BAB IX. TENDER
B. Prosedur Tender
1. Tender Terbatas dapat dilakukan setelah memenuhi syarat berikut:
a. Terdapat Surat permintaan Barang dan Jasa dari Pengguna yang telah ditandatangani oleh pejabat Pengguna dilampirkan dengan dokumen KAK;
b. Terdapat Laporan survei harga dan/atau Penyusunan HPS dari Pengguna; dan c. Pelaksana Pengadaan telah menyusun Dokumen RKS.
2. Tender Terbatas dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
Tender Terbatas dengan nilai di atas Rp 250.000.000,- (Dua ratus lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp 1.000.000.000,- (Satu milyar rupiah) dilakukan dengan tahapan:
No. Tahapan
a Penyampaian Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) b Pemberian Penjelasan / Aanwijzing (Jika diperlukan) c Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH)
d Evaluasi Penawaran e Klarifikasi dan Negosiasi f Pengumuman Pemenang
g Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J) h Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
i Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan
C. Risiko Terkait Prosedur Kerja
No. Risiko Pengendalian Risiko
1. Durasi waktu pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa terlalu lama.
Menetapkan SLA pada setiap tahapan Pengadaan Barang dan Jasa.
2. Tidak terdapat Penyedia yang melakukan konfirmasi pendaftaran atau tidak adanya Penyedia yang memenuhi persyaratan pengadaan pada saat proses Tender Terbatas dilakukan.
Proses sourcing dilakukan secara mandiri guna memastikan PT Jasa Raharja (Persero)
mendapatkan Penyedia bahkan sebelum proses Tender Terbatas dimulai. Sehingga pada saat proses Tender Terbatas akan dilakukan, PT Jasa Raharja (Persero) telah memiliki beberapa calon kandidat Penyedia yang telah diverifikasi. 3. Keterlambatan penyelesaian
pekerjaan akibat peristiwa force
majeure.
Menambahkan klausa khusus yang berisi mengenai kebijakan tentang pengendalian atau alternative solusi yang konkrit untuk menghadap situasi force majeure.
4. Spesifikasi Barang dan Jasa yang ditentukan tidak tersedia di
beberapa wilayah cabang tertentu.
1) Melakukan penyesuaian spesifikasi atas ketersediaan Barang dan Jasa di beberapa wilayah tertentu.
2) Menyediakan spesifikas alternatif atas Pengadaan Barang dan Jasa yang serupa 5. Produk yang telah ditetapkan pada
Rencana Umum Pengadaan (RUP) sudah discontinue pada saat proses Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan.
Menyediakan spesifikas alternatif atas Pengadaan Barang dan Jasa yang serupa
6. Kesalahan perhitungan HPS. 1) Menyediakan format buku dan siap pakai yang kompeherensif untuk melakukan perhitungan HPS.
2) Melakukan pembaharuan secara berkala mengenai perubahan standar harga INKINDO.
7. Terjadinya perbedaan persepsi antara Pelaksana Pengadaan dengan Pengguna mengenai spesifikasi Barang/Jasa
1) Menyediakan format buku dan siap pakai yang kompeherensif untuk melakukan pembuatan spesifikasi Barang/Jasa.
2) Melakukan klarifikasi kepada Pengguna sebelum proses Tender Terbatas dilakukan 8. Penyedia yang ditunjuk sebagai
pemenang mengundurkan diri.
1) Memastikan seluruh detail pekerjaan secara rinci telah dicantukmkan dalam dokumen pengadaan.
2) Memastikan mengundang Penyedia yang memiliki performa baik sehingga
meningkatkan persentase kemungkinan jumlah Penyedia yang lulus dan memenuhi syarat lebih dari 1 (satu).
BAB VIII. PENUNJUKAN LANGSUNG
A. Pengertian dan Kebijakan Pengadaan
1. Penunjukan Langsung adalah Metode Pengadaan Barang dan Jasa yang dilakukan dengan menunjuk 1 (satu) Penyedia yang memenuhi persyaratan tertentu dan telah terdaftar pada DRJR atau penunjukan melalui beauty contest.
2. dilakukan berdasarkan harga wajar yang dapat dipertanggung jawabkan.
3. Dalam hal Pengadaan Barang dan Jasa merupakan Pekerjaan Kompleks, proses pengadaannya dapat dilakukan melalui pembentukan Tim Pengadaan.
4. Dalam pelaksanaan pengadaan dengan menggunakan metode Penunjukan Langsung, cukup melalui Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada satu Penyedia yang memenuhi persyaratan.
5. Penunjukan Langsung dapat dilakukan apabila minimal memenuhi salah satu dari berbagai persyaratan sebagai berikut:
a. Barang dan Jasa yang dibutuhkan bagi kinerja utama perusahaan dan tidak dapat ditunda keberadaannya (business critical asset);
b. Hanya terdapat satu Penyedia yang dapat melaksanakan pekerjaan sesuai kebutuhan Pengguna (user requirement) atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku;
c. Barang dan Jasa yang bersifat knowledge intensive di mana untuk menggunakan dan memelihara produk tersebut membutuhkan kelangsungan pengetahuan dari Penyedia;
d. Bila pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan menggunakan cara Tender atau Tender Terbatas telah 2 (dua) kali dilakukan dan tidak mendapatkan Penyedia yang dibutuhkan atau tidak ada pihak yang memenuhi kriteria atau tidak ada pihak yang mengikuti Tender;
e. Barang dan Jasa yang dimiliki oleh pemegang hak atas kekayaan intelektual (HAKI) atau yang memiliki jaminan (warranty) dari Original Equipment
Manufacture;
f. Penanganan darurat untuk keamanan, keselamatan masyarakat, dan aset strategis perusahaan;
g. Barang dan Jasa yang merupakan pembelian berulang (repeat order) sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan kualitas
Barang dan Jasa;
h. Penanganan darurat akibat bencana alam, baik yang bersifat lokal maupun nasional (force majeure);
i. Barang dan Jasa lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan yang sifatnya tidak dapat dipecah-pecah dari pekerjaan yang sudah dilaksanakan sebelumnya seperti;
j. Penyedia adalah BUMN, Anak Perusahaan atau Perusahaan Terafiliasi BUMN sepanjang kualitas, harga, dan tujuannya dapat dipertanggung jawabkan dan Barang dan Jasa yang dibutuhkan merupakan produk atau layanan sesuai dengan bidang usaha dari Penyedia bersangkutan;
k. Pengadaan Barang dan Jasa dalam jumlah dan nilai tertentu yang ditetapkan Direksi dengan terlebih dahulu mendapatkan persetujuan Dewan Komisaris; l. Konsultan yang tidak direncanakan sebelumnya untuk menghadapi
permasalahan tertentu yang sifat pelaksanaan pekerjaannya harus segera dan tidak dapat ditunda;
B. Prosedur Penunjukan Langsung
1. Penunjukan Langsung dalam rangka penanganan darurat dapat dilakukan setelah memenuhi syarat berikut:
a. Pernyataan keadaan darurat
Penyampaian surat tertulis pernyataan keadaan darurat dari Kepala Divisi Umum /Kepala Cabang, kepada Direksi (melalui Direktur SDM dan Umum) sekaligus pengajuan permohonan persetujuan penggunaan anggarannya;
b. Peninjauan Lokasi untuk melakukan stok opname atas kondisi yang terdampak keadaan darurat;
c. Menunjuk pekerjaan konstruksi/jasa konsultasi/Jasa lainnya yang dinilai mampu dan memenuhi persyaratan untuk melaksanakan kegiatan yang dibutuhkan, dengan menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada penyedia yang ditunjuk;
2. Penunjukan Langsung dalam rangka penanganan darurat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
No. Tahapan
a Penyampaian Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) b Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH)
c Klarifikasi dan Negosiasi
d Penerbitan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) e Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
f Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan 3. Penunjukan Langsung bukan dalam rangka penanganan darurat dapat dilakukan
setelah memenuhi syarat berikut:
a. Terdapat Surat permintaan Barang dan Jasa dari Pengguna yang telah ditandatangani oleh pejabat Pengguna dilampirkan dengan dokumen KAK; dan b. Terdapat Laporan survei harga dan/atau Penyusunan HPS dari Pengguna. 4. Tahapan Penunjukan Langsung bukan dalam rangka penanganan darurat dilakukan
dengan tahapan sebagai berikut:
No. Tahapan
a Penyampaian Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) b Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH)
c Klarifikasi dan Negosiasi
d Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J) e Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
f Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan
C. Risiko Terkait Prosedur Kerja
No. Risiko Pengendalian Risiko
1. Penunjukan Penyedia didasari oleh keberpihakan pada pihak tertentu, bukan berdasarkan kapabilitas Penyedia.
Melakukan Uji kepatuhan pada saat proses Pengadaan Barang/Jasa dilakukan untuk memastikan Penyedia yang ditunjuk memang sesuai dengan kredibilitasnya.
2. Penyedia tidak dapat
menyelesaikan pekerjaan untuk Penunjukan Langsung dalam hal keadaan darurat.
1) Memastikan Penyedia yang ditunjuk adalah Penyedia yang memiliki kredibilitas yang baik dengan mempertimbangkan sisa kemampuan nyata Penyedia.
2) Melakukan pengawasan secara langsung kepada Penyedia selama proses pekerjaan dilakukan.
3. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan akibat peristiwa force
majeure.
Menambahkan klausa khusus yang berisi mengenai kebijakan tentang pengendalian atau alternative solusi yang konkrit untuk menghadap situasi force majeure.
4. Produk yang telah ditetapkan pada Rencana Umum Pengadaan (RUP) sudah discontinue pada saat proses Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan.
Menyediakan spesifikas alternatif atas Pengadaan Barang dan Jasa yang serupa
5. Kesalahan perhitungan HPS. 1) Menyediakan format buku dan siap pakai yang kompeherensif untuk melakukan perhitungan HPS.
2) Melakukan pembaharuan secara berkala mengenai perubahan standar harga INKINDO.
6. Terjadinya perbedaan persepsi antara Pelaksana Pengadaan dengan Pengguna mengenai spesifikasi Barang/Jasa
1) Menyediakan format buku dan siap pakai yang kompeherensif untuk melakukan pembuatan spesifikasi Barang/Jasa.
2) Melakukan klarifikasi kepada Pengguna sebelum proses Tender Terbatas dilakukan
BAB IX. TENDER
A. Pengertian dan Kebijakan Pengadaan
1. Tender adalah Metode Pengadaan Barang dan Jasa dengan cara mengumumkan secara luas sekurang-kurangnya pada 1 (satu) media massa dan situs (website) e-procurement PT Jasa Raharja (Persero) guna memberi kesempatan kepada Penyedia yang memenuhi kualifikasi untuk mengikuti pengadaan.
2. Besaran nilai nominal metode Tender ditetapkan berdasarkan Keputusan Direksi tentang Pendelegasian Wewenang Pengelolaan Administrasi dan Keuangan.
3. Pengumuman dan pendaftaran Tender dilakukan minimal selama 3 (tiga) hari kerja sesuai jadwal pendaftaran yang dimuat pada saat pengumuman Tender.
4. Minimal jumlah Penyedia yang mendaftar pada proses Tender sebanyak 3 (tiga) Penyedia yang sudah terdaftar pada DRJR.
5. Apabila Penyedia yang melakukan pendaftaran pengadaan kurang dari 3 (tiga) peserta, maka dilakukan pengumuman ulang sebanyak satu kali.
