakan untuk mencatat gaji dan upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3.Kartu Biaya.
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen dalam perusahaan.
4.Kartu Penghasilan Karyawan.
Catatan ini digunakan untuk mencatat pengasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan yang ditandatangani oleh karyawan sendiri, sehingga rahasia penghasilan setiap karyawan dapat terjamin
Sistem akuntansi gaji dan upah menggunakan beberapa dokumen-dokumen.Menurut Mulyadi yang dikutip oleh Aryani (2010 : 32), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah ada 2 jenis yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam siklus jasa personal disajikan berikut ini:
Tabel 2.2
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung
1. Pencatatan biaya gaji dan upah.
Bukti kas keluar Rekap daftar gaji dan upah
2. Pencatatan
pembayaran gaji dan upah.
Bukti kas keluar Daftar gaji dan upah
Pengendalian internal gaji dan upah meliputi teknik, metode dan prosedur pencatatan serta pengolahan data sehingga menghasilkan informasi berupa besarnya gaji dan upah yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
Prosedur sistem gaji dan upah menurut Midjan yang dikutip oleh Aryani (2010 : 35) adalah sebagai berikut:
a. Sistem dan prosedur penempatan karyawan (employment procedure)
Sistem dan prosedur ini merupakan kegiatan bagian personalia yang terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan sebagai berikut : membuat catatan karyawan yang berhenti / diberhentikan, memelihara hubungan dengan sumber tenaga kerja, memasang iklan.
2) mengadakan wawancara,
3) mengeluarkan surat pengangkatan,
4) melaksanakan macam-macam tugas lainnya, seperti: membuat catatan mengenai pengalokasian karyawan, membuat catatan mengenai potongan-potongan pembayaran, membuat catatan mengenai sebab berhentinya karyawan, membuat daftar cuti karyawan. b. Sistem dan prosedur pencatatan waktu (time keeping procedure)
Prosedur pencatatan waktu hadir terbagi menjadi dua, yaitu:
1) pencatat waktu hadir, meliputi menyusun kartu waktu hadir yang berisi nama karyawan, nomor kartu, mengawasi kartu-kartu yang dicap, melakukan pemeriksaan, misalnya pengawasan tentang tepatnya waktu, menentukan tarif yang layak, menghitung dan menjumlahkan waktu yang hadir, mencocokkan waktu kehadiran dengan catatan waktu kerja, membuat laporan ke bagian pembayaran gaji dan upah, membuat perhitungan gaji dan upah dimuka, mengawasi lemari pakaian karyawan.
2) pencatatan waktu kerja, meliputi membuat job ticket, mengecek karyawan ketika mereka bekerja dalam waktu kerja, mencocokkan catatan waktu hadir dengan waktu kerja dan membuat penyesuaian
jika ada perbedaan, menjumlahkan jam kerja yang sesungguhnya untuk tiap operasi, mengalikan jumlah produksi dengan jumlah jam menurut standar, membuat laporan hasil produksi setiap karyawan dalam tiap bagian.
c. Sistem dan prosedur pengupahan dan gaji (payroll procedure)
Tugas bagian fungsi ini adalah menghitung gaji dan upah, membuat formulir dan laporan (seperti jurnal gaji dan upah, cek gaji dan amplop gaji, catatan gaji karyawan), menyusun statistik gaji dan upah, memelihara arsip-arsip yang perlu.
Untuk lebih jelas berikut prosedur penggajian dan pengupahan yang dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 385)
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine).
Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperluka n bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesana yang menikmati jasa karyawan tersebut.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah atas daftar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian mengauangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah.
Jurnal untuk mencatat biaya gaji menurut Mulyadi (2001: 392) dibuat dalam empat tahap.
a.Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang kewajiban gaji ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai
clearing account,
b.Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx Biaya Administrasi dan Umum xx
Biaya Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya
overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan ke dalam rekening biaya overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam rekening Biaya Administrasi dan Umum dan rekening Biaya Pemasaran.
c.Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Kas xx
d.Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: Biaya Overhead
Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, danBiaya Pemasaran.
Jurnal untuk mencatat biaya upah menurut Mulyadi (2001: 396), dibuat dalam empat tahap.
a.Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang kewajiban upah ke dalam bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai
clearing account,
b.Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut:
Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Biaya Administrasi dan Umum xx
Biaya Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
Karena upah karyawan di pabrik dibagi menjadi dua: tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung, maka upah biaya tenaga kerja langsung dibebankan ke dalam rekening Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja, sedangkan biaya upah tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik dan dibebankan ke dalam rekening biaya overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam
rekening Biaya Administrasi dan Umum dan rekening Biaya Pemasaran.
c.Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap ”lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Kas xx
d.Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga pokok produk dan kartu biaya. Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat rincian biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Kartu harga pokok produk merupakan rekening pembantu untuk rekening Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja. Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, danBiaya Pemasaran. Upah tenaga kerja tidak langsung, upah karyawan fungsi administrasi dan umum (fungsi akuntansi, fungsi personalia dan umum, fungsi hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat ke dalam kartu biaya.
D. Peranan Audit Internal Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian