BUDAYA INFORMASI PADA KARYAWAN PT. TELKOM INDONESIA DIVISI UNIT ENTERPRISE REGIONAL (UNER) 1 SUMATERA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH YUNITA SARI
070709008
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi
: Budaya Informasi Pada Karyawan PT. Telkom Indonesia
Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera.
Oleh
: Yunita Sari
NIM
: 070709008
Pembimbing I
: Dra. Irawaty A. Kahar , MP.d.
Tanda tangan
:
Tanggal
:
Pembimbing II
: Himma Dewiyana, ST, M.Hum
Tanda tangan
:
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi
: Budaya Informasi Pada Karyawan PT. Telkom Indonesia
Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera.
Oleh
: Yunita Sari
Nim
: 070709008
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua
: Dra. Irawaty A. Kahar , MP.d.
Tanda tangan
:
Tanggal
:
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan
:
Tanda tangan
:
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Mei 2011 Penulis,
ABSTRAK
Sari, Yunita. 2011. Budaya Informasi Pada Karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui budaya informasi pada karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera.
Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif deskriptif dengan studi kasus. Lokasi penelitian secara substantif dilakukan di PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera pada bulan Mei 2011. Penentuan informan menggunakan teknik
snowball sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara,
observasi dan studi dokumentasi.
Berdasarkan data wawancara hasil penelitian menunjukkan bahwa budaya informasi pada PT. Telkom Divisi UNER 1 tercermin dalam perilaku menciptakan, berbagi, berkomunikasi dan memanfaatkan informasi yang dilakukan sebagian besar menggunakan media teknologi informasi untuk mendukung pekerjaan karyawan. Terdapat keselarasan antara budaya informasi, budaya organisasi, SDM, dan penggunaan teknologi.
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang senantiasa melimpahkan karuniaNya, kesehatan dan keselamatan sehingga penulis bisa menyelesaikan skripsi yang berjudul “Budaya Informasi pada Karyawan PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera” sebagai syarat untuk meraih gelar Sarjana Sosial di bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Universitas Sumatera Utara.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang tak terhingga untuk orangtua tercinta, Drs. Lily Suripto dan Yurna Aizul Fitri yang telah mendidik dan membesarkan penulis dengan kasih sayang yang tak berbatas. Dukungan secara moril dan materil juga sangat penulis rasakan, doa restu dan semangat yang tak henti diberikan dalam menghadapi masamasa sulit pada saat menyelesaikan skripsi ini. Buat abangda tersayang, Jaka Lesmana Amd, terimakasih karena selalu mensupport adikmu ini. Semoga kita bisa membahagiakan kedua orangtua kita dengan ilmu yang kita miliki kelak.
Dalam penulisan Skripsi ini penulis juga mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs. Syahron Lubis M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya USU.
2. Ibu Dra. Irawaty A. Kahar , MP.d. selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya, sekaligus dosen pembimbing I, yang telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran, serta memberikan arahan dalam penyelesaian Skripsi ini.
3. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum sebagai dosen pembimbing II yang berbaik hati membantu penulis dalam Skripsi ini. Makasih Ibu, sudah banyak mengajarkan makna kesabaran dan hakikat ilmu itu sendiri.
4. Pihak PT. Telkom yang telah memberikan izin pada penulis untuk melalukan penelitian diperusahaan tersebut.
5. Seluruh staf pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya USU.
6. Untuk Ibu Nuraidah Syaf, yang selalu memberikan dorongan semangat dan doa pada penulis. Kebaikan beliau sudah seperti ibu kedua bagi penulis.
saran, motivasi, ilmu pengetahuan, yang diberikan. Kehadiran kamu memberikan banyak arti dalam hidupku dan membuatku semakin bersyukur padaNya.
8. Buat sahabatsahabat terbaikku Desi Yunita dan Adetya Evi Yunita Nababan. Kalian gak akan bisa tergantikan. Aku berharap persahabatan kita tetap abadi sampai kita tua nanti. Semoga kita bisa berkumpul bertiga lagi dengan kesuksesan yang membanggakan. Amin. Juga buat sahabatku Murni, walaupun kamu jauh, aku selalu berharap kita bertemu lagi setelah tujuh tahun tak pernah melihatmu lagi.
9. Buat temanteman angkatan 07, Deli Triana (makasih Del, aku gak akan pernah melupakan kebaikan kamu, terutama saat aku sakit), Erlya dan Maya Fajri (senang dengerin curhat kalian dan selalu memanggilku anak kecil (^_^)) , Dewi Rahmatika, Ricko, Mila, Deni, Adel, Ipat, Indi, Anggi, Mirza, Purnama, Darsuki, Arya, dll. Thanks buat supportnya.
10. Buat tementemen kos lamaku di Pondok Hana, Pipit, Nora, Vintha, Febri, Kiki, Imam, Ricky. Kapan kita ngumpul bareng lagi??? Kalian adalah temanteman terbaik. Kenangankenangan lucu bersama kalian takkan terlupakan. Juga buat Sintia, Leni, dan Nopa.
Akhir kata penulis berharap skripsi ini bisa bermanfaat bagi siapa saja yang membutuhkan.
Medan, Mei 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
ABSTRAK ...i
KATA PENGANTAR ...ii
DAFTAR ISI ...iv
DAFTAR GAMBAR ...vi
DAFTAR TABEL...vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah... 1
1.2. Rumusan Masalah... 5
1.3. Tujuan Penelitian... 5
1.4. Manfaat penelitian ... 5
1.5. Ruang Lingkup ... 6
BAB II KAJIAN TEORITIS... 7
2.1. Budaya Organisasi ... 7
2.1.1. Pengertian Budaya Organisasi... 7
2.1.2. Fungsi Budaya Organisasi... 8
2.1.3. Manfaat Budaya Organisasi ... 8
2.1.4. Kaitan Budaya Organisasi dengan Budaya Informasi ... 9
2.2. Budaya Informasi... 10
2.2.1. Pengertian Budaya Informasi ... 10
2.2.2. Manfaat dan Tujuan Informasi ... 11
2.2.3. Manfaat Budaya Informasi... 12
2.2.4. Komponen Budaya Informasi ... 13
2.2.5. Objek Kajian Budaya Informasi... 15
2.2.6. Model Budaya Informasi ... 16
2.2.7. Perilaku Budaya Informasi... 16
BAB III METODE PENELITIAN ... 23
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian... 23
3.3. Mengidentifikasi Informan... 24
3.4. Menentukan Informan... 24
3.4. Prosedur dan Teknik Pengumpulan Data... 25
3.5. Analisis data ... 26
3.6. Keabsahan Data ... 28
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 29
4.1. Profil PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Reginal 1 Sumatera... 29
4.1.1 Sejarah PT. Telkom ... 29
4.1.2. Visi dan Misi PT. Telkom... 31
4.1.3. Motto PT. Telkom ... 32
4.1.4. Budaya Organisasi PT. Telkom... 33
4.1.5. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas... 34
4.1.6. Makna Logo Perusahaan... 40
4.1.7. Produkproduk Perusahaan ... 41
4.2. Karakteristik Informan... 42
4.3. Kategori... 44
4.3.1. Perilaku Budaya Informasi... 44
4.3.2. Sistem Informasi... 54
4.3.3. Proses dan Prosedur Kerja ... 56
4.4. Evaluasi... 59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 61
5.1. Kesimpulan... 61
5.2. Saran ... 61
DAFTAR PUSTAKA ... 62
LAMPIRAN ... 65
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. The Evolution of Information Culture...15
Gambar 2. Rangkaian Rujukan Informan...24
Gambar 3. Skema Penyerahan TELKOMSolution kepada Corporate Pelanggan...30
Gambar 4.Struktur Organisasi Perusahaan Telkom Enterprise...39
DAFTAR TABEL
ABSTRAK
Sari, Yunita. 2011. Budaya Informasi Pada Karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui budaya informasi pada karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera.
Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif deskriptif dengan studi kasus. Lokasi penelitian secara substantif dilakukan di PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera pada bulan Mei 2011. Penentuan informan menggunakan teknik
snowball sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara,
observasi dan studi dokumentasi.
Berdasarkan data wawancara hasil penelitian menunjukkan bahwa budaya informasi pada PT. Telkom Divisi UNER 1 tercermin dalam perilaku menciptakan, berbagi, berkomunikasi dan memanfaatkan informasi yang dilakukan sebagian besar menggunakan media teknologi informasi untuk mendukung pekerjaan karyawan. Terdapat keselarasan antara budaya informasi, budaya organisasi, SDM, dan penggunaan teknologi.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Teknologi informasi yang semakin canggih membawa banyak perubahan diberbagai sektor, tak terkecuali perubahan dalam hal perilaku masyarakat. Hal ini ditandai dengan beralihnya masyarakat industri menuju masyarakat informasi (information society). Masyarakat informasi dapat dilihat melalui berbagai perspektif yang meliputi aspek teknologi, ekonomi dan budaya. Pada perspektif teknologi, aspek perkembangan teknologi mencakup segala kegiatan mulai dari pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan penyampaian informasi menjadi hal utama. Perspektif ekonomi memiliki makna seberapa jauh dampak ekonomis yang dihasilkan oleh informasi. Sedangkan perspektif budaya menjadi hal yang mudah diamati karena penyebaran budaya dapat terjadi begitu cepat melalui penyebaran informasi.
Perubahan budaya ini menempatkan informasi dan pengetahuan sebagai aset yang paling berharga. Informasi sudah menjadi bagian dari masyarakat dalam mendukung berbagai aktivitas mereka seharihari. Oleh karena itu, produksi informasi yang terus meningkat tajam harus diikuti dengan keterampilan menggunakan dan memanfaatkan informasi tersebut. Keterampilan ini diharapkan akan sangat berguna dalam mencari, memilih dan memilah sumbersumber informasi terpercaya serta menyajikan informasi secara etis.
yang kondusif terutama dalam proses menciptakan (creation), berbagi (sharing), komunikasi dan memanfaatkan (utilization) informasi. Disamping itu, budaya informasi merupakan suatu elemen yang penting dalam tranformasi organisasi. Masalah budaya menyangkut pembentukan perilaku kolektif, nilainilai yang kondusif dan suportif sehingga membutuhkan proses yang tidak mudah, baik dari sisi waktu maupun biaya. Untuk itu, perlu adanya peran kepemimpinan serta komitmen manajemen senior untuk memimpin langsung proses perubahan dengan memberikan keteladanan dan konsistensi sehingga budaya informasi dapat berjalan dengan baik di dalam sebuah organisasi.
Budaya informasi memiliki keterkaitan dengan budaya organisasi dalam suatu perusahaan. Budaya organisasi dapat dikatakan sebagai arah tujuan dari suatu perusahaan. Organisasi bekerja untuk mencapai suatu visi, misi, melalui programprogram yang tepat, dan pola kerja yang sesuai dengan target yang ditentukan. Budaya organisasi memberikan panduan cara kerja atau prosedur kepada karyawan mengenai pekerjaan yang dilakukan agar lebih produktif. Produktivitas karyawan terlihat dari lama pengerjaan suatu pekerjaan dan berapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan dalam waktu tertentu. Hal yang lebih penting dari budaya organisasi adalah berorientasi kepada hasil. Mengingat perusahaan memiliki daya saing yang tinggi dan bersifat kompetitif, maka Sumber Daya Manusia (SDM) perlu ditingkatkan. Sumber daya manusia merupakan investasi paling penting bagi perusahaan dan merupakan kunci keberhasilan perusahaan agar tetap survive dan berkembang dengan baik. Peningkatan sumber daya manusia ini dapat diberikan melalui budaya informasi seperti program pelatihan yang efektif. Efek dari program pelatihan yang diberikan dapat meningkatkan kerja, keterampilan, sikap/moral dan potensi suatu organisasi.
Melihat kaitan budaya informasi dan budaya organisasi yang telah dipaparkan sebelumnya, maka budaya informasi menjadi sebuah keharusan dan kebutuhan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman karyawannya di semua level organisasi.
PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Regional I Sumatera menggunakan berbagai teknologi, peralatan, dan fasilitas untuk mendukung penyediaan pelayanan kepada pelanggan, baik yang dioperasikan unit lain di PT. Telkom maupun yang dikelola sendiri. Karena, bagi perusahaan ini pelayanan sepenuhnya kepada pelanggan merupakan strategi yang utama demi keberhasilan perusahaan.
Untuk menggali permasalahan yang terdapat dalam perusahaan, wawancara singkat mengenai budaya informasi pada PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Regional 1 Sumatera, kepada salah satu karyawan perusahaan yang menjabat sebagai Asisten Manager yang bertugas untuk mengidentifikasi kompetensi para karyawan Telkom Enterprise untuk mendapatkan informasi tambahan sebagai langkah awal penelitian.
Permasalahan budaya informasi tidak terlepas dari permasalahan budaya organisasi di PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Regional 1 Sumatera. Permasalahan dalam budaya organisasi yakni adanya pergantian kepemimpinan yang berlangsung dalam waktu yang singkat. Pada umumnya, pimpinan perusahaan PT. Telkom tidak memiliki cukup waktu untuk mengawali dan memimpin suatu perubahan hingga tuntas. Berdasarkan wawancara singkat, kepemimpinan di perusahaan tersebut ratarata berusia 2 tahun hingga 3 tahun. Selain itu, jajaran direksi yang baru terkesan tidak ingin melanjutkan proses perubahan yang sudah dimulai oleh jajaran direksi lama yang digantikan. Namun, di waktu yang singkat tidak menjadi halangan untuk dapat melakukan perubahan seperti budaya organisasi The Telkom Way 135.
The Telkom Way 135 merupakan kebijakan perusahaan dalam meningkatkan pelayanan dan secara resmi diluncurkan pada tanggal 26 Maret 2003. The Telkom Way 135 diciptakan untuk menyamakan pikiran dan langkah karyawan dalam menghadapi persaingan bisnis InfoCom. The Telkom Way 135 memuat :
1 (satu) Asumsi Dasar : Commited 2U
3 (tiga) Nilai Inti : Pelanggan Value, Excellent Service danCompetent People.
The Telkom Way 135 telah menjadi acuan utama bagi seluruh karyawan dalam mewujudkan pendekatan budaya yang efektif. Budaya ini telah memberi dampak terhadap produktivitas dan kinerja yang semakin meningkat. Tidak hanya itu, bahkan semangat kerja karyawan ikut meningkat kerena adanya budaya The Telkom Way 135.
Budaya organisasi The Telkom Way 135 dapat dijadikan sebagai sistem kontrol sosial di PT. Telkom sehingga para karyawan memiliki satu kebudayaan yang sama. Dengan kebudayaan yang sama akan berdampak kepada perilaku dan cara berfikir para karyawan sehingga tujuan PT. Telkom dapat lebih efektif. PT. Telkom telah berhasil menciptakan pengendalian sistem sosial terhadap para karyawan melalui budaya organisasi ini.
Melihat perubahan transformasi perusahaan PT. Telkom, maka perusahaan tersebut perlu menjawab tantangan dalam penerapan budaya informasi yakni bagaimana mengimplementasikan budaya informasi untuk mendukung strategi perusahaan. Lalu, bagaimana perusahaan PT. Telkom memposisikan budaya organisasi The Telkom Way 135 untuk mendorong implementasi budaya informasi.
Namun, dalam menerapkan budaya organisasi tersebut tidaklah mudah. Selain butuh waktu, penerapan budaya tersebut tidak bisa secara langsung dan kemungkinan adanya suatu penolakan dari beberapa karyawan seperti banyak karyawan lama yang tidak mencoba mengubah cara kerja berdasarkan pengalaman yang telah diperoleh. Karyawan lama hanya terpaku kepada satu cara atau metode untuk menyelesaikan suatu persoalan. Mengasumsikan bahwa cara atau metode yang dilakukan selama ini merupakan cara terbaik dan ampuh. Hal ini terjadi dikarenakan mungkin belum ada kesadaran diri karyawan mengenai betapa pentingnya budaya informasi yang mungkin dapat membawa perubahan dalam budaya organisasi perusahaan.
Melalui pengamatan awal, terlihat bahwa banyak karyawan kurang aktif mencari informasi dan pengetahuan yang relevan dengan pekerjaan dari berbagai sumber di dalam maupun di luar perusahaan. Ketika karyawan mengalami kesulitan pekerjaan maka pekerjaan menjadi tertunda. Ini kemungkinan diakibatkan kurangnya tindakan inisiatif beberapa karyawan untuk mencoba mencari informasi yang lebih untuk membantu suatu pekerjaaan.
Berdasarkan uraian dan permasalahan yang telah disinggung, penulis merasa tertarik dan ingin meneliti lebih lanjut mengenai budaya informasi pada karyawan PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera, sejauh mana budaya informasi mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan mereka dibidang jasa telekomunikasi, maka penulis menetapkan judul “Budaya Informasi pada Karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi Unit Enterprise Regional (UNER) 1 Sumatera”.
1.2. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana budaya informasi karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera?
1.3. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui budaya informasi karyawan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera.
1.4. Manfaat penelitian
Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi:
1. Pihak perusahaan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera sebagai bahan pertimbangan dalam menerapkan budaya informasi untuk meningkatkan kinerja organisasi PT. Telkom.
2. Peneliti, agar dapat menjadi bahan referensi bagi penelitian selanjutnya dalam membahas masalah budaya informasi (information culture) dengan aspekaspek yang belum terungkap pada penelitian ini.
1.5. Ruang Lingkup
BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1.Budaya Organisasi
2.1.1. Pengertian Budaya Organisasi
Budaya merupakan konsep penting untuk memahami masyarakat dan kelompok manusia dalam jangka waktu yang panjang, tak terkecuali di dalam sebuah organisasi. Mengidentifikasi dan memahami budaya organisasi mempengaruhi keberhasilan dalam hal intelektual dan finansial dalam perusahaan. Menurut Mowat (2002: 2) budaya organisasi adalah “the personality of the organization: the shared beliefs, values and behaviours of the group. It is symbolic, holistic, and unifying, stable, and difficult to change.”
Budaya organisasi merujuk kepada suatu sistem pengertian bersama yang dipegang oleh anggotaanggota suatu organisasi, yang membedakan organisasi tersebut dari organisasi lainnya. Terdapat tujuh karakter utama yang menjadi hakikat dari budaya organisasi:
1. Inovasi dan pengambilan resiko : sejauh mana para karyawan didorong untuk inovatif dan mengambil resiko.
2. Perhatian terhadap detail: sejauh mana karyawan diharapkan mampu memperlihatkan ketepatan, analisis, dan perhatian terhadap detail.
3. Orientasi terhadap hasil : sejauh mana manajemen memusatkan perhatian pada hasil, dibandingkan pada teknik dan proses yang digunakan untuk meraih hasil tersebut. 4. Orientasi terhadap individu: sejauh mana manajemen dalam mempertimbangkan efek
efek keberhasilan individuindividu di dalam organisasi
5. Orientasi terhadap tim : sejauh mana aktivitas pekerjaan yang diatur dalam tim, bukan secara perorangan.
6. Agresivitas : sejauh mana orangorang agar berlaku agresif (kreatif) dan (kompetitif), dan tidak bersikap santai.
7. Stabilitas: sejauh mana aktivitas organisasi dalam mempertahankan status quo (Robbins, 2002: 279)
2.1.2. Fungsi Budaya Organisasi
Budaya melakukan sejumlah fungsi didalam sebuah organisasi yaitu:
a. Budaya mempunyai suatu peran menetapkan batasan, artinya budaya menciptakan perbedaan yang jelas antara satu organisasi dengan organisasi yang lain.
b. Budaya memberikan identitas bagi anggota organisasi
c. Budaya mempermudah timbulnya komitmen yang lebih luas dan pada kepentingan individu.
d. Budaya itu meningkatkan kemantapan sistem sosial.
e. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu serta membentuk sikap dan perilaku karyawan. (Rivai, 2003: 432)
Dari fungsi budaya tersebut maka dapat dinyatakan bahwa budaya organisasi memiliki nilai yang penting baik bagi organisasi dan karyawan dalam meningkatkan komitmen organisasi serta perilaku karyawan.
2.1.3. Manfaat Budaya Organisasi
Budaya organisasi merupakan mekanisme untuk mengarahkan masingmasing individu menuju tujuan bersama. Tujuan dan cara mencapai tujuan tidak dapat diubah tanpa memahami budaya organisasi. Kemampuan dalam memperoleh keuntungan atau profit serta menanggapi masalah perusahaan sebenarnya tidak dapat ditemukan dalam struktur, kepemimpinan atau karyawannya tetapi pada budaya organisasi tersebut.
Dengan memahami budaya organisasi, terdapat manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan yaitu:
1. Menempatkan karyawan secara tepat, baik dalam hal rekruitmen, pengembangan dan pemeliharaan SDM serta biayabiaya manajemen. Perlu adanya kesesuaian antara kebiasaan karyawan dalam bekerja dengan budaya organisasi.
2. Membuat kebijakan dan tugas untuk meningkatkan keuntungan dan merespon permintaan pasar,
3. Melakukan perubahan secara signifikan terhadap perusahaan dalam menanggapi ancaman nyata akibat perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat.
2.1.4. Kaitan Budaya Organisasi dengan Budaya Informasi
Budaya informasi merupakan bagian dari budaya organisasi yang mengembangkan suatu informasi dan teknologi informasi (Schein seperti dikutip oleh Travica, 2005: 215). Budaya organisasi memuat informasi berupa nilainilai, norma, perilaku, prosedur dan sistem yang dikomunikasikan dalam keseharian karyawan sehingga membentuk budaya informasi yang melahirkan pemahaman bersama (common understanding) dan memudahkan dalam pelaksanaan pekerjaan mereka. Pendapat yang senada dijelaskan oleh Stricker (2006: 1), bahwa secara keseluruhan , budaya organisasi tercipta dari penilaian dan dukungan manajer , prioritasprioritas yang mereka perintahkan dan perilakuperilaku yang mereka hargai . Dalam gaya yang sama, budaya informasi adalah produk dari keputusan yang dibuat manajer atau mengacu pada infrastruktur , peralatan, dan proses kesepakatan untuk berbagi informasi dan pengetahuan. Manajer meyakini bahwa investasi akan informasi dan tempat penyimpanannya serta keterampilan manajemen informasi sangat dibutuhkan organisasi untuk saling berbagi informasi dengan cara yang efektif.
Disamping itu, budaya organisasi berkaitan dengan interpretasi bersama (common interpretation), bahasa dan terminologi bersama (common languange and terminology) dan perilaku informal(informal behaviors) yang dishare dalam budaya informasi
1. Interpretasi bersama berhubungan dengan visi organisasi, kepuasan pelanggan, praktek kerja, dan nilainilai informasi. Dalam budaya informasi yang kuat, tercermin melalui kegiatan yang terpadu dan perilaku serta cara dimana informasi formal dan informal dipraktekkan.
2. Bahasa dan terminologi bersama mengacu kepada kebutuhan organisasi akan “definisi umum” dan “pemahaman bersama” dari berbagai istilah dan ekspresi umum yang digunakan. Dalam organisasi, informasi memiliki arti yang berbeda bagi setiap orang dan menjadi pertimbangan saat mendefinisikan sistem informasi.
3. Perilaku melalui dialog, ini dapat mencerminkan budaya informasi melalui komunikasi informal dan bahasa dapat memfasilitasinya. ( Martin dkk, p. 269).
informasi dan menjadi pendekatan bagi perusahaan dalam penggunaan dan penyebaran informasi.
Namun, hal yang jauh lebih penting dalam budaya informasi bukan penekanan pada teknologi informasi melainkan kepada cara individu dalam penyebaran informasi. Informasi yang dibagikan haruslah akurat, aman dan berkualitas sehingga mendukung kegiatan dalam suatu organisasi.
2.2.Budaya Informasi
2.2.1. Pengertian Budaya Informasi
Istilah budaya informasi itu sudah sangat sering digunakan namun tanpa memuat definisi atau konsensus yang jelas. Dutta seperti yang dikutip Yingqin (2005: 2) menjelaskan budaya informasi sebagai “specific organizational norms and practices guiding the patterns of information sharing and dissemination” Hal yang senada juga diungkaplan oleh Davenport dan Prusak (1997: 84) dalam mendefinisikan budaya informasi sebagai “a pattern of behaviors and attitudes that express an organization’s orientatiton toward information”. Dari pendapat diatas maka dinyatakan bahwa budaya informasi mencakup nilai, sikap, dan perilaku yang mempengaruhi semua karyawan pada sebuah organisasi dalam mengadakan, mengumpulkan, mengelola, memproses, berkomunikasi dan menggunakan informasi.
Pendapat lain mengatakan bahwa budaya informasi tidak hanya mencakup nilai, norma atau perilaku dalam penggunaan informasi, namun juga terbentuk akibat adanya penggunaan teknologi informasi dalam berbagai aktivitas manusia. Teknologi informasi menjadi infrastruktur yang sangat penting dalam penerapan budaya informasi pada perusahaan. Seperti yang diungkapkan Dai (2010: 4):
Information culture as a kind of cultural form based on the wide application of modern information technology and supported by the rise of information industry and knowledge industry. Its content for people’s activities is the production, distribution, diffusion, commnunication and use of information and knowledge. It is formed in the overall transformation of human life style caused by social information.
informasi seperti produksi, distribusi, penyebaran, komunikasi dan penggunaan informasi dan pengetahuan.
A culture in which the value and utility of information in achieving operational and strategic succes is recognised, where information forms the basis of organizational decision making and Information Technology is readily exploited as an enabler for effective Information Systems.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli yang telah disinggung sebelumnya, dapat dikatakan bahwa budaya informasi memuat nilai dan penggunaan informasi untuk mencapai operasional dan strategi yang sukses, informasi menjadi dasar pengambilan keputusan organisasi dan teknologi informasi siap dimanfaatkan sebagai pendukung sistem informasi yang efektif. Hal senada diungkapkan oleh Martin, Lycett dan Macridie (p. 270271 ), mereka memaparkan budaya informasi sebagai“a system to shared meaning, manifested in the formal and informal systems that are enacted through people, processes, and technology.” Sistem informal mencakup kepercayaan, nilai, juga perilaku informal sedangkan sistem formal meliputi stuktur, proses dan prosedur yang di dalamnya berkaitan dengan teknologi informasi. Demikian halnya dengan WiddenWulff (2000: 3), yang menghubungkan antara studi kualitatif dari budaya informasi bisnis di perusahaan asuransi, budaya informasi dikatakan sebagai “about formal information systems (technology), common knowledge, individual information systems (attitude), and information ethics.
Dari beberapa pendapat beberapa ahli maka dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa budaya informasi merupakan budaya yang terbentuk melalui kombinasi antara sistem informal berupa nilai, norma dan perilaku serta adanya sistem formal berupa struktur, proses dan prosedur berbasis teknologi informasi, terutama dalam melaksanakan pelbagai aktivitas manusia yang melibatkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan organisasi.
2.2.2. Manfaat dan Tujuan Informasi
Informasi dikatakan bernilai apabila dapat memberikan manfaat kepada para pengguna. Adapun manfaat dari informasi itu sendiri menurut Sutanta (2003: 11), adalah :
1. Menambah pengetahuan
Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerima yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.
Informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga kemungkinan menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan
3. Mengurangi resiko kegagalan
Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
4. Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan
Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan akan menghasilkan keputusan yang lebih terarah.
5. Memberikan standar, aturanaturan, ukuranukuran dan keputusan untuk menentukan pencapaian, sasaran dan tujuan
2.2.3. Manfaat Budaya Informasi
Kini, semakin banyak perusahaan yang menyadari betapa pentingnya melakukan transformasi perusahaan sesuai dengan perkembangan industri dan pasar. Oleh karena itu, banyak manajer yang sepakat bahwa budaya informasi merupakan suatu elemen penting dalam pembentukan strategi dan pengimplementasian perubahan (Suroso, 1998: 3). Budaya informasi pada organisasi menentukan arah pendekatan yang bijak. Ini akan menjadi kontribusi yang baik untuk mendukung upaya perusahaan menyajikan dan memanfaatkan informasi yang lebih baik. Hanya dengan pemahaman mengenai budaya informasi dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat.( Stricker, 2004: 61)
Selain itu, Dong (2010: 639), mengungkapkan bahwa budaya informasi bermanfaat dalam memperkaya konten strategi informasi perusahaan, menghindari fenomena paradoks informasi dan membantu perusahaan bertahan serta bersaing secara kompetitif.
Memperkaya konten strategi informasi perusahaan merupakan kegiatan yang dilakukan dalam strategi informasi. Strategi informasi dapat dikatakan sebagai kumpulan sesuatu yang samar dan kompleks atau tujuan, visi, sasaran dan rencana. Tujuan dari strategi informasi yakni mendukung tujuan jangka panjang perusahaan dan menyesuaikan perubahan suatu lingkungan.
paradoks informasi, pembangunan teknologi informasi dalam perusahaan harus beriringan dengan sarana pendukung seperti Sumber Daya Manusia (SDM) dan budaya organisasi agar kinerja semakin baik.
Budaya informasi memainkan peranan penting dalam mempertahankan dan mengembangkan suatu perusahaan. Fungsi utamanya yakni dapat membantu perusahaan membentuk nilainilai informasi dan sasaran pembangunan teknologi informasi dalam membimbing karyawan untuk mencapai tujuan aktivitas informasi. Disamping itu, budaya informasi membantu perusahaan bersaing secara kompetitif. Perusahaan yang telah dibangun dalam lingkungan budaya informasi dapat mengoptimalkan manajemen informasi dan memperkuat kapasitas pengembangan sumbersumber informasi. Di sisi lain, perusahaan dapat mempromosikan secara efektif penggunaan atau pemakaian teknologi informasi dalam pengoperasian dan aktivitas manajemen, meningkatkan strategi pengambilan keputusan, dan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan dan manajemen. Dengan demikian, suatu perusahaan yang telah menerapkan budaya informasi akan mendapatkan keuntungan di dalam persaingan pasar.
2.2.4. Komponen Budaya Informasi
Budaya informasi memiliki beberapa komponen yang disarankan terdapat dalam organisasi (Curry dan Moore, 2003: 97):
· Communication flows: Terdapat dua arah aliran komunikasi yaitu komunikasi vertikal dan horizontal. Aliran komunikasi ini menganjurkan agar karyawan berpengetahuan luas. Aliran komunikasi vertikal yang bergerak dari atas ke bawah berhubungan dengan keputusan manajerial sedangkan aliran komunikasi vertikal yang bergerak dari bawah ke atas menggambarkan kemampuan karyawan untuk memberikan umpan balik dan partisipasi dalam membuat keputusan. Aliran komunikasi horizontal berhubungan dengan aktivitas koordinasi dan pembagian informasi.
· Crossorganizational partnership: Setiap departemen memiliki fungsi dan tujuan berbeda dan mereka lebih fokus terhadap pencapaian tujuan masingmasing daripada fungsi organisasi secara keseluruhan , namun tetap bersinergi satu sama lain.
(trust) sangat penting, seperti halnya fungsi dari sumber daya manusia yang berperan penting dalam pembentukan budaya organisasi dan budaya informasi.
· Information systems management : Strategi sistem informasi berhubungan erat dengan strategi bisnis dan sistem informasi yang terkomputerisasi. Hal yang terpenting adalah pengguna memahami dan mengimplementasikannya. Selain itu perlu mempertimbangkan desain sistem informasi yang dapat nantinya mempengaruhi interaksi anggota organisasi.
· Information management : Teknologi berperan dalam membentuk budaya informasi karena memungkinkan aliran informasi bergerak bebas. Meskipun demikian, semangat, dukungan dan kerjasama karyawan menjadi hal yang tak kalah penting dalam menyukseskan budaya informasi. Informasi yang relevan dan berharga berasal dari data yang akurat dan manajemen data yang efektif menjadi komponen kunci dalam budaya informasi. Kepemilikan data, informasi dan data dipandang penting sebagai sumber daya perusahaan. Perlu keterampilan khusus dan pengetahuan untuk mengakses informasi yang berkualitas. Bagaimanapun, kuncinya adalah seluruh karyawan mampu mengakses informasi dalam mendukung pelaksanaan tugas mereka seharihari.
Gambar 1. The Evolution of Information Culture Sumber : Curry dan Moore (2003: 95) 2.2.5. Objek Kajian Budaya Informasi
Wang (2006: 215) mengemukakan bahwa objek kajian budaya informasi diklasifikasikan berdasarkan proses dalam organisasi dan mengintegrasikannya ke dalam beberapa bentuk data:
1. Public database: governments statistical sources, industry information, bidding information products detail and the like;
2. Domain knowledge data: reseach reports, periodical articles, marketing intelligence, and so forth
3. News: web news sources, online news databases, and suchlike ;
4. Information related to partners and rivals: the portals of competitors, suppliers, pelanggans and similars.
2.2.6. Model Budaya Informasi
Ada beberapa model budaya informasi didalam organisasi dilihat dari pendekatan manajemen informasi yaitu:
· Information Federalism : informasi berdasarkan konsensus (kesepakatan) dan negosiasi menjadi kunci organisasi dan laporan yang terstruktur.
· Information Feodalism : unit bisnis yang mengatur sendiri informasi perusahaannya, mendefinisikan sendiri kebutuhan informasinya dan melaporkan hanya informasi tertentu kepada seluruh organisasi
· Information Monarchy : ada kategori atau pembagian informasi dan laporan yang terstruktur yang dibatasi oleh pemilik perusahaan. Ada informasi yang boleh dibagikan dan ada yang tidak boleh dibagikan telah dikumpulkan.
· Information Anarchy : tidak ada kebijakan manajemen informasi secara keseluruhan, individu memperoleh dan mengatur sendiri informasi yang dimilikinya.
· Technocratic Utopia : menekankan pada keahlian menggunakan informasi dan solusi menggunakan teknologi, khususnya teknologi informasi. (Oliver, 2008: 364)
2.2.7. Perilaku Budaya Informasi
Budaya informasi merupakan perwujudan atau manifestasi dari opini maupun perilaku mengenai apa yang individu dan organisasi percayai mengenai betapa penting dan berharganya menginvestasikan infrastruktur informasi, praktek, standar, dan orangorang yang terlibat. Budaya informasi tidak tercipta serta merta dari infrastruktur secara teknis memakan biaya yang sangat mahal, namun kesediaan dan kerelaan berbagi dan mendistribusikan informasi antar karyawan di perusahaan menjadi faktor yang lebih diutamakan. (Stricker, 2004: 58)
Beberapa perilaku budaya informasi adalah: 1. Budaya menciptakan (creation)
· Sosialisasi adalah konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Istilah sosialisasi ini digunakan untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi tacit knowledge. Untuk berbagi tacit knowledge dari satu individu ke individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatankegiatan bersama, seperti berada bersama di satu tempat, menghabiskan waktu bersama, atau hidup dalam lingkungan yang sama.
· Eksternalisasi adalah konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Melalui cara ini, pengetahuan menjadi terkristalkan sehingga dapat didistribusikan ke pihak lain dan menjadi basis bagi pengetahuan baru. Dalam proses eksternalisasi, tacit knowledge diekspresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, konsep, hipotesis, diagram, model, atau prototipe sehingga dapat dimengerti oleh pihak lain.
· Kombinasi adalah konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Dengan cara ini, pengetahuan dipertukarkan dan dikombinasikan melalui media seperti dokumendokumen, rapatrapat, percakapan telepon, dan komunikasi melalui jaringan komputer. Dalam praktiknya, kombinasi bergantung pada tiga proses. Pertama, pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar perusahaan, kemudian dikombinasikan. Kedua, pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. Ketiga, pengetahuanpengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh perusahaanperusahaan melalui berbagai media.
2. Budaya berbagi (sharing)
Budaya berbagi informasi adalah budaya dimana manajer dan pegawainya cukup saling percaya untuk berbagi informasi guna menyesuaikan dan meningkatkan proses kinerjanya. Berbagi informasi yang terbuka tentang kegagalan aktual maupun potensial sangat penting untuk penyelesaian masalah dan penyesuaian untuk perubahan (Suroso, 1998: 41). Dengan melakukan sharing, seseorang tidak akan kehilangan pengetahuan yang dimilikinya tetapi justru melipatgandakan nilai dari pengetahuan tersebut, apabila sudah dimiliki dan dimanfaatkan oleh banyak orang.
Berbagi informasi dan pengetahuan didalam organisasi terjadi jika kedua belah pihak didasari oleh perasaan tulus dan sukarela. Di sinilah tantangan organisasi bagaimana menciptakan budaya dimana anggota organisasi mau berbagi informasi dan pengetahuan yang dimilikinya. Cara paling mdah untuk mendorong karyawan serius berbagi adalah dengan menghilangkan rintangan mengalirnya informasi dan pengetahuan kesemua level dalam organisasi. Ini berarti harus mampu menghilangkan segala aturan dan prosedur yang menghalangi lahirnya ideide baru di dalam diri karyawan maupun tim.
Davenport dan Prusak yang dikutip Sangkala (2007: 144) memberikan gambaran mengenai hambatan berbagi dan mentransfer informasi dan pengetahuan, juga mengusulkan cara mengatasinya dengan membangun budaya, yaitu:
Hambatan Kemungkinan Jalan Keluar
Kurangnya kepercayaan Membangun hubungan kepercayaan melalui pertemuan tatap muka
Perbedaan kultur, bahasa dan referensi
Menciptakan pemahaman yang sama melalui pendidikan, diskusi, publikasi, berkelompok dan rotasi pekerjaan
Tiadanya waktu dan tempat pertemuan; ide sempit mengenai
bekerja produktif
Menetapkan waktu dan tempat transfer pengetahuan : pekan, ruangan percakapan, laporan konferensi
Status dan penghargaan terhadap pemilik pengetahuan
Kurangnya kapasitas menyerap dari penerima
Mendidik karyawan agar lebih fleksibel: menyediakan waktu untuk belajar , menggaji atas keterbukaan ideide.
Kepercayaan bahwa pengetahuan merupakan hakhak istimewa
kelompok tertentu
Mendorong pendekatan nonhierarki terhadap pengetahuan ; kualitas ide lebih penting daripada status sumber
Tidak toleran terhadap kesalahan atau kebutuhan membantu
[image:31.595.83.535.55.276.2]Menerima dan menghargai kesalahan kreatif dan kolaborasi; tidak kehilangan status karena tidak mengetahui segalanya.
Tabel 1 Penghambat Proses Transfer Pengetahuan & Cara Mengatasinya Sumber : Davenport dan Prusak (2000) dalam Sangkala ( 2007: 144)
Penerapan budaya informasi tidak terlepas dari peranan pemimpin atau manajer. Menurut Stuart (2002: 352), pemimpin adalah seorang yang diharapkan mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi, memberi petunjuk dan juga mampu menentukan individu untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer diharapkan mampu untuk memotivasi, memberikan keteladanan dan melakukan monitoring atau pengawasan secara terusmenerus dalam memimpin perubahan, terutama dalam membudayakan informasi. Manajer saat ini menghadapi tantangan yang cukup berat untuk mengaitkan budaya informasi kedalam strategi bisnisnya, (Suroso, 1998: 43):
1. Mereka harus memperlakukan informasi dan pengetahuan sebagai aset yang tampak (visble assets). Padahal selama ini informasi dianggap sebagai aset yang tak tampak (invisible assets)
2. Mereka tidak boleh menganggap bahwa infrastruktur teknologi informasi akan memecahkan masalah ini dalam budaya dan perilaku informasi yang ada. Meskipun, misalnya jaringan komputer dan komunikasi memberikan alat untuk menggunakan informasi dan pengetahuan untuk keunggulan kompetitif, bagaimana dan mengapa karyawan menggunakan informasi tersebut menjadi lebih penting.
3. Pekerja berpendidikan tinggi akan lebih bisa menyesuaikan diri terhadap sikap sikap manajerial yang mempengaruhi bagaimana cara informasi dan pengetahuan digunakan. Mereka akan lebih mudah untuk mengenali perilaku informasi yang merusak atau perilaku informasi yang diluar nilai budaya dan tujuan bisnis perusahaan.
Untuk menyukseskan budaya sharing, perusahaan harus memenuhi persyaratan operasional atau kultural berikut:
1. Peranan kepemimpinan berupa kemampuan merumuskan visi, keterlibatan langsung, pemberian dukungan dan advokasi
2. Budaya perusahaan yang memberikan iklim kepercayaan dan keterbukaan
3. Adanya kemauan dari pimpinan organisasi untuk mempromosikan knowledge sharing dan kolaborasi.
4. Perusahaan menghargaiknowledge, pembelajaran dan inovasi 5. Perusahaan memiliki struktur organisasi yang adaptif
6. Adanya kemampuan organisasi dalam mengeksekusi proses transformasi dengan mulus dan efektif. (Tobing, 2007: 139)
3. Budaya berkomunikasi (communication)
Transfer pengetahuan baik yang bersifat spontan, terstruktur, maupun tidak terstruktur merupakan hal yang sangat vital bagi kesuksesan organisasi. Proses transfer pengetahuan disampaikan melalui komunikasi antar individu dalam organisasi, baik secara lisan maupun tulisan. Meskipun teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat dan media komunikasi sudah sangat beragam seperti email, chatting dan sebagainya, tapi ternyata komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang paling penting. (Sangkala, 2007: 129).
Beberapa strategi yang dapat ditempuh oleh organisasi sehingga proses transfer pengetahuan berupa komunikasi tatap muka bisa berlangsung efektif:
1. Mendesain ruang percakapan
Bagi manusia percakapan merupakan bagian penting dari aktivitas kesehariannya. Alangkah baiknya di dalam organisasi, bila disediakan satu ruangan khusus bagi karyawan untuk bertemu secara informal sambil bersantai. IBM menyebutnya dengan sebutan “water cooler”, sedangkan perusahaanperusahaan Jepang menyebutnya “talk rooms”.
Percakapan bagi karyawan merupakan cara mengungkapkan apa yang mereka ketahui, berbagi informasi dengan para koleganya, dan didalam proses tersebut seringkali tercipta pengetahuan baru bagi organisasi.
pelanggan didorong untuk bekerja dirumah saja atau pada tempat dimana pelanggan berada. Pengaturan seperti ini mampu menimbulkan fleksibilitas bagi karyawan sehingga waktu dan perhatian yang diberikan kepada pelanggan bisa lebih banyak serta lebih memungkinkan terjadi proses transfer pengetahuan dari pelanggan kepada karyawan.
2. Melakukan pekan pengetahuan atau forum terbuka
Pekan pengetahuan merupakan forum yang lebih teratur, yang mampu mendorong pertukaran pengetahuan, tetapi masih memungkinkan terjadinya spontanitas. Kegiatan ini akan membawa setiap orang bersamasama tanpa prasangka mengenai siapa yang harus berbicara pada siapa. Pekan pengetahuan ini adalah salah satu metode transfer pengetahuan ynag tidak terstruktur, namun memberikan peluang kepada karyawan untuk bergaul dan berdiskusi.
Transfer pengetahuan relatif sulit dilakukan tergantung jenis pengetahuannya. Jika pengetahuan yang bersifat eksplicit lebih mudah untuk ditransfer melalui prosedur tertentu, dokumen dan database menggunakan teknologi informasi. Sedangkan pengetahuan bersifat tacit, komunikasi dapat dilakukan melalui workshop, mentoring, kerja sama, atau pemagangan misalnya. Metode transfer tacit knowledge dapat juga dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi seperti jaringan informasi internal yang disebut peta pengetahuan meskipun terbatas kemampuannya.
Meskipun demikian, perlu ditekankan bahwa untuk memperluas transfer pengetahuan, organisasi dapat menggunakan teknologi informasi namun nilainilai, normanorma, dan perilaku yang mendasari budaya organisasi, sangat menentukan keberhasilan transfer pengetahuan melalui komunikasi sebagai bagian dari perilaku budaya informasi.
3. Budaya memanfaatkan (utilization)
Hambatan yang biasa terjadi dalam pemanfaatan pengetahuan adalah karena penerima pengetahuan tidak bersedia mengaktualisasikan dirinya dengan pengetahuan baru (karena motivasi), atau tidak mampu mengaktualisasikan dirinya. Hal ini disebabkan terbatasnya pengalaman atau keterampilan yang dimiliki. Oleh karena itu, untuk mampu memanfaatkan pengetahuan, individu maupun organisasi harus melakukan proses pembelajaran (learning) secara terus menerus serta melakukan akses pengetahuan ke sumbersumber yang telah tersedia dalam knowledge repository. Selain itu, ketersediaan teknologi dan kemudahan akses sangat mendukung dalam pemanfaatan pengetahuan.
Sintesis :
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian
Metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang menghasilkan data deskriptif. Menurut Denzin dan Lincoln (2000: 3), penelitian kualitatif adalah “…qualitative researcher study things in their natural settings, attempting to make sense of or interpret phenomenon in terms of the meanings people brings to them.” Pendapat ini menjelaskan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang menggunakan latar alamiah, dengan maksud melibatkan berbagai metode yang ada.
Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2007: 4), penelitian kualitatif merupakan salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan perilaku orangorang yang diamati.
Bentuk penelitian kualitatif merupakan bentuk penelitian yang didasarkan pada hal yang lebih menekankan pada sifat naturalisme, yaitu realitas yang muncul dan didasarkan pada peristiwaperistiwa nyata yang menjadi bahan kajian penelitian. Fakta yang diperoleh menjadi yang dikomunikasikan dalam bentuk informasi yang dilaporkan secara narasi yang berisi ketajaman analisis penelitian.
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penentuan lokasi merupakan tahapan yang harus dilakukan dalam penelitian. Cara terbaik yang perlu ditempuh dalam penentuan lapangan penelitian adalah dengan jalan mempertimbangkan teori substantif untuk melihat apakah terdapat kesesuaian dengan kenyataan yang berada di lapangan (Moleong, 2007: 86).
pemanfaatan budaya informasi. Sedangkan waktu pengambilan data dilakukan pada bulan AprilMei 2011.
3.3.Mengidentifikasi Informan
Pengertian informan adalah orang yang dianggap mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti. Dalam penelitian kualitatif posisi nara sumber sangat penting. Informan adalah subjek yang memahami objek penelitian sebagai pelaku maupun orang lain yang memahami objek penelitian.(Bungin, 2007: 76).
Informan penelitian ini yaitu karyawan perusahaan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera, Hal ini dilakukan dengan melakukan survey secara langsung pada Bagian Kesekretariatan PT. Telkom Divisi UNER 1 Sumatera.
3.4. Menentukan Informan
[image:36.595.177.445.537.688.2]Karyawan perusahaan PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 Sumatera yang menjadi informan dan yang melakukan penilaian terhadap budaya informasi pada perusahaan tersebut. Penelitian ini hanya memilih informan kunci yang dianggap mengetahui masalahnya. Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan teknik snowball sampling (bergulir seperti bola salju). Snowball sampling merupakan teknik penentuan informan yang digunakan dengan cara menentukan satu informan kunci kemudian dicari dan digali informasi mengenai masalah penelitian. Selanjutnya, dari informan tersebut dicari keterangan mengenai informan selanjutnya hingga terus berantai.
Dari gambar 3 dapat dilihat bahwa dari informan pertama merujuk ke informan selanjutnya. Seperti Informan pertama yang disimbolkan dengan I1 merujuk pada informan
kedua (I2). Begitu juga informan kedua yang diminta keterangannya untuk informan
selanjutnya hingga informan kelima (I5)
Penelitian ini tidak menentukan jumlah informan untuk diwawancarai guna memperoleh informasi tentang pembahasan topik. Melainkan lebih ditekankan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti. Penentuan informan didasarkan pada karakteristik karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan tujuan penelitian karena informan tidak dimasukkan dalam generalisasi. Pemilihan informan yang pertama (Entry Point) diwawancarai berdasarkan kriteria yang sesuai dengan tujuan penelitian.
3.4.Prosedur dan Teknik Pengumpulan Data 3.4.1. Prosedur Pengumpulan Data
Prosedur pengumpulan data dilakukan berdasarkan urutan – urutan waktu tertentu . Dalam penelitian ini, prosedur pengumpulan data dilakukan melalui tahap – tahap sebagai berikut :
1. Survey Pendahuluan
Yaitu membaca beberapa agenda kegiatan perusahaan yang bertujuan untuk memacu pemanfaatan budaya informasi karyawan. Dalam agenda tersebut, PT. Telkom Indonesia Divisi UNER 1 telah melakukan pelatihan karyawan dalam menggunakan portal perusahaan sebagai media informasi sehingga tercipta budaya informasi. Kemudian, kunjungan awal ke perusahaan dilakukan untuk mengetahui permasalahan secara umum berdasarkan topik penelitian.
2. Studi Kepustakaan
Dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari bukubuku dan literatur yang berhubungan dengan permasalahan penelitian.
3. Survey Lapangan
mengenai budaya informasi. Pembahasan mengenai pengumpulan data akan dijelaskan dalam teknik pengumpulan data.
3.4.2. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan :
1. Wawancara terstruktur, wawancara adalah percakapan langsung dan tatap muka dengan maksud tertentu. dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai yang memberikan jawaan pertanyaan itu (Rahayu, 2004: 63). Maka dapat diketahui bahwa untuk memperoleh data utama adalah melalui wawancara kepada informan guna memperoleh data yang akurat dan relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapat data mengenai permasalahan yang sedang diteliti. Wawancara di lakukan secara langsung dengan karyawan sebagai informan kunci pada PT. Telkom Divisi UNER 1 Sumatera.
2. Observasi, Arikunto (2002: 146) mendefinisikan bahwa observasi adalah “kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Dari pengertian ini dapat diambil suatu pengertian bahwa, observasi merupakan pengamatan secara langsung terhadap aktivitas di lapangan. Adapun caranya adalah peneliti terjun langsung untuk mengambil data yang ada dilapangan. Observasi dilakukan sebelum dan selama penelitian ini berlangsung yang meliputi gambaran umum, suasana kehidupan sosial, kondisi fisik dan kondisi sosial yang terjadi.
3. Studi dokumentasi, merupakan teknik pengumpulan data dengan cara memeriksa atau melihat secara langsung dokumen, catatancatatan dan bukubuku yang digunakan perusahaan PT. PT. Telkom Divisi UNER 1 Sumatera.
3.5.Analisis data
Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu ada beberapa tahapan–tahapan yang perlu dilakukan diantarannya :
Pada tahap ini dibutuhkan pengertian yang mendalam terhadap data, perhatian yang penuh dan keterbukaan terhadap hal – hal yang muncul di luar dengan apa yang ingin digali. Berdasarkan kerangka teori dan pedoman wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Pengkodean atau coding merupakan proses penguraian data, pengonsepan, dan penyusunan kembali dengan cara baru. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan. Data yang relevan diberi kode dan penjelasan singkat, kemudian dikelompokkan atau dikategorikan berdasarkan kerangka analisis yang telah dibuat.
Pada penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal – hal diungkapkan oleh informan. Data yang telah dikelompokan tersebut oleh peneliti dicoba untuk dipahami secara utuh dan ditemukan tema – tema penting serta kata kuncinya, sehingga peneliti dapat menangkap pengalaman, permasalahan, dan dinamika yang terjadi pada subjek.
2. Menguji Permasalahan yang ada terhadap data
Setelah kategori dan pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji data tersebut terhadap permasalahan yang dikembangkan dalam penelitian ini. Pada tahap ini kategori yang didapat melalui analisa ditinjau kembali berdasarkan landasan teori yang telah dijabarkan dalam Bab II, sehingga dapat dicocokkan apakah data kesamaan antara landasan teoritis dengan hasil yang dicapai. Walaupun penelitian ini tidak memiliki hipotesis tertentu, namun dari landasan teori dapat dibuat asumsiasumsi mengenai hubungan antara konsep – konsep dan faktorfaktor yang ada.
3. Mencari Alternatif Penjelasan bagi Data
berguna pada bagian pembahasan, kesimpulan dan saran (Marshall dan Rossman, 2007: 209)
3.6. Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi. Menurut Rahayu (2004: 142), triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan, atau sebagai pembanding terhadap data itu. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah :
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan observasi 2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada Bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3 Triangulasi Metode
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Profil PT. Telkom Divisi Unit Enterprise Reginal 1 Sumatera 4.1.1 Sejarah PT. Telkom
Divisi Enterprise Service TELKOM (selanjutnya disebut dengan TELKOM Enterprise) adalah salah satu divisi di TELKOM yang bertanggung jawab sebagai delivery channel layanan infocom (pelayanan informasi telekomunikasi) kepada pelanggan korporasi (Corporate Customer) di seluruh Indonesia.
Pelayanan kepada Corporate Customer sangat strategis bagi TELKOM karena memberikan kontribusi pendapatan/laba yang besar bagi perusahaan dan senantiasa diincar penyedia jasa lainnya (battle field).
Sejarah TELKOM Enterprise diawali dengan pembentukan Probis Enterprise pada 5 Mei 2000 yang bertugas untuk merancang strategi yang berkaitan dengan aspek teknis, operasional, pemasaran dan pengembangan bisnis bagi Corporate Customer. Probis Enterprise kemudian diubah menjadi Organisasi Pusat Pelayanan Pelanggan Enterprise pada 22 April 2002 untuk mengkordinasikan berbagai Unit di TELKOM dalam memberikan layanan yang lebih kompetitif bagiCorporate Customer.
Setelah melalui beberapa perubahan, perubahan strategis dilakukan Direksi TELKOM melalui Keputusan Direksi Nomor: KD.37/PS.150/CTG10/2004 tanggal 6 Agustus 2004, dengan menetapkan Enterprise Service Center sebagai Divisi dengan status revenue center dengan nama baru Divisi Enterprise Service atau TELKOM Enterprise.
Corporate Costumer memerlukan one stop service untuk solusi infocom (komunikasi, multimedia, automasi perkantoran dan sistem pengendalian) mulai dari solusi sederhana (single product) sampai solusi yang komplek.
Penawaran solusi dari TELKOM Enterprise yang dikemas dalam TELKOMSolution mengandung 6 (enam) produk utama TELKOM Enterprise yakni: TELKOMLokal, TELKOMSLJJ, TIC007, TELKOMFlexi, TELKOMLink dan TELKOMNet. Sekarang ini, TELKOMLink dan TELKOMNet sering dikelompokkan sebagai non POTS (penggunaan jasa telekomunikasi selain telepon rumah).
[image:42.595.198.425.284.413.2]Skema mekanisme penyerahan TELKOMSolution kepada corporate pelanggan adalah sebagai berikut :
Gambar 3. Skema Penyerahan TELKOMSolution kepada Corporate Pelanggan
Jumlah pegawai TELKOM Enterprise adalah 1106 orang yang 13% berada di Kantor Divisi dan 87% lagi di TELKOM Unit Enterprise Regional I 1 s/d 6. Termasuk didalamnya 8% pegawai non TELKOM.
Pegawai TELKOM Enterprise mengorganisasikan diri melalui SEKAR (Serikat Karyawan) sebagai saluran aspirasi pegawai ke Management. Kesepakatan antara SEKAR dan Perusahaan dituangkan di dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang direvisi setiap tahunnya secara terpusat. Untuk menjamin keselamatan dan kesehatan kerja, Manajemen menetapkan pengaturan melalui Keputusan Kepala Divisi yang mengatur Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) sebagaimana dituntut regulasi terkait.
Dan sampai saat ini, TELKOM Enterprise semakin berkembang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan informasi di kalangan masyarakat pada umumnya. Hal ini pun didukung oleh kepercayaan yang tinggi antara perusahaan dengan pelanggannya.
4.1.2. Visi dan Misi PT. Telkom
Visi dan misi yang dimiliki oleh Divisi TELKOM Enterprise tidak jauh berbeda dengan visi dan misi yang dimiliki oleh TELKOM Kandatel. Berikut merupakan visi dan misi perusahaan PT. Telkom Indonesia.
1. Visi Perusahaan
To become a leading InfoCom player in the region. Perusahaan TELKOM berupaya
untuk menempatkan diri sebagai perusahaanInfoCom terkemuka di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke kawasan Asia Pasifik.
2. Misi Perusahaan
PT. Telkom Indonesia mempunyai misi memberikan layanan sebagai berikut:
1. One Stop InfoCom Services with Excellent Quality and Competitive Price and To Be the Role Model as the Best Managed Indonesian Corporation
2. Managing Business Through Best Practices, Optimizing Superior Human Resource,
Competitive Technology, andSynergizing Business Partners.
Dengan jaminan bahwa pelanggan akan mendapatkan layanan terbaik, berupa kemudahan, produk dan jaringan berkualitas, dengan harga kompetitif. Telkom akan mengelola bisnis melalui praktekpraktek terbaik dengan mengoptimalisasikan sumber daya manusia yang unggul, penggunaan teknologi yang kompetitif, serta membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis.
Untuk tercapainya misi diatas maka terdapat tujuh pernyataan yang harus dilaksanakan oleh seluruh karyawan PT. Telkom melalui manajemen perubahan yang direncanakan secara baik yang disebut denganTurn Around Management seperti sebagai berikut:
1. Berikan yang terbaik kepada pelanggan 2. Sapu bersihfraud
3. Perkuat internal control 4. Tingkatkan kompetensi kunci
7. Berikan penghargaan bagi yang berhasil dan terapkan hukuman bagi yang menyimpang
4.1.3. Motto PT. Telkom
Setiap perusahaan khususnya perusahaan besar tentunya memiliki suatu motto atau slogan sebagai bentuk pencitraan perusahaannya. Motto juga biasanya digunakan sebagai identitas suatu perusahaan. Suatu motto tentu mempunyai suatu maksud yang ingin disampaikan suatu perusahaan kepada stakeholders (pelanggan, mitra kerja, pemegang saham, kompetitor, masyarakat). Begitu juga dengan PT. Telkom yang mempunyai motto Commited 2 U .
