4. PEMBAHASAN
4.2. Audit atas Akun Utang Usaha PT X
4.2.3. Proses Pembayaran
Terdapat beberapa prosedur yang harus dilakukan oleh manajemen untuk melakukan pembayaran atas utang sewa kapal tersebut.
40
Universitas Indonesia Melakukan review guna mengecek kelengkapan dokumen, seperti
Invoice asli, PO/SO asli, perjanjian, timesheet/work acceptance,
faktur pajak, dan dokumen pendukung lainnya. Setelah itu, bagian ini akan mengecek kebenaran penjumlahan tagihan dan kesesuaian dengan dokumen pendukung
Tahap approval invoice di mana bagian akuntansi akan membuat
budget comparison untuk melihat apakah pembayaran yang
diminta under/over budget atau apakah beban tersebut memang telah dianggarkan sebelumnya. Jika belum dianggarkan atau melebihi budget, maka harus diajukan Approval for Expense (AFE) kepada Controller untuk disetujui.
b) Bagian Finance
Menyiapkan payment request dan menentukan currency
Membuat bank transfer slip/giro
Melakukan reviewed payment request, seperti aplikasi pembayaran vs payment request (nama penerima, currency, bank dan No. Rekening penerima)
Approved dokumen pembayaran beserta dokumen pendukungnya, seperti surat perintah pencairan dana ke bank.
Setelah dilakukan pembayaran, bukti pembayaran tersebut dikembalikan kepada bagian akuntansi untuk membuat voucher pembayaran dan melakukan pencatatan jurnal atas pengeluaran kas tersebut.
Dari contoh transaksi di atas, sebelum jatuh tempo, yaitu 30 hari setelah diterimanya tagihan dari SFP, PT X melakukan pembayaran. Pada saat melakukan pembayaran nilai kurs rupiah terhadap USD melemah menjadi Rp8.975/USD, sehingga pencatatan jurnal atas transaksi pembayaran utang tersebut adalah sebagai berikut:
2-1230 Utang Usaha - SFP (Rp 8.865 x 135.828) Rp 1.204.115.220,00 9-1710 Kerugian Selisih Kurs Rp 14.941.080,00
Universitas Indonesia
Keterangan:
Kode akun 2-1230 adalah kode akun untuk utang usaha kepada SFP
Kode akun 9-1710 adalah kode akun untuk rugi selisih kurs
Kode akun 1-1172 adalah kode akun untuk bank Mandiri
4.2.4 Audit atas Akun Utang Usaha (Account Payable)
Tujuan keseluruhan dalam audit utang adalah menentukan apakah akun utang tersebut telah disajikan secara layak dan tepat. Untuk memenuhi tujuan tersebut, KAP Y memiliki standar prosedur yang harus diikuti oleh para auditornya ketika melakukan audit atas akun utang. Adapun prosedur tersebut adalah sebagai berikut:
a) Meminta ledger akun utang usaha selama periode berjalan serta meminta rincian saldo akun utang usaha yang dimiliki perusahaan klien. Dengan demikian, auditor dapat membandingkan total dari semua rincian saldo dengan akun utang usaha pada laporan posisi keuangan (neraca). Jika menurut pertimbangan auditor terdapat akun-akun yang tidak wajar, maka auditor dapat meminta penjelasan kepada manajemen atas saldo yang bersangkutan.
b) Meminta aging schedule kepada klien terkait utang usaha serta melakukan pemeriksaan lebih lanjut. Jika terdapat suatu akun utang usaha yang masih
outstanding dalam waktu yang lama, maka auditor perlu meminta
penjelasan tentang transaksi tersebut kepada manajemen.
c) Melakukan vouching atas beberapa sampel transaksi yang telah ditentukan sebelumnya. Karena akun utang usaha cenderung berisiko understatement, maka prosedur yang dilakukan adalah memeriksa dokumen setiap transaksi kemudian mencocokkannya dengan nilai yang dicatat. Jika terdapat perbedaan antara amount per book dengan amount per audit yang melebihi nilai SAD yang telah ditentukan, maka jurnal penyesuaian perlu diajukan kepada manajemen.
d) Melaksanakan prosedur AP cut off terhadap akun utang usaha perusahaan klien. Tujuan dilakukannya prosedur ini adalah untuk mengetahui
42
Universitas Indonesia
kemungkinan kesalahan waktu pengakuan utang usaha. Prosedur ini dilaksanakan dengan melihat general ledger utang perusahaan dan mengambil beberapa transaksi utang perusahaan yang diakui berdekatan sebelum akhir tahun pembukuan serta beberapa invoice yang diterima pada awal setelah ahir tahun pembukuan. Kemudian melakukan vouching terhadap transaksi yang diambil sekaligus memeriksa kebenaran pengakuan utang dengan membandingkan hasil vouching dengan waktu perusahaan mengakui utang tersebut.
e) Melakukan SUREL (Search for Unrecorded Liabilities) dengan cara memilih pengeluaran atas utang usaha setelah akhir periode dan mencocokkan invoice dan receiving report. Tujuan dilakukannya prosedur ini adalah untuk mengetahui ada tidaknya utang usaha yang belum tercatat dalam periode pembukuan (understatement).
f) Mengirimkan konfirmasi utang kepada pihak supplier untuk memastikan kebenaran jumlah utang perusahaan klien yang masih outstanding. Prosedur ini dilakukan dengan meminta daftar semua nama pemasok beserta alamatnya yang masuk ke dalam rincian outstanding payable perusahaan klien. Setelah itu dilakukan pemilihan beberapa pemasok yang perlu untuk dikonfirmasi. Pemilihan tersebut didasarkan pada pemasok yang memiliki saldo utang di atas 75% dikalikan dengan summary audit
differences (SAD). Selain cara perhitungan tersebut, auditor juga dapat
memilih sampel dengan cara acak jika banyak akun utang usaha yang nilainya tidak melebihi hasil perhitungan tersebut. Konfirmasi yang dikirimkan berjenis konfirmasi positif yang berupa surat konfirmasi dengan nilai saldo utang yang kosong dan harus diisi oleh pemasok sesuai dengan catatan account receivable yang ada dalam pembukuan pemasok. Setelah mendapatkan balasan atas konfirmasi tersebut, maka segera dilakukan rekonsiliasi untuk membandingkan saldo utang yang ada dalam detail neraca sesuai dengan nama pemasok yang membalas konfirmasi tersebut. Sedangkan konfirmasi negatif hanya akan dibalas jika pihak pemasok tidak setuju dengan jumlah utang yang tertulis di dalam surat konfirmasi. Auditor juga akan sulit mengetahui apakah konfirmasi tersebut
Universitas Indonesia
tidak mendapatkan balasan dari supplier karena informasinya sudah benar atau mungkin saja pihak pemasok menghiraukan keberadaan surat tersebut sehingga dapat mempengaruhi kesimpulan auditor.
g) Melakukan pemeriksaan subsequent event atas akun utang usaha. Prosedur ini dapat dilakukan dengan cara meminta semua daftar utang yang dibayarkan setelah periode tutup buku dan dari daftar tersebut kemudian dilihat utang mana saja yang merupakan utang yang masih belum dibayar hingga periode tutup buku dan memastikan apakah pembayaran yang dilakukan setelah tanggal neraca merupakah utang untuk periode berjalan. Dari setiap pembayaran dilakukan vouching ke bank statement untuk memastikan kebenaran pembayaran tersebut.
h) Melakukan valuation of accounts payable dengan cara test forex (foreign
exchange rate) terhadap utang yang memiliki document currency selain
rupiah. Tujuan dilakukannya prosedur ini adalah untuk mengetahui seberapa besar perubahan nilai utang dalam rupiah karena adanya fluktuasi nilai mata uang asing. Setelah mengetahui nilai perubahan tersebut, selanjutnya akan dilakukan adjustment journal terhadap akun utang usaha.