II. PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
2.4 Registrasi Mahasiswa
2.4.1.1 Pengertian dan Tujuan
1. Registrasi Administrasi adalah pelayanan terhadap setiap mahasiswa untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa pada suatu jurusan/fakultas di UNDIKSHA.
2. Tujuan Registrasi Administrasi adalah untuk mendapatkan data yang akurat tentang jumlah maupun informasi pribadi yang dibutuhkan dari mahasiswa yang kuliah di UNDIKSHA.
3. Pelaksanaan alur registrasi administrasi mahasiswa diatur dalam Buku Pedoman Registrasi Mahasiswa.
2.4.1.2 Registrasi Administrasi Mahasiswa Baru
Registrasi administrasi mahasiswa baru dilaksanakan secara terpadu dengan pendaftaran kembali setelah dinyatakan diterima menjadi mahasiswa baru UNDIKSHA. Prosedur registrasi dan pendaftaran kembali mahasiswa baru diatur dalam Buku Pedoman Layanan Kemahasiswaan dan Akademik UNDIKSHA.
2.4.1.3 Heregistrasi Administrasi Mahasiswa Lama
Mahasiswa yang belum lulus atau yang masih melanjutkan kuliah diwajibkan melaksanakan registrasi administrasi ulang (heregistrasi). Mahasiswa yang tidak melaksanakan heregistrasi tidak dapat dilayani dalam kegiatan akademik dan dianggap sebagai mahasiswa non-aktif yang bersangkutan diperhitungkan dalam waktu studi. Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam heregistrasi administrasi mahasiswa lama adalah sebagai berikut :
(1) Membayar SPP melalui bank yang telah ditunjuk pada waktu yang telah ditetapkan. Keterlambatan pembayaran SPP menyebabkan tidak dapat melaksanakan heregistrasi admnistrasi; oleh karenanya, mahasiswa bersangkutan dinyatakan non aktif.
(2) Menyerahkan kuitansi tanda lunas pembayaran SPP yang sah di Subbagian Kemahasiswaan Fakultas untuk mendapatkan legalitas Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).
(3) Mahasiswa yang baru aktif dari cuti kuliah harus menunjukkan surat izin aktif kembali dari dekan sebelum melakukan pembayaran SPP.
Prosedur heregistrasi diatur dalam Buku Pedoman Layanan Kemahasiswaan dan Akademik UNDIKSHA.
2.4.1.4 Perwalian dalam Registrasi Admnistrasi
Mahasiswa yang karena sesuatu hal, sehingga tidak bisa melaksanakan registrasi administrasi bisa mewakilkan kepada mahasiswa lainnya dengan memberikan surat kuasa. Segala keputusan yang diambil oleh pemegang kuasa tidak boleh dibatalkan.
2.4.2 Registrasi Akademik Mahasiswa 2.4.2.1 Pengertian dan Tujuan
1. Registrasi akademik mahasiswa adalah layanan terhadap mahasiswa untuk memprogramkan mata kuliah yang akan ditempuh pada semester tersebut.
2. Tujuan registrasi akademik adalah agar mahasiswa memperoleh status dan hak untuk mengikuti kegiatan akademik pada semester tersebut.
3. Mahasiswa dari jurusan yang menerapkan sistem paket wajib memprogramkan semua mata kuliah yang ditawarkan pada semester tersebut.
4. Mahasiswa dari jurusan yang menerapkan Sistem Kredit Semester (SKS) memprogramkan mata kuliah yang ditawarkan pada semester tersebut berdasarkan indek prestasi (IP) yang diperoleh pada semester sebelumnya dengan deskripsi seperti tampak pada Tabel 2.
Tabel 2: Total SKS yang Dapat Diprogramkan Sesuai IP Indeks Prestasi Total sks yang Dapat Diprogramkan
IP ≥ 3.0 21 – 24 sks
2,5 ≤ IP <3,0 18 – 20 sks
2,0 ≤ IP < 2,5 15 – 17 sks
IP < 2,0 12 – 14 sks
5. Mahasiswa baru wajib memprogramkan semua mata kuliah yang ditawarkan pada semester pertama.
2.4.2.2 Registrasi Akademik Mahasiswa Baru
Mahasiswa baru dapat melakukan registrasi akademik setelah melakukan pendaftaran kembali dan melakukan registrasi adminsitrasi. Prosedur registrasi akademik mahasiswa baru diatur dalam Buku Pedoman Layanan Kemahasiswaan dan Akademik UNDIKSHA.
2.4.2.3 Heregistrasi Akademik Mahasiswa Lama
Mahasiswa melakukan registrasi akademik setelah melakukan registrasi administrasi. Prosedur registrasi akademik mahasiswa diatur dalam Buku Pedoman Layanan Kemahasiswaan dan Akademik UNDIKSHA.
2.4.2.4 Perwalian dalam Registrasi Akademik
Mahasiswa yang karena sesuatu hal, sehingga tidak bisa melaksanakan registrasi administrasi bisa mewakilkan kepada mahasiswa lainnya dengan memberikan surat kuasa. Segala keputusan yang diambil oleh pemegang kuasa tidak boleh dibatalkan.
2.4.2.5 Kelalaian Melaksanakan Registrasi Akademik
Mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi akademik dinyatakan sebagai mahasiswa non aktif, sehingga tidak dapat dilayani dalam kegiatan akademik. Pada saat tidak aktif, IP semester mahasiswa bersangkutan nol. Sesuai batasan pemrograman mata kuliah pada Tabel 6, pada semester berikutnya mahasiswa tersebut hanya boleh memprogramkan mata kuliah sebanyak 14 sks.
2.4.3 Ketentuan Tambahan Pemrograman Mata Kuliah 2.4.3.1 Jurusan yang Menerapkan Sistem Kredit Semester
1. Mahasiswa dari jurusan yang menerapkan Sistem Kredit Semester bisa memprogramkan mata kuliah yang ditawarkan pada semester tersebut sesuai batasan total sks yang diizinkan serta dengan memperhatikan jadwal kuliah.
2. Mata kuliah yang sudah pernah diprogramkan namun mendapat nilai D, bisa diprogramkan sebagai mata kuliah perbaikan melalui dua alternatif.
a. Alternatif pertama adalah diprogramkan sebagai mata kuliah perbaikan dengan tidak wajib mengikuti kuliah. Kreditnya tidak dihitung dalam total kredit yang bisa diambil. Nilai maksimum yang bisa diperoleh C. Pada kolom keterangan dari KRS diberi tanda –n, yang mana n menyatakan berapa kali perbaikan sudah dilakukan.
b. Alternatif kedua adalah diprogramkan sebagai mata kuliah perbaikan dengan wajib mengikuti kuliah. Kreditnya dihitung dalam total kredit yang bisa diambil. Nilai yang diperoleh bisa lebih dari C. Pada kolom keterangan dari KRS diberi tanda +n, yang mana n menyatakan berapa kali perbaikan sudah dilakukan.
3. Mata kuliah yang sudah pernah ditempuh namun mendapat nilai E, diprogramkan dengan cara yang sama dengan pemrograman mata kuliah yang belum pernah ditempuh.
4. Apabila memperoleh persetujuan PA, maka mahasiswa diberi toleransi memprogramkan mata kuliah +1 sks melebihi batas maksimum total sks yang diizinkan.
2.4.3.2 Jurusan yang Menerapkan Sistem Paket
1. Mahasiswa dari juruasan yang menerapkan sistem paket wajib memprogramkan semua mata kuliah yang ditawarkan pada semester tersebut.
2. Mata kuliah yang sudah ditempuh namun masih memperoleh nilai D atau E (belum lulus) wajib diprogramkan pada semester-semester berikutnya, dengan catatan keseluruhan mata kuliah yang diprogramkan tidak melampaui 24 sks.
3. Mata kulaih pada semester sebelumnya yang belum ditempuh wajib diprogramkan, dengan catatan keseluruhan mata kuliah yang diprogramkan tidak melampaui 24 sks.
2.4.4 Perubahan Registrasi Akademik
Perubahan pemrograman mata kuliah, baik berupa pembatalan mata kuliah, penambahan mata kuliah, atau penggantian mata kuliah bisa dilakukan sesuai batas waktu yang diatur pada Kalender Akademik. Prosedur perubahan pemrograman mata kuliah diatur dalam Buku Pedoman Layanan
2.5 Administrasi Perkuliahan dan Pemantauan Perkembangan Studi Mahasiswa