BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
B. Saran
1. Dibuatkan rancangan urutan protap secara tertulis tentang sistem penamaan,sistem penomoran dan sistem penjajaran.
2. Sistem penomoran di ubah dari family folder menjadi Unit Numbering System (UNS).
3. Dibuatkan KIUP untuk memudahkan dalam melacak nomor rekam medis pasien lama yang tidak membawa KTPK dan memudahkan dalam pelaksanan retensi
4. Dilakukan retensi untuk mengurangi beban rak dan mengembalikan kapasitas rak.
5. Pengadaan tracer,buku ekspedisi,buku bon pinjam, untuk mengurangi tingkat kejadian misfile.
6. Mengadakan sosialisasi tentang sistem penjajaran agar petugas mengerti tentang sistem penjajaran.
HASIL PEDOMAN OBSERVASI Ruang : Filling
PUSKESMAS GUNUNGPATI SEMARANG
NO PERTANYAAN ADA TIDAK
1 AdakahProtaptentangsistemPenyimpanan di Filling PuskesmasGunungpati ?
√
2 AdakahkebijakantentangsistemPenyimpanan yang digunakan di filling PuskesmasGunungpati ?
√
3 AdakahProtaptentangsistempenomoranpada filing PuskesmasGunungpati ?
√
4 Adakahkebijakantentangsistempenomoran yang digunakan di filling PuskesmasGunungpati ?
√
5 AdakahProtaptentangsistemPenjajaran di Filling PuskesmasGunungpati ?
√
6 Adakahkebijakantentangsistempenjajaran yang digunakan di filling PuskesmasGunungpati ?
√
7 Adakah tracer yang digunakanpada filling PuskesmasGunungpati ?
√
8 Adakahbukuekspedisidanbuku bon pinjam di filling PuskesmasGunungpati ? √ 9 Adakahkodewarnapada filling PuskesmasGunungpati ? √ 10 Adakahkodewilayah di Filling PuskesmasGunungpati ?√ √
PEDOMAN OBSERVASI 1. Mengamatiruangpenyimpanan DRM
HasilPengamatan :
Menggunakan roll a pack
Jumlah 6 rak
Dalam 1 rakterdapat 5 sub rak , total 30 sub rak
2. Mengamatialat / saranaprasarana yang digunakanuntukpengelolaan DRM HasilPengamatan :
Mejauntuktempat CM pengembaliandariruangpemeriksaan
Rak file roll a pack
Bantextempat DRM sebagaipembatas DRM setiap 24 DRM 3. Mengamati proses penyimpanandanpengambilan DRM
HasilPengamatan :
PetugasRuangpemeriksaanmengembalikan CM keruang filling padameja yang sudahdisediakandengancara di
tumpuktiapmasing-masingpoli.
Petugasmemisahkan CM nomorterkecildannomorterbesar.
Petugasmemasukan DRM kerak filling 4. Mengetahuicarapendaftaranpasien HasilPengamatan : Petugasmemanggilnomorantreanpendaftaranpasien. Petugasmenanyakanidentitaspasiendansyarat-syarat : KTP,BPJS/JAMKESMAS. Petugasmencatat di bukuregistrasipendaftaranpasienkhususnomorregistrasi.
Petugasmembuatkan CM baruuntukpasienbaru.
Petugasmemberikan KTPK
kepadapasienuntukdisimpandandibawakembalisaatberobat.
Petugasmengentri data pasienkedalam SIMPUS registrasi.
Petugasmengentri SIMPUS pendaftaranpasien. untukmendaftarkanpasienkepolitujuan.
Bagipasienumum (gratis) :
1. Petugasmencatat di bukupendaftaranpasien 2. Memberikan KIB kepasien
3. Memberinomorantreantujuanpengobatanpasien. Bagipasien BPJS/JAMKESMAS 1. Petugasmemasukannomorkartubpjskepicare. 2. Petugasmencatatnomorkartutersebutkedalamlembar BPJS/JAMKESMAS Bagipasienumum (membayar) 1. Petugasmemberikanretribusi / karcisbuktipembayaran.
PEDOMAN OBSERVASI HasilCeklistLetak DRM. No No. RM SesuaiLet ak Salah Letak Tidak di temukan No. RM Ganda 1 0000 XX √ 2 0000 XX √ 3 0000 XX √ 4 0001 XX √ 5 0001 XX √ 6 0001 XX √ 7 0002 XX √ 8 0003 XX √ 9 0004 XX √ 10 0005 XX √ 11 0005 XX √ √ 12 0006 XX √ 13 0007 XX √ 14 0007 XX √ 15 0008 XX √ 16 0008 XX √ 17 0009 XX √ 18 0009 XX √ 19 0010 XX √ 20 0010 XX √ 21 0010 XX √ 22 0011 XX √ 23 0012 XX √ 24 0012 XX √ 25 0014 XX √ 26 0015 XX √ √ 27 0015 XX √
No No. RM SesuaiLetak Salah Letak Tidak di temukan No. RM Ganda 28 0016 XX √ 29 0025 XX √ √ 30 0026 XX √ √ 31 0029 XX √ √ 32 0029 XX √ 33 0030 XX √ 34 0030 XX √ 35 0030 XX √ 36 0034 XX √ 37 0034 XX √ √ 38 0036 XX √ 39 0036 XX √ √ 40 0036 XX √ 41 0040 XX √ 42 0040 XX √ 43 0040 XX √ 44 0042 XX √ 45 0042 XX √ 46 0042 XX √ 47 0043 XX √ 48 0044 XX √ 49 0045 XX √ 50 0048 XX √ 51 0054 XX √ 52 0055 XX √ √ 53 0059 XX √ 54 0062 XX √ 55 0067 XX √ 56 0083 XX √ 57 0084 XX √ 58 0084 XX √
59 0089 XX √ 60 0100 XX √ 61 0100 XX √ √ 62 0100 XX √ 63 0110 XX √ 64 0111 XX √ √ 65 0113 XX √ 66 0115 XX √ 67 0116 XX √ 68 0117 XX √ 69 0123 XX √ 70 0123 XX √ 71 0124 XX √ 72 0124 XX √ 73 0127 XX √ 74 0128 XX √ 75 0128 XX √ 76 0130 XX √ 77 0134 XX √ 78 0135 XX √ 79 0154 XX √ 80 0154 XX √ 81 0157 XX √ 82 0157 XX √ 83 0162 XX √ 84 0165 XX √ 85 0165 XX √ 86 0165 XX √ √ 87 0167 XX √ 88 0168 XX √ 89 0169 XX √ 90 0169 XX √ 91 0170 XX √
Hasil 1. SesuaiLetak : 68 2. Salah Letak+Tidakditemukan : 52 92 0172 XX √ 93 0173 XX √ 94 0173 XX √ 95 0175 XX √ 96 0175 XX √ 97 0175 XX √ 98 0175 XX √ 99 0175 XX √ 100 0175 XX √ 101 0000 XX √ 102 0000 XX √ 103 0000 XX √ 104 0002 XX √ 105 0003 XX √ 106 0003 XX √ 107 0004 XX √ 108 0004 XX √ 109 0005 XX √ √ 110 0005 XX √ √ 111 0006 XX √ 112 0007 XX √ 113 0010 XX √ 114 0015 XX √ 115 0020 XX √ √ 116 0044 XX √ 117 0050 XX √ 118 0080 XX √ 119 0087 XX √ 120 0099 XX √
Pedoman Wawancara (untuk kepala Tata Usaha) Identitas Responden
Nama :Ny. X
Jabatan :K.a.Sub.Bag.TU
Umur : 49 tahun
Lama Kerja : 29 tahun.
1. Apa sistem penyimpanan yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa menggunakan sistem tersebut ?
Jawaban:
DRM rawat inap dan DRM rawat jalan berada dalam satu penyimpanan atau secara sentralisasi. Agar tidak terjadi dublikasi dokumen nomor rekam medis dan riwayat penyakit dan pelayanan berkesinambungan. 2. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penyimpanan tersebut
?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban:
Belum ada protap.Tapi sudah menjadi ketentuan penyimpanan rekam medis.
3. Apa sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Dengan cara mengurutkan nomor terkecil keterbesar dalam satu KK. Atau secara SNF. Menggunakan sistem tersebut untuk mempermudah pencarian DRM.
4. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penjajaran tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban:
Belum ada protap. Pelaksanaanya berdasarkan peraturan sejak dulu dimulai dari berdirinya Puskesmas hingga sekarang
5. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penjajaran tersebut? Jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban:
Ada kendala .yaitu CM misfile, tidak ditemukan. Akan diterapkan dengan menggunakan buku perhitungan jumlah CM yang di ambil pada masing-masing ruang pemeriksaan.
6. Apa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban:
Penomoran yang digunakanyaitu Unit Numbering Sistem.Agar tidak terjadi dublikas inomor rekam medis.
7. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Belum ada protap.Tapi sudah sesuai kesepakatan yang ditentukan. 8. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penomoran
tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban:
Terjadi dublikasi nomor rekam medis.Satu KK memiliki 2 DRM.Satu nomor CM bisa dimiliki lebih dari satu KK
9. Apa sistem penamaan yang digunakan di PuskesmasGunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban:
Berdasarkan kartu identitas pasien. Agar mudah dalam mencari CM bila diperlukan.
10. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban:
Belum ada protap hanya sesuai kesepakatan bersama.
11. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban:
Jika pasien tidak membawa kartu identitas kesulitan saat melacak nama pasien kembali. Jika ada nama pasien yang sama jika petugas kurang teliti bisa terjadi kekeliruan.
12. Sarana apa saja yang digunakan dalam sistem penjajaran,penomoran dan penamaan yang digunakan di PuskesmasGunungpati ?
Jawaban:
Buku registrasi manual, Komputerisasi ,Buku penggunaan nomor registrasi,alat tulis lengkap,mesin cetak nomor antrean keruang pendaftaran. Meja untuk pengembalian DRM dari ruang pemeriksaan.
Pedoman Wawancara (untuk petugas pendaftaran ) Identitas Responden
Nama : Tn. A
Jabatan :Petugas pendaftaran
Umur : 43 tahun
Lama Kerja : 20 tahun
1. Apa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
Satu orang mendapat satu nomor registrasi atau nomor CM. Agar tidak terjadi dublikasi nomor CM.
2. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban :
Tidak ada protap.Hanya ada SOP pendaftaran.Berdasarkan ketentuan yang ditetapkan.
3. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Jika terjadi nomor CM yang sama petugas bisa salah ambil jika tidak dikonfirmasi terlebih dahulu.
Salah memasukan formulir ke nomor CM yang sama.
4. Apa sistem penamaan yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
Berdasarkan kartu identitas pasien.Agar mudah mencari kembali.
5. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban:
Tidak ada protap.Berdasarkan peraturan yang sudah di tentukan.
6. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untukmengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Ada jika pada saat melakukan pendaftaran menulis nama pasien tidak sesuai akan mengakibatkan kesulitan pada saat membuka simpus data pasien dan membutuhkan waktu yang lama.
7. Sarana apa saja yang digunakan dalam melakukan pendaftaran di Puskesmas Gunungpati ?
Buku penggunaan nomor registrasi, Buku pendaftaran secara manual,Komputer,Alat tulis,Mesin cetak nomor antren ruang pemeriksaan.
8. Apa yang anda lakukan jika pasien lama tidakmembawa KIB ? Jawaban :
Melacak kembali berdasarkan nama pasien. Jika tidak ditemukan diberi nomor registrasi baru.
Pedoman Wawancara (untuk petugas pendaftaran ) Identitas Responden
Nama :Tn. B
Jabatan :Petugas pendaftaran
Umur :26 tahun
Lama Kerja :13 tahun
1. Apa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
Satu orang mendapat satu nomor registrasi atau nomor CM. Agar tidak terjadi dublikasi nomor CM.
2. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban :
Tidak ada protap.Hanya ada SOP pendaftaran.Berdasarkan ketentuan yang ditetapkan.
3. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Ada jika pasien tidak membawa KTPK kesulitan mencari nomor CM. 4. Apa sistem penamaan yang digunakan di Puskesmas Gunungpati
Jawaban :
Berdasarkan kartu identitas pasien. Agar mudah mencari kembali.
5. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban:
Tidak ada protap.Berdasarkan peraturan yang sudah di tentukan.
6. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Kesulitan melacak kembali nomor CM pasien.Untuk mempercepat pelayanan dibuatkan nomor registrasi baru.
7. Sarana apa saja yang digunakan dalam melakukan pendaftaran di Puskesmas Gunungpati ?
Jawaban :
Buku penggunaan nomor registrasi, Buku pendaftaran secara manual,Komputer,Alat tulis,Mesin cetak nomor antren ruang pemeriksaan.
8. Apa yang anda lakukan jikapasien lama tidak membawa KIB ? Jawaban :
Melacak kembali berdasarkan nama pasien. Jika tidak ditemukan diberi nomor registrasi baru.
Pedoman Wawancara (untuk petugas filling) Identitas Responden
Nama : Tn. C
Jabatan :Petugas Filling
Umur : 40 tahun
Lama Kerja : 20 tahun
1. Apa sistem penyimpanan yang digunakan di PuskesmasGunungpati ?Menurut anda mengapa menggunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
DRM rawat jalan dan rawat inap menjadi satu penyimpanan.
2. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penyimpanan tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban :
Belum ada protap.Berdasarkan ketentuan peraturan.
3. Apa sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
Mengurutkan nomor terkecil ke terbesar. Agar mudah mencari CM
4. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penjajaran tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Belum ada protap.
5. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penjajaran tersebut ?jikaada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untukmengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Kesulitan saat mengembalikan nomor CM. Bingung dengan nomornya. Rak CM yang sempit susah memasukan CM. Sampul CM yang lama belum diganti rusak menumpuk.
6. Apa sistem penomoran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
satu KK memiliki satu nomor registrasi. Agar mudah mencari nomor CM 7. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika
ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban :
Tidak ada protap.
8. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penomoran tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Ada beberapa CM dengan nomor yang sama tetapi beda nama KK. Jika ada 1 KK memiliki 2 nomor CM jika sudah ditemukan semuanya dijadikan satu ke CM yang lama.
9. Apa sistem penamaan yang digunakan di Puskesmas Gunungpati ?Menurut anda mengapa digunakan sistem tersebut ?
Jawaban :
Berdasarkan kartu identitas pasien.
10. Apakah ada protap dalam menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa perbedaan protap dengan pelaksanaanya ? jika tidak, selama ini pelaksanaan berdasarkan apa ?
Jawaban : Tidak ada protap
11. Apakah terdapat kendala dengan menggunakan sistem penamaan tersebut ?jika ada, apa kendala yang di alami ? bagaimana cara puskesmas untuk mengatasi kendala tersebut ?
Jawaban :
Jika ada CM dengan nama yang sama bisa terjadi salah ambil dokumen. 12. Sarana apa saja yang digunakan dalam sistem penjajaran, penomoran
dan penamaan yang digunakan di PuskesmasGunungpati ? Jawaban :
Rak file roll a pack, meja untuk pengembalian CM dari ruang pemeriksaan,
Bantex yang ada di rak file agar mudah mencari nomor CM.
13. Apa yang akan anda lakukan jika menemukan dua dokumen rekam medis dengan nomor yang sama ?Mengapa hal tersebut bisa terjadi ?Jelaskan ! Jawaban :
Jika melihat nomor yang sama dengan nama KK yang sama maka dijadikan satu ke CM yang lama, bisa terjadi karena jika CM tidak ditemukan maka diberi nomor CM baru.
14. Apa yang akan anda lakukan jika menemukan dua dokumen rekam medis denga nnomor yang sama dengan nama kepala keluarga yang berbeda? Mengapa hal tersebut bisa terjadi ?Jelaskan !
Jawaban :
Jika ditemukan nomor sama beda KK maka di biarkan tetap dengan nomor itu. Belum ada ketentuan untuk mengganti.Hal tersebut bisa terjadi karena nomor CM yang sudah digunakan oleh KK lain digunakan kembali oleh KK yang berbeda.