PERIJINAN III (TATA RUANG,
L. Rencana Kegiatan
5. Penyususunan buku produk perijinan di BPPT kota Medan
e. Program peningkatan pelayanan perijinan
1. Penyusunan dan pengembangan sistem informasi perijinan
2. Sosialisasi peraturan dan perundangan tentang perijinan
3. Surveilance audit tahunan dan maintenance ISO 9001:2008 serta survey IKM
L. Rencana Kegiatan
Adapun program/ kegiatan rencana kerja dan anggaran SKPD tahun 2014 tercantun dalan sasaran program berikut :
a. Terselenggaranya Kegiatan administrasi kantor
1. Tersedia sarana komunikasi dan telekomunikasi air dan listrik 2. Terpeliharanya kebersihan kantor
3. Tersedianya peralatan dan perlengkaan kerja
4. Tersedianya blanko dan cetakan lainnya untuk mendukung proses
perijinan
5. Tersediannya komponen instalasi listrik untuk penerangan gedung kantor
6. Terpenuhinya bahan bacaan berupa koran dan majalah
7. Tersediannya makanan dan minum rapat, tamu.
8. Tersedianya honorarium dan keperluan lainnya.
9. Terwujudnya pelayanan perijinan yang aman dan kondusif dengan
b. Tersedianya sarana dan prasarana yang berfungsi dengan baik
1. Tersedianya perlengkapan gedung kantor berupa filling kabinet, rak arsip dan lemari
2. Tersedianya peralatan kantor yang baik berupa pengadaan mesin tik, pengadaan mesin hitung uang dan pengadaan alat-alat ukur.
3. Tersedianya kursi kerja.
4. Tersedianya kebutuhan komputer dan perlengkapannya untuk mendukung
sitem informasi di BPPT.
5. Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan gedung kantor berupa belanja
perawatan gedung kantor dan sewa bunga hidup, hiasan kantor.
6. Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas/operasional. 7. Terlaksananya perawatan dan pemeliharaan peralatan gedung kantor. c. Tertingkatnya disiplin pegawai
1. Tersediannya pakaian dinas harian BPPT.
2. Tersedianya pakaian khusus pelayanan perijinan dan pakaian olahraga. d. Tersedianya laporan capaian kinerja dan keuangan
1. Terwujudnya sistem kepemerintahan yang transparan dan akuntabel.
2. Tersedianya LKPJ dan LPPD tahun 2013.
3. Tersusunnya laporan keuangan SKPD secara periodik.
4. Tersusunnya rencana kerja SKPD tahun 2015
e. Meningkatnya pelayanan perijinan
1. Terpeliharanya sistem informasi perijinan berupa honor tenaga ahli, pengembangan sistem jaringan, dan backup pengadaan sistem antrian otomatis.
2. Tersedianya bahan-bahan untuk sosialisasi dan keikutsertaan dalam kegiatan pameran yang diselenggarakan pemerintah.
Adapun tempat penelitian dan observasi yang dilakukan penulis yaitu di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang bertempat dijalan Jl. Jendral Besar Abdul Haris Nasution no.32 LT II Medan 2014. yang dimulai tanggal 26 April 2014 sampai dengan selesai 20 Mei 2014.
1. Pengertian Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Prosedur kerja adalah rangkain tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas (Sedarmayanti, 2001:134).
Sistem kerja adalah suatu jaringan kerja yang terdiri atas bermacam-macam prosedur yang merupakan kesatuan yang bulat yang tampak dalam operasi pekerjaan (Warsidi, 2000 : 35).
Penting untuk ditekankan bahwa disini kedua-duanya baik prosedur kerja, maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya keduanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan tertentu. Jadi dengan adanya prosedur kerja, dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik. Suatu penyusunan prosedur kerja dan sistem kerja dilakukan secara Updateness artinya bahwa prosedur kerja, dan
zaman teknologi pada zaman sekarang ini. Sistem terdidri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
Dalam prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini maksudnya adalah bahwa prosedur dan sistem kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan kerja, sehingga suatu pekerjaan tidak berubah cara kerjanya. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, dan tugasnya dapat berubah-ubah setiap saat, tergantung dari sistem kerja bagian bidang pelayanan perijinan II itu sendiri dan lebih terstruktur dan terorganisir dengan baik agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Sehingga pekerjaan didalam bidang pelayanan perijinan II dapat berjalan dengan baik dan lancar. tidak ada satu pun pekerjaan yang terbengkalai akibat kelalaian dari setiap pekerjaanya. Maka dari itu, penting diterapkan sifat-sifat dari stabilitas, dan fleksibilitas itu sendiri.
2. ManfaatProsedur Kerja Dan Sistem Kerja
a. Prosedur kerja, mempunyai manfaat untuk memberi petunjuk bagi karyawan untuk bekerja dengan benar atas waktu yang telah ditetapkan. Melalui prosedur kerja, yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai pedoman kerja.
b. Sistem kerja mempunyai beberapa manfaat diantaranya :
1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien.
2. Sebagai salah satu alat pengendali biaya.
3. Untuk mengefisienkan aktivitas didalam bidang pelayanan perijinan II.
4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi dalam bidang pelayanan
perijinan II.
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
6. Dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaik – baiknya. 7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja semua orang yang terlibat.
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya prosedur kerja dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur kerja, dan sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan didalam organisasi dan lainnya.
b. Untuk menjamin penerapan prosedur kerja, dan sistem kerja dengan
setepat-tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman.
c. Prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan
segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
d. Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagian
prosedurnya
e. Bersifat fleksibel, maksudnya walaupun sistem yang efektif adalah sistem
yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih baik mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
f. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan.
g. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk
pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan.
h. Perlu ditetapkan kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan
untuk penyelesaian bidang tugas yang dimaksud.
j. Penyusunan prosedur kerja, dan sistem kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi
k. Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja
l. Mempunyai stabilitas yang optimal pada setiap bidang pekerjaan yang akan
dilakukan, sehingga pekerjaan itu mudah untuk dilakukan.
m. Prosedur kerja dan sistem kerja harus menggunakan pemanfaatan sumber
daya yang optimal, maksudnya disini adalah sistem, prosedur kerja yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
n. prosedur kerja dan sistem kerja harus mudah diadaptasikan, karena sistem
yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya. o. Bersifat fungsional, maksudnya yaitu sistem, cara sistem yang efektif harus
dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Asas – asas penyusunan sistem kerja , prosedur kerja
Menurut Sedarmayanti (2001 : 135), maka penyusunan sistem kerja, prosedur kerja, perlu memperhatikan beberapa asas berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.
b. Harus dikomunikasikan atau diimpormasikan secara sistematis kepada
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi .
d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta
menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber – sumber yang berada dibawah pengendalian organisasi .
e. Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu
direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.
5. Pengaturan pokok dibidang sistem kerja, prosedur kerja dalam organisasi
Menurut Sedarmayanti (2001:135 ) pengaturan dibidang prosedur kerja dan sistem kerja dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain .
b. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
mengkoordinasikan bawahannya masing – masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan
bertanggung jawab kepada atasan masing – masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
D. Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Pada Bidang Pelayanan Perijinan II
