Tujuan Pembelajaran
Mahasiswa dapat memahami dan mampu melakukan pencatatan transaksi sampai dengan pengikhtisaran/peringkasannya sesuai dengan kaidah akuntansi.
Pada modul ini dibahas mengenai Proses Pencatatan, yang terdiri atas : 1. Rekening
2. Tahap proses pencatatan transaksi 3. Tahap proses peringkasan transaksi
Pada bagian sebelumnya kita telah dapat melakukan analisa transaksi bisnis dalam persamaan akuntansi, kemudian menyajikannya dalam bentuk tabel. Bagian ini merupakan pembelajaran lanjutan dari bagian sebelumnya, pada bagian ini akan kita pelajari mengenai proses pencatatan dalam akuntansi.
Isi serta bahasan adalah sebagai berikut :
Akun
Tujuan pembelajaran pada sub bab ini adalah untuk dapat menjelaskan definisi dan kegunaan akun dalam proses pencatatan.
Akun merupakan catatan akuntansi yang terdiri dari kenaikan dan penurunan dari aset tertentu, liability, equity, revenue, atau beban-beban. Sebagai contoh, Softbyte ingin memisahkan akun – akun sebagai berikut: cash, account receivable, account payable, service revenue, salaries dan wages expense.
Dalam bentuk paling sederhana, akun terdiri dari 3 bagian: (1) judul, (2) sisi kiri untuk debet, (3) sisi kanan untuk kredit. Bentuk format ini kemudian disebut dengan bentuk akun- T.
Debit dan Kredit
Istilah debet mengindikasikan sisi kiri atas akun, sedangkan kredit adalah sisi kanan atas akun. Dalam penulisannya sering disingkat dengan Dr untuk debet dan Cr untuk kredit. Dalam pencatatan akun dikenal istilah sistem pembukuan berpasangan, yaitu sistem pembukuan dengan syarat sebagai berikut :
Setiap transaksi harus mempengaruhi dua atau lebih akun untuk tetap membuat persamaan dasar akuntansi seimbang.
Setiap transaksi dicatat dengan jumlah debet dan kredit yang sama, maka jumlah seluruh debet harus sama dengan jumlah seluruh kreditnya.
Debet harus sama dengan kredit
Account Name Debit / Dr. Credit / Cr.
Jika DEBET lebih besar dari KREDIT, akun akan memiliki saldo DEBET
Jika KREDIT lebih besar dari DEBET, akun akan memiliki saldo KREDIT
Istilah debet - kredit ini tidak menunjukkan kenaikan maupun penurunan nilai akun, debet – kredit ini menunjukkan dimana posisi akun tersebut dicatat. Saat membandingkan total nilai akun atas kedua sisi debet dan kredit. Akun menunjukkan saldo debet jika jumlah debet melebihi jumlah kredit. Begitu juga sebaliknya, sebuah akun menunjukkan saldo kredit jika jumlah kredit melebihi jumlah debit.
Berikut ringkasan debet dan kredit pada kelompok akun.
Prosedur Debit dan Kredit atas Asset dan Liabilities
Ketika saldo cash - pada kelompok Asset – meningkat, maka akan dicatat pada sisi debet, dan ketika saldo cash mengalami penurunan akan dicatat pada sisi kredit. Pada persamaan akuntansi ( Asset = Liabilities + Equity) dijelaskan bahwa sisi debet dan kredit harus seimbang, sehingga setiap peningkatan maupun penurunan asset akan selalu diikuti dengan peningkatan maupun penurunan liabilities. Ketika liabilities mengalami peningkatan akan dicatat pada sisi kanan yaitu sisi kredit, begitu juga sebaliknya, ketika liabilities mengalami penuruna, akan dicatat pada sisi sebelah kiri yaitu sisi debet.
Akun asset secara normal menunjukkan saldo debet, sehingga saldo debet pada akun asset harus melebihi saldo kreditnya. Sedangkan akun liabilities secara normal menunjukkan saldo kredit, dimana saldo kredit pada akun liabilities harus melebihi saldo debetnya. Saldo normal atas akun menunjukkan dimana sisi akun tersebut ketika mengalami peningkatan, apakah berada pada sisi kiri (debet) atau sisi kanan (kredit). Dengan memahami saldo normal atas akun, akan mempermudah seorang akunting untuk merunut jika terjadi kesalahan pencatatan.
Prosedur Debit dan Kredit atas Equity
Pada bab 1 telah dijelaskan bahwa equity dibagi menjadi 5, antara lain:
share capital-ordinary (modal saham), retained earnings (laba ditahan), dividen, revenues (pendapatan) dan expenses (beban-beban). Penanaman modal dan pendapatan menambah equity (saldo kredit), sedangkan dividen dan beban-beban mengurangi equity (saldo debet).
Chapter
Perusahaan menerbitkan modal saham biasa (share capital ordinary) sebagai imbalan atas investasi pemilik yang dibayarkan pada perusahaan. Sisi kredit digunakan untuk mencatat jika ada peningkatan pada akun modal saham biasa, dan sisi debet jika terjadi penurunan modal saham biasa.
Chapter
Retained earnings
Laba ditahan (retained earnings) merupakan sejumlah laba bersih (net income) yang disimpan oleh perusahaan. Laba ditahan menggambarkan porsi equity yang dimiliki perusahaan yang telah terakumulasi melalui operasi bisnis yang menguntungkan. Sisi kredit (net income) meningkatkan saldo akun laba ditahan, dan sisi debet (dividen dan net loss) menurunkan saldo akun laba ditahan.
Dividend
Dividend merupakan bentuk pembagian keuntungan atau laba perusahaan kepada para pemegang saham. Bentuk umum dari pembagian ini adalah cash dividend. Dividen mengurangi klaim pemegang saham atas laba ditahan. Sisi debet meningkatkan saldo akun dividend dan sisi kredit menurunkan saldo akun dividend.
Chapter
Revenues dan expenses
Tujuan memperoleh Pendapatan (Revenues) adalah memberikan keuntungan para pemegang saham. Ketika perusahaan mengakui pendapatan, maka saldo equity akan meningkat. Pendapatan merupakan bagian dari equity yang menyediakan informasi mengapa saldo equity meningkat. Sisi kredit meningkatkan saldo pendapatan dan sisi debet menurunkan saldo pendapatan. Pengaruh debit dan kredit pada akun-akun pendapatan sama dengan pengaruhnya pada modal pemilik (equity).
Beban (Expenses) memiliki pengaruh yang berlawanan: beban mengurangi modal pemilik (equity). Beban menurunkan laba bersih (net income), sedangkan pendapatan meningkatkan laba bersih, sehingga secara logis dapat disimpulkan bahwa sisi peningkatan dan penurunan beban merupakan kebalikan dari sisi peningkatan dan penurunan pendapatan.
Jumlah saldo sisi kredit pada pendapatan harus melebihi sisi debet, sedangkan jumlah saldo sisi debet pada beban harus melebihi sisi kreditnya.
Sehingga dapat disimpulkan, akun pendapatan secara normal ditunjukkan dengan saldo kredit, dan akun beban secara normal ditunjukkan dengan saldo debet.
Table saldo normal ditunjukkan sebagai berikut.
Chapter
Hubungan antara assets, liabilities dan equity dalam bisnis ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Persamaan dasar yang diperluas harus. Total Debit harus sama dengan total Credit.
Langkah – Langkah Dalam Proses Pencatatan
Tujuan utama pada sub bagian ini adalah untuk mengenal langkah-langkah dasar dalam proses pencatatan, menjelaskan definisi dan kegunaan jurnal dalam proses pencatatan, menjelaskan definisi dan kegunaan buku besar dalam proses pencatatan serta menjelaskan definisi dan kegunaan pembukuan (posting) dalam proses pencatatan.
Walaupun memungkinkan untuk mencatat informasi transaksi secara langsung pada akun tanpa menggunakan jurnal, namun dalam prakteknya setiap operasi bisnis menggunakan tiga langkah dasar dalam proses pencatatan, yaitu :
1. Menganalisa masing-masing transaksi dan pengaruhnya terhadap akun.
2. Mencatat informasi transaksi ke dalam jurnal
3. Memindahkan informasi pada jurnal kedalam akun-akun yang sesuai pada buku besar.
Proses pencatatan dimulai dengan transaksi. Dokumen – dokumen bisnis seperti faktur penjualan, cek atau lembar tagihan dari pemasok menyediakan bukti atas transaksi. Perusahaan kemudian menganalisa bukti ini dan menentukan pengaruh transaksi ini terhadap akun tertentu. Selanjutnya perusahaan mencatat transaksi ke dalam jurnal. Dan tahap terakhir adalah memindahkan informasi pada jurnal ke dalam akun – akun yang sesuai pada buku besar. Gambar dibawah ini menunjukkan proses pencatatan pada perusahaan.
Jurnal
Secara umum, perusahaan mencatat transaksi-transaksi harian secara kronologis, sesuai dengan waktu transaksi terjadi. Maka dari itu jurnal juga disebut sebagai buku pencatatan awal. Pada setiap transaksi, jurnal akan menunjukkan pengaruh pada sisi debet maupun kredit atas akun tertentu.
Beberapa perusahaan mempunyai berbagai macam jenis jurnal, namun ada satu jenis jurnal dasar yang biasa digunakan perusahaan, yaitu jurnal umum. Pada jurnal menyediakan informasi atas tanggal transaksi, nama akun dan penjelasan, referensi serta dua kolom jumlah.
Kegunaan proses pencatatan:
1. Mengungkapkan pengaruh lengkap suatu transaksi.
2. Menyediakan catatan transaksi secara kronologis.
3. Membantu mencegah atau mengetahui adanya kesalahan karena jumlah debit dan kredit setiap ayat dapat dengan mudah dibandingkan.
Penjurnalan
Memasukkan data transaksi ke dalam jurnal disebut dengan penjurnalan.
Perusahaan memisahkan ayat jurnal untuk setiap transaksi. Jurnal yang lengkap terdiri dari: (1) tanggal transaksi, (2) jumlah dan akun yang akan didebet dan dikredit, (3) penjelasan singkat atas transaksi.
Illustration: 1 September, Ray Neal menanamkan modal sebesar
$15,000 secara tunai ke dalam bisnisnya, dan Softbyte membeli peralatan komputer senilai $7,000 tunai.
Ayat Jurnal Sederhana dan Gabungan
Beberapa jurnal hanya terdiri atas dua akun yaitu satu akun pada sisi debet dan satu pada sisi kredit. Jurnal seperti ini disebut dengan ayat jurnal sederhana. Sedangkan beberapa transaksi lain membutuhkan lebih dari dua akun dalam penjurnalan, jurnal yang membutuhkan tiga atau lebih akun disebut sebagai ayat jurnal gabungan.
Illustration: 1July , Butler Company membeli sebuah truk pengiriman seharga $14,000 dengan pembayaran tunai sebesar $8,000 dan sisanya dibayar secara kredit $6,000.
Contoh Soal
Kathy Renee Browne, pemilik perusahaan ―Hair It Is‖ baru saja menyewa tempat di sebuah mall. Ia akan membuka sebuah salon kecantikan yang diberi
nama ―Hair It Is‖. Teman Kathy menyarankan kepadanya untuk membuat catatan-catatan akuntansi seluruh transaksi bisnisnya dengan sistem double-entry (pembukuan berpasangan). Tentukan akun-akun neraca yang akan dibutuhkan oleh perusahaan tersebut untuk mencatat transaksi-transaksi yang diperlukan dalam bisnisnya. Identifikasi pula masing-masing akun tersebut apakah termasuk akun debit atau credit.
Latihan
1. Pada akun - akun dibawah ini, tentukan pengaruh terhadap sisi (a) debet, (b) kredit atas akun dan saldo normal akun tersebut.
1) Account payable 2) Advertising expense 3) Service revenue 4) Account receivable 5) Share capital – ordinary 6) Dividend
2. PT. ASA merupakan perusahaan jasa pengelasan besi. Berikut transaksi PT.ASA selama bulan Juni. Identifikasikan akun yang akan didebet maupun dikredit pada setiap transaksi.
1 Juni Pemilik PT.ASA menginvestasikan secara tunai sebesar $4000 atas modal saham perusahaan
2 Juni Pembelian peralatan (equipment) secara kredit sebesar $ 900
3 Juni Dibayarkan sebesar $ 800 secara tunai untuk pelunasan sewa Gedung 12 Juni Mengirimkan penagihan kepada Londo atas pendapatan jasa
pengelasan yang telah dilakukan
3. Dari soal nomor 2 diatas, buatlah jurnal atas transaksi tersebut
4. PT. Madar adalah perusahaan jasa desain interior. Informasi dibawah ini merupakan transaksi PT. Madar selama bulan pertama usahanya.
2 Januari Menginvestasikan secara tunai sebesar $1500 untuk modal saham 3 Januari Membeli kendaraan secara tunai sebesar $7000 untuk digunakan
sebagai kendaraan operasional
9 Januari Membeli perlengkapan secara kredit sebesar $500 11 Januari Ditagihkan atas pendapatan jasa sebesar $1800 16 Januari Membayar biaya iklan secara tunai sebesar $200
20 Januari Menerima pembayaran secara tunai dari pelanggan sebesar $700 atas penagihan tanggal 11 Januari
23 Januari Membayar secara tunai sebesar $300 untuk pelunasan saldo hutang
28 Januari Mengumumkan dan membagikan deviden tunai sebesar $1000
5. Dari soal nomor 4 diatas, buatlah jurnal atas transaksi tersebut
PERTEMUAN 5 PROSES PENCATATAN
Tujuan Pembelajaran
Mahasiswa dapat memahami dan mampu melakukan pencatatan transaksi sampai dengan pengikhtisaran/peringkasannya sesuai dengan kaidah akuntansi dengan konsep pembelajaran e-learning. Pada modul ini dibahas mengenai Proses Pencatatan, yang terdiri atas :
1. Tahap proses pencatatan transaksi 2. Tahap proses peringkasan transaksi 3. Neraca Saldo (Trial Balance).
Jurnal Buku Besar
Kumpulan dari seluruh akun yang dimiliki perusahaan disebut sebagai buku besar. Dalam buku besar tersimpan semua informasi mengenai perubahan saldo pada akun – akun tertentu.
Perusahaan dapat menggunakan jenis buku besar yang berbeda-beda, namun setiap perusahaan memiliki jurnal umum. Jurnal umum terdiri atas akun asset, liability dan equity.
Bentuk standar akun adalah T-account digunakan dalam buku-buku teks akuntansi. Namun pada praktinya bentuk akun yang digunakan dalam buku besar lebih terstruktur, yang disebut dengan three-coloum form of account.
Bentuk ini terdiri dari kolom debet, kredit dan saldo. Saldo pada masing-masing akun ditentukan pada setiap transaksi.
Chart of Account (Daftar Akun)
Sebagian besar perusahaan memiliki daftar akun. Daftar atas akun dan nomor akun akan menunjukkan dimana posisi akun tersebut dalam buku besar. Sistem penomoran atas akun dimulai dengan akun pembentuk laporan posisi keuangan dan diikuti dengan akun pembentuk laporan laba rugi.
Posting (Pembukuan)
Posting merupakan prosedur pemindahan ayat-ayat jurnal ke akun buku besar. Posting melibatkan beberapa tahapan, antara lain :
1. Posting ke akun debet, tanggal, nomor halaman jurnal dan jumlah 2. Masukkan nomor akun debet pada kolom referensi jurnal
3. Posting ke akun kredit, tanggal, nomor halaman jurnal dan jumlah 4. Masukkan nomor akun kredit pada kolom referensi jurnal
Gambaran Proses Pencatatan
Tujuan dari gambaran proses pencatatan antara lain: mengidentifikasi jenis akun yang digunakan, dan kemudian menentukan apakah akan mendebet atau mengkredit akun tersebut.
Ikutilah langkah-langkah berikut ini:
1. Tentukan jenis akun yang terkait
2. Tentukan hal mana yang naik atau turun dan seberapa besar
3. Terjemahkan kenaikan dan penurunan tersebut ke dalam debit dan kredit
Berikut contoh proses pencatatan pada beberapa jenis transaksi : 1. Investasi tunai oleh pemegang saham atau pemilik
2. Pembelian peralatan kantor
3. Penerimaan uang tunai atas jasa yang belum dilakukan
4. Pembayaran sewa bulanan
5. Pembayaran asuransi
6. Pembelian perlengkapan secara kredit
7. Mempekerjakan seorang pegawai
8. Mengumumkan dan membagikan deviden
9. Pembayaran gaji
10. Penerimaan uang tunai atas jasa yang telah dilakukan
Neraca Saldo
Neraca saldo merupakan daftar akun beserta saldonya pada periode tertentu. Bertujuan untuk membuktikan apakah setelah posting/ pembukuan jumlah debet sama dengan jumlah kredit. Perusahaan menyusun neraca saldo pada setiap akhir periode akuntansi. Neraca saldo dapat mengatasi kesalahan yang terjadi saat proses penjurnalan dan posting, selain itu neraca saldo juga digunakan untuk mempermudah proses penyusunan laporan keuangan.
Berikut langkah – langkah dalam menyusun neraca saldo : 1. Buat daftar nama akun dengan saldo nya
2. Jumlahkan kolom debet dan kredit
3. Buktikan bahwa kedua kolom, debet dan kredit bernilai sama
Keterbatasan Neraca Saldo
Neraca saldo tidak menjamin bahwa proses pencatatan terbebas dari kesalahan. Beberapa kesalahan dapat terjadi meskipun saldo debet dan kredit seimbang. Neraca saldo dapat tetap seimbang bahkan saat :
1. Transaksi belum dibuat jurnalnya,
2. Satu ayat jurnal yang benar belum dibukukan, 3. Satu ayat jurnal dibukukan dua kali,
4. Penjurnalan atau pembukuan ke akun yang salah, atau
5. Terdapat kesalahan pencetakan (offsetting) dalam mencatat jumlah suatu transaksi
Contoh Soal
1. Katherine Turner mencatat transaksi-transaksi dalam jurnal umum selama bulan Maret.
Diminta: Posting ayat jurnal diatas ke dalam buku besar Jawab:
2. Susunlah neraca saldo atas akun - akun buku besar Perusahaan Christel pada 31 December, 2011.
Latihan
1. Super Golf didirikan pada tanggal 1 Maret 2019 oleh Andi Bejo. Berikut adalah beberapa kejadian ekonomi serta transaksi selama bulan Maret :
1 Maret Menerima investasi tunai sebesar $ 60.000 atas modal saham
3 Maret Membeli lahan Golf di Bintaro seharga $38.000 secara tunai. Harga tersebut meliputi harga tanah sebesar $23.000, Gudang $9.000 serta peralatan seharga $6.000
5 Maret Super Golf membeli jasa iklan sebesar $1.300 untuk pembukaan Driving Range dan kursus mini golf
6 Maret Membayar secara tunai atas beban asuransi sebesar $3.000 untuk satu tahun kedepan
10 Maret Membeli cakram golf dan peralatan lain dari Pt. Parton sebesar
$1.050, dengan wesel bayar selama 30 hari
18 Maret Menerima secara tunai atas pengakuan pendapatan jasa Golf sebesar
$440
19 Maret Menjual sebanyak 100 buku kupon dengan harga satuan sebesar $18.
Masing – masing buku terdiri dari 4 kupon permainan golf.
25 Maret Mengumumkan dan membagikan deviden tunai sebesar $800 30 Maret Membayar beban gaji sebesar $250
30 Maret Melunasi sisa hutang pada Pt. Parton
31 Maret Menerima secara tunai sebesar $200 atas pendapatan Golf.
Super Golf menggunakan akun untuk mencatat transaksinya sebagai berikut:
cash, prepaid insurance, land, buildings, equipments, account payable, unearned service revenue, share capital ordinary, dividends, service revenue, advertising expense dan salaries and wages payable.
Diminta : Jurnalkan transaksi Super Golf selama bulan Maret.
2. Yudi merupakan seorang dokter gigi dengan ijin praktek. Berikut merupakan kejadian-kejadian serta transaksi yang terjadi selama bulan pertama Yudi praktek klinik Gigi.
1 September Menginvestasikan sebesar Rp. 40.000.000 atas modal saham
1 September Mempekerjakan sekretaris yang merangkap sebagai resepsionis dengan gaji sebesar Rp.600.000 per minggu yang dibayarkan tiap bulan
2 September Membayar sewa kantor untuk bulan tersebut sebesar Rp.
1.400.000
3 September Membeli persediaan perawatan gigi secara kredit kepada Pt.
Halo sebesar Rp. 5.200.000
10 September Memberikan jasa perawatan gigi dan ditagihkan melalui asuransi sebesar Rp. 6.600.000
11 September Menerima uang tunai sebesar Rp. 1.000.000 untuk jasa perawatan gigi yang akan dilakukan untuk implant gigi bagi Rick 20 September Menerima uang tunai sebesar Rp. 2.100.000 untuk jasa yang
telah dilakukan untuk pasien Phill Stueben
30 September Membayar gaji sekretaris-resepsionis sebesar Rp. 2.400.000 30 September Membayar sebesar Rp. 1.900.000 untuk hutang yang telah jatuh
tempo
Yudi menggunakan daftar akun sebagai berikut : No.101 Cash, No.112 Account Receivable, No.126 Supplies, No.201 Account Payable, No.209 Unearned Service Revenue. No.311 Share capital – ordinary, No.400 Service Revenue, No.726 Salaries and wages expense, dan No.729 rent expense
Instruksi :
a) Jurnalkan transaksi tersebut b) Pindahkan ke buku besar
3. Dari transaksi nomor 7, buatlah neraca saldo nya untuk bulan September
4. PT. KIA Service Ac dibentuk pada 1 Agustus 2019, berikut merupakan transaksi yang terjadi selama bulan pertama perusahaan tersebut beroperasi.
1 Agustus Pemilik menginvestasikan dana tunai sebesar Rp. 50.000.000 sebagai modal saham
1 Agustus Mempekerjakan dua teknisi AC, dengan gaji masing-masing sebesar Rp. 2.800.000/bulan
1 Agustus Menandatangani kontrak kerja selama 2 tahun untuk jasa service AC, dan menerima pembayaran sebesar Rp. 24.000.000 untuk tahun pertama
1 Agustus Membeli furniture dan peralatan sebesar Rp. 30.000.000, dibayar tunai sebesar Rp. 6.000.000 dan sisanya akan dilunasi pada bulan ke 6 setelah transaksi
1 Agustus Membayar secara tunai sebesar Rp. 1.800.000 untuk beban asuransi selama satu tahun atas furniture dan peralatan
6 Agustus Membeli secara tunai perlengkapan kantor sebesar Rp. 940.000 7 Agustus Membeli secara kredit perlengkapan kantor tambahan sebesar Rp.
1.300.000
8 Agustus Pengakuan atas total pendapatan sebesar Rp. 18.000.000, dimana telah diterima secara tunai sebesar Rp. 3.000.000 dan sisanya akan ditagihkan kemudian
9 Agustus Melunasi hutang yang telah jatuh tempo sebesar Rp. 400.000 kepada supplier
10 Agustus Menerima pembayaran piutang dari customer sebesar Rp.3000.000 11 Agustus Menerima tagihan beban utilitas sebesar Rp. 260.000 yang akan
dibayarkan bulan depan.
25 Agustus Membayar gaji bulanan 2 teknisi sejumlah Rp.5.600.000 secara total
Instruksi :
a) Buatlah ayat jurnal untuk mencatat semua kejadian dan transaksi yang terjadi selama bulan Agustus
b) Posting jurnal-jurnal tersebut kedalam buku besar bentuk T-account
5. Dari soal nomor 9 diatas, susunlah Neraca Saldo Bulan Agustus 2019.