Vilianty Rizki Utami dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec.
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia Depok, 16424
e-mail:[email protected], [email protected]
Abstrak
Penelitian ini membahas tentang Proses Temu Kembali Arsip Vital di Kantor Arsip Daerah (KAD) Kota Tangerang sebagai upaya untuk meningkatkan temu kembali arsip vital di KAD, khususnya arsip vital Izin Mendirikan Bangunan (IMB). Tujuannya adalah untuk mengetahui proses temu kembali arsip vital IMB, penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang serta hubungan KAD dengan lembaga pencipta arsip vital tersebut. penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dengan metode penelitian studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara observasi, studi literatur dan wawancara semi-struktur. Hasil penelitian ini menemukan bahwa kurangnya advokasi arsip, kurangnya keamanan akses arsip, arsip vital yang tidak lengkap saat diserahkan dari lembaga pencipta dan tidak dibuatnya daftar pencarian arsip vital yang belum diserahkan oleh lembaga pencipta, merupakan penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD pada saat pencarian oleh pengguna.
Kata Kunci:Arsip Vital, Izin Mendirikan Bangunan, Temu Kembali Arsip
Abstract
The focus of this study covers Vital Archives Retrieval Processing in Kantor Arsip Daerah (KAD) Kota Tangerang as efforts for increasing vital archives retrieval in KAD, especially Building Permits Vital Archives. The purpose is to find out the retrieval process on building permits vital archives, the reasons behind building permits archives vital which hard to find when it’s needed, and the relationship between KAD and building permits vital archives creator units (lembaga pencipta arsip IMB). This research use qualitative approach, with case study as research methods. Colleting data methods through observation, literature study, and semi-stucture interview. The result of this research are less of archives advocation, unsecure archives access, uncomplete building permits vital archives when it’s need acquisitions, and there is not archive retrieval list for vital archives which has not been aquisitioned from vital archives creator, as the caused for building permits vital archives in KAD hard to finds when it’s needed.
Keywords: Vital Archives, Buildng Permits, Archives Retrieval
Pendahuluan
Arsip vital merupakan arsip yang memiliki nilai guna penting yang tidak akan dapat tergantikan lagi apabila arsip tersebut rusak atau hilang. Salah satu contoh arsip vital yang penting adalah arsip Izin Mendirikan Bangunan atau yang biasa disingkat dengan IMB. IMB merupakan izin yang
dikeluarkan oleh Kepala Daerah yang bersangkutan kepada masyarakat untuk melakukan kegiatan membangun (mendirikan, memperbaiki, mengubah, atau merenovasi bangunan) yang dapat diterbitkan apabila rencana bangunan dinilai telah sesuai dengan ketentuan, yang meliputi aspek pertanahan, aspek teknis,
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
aspek kesehatan, aspek lingkungan, dan lain sebagainya. Selain untuk melakukan pembangunan pada rumah tinggal, IMB juga diperlukan untuk membangun gedung perkantoran, gedung industri, dan bangunan fasilitas umum (Dwi, 2008:11).
Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang merupakan salah satu lembaga kearsipan daerah tingkat kota yang memiliki tugas mengelola arsip statis dan vital milik badan-badan daerah maupun milik masyarakat. Setiap bulan banyak masyarakat yang datang ke sana untuk mencari arsip-arsip mereka yang dititipkan untuk disimpan di sana. Salah satu arsip yang banyak dicari oleh masyarakat pada lembaga tersebut adalah arsip IMB. Namun, menurut data statistik permintaan pencarian arsip milik masyarakat di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang, lebih dari 30% arsip IMB yang dicari setiap tahunnya tidak dapat ditemukan disana. Padahal jika ditinjau menggunakan angka kecermatan arsip, apabila persentase arsip yang tidak ditemukan pada sebuah lembaga kearsipan saat melakukan penemuan kembali arsip lebih dari 30% tidak ditemukan dari seluruh total arsip yang dicari pada kurun waktu satu tahun, maka lembaga kearsipan tersebut perlu melakukan peninjauan kembali pada sistem penyimpanan dan temu kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut (Sedarmayanti, 2008:106).
Penelitian mengenai manajemen kearsipan atau sistem kearsipan sebuah lembaga pengelola arsip baik swasta maupun publik memang sudah banyak dilakukan. Namun, belum ada yang mengupas lebih khusus mengenai penyebab tidak ditemukannya arsip-arsip vital milik lembaga pencipta yang juga dibutuhkan oleh masyarakat di suatu lembaga kearsipan daerah tingkat kota seperti di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang.
Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas, penelitian ini ingin mengetahui:
1. Bagaimana proses temu kembali arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang?
2. Apa penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang?
3. Bagaimana hubungan KAD dengan lembaga pencipta arsip vital tersebut?
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian mengenai proses temu kembali arsip vital dalam bentuk IMB di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang ini adalah untuk:
1. Menggambarkan Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
2. Mengetahui faktor penghambat temu kembali arsip di Kantor Arsip Kota Tangerang
3. Menjelaskan hubungan pencipta arsip vital IMB yaitu BPPMT dengan Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang dalam rangka temu kembali arsip IMB di KAD Kota Tangerang
Tinjauan Literatur
Pengertian arsip vital menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional RI nomor 6 tahun 2005 tentang perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen/arsip vital Negara menjelaskan bahwa
“Dokumen/Arsip Vital Negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.”
Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 36 Tahun 2005 tentang peraturan pelaksanaan UU No.28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung, mendefinisikan IMB sebagai berikut: “Izin mendirikan bangunan gedung adalah perizinan yang diberikan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota kepada pemilik bangunan gedung untuk membangun baru, mengubah, memperluas, mengurangi, dan/ atau merawat bangunan gedung sesuai dengan persyaratan administratif dan persyaratan teknis yang berlaku.”
Diagram Kerangka Pemikiran Proses Temu Kembali Arsip Vital di KAD Kota Tangerang(diadaptasi dari Diagram “Information and Retrieval Processing”, Lauren B. Doyle,
1975)
Menurut Undang-undang kearsipan nomor 43 tahun 2009, “Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan”.
Pada kegiatan penerimaan arsip menurut Anon Mirmani (2009: 4.18), terdapat 5 kegiatan yang tercakup dalam penerimaan yang terdiri atas terdiri atas persiapan kerja lapangan yakni pengecekan sebelum arsip diserahkan, pemindahan administratif legal dan fisik, analisis arsip fisik, analisis ini arsip, dan pendaftaran awal.
Adapun pengolahan arsip menurut Pasal 97 Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, yang menyebutkan bahwa, pengolahan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan: menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis. Adapun sarana bantu temu balik meliputi guide, daftar arsip statis, dan inventaris arsip. Sedangkan, daftar arsip statis sebagaimana dimaksud pada sekurang-kurangnya memuat: pencipta arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip, dan keterangan. Sementara itu, sistem penyimpanan yang juga dikenal sebagai sistem pemberkasan arsip, merupakan proses sistematis yang mendeskripsikan bagaimana arsip disimpan ditempat penyimpanan, yang dapat dilakukan dengan sistem abjad, subjek, nomor, geografis
atau kronologis (Read-Smith, Ginn, & Kallaus, 2002: 26).
Adapun pengertian sistem temu kembali menurut Anon Mirmani (2009: 6.32) adalah sebagai berikut: “Pengertian sistem temu balik adalah suatu proses kegiatan dalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara tertentu.”.Dalam sistem temu kembali terdapat 4 komponen yang perlu diperhatikan, yaitu adanya :
1. Kebutuhan informasi dari pengguna 2. Dokumen atau informasi yang tersedia
3. Kata indeks baik yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna dokumen yang tersedia
4. Mediatory atau intermediatory, yaitu mekanisme kerja penelusuran dalam penemuan informasi (Anon Mirmani, 2009: 6.32)
Menurut DIKTI dan ANRI (2002: 27) yang menyebutkan bahwa “Adapun kegiatan pelayanan arsip pada umumnya mengatur tentang kewenangan penggunaan arsip dan prosedur penggunaannya.”. Pada arsip tertutup, menurut Jeremy dalam Bettington (2008: 357) temu kembali arsip dan pengembalian arsip ke tempat semua setelah digunakan harus terbatas pada satu atau paling banyak beberapa anggota staf terlatih dan memiliki kewenangan. Sehingga tidak banyak orang yang dapat mengakses arsip yang kategori tertutup tersebut. Dalam pengendalian akses kategori tertutup biasanya pengguna arsip tidak diizinkan untuk meminjam atau mengakses arsip secara langsung, melainkan melalui petugas arsip atau dengan bantuan komputer. Selain itu, tidak seperti arsip terbuka yang dapat dipinjam, arsip tertutup tidak dapat dipinjam dan pengguna pun tidak dapat melakukan foto copy pada arsip ini sendiri, melainkan dengan bantuan petugas arsip.
Pengertian literasi Informasi menurut American Library Association menerangkan bahwa
“Information literacy is a set of abilities requiring individuals to recognize when information is needed and have the ability to locate, evaluate, and use effectively the needed information” (ALA, 2000:2). Kemudian yang
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
terkait dengan literasi informasi adalah advokasi arsip. Pengertian advokasi arsip adalah“Advokasi merupakan sebuah pemikiran dan seperangkat infrastruktur yang mendukung kegiatan dan program yang dilakukan lembaga, untuk meningkatkan pemahaman pada masyarakat pengguna arsip dengan mempengaruhi masyarakat untuk merubah perilaku dan sikap mereka” (Ann Pederson dalam Bettington, 2008: 435).
Hubungan KAD dengan Lembaga Pencipta Berikut ini merupakan tanggung jawab serta kewajiban lembaga kearsipan :
1. Dalam kaitannya dengan arsip statis, lembaga kearsipan bertanggung jawab untuk mengelola arsip statis dan melaksanakan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun. Menetapkan status arsip statis setelah dilakukan penilaian arsip serta menjamin akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip.
2. Dalam rangka pelaksanaan akuisisi arsip statis, lembaga kearsipan wajib membuat DPA terhadap arsip statis yang belum diserahkan oleh pencipta arsip. Akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip dijamin oleh lembaga kearsipan.
3. Lembaga kearsipan daerah juga bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan (diatur dalam UU No.43 Tahun 2009).
Sementara hak lembaga kearsipan daerah diantaranya adalah mendapatkan penyerahan arsip statis pemerintahan daerah dari BUMN dan BUMD serta dari lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri dan perusahaan swasta.
Metode Penelitian
Pendekatan penelitian yang digunakan untuk melakukan penelitian ini adalah dengan menggunakan penelitian kualitatif, dengan menggunakan metode studi kasus. Subjek penelitian adalah badan kearsipan daerah kota Tangerang atau yang disebut dengan Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang. Sedangkan, objek penelitiannya adalah Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang.
Pengumpulan data dilakukan dengan 3 cara yaitu analisis dokumen yang terkait dengan penelitian ini, seperti peraturan-peraturan yang dibuat walikota dan Kepala Kantor Arsip, observasi semua kegiatan yang terkait langsung dengan penelitian proses temu kembali arsip di KAD Kota Tangerang, dan dengan cara wawancara informan. Sementara itu, pemilihan informan untuk wawacara dilakukan dengan metode
snowball sampling yaitu pemilihan informan dilakukan peneliti secara berantai dengan meminta informasi pada informan yang telah diwawancarai atau dihubungi sebelumnya (Poerwandari, 1998:59). Dari hasil metode tersebut, didapatkan 7 orang informan yang terkait dengan penelitian ini. Para informan tersebut terdiri atas 5 orang pegawai KAD dn 2 orang pegawai Badan Perijinan yang merupakan lembaga pencipta arsip izin mendirikan bangunan.
Analisis dan Interpretasi Data
Salah satu tugas utama di KAD yang tercantum pada UU RI No. 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik adalah menyajikan informasi publik atau arsip yang dikelolanya. Begitu pula dengan pemilik arsip vital IMB di KAD. Arsip IMB sendiri disimpan di 2 tempat yakni bagi arsip IMB yang berusia kurang dari 10 tahun sejak diciptakan, maka arsip IMB tersebut akan disimpan di BPPMT untuk kemudahan akses ketika arsip diperlukan. Sementara untuk arsip IMB yang telah berusia sekurang-kurangnya 10 tahun sejak diciptakan dan sudah tidak secara aktif digunakan dalam kegiatan sehari-hari pencipta arsip, maka akan dipindahkan untuk disimpan di KAD Kota Tangerang.
Apabila arsip tersebut tidak lagi disimpan di lembaga penciptanya karena masa retensinya habis setelah 10 tahun sesuai dengan yang tercantum dalam UU RI No.43 Tahun 2009 Pasal 25 tentang kearsipan, pengguna arsip vital IMB tersebut kemudian harus mendatangi KAD Kota Tangerang untuk mencari arsipnya disana. Namun, apabila kebetulan arsip IMB yang dicari belum habis masa retensinya pada lembaga pencipta, maka dapat langsung dicari di BPPMT Kota Tangerang.
Kebanyakan pengguna biasanya akan langsung mencari arsip IMB ketika mereka membutuhkannya di BPPMT. Karena sebagai orang awam yang kurang memahami cara dan dimana dapat mengakses arsip, pengguna akan langsung mencari arsip IMB ke tempat mereka membuatnya sebelumya. Kemudian, biasanya informasi keberadaan arsip tersebut dan bagaimana cara mendapatkannya, akan pengguna dapatkan saat mereka bertanya pada badan pencipta IMB tersebut, yakni Badan Perizinan atau BPPMT Kota Tangerang. Sementara akses informasi tersebut dari KAD dapat dikatakan cukup minim dan kurang tersosialisasi dengan baik, padahal bagi pengguna hal tersebut cukup penting untuk menghemat waktu dan tenaga mereka. Dalam UU RI No.14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, KAD sebenarnya diharuskan untuk membuat sistem informasi kearsipan, namun di KAD Kota Tangerang hal tersebut belum terlaksana dengan maksimal. Arsip IMB yang dibutuhkan pengguna saat pencarian diperoleh KAD dari hasil akuisisi arsip IMB yang telah berusia sekurangnya 10 tahun menurut undang-undang atau yang telah habis masa retensinya. Akuisisi arsip tersebut dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni dengan cara menjemput arsip tersebut pada lembaga pencipta dan menerima penyerahan arsip dari lembaga pencipta. Pada penjemputan arsip vital IMB di BPPMT terjadi atas pemintaan lembaga tersebut pada KAD. Pada saat akuisisi tersebut KAD akan datang ke BPPMT untuk melakukan pemeriksaan dan penyusunan arsip IMB yang akan diakuisisi dan membuatkan daftar pertelaan arsip (DPA) atas arsip IMB yang diakuisisi tersebut untuk diserahkan bagi BPPMT. Kemudian dibuatkan berita acara akuisisi arsip tersebut. Sementara, apabila akuisisi terjadi dengan cara menerima penyerahan arsip IMB dari BPPMT, maka BPPMT yang akan mendatangi KAD untuk menyerahkan arsipnya. DPA atas arsip IMB yang diserahkan tersebut dibuat oleh BPPMT. Kemudian setelah terjadi penyerahan berita acara penyerahan arsip vital IMB tersebut, pemeriksaan dan penyusunan arsip IMB dilakukan di KAD. Namun, pada masa akuisisi tidak seluruh komponen arsip dalam 1 berkas arsip IMB diserahkan, karena kadagkala masih ada salah satu komponen yang sedang digunakan pada saat
diakuisisi. Selain itu, baik KAD Kota Tangerang tidak membuat DPA untuk arsip-arsip yang belum diserahkan karena masih diperlukan di lembaga penciptanya. Padahal menurut UU RI No.43 tentang kearsipan, pembuatan DPA atas arsip yang belum diserahkan menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
Setelah akuisisi dilakukan, KAD melakukan pengolahan dan penataan arsip vital IMB tersebut. Tugas pengelolaan arsip di KAD sesuai UU tentang karsipan, sesungguhnya hanya bagi arsip- arsip IMB yang telah berusia 10 tahun sejak diciptakan. Namun kadang kala, akibat dari kurangnya tempat penyimpanan arsip di BPPMT, arsip IMB yang belum berusia 10 tahun pun terpaksa disimpan di sana. Namun, IMB yang belum habis masa retensi tersebut belum diolah, karena KAD tidak merasa berhak mengolahnya, karena arsip tersebut belum seharusnya diserahkan ke KAD. Karena belum mencapai waktu 10 tahun sejak arsip tersebut diciptakan. Adapun proses pengolahan arsip IMB tersebut di KAD terdiri atas :
1. Pemilihan dan penilaian arsip
2. Pembuatan daftar pertelaan arsip manual 3. Klasifikasi dan penyusunan arsip
4. Mencatat data arsip secara manual
5. Memasukkan arsip ke dalam map dan boks arsip untuk kemudian disimpan
6. Mendata ulang arsip tersebut dengan menggunakan komputer
7. Memberikan daftar arsip ke bagian pelayanan Sedangkan penataan arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang dilakukan berdasarkan nomor dan tahun terbit IMB tersebut, dengan nomor dengan tahun tertua berada di awal.
Akuisisi dan pengolahan arsip yang dilakukan tidak lain sebagai upaya untuk mempermudah temu kembali arsip vital IMB di KAD. Temu kembali arsip tersebut memiliki beberapa tahapan dalam kegiatannya, yaitu tahap permintaan pencarian arsip oleh pengguna. Dimana pada tahap ini pengguna yang datang ke KAD akan meminta dilakukan pencarian arsip IMB yang dibutuhkannya oleh KAD, dengan kata kunci berupa nama pemilik IMB, lokasi, tahun pembuatan IMB, dan nomor arsip IMB yang dicari tersebut. Namun, banyak diantara para
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
pengguna yang mencari arsip IMB tersebut tidak mengetahu keseluruhan kata kuncinya, melainkan hanya beberapa diantaranya saja. Tahap selanjutnya adalah tahap pencarian arsip yang dibutuhkan pengguna oleh pegawai bagian layanan KAD. Setelah, mendapatkan kata kunci atas arsip yang dicari pengguna, petugas akan melakukan pencarian di daftar arsip di komputer untuk mengetahui keberadaan arsip tersebut di KAD. Namun apabila arsip yang dicari tidak ditemukan pada daftar arsip tersebut, maka petugas akan mencari pada daftar arsip yang tercatat di buku.
Setelah keberadaan arsip yang diperlukan ditemukan. Maka, petugas akan mencatat nomor depo, rak dan nomor boks tempat arsip tersebut berada. Kemudian menuju ke lokasi arsip tersebut berada untuk menemukan dan mengambilnya sementara dari tempat penyimpanan. Apabila arsip telah ditemukan, petugas akan mengkonfirmasi kembali kesesuaian arsip tersebut dengan arsip IMB yang dicari oleh pengguna. Setelah, itu petugas akan melakukan
foto copy pada arsip IMB yang dibutuhkan pengguna dan membuat surat keterangan keberadaan arsip tersebut di KAD. Kemudian tahap berikutnya adalah tahap penyerahan. Pada tahap ini yang diserahkan pada pengguna bukan berkas arsip IMB yang asli. Melainkan foto copy
arsip IMB tersebut beserta surat keterangan keberadaan arsip yang sebelumnya telah dibuat. Surat keterangan tersebut nantinya akan digunakan oleh pengguna ketika ia akan melegalisir foto copy arsip IMB tersebut pada lembaga pencipta yaitu, BPPMT untuk memperkuat legalisasinya di mata hukum. Lalu arsip IMB asli yang sudah tidak lagi diperlukan disimpan kembali ke dalam boks arsip seperti semula untuk melindungi keamanannya. Pada tahap ini kegiatan tersebut masuk ke dalam tahap pengembalian arsip.
Namun, dalam kegiatan temu kembali arsip IMB di KAD ini tidak ada tahap penandaan atau yang disebut juga dengan in charge prosedur, yaitu tahap dimana setelah petugas melakukan pengambilan arsip yang diperlukan pengguna, petugas seharusnya menaruh kertas out indicator
di boks tempat arsip tersebut diambil. Kertas out indicator ini berisi tanggal pengambilan arsip,
alasan dan nama petugas yang mengambil arsip. Sehingga penggunaannya dapat membantu keamanan arsip dan mencegah kesalahpahaman. Sementara itu, untuk kegiatan layanan permintaan dan pencarian arsip memiliki prosedur tersendiri. Prosedur permintaan pencarian arsip di KAD Kota Tangerang adalah sebagai berikut :
1. Registrasi, yaitu penerimaan surat permohonan dari pengguna, dan pencatatan data pengguna dan arsip yang dibutuhkannya 2. Menentukan nomor arsip IMB yang
dibutuhkannya
3. Pencarian arsip melaluidatabase
4. Temu kembali
5. Pembuatan surat keterangan keberadaan arsip di KAD dan
6. Foto copyarsip yang nantinya diberikan oleh pengguna
Kegiatan layanan tidak lepas dari aturan akses arsip. Akses arsip vital IMB di KAD terkait dengan apa yang dapat diakses, siapa yang dapat mengakses dan bagaimana cara mengakses arsip IMB oleh pengguna yang memerlukannya. Sebagai arsip vital, arsip IMB memiliki akses tertutup. Hal tersebut dikarenakan arsip IMB merupakan arsip penting yang merupakan dasar kepentingan pemiliknya, arsip tersebut harus dilindungi dan karena memiliki nilai hukum dan nilai material yang besar bagi penggunanya. Adapun dalam sebuah berkas arsip IMB, seluruh komponen berkas yang terdapat didalamnya dapat diakses oleh pengguna. Namun terdapat beberapa dokumen yang seringkali dicari oleh pengguna, seperti dokumen IMB, blueprint, siteplan, dan lain sebagainya. Orang-orang yang memiliki hak akses pada arsip IMB pun biasanya adalah pemilik arsip IMB tersebut yang berasal dari masyarakat umum maupun dari BPPMT sebagai lembaga penciptanya. Meski begitu terdapat perbedaan aturan akses pada masyarakat pemilik arsip dan BPPMT apabila membutuhkan arsip IMB tersebut. Pada masyarakat umum diharapkan dapat mendatangi KAD dengan membawa surat