6. Dalam hal peserta yang melakukan pendaftaran pengadaan masih kurang dari 3 (tiga) peserta, maka proses Tender dilanjutkan dengan peserta yang ada.
7. Pelaksanaan pengadaan dengan menggunakan metode Tender wajib dibentuk Tim Pengadaan.
8. Jenis perikatan untuk Tender adalah dengan menerbitkan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan.
9. Calon peserta Tender dari provinsi, kabupaten atau kota lain tidak dilarang untuk mengikuti proses Tender provinsi, kabupaten atau kota tempat dilakukan Tender. 10. Metode penilaian kualifikasi dalam pelaksanaan Tender dapat menggunakan pasca
kualifikasi atau prakualifikasi.
11. Dalam hal Tender adalah jasa konsultansi atau pekerjaan yang bersifat kompleks, penilaian kualifikasi wajib menggunakan prakualifikasi.
12. Dokumen penawaran wajib di-upload melalui aplikasi e-procurement PT Jasa Raharja (Persero) yang berupa Surat Penawaran Harga (SPH) berikut rincian harganya sesuai tata cara penyampaian dokumen penawaran.
13. Pemasukan dan Pembukaan Penawaran wajib dibuatkan Berita Acara serta ditandatangani oleh Tim Pengadaan dan wakil penyedia yang mengikuti Pemasukan dan Pembukaan Penawaran.
procurement maka Berita Acara Pembukaan Penawaran dicetak melalui sistem e-procurement dan dianggap sah.
15. Tata cara evaluasi penawaran yang diperkenankan dilakukan dalam pelaksanaan Tender adalah sebagai berikut:
a. Tender Barang atau Jasa Lainnya dapat menggunakan evaluasi sistem gugur atau sistem nilai (merit point);
b. Tender Jasa Konstruksi menggunakan sistem nilai (merit point); dan
c. Tender Jasa Konsultansi menggunakan Sistem Evaluasi Kualitas dan Biaya. 16. Tender untuk program kerja tahun berikutnya dapat dilaksanakan pada tahun berjalan
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Program kerja dimaksud sudah diketahui besaran biayanya dan dituangkan dalam rancangan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahun berikutnya; b. Bilamana program kerja tersebut tidak disetujui dalam anggaran tahun berikutnya
maka Tender dinyatakan batal;
c. Ketentuan Tender batal sebagaimana dimaksud pada butir b dituangkan dalam RKS; dan
d. Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J) ditandatangani setelah anggaran disahkan.
B. Prosedur Tender
1. Penyampaian Dokumen Penawaran.
Dalam melakukan Pengadaan Barang dan Jasa dengan metode Tender, dapat dipilih salah satu dari tiga sistem penyampaian dokumen penawaran yang ditetapkan di dalam dokumen RKS, yaitu Sistem Satu Sampul, Sistem Dua Sampul atau Sistem Dua Tahap.
2. Evaluasi Penawaran
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi penawaran sebagai berikut: a. Hasil evaluasi penawaran harus dibuat oleh Tim Pengadaan berdasarkan
kesimpulan atas evaluasi administrasi, teknis, dan harga.
b. Berdasarkan evaluasi penawaran, Tim Pengadaan segera menetapkan nominasi calon pemenang dari peserta yang memasukkan penawaran sesuai dengan metode evaluasi penawaran yang digunakan.
c. Dalam hal terdapat dua atau lebih penawaran dengan harga yang sama, maka peserta pengadaan yang dipilih adalah yang memiliki kecakapan dan
kemampuan yang paling tinggi, atau dalam hal terdapat dua atau lebih penawaran dengan harga terendah sama dan secara teknis baik serta memiliki kecakapan dan kemampuan relatif sama, maka Tim Pengadaan meminta kepada peserta tersebut untuk mengajukan penawaran harga baru atau dilakukan negosiasi ulang dan dituangkan dalam Berita Acara.
3. Penetapan Pemenang
a. Berdasarkan evaluasi penawaran sesuai sistem evaluasi yang dipilih, Tim Pengadaan mengajukan usulan calon pemenang pengadaan kepada penanggungjawab pengadaan berdasarkan sistem evaluasi yang ditentukan. b. Tim Pengadaan mengumumkan hasil Tender dan diberitahukan kepada peserta
Tender yang mengikuti proses pembukaan penawaran, secara tertulis.
c. Apabila pemenang pertama mengundurkan diri, maka dipilih pemenang kedua dan seterusnya sesuai urutan dalam usulan calon pemenang pengadaan. Kepada pemenang yang mengundurkan diri tersebut akan dikenakan sanksi berupa:
1) Dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist) sebagai rekanan PT Jasa Raharja (Persero) selama 2 (dua) tahun; dan
2) Jaminan Penawaran (jika ada) menjadi hak PT Jasa Raharja (Persero). 4. Tender Ulang
a. Tender ulang dilakukan apabila terdapat kondisi sebagai berikut:
1) jumlah calon peserta Tender yang mendaftar dan memenuhi persyaratan kurang dari 3 (tiga) peserta;
2) tidak ada peserta yang menyampaikan dokumen penawaran;
3) Jika hasil evaluasi Tim Pengadaan menunjukkan bahwa tidak ada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan teknis sebagaimana yang ditentukan di dalam dokumen RKS;
4) Tidak ada penawaran yang harga penawarannya di bawah atau sama dengan dana (nilai pagu) yang tersedia;
5) Terdapat sanggahan dari peserta Tender yang ternyata dapat dibuktikan kebenarannya;
6) Dalam evaluasi penawaran ditemukan indikasi atau bukti terjadinya persaingan tidak sehat;
7) Dalam pelaksanaan Tender terdapat indikasi atau bukti terjadinya pelanggaran atas prinsip dasar, etika dan/atau norma Pengadaan Barang dan Jasa; dan
8) Pemenang pertama, kedua dan seterusnya tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan.
b. Tender ulang dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Apabila Tender dilakukan pengulangan berdasarkan butir 4.a.1) dan/atau 4.a.2) maka Tender ulang harus dilakukan dengan cara mengumumkan atau menginformasikan kembali dan mengundang calon peserta Tender yang baru, selain calon peserta Tender yang telah terdaftar sebagai calon peserta Tender;
2) Apabila Tender dilakukan pengulangan berdasarkan butir 4.a.3) dan/atau 4.a.4) maka Tender ulang harus dilakukan dengan cara mengundang ulang semua peserta Tender yang tercantum di dalam daftar calon peserta Tender untuk mengajukan penawaran ulang. Jika dianggap perlu, Tim Pengadaan melakukan Tender ulang dengan cara mengundang calon peserta Tender yang baru;
3) Apabila Tender dilakukan pengulangan berdasarkan butir 4.a.5), maka: a) Apabila Tim Pengadaan tidak terbukti melanggar prosedur
pengadaan, maka Tim Pengadaan mengundang ulang semua peserta Tender yang tercantum di dalam daftar calon peserta Tender untuk mengajukan penawaran ulang secara lengkap (administrasi, teknis, dan harga). Jika perlu Tim Pengadaan melakukan Tender ulang dengan cara mengundang calon peserta Tender yang baru. Tim Pengadaan dilarang mengundang peserta Tender yang terbukti melanggar prosedur;
b) Apabila Tim Pengadaan terbukti melanggar prosedur pengadaan, maka dibentuk Tim Pengadaan yang baru untuk melakukan Tender ulang. Tim Pengadaan dilarang mengikutsertakan peserta Tender yang terbukti melanggar prosedur serta diberikan sanksi sebagai berikut :
i. Tim pengadaan yang terlibat diberikan sanksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
ii. Peserta yang terlibat praktik persaingan tidak sehat dan melakukan KKN diberikan sanksi dimasukkan dalam daftar hitam badan usaha beserta pengurusnya, jaminan penawarannya dicairkan atau pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
4) Apabila Tender dilakukan pengulangan berdasarkan butir 4.a.6) dan/atau 4.a.7) , maka dengan mempertimbangkan jumlah peserta yang memenuhi syarat administrasi dan teknis, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a) Mengundang peserta yang memenuhi syarat untuk
menyampaikan penawaran baru, jika peserta Tender yang memenuhi syarat sama dengan atau lebih dari 3 (tiga) peserta, tidak termasuk peserta yang melakukan pelanggaran atau;
b) Mengumumkan kembali Tender jika peserta yang memenuhi syarat kurang dari 3 (tiga) peserta, tidak termasuk peserta yang melakukan pelanggaran.
