BAB II KAJIAN PUSTAKA
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana
2. Ruang Lingkup Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Organisasi memerlukan adanya manajemen di setiap bagiannya. Lebih lanjut, Suryosubroto mengungkapkan bahwa manajemen yang diterapkan meliputi manajemen kurikulum, sarana dan prasarana, keuangan, dan humas.
Sarana dan prasarana sebagai bagian yang krusial untuk mendukung peyelenggaraan pendidikan memerlukan adanya pengelolaan yang baik agar sarana dan prasarana dapat tersedia dan memfasilitasi siswa dalam pendidikan yang diselenggarakan. Pengelolaan sarana dan prasarana tidak hanya dilakukan oleh sekolah sendiri. Akan lebih baik lagi jika sekolah melibatkan peran komite sekolah dalam pengelolaan sarana dan prasarana sekolah, terutama pada sarana tahan lama.
Menurut A.L Hartani (2011:3) manajemen memiliki makna yang dalam bahasa inggris disebut to control artinya mengatur, mengurus, mengelola, dan mengendalikan. Berdasarkan makna yang terkandung dalam manajemen atau pengelolaan dapat dirumuskan tujuan adanya manajemen sarana dan prasarana ialah untuk mengatur ketersediaan sarana dan prasarana sekolah, mengurus sarana dan prasarana sekolah, mengelola sarana dan prasarana sekolah, dan mengendalikan sarana dan prasarana sekolah.
2. Ruang Lingkup Pengelolaan
Manajemen sarana dan prasarana sebagai suatu kegiatan memiliki proses atau prosedur seperti yang diungkapkan Barnawi (2012 : 48) meliputi perencanaan, pengadaan, pengaturan, penggunaan, dan
26
penghapusan. Perencanaan, pengadaan, pengaturan, penggunaan dan penghapusan merupakan siklus dalam manajemen sarana dan prasarana sekolah.
Demikian juga yang disampaikan oleh Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana (2012 : 187) manajemen sarana meliputi: perencanaan, pengadaan, pengaturan, penggunaan, dan penyingkiran sarana. Menurut Stoop dan Johnson dalam Ibrahim Bafadal (2004: 7) mengemukakan bahwa langkah dalam manajemen perlengkapan pendidikan (sarana dan prasarana) meliputi, analisis kebutuhan dan anggaran, seleksi, penetapan kebutuhan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemakaian, inventarisasi dan pemeliharaan.
Berikut merupakan siklus manajemen sarana dan prasarana yang digambarkan Barnawi dan Mohammad Arifin (2012 : 48 ):
Gambar 2. Bagan Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan Perencanaan menjadi tahap awal dalam manajemen sarana dan prasarana sekolah. perencaan seharusnya dilakukan oleh sekolah bersama-sama dengan Komite Sekolah. perencanaan sekaligus menjadi langkah
PERENCANAAN
PENGADAAN
PENGATURAN PENGGUNAAN
27
pengadaan. Mulai dari perencanaan selanjutnya ke tahap pengadaan, dari pengadaan kemudian ke tahap pengaturan, lalu ke tahap penggunaan, tahap penghapusan, lalu kembali lagi ke tahap perencanaan.
Ibrahim Bafadal (2004:7) menggambarkan proses manajemen perlengkapan sekolah sebagai berikut.
Gambar 3. Proses Manajemen Perlengkapan Sekolah
Sedikit berbeda dengan manajemen sarana dan prasarana yang digambarkan oleh Barnawi dan Mohammad Arifin, Ibrahim Bafadal menggambarkan proses manajemen sarana dan prasarana pendidikan dengan lebih rinci. Ibrahim Bafadal mengawali proses manajemen dengan pengadaan yang mencakup kegiatan anlalisis kebutuhan, analisis anggaran, seleksi, keputusan, dan pemerolehan sarana dan prasarana. Selanjutnya dalam pendistribusian meliputi pengalokasian dan pengiriman. Setelah sekolah memperoleh dan memiliki sarana dan prasarana, sekolah harus menyimpan alat maupun barang yang akan didistribusikan kepada unit-unit yang akan memakai. Penyimpanan alat dan barang biasanya dilakukan
1. Pengadaan - analisis kebutuhan - analisis anggaran - seleksi - keputusan - pemerolehan 3. Penggunaan dan Pemeliharaan 2. Pendistribusian - Pengalokasian - Pengiriman 5. Penghapusan 4. Inventarisasi PERLENGKAPAN SEKOLAH
28
dengan menyediakan satu ruangan sebagai tempat penyimpanan atau langsung di simpan di ruang kelas yang membutuhkan. Apabila alat dan barang telah tersedia di sekolah, selanjutnya ialah penggunaan dan pemeliharaan barang. Alat dan barang yang dimiliki sekolah harus diinventarisasi agar terlihat mana alat dan barang yang masih bisa dipergunakan dan mana yang sudah tidak layak dipergunakan lagi. Apabila dalam proses inventaris ditemukan alat atau barang yang sudah tidak dapat dipergunakan maka langkah selanjutnya ialah penghapusan.
a. Perencanaan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah Perencanaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam proses manajemen sarana dan prasarana. Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana (2012 : 189) dalam bukunya berpendapat bahwa perencanaan sekaligus merupakan langkah pengadaan. Dalam kegiatan pengadaan sarana dan prasarana sekolah tidak semudah pengadaan barang-barang yang diinginkan sesuai selera dan dana yang ada, sehingga diperlukan perencanaan yang matang dan menyeluruh.
Ibrahim Bafadal (2004 : 27) berpendapat bahwa perencanaan perlengkapan pendidikan merupakan proses memikirkan dan menetapkan program atau kegiatan yang akan dilakukan untuk pengadaan fasilitas sekolah, baik berupa sarana maupun prasarana pendidikan guna mencapai tujuan pendidikan. Perencanaan merupakan kegiatan memikirkan, mempertimbangkan, dan
29
menetapkan program dan juga sarana dan prasarana yang akan disediakan sekolah.
Barnawi dan Mohammad Arifin (2012 : 51) berpendapat bahwa perencanaan sarana dan prasarana merupakan proses perancangan upaya pembelian, penyewaan, penukaran, daur ulang, rehabilitasi, perbaikan, distribusi ataupun pembuatan alat serta perlengkapan yang dibutuhkan sekolah. Berbeda dengan Ibrahim Bafadal, Barnawi menekankan kegiatan perencanaan manajemen sekolah pada perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah, sementara Ibrahim Bafadal berpandangan bahwa kegiatan perencanaan tidak hanya tentang penngadaan sarana dan prasarana tetapi juga bagaimana caranya dan apa yang harus dilakukan.
Hal yang harus dilakukan pertama kali dalam perencanaan ialah mengklasifikasikan alat yang murah harganya dengan alat-alat yang mahal harganya. Lebih lanjut, ia mengatakan bahwa perencanaan tidak boleh dilakukan sesaat sebelum alat/barang itu digunakan, perencanaan harus dilakukan jauh sebelum digunakan.
Tahap-tahap perencanaan menurut Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana (2012 : 189) meliputi:
Analisis terhadap mata pelajaran yang membutuhkan alat atau media dalam penyampaiannya yang dilakukan oleh guru
30
Apabila kebutuhan yang diajukan melampaui dana atau daya beli atau daya pembuatan, maka harus dilakukan seleksi menurut skala prioritas
Mengadakan inventarisasi terhadap alat atau media yang dimiliki, Melakukan seleksi terhadap alat/media yang masih bisa digunakan baik dengan cara reparasi maupun modifikasi,
Mencari dana untuk memenuhi biaya yang digunakan dalam pengadaan alat/barang
Menunjuk seseorang yang dianggap mampu untuk melakukan pengadaan barang.
Berikut ini merupakan langkah-langkah perencanaan sarana dan prasarana sekolah menurut Barnawi dan Mohammad Arifin (2012 : 55):
Gambar 4. Langkah-langkah Perencanaan Sarana dan Prasarana Sekolah
Lebih lanjut Barnawi menggambarkan bagan pengadaan barang sebagai berikut.
1 •Penyusunan daftar kebutuhan
2 •Estimasi biaya
3 •Menetapkan skala prioritas
31
Gambar 5. Skema kegiatan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan Dari skema kegiatan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di atas, dapat diketahui ada beberapa cara untuk mendapatkan sarana dan prasarana sekolah yang dibutuhkan, yaitu dengan cara membeli, membuat sendiri, menerima hibah, menyewa, meminjam, mendaur ulang, menukar, dan memperbaiki. Pengadaan sarana dan prasarana sekolah tidak hanya dilakukan dengan membeli.
Berdasarkan uraian di atas dapat kita simpulkan bahwa perencanaan tidak semudah apa yang biasa dilakukan di rumah karena skalanya lebih luas dan menyangkut kepentingan umum. Pengadaan barang bisa dilakukan melalui 8 cara, yaitu cara membeli, membuat sendiri, menerima hibah, menyewa, meminjam, mendaur ulang, menukar, dan memperbaiki.
pengadaan sarana dan prasarana pembeli an produksi sendiri hibah penyew aan peminja man daur ulang penukar an rekondis i/rehabili tasi
32
b. Pengaturan atau Penggunaan Sarana dan Prasarana Sekolah Setelah tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan di sekolah, maka harus dimanfaatkan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pengaturan dan penggunaan merupakan tahap lanjut dari pengadaan sarana dan prasarana sekolah. Pengaturan dan penggunaan sarana dan prasarana sekolah harus sesuai prosedur pemakaian agar terhindar dari kesalahan atau kerusakan pada fasilitas yang disediakan.
Barnawi dan Mohammad Arifin (2012 : 73) menyebut pengaturan dan pengunaan sebagai penyimpanan. Menurutnya penyimpanan adalah kegiatan menyimpan sarana dan prasarana pendidikan di suatu tempat agar kualitas dan kuantitasnya terjamin. Ia berpendapat denah atau tata letak gedung harus diperhatikan untuk mempermudah penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.
Semua barang yang merupakan sarana atau fasilitas sekolah harus diinventarisasi. Menurut Ibrahim Bafadal (2004 : 55) inventarisasi adalah pencatatan dan penyusunan daftar barang milik negara secara sistematis, tertib, dan teratur berdasar ketentuan dan pedoman yang berlaku.
Barnawi dan Mohammad Arifin (2012:67) berpendapat bahwa di dalam proses pengaturan terdapat 3 kegiatan sebagai berikut.
1. Inventarisasi, kegiatan mencatat serta menyusun sarana dan prasarana yang ada secara teratur, tertib, dan lengkap berdasarkan ketentuan yang berlaku.
33
2. Penyimpanan, maksudnya ialah menyimpan sarana dan prasarana di suatu tempat dengan tujuan menjaga kualitas serta kuantitasnya.
3. Pemeliharaan, yaitu kegiatan melakukan pengurusan atau perawatan terhadap sarana dan prasarana sekolah agar sarana dan prasarana tersebut tetap dalam kondisi baik.
Menurut Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana (2012 : 191) pengaturan sebelum alat-alat digunakan meliputi:
1. Memberikan identitas pada alat berupa nomor inventaris dengan kode tertentu untuk jenis tertentu,
2. Pencatatan alat ke dalam buku daftar inventaris (buku yang digunakan untuk mencatat daftar kekayaan sekolah). buku ini berisi kolom untuk mencatat: nomor urut, nama alat atau bahan, ukuran, jumlah, dan keterangan.
3. Penempatan alat ke dalam ruang atau almari yang sudah diberi kode.
Lebih lanjut lagi, Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana menuliskan cara mengatur sarana dan prasarana sekolah. Pengaturan alat dapat dilakukan dengan cara:
Alat pelajaran untuk kelas tertentu, maksudnya ialah alat ini hanya digunakan oleh kelas tertentu sesuai dengan materi kurikulum. Apabila mencukupi, sebaiknya alat disimpan di ruang kelas yang menggunakan,
34
Alat pelajaran untuk beberapa kelas. Apabila jumlah alat terbatas maka ada dua cara dalam mengatur penggunaan alat tersebut, yaitu membawa alat ke dalam kelas yang akan menggunakan atau mendatangkan anak ke dalam ruang penyimpanan alat, dan
Alat pelajaran untuk semua siswa. Sama halnya dengan alat pelajaran untuk beberapa kelas, ada 2 cara dalam penggunaannya.
Menurut Depdiknas dalam Barnawi dan Mohammad Arifin (2012 : 77) ada dua prinsip yang harus diperhatikan dalam penggunaan sarana dan prasarana. Pertama, prinsip efektivitas yaitu semua pemakaian perlengkapan sekolah harus ditujukan semata-mata untuk memperlancar pencapaian tujuan pendidikan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Kedua, prinsip efisiensi maksudnya pemakaian perlengkapan pendidikan secara hemat dan berhati-hati sehingga tidak ada perlengkapan yang mudah habis, hilang, atau rusak.
Pengaturan dan penggunaan merupakan tahap yang tidak dapat dipisahkan, karena sebelum digunakan alat harus diatur, dan setelah penggunaan pun alat harus diatur kembali. Penggunaan alat atau barang harus sesuai dengan prosedur dan disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi pengguna.
c. Pemeliharaan dan Penghapusan Sarana dan Prasarana Sekolah Pemeliharaan atau perawatan terhadap sarana dan prasarana harus dilakukan oleh seluruh warga sekolah. Siswa tidak boleh
35
berpikiran bahwa yang wajib merawat sarana dan prasarana adalah pihak sekolah.
Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana (2012 : 194) berpendapat bahwa dengan adanya pengaturan sebagaimana yang telah dipaparkan , maka penggunaan alat dan ruang dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien sehingga pemeliharaan alat akan lebih terjamin.
Pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan. (Barnawi dan Mohammad Arifin 2012 : 74)
Ibrahim Bafadal (2004 : 49) berpendapat ada beberapa macam cara untuk melakukan pemelihaaraan terhadap sarana dan prasarana sekolah yang berupa mesin. Apabila ditinjau dari sifatnya, terdapat 4 macam cara. Pertama, pemeliharaan yang bersifat pengecekan. Pengecekan harus dilakukan oleh orang yang benar-benar paham tentang mesin. Kedua, pemeliharaan yang bersifat pencegahan dengan tujuan agar kondisi mesin selalu dalam keadaan baik. Ketiga, pemeliharaan dengan cara perbaikan ringan. Keempat, perbaikan berat.
Lebih lanjut ia memaparkan pemeliharaan ditinjau dari waktu perbaikannya, meliputi pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari misalnya, menyapu dan mengepel. Pemeliharaan secara berkala misalnya, mengecat ulang, mengontrol genting, dan pengapuran tembok. Sarana dan prasarana sekolah bisa
36
dikatakan sebagai fasilitas. Fasilitas pasti akan mengalami pemudaran manfaat atau kerusakan sehingga tidak dapat digunakan atau bisa digunakan melalui reparasi. Manajemen sarana dan prasarana memiliki tahapan penyingkiran barang. Penyingkiran memiliki arti yang sama dengan penghapusan.
Barnawi dan Mohammad Arifin (2012 : 79) mengemukakan bahwa penghapusan merupakan kegiatan pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Penghapusan merupakan kata lain dari penyingkiran.
Menurut Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana (2012 :195) penghapusan atau penyingkiran memiliki arti:
1) Mencegah atau membatasi kerugian yang ditimbulkan akibat: Biaya untuk perawatan/perbaikan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya
Pemborosan biaya pengamanan barang yang kelebihan atau tidak dapat digunakan lagi
2) Meringankan beban kerja inventarisasi, dan
3) Membebaskan barang-barang dari tanggung jawab organisasi. Lebih lanjut, dalam bukunya mereka memaparkan bahwa untuk melakukan penghapusan barang harus memenuhi salah satu atau lebih persyaratan, yaitu: