BAB I PENDAHULUAN
C. Manajemen Keuangan Pendidikan
4. Proses Manajemen Keuangan
Komponen keuangan pada tingkat satuan pendidikan merupakan komponen produksi yang mementukan terlaksananya kegiatan-kegiatan proses belajar mengajar di sekolah bersama komponen-komponen lain. Dengan kata lain setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, baik disadari maupun tidak. Komponen keuangan perlu dikelola sebaik-baiknya agar dana yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan. Pengelolaan keuangan pendidikan lebih difokuskan dalam proses merencanakan alokasi secara teliti dan penuh perhitungan serta mengawasi pelaksanaan dana, baik
biaya operasional maupun biaya capital, disertai bukti-bukti secara
administrative dan fisik (material) sesuai dengan dana yang dikeluarkan.38
Manajemen keuangan meliputi perencanaan financial, pelaksanaan,
evaluasi. Jones mengemukakan financial planning is called budgeting
merupakan kegiatan mengkoordinasi semua sumber daya yang tersedia untuk mencapai sasaran yang diinginkan secara sistematis tanpa terjadi
efek samping yang merugikan. Implementation involves accounting atau
pelaksanaan anggaran ialah kegiatan berdasarkan rencana yang telah dibuat dan kemungkinan terjadi penyesuaian bila diperlukan. Evaluasi
merupakan proses penilaian terhadap pencapaian tujuan.39
Proses pengelolaan keuangan menurut Agustinus Hermino dalam
bukunya Asesmen Kebutuhan Organisasi Persekolahan Tinjauan Perilaku
Organisasi Menuju Comprehensive Multilevel Planning meliputi:
a. Perlengkapan administrasi keuangan, yaitu memiliki tempat khusus
penyimpanan, memiliki alat hitung, dan memilki buku-buku yang dibutuhkan.
b. RAPBS, yaitu memiliki RAPBS yang telah disahkan oleh yang
berwenang, serta memilki progam penjabarannya.
c. Pengadministrasian keuangan, yaitu memilki catatan logistic (uang
dan barang) sesuai anggaran dan sumber dana.40
Dalam tataran pengelolaan Vincen P Costa (2000: 175) memperlihatkan cara mengatur lalu lintas uang yang diterima dan dibelanjakan mulai dari kegiatan perencanaan , pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan sampai dengan penyampaian umpan balik. Kegiatan perencanaan menentukan untuk apa, dimana, kapan dan berapa lama akan dilaksankan, dan bagaimana cara melaksanakannya. Kegiatan
38
Mulyono, Konsep Pembiayaan Pendidikan, (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2010),h.153. 39
E. Mulyasa. Loc.cit. 40
pengorganisasian menentukan bagaimana aturan dan tata kerjanya. Kegiatan pelaksanaan menentukan siapa yang terlibat, apa yang dikerjakan, dan masing-masing bertanggungjawab dalam hal apa. Kegiatan pengawasan dan pemeriksaan mengatur kriterianya, bagaimana cara melakukannya, dan akan dilakukan siapa. Kegiatan umpan balik merumuskan kesimpulan dan saran-saran untuk kesinambungan
terselenggarakannya Manajemen Operasional Sekolah. Proses
pengelolaan keuangan di sekolah meliputi:
1) Perencanaan anggaran
2) Strategi mencari sumber dana sekolah
3) Penggunaan keuangan sekolah
4) Pengawasan dan evaluasi anggaran
5) Pertanggungjawaban.41
Menurut E.Mulyasa proses manajemen keuangan sekolah terbagi atas beberapa tahap mulai dari perencanaan keuangan sekolah, pelaksanaan keuangan sekolah, evaluasi dan pertanggungjawaban keuangan sekolah.
(1) Perencanaan Keuangan Sekolah
Dalam bukunya E.Mulyasa yang berjudul Manajemen Berbasis Sekolah perencanaan dalam manajemen keuangan ialah kegiatan merencanakan sumber dana untuk menunjang kegiatan pendidikan dan tercapainya tujuan pendidikan di sekolah. Perencanaan menghimpun sejumlah sumber daya yang diarahkan untuk mencapai suatu tujuan berhubungan dengan anggaran atau budget , sebagai penjabaran suatu rencana ke dalam bentuk dana untuk setiap komponen kegiatan.
Dalam pelaksanaanya, manajemen keuangan ini menganut asas
pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator, dan
41
bendaharawan. Otorisator adalah pejabat berwenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan dan pengeluaran anggaran. Ordonator adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah ditetapkan. Sementara bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya yang dapat
dinilai dengan uang serta membuat perhitungan dan
pertanggungjawaban.42
Perencanaan keuangan sekolah sedikitnya mencakup dua kegiatan, yakni penyusunan anggaran, dan pengembangan rencana anggaran belanja sekolah (RAPBS).
(a) Penyusunan Anggaran Keuangan Sekolah
Sebelum membicarakan mengenai penyusunan anggran akan
dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian anggaran Hartman
(1988,P. 2) defines a budget as “a document which specifies the
planned expenditures and anticipated revenues of a school district in a given fiscal year, along with other data and information relating the fiscal elements to the educational philosophy, programs, and needs of the district.”
There are three major components of a budget, which can be depicted as a triangle. These elements are (1) the educational program of the school district, (2) revenue that would support those programs, and (3) actual expenditures on those programs that occur over the school year.43
42
Mulyono, Konsep Pembiayaan Pendidikan (Jogjakarta: Ar-Ruzz Media, 2010), Cet.1, h.161.
43
Maksud pendapat Hartman (1988, P. 2) mendefinisikan
anggaran sebagai "sebuah dokumen yang menentukan
pengeluaran yang direncanakan dan pendapatan diantisipasi dari sebuah sekolah dalam satu tahun anggaran, bersama dengan data lain dan informasi yang berkaitan dengan elemen anggaran dengan filosofi pendidikan, program, dan kebutuhan kabupaten. " Ada tiga komponen utama anggaran, yang dapat digambarkan sebagai segitiga. Unsur-unsur ini adalah (1) program pendidikan sekolah, (2) pendapatan yang akan mendukung program-program, dan (3) pengeluaran aktual atas program-program yang terjadi selama tahun sekolah.
Menurut Browneel dalam Yulia, (2004: 582) Anggaran
partisipatif adalah suatu proses di mana individu-individu terlibat di dalamnya dan mempunyai pengaruh terhadap penyusunan
target anggaran yang akan dievaluasi. Menurut Kennis Partisipasi
Anggaran adalah sebagai tingkat keikutsertaan manajer dalam
menyusun anggaran. Dengan menyusun anggaran secara
partisipatif diharapkan kinerja para manajer akan meningkat. Hal ini didasarkan pada pemikiran bahwa ketika suatu tujuan atau standart yang dirancang secara partisipatif disetujui, maka karyawan akan menginternalisasikan tujuan atau standart yang ditetapkan, dan karyawan juga memiliki rasa tanggung jawab pribadi untuk mencapainya karena mereka ikut serta terlibat dalam
penyusunannya (Milani, 1975) dalam Ratnawati Kurnia, semakin
tinggi tingkat keterlibatan manajer dalam proses penyusunan anggaran, akan semakin meningkatkan kinerja (Indriantoro, 2000). Partisipasi merupakan suatu konsep di mana bawahan ikut terlibat dalam pengambilan keputusan sampai tingkat tertentu
bersama atasannya (Robbins, 2002: 179). Sementara Supomo dan Indriantoro (1998) menyatakan bahwa partisipasi dalam penyusunan anggaran merupakan proses di mana individu terlibat dalam penyusunan target anggaran, lalu individu tersebut dievaluasi kinerjanya dan memperoleh penghargaan berdasarkan target anggaran.
Perbedaan penganggaran partisipatif dengan non partisipatif terletak pada tingkat keterlibatan bawahan dalam penyusunan anggaran. Keunggulan partisipasi dalam penyusunan anggaran adalah dapat memotivasi bawahan untuk mencapai target anggaran, dapat memacu peningkatan moral, inisiatif untuk para lini manajer, pertukaran informasi yang efektif antar pembuat dan pelaksana anggaran. Sedangkan kelemahan partisipasi dalam penyusunan anggaran adalah terkadang menetapkan standar yang terlalu tinggi, dapat menyebabkan kesenjangan anggaran.
Dalam menciptakan suatu anggaran ada dua cara yang dapat
ditempuh, yaitu (Alim dalam Sumadiyah dan Susanta, 2004: 481):
1. Anggaran partisipatif (bottom-up)
Pada proses anggaran partisipatif proses penyusunan anggaran mengijinkan manajer dengan level yang lebih rendah untuk berpartisipasi secara signifikan dalam pembentukan anggaran sementara.
2. Anggaran Top-down
Proses penyusunan anggaran tidak melibatkan bawahan secara signifikan.
Penyusunan anggaran merupakan langkah-langkah positif untuk merealisasikan rencana yang telah disusun. Kegiatan ini melibatkan pimpinan tiap-tiap unit organisasi. Pada dasarnya
penyusunan anggaran merupakan negoisasi atau perundingan
/kesepakatan antara puncak pimpinan dengan pimpinan
dibawahnya dalam menentukan besarnya alokasi biaya suatu penganggaran. Hasil akhir dari suatu negoisasi merupakan suatu pernyataan tentang pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan dari setiap sumber dana.
Adapun prinsip-prinsip dan prosedur penyusunan anggaran:
a. Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas
dalam sistem manajemen dan organisasi;
b. Adanya sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan
anggaran;
c. Adanya penelitian dan analisis untuk menilai kinerja oganisasi;
d. Adanya dukungan dari pelaksana mulai dari tingkat atas sampai
yang paling bawah.44
Pada proses penyusunan ini ada beberapa pendekatan yang dalam mendesain anggaran yaitu sebagai berikut:
(1) Anggaran butir per butir (Line Item Budget)
Desain ini merupakan bentuk anggaran yang paling simpel digunakan. Dalam bentuk ini, setiap pengeluaran dikelompokkan berdasarkan kategori-kategori, misalnya gaji, upah, honor menjadi satu kategori atau satu nomor atau butir, dan perlengkapan, sarana, material dengan butir tersendiri.
(2) Anggaran program (Program Budget System)
44
Nanang Fattah, Ekonomi dan Pembiayaan Pendidikan, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2009), Cet.5, h.49.
Bentuk ini dirancang untuk mengidentifikasi biaya setiap program. Pada anggaran biaya per butir dihitung berdasarkan jenis butir (item) yang akan dibeli, sedangkan pada anggaran program biaya dihitung berdasarkan jenis program. Misalnya, jika dalam anggaran butir-per butir disebut gaji guru (item 01), sedangkan dalam anggaran laporan disebut gaji untuk perencanaan pengajaran IPA hanyalah salah satu komponen, dan komponen lain yang termasuk program percobaan mencakup alat-alat IPA, bahan-bahan kimia, IPA dan sebagainya, menjadi satu paket.
(3) Anggaran berdasarkan hasil (performance budget)
Bentuk anggaran ini menekankan hasil (performance) dan
bukan pada keterperincian dari suatu alokasi anggaran. Pekerjaan akhir dalam suatu program dipecah dalam bentuk beban kerja dan unit hasil yang dapat diukur. Hasil pengukurannya dipergunakan untuk menghitung masukan dana dan tenaga yang dipergunakan untuk mencapai suatu program.
(4) Sistem perencanaan penyusunan program dan
penganggaran (Planning Programming Budgeting
System/PPBS atau SP4)
PPBS merupakan kerangka kerja dalam perencanaan dengan mengorganisasikan informasi dan menganalisisnya secara sistematis. Dalam PPBS, tiap-tiap tujuan suatu program dinyatakan dengan jelas, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Dalam proses ini data tentang biaya, keuntungan, kelayakan suatu program disajikan secara lengkap sehingga mengambil keputusan dapat
menentukan pilihan program yang dianggap paling
menguntungkan.45
Menurut Allan R. Odden & Lawrence O. Picus dalam bukunya School Finance A policy Perspective menjelaskan penyusunan anggaran terbagi atas:
1. School site budgets
There are many methods for estimating school district enrollment. But to develop school budgets, it’s essential to
know how many students will enroll in the individual school. More over, in using our adequacy model to estimate the resources needed at any school, the budget maker needs a count of the students in the school by grade, the number of students who qualify for free and reduced price lunch, the number of ELL students, and the number of children with disabilities who receive special education services.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis untuk mengembangkan anggaran sekolah, sangat penting untuk mengetahui berapa banyak siswa akan mendaftar di sekolah masing-masing. Terlebih lagi, dalam menggunakan model yang kesanggupan untuk memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan di sekolah manapun, pembuat anggaran membutuhkan hitungan siswa di sekolah berdasarkan kelas, jumlah siswa yang memenuhi syarat untuk gratis dan mengurangi makan siang, jumlah siswa, dan jumlah anak-anak cacat yang menerima layanan pendidikan khusus.
45
2. The district budget process
The preceding discussion provides an example of how a school-level budget could be developed using the evidence-based adequacy model. These data provide an estimate of the needed expenditures for the school and, when aggregated with central-office requirements, provide an expenditure estimate for the district. This section describes the process for developing that district budget, which would include individual school-level budget.
The heart of the budget process is estimating revenues and expenditures and ensuring that the budget is an balance-that expenditures do not excees revenues for the year.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis, memperkiraan pengeluaran yang diperlukan untuk sekolah perlu digabungkan dengan pemerintah pusat dan daerah. Dimana setiap daerah perlu memberikan anggrannya kepada sekolah yang terdapat didaerahnya. Artinya pusat dan daerah sama-sama memberikan anggran ke unit sekolah untuk menambah pendapat sekolah dan pemenuhan kebutuhan tiap siswa dapat dipenuhi.
3. Estimating expenditures
In addition to revenues for the fiscal year, the district must estimate total expenditure needs. Earlier in this chapter, we provided an provided an approach to estimating the expenditures needed to fund the recources identified in our adequacy model. This approach will, we argue, lead to spending strategies that improve student learning, and so it is this approach that we suggest districts and school use.
a. Identify the specific programs and or functions around which the budgets is to be constructed
b. Ascertain what recources are needed to operationalize the tasks essential to each of the programs or functions identified in the previous step.
c. Estimate the costs of the recources needed to implement each program or function.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis untuk
menyusun anggran perlu dipertimbangkan perkiraan
pengeluaran dan jumlah kebutuhan untuk mendanai proses kegiatan di sekolah. Membuat strategi yang dapat meningkatkan belajar siswa melalui penggunaan anggaran. Dengan cara:
a. Identifikasi program dan atau fungsi tertentu sekitar yang
anggaran akan dibangun
b. Memastikan sumber daya yang diperlukan untuk
mengoperasionalkan tugas penting untuk setiap program
atau fungsi yang diidentifikasi dalam langkah
sebelumnya.
c. Memperkirakan biaya diperlukan untuk melaksanakan
setiap program atau fungsi.
4. Accounting for expenditures and revenues
After the budget is developed, districts need mechanisms for tracking expenditures. They do this trough fiscal accounting systems that have various elements, including funds, objects, and functions.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis Setelah anggaran dikembangkan, pemerintah pusat dan daerah
perlu melacak pengeluaran sekolah dengan mekanismenya. Pengeluaran dilakukan dengan sistem akuntansi.
5. Budget Preparation Summary
Clearly, many step are required to prepare a school and
school district’s budget. To recap, typically, a budget presents
information on the expected revenues and expenditures of the school district, along with information on the number of students served and the number of FTE employees who will be employed in the provision of educational services for those students. This information can be displayed by object of expenditure, function, or programs, and can be provided at an aggregate district level or disaggregated to specific locations such as school sites and other logical locations, including the central office, the transportation department, and others either as determined by the district or as mandated by state policy.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis Jelas, banyak langkah yang diperlukan untuk mempersiapkan sekolah dan anggaran sekolah. Untuk rekap, biasanya, anggaran menyajikan informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran dari sekolah, bersama dengan informasi mengenai jumlah siswa dilayani dan jumlah karyawan FTE yang akan bekerja dalam penyediaan layanan pendidikan bagi siswa. Informasi ini dapat ditampilkan oleh obyek pengeluaran, fungsi, atau program, dan dapat disediakan pada tingkat kabupaten agregat atau terpilah ke lokasi tertentu seperti situs sekolah dan lokasi logis lainnya, termasuk kantor pusat, departemen transportasi, dan lain-lain baik sebagaimana ditentukan oleh kabupaten atau sebagaimana diamanatkan oleh kebijakan negara.
6. Budget Modification
If expenditure estimates exceed revenue projections, the
district’s administrators must make adjustments on one or
both sides of the equation. Typically, it is easier to reduce expenditures than it is to increase revenue. Most state and federal programs have fixed revenue levels, and a school district is unlikely to be able to seek additional funding from these sources over the short term. Local property taxes offer somewhat more hope, depending on the tax statutes in the particular state. In many states, it is possible to seek voter approval for higher property taxes. However, tax limitations in many states have curtailed this option. Additionally, there are often state restrictions on how much property taxes can be raised to maintain the equity of the system.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis Jika perkiraan pengeluaran melebihi proyeksi pendapatan, administrator distrik harus melakukan penyesuaian pada satu atau kedua sisi persamaan. Biasanya, lebih mudah untuk mengurangi pengeluaran daripada untuk meningkatkan pendapatan. Kebanyakan program negara bagian dan federal telah tetap tingkat pendapatan, dan distrik sekolah tidak mungkin dapat mencari dana tambahan dari sumber-sumber ini dalam jangka pendek. Pajak properti lokal menawarkan agak lebih harapan, tergantung pada undang-undang pajak di negara tertentu. Di banyak negara, adalah mungkin untuk meminta persetujuan pemilih untuk pajak properti yang lebih tinggi. Namun, keterbatasan pajak di banyak negara telah membatasi pilihan ini. Selain itu, sering ada pembatasan
negara pada seberapa banyak pajak properti dapat ditingkatkan untuk mempertahankan ekuitas sistem.
7. Budget Approval
Once of balanced budget has been developed, the district’s
school board must approve it. The timing of this process, along with the required documents that must be submitted and the time in which the general public may comment on the budget, is generally prescribed by state law. In general however, the superintendent submits the budget to the school board, makes copies available to the public, and helps the board schedule public hearings on the document. At this time, the board may further modify the budget to reflect its policies and goals (Although superintendents typically work closely with either the board or a budget committee of the board to develop the budget, so generally there are few board-directed changes at this point).
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis setelah dari anggaran berimbang telah dikembangkan, dewan sekolah distrik harus menyetujuinya. Waktu proses ini, bersama dengan dokumen-dokumen yang diperlukan yang harus disampaikan dan waktu di mana masyarakat umum dapat mengomentari anggaran, umumnya ditentukan oleh hukum negara.
Namun secara umum, pengawas mengajukan anggaran untuk dewan sekolah, membuat salinan tersedia untuk umum, dan membantu dengar pendapat publik jadwal papan atas dokumen. Pada saat ini, dewan lebih lanjut dapat memodifikasi anggaran untuk mencerminkan kebijakan dan tujuannya (Meskipun pengawas biasanya bekerja sama dengan
panitia anggaran dewan untuk mengembangkan anggaran, sehingga umumnya ada beberapa perubahan diarahkan). 8. Administering the budget.
The adopted budget served as a guide for expenditure allocations throughout the year. Since it is imposible to estimate all expenditure needs perfectly during the budgeting process, it is important to continually monitor revenues and expenditures to make sure they are in line with budgets projections. If there are changes either in the revenue available to the distict or in its expenditure needs, modifications to the budget document must be approved by the school board. Such change may be the results of an unexpected influx of students, requiring more teachers and classroom space, or a drop in the revenue receipts for one or more prpgrams. At all times, the district administration and school board must strive to keep the budget in balance, reducing expenditures if revenue projections fall short and increasing expenditures to meet the needs of a growing student population-provided the revenues to support those students are available. In short, the budget becomes an important management tool to help ensure that educational recources are focused on the priorities established at the beginning of the budget cycle.
Maksud dari teori tersebut menurut pemahaman penulis anggaran sebagai panduan untuk alokasi belanja sepanjang tahun. Karena untuk memperkirakan semua kebutuhan belanja sempurna selama proses penganggaran, penting untuk terus memantau penerimaan dan pengeluaran untuk memastikan mereka sejalan dengan proyeksi anggaran. Jika ada perubahan
baik dalam pendapatan yang tersedia untuk distict atau dalam kebutuhan pengeluarannya, modifikasi dokumen anggaran harus disetujui oleh dewan sekolah. Perubahan tersebut dapat hasil dari masuknya terduga siswa, membutuhkan lebih banyak guru dan ruang kelas, atau penurunan penerimaan pendapatan untuk satu atau lebih prpgrams.
Setiap saat, pemerintah kabupaten dan dewan sekolah
harus berusaha untuk menjaga anggaran seimbang,
mengurangi pengeluaran jika proyeksi pendapatan jatuh pengeluaran pendek dan meningkat untuk memenuhi
kebutuhan tumbuh mahasiswa-populasi yang tersedia
pendapatan untuk mendukung para pelajar yang tersedia. Singkatnya, anggaran menjadi alat manajemen penting untuk
membantu memastikan bahwa recources pendidikan
difokuskan pada prioritas yang ditetapkan pada awal siklus anggaran.
Lipham mengungkapkan empat fase kegiatan pokok penyusunan angggaran sebagai berikut:
a) Perencanaan anggaran merupakan kegiatan mengidentifikasi
tujuan, menentukan prioritas, menjabarkan tujuan ke dalam penampilan operasional yang dapat diukur, menganalisis
alternative pencapaian tujuan dengan analisis cost
effectiveness, membuat rekomendasi alternative pendekatan untuk mencapai sasaran.
b) Mempersiapkan anggaran antara lain menyesuaikan kegiatan
dengan mekanisme anggaran yang berlaku, bentuknya, distribusi, dan sasaran progam pengajaran perlu dirumuskan dengan jelas. Melakukan inventarisasi kelengkapan peralatan, dan bahan-bahan yang telah tersedia.
c) Mengelola pelaksanaan anggaran antara lain mempersiapkan
pembukaan, melakukan pembelanjaan dan membuat
transaksi, membuat perhitungan, mengawasi pelaksanaan sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku, serta membuat laporan dan pertanggungjawaban keuangan.
d) Menilai pelaksanaan anggaran antara lain menilai pelaksanaan
proses belajar mengajar, menilai bagaimana pencapaian sasaran progam, serta membuat rekomendasi untuk perbaikan
