Ada 2 (dua) Metode proses Pengolahan Data Elektronik yang pada umumnya dapat diterapkan dalam Sistem Informasi Akuntansi yaitu :
1. Batch Processing
2. Immediate Processing ( On-line Processing )
Penjelasan masing-masing metode ini adalah sebagai berikut : Ad.c.1. Batch Processing
Adalah sistem pengolahan data secara batch ( tumpuk ) yang pada dasarnya dilakukan secara periodik ( berkelompok ), artinya data yang diproses dikumpulkan dan disimpan sampai terkumpul dalam jumlah yang cukup banyak sampai pada saat yang
Anjungan Tunai Mandiri ( ATM )
Fungsi
Penarikan Tunai Penarikan Non Tunai
- Penarikan Uang Tunai Nasabah Sendiri - Penarikan Uang Tunai
antar Bank Lain
- Informasi Saldo - Pengubahan PIN - Pemindahbukuan
ditentukan secara periodik. Pendekatan ini umumnya digunakan untuk memproses transaksi rutin yang volumenya cukup besar.
Sistem ini cocok digunakan jika transaksi yang diolah berjumlah besar, file-file tidak segera dimutakhirkan (update), dan laporan-laporan disajikan secara periodik.
Pengolahan data dengan sistem Batch Processing pada umumnya merupakan himpunan dari beberapa jenis kegiatan atau tahapan yang disebut run. Dengan suatu program khusus, setiap run harus diselesaikan sebelum run berikutnya dilaksanakan, artinya dilaksanakan satu demi satu secara bertahap. Sesuai dengan sistemnya, proses bertahap ini dilaksanakan secara berkelompok. Jadi setelah suatu run diselesaikan, operator komputer harus mempersiapkan file yang diperlukan untuk run berikutnya. Adapun kegiatan run atau tahapan dalam Sistem Batch Processing yaitu :
1. Konversi Data
Adalah suatu run dalam sistem Batch Processing yang mencakup kegiatan mengubah data dari bentuk yang tidak terbaca komputer kedalam bentuk yang terbaca komputer. 2. Editing Data
Adalah pengecekan mengenai kelengkapan, kecermatan dan validitas ( keabsahan ) data transaksi dalam setiap Batch ( kelompok ) dengan mempergunakan program khusus untuk editing.
3. Sortir Data
Adalah penyusunan rangkaian data menurut pedoman atau kunci sorting yang telah ditentukan dengan tujuan mengurutkan data transaksi sesuai urutan pada master file atau mengurutkan data untuk menyusun laporan atau output lainnya.
4. Pemutakhiran Data ( Updating File )
Yaitu data pada file transaksi dimasukkan kedalam master file sehingga data master file menjadi mutakhir ( up-to-date ). Transaksi yang menjadi unsur pengubah master file bisa memiliki tiga kemungkinan apakah menambah record baru, menghapus record lama atau mengubah record lama.
5. Ekstraksi File
Kegiatan Ekstraksi File dilakukan jika data yang akan ditampilkan dalam laporan harus disusun terlebih dahulu.
6. Penyusunan Laporan
Run ini biasanya digabungkan dengan pemutakhiran File, sebagai contoh apabila manajemen memerlukan status persediaan, maka pencetakan laporan tersebut bisa langsung dilakukan setelah master File persediaan dimutakhirkan.
Kelemahan sistem ini adalah bahwa laporan yang dihasilkan bukan laporan yang benar-benar mutakhir, melainkan hanya mencerminkan posisi pada tanggal laporan terakhir. Selain itu sistem ini memiliki aplikasi-aplikasi yang terpisah antara satu dengan yang lainnya. Setiap aplikasi memiliki file dan master file yang berbeda dan terpisah. Antara aplikasi yang satu dengan lainnya tidak ada hubungan dan pembagian data.
(1) Konversi Data (2) Editing Data (3) Sortir Data
(4) Pemutakhiran Data (5) Ekstraksi File (6) Penyusunan Laporan Gambar 2.7. Sistem Pengolahan Data pada Batch Processing
Sumber : Nugroho Widjajanto ( 2001 : 75 ) Data
Konversi kepita magnetik
Data Data sudah
diedit Validasi data Data belum diedit Ekstraksi Data dari file Data belum disortir Pencetakan Laporan Data sudah disortir File Transaksi Master file Updating Master File Master File update Master file Ekstraksi data Dari File Data hasil Ekstraksi Data Hasil Proses Pencetakan Laporan Laporan
Ad.c.2. Immediate Processing ( On-line Processing )
Sistem Immediate Processing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah terjadi. Artinya setiap transaksi segera direkam dan dibukukan pada masing-masing file yang terpengaruh oleh transaksi itu. Pendekatan ini sangat cocok untuk diterapkan dalam sistem yang dinamis, yaitu sistem yang memerlukan informasi yang selalu mutakhir. Sebagai contoh penabung ingin menyetor maupun melakukan penarikan tunai, maka data penabung akan dimasukkan dalam komputer melalui terminal yang tersedia, dari data inilah komputer akan melakukan pengecekan kebenaran data-data si penabung dan keabsahan tandatangan si penabung melalui alat khusus. Sistem ini juga dilengkapi dengan kata sandi untuk mengecek keabsahan penarikan. Apabila tidak sesuai, maka komputer akan menolak penarikan.
Selanjutnya dengan dimasukkannya data penarikan Tabungan, komputer dengan seketika melakukan perubahan data Tabungan pada file tabungan termasuk pada akun nasabah penabung bersangkutan. Dengan demikian posisi akun Tabungan nasabah dan juga keseluruhan File Tabungan akan terbaharui seketika. Oleh sebab itu petugas dapat mencetakkan data akun Tabungan nasabah kedalam buku Tabungan menampilkan posisi mutakhir. Sistem On-line ini tidak terdiri dari beberapa run seperti Batch Peocessing. Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam Sistem On-line ini khususnya adalah Data Entry dan Editing Data, Pemeliharaan Data (File Updating), permintaan data dari File (File Inquiry) dan penyusunan laporan. Setiap kegiatan tersebut berada dibawah kendali program komputer, sedangkan program-program yang terdapat dalam sistem On-line diarahkan dan dikoordinasikan oleh sistem operasi komputer.
Pemasukan data ke dalam sistem komputer bisa dibantu dengan menggunakan monitor Terminal yang dapat menampilkan format yang telah dibakukan terlebih dahulu. Format baku itu pada umumnya ditampilkan dengan menyajikan ruang-ruang khusus yang harus diisi dengan data input. Ruang-ruang khusus tersebut bersifat baku, sehingga setiap penyimpanan atau kesalahan pengetikan akan langsung ditolak komputer. Dengan demikian, penggunaan format tersebut akan mengurangi kemungkinan kesalahan.
Selain dari format baku, pemasukan data input juga dapat dilakukan dengan menggunakan model dialog atau pengajuan pertanyaan pada layar monitor Terminal. Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dijawab oleh petugas operator pemasuk data. Bentuk variasi lain dari pemasukan data input adalah penggunaan menu. Bentuk ini digunakan pada sistem komputer On-line yang pada umumnya melayani lebih dari satu aplikasi.
Teknik Pengolahan Data berbasis Komputer yang saat ini digunakan oleh industri Perbankan adalah proses On-line. Proses On-line membantu Sistem Perbankan dalam melaksanakan kegiatan operasional Perbankan. Pengolahan data Transaksi ATM menggunakan Sistem On-Line Processing yang menggunakan perangkat data yang disebut Visual Display Terminal. Perangkat input-output ini memasukkan dan menerima data server langsung dari Komputer. Untuk memasukkan data digunakan keyboard, sedangkan untuk menerima output digunakan monitor. Berikut siklus Sistem Immediate Processing ( On-Line Processing ) :
Gambar 2.8.Sistem Pengolahan Data pada Immediate Processing pada Tabungan Bank Sumber : Nugroho Widjajanto ( 2001 : 87 )
Gambar 2.9. Sistem Pengolahan Data pada Immediate Processing pada saat Transaksi Sumber : Nugroho Widjajanto ( 2001 : 88 )
E. Sistem Pengendalian Intern pada Perusahaan yang Menggunakan Sistem