5) Apabila Tender dilakukan pengulangan berdasarkan butir 4.a.8), maka Tim Pengadaan akan melakukan Tender ulang dan kepada pemenang yang mengundurkan diri tersebut diberikan sanksi dengan mencairkan jaminan penawarannya dan memasukkan dalam daftar hitam badan usaha dan pengurusnya minimal selama 2 (dua) tahun.
5. Tahapan Tender
a. Tender dapat dilakukan setelah memenuhi syarat berikut:
1) Terdapat Surat permintaan Barang dan Jasa dari Pengguna yang telah ditandatangani oleh pejabat Pengguna dilampirkan dengan dokumen KAK; 2) Telah dibentuk Tim Pengadaan;
3) Terdapat Laporan survei harga dan/atau Penyusunan HPS dari Pengguna atau Tim Pengadaan.
4) Pelaksana Pengadaan telah menyusun Dokumen Prakualifikasi (dalam hal Tender menggunakan metode penilaian Prakualifikasi).
5) Pelaksana Pengadaan telah menyusun Dokumen RKS. b. Tahapan Tender dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1) Tahapan Tender Prakualifikasi untuk sistem pemasukan dokumen penawaran dapat dilakukan dengan satu sampul dan dua sampul meliputi:
No. Tahapan
1) Pengumuman Prakualifikasi
2) Pendaftaran & pengambilan Dokumen prakualifikasi 3) Pemasukan Dokumen prakualifikasi
4) Evaluasi dan pembuktian Dokumen prakualifikasi 5) Pengumuman hasil kualifikasi
6) Undangan Tender & Pengambilan Dokumen RKS 7) Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
8) Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH) dan Pembukaan Dokumen Penawaran
9) Evaluasi Penawaran
10) Klarifikasi dan Negosiasi (khusus Jasa Konsultansi) 11) Pengajuan Persetujuan Pemenang
12) Pengumuman Pemenang 13) Sanggahan
14) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J)
15) Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
16) Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan
2) Tahapan Tender Pasca kualifikasi untuk sistem pemasukan dokumen penawaran satu sampul dan dua sampul meliputi:
No. Tahapan
1) Pengumuman Tender
2) Pendaftaran Tender & Pengambilan Dokumen RKS 3) Evaluasi Pendaftaran
4) Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
5) Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH) dan Pembukaan Dokumen Penawaran
6) Evaluasi Penawaran
7) Pengajuan Persetujuan Pemenang 8) Pengumuman Pemenang
9) Sanggahan
10) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J)
11) Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
12) Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan
penawaran dua tahap meliputi:
No. Tahapan
1) Pengumuman Prakualifikasi;
2) Pendaftaran & pengambilan Dokumen prakualifikasi 3) Pemasukan Dokumen prakualifikasi
4) Evaluasi dan pembuktian Dokumen prakualifikasi 5) Pengumuman hasil kualifikasi
6) Undangan Tender & Pengambilan Dokumen RKS 7) Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
8) Pemasukan dan Pembukaan Dokumen Penawaran tahap pertama 9) Evaluasi Dokumen Administrasi dan Teknis
10) Pengumuman peserta yang lulus evaluasi tahap pertama 11) Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH) dan Pembukaan
Dokumen Penawaran tahap kedua 12) Evaluasi harga
13) Klarifikasi dan Negosiasi (khusus Jasa Konsultansi) 14) Persetujuan Pemenang
15) Pengumuman Pemenang 16) Sanggahan
17) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J)
18) Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
19) Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan
4) Tahapan Tender Pasca kualifikasi untuk sistem pemasukan dokumen penawaran dua tahap meliputi:
No. Tahapan
1) Pengumuman Tender
2) Pendaftaran Tender & Pengambilan Dokumen RKS 3) Evaluasi Pendaftaran
4) Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
5) Pemasukan dan Pembukaan Dokumen Penawaran tahap pertama 6) Evaluasi Dokumen Administrasi dan Teknis
8) Pemasukan Surat Penawaran Harga (SPH) dan Pembukaan Dokumen Penawaran tahap kedua
9) Evaluasi harga
10) Persetujuan Pemenang 11) Pengumuman Pemenang 12) Sanggahan
13) Penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPB/J)
14) Penerbitan Perjanjian Pelaksanaan Pekerjaan
15) Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Laporan Penyelesaian Pekerjaan
C. Risiko Terkait Prosedur Kerja
No. Risiko Pengendalian Risiko
1. Durasi waktu pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa terlalu lama.
Menetapkan SLA pada setiap tahapan Pengadaan Barang dan Jasa.
2. Tidak terdapat Penyedia yang melakukan pendaftaran atau tidak adanya Penyedia yang memenuhi persyaratan pengadaan pada saat proses Tender Terbatas dilakukan.
1) Memastikan pengumuman pengadaan telah diumumkan melalui media yang dapat dijangkau oleh banyak Penyedia.
2) Proses sourcing dilakukan secara mandiri guna memastikan PT Jasa Raharja (Persero) mendapatkan Penyedia bahkan sebelum proses Tender Terbatas dimulai. Sehingga pada saat proses Tender Terbatas akan dilakukan, PT Jasa Raharja (Persero) telah memiliki beberapa calon kandidat Penyedia yang telah diverifikasi.
3. Keterlambatan penyelesaian pekerjaan akibat peristiwa force
majeure.
Menambahkan klausa khusus yang berisi mengenai kebijakan tentang pengendalian atau alternative solusi yang konkrit untuk menghadap situasi force majeure.
4. Spesifikasi Barang dan Jasa yang ditentukan tidak tersedia di
beberapa wilayah cabang tertentu.
1) Melakukan penyesuaian spesifikasi atas ketersediaan Barang dan Jasa di beberapa wilayah tertentu.
2) Menyediakan spesifikas alternatif atas Pengadaan Barang dan Jasa yang serupa 5. Produk yang telah ditetapkan pada
Rencana Umum Pengadaan (RUP) sudah discontinue pada saat proses Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan.
Menyediakan spesifikas alternatif atas Pengadaan Barang dan Jasa yang serupa
6. Kesalahan perhitungan HPS. 3) Menyediakan format buku dan siap pakai yang kompeherensif untuk melakukan perhitungan HPS.
4) Melakukan pembaharuan secara berkala mengenai perubahan standar harga INKINDO.
7. Terjadinya perbedaan persepsi antara Pelaksana Pengadaan dengan Pengguna mengenai spesifikasi Barang/Jasa
3) Menyediakan format buku dan siap pakai yang kompeherensif untuk melakukan pembuatan spesifikasi Barang/Jasa.
4) Melakukan klarifikasi kepada Pengguna sebelum proses Tender Terbatas dilakukan 8. Penyedia yang ditunjuk sebagai
pemenang mengundurkan diri.
3) Memastikan seluruh detail pekerjaan secara rinci telah dicantukmkan dalam dokumen pengadaan.
4) Memastikan mengundang Penyedia yang memiliki performa baik sehingga
meningkatkan persentase kemungkinan jumlah Penyedia yang lulus dan memenuhi syarat lebih dari 1 (satu).
