BAB III METODE PENELITIAN
HASIL DAN PEMBAHASAN
5. Rewards the winner
4.2. Karakteristik Informan
4.3.3. Proses dan Prosedur Kerja
Kategori terakhir dari hasil wawancara adalah mengenai proses dan prosedur kerja. Budaya informasi memuat petunjuk dan dokumentasi yang jelas mengenai manajemen informasi dan sistem informasi.
Karyawan PT. Telkom menggunakan pedoman teknis dalam melakukan pekerjaan yaitu berpedoman pada SOA 404 dan ISO 9001. Tujuan SOA atau SarbanesOxley Act adalah adalah melindungi investor lewat pengungkapan keuangan yang lebih akurat, tepat waktu dan komprehensif, dapat dimengerti, tata kelola perusahaan yang lebih baik dan pengawasan yang lebih ketat dengan pembentukan Badan Pengawas Akunting Perusahaan Publik / PCAOB (Public Company Accunting Oversight Board). Pasalpasal dalam SOA terdiri dari 11 bab namun tidak semua relevan dengan Telkom. Pasalpasal yang berkaitan dengan Telkom adalah bab 3, bab 4, bab 9. Didalam SOA 404 perusahaan diwajibkan untuk mendokumentasikan, mengevaluasi dan melaporkan efektifitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan , pernyataan auditor eksternal atas asersi manajemen. Penggunaan SOA 404 diberlakukan di Telkom setelah 15 April 2005.
Sedangkan ISO 9001 merupakan standar atau alat untuk dapat mencapai tujuan mutu dalam menerapkan Total Quality Control yang diharapkan mampu menjawab perkembangan globalisasi ini dimana tujuan akhirnya adalah mencapai efektivitas dan efisiensi suatu organisasi. Beberapa manfaat yang dapat diambil dari penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001, antara lain:
1. Mampu membuat sistem kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi
2. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi
3. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku diseluruh organisasi 4. Meningkatkan pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan 5. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja. Pernyataan diatas sesuai dengan penjelasan dari informan ketiga (I3) dan informan kelima (I5): I3: … Karyawan disini menggunakan dokumen ISO 9001 dan SOA 404 sebagai pedoman
teknis atau standar dalam bekerja…untuk selengkapnya nanti saya tunjukkan dokumennya, supaya lebih jelas…disitu jelas manfaatnya untuk apa..
I5: …untuk mencegah fraud atau manipulasi, setiap pengambilan keputusan khususnya
masalah finansial, kami pake SOA 404 dan ISO 9001.
Semua hasil kebijakan perusahaan, proses dan prosedur telah terdokumentasi secara jelas diperusahaan. PT. Telkom menggunakan dua model. Hal yang berkaitan dengan teknis pekerjaan ada yang tersimpan di dalam database dan ada yang tercetak. Untuk yang tercetak dipegang oleh bagian Human Resources Department dan untuk yang digital disimpan di dalam database. Walau disimpan di database, hanya karyawan yang dibolehkan mengaksesnya. Untuk mahasiswa yang melakukan praktek kerja disini, tidak semua data diberikan termasuk prosedur kerja tapi hanya berupa datadata umum saja. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan keempat (I4) :
I4 : … hhhmm bisa dikatakan demikianlah dek…kebijakan, proses, prosedur itu udah
terdokumentasi dengan jelas…ada dua model, ada yang disimpan di database dan ada yang tercetak. Kalo tercetak di letak di HRD, kalo digital ya di database…untuk database aksesnya terbatas buat karyawan sini aja.. anak PKL juga gak kami kasih..cuma data umum aja.
Berdasarkan hasil wawancara, observasi, dan studi dokumentasi yang telah diuraikan didalam pembahasan, maka budaya informasi PT. Telkom terangkum dalam peta berikut, yaitu:
Gambar 5. Peta Budaya Informasi PT. Telkom
Peta
Bu
da
ya
In
fo
rma
si P
T.
Te
lk
om
4.4. Evaluasi
Setelah membahas mengenai aspekaspek budaya informasi pada kategori, maka ada beberapa hal yang menjadi evaluasi mengenai budaya informasi PT. Telkom, antara lain:
1. Dalam berbagi informasi dan berkomunikasi, PT. Telkom mengkombinasikan antara filosofi Jepang dan filosofi Amerika. Ini terlihat dari kebiasaan karyawan yang berbagai informasi menggunakan media teknologi seperti email, chatting, website, internet, intranet, flexy milis dan sebagainya. Namun, mereka juga memiliki kegiatan coffe morning untuk saling berbagi informasi dan berdiskusi tatap muka meskipun tidak rutin. Kegiatan ini dilakukan disebuah ruangan yang dirancang khusus untuk berkomunikasi secara informal. Cara ini mirip gaya Jepang yang menyukai percakapan tatap muka untuk sharing daripada menggunakan media teknologi informasi.
2. Model budaya informasi yang dianut PT. Telkom adalah kombinasi Information Monarchy dan Technocratic Utopia. PT. Telkom memiliki beragam informasi di perusahaan, namun ada batasan informasi mana yang boleh diakses oleh semua orang dan ada yang hanya terbatas untuk karyawan saja. Hal ini menyangkut kerahasiaan data perusahaan agar jangan sampai bocor ke perusahaan pesaing, juga strategi bisnis yang hanya boleh diketahui karyawan saja. Ini mirip model Information Monarchy. Namun, selain itu mereka juga menganut model Technocratic Utopia karena menekankan pada penggunaan teknologi informasi di segala aktivitas pekerjaan mereka.
3. Analisa dari penelitian ini dapat dilihat bahwa PT. Telkom banyak menggunakan media teknologi informasi sebagai media dalam penyebaran informasi dan komunikasi antar karyawan. Namun, pemanfaatan teknologi ini memiliki beberapa keuntungan dan kekurangan bagi perusahaan. Keuntungan yang dirasakan perusahaan yakni dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi khususnya jarak jauh. Karena PT. Telkom memiliki banyak kantor cabang yang tersebar secara nasional, maka dengan menggunakan teknologi informasi memungkinkan kantor cabang dapat mengakses informasi yang berada di kantor pusat. Penyebaran informasi juga menjadi lebih cepat dengan bantuan teknologi informasi. Selain itu, penggunaan teknologi informasi memudahkan perusahaan melakukan kegiatan promosi atau pemasaran produk, menghemat space atau ruang penyimpanan informasi daripada media tercetak, memudahkan transaksi bisnis dalam perusahaan, serta membantu pelatihan kepada karyawan dalam pengembangan potensielearning.
Meskipun demikian, komunikasi dan berbagi informasi tatap muka tetaplah perlu dilakukan. Bila suatu perusahaan hanya mengedepankan penggunaan teknologi disemua aktivitas, dapat menyebabkan karyawan bersifat individualis karena terusmenerus berinteraksi dengan komputer dan keinginan untuk berbagi informasi lewat lisan menjadi lebih kecil. Penggunaan teknologi informasi juga memungkinkan adanya pembobolan informasi suatu lembaga atau perorangan yang mengakibatkan kerugian finansial yang besar.
4. Budaya informasi, budaya organisasi , SDM, dan teknologi berjalan cukup baik karena PT. Telkom memiliki budaya organisasi yang mendukung penyebaran informasi melalui teknologi informasi, mengedepankan kepercayaan (trust) dan penghargaan (reward) terhadap karyawan akan informasi dan pengetahuan. Kemudian, kemampuan SDM dalam menggunakan teknologi informasi dilatih dalam berbagai pelatihan, seminar, dan workshop.