JURNAL
ILMU INFORMASI, PERPUSTAKAAN, DAN
KEARSIPAN
Diterbitkan oleh
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA
UNIVERSITAS INDONESIA
Penanggung Jawab
Ketua Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Editor Eksekutif
Fuad Gani, M.A Staf Editor
Dr. Tamara Adriani Susetyo-Salim, M.A Y.Sumaryanto, Dip. Lib, M.Hum.
Indira Irawati, M. A. Purwanto Putra, M. Hum.
Dewan Redaksi Dr. Laksmi, M.A Dr. Zulfikar Zen, S.S, M.A.
Utami Budi Rahayu Hariyadi, M.Lib. M,Si. Taufik Asmiyanto, M.Si.
Nina Mayesti, M.Hum. Sekretariat dan Administrasi
Cempaka Putri Andiani Denada Annisa Fitri
Faisal Hazami Alamat Sekretariat
Gedung VII Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia Tel/Fax. (021)7872353
i KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Volume 15 Nomor 2 September Tahun 2014 ini dapat kembali diterbitkan. Artikel pertama ditulis oleh Siti Soleha dengan judul Penyusutan Arsip Rekam Medis : Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta yang membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta. Adapun arsip rekam medis yang terakhir kali dipindahkanadalah arsip tahun 2004. Arsip rekam medis tahun2005 hingga saat ini belum mengalami prosespenyusutan dan masih disimpan di Sub UnitRekam Medis. Oleh karena itu, banyak arsiprekam medis yang terpaksa harus ditumpuk dikardus-kardus akibat sudah tidak ada RoolO’Pack yang dapat menampung lagi. Sehinggafenomena tersebut menarik untuk diteliti.Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri.
Arsip sebagai salah satu informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan instansi. Setiap kegiatan memerlukan data atau informasi, salah satu sumber informasi itu adalah arsip. Tidak dapat dipungkiri, dalam era globalisasi ini setiap kegiatan instansi, baik instansi pemerintah, instansi swasta dan pendidikan tidak akan berjalan tanpa data dan informasi. Penjelasan terebut ditulis olehYossua Hot dibawah bimbingan dan arahan Nina Mayesti, M.Hum dengan judul Implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, dengan tujuan penelitian adalah untuk mengidentifikasi implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sehingga tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Informasi yang diperoleh dengan melakukan wawancara dengan unit-unit pengelola kearsipan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil penelitian mengungkapkan fakta di lapangan bahwa implementasi Jadwal Retensi Arsip ini belum dilaksanakan secara merata dikarenakan masih ada unit-unit kearsipan yang belum melakukan penyusutan. Kurangnya kesadaran pimpinan yang menyebabkan permasalahan ini timbul. Jadwal Retensi Arsip dibuat tanpa diberikan fasilitas seperti sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan kearsipan dan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan atau tidak berlatar pendidikan kearsipan sehingga menyebabkan lambat dalam implementasi.
(FGD). Hasil penelitian mendeskripsikan bahwa keberadaan rubrik Ensiklobobo sebagai salah satu bacaan anak yang terdapat di majalah Bobo, memiliki kesamaan pelayanan seperti yang dilakukan oleh perpustakaan, yaitu pelayanan jasa rujukan, atau disebut juga dengan quasi layanan rujukan. Majalah Bobo sebagai sebuah sumber informasi tercetak, memiliki sebuah rubrik yang pelayanannya serupa dengan jasa informasi rujukan di perpustakaan. Rubrik terkait bernama Ensiklobobo.
Artikel keempat berjudul Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerangyang ditulis oleh Vilianty Rizki Utami di bawah bimbingan dan arahan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec.Penelitian ini membahas tentang proses temu kembali arsip vital di Kantor Arsip Daerah (KAD) Kota Tangerang sebagai upaya untuk meningkatkan temu kembali arsip vital di KAD, khususnya arsip vital Izin Mendirikan Bangunan (IMB). Tujuannya adalah untuk mengetahui proses temu kembali arsip vital IMB, penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang serta hubungan KAD dengan lembaga pencipta arsip vital tersebut. penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dengan metode penelitian studi kasus. Hasil penelitian ini menemukan bahwa kurangnya advokasi arsip, kurangnya keamanan akses arsip, arsip vital yang tidak lengkap saat diserahkan dari lembaga pencipta dan tidak dibuatnya daftar pencarian arsip vital yang belum diserahkan oleh lembaga pencipta, merupakan penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD pada saat pencarian oleh pengguna.
iii Eka Widya Ningrum, S.Hum dibawah bimbingan dan arahan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec. menulis artikel berjudul Pemanfaatan Arsip Sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualaman Yogyakarta. Sebagai artikel keenam, tulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai pemanfaatan arsip di Pura Pakualaman ditinjau dari segi pengelolaan kearsipannya dan identifikasi sosialisasi terhadap arsip tersebut sebagai sumber daya pengetahuan bagi masyarakat. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode penelitian studi kasus. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Pusat Arsip Pura Pakualaman telah mengupayakan pendekatan kepada masyarakat melalui kegiatan sosialisasi arsip yang dilakukan seperti penerbitan naskah sumber arsip, pameran, dan seminar pendidikan. Namun, masyarakat masih jarang memanfaatkan arsip sebagai sumber daya pengetahuan mereka. Hal ini dikarenakan publikasi arsip masih jarang dilakukan; minimnya informasi mengenai pusat arsip; dan arsip belum diolah seluruhnya.
Selanjutnya ada artikel berjudul Analisis Arsitektur Informasi Perpustakaan Digital Universitas Terbuka, yang ditulis oleh Wiwit Ratnasari, S.Hum. di bawah bimbingan dan arahan Arie Nugraha, S.Hum., M.TI. Artikel ini membahas tentang arsitektur informasi pada situs web Perpustakaan Digital Universitas Terbuka. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode observasi dan wawancara terhadap informan terkait dengan pengembangan Perpustakaan Digital Universitas Terbuka. Analisis pada perpustakaan digital didasarkan pada empat komponen dasar dalam arsitektur informasi yaitu, sistem organisasi, sistem pelabelan, sistem navigasi dan sistem pencarian. Hasil penelitian menyatakan bahwa situs web Perpustakaan Digital Universitas Terbuka belum memenuhi prinsip-prinsip dalam komponen dasar arsitektur informasi. Berdasarkan hasil penelitian tersebut, disarankan kepada pihak perpustakaan untuk meningkatkan dan mengembangkan arsitektur informasi pada perpustakaan digital sehingga memberikan kemudahan-kemudahan akses informasi bagi penggunanya.
menjadi suatu tempat penanaman ideologi golongan tertentu saja. Untuk itu, penelitian ini bertujuan untuk melakukan investigasi terhadap perspektif multikultural yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DKI Jakarta, sebagai perpustakaan umum, dalam layanan publiknya. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan metode wawancara mendalam dan focus group discussions dalam memeroleh data. Penelitian ini menemukan pentingnya peran perpustakaan melalui layanan, program dan para pustakawannya memerkenalkan layanan berspektif multikultural dan meningkatkan kepekaan masyarakat terhadap isu multikultural melalui perluasan wawasan dan peningkatan pemahaman dalam rangka merajut kebersamaan dalam Negara yang multietnis dan multiagama seperti Indonesia.
Kedelapan tulisan tersebut disajikan secara lebih lengkap dalam Jurnal Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan Volume 15 Nomor 2 September Tahun 2014 yang diterbitkan oleh Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia. Semoga pengetahuan, penerapan, dan penelitian yang telah disampaikan dapat bermanfaat untuk pengembangan dan kemajuan bidang informasi, perpustakaan, dan kearsipan.
v
DAFTAR ISI
1
10
20
29
37
47
56
71
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
Siti Soleha
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
Yossua Hot, Nina Mayesti
Pendapat Anak Terhadap Rubrik Ensiklobobo Di Taman Bacaan Anak Melati, Pitara Depok
Risqa Tri Oktaviani
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
Vilianty Rizki Utami, Anon Mirmani
Budaya Penyimpanan Naskah Kuno di Ruang Penyimpanan Naskah Keraton : Studi Kasus Keraton Kasepuhan dan Kanoman, Cirebon
Permadi Heru Prayogo, Tamara Adriani Susetyo-Salim
Pemanfaatan Arsip Sebagai Sumber Daya Pengetahuan Bagi Masyarakat di Pusat Arsip Pura Pakualaman Yogyakarta Eka Widya Ningrum, Anon Mirmani
Analisis Arsitektur Informasi Perpustakaan Digital Universitas Terbuka
Wiwit Ratnasari, Arie Nugraha
Kajian terhadap Perspektif Multikultural Perpustakaan Umum di DKI Jakarta Dalam Praktik Layanan Publik
PENYUSUTAN ARSIP REKAM MEDIS :
STUDI KASUS RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA
Siti Soleha, S.Hum
Program Studi Ilmu Perputakaan,Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia Depok, 16424
ABSTRAK
Penelitian ini membahas mengenai kegiatan penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui serta menganalisis proses penyusutan arsip rekam medis dan kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri. Oleh karena itu, penggunaan
JRA di Rumah Sakit Haji Jakarta sangat disarankan dalam kegiatan penyusutan agar kegiatan penyusutan dapat berjalan dengan baik. Selain itu, juga meningkatkan peran arsiparis dalam kegiatan penyusutan rekam medis serta meningkatkan pemahaman pegawai mengenai penyusutan arsip rekam medis.
Kata kunci:Penyusutan, Rekam Medis, Jadwal Retensi Arsip
ABSTRACT
This research conducts an in-depth analysis of themedical recordsdisposal activity in Rumah Sakit Haji Jakarta. The purpose of this research is to identify and analyze the disposition process of medical record archivesand the obstacles faced by Rumah Sakit Haji Jakarta. The method usedin this researchis descriptive method in form of case study by using qualitative approach. The result of this research shows that at Rumah Sakit Haji Jakarta does not have Archive Retention Schedule (Jadwal Retensi Arsip -JRA) and the diminishing process of the medical record archives has not been done. Based on these results, it is suggested that Rumah Sakit Haji Jakarta should use JRA for their disposal activity, improve the role of archivists in the medical record disposal process, and improve the employees understanding related to the medical record archives disposal process. In addition, the hospital has to provide profer facilities for the disposal process of medical record archives disposal.
Keywords:Disposal, Medical Record,Archive RetentionSchedule
PENDAHULUAN
Hidup sehat merupakan hak setiap manusia. Hal tersebut dengan jelas disebutkan dalam Undang-Undang Dasar 1945 Pasal 28 H poin satu, “Setiap orang berhak hidup sejahtera lahir batin dan sehat serta berhak memperoleh pelayanan kesehatan”. Salah satu pelayanan kesehatan
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
diharapkan mempunyai file yang dapat berjalan efektif dan efisien. Kalau tidak, pelayanan masyarakat yang diberikan niscaya akan lamban dan tidak memuaskan. Sehingga, untuk mengantisipasi agar pelayanan agar tidak lamban dan memuaskan, diperlukan pengelolaan yang baik terhadap arsip.
Pengelolaan arsip atau lebih dikenal dengan sebutan record management merupakan sesuatu yang penting bagi suatu institusi. Salah satu arsip yang dihasilkan rumah sakit adalah arsip rekam medis (medical record). Sebagai lembaga profesional, rumah sakit harus menjunjung tinggi prinsip transparasi dan pertanggungjawaban (accountability) sebagai bentuk penerapan Good Governance yang baik. Akuntabilitas merupakan suatu prinsip bahwa seseorang, organisasi,
maupun komunitas perlu
mempertanggungjawabkan tindakan mereka terhadap pihak lain (Kennedy, 1998). Arsip rekam medis merupakan bagian dari bukti pertanggung jawaban rumah sakit atas pelayanannya. Oleh karena itu, pengelolaan arsip rekam medis di rumah sakit harus sesuai dengan ketentuan, petunjuk, dan pedoman kearsipan. Pengelolaan arsip rekam medis yang baik seharusnya juga dilakukan di Rumah Sakit Haji Jakarta.
Penyusutan arsip menjadi aspek yang perlu diperhatikan karena jika penambahan arsip rekam medis yang terus meningkat tidak diimbangi dengan penyusutan yang baik akan mengakibatkan penumpukan arsip dan mengganggu aktivitas kerja sebagaimana dikatakan Wursanto (1991:208) bahwa penyusutan merupakan salah satu sarana untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi. Penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta juga perlu diperhatikan mengingat Rumah Sakit Haji Jakarta terus mengalami pertambahan pasien. Pertambahan kuantitas arsip rekam medis harus diimbagi dengan pengelolaan arsip rekam medis yang baik dari mulai penciptaan hingga penyusutan.Jika tidak, akan terjadi penumpukan arsip seperti yang terjadi saat ini di gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif Rumah Sakit Haji Jakarta. Akibat sudah tidak melakukan pemindahan arsip
rekam medis ke Unit Kesekretariatan lagi untuk dimusnahkan.
Masalah Penelitian
Arsip rekam medis yang terakhir kali dipindahkan adalah arsip tahun 2004. Arsip rekam medis tahun 2005 hingga saat ini belum mengalami proses penyusutan dan masih disimpan di Sub Unit Rekam Medis. Oleh karena itu, banyak arsip rekam medis yang terpaksa harus ditumpuk di kardus-kardus akibat sudah tidak ada Rool O’Pack yang dapat menampung lagi. Sehingga, fenomena tersebut menarik untuk diteliti.
Tujuan Penelitian
Peneliti meneliti lebih lanjut mengenai proses penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta untuk mencari tahu mengapa sampai terjadi penumpukan arsip rekam medis inaktif yang seharusnya telah dipindahkan ke Unit Kesekretariatan untuk dimusnahkan. Penelitian ini akan meneliti lebih lanjut tentang proses penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta dan kendala yang dihadapai Rumah Sakit Haji Jakarta dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis.
Tinjauan Literatur
Penyusutan Arsip
penyusutan, keputusan yang dibuat adalah (1) memusnahkan rekod, (2) menyimpan rekod secara permanen atau (3) memindahkan rekod ke penyimpanan inaktif.
a. Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip (transferring) menurut Wursanto (1991:216)adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari arsip aktif kepada arsip tak aktif (inaktif) karena tidak atau jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Menurut Smith (2002:149) terdapat dua metode pemindahan rekod yaitu :
a. Metode pemindahan terus menerus/berulang-ulang
b. Metode pemindahan berkala
Menurut Suraja (2006:195) persiapan yang perlu diselenggarakan adalah :
a. Menyiapkan peralatan seperti folder, boks, dan lain-lain
b. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan
c. Mempersiapkan berita acara pemindahan arsip
b. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan merupakan kegiatan akhir dari rangkaian proses penyusutan. Menurut Barthos (1989:8) pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara. Menurut Suraja (2006:196) memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar, dicacah, dilebur atau dihancurkan dengan mesin penghancur kertas atau dengan memakai bahan kimia. Menurut Barthos (1990:123) pemusnahan harus dilaksanakan dengan ketentuan berikut :
1. Membuat daftar arsip-arsip yang akan dimusnahkan
2. Diketahui oleh pejabat yang berwenang
3. Pemusnahan dilakukan dengan berita acara pemusnahan
c. Penyerahan Arsip
Menurut Laksmi dkk (2008:220) penyerahan arsip adalah menyerahkan arsip bernilai sekunder/bernilai guna sebagai bahan
pertanggungjawaban Nasional tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Manajemen Arsip Rekam Medis Penyusutan Rekam Medis
Menurut Depkes RI (1997), penyusutan arsip adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara :
a. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif
b. Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan
Pemusnahan Rekam Medis
Menurut Depkes RI (1997) pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya rendah. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit, tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah pembuatan tim pemusnah, membuat daftar pertelaan, dan membuat berita acara pemusnahan.
Penilaian Arsip Rekam Medis
Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun inaktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
2) Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan, dan iptek
3) Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis inaktif
e. Lembar rekam medis sisa, rusak atau tidak terbaca disiapkan dimusnahkan
f. Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait.
Jadwal Retensi Rekam Medis
Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis menyebutkan bahwa rekam medis rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu lima tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan setelah batas waktu lima tahun dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. JRA rekam medis lebih lengkap diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit dan AHIMA (American Health Information Management Association).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari 2013 hingga bulan Mei 2013 di Rumah Sakit Haji Jakarta. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan wawancara terstruktur, observasi dan analisis dokumen. Informan dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yang ditentukan dengan menggunakan teknik sampling bertujuan (purposive sampling).
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Penelitian mengenai penyusutan arsip rekam medis dilakukan terhadap dua unit yang mengelola arsip rekam medis yaitu Sub Unit Rekam Medis dan Unit Kesekretariatan. Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai empat orang narasumber serta observasi langsung ke lokasi. Dari hasil penjabaran hasil penelitian dan pembahasan,
diketahui bahwa dalam melakukan kegiatan pengelolaan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta telah mempunyai pedoman khusus yaitu
Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakarta. Pedoman tersebut disusun dengan mengacu kepada Departemen Kesehatan. Pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta menganut sistem sentralisasi.
Pengelolaan arsip rekam medis dari awal diciptakan hingga arsip tersebut inaktif dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis. Dalam melakukan pengelolaan arsip rekam medis, Sub Unit Rekam Medis dibagi menjadi 5 pembagian kerja sebagaimana tercantum dalam struktur organisasi berikut :
Gambar 1:Struktur Organisasi Sub Unit Rekam Medis
Arsip rekam medis yang dikelola Sub Unit Rekam Medis per hari berkisar antara 500-1000 rekam medis. Arsip rekam medis tersebut merupakan arsip rekam medis yang keluar masuk (diterima dan dipinjam) dari Sub Unit Rekam Medis. Sedangkan total keseluruhan arsip rekam medis yang pernah dikelola oleh Sub Unit Rekam medis adalah lebih dari 436.000 arsip rekam medis. Nomor registrasi arsip rekam medis berasal dari nomor registrasi pasien. Sistem klasifikasi arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta menggunakan no.registrasi pasien yang berjumlah 6 digit dan warna. Sistem klasifikasi menggunakan angka tersebut, sesuai dengan pengertian klasifikasi menurut Sulistyo-Basuki (2005:39) sistem klasifikasi adalah penataan secara klasifikasi dan logis dengan menggunakan angka, huruf, atau gabungan angka dan huruf untuk identifikasi rekod. Berdasarkan wawancara dan pengamatan yang telah dilakukan, arsip rekam medis aktif hingga berstatus siap musnah disimpan di empat tempat yaitu ruang pengolah, ruang scanning, gudang penyimpanan
arsip rekam medis inaktif, dan Unit Kesekretariatan.
Dalam penjabaran mengenai proses penyusutan, peneliti menggabungkan teori kegiatan penyusutan menurut Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012, Smith (2002) dan Depkes RI (1997) dan disimpulkan terdapat lima kegiatan utama dalam proses penyusutan di Rumah Sakit Haji Jakarta sebagai berikut:
Gambar 2 : Siklus
Pengelolaan Arsip Rekam Medis
1. Penilaian Arsip Rekam Medis
Dalam menilai masa simpan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta belum menggunakan Jadwal Retensi Arsip. Bahkan terdapat pegawai Sub Unit Rekam Medis yang tidak mengetahui mengenai JRA. Penentuan masa simpan hanya berdasarkan peraturangeneral saja yakni 5 tahun masa simpan (3 tahun aktif dan 2 tahun inaktif). Peraturan tersebut diatur dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RS Haji Jakarta.
Namun, ada beberapa arsip rekam medis tertentu yang disimpan lebih dari 3 tahun seperti rekam medis penyakit dalam, bayi dan sebagainya. Perbedaan masa simpan terhadap arsip rekam medis tertentu tidak diatur dalam pedoman yang tertulis.
Dalam menentukan arsip rekam medis mana yang disimpan lebih dari 3 tahun di ruang pengolah hanya berdasarkan inisiatif pribadi pegawai saja. Berikut masa simpan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta yang disebut sebagai JRA rekam medis :
Tabel 1 : Masa simpan Arsip Rumah Sakit Haji Jakarta
No Jenis Dokumen Lama Simpan
1 Dokumen
Sumber : Prosedur Opersional Baku Penyimpanan Arsip RS Haji Jakarta (19 Januari 2006)
Dengan peraturan masa simpan arsip Rumah Sakit Haji Jakarta yang sangat general seperti yang telah dijelaskan diatas, hal tersebut tidak dapat dikatakan JRA jika mendasarkan pengertian JRA berdasarkan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Ketidakberdaan JRA rekam medis di Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakarta dapat disebabkan karena tidak adanya arsiparis yang dilibatkan dalam tim penyusunan Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit Haji Jakartadan tidak ada nya arsiparis dalam struktur organisasi Sub Unit Rekam Medis. Mengenai Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis telah diatur dalam Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar sebagai berikut:
No Kelom
2 Mata 5th 10th 2th 2th 3 Jiwa 10th 5th 5th 5th 4 Orthop
edi
10th 10th 2th 2th 5 Kusta 15th 15th 2th 2th 6 Keterg 8 Paru 5th 10th 2th 2th
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management Association) dalam Huffman (1994:306) jadwal retensi minimal adalah :
Patient health records (adults)
10 years after the most recent encounter
Patient health records (minors) Desease index 10 yeras Fatal heart monitor
records Register of emergency
department patients
Permanently Register of surgical
procedures
Permanently
Tabel 3 : Jadwal Retensi Arsip AHIMA
2. Pemilahan Arsip Rekam Medis
Pemilahan arsip rekam medis aktif dan inaktif dilakukan dengan memeriksa satu per satu arsip rekam medis yang ada dan dilakukan pada hari libur dengan frekuensi dalam satu bulan setidaknya 2 kali. Dalam melakukan pemisahan arsip rekam medis inaktif Sub Unit Rekam Medis saat ini tidak lagi melakukan pencatatan. Dalam memilah arsip rekam medis, Sub Unit Rekam Medis memisahkan arsip rekam medis pasien yang telah 3 tahun tidak datang berobat ke Rumah Sakit Haji Jakarta. Namun terdapat pengecualian terhadap jenis arsip rekam medis tertentu yang disimpan lebih dari 3 tahun yaitu resume medis
dan persetujuan operasi yang disimpan terus dengan cara di scan. Tindakan ini merupakan tindakan yang benar karena resume medis dan persetujuan operasi bernilai permanen dan harus terus disimpan sesuai dengan peraturan dalam Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 8.
3. Pemindahan Arsip Rekam Medis
Sesuai dengan Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RS Haji Jakarta Bab V Tentang Penyimpanan Berkas Rekam Medis, pasien yang telah 3 tahun (terhitung dari tanggal terakhir pasien datang) tidak datang berobat ke Rumah Sakit Haji Jakarta dinyatakan inaktif dan dipindahkan dari unit pengolah ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif. Frekuensi pemindahan arsip rekam medis inaktif
kurang lebih sebulan sekali. Sub Unit Rekam Medis dalam melakukan pemindahan arsip rekam medis menggunakan metode pemindahan berulang-ulang. Menurut Suraja (2006:194) pemindahan berulang-ulang adalah pemindahan arsip yang dilakukan berulang-ulang dalam selang waktu yang tidak ditentukan. Sub Unit Rekam Medis sebaiknya menggunakan metode pemindahan berkala untuk mengimbangi kegiatan pemisahan arsip rekam medis inaktif oleh unit pengolah yang dilakukan secara berkala yakni 2-3 kali dalam satu bulan dan mencegah terjadinya penumpukkan arsip rekam medis inaktif di unit pengolah. Pemindahan arsip rekam medis inaktif ke gudang penyimpanan arsip rekam medis inaktif tidak terdapat berita acara pemindahan arsip dan daftar arsip yang akan dipindahkan. Padahal menurut Suraja (2006:195) salah satu persiapan yang perlu diselenggarakan dalam pemindahan arsip adalah mempersiapkan berita acara pemindahan arsip dan membuat daftar arsip-arsip yang akan dipindahkan.
4. Pendigitalan Arsip Rekam Medis Inaktif
Sub Unit Rekam Medis tidak lagi menyerahkan arsip rekam medis kepada Unit Kesekretariatan.
5. Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Pihak yang bertanggungjawab dan mempunyai tugas melakukan kegiatan pemusnahan rekam medi Rumah Sakit Haji Jakarta adalah Unit Kesekretariatan. Pemusnahan terhadap arsip rekam medis dapat dilakukan setelah 2 tahun arsip rekam medis tersebut berstatus inaktif. Pemusnahan arsip rekam medis Rumah Sakit Haji Jakarta dilakukan dengan cara dibakar. Pembakaran arsip rekam medis digabung dengan pembakaran sampah medis. Karena pembakaran arsip rekam medis dapat dikatakan “numpang” di tempat pembakaran sampah medis, Unit Kesekretariatan harus menyesuaikan dengan kondisi di tempat pembakaran arsip rekam medis memungkinkan atau tidak untuk melakukan pembakaran dengan jumlah banyak. Hal ini mengakibatkan tidak ada jadwal pemusnahan yang jelas di Unit Kesekretariatan karena harus menyesuaikan dengan kondisi di pembakaran sampah medis.
Sebelum melakukan kegiatan pemusnahan arsip rekam medis, petugas pemusnah telah membuat daftar arsip yang akan di musnahkan dan berita acara. Peraturan tersebut juga telah diatur dalam
Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
tentang Pemusnahan Dokumen Rekam Medis. Namun, dalam melakukan pemusnahan arsip rekam medis Unit Kesekretariatan hanya memusnahkan kulit arsip rekam medis saja. Isi dari arsip rekam medis belum pernah dimusnahkan sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri hingga saat ini. Padahal Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 8 menyebutkan bahwa rekam medis di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Selain itu, Depkes RI (1997) juga menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan cara tertentu sesuai ketentuan.
Kendala Penyusutan Arsip Rekam Medis
Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis kendala yang dihadapi Rumah Sakit Haji Jakarta adalah :
1. Status Rumah Sakit Haji Jakarta
Status Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih dalam masa transisi seperti saat ini, petinggi Rumah Sakit Haji tidak dapat mengambil keputusan dan kebijakan stategis seperti membuat Surat Keputusan, mengangkat pegawai baru, melakukan pengadaan fasilitas-fasilitas rumah sakit, dan kebijakan strategis lainnya.Sehingga, untuk melakukan penambahan maupun mutasi pegawai dan penambahan fasilitas rumah sakit untuk menunjang kegiatan cukup sulit dilakukan saat ini karena status Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih dalam masa transisi.
2. Rumah Sakit Haji Jakarta belum mempunyai JRA Rekam Medis
Ketidakberadaaan JRA yang spesifik mengatur masa simpan arsip rekam medis di Sub Unit Rekam Medis dapat mengakibatkan kebingungan pegawai dalam menentukan suatu arsip telah inaktif atau belum.
3. Kendala SDM
Sub Unit Rekam Medis maupun Unit Kesekretariatan mengalami kekurangan SDM dan kurangnya pemahaman pegawai mengenai penyusutan arsip rekam medis seperti JRA dan arsip rekam medis apa saja yang perlu discandan tidak. Selain itu, kondisi pegawai Sub Unit Rekam Medis yang sudah tidak lagi muda juga mempengaruhi kecepatan dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip rekam medis. Pegawai Sub Unit Rekam Medis yang sudah tidak lagi muda, cukup sulit untuk bekerja cepat dan sigap. 4. Keterbatasan Sarana Prasarana
Keterbatasan sarana prasarana mencangkup terbatasnya ruang penyimpanan arsip rekam medis inaktif, lokasi penyimpanan arsip di Unit Kesekretariatan yang tidak strategis juga yakni di
rooftop (atap bangunan) yang menyulitkan pegawai dalam mobilisasi arsip rekam medis dari Sub Unit Rekam Medis yang berada di lantai dasar ke Unit Kesekretariatan untuk disimpan dan dari Unit Kesekretariatan ke tempat pemusnahan arsip yang berada di lantai dasar, rusaknya alat
Penyusutan Arsip Rekam Medis: Studi Kasus Rumah Sakit Haji Jakarta
KESIMPULAN
Rumah Sakit Haji Jakarta telah melakukan kegiatan penyusutan yang dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis dan Unit Kesekretariatan tanpa adanya JRA rekam medis yang spesifik. Padahal, menurut PP No. 28 Tahun 2012 pasal 52 disebutkan bahwa penyusutan dilakukan berdasarkan JRA. Proses penyusutan arsip rekam medis di Rumah Sakit Haji Jakarta meliputi kegiatan pemilahan arsip rekam medis inaktif di unit pengolah, pemindahan arsip rekam medis inaktif ke gudang penyimpan arsip rekam medis inaktif, pendigitalan arsip rekam medis inaktif dan pemusnahan arsip rekam medis. Kegiatan pemilahan, pemindahan dan pendigitalan dilakukan oleh Sub Unit Rekam Medis sedangkan kegiatan pemusnahan dilakukan oleh Unit Kesekretariatan. Proses pemindahan arsip rekam medis inaktif ke gudang penyimpan arsip rekam medis inaktif tidak dilakukan secara berkala dan sejak tahun 2011 Sub Unit Rekam Medis tidak melakukan kegiatan pendigitalan terhadap rekam medis inaktif karena rusaknya alatscanner.Selain itu, Rumah Sakit Haji Jakarta tidak pernah melakukan pemusnahan terhadap arsip rekam medis sejak Rumah Sakit Haji Jakarta berdiri hingga saat ini. Pemusnahan hanya dilakukan terhadap kulit arsip rekam medis. Hal tersebut yang menyebabkan terjadi penumpukan arsip rekam medis.
Kendala Rumah Sakit Haji Jakarta dalam melakukan kegiatan penyusutan adalah status Rumah Sakit Haji Jakarta yang masih dalam masa transisi, tidak adanya JRA, kurangnya SDM sehingga terjadinya double job, SDM yang dimiliki Sub Unit Rekam Medis mayoritas sudah tidak lagi muda sehingga kurang dapat bekerja cepat, pengelolaan terhadap arsip rekam medis maya yang kurang efektif, ruangan penyimpanan arsip rekam medis yang terbatas, rusaknya alat
scanner, lokasi penyimpan arsip rekam medis yang tidak strategis, dan tidak adanya alat pemusnah khusus arsip rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Basir Barthos. (1989). Manajemen Kearsipan : untuk Lembaga Negara, Swasta
dan Perguruan Tinggi.Jakarta : Bumi Aksara
Black, James A dan Dean J Champion. (1999).
Metode dan Masalah Penelitian Sosial.Bandung : Refika Aditama
Boedi Martono. (1990). Sistem Kearsipan Praktis : Penyusutan dan
Pemeliharaan Arsip.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan
____________. (1992). Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta :
Pustaka Sinar Harapan
Burhan Bungin. (2006). Metodologi Penelitian Kualitatif : Aktualisasi Metologi
ke Arah Ragam Varian Kontemporer.
Jakarta : PT Raja Grahindo Persada
Creswell, John W. (2010). Research Design : Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif,
dan Mixed.Yogyakarta : Pustaka Pelajar
Huffman, Edna K. (1994). Health Information Management; Edisi 10. Illionis :
Physician Record Company
Indonesia. (2002). Kamus Besar Bahasa Indonesia.Jakarta : Balai Pustaka
________. (1997). Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di
Indoensia. Jakarta : Diretorat Jendral Pelayanan Medis Departemen Kesehatan
________. (2012). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
________. (2008). Permenkes
No.269/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis.
Jakarta
: Departemen Kesehatan Direktorat Jendral Pelayanan Medis
________. (1995). Surat Edaran Direktorat Jendral Pelayanan Medis No. HK.00.
_______.(2009). Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 43 Tahun 2009
TentangKersipan
_______. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
Tentang Rumah Sakit
ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation – Records Management
Part 1 : General
ISO 15489-1. (2001). Information and Documentation – Records Management
Part 2 : Guideline
Kennedy, Jay; & Cherryl Schauder. (1998).
Record management : A guide to
corporate records keeping(2nd ed.).Malaysia : Longman Malaysia
Laksmi; Fuad Gani; & Budiantoro. (2008).
Manajemen Perkantoran Modern.
Jakarta : Penaku
Muhammad Idrus. (2007). Metode Penelitian Ilmu-Ilmu Sosial :Pendekatan
Kualitatif dan Kuantitatif. Yogyakarta : UII Press
Nasution (1996). Metode Research. Jakarta : Bumi Aksara
Penn, Ira A; Gail Pennix; & Jim Coulson. (1994).
Records Management
Handbook (2nd ed.). United States : Gower
Read-Smith, Judith; Mary Lea Ginn; & Norman F. Kallaus. (2002).Records
Management.USA : South Western
Sulistyo-Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis : Pengantar Memahami dan
Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama
Sulistyo-Basuki. (2005). Kamus Istilah Kearsipan.Yogyakarta : Kanisius
____________. (2006). Metode Penelitian.
Jakarta : Wedatama Widya
Wursanto Ig. (1991). Kearsipan. Yogyakarta : Kanisius
Yohannes Suraja. (2006). Manajemen Kearsipan.Malang : Dioma
Zulkifli Amsyah (1998). Manajemen Kearsipan.
Jakarta : PT Gramedia Pustaka
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
IMPLEMENTASI JADWAL RETENSI ARSIP DI KEMENTERIAN
PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
REPUBLIK INDONESIA
Yossua Hot, S.Hum
Dosen Pembimbing: Nina Mayesti, M.Hum
IIlmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424.
Email:[email protected]
Email dosen pembimbing:[email protected]
Abstrak
Penelitian ini membahas Implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sehingga tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Informasi yang diperoleh dengan melakukan wawancara dengan unit-unit pengelola kearsipan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil penelitian ini mengungkapkan fakta di lapangan bahwa implementasi Jadwal Retensi Arsip ini belum dilaksanakan secara merata dikarenakan masih ada unit-unit kearsipan yang belum melakukan penyusutan. Kurangnya kesadaran pimpinan yang menyebabkan permasalahan ini timbul. Jadwal Retensi Arsip dibuat tanpa diberikan fasilitas seperti sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan kearsipan dan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan atau tidak berlatar pendidikan kearsipan sehingga menyebabkan lambat dalam implementasi.
Kata Kunci: Jadwal Retensi Arsip, penyusutan.
Abstract
This research describes about Implementation of the Records Retention Schedules in the Ministry of Education and Culture. The purpose of this research is knowing the implementation Schedule Retention Archives at the Ministry of education and culture trough they can to reach the effectiveness and efficient of records management and efficiency. This is qualitative research with case study methods. The information was taken by doing an interview with executive of archival unit in the ministry of education and culture. Information obtained by conducting interviews with archival management units in the Ministry of education and culture. The results of this research reveal that fact in field implementation of The Records Retention Schedule has not been implemented because there are still evenly-archives that have not been doing depreciation. Lack of awareness of the leadership is the lead of the problems. Records Retention Schedule was made without any facilities and infrastructures that support the archival activities. Also human resources are still the one who don't understand the archival or not set archival education thus causing slow in implementation.
Pendahuluan
Dalam era globalisasi setiap kegiatan intansi, baik-maupun instansi pemerintah, instansi swasta dan pendidikan tidak akan berjalan tanpa data dan informasi. Informasi pada intansi sangat dibutuhkan dan bentuk informasi adalah rekaman dari kegiatan perusahaan itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip. Arsip sebagai salah satu informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan intansi. Setiap kegiatan memerlukan data atau informasi, salah satu sumber informasi itu adalah arsip.
Arsip dinamis (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki fungsi sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen birokrasi. Disamping itu arsip statis (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi.
Perkembangnya fungsi osirganisasi yang begitu pesat membuat penciptaan arsip yang begitu banyak. Dengan tercipta arsip yang begitu banyak dapat membuat dampak penumpuk secara tidak terkontrol. Arsip–arsip yang tidak terkontrol cenderung diabaikan oleh pengelolanya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu sistem. Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efiktifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi.
Pada dasarnya pengolahan arsip terdiri dari beberapa unsur pokok bahwa penataan arsip terdiri atas proses penciptaan arsip, penyimpanan, penemuan kembali dan pemeliharaan arsip. Tetapi arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu
perawatan supaya keberadaan arsip tersebut tetap baik khususnya keberadaan arsip dinamis aktif yang terdapat dalam organisasi harus diperhatikan karena arsip ini termasuk arsip yang masih dipergunakan dalam organisasi.
Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip ada masa statis. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Sehingga dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan merupakan salah satu instansi pemerintahan yang membantu dalam meningkatkan ketersediaan layanan pendidikan dan kebudayaan, memperluas keterjangkauan layanan pendidikan dan kebudayaan, meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan kebudayaan, mewujudkan kesetaraan dalam memperoleh layanan pendidikan dan kebudayaan, menjamin kepastian atau keterjaminan memperoleh layanan pendidikan dan melestarikan dan memperkukuh bahasa dan kebudayaan Indonesia.
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
Dalam usaha pengelolaan arsip, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan membuat jadwal retensi sesuai dengan pedoman pelaksanaan kegiatan arsip dalam rangka penyusutan arsip inaktif sesuai dengan prosedur dan merata di setiap unit-unit kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dengan adanya jadwal retensi arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan maka akan tercapai manfaat yang banyak seperti efisiensi ruangan, biaya dan waktu dalam pencarian temu kembali arsip, dan terlaksananya penyusutan arsip-arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai dengan pedoman Jadwal Retensi Arsip
Pedoman Jadwal Retensi Arsip harus diterapkan terlebih dahulu sebelum bisa dilaksanakan dan bermanfaat bagi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dalam implementasi kebijakan, pimpinan harus memberikan sosialisasi mengenai manfaat yang timbul dalam pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip sehingga penyusutan arsip dapat berjalan. Serta pimpinan harus memberikan fasilitas yang memadai untuk pengelolaan arsip di unit unit kearsipan.
Masalah Penelitian
Berdasarkan observasi awal, peneliti melihat Penyusutan di Biro Umum tidak berjalan seiring dengan volume arsip bertambah sehingga terjadi Penumpukan di unit-unit kerasipan. Oleh karena itu dibutuhkan kegiatan penyusutan arsip yang baik untuk mengatasi hal tersebut, salah satunya menggunakan Peraturan Menteri mengenai Jadwal Retensi Arsip sebagai acuan. Tetapi Jadwal Retensi Arsip tidak di implementasikan dengan baik di Biro Umum sehingga penyusutan di unit-unit kerja menjadi terkendala dikarenakan tidak mengerti arsiparis dalam menggunakan Jadwal Retensi Arsip.
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
sehingga tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.
Metode Penelitian
Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Penelitian Kualitatif merupakan metode-metode untuk mengekplorasi dan memahami makna yang diperoleh sejumlah individu atau sekelompok orang yang dianggap berasal dari masalah sosial atau kemanusiaan. Penelitian kualitatif ini melibatkan upaya-upaya penting, seperti mengajkukan pertanyaan-pertanyaan dan prosedur-prosedur, mengumpulkan data yang spesifik dari para partisipan, menganalisis data secara induktif serta penafsiran makna data dari kompleksitas suatu persoalan (Creswell 2009: 4).
Peneliti melakukan pendekatan dengan metode studi kasus. Studi Kasus merupakan strategi penelitian dimana didalamnya peneliti menyelidiki secara cermat suatu program, perisitiwa, aktivitas, proses atau sekelompok individu (Creswell 2009:20) Penelitian ini dilakukan pada lingkup salah satu Unit Kearsipan yaitu Biro Umum pada Bagian Perencanaan dan Penganggaran, Bagian Tata Usaha Protokol Bagian Barang Milik Negara dan Bagian Rumah Tangga dan Kepegawaian. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus yang difokuskan pada masalah penelitian mengenai Implementasi Peraturan Kementrian tentang Jadwal Retensi Arsip di Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
Demi memperoleh informasi mengenai kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan penyusutan arsip Biro Umum maka peneliti melakukan wawancara. Peneliti melakukan wawancara demi mendapatkan informasi yang lebih mendalam dari subjek yang diwawancara mengenai bagaimana pengelolaan arsip dinamis dan menanyakan pendapat subjek wawancara tentang penyusutan arsip Biro Umum dengan JRA. Wawancara dilakukan kepada 5 orang Arsiparis di Biro Umum, terdiri dari staf arsip di subagian persuratan dan kearsipan staf arsip di Subbag Tata Usaha Menteri staf arsip di Kabag Perencanaan dan Penganggaran, dan staf Subbidang Arsip dan Dokumentasi yang pernah sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif Biro Umum.
Analisis dan Interpretasi Data
Jadwal Retensi Arsip merupakan suatu daftar dari series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan dan mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan. Unsur-unsur: uraian jenis arsip, jangka simpan arsip, dan nasib akhir (musnah/permanen) berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip (Kennedy, 1998). Sebelum digunakan JRA harus diimplementasikan terlebih dahulu di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Implementasi kebijakan merupakan tahapan yang paling utama dalam pembuatan kebijakan sehingga memegang peranan penting dan berkaitan dengan tahapan lainnya, karena tahapan tersebut memiliki pengaruh terhadap penilaian atas dampak atau kinerja dari suatu kebijakan. Implementasi kebijakan merupakan suatu langkah yang sangat penting dalam proses kebijakan. Pada tahap implementasi kebijakan, Menteri Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pembuat kebijakan harus memberdayakan berbagai sumber daya yang ada untuk mengidentifikasi masalah masalah yang terjadi dan bagaimana cara mencapai tujuan dari kebijakan. Komunikasi merupakan faktor penting menentukan keberhasilan suatu implementasi, hal ini sesuai dengan Subarsono (2008:89) mengenai komunikasi, yaitu keberhasilan implementasi kebijakan mensyaratkan agar implementor mengetahui apa yang harus dilakukan, dimana yang menjadi tujuan dan sasaran kebijakan harus
ditransmisikan kepada kelompok sasaran (target group), sehingga akan mengurangi distorsi imlpementasi. Tetapi komunikasi arsiparis dari unit-unit kerja tidak berjalan sehingga tidak mempunyai kesadaran untuk menyerahkan arsip ke pusat kearsipan disebabkan rasa takut akan kehilangan arsipnya. Seharusnya arsiparis unit kerja dapat berpikir, bila mereka menyerahkan arsip mendapatkan keuntungan yang banyak dikarenakan tidak lagi mengelola arsip, tidak ada penumpukan arsip di tempat penyimpanan unit dan arsip tidak hilang.
Menurut Subarsono (2008:89) kadang kala gambaran yang ada atau cara pandang dibenak arsiparis di unit kerja berbeda-beda sehingga menyebakan kendala. “Misalkan kita menyerahkan arsip nanti arsipnya hilang, dan bila arsip tersebut dibutuhkan temu kembali akan memakan waktu yang lama dalam pencarian” sehingga mereka berpikir lebih baik mengelola arsipnya sendiri. Bila arsip dikelola terus-menerus akan terjadi penumpukan arsip di unit kerja serta dampak biaya yang dikeluarkan semakin besar, pencarian kembali arsip semakin sulit dan kemungkinan arsip yang ada di unit kerja hilang.
Seharusnya hal seperti ini tidak perlu terjadi, jika kepercayaan antara unit-unit kerja terjalin dengan baik dan kesadaran sendiri untuk menyerahkan arsipnya. Bila komunikasi antar organisasi tidak berjalan dengan baik hal ini dapat menyebabkan hubungan yang renggang antar organisasi karena kurangnya kepercayaan antar sama lain. Padahal kunci dari pengimplementasi JRA ini adalah komunikasi antar satu dengan lain sehingga dapat mengerti mengenai tujuan dan sasaran demi kepentingan bersama. Cara padang dan sikap arsiparis haruslah menyatu dengan unit-unit kearsipan sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dalam menjalani prosedur kearsipan.
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
masih terbatasnya tenaga professional dan praktifisi yang cukup memadai. Termasuk dalam hal ini terbatasnya jumlah arsiparis. Secara kualitatif, arsiparis yang belum memiliki standar profesi yang ideal. Jika diliat dari permasalahan diatas.
Kekurangan pada SDM khususnya kearsipan menjadi kendala dalam lambatnya implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hal ini terjadi karena kurangnya kesadaran dan perhatian pimpinan dalam pengelolaan arsip, sehingga arsip itu dipandang sebelah mata dan semua orang tanpa latar belakang pendidikan bisa saja dapat melakukan pengelolaan arsip tanpa diperlukan pendidikan khusus mengenai kearsipan. Oleh karena itu dalam implemenetasi kebijakan pimpinan harus menyadari perlunya pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan, utama bagi peningkatan keterampilan staf. SDM telah menjadi asset yang bernilai pada setiap organisasi. Keperluan SDM yang handal dibidang kearsipan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi dan fungsinya dalam memberikan layanan maksimal kepada induk organisasinya.
Untuk merelisasikan hal tersebut diatas perlu adanya suatu perubahan besar megenai krakteristik pengelolaan arsip. Perubahan ini tidak saja menuntut biaya yang tidak sedikit untuk memberikan pelatihan dan pendidikan yang berkualitas tinggi, tetapi juga perubahan mental dari pengelola arsip itu sendiri. Staf arsiparisnya Kementerian pendidikan dan Kearsipan merupakan pejabat-pejabat yang diberi tugas untuk mengelola kearsipan, sehingga mereka tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan, tugas yang mereka lakukan tidak selamanya dilaksanaka karena mereka akan mendapatkan kenaikan pangkat dan pindah dari unit kerja lain. Hal ini senada dengan informan.
Jika tidak ada yang berlatar belakang pendidikan kearsipan, mereka menangani arsip hanya berdasarkan kewajiban, sehingga mereka menangani arsip hanya dengan kekampuan dia saja, seharusnya mereka mengikuti pelatihan mengenai kearsipan agar memahami tentang
kearsipan. Di Biro Umum sendiri sudah ada pelatihan mengenai kearsipan untuk arsiparisnya. Jadi permasalahan yang dihadapi SDM di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan bila mereka mendapatkan pelatihan kearispan sehingga mereka mengerti mengenai pengelolaan arsip dan mengimplementasi JRA. Bila orang ini dipindahkan dikarenakan naik pangkat atau naik golongan dan diganti oleh orang baru yang tidak mengerti kearsipan, otomatis ini akan menjadi kendala terus-menerus dikarenakan pengantinya ini tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan dan pasti arsip itu akan dipandang dia sebelah mata.
Pelatihan merupakan suatu usaha dalam meningkatkan kualitas arsiparis, tetapi fakta yang terjadi adalah orang yang seharusnya mendapat pelatihan bukan untuk arsiparis unit-unit kerja melainkan orang yang tidak bekerja di kearsipan sehingga ilmu yang dia dapat tidak berguna bagi lingkungannya.
Berdasarkan pernyataan diatas seharusnya yang diberikan pelatihan adalah arsiparis yang menangani kearsipan di unit-unit kerja. Bila orang lain yang mendapatkan pelatihan dan mendpatkan pengetahuan mengenai kearsipan, kadang-kadang ilmu yang didapatnya hanya untuk pengetahuan diri sendiri saja tapi tidak berguna bagi lingkungannya, seharusnya bila mendapatkan ilmu dalam pelatiha setidak bisa diaplikasikan ditempat mereka bekerjaan, menata arsip seperti ini, jadi kalau dia bukan yang bekerja dibidang kearsip tapi dia ditugaskan untuk mengikuti bimbingan teknis mengenai kearsipan ilmunya tidak akan berguna. Jadi Peningkatan potensi itu kan harus orang yg bersangkutan dikarenakan ilmu yang didapat tidak bisa diwakilikan, umpanya Orang yg sekolah saya, masa diwakili dengan orang lain tidak mungkinkan untuk diwakili.
menjadi mengikuti pelatihan demi memenuhi kuota orang di setiap unit-unit kerja. Pemilihan SDM tidak tepat dikarenakan arsiparis yang menangani arsip tidak ada diruangan sedang melakukan dinas keluar kota. Orang-orang yang bukan bekerja dikearsipan dan ditunjuk untuk mengikuti pelatihan, ilmu yang diperoleh tidak diimplementasikan ke dalam pengelolaan kearsipan dikarenakan tidak menangani kearsipan dan ilmu yang didapatkan dari hasil pelatihan hanya untuk diri sendiri.
Biro Umum seharusnya mempunyai tempat penyimpanan tersendiri untuk menyimpan arsip-arsipnya. Arsip aktif masih berada di unit kerja masing-masing, sedangkan tempat penyimpanan arsip inaktif Biro Umum berada di Sub Bagian Persuratan dan Kearsipan.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa arsip-arsip di Biro Umum masih disimpan di unit-unit kerja. Tidak adanya tempat penyimpanan di pusat arsip inaktif menyebabkan penyusutan dari unit-unit kerja menjadi terkendala sehingga terjadi penumpukan arsip di unit kerja. Bila tidak ada pusat penyimpanan arsip inaktif dan unit-unit kerja memaksa untuk menyusutkan arsip maka kemungkinan arsip yang dititipkan hilang. Unit-unit kerja yang tidak melakukan penyusutan akan terjadi penumpukan arsip yang memberikan dampak negatif dalam temu kembali, biaya perawatan arsip, serta penyempitan ruangan penyimpanan unit kerja.
Fasilitas penyimpanan arsip inaktif di Biro Umum seharusnya mendapatkan perhatian lebih dari pimpinan dalam rangka untuk menjamin pengelolaan dan kebutuhan informasi. Pusat penyimpanan arsip di Biro Umum tidak mempunyai tempat selama 2 tahun. Arsiparis di Biro umum sudah berulang kali memohon untuk diberikan fasilitas tempat penyimpanan arsip inaktif. Seharusnya dengan diberikan sarana penyimpanan, pengelolaan arsip di Biro Umum akan berjalan baik sehingga memudahkan untuk pencarian temu kembali arsip demi menunjang kegiatan organisasi. Selama ini faktanya arsip-arsip yang menumpuk di unit-unit kerja
membuat arsiparis kewalahan dalam mencari kembali arsip yang dibutuhkan, serta biaya dalam perawatan arsip tersebut. Bila diberikan tempat penyimpanan arsip inaktif, arsip-arsip yang diunit kerja akan berjalan dengan baik sehingga penyusutan akan berjalan sesuai dengan prosedur Jadwal Retensi Arsip.
Implementasi Peraturan Kementerian tentang Jadwal Retensi Arsip, pimpinan kurang menyadari akan penunjang sarana dalam menunjang kegiatan kearsipan. Sarana merupakan faktor penunjang dalam keberhasilan atau tidak suatu organisasi mengimplementasikan Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip. Karena selama ini yang diliat peneliti, para arsiparis mengeluh untuk dibuatkan tempat penyimpanan. Untuk membangun pusat penyimpanan arsip inaktif di Biro Umum, seharusnya pimpinan mengikuti sesuai dengan prosedural, Menurut ISO 15489-2 (2001:18) tempat penyimpanan seharusnya meliputi:
a. Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di area yang tidak beresiko.
b. Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperatur dan tingkat kelembapan yang sesuai kebutuhan, perlindungan dari bahaya api, perlindungan dari perusakan karena air, perlindungan dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive isotpe, jamur) standar keselamatan, kontrol akses ke area penyimpanan, sistem pendekteksi pada entri yang tidak diizinkan, perlindungan terhadap pengerusakan yang disebabkan oleh serangga.
c. Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod yang cukup kuat untuk menanggung beban berat.
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
pimpinan menyediakan fasilitas yang mendukung untuk kegiatan kearsipan.
Pada tahun 2006 Subbagian Kearsipan merupakan bagian dari Biro Umum. Subbagian kerasipan ini mempunyai tugas melakukan pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan Sekretariat Jenderal serta penyiapan bahan pembinaan dan usul penghapusan arsip Departemen. Pada Tahun 2006 Biro Umum mempunyai struktur kelompok jabatan fungsional demi mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Kelompok jabatan fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang kegiatannya.
Tetapi perubahan struktur organisasi terjadi dibawah Menteri Muhammad Nuh pada tahun 2010, dimana Subbagian Kearsipan dipindahkan kebagian Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Perubahan struktur organisasi ini berdampak besar terhadap kegiatan kearsipan di Biro Umum. Fungsi kearsipan Biro umum berada di Subbagian Persuratan, dan mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal.
Tetapi dengan perubahan ini Biro umum tidak mempunyai pusat penyimpanan arsip untuk unit-unit kearsipan sehingga penyusutan arsip menjadi terkendala. Perubahan struktur organisasi berdampak hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional Biro Umum sehingga tidak mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional demi menekan anggaran keuangan Kementerian Pendidikan. Padahal stuktur fungsional merupakan struktur penting sebagai landasan tugas, jenis, dan jenjang kerja dengan bidang kegiatan untuk mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum.
Seiring dengan perubahan nama pada tahun 2012 Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan struktur organisasi turut mengalami perubahan signifikan. Untuk Biro Umum sendiri pusat
kearsipan ditempatkan di Subbagian Persuratan dan berubah nama menjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Subbagian Persuratan dan Kearsipan merupakan pusat penyimpanan arsip inaktif dari unit-unit kearsipan Biro Umum. Tetapi permasalahan yang terjadi adalah Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak mempunyai tempat untuk menyimpan arsip-arsip inaktif.
Perubahan struktur organisasi berdampak buruk bagi kerasipan terutama di Biro Umum. Pada awalanya Biro Umum melakukan penyusutan sesuai dengan jadwal dikarenakan mempunyai tempat penyimpanan yang cukup besar dan fasilitas memadai di subbagian kearsipan. Tetapi dengan berubahnya struktur organisasi, Subbagian Arsip dan Dokumentasi dibawah Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Subbidang Arsip dan Dokumentasi dibawah PIH mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan penyusunan bahan pembinaan arsip dan dokumen Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal.
Seharusnya dengan perubahan struktur organisasi dan perubahan fungsi kearsipan, pimpinan wajib memikirkan fasilitas dan sarana yang sesuai dengan kegiatan. Fasilitas dan sarana mempunyai dampak yang tinggi dalam menunjang kegiatan organisasi, terutama kearsipan. Kearsipan membutuhkan tempat penyimpanan dan sarana yang memadai untuk pengelolaan arsip dan penyusutan arsip. Biro Umum merupakan pembina kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal dan harus mempunyai sarana dan prasarana yang memadai. Biro umum sampai saat ini tidak mempunyai tempat penyimpanan untuk arsip inaktif unit-unit kearsipan. Padahal tahun 2006 Biro Umum merupakan pusat kearsipan yang terstruktur dengan baik dan melakukan penyusutan sesuai jadwal dikarenakan fasilitas dan sarana yang mendukung. Kekurangan fasilitas dan sarana diakibatkan kerena kurangnya kesadaran pimpinan yang merubah struktur organisasi yang berdampak buruk untuk kinerja organisasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terutama di Biro Umum bagian kearsipan.
Struktur Organisasi
Pada tahun 2006 Subbagian Kearsipan merupakan bagian dari Biro Umum. Subbagian kerasipan ini mempunyai tugas melakukan pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan Sekretariat Jenderal serta penyiapan bahan pembinaan dan usul penghapusan arsip Departemen. Pada Tahun 2006 Biro Umum mempunyai struktur kelompok jabatan fungsional demi mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Kelompok jabatan fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang kegiatannya.
Tetapi perubahan struktur organisasi terjadi dibawah Menteri Muhammad Nuh pada tahun 2010, dimana Subbagian Kearsipan dipindahkan kebagian Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Perubahan struktur organisasi ini berdampak besar terhadap kegiatan kearsipan di
Biro Umum. Fungsi kearsipan Biro umum berada di Subbagian Persuratan, dan mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal.
Tetapi dengan perubahan ini Biro umum tidak mempunyai pusat penyimpanan arsip untuk unit-unit kearsipan sehingga penyusutan arsip menjadi terkendala. Perubahan struktur organisasi berdampak hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional Biro Umum sehingga tidak mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional demi menekan anggaran keuangan Kementerian Pendidikan. Padahal stuktur fungsional merupakan struktur penting sebagai landasan tugas, jenis, dan jenjang kerja dengan bidang kegiatan untuk mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum.
Seiring dengan perubahan nama pada tahun 2012 Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan struktur organisasi turut mengalami perubahan signifikan. Untuk Biro Umum sendiri pusat kearsipan ditempatkan di Subbagian Persuratan dan berubah nama menjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Subbagian Persuratan dan Kearsipan merupakan pusat penyimpanan arsip inaktif dari unit-unit kearsipan Biro Umum. Tetapi permasalahan yang terjadi adalah Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak mempunyai tempat untuk menyimpan arsip-arsip inaktif.
Implementasi Jadwal Retensi Arsip Di Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia
penyusunan bahan pembinaan arsip dan dokumen Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal.
Sedangkan perbuahan struktur organisasi di Biro Umum fungsi kearsipan berada pada Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Tugas Subbagian Persuratan dan Kearsipan melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Pada saat sebelum terjadi perubahan struktur dan masih bernama Subbagian Persuratan awalnya berfungsi menangani surat-surat masuk fasilitas dan tempat hanya apa adanya saja. Tetapi seiring waktu dan perubahan terjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan mempunyai peranan yang lebih untuk menangani kearsipan di Sekretaris Jenderal. Untuk fasilitas dan sarana di Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak memadai dikarenakan perubahan ini terjadi mendadak dan tidak ada bantuan dari pimpinan mengenai sarana dan prasarana.
Kesimpulan
Perubahan Struktur organisasi menyebabkan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan belum diimplementasikan secara menyeluruh di unit-unit kerja. Perubahan Struktur Organisasi berdampak besar dalam implementasi JRA dan hilang struktur fungsional menyebabkan hilangnya landasan tugas, jenis dan kedudukan arsiparis. Dengan perubahan Struktur organisasi subbagian kearsipan pindah sehingga Biro Umum tidak mempunyai tempat penyimpanan untuk unit kearsipan yang menyebabkan tidak berjalan Implementasi JRA.
Padahal Peraturan Menteri mengenai JRA dibuat sebagai pedoman untuk pengelolaan arsip. Dalam melakukan penyusutan arsip inakrif melalui prosedur yang jelas dan memudahkan penemuan kembali arsip, sehingga tidak lagi
terjadi penumpukan arsip di unit-unit kerja. Tetapi dengan seiring perubahan struktur organisasi dan perubahan nama Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan implementasi JRA kurang dirasakan di Biro Umum.
Kendala-kendala yang menyebabkan tidak adanya implementasi peraturan kementrian mengenai jadwal Retensi Arsip Biro Umum dikarenakan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan dapat menyebabkan lambat dalam implementasi Jadwal Retensi Arsip dan pengelolaan arsip secara umum. Hal ini terjadi dikarenakan pimpinan kurang memperhatikan atau peduli terhadap unit kerja kearsipan dan menganggap semua orang tanpa berlatar pendidikan dapat mengerjakan pengelolaan kearsipan. Serta pimpinan sendiri tidak mengerti mengenai kearsipan sehingga mereka berpikir arsip itu hanya daftar keuangan yang membuat gambaran arsip itu hanya kertas yang sudah tidak digunakan.
Daftar Acuan
Boedi, Martono. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharan arsip. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Creswell, John W. 2010. Research Design: Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif, dan Mixed.Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Dwidjowijoto, Riant Nugroho. (2003). Kebijakan Publik: Formulasi, Implementasi dan Evaluasi.Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
Donni, Juni Priansa dan Agus Garnida. (2013). Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan Profesional.Bandung :Alfabeta.
ISO 15489-1. 2001. Information and documentation-records management.Geneva
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Record Management : A Guide to Corporate Record Keeping.Melbourne : Longman
