Manajemen adalah suatu seni dalam menyelesaikan pekerjaan dengan melalui orang lain (Adikoesoema, 1994). Mekanisme kerja fungsi manajemen menurut Handoko (1995) dapat digambarkan dalam skema :
Gambar 3. Skema mekanisme kerja fungsi-fungsi manajemen
Menurut Monica (1998) cit Hersey dan Blancard (1977) menyebutkan bahwa manajemen yang komprehensif yaitu bekerja dengan dan melalui individu dan kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Proses manajemen pelayanan keperawatan terdiri dari:
a. Planning atau Perencanaan
Perencanaan adalah sebuah keputusan untuk suatu kemajuan yang berisikan apa yang akan dilakukannya serta bagaimana, kapan dan dimana akan dilaksanakannya (Marquis, 2000). Perencanaan dibuat untuk menentukan kebutuhan dalam asuhan keperawatan
Perencanaan Keinginan kebutuhan Tujuan Pengorganisasia n Pengarahan Pengkoordinasian Informasi Pengawasan
kepada semua pasien, menegakkan tujuan, mengalokasikan anggaran belanja, memutuskan ukuran dan tipe tenaga keperawatan yang dibutuhkan, membuat pola struktur organisasi yang dapat mengoptimalkan efektifitas staff serta menegakkan kebijaksanaan dan prosedur operasional untuk mencapai visi dan misi institusi yang telah ditetapkan.
Unit perawatan merupakan unit terkecil dalam kegiatan pelayanan rumah sakit. Perencanaan yang disusun mengacu kepada kerangka utama rencana strategi rumah sakit dengan mempertimbangkan kekuatan, kelemahan, peluang yang nyata dan ancaman eksternal yang harus diantisipasi. Kerangka perencanaan terdiri dari:
1) Misi, berisi tujuan jangka panjang mengenai bagaimana langkah mencapai visi
2) Filosofi, sesuatu yang bisa menguatkan motivasi 3) Tujuan, berisikan tujuan yang ingin dicapai
4) Obyektif, berisi langkah-langkah rinci bagaimana mencapai tujuan
5) Prosedur, berisi pelaksanaan perencanaan
6) Aturan, berisi langkah-langkah antisipasi untuk hal-hal yang menyimpang.
Model perencanaan meliputi :
1) Reactive planning, yaitu tak ada perencanaan, manajer langsung melakukan tindakan begitu menemukan masalah. Perubahan yang
terjadi tidak pasti karena dipengauhi oleh masalah dan kondisi yang ada
2) Inactive planning, yaitu perencanaan sudah dibuat sejalan dengan masalah yang muncul (telah ada bayangan atau perencanaan tetapi dalam pelaksanaannya dilakukan sejalan dengan pekembangan masalah.
3) Preactive planning, yaitu penyusunan perencanaan dengan mengetahui rencana ke depan pencapaian target yang sudah pasti (sudah jelas dan tidak berubah). Ciri dari perencanaan ini adalah tujuan yang akan dicapai jelas, tedapat pembatasan waktu peencanaan belangsung, terdapat indikator pencapaian target, risiko dan ketidakpastian jelas.
4) Proactive planning, yaitu pembuatan perencanaan dengan memperhatikan masa lalu, masa sekarang dan masa depan. Masa lalu digunakan sebagai pengalaman untuk menyusun perencanaan sekarang dan masa depan, masa sekarang sebagai pelaksanaan perencanaan, dan masa depan merupakan perencanaan yang disusun berdasarkan evaluasi pelaksanaan perencanaan masa lalu dan sekarang. Perencanaan meliputi:
a) Jangka pendek (target waktu dalam minggu/bulan)
Meliputi perubahan jadwal dinas (pagi, siang, malam) akibat perubahan kondisi bangsal dan permintaan fasilitas yang segera akibat kerusakan yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya b) Jangka menengah (periode dalam satu tahun)
Meliputi pengaturan dinas, perbaikan peralatan/service, permintaan perlengkapan rutin/barang habis pakai
c) Jangka panjang (untuk tahun mendatang)
Meliputi pengembangan SDM baik perawat maupun non perawat, penambahan peralatan, penambahan jumlah tenaga, cuti tahunan dan sebagainya
Berdasarkan buku pedoman uraian tugas tenaga keperawatan di RS (Depkes RI, 1999), Tugas Kepala Ruang dalam perencanaan (P1) meliputi:
1) Menyusun rencana kerja kepala ruang
2) Berperan serta menyusun falsafah dan tujuan pelayanan keperawatan di ruang rawat yang bersangkutan
3) Menyusun rencana kebutuhan tenaga keperawatan dari segi jumlah maupun kualifikasi untuk di ruang rawat, koordinasi dengan kepala perawat instalasi/kepala instalasi.
Tugas kepala ruang dalam perencanaan meliputi:
1) Membuat jadwal dinas koordinasi dengan perawat primer 2) Membuat usulan pengembangan tenaga.
3) Mengajukan permintaan peralatan dan obat-obatan sesuai kebutuhan.
b. Organizing
Di dalam pengorganisasian asuhan keperawatan dikenal beberapa model pemberian asuhan keperawatan. Model Praktek
Keperawatan Profesional (MPKP) terdiri dari 5 elemen subsistem (Hoffart and Woods, 1996) yaitu :
1) Nilai-nilai profesional 2) Pendekatan manajemen 3) Metode pemberian Askep 4) Hubungan profesional
5) Sistem kompensasi dan penghargaan.
Ada beberapa teori mengenai metode asuhan keperawatan care dellivery system antara lain menurut teori Gillies (1989):
1)Metode Kasus (Total Care Method)
Disebut juga Total patient care, perawat mempunyai otonomi dan tanggung jawab terhadap perawatan pasien selama shift kerja (± 8 jam). Pasien menerima asuhan keperawatan yang diberikan secara total dan tidak terfragmentasi atau terpecah-pecah. Metode ini lebih mudah dikerjakan karena satu orang perawat hanya bertanggung jawab pada satu atau dua orang pasien dan maksimal tiga, tergantung dari tingkat kebutuhan pasien dan model ini membutuhkan koordinasi diantara perawat-perawat yang melakukan asuhan keperawatan.
Kelebihan dari metode kasus ini: a) Sederhana dan langsung
b) Garis pertanggung jawaban jelas c) Kebutuhan klien cepat terpenuhi d) Memudahkan perencanaan tugas
Kerugian dari metode ini, yaitu:
a) Membutuhkan dana yang cukup tinggi (Costly), karena pada pelaksanaannya memerlukan perawat pelaksana yang mempunyai kemahiran, keterampilan dan profesionalisme tinggi sehingga reward juga harus tinggi.
b) Memerlukan supervisi yang adekuat dari kepala ruang (charge nurse)
c) Memerlukan kepala ruang (charge nurse) yang mampu memberikan training yang baik kepada perawat pelaksana. 2)Metode Fungsional (functional nursing)
Perawat pelaksana hanya bertugas berdasarkan tugas tertentu (task oriented). Keuntungan dari metode ini, yaitu:
a) Lebih efisien
b) Tugas dapat segera diselesaikan
c) Sedikit kebingungan karena tugasnya hanya satu
d)Kebutuhan akan perawat profesional (register nurse) sedikit sehingga dana yang dibutuhkan juga minimal.
Kerugian dari metode ini, yaitu:
a) Asuhan keperawatan menjadi terfragmentasi b) Kepuasan kerja rendah
c) Tidak ada tantangan dalam melakukan tugas
d) Lebih banyak membutuhkan koordinasi, terutama supervisi dari kepala ruang untuk menghindari kesalahan dalam pemberian asuhan keperawatan
e) Keseluruhan asuhan keperawatan tidak diperhatikan karena tanggung jawab hanya pada tugas yang dilakukan
3)Metode Tim (team nursing)
Metode ini menggunakan prinsip bahwa ada sekelompok perawat pelaksana yang dipimpin oleh ketua tim dalam memberikan asuhan keperawatan kepada sekelompok pasien. Ketua Tim bertanggung jawab kepada kepala ruang.
Keuntungan dari metode ini, yaitu: a) Meningkatkan metode kolaborasi b) Kebingungan akses ke pasien berkurang Kerugian dari metode tim, yaitu:
a) Saat pelaksanaan rencana keperawatan yang dibuat oleh Ketua Tim, kemungkin terjadi pelaksanaan yang tidak sesuai standar asuhan keperawatan
b) Membutuhkan perencanaan dan komunikasi diantara anggota tim, sehingga metode ini menjadi tidak efektif karena membutuhkan banyak waktu
c) Jalur tanggung jawab menjadi tidak jelas
d) Asuhan keperawatan terfragmentasi dan dapat terjadi overlapping/nursing error.
4)Metode Primer (primary nursing)
Metode ini merupakan suatu metode penugasan kerja terbaik dalam suatu organisasi atau kelompok kerja dengan semua staf keperawatan yang profesional. Pada pelaksanaannya hampir
Perawat Pelaksana
sama dengan metode case method nursing atau total patient care. Kebutuhan akan Register Nurse sangat tinggi. Pada metode ini setiap perawat primer memberikan tanggung jawab secara menyeluruh terhadap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi keperawatan.
Penanggung jawab adalah Perawat Primer (PN). PN harus mempunyai kemampuan membina komunikasi antara pasien, dokter, AN dan anggota tim kesehatan lain. Setiap PN merawat 4-6 pasien dan bertanggung jawab terhadap pasien selama 24 jam dari pasien masuk sampai pasien pulang. Ada kontinuitas asuhan keperawatan yang bersifat komprehensif dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam satu tim PN mempunyai beberapa perawat pelaksana (associate nurse/AN) dan bila PN tidak ada, perawatan dilanjutkan oleh AN.
Keuntungan dari metode primer, yaitu: a) Tingkat kepuasan yang tinggi
b) Tingkat tanggung jawab dan otomi jelas
c) Perawat tertantang dalam menyelesaikan masalah dan diberi penghargaan
Kerugian dalam metode ini, yaitu: a) Costly
b) Kesulitan dalam menentukan standar RN. Hal ini disebabkan untuk mencapai standar, semua PN harus RN, dan hal ini menjadi sulit karena kendala ekonomi sehingga RS tidak
Dokter Kepala Ruang Sarana RS
Perawat Primer Perawat Pelaksana malam Perawat Pelaksana sore Perawat Pelaksana pagi
mampu memberi reward yang cukup dan terjadi keterbatasan tenaga.
Gambar 4. Bagan Model Keperawatan Primer
5)Metode Manajemen Kasus (nursing case management)
Pada metode ini ada seorang perawat yang menjalankan sekumpulan aktivitas, mengerahkan, memantau dan mengevaluasi semua sumber yang digunakan oleh pasien secara total selama sakit.
Empat hal penting dalam manajemen kasus:
a) Pencapaian berdasar waktu yang ditentukan tim yang terlibat
b) Yang bertindak sebagai case manager adalah orang yang memberi pelayanan langsung
c) Seorang perawat/dokter yang terlibat bisa melampaui unit
d) Perlu partisipasi aktif pasien dan keluarga untuk menyusun evaluasi pelaksanaan kegiatan
6) Model keperawatan primer modifikasi didasarkan pada beberapa alasan antara lain :
a) Keperawatan primer tidak digunakan secara murni karena sebagai perawat primer harus mempunyai latar belakang pendidikan S1 Keperawatan.
b) Keperawatan tim tidak digunakan secara murni karena tanggung jawab pasien terfragmentasi pada berbagai tim.
c) Melalui kombinasi kedua model tersebut diharapkan komunitas asuhan keperawatan dan akuntabilitas asuhan keperawatan terdapat pada PN.
c. Uraian tugas pokok kepala ruang
Tugas kepala ruangan dalam pengorganisasian, meliputi: 1) Tugas Pokok:
a) Mengelola kegiatan pelayanan dan asuhan keperawatan pasien di ruang rawat
b) Melaksanakan fungsi kolaboratif dengan tim kesehatan lain c) Melaksanakan pendidikan kesehatan bagi pasien dan keluarga d) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan bimbingan PKK e) Melakukan/membantu pelaksanaan penelitian
f) Melakukan pengendalian, pemantauan dan evaluasi kegiatan guna peningkatan mutu pelayanan keperawatan di ruang rawat g)Mendukung terlaksananya program Patient Safety.
a) Mensosialisasikan, mengatur dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan yang telah ditentukan kepada semua staf
b) Mengecek kelengkapan inventaris peralatan dan obat-obatan yang tersedia untuk kelancaran pelayanan
c) Mengajukan permintaan peralatan dan obat-obatan sesuai kebutuhan
d) Memeriksa keadaan ruangan dan peralatan serta menyusun laporan kerusakan, usulan perbaikan dan pemeliharaannya e) Menyusun data yang berhubungan dengan pelayanan untuk
membuat laporan harian, bulanan, triwulan serta tahunan
f) Mengadakan rapat secara berkala untuk mengetahui masalah dan mendapatkan cara penyelesaian agar pelaksanaan pelayanan berjalan baik
g) Memberikan pengarahan, orientasi dan bimbingan kepada staf baru/mahasiswa praktek di ruangan
h) Mengkoordinir pelaksanaan tatatertip, disiplik, kebersihan dan keamanan ruangan.
i) Melaksanakan asuhan dengan menggunakan pendekatan proses ilmiah
j) Membuat usulan nilai pra DP3 semua tenaga yang menjadi tanggung jawabnya
k) Membuat usulan pengembangan tenaga
l) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka memperlancar pelaksanaan kegiatan di instalasi
m)Membagi staf keperawatan ke dalam grup MPM sesuai dengan kemampuan dan beban kerja
n) Membuat jadwal dinas koordinasi dengan perawat primer (PN) o) Membagi pasien kepada grup MPM sesuai kemampuan dan
beban kerja
p) Memfasilitasi dan mendukung kelancaran tugas perawat primer dan perawatan asosiet (PN & AN)
q) Melakukan supervisi dan memberi motivasi seluruh staf untuk mencapai kinerja yang optimal
r) Melakukan upaya peningkatan mutu asuhan dan pelayanan dengan mengevaluasi melalui berbagai metode evaluasi peningkatan mutu
s) Berperan sebagai konsultan/pembimbing bagi perawat primer (PN)
t) Mendelegasikan tugas pada sore, malam, dan hari libur kepada penanggung jawab tugas jaga ruangan
u) Membuat laporan pelaksanaan tugas secara berkala/insidentil v) Bertanggung jawab terhadap kelengkapan entry data dalam
billing system.
d. Uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari PN , AN , dan PJ
Berdasarkan struktur organisasi dan uraian jabatan keperawatan adalah sebagai berikut: