BAB IV HASIL PENELITIAN
B. Hasil Penelitian
4. Sarana Pelayanan Rekam Medis
5. Penerapan / prosedur pengelolaan rekam medis
Sistem Penjajaran Sistem Penomoran Sistem Penamaan Sarana prasarana pelayanan Penerpan / Prosedur Pengelolaan Pelaksanaan system pengelolaan dokumen rekam medis di filling Ketepatan meletakkan atau menyimpan DRM Kejadian Missfile
D. Definisi Operasional
Tabel 3.1 Deinisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional
1 Sistem Penjajaran Tata cara penjajaran dokumen rekam medis pada rak filling 2 Sistem Penomoran Tata cara penulisan dan pemberian
nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam medis serta folder dokumen rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan.
3 Sistem Penamaan Tata cara pemberian nama pasien saat melakukan pendaftaran pasien yang di simpan dalam rekam medis dan untuk melacak nama pasien.
4 Sarana Pelayanan Rekam Medis
sarana-sarana yang digunakan dalam pelayanan di tempat pendaftaran maupun di filling.
5 Penerapan / prosedur pengelolaan rekam medis
Prosedur yang digunakan dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen rekam medis.
E. Populasi
Populasi dalam Penelitian ini menghasilkan subjek 1 Kepala Tata Usaha, 2 Petugas Pendaftaran, 1 Petugas Filling, sedangkan objek penelitian ini adalah sistem pengelolaan dokumen rekam medis di Filling Puskesmas Gunungpati Semarang.
F. Instrumen Penelitian
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara yaitu melakukan wawancara dengan petugas
pendaftaran,petugas filling dan kepala administrasi kantor tentang sistem pengelolaan rekam medis.
G. Cara Pengumpulan Data
Cara pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observasi. Adapun wawancara dengan melakukan tanya jawab secara langsung kepada petugas tentang proses sistem penjajaran.
Adapun sumber data yang digunakan yaitu data primer. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari lapangan.
H. Pengolahan Data
1. Penyajian data dengan menguraikan hasil penelitian yang dituangkan dalam bentuk kalimat.
2. Editing adalah perbaikan kualitas data yang telah diambil serta mengoreksi data, sehingga data yang diperoleh benar-banar akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
3. Entry data adalah memasukkan data yang diperoleh dengan menggunakan fasilitas computer
I. Analisis Data
Dalam penelitian ini dianalisis secara deskriptif untuk menggambarkan dan dianalisa sesuai kenyataan di lapangan. Selanjutnya berdasarkan hasil pengamatan tersebut dapat ditarik kesimpulan.
32 BAB IV
HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Puskesmas 1. Keadaan Geografi
Puskesmas Gunungpati sebagai salah satu puskesmas yang berada diwilayah Kecamatan Gunungpati,yang merupakan puskesmas rawat jalan dan rawat inap untuk umum.Ditinjau dari letaknya Puskesmas Gunungpati cukup setrategis,denah luas wilayah 4.294.310 ha.Puskesmas Gunungpati mempunyai 11 keluruhan binaan dari 16 kelurahan yang ada dikecamatan Gunungpati,yaitu:
a. Kelurahan Gunungpati b. Kelurahan Plalangan c. Kelurahan Pakintelan d. Kelurahan Nongkosawit e. Kelurahan Cepoko f. Kelurahan Jatirejo g. Kelurahan Sumurejo h. Keluruhan Mangunsari i. Kelurahan Pongangan j. Kelurahan Kandri k. Kelurahan Sadeng
Kesebelas kelurahan binaan mempunyai luas wilayah binaan 4.294.310 ha,batas-batas sebagai berikut :
b. Selatan : Wilayah kerja Pustu Branjang Kab.Semarang
c. Timur : Wilayah kerja Puskesmas Mapagan
/ Kab. Semarang
d. Barat : Wilayah kerja Puskesmas Karang malang.
Secara Geografis Puskesmas Gunungpati terletak di wilayah kelurahan Plalangan, tepatnya di Jl.Mr. Wuryanto Gunungpati Rt 04/Rw.01,Kecamatan Gunungpati. Luas wilayah kerja Puskesmas Gunungpati adalah 4.294.310 ha.
2. Kependudukan
Jumlah keseluruhan RW/RT di puskesmas Gunungpati yaitu : a. Kelurahan Gunungpati : 10 RW 44 RT b. Kelurahan Plalangan : 6 RW 19 RT c. Kelurahan Pakintelan : 6 RW 25 RT d. Kelurahan Nongkosawit : 5 RW 24 RT e. Kelurahan Cepoko : 3 RW 15 RT f. Kelurahan Jatirejo : 2RW 10RT g. Kelurahan Sumurejo : 6 RW 30 RT h. Kelurahan Mangunsari : 5 RW 25 RT i. Kelurahan Pongangan : 5 RW 27 RT j. Kelurahan Kandri : 4 RW 26 RT k. Kelurahan Sadeng : 7 RW 46 RT
Berdasarkan data monografi kecamatan Gunungpati tahun 2015 bahwa jumlah penduduk dalam wilayah kerja Puskesmas Gunungpati sebanyak 50,456 jiwa dan 14.612 KK, terdiri dari :
a. Kelurahan Gunungpati 6472 jiwa terdiri dari laki-laki 3197,perempuan 3275 dengan jumlah KK :2132
b. Kelurahan Plalangan 3617 jiwa,terdiri dari laki-laki 1804,perempuan 1813 dengan jumlah KK 1069
c. Kelurahan Pakintelan 4601 jiwa,terdiri dari laki-laki 2363,perempuan 2238, dengan jumlah KK 1310
d. Kelurahan Nongkosawit 4593 jiwa, terdiri dari laki-laki 2249,perempuan 2344 dengan jumlah KK 1241
e. Kelurahan Cepoko 2812 jiwa,terdiri dari laki-laki 1419,perempuan 1393 dengan jumlah KK 764
f. Kelurahan Jatirejo 1882 jiwa,terdiri dari laki-laki 939,perempuan 943 dengan jumlah KK 531
g. Kelurahan Sumurejo 5832 jiwa,terdiri dari laki-laki :2889,perempuan 2943 dengan jumlah KK 1847
h. Kelurahan Mangunsari 4638 jiwa,terdiri dari laki-laki 2233,perempuan 2405 dengan jumlah KK 1275
i. Kelurahan Pongangan 5329 jiwa,terdiri dari laki-laki :2672,perempuan 2657 dengan jumlah KK 1644
j. Kelurahan Kandri 3890 jiwa,terdiri dari laki-laki 1982,perempuan 1908 dengan jumlah KK 1125
k. Kelurahan Sadeng 6790 jiwa,terdiri dari laki-laki 3389,perempuan 3401 dengan jumlah KK 1674
3. Visi,Misi,Motto dan Komitmen Bersama Puskesmas Gunungpati a. Visi :
Menjadi Puskesmas pilihan dan mitra terbaik masyarakat menuju Kecamatan Gunungpati Sehat.
b. Misi :
1) Meningkatkan Mutu Pelayanan Kesehatan
2) Mendorong kemandirian masyarakat untuk berperilaku hidup bersih dan sehat
c. Motto :
“ Pelayanan Prima untuk Semua “ d. Komitmen Bersama
Puskesmas Gunungpati berkomitmen untuk :
a. Melaksanakan tugas dengan baik,jujur, dan tanggungjawab
b. Memberikan pelayanan terbaik kepada pasien dan masyarakat
c. Selalu menjaga kekompakan dan kebersamaan antar karyawan
d. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan secara berkelanjutan
4. Bangunan
Puskesmas Gunungpati merupakan puskesmas Rawat Inap dimana semua ruang sudah memenuhi permenkes 75 tahun 2014 , antara lain :
RUANG KANTOR a. R. Administrasi b. R. Kepala Puskesmas c. R. Rapat / Aula RUANG PELAYANAN a. R. Pendaftaran b. R. Tunggu c. R. Pemeriksaan Umum
d. R. Kesehatan Anak dan Imunisasi e. R. Kesehatan Ibu dan KB
f. R. Kesehatan Gigi dan Mulut g. R. ASI h. R. Promosi Kesehatan i. R. Farmasi j. Laboratorium k. R. Gawat Darurat l. R. Persalinan
m. R. Rawat Pasca Persalinan n. R. Rawat Inap
o. R. Jaga Petugas p. R. Sterilisasi
q. KM / WC Pasien laki-laki dan perempuan secara terpisah r. R. KM / WC Rawat Inap
s. R. Penyelenggaraan Makanan t. KM / WC Petugas
u. Gudang 5. Pengorganisasian
Struktur Organisasi dan Tata Kerja Puskesmas Gunungpati Kota Semarang berdasarkan pada Peraturan Menteri Kesehatan RI No.75 tahun 2014 dan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang No. 440/089 Tahun 2015 tentrang Organisasi dan Tata Kerja Pusat Kesehatan Masyarakat Kota Semarang ( terlampir)
6. Jenis-jenis Pelