BAB III PEMBAHASAN
C. Proses Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran adalah proses akuntansi dan juga proses manajemen. Proses akuntansi berarti penyusunan anggaran merupakan studi terhadap mekanisme, prosedur untuk merakit data, dan membentuk anggaran. Proses manajemen berarti penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peranan tiap manajer dalam melaksanakan program atau bagian program (Supriyono, 2001:89). Proses anggaran digunakan oleh perusahaan harus menyesuaikan kebutuhannya, konsisten dengan struktur organisasi, dan mempertimbangkan sumber daya manusia.
Proses penganggaran mendirikan tujuan dan kebijaksanaan, merumuskan pembatas, menyebutkan satu persatu sumber daya yang dibutuhkan, menguji kebutuhan spesifik, menyediakan fleksibilitas, memasukkan asumsi, dan mempertimbangkan batasan. Sebuah anggaran adalah berlandaskan pengalaman masa lalu ditambah satu perubahan dari lingkungan saat ini (Dharmanegara,2010:10). Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan yaitu :
Proses Penyusunan Anggaran Tahap I pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
PIC:Kepala Urusan Anggaran Duration: 2 Hari
PIC: Kepala Bagian Terkait Duration: 3 Minggu
PIC:Kepala Urusan Anggaran Duration: 3 Minggu
PIC:Direksi Duration: 2 Hari
Gambar 3.1 Bagan Proses Penyusunan Anggaran Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan Bagian Keuangan
a. Menerbitkan Memorandum Penyusunan Pedoman RKAP
Bagian Teknis Terkait a. Norma Fisik b. Standar Biaya c. Tarif d. Jadwal Kerja Bagian Keuangan a. Memeriksa b. Kompilasi Pedoman Direksi a. Penandatanganan Pedoman RKAP
Keterangan bagan diatas adalah :
1. Bagian Keuangan
Bagian keuangan menerbitkan memorandum penyusunan pedoman RKAP dengan durasi selama 2 hari dan selanjutnya disetujui oleh kepala urusan anggaran
2. Bagian Teknis Terkait
Bagian teknis terkait menentukan norma fisik, standar biaya, tarif, jadwal kerja dengan durasi selama 3 minggu dan selanjutnya disetujui oleh kepala bagian terkait
3. Bagian Keuangan
Bagian keuangan lalu memeriksa dan membuat kompilasi pedoman dengan durasi selama 3 minggu dan selanjutnya disetujui oleh kepala urusan anggaran
4. Direksi
Direksi memeriksa lalu menandatangani penyusunan anggaran dengan durasi selama 2 hari dan selanjutnya menjadi
Proses Penyusunan Anggaran Tahap II PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Gambar 3.2 Bagan Proses Penyusunan Anggaran Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, Tahun 2013 Bagian di Kantor Direksi
a. Menyusun RAB
b. Mengirim Taksasi Produksi c. Mengirim Sortasi Hasil Olah
DM/GM/Kebun/Unit a. Bagian Terkait menyusun RAB (Bidang / Afdeling/ Unit Kerja)
DM/GM/Kebun/Unit a. Mengkompilasi b. Mengevaluasi DM/GM a. Mengkompilasi b. Mengevaluasi
c. Membahas dengan Kebun/Unit DM/GM/Kebun/Unit a. Revisi RAB
DM/GM a. Mengkompilasi
Bagian Keuangan, Bagian Terkait, DM/ GM/ Kebun/ Unit a. Pembahasan RAB A RAB DM/GM/Kebun/Unit Bagian Keuangan a. Rekapitulasi RAB B. Mengevaluasi A
Keterangan gambar diatas adalah : 1. Bagian di Kantor Direksi
Bagian di kantor direksi menyusun RAB, mengirim taksasi produksi, mengirim sortasi hasil olah penyusunan anggaran dengan durasi selama 4 minggu dan disetujui oleh kabag terkait
2. DM/ GM/ Kebun/ Unit
DM/ GM/ Kebun/ Unit melanjutkan dari bagian terkait menyusun RAB (Bidang/ Afdeling/ Unit Kerja) dengan durasi selama 12 hari oleh Kabid / ATU
3. DM/ GM/ Kebun/ Unit
DM/ GM/ Kebun/ Unit mengkompilasi dan mengevaluasi penyusunan anggaran dengan durasi selama 2 hari dan disetujui oleh DM /GM/ Manajer
4. DM/ GM
DM/ GM selanjutnya melakukan kompilasi penyusunan anggaran, evaluasi penyusunan anggaran dan membahas penyusunan anggaran dengan kebun/ unit dengan durasi selama 2 hari yang disetujui oleh DM/ GM
5. DM/ GM/ Kebun/ Unit
DM/ GM/ Kebun/ Unit mengkompilasi penyusunan anggaran dengan durasi selama 5 hari dan disetujui oleh DM/ GM
6. RAB DM/ GM/ Kebun/ Unit
RAB DM/ GM/ Kebun/ Unit kemudian melanjutkan penyusunan anggaran ke bagian keuangan
7. Bagian Keuangan
Bagian keuangan melakukan rekapitulasi RAB dan mengevaluasi dengan durasi selama 2 minggu oleh kaurs anggaran
8. Bagian Keuangan, Bagian Terkait, DM/GM/Kebun/Unit
Bagian Keuangan, bagian terkait, DM/ GM/ Kebun/ Unit selanjutnya melakukan pembahasan tentang RAB dengan durasi selama 4 hari dan disetujui oleh kepala bagian
Proses Penyusunan Anggaran Tahap III pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Gambar 3.3 Bagan Proses Penyusunan Anggaran Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, Tahun 2013 Bagian/DM/GM/Kebun/Unit
a. Menyusun RAB hasil pembahasan
Bagian Keuangan a. Perbaikan RKAP Direksi a. Penandatanganan Bagian Sekretariat Perusahaan a. Pengiriman RKAP hasil Pembahasan Teknis&Pra RUPS ke Komisaris dan Pemegang Saham Dewan Komisaris a. Rekomendasi RKAP Pemegang Saham a. R U P S R K A P Bagian Keuangan a. Rekapitulasi b. Draft RKAP Direksi Persetujuan
Bagian Sekretariat Perusahaan Mengirim RKAP
Komisaris & Pemegang Saham Evaluasi Komisaris Rapat Pembahasan Pemegang Saham a. Pembahasan Teknis b. Pra RUPS A
Keterangan gambar diatas adalah : 1. Bagian/ DM/ GM/ Kebun/ Unit
Bagian/ DM/ GM/ Kebun/ Unit menyusun RAB hasil pembahasan dengan durasi selama 1 minggu yang disetujui oleh Kabag/ DM/ GM/ Manajer
2. Bagian Keuangan
Bagian keuangan kemudian melakukan rekapitulasi draft RKAP dengan durasi selama 1 minggu yang disetujui oleh kepala urusan anggaran
3. Direksi
Direksi melakukan persetujuan dan mengembalikan draft RKAP ke bagian keuangan dengan durasi selama 2 hari
4. Bagian Sekretariat Perusahaan
Bagian sekretariat perusahaan selanjutnya mengirim RKAP ke komisaris & pemegang saham dengan durasi selama 2 hari
5. Komisaris & Pemegang Saham
Komisaris & pemegang saham melakukan evaluasi RKAP dengan durasi selama 2 minggu yang disetujui oleh kabag sekretariat perusahaan
6. Komisaris
Komisaris melakukan rapat pembahasan mengenai RKAP dengan durasi selama 1 hari yang disetujui oleh direksi
Pemegang saham melakukan pembahasan teknis dan pra RUPS dengan durasi selama 1 hari yang disetujui oleh direksi
8. Bagian Keuangan
Bagian keuangan selanjutnya melakukan perbaikan RKAP dengan durasi selama 1 minggu yang disetujui oleh kabag keuangan
9. Direksi
Direksi melakukan penandatangan RKAP setelah perbaikan dengan durasi selama 2 hari
10.Bagian Sekretariat Perusahaan
Bagian sekretariat perusahaan melakukan pengiriman RKAP hasil pembahasan teknis & pra RUPS ke komisaris dan pemegang saham dengan durasi selama 2 hari yang dilakukan oleh kabag sekretariat perusahaan
11.Dewan Komisaris
Dewan komisaris melakukan rekomendasi RKAP yang kemudian disetujui oleh kabag sekretariat perusahaan dengan durasi selama 1 minggu
12.Pemegang Saham
Pemegang saham kemudian melakukan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) dengan durasi selama 1 hari yang disetujui oleh kabag sekretariat perusahaan
13.RKAP
RKAP kemudian disetujui oleh kabag keuangan dengan durasi selama 1 hari
Proses Pengawasan Anggaran pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Gambar 3.4 Bagan Proses Pengawasan Anggaran Perusahaan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan
Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan, Tahun 2013 Penetapan standar
pelaksanaan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Keterangan bagan diatas adalah : 1. Penetapan standar pelaksanaan
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar.Adapun bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, marjin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh sebab itu, langkah kedua dalam proses pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu a) pengamatan (observasi), b) laporan-laporan, baik lisan dan tertulis, c) metode-metode otomatis dan d) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk, seperti :
a. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekwensinya, atau kurang, atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan
D. Laporan Anggaran PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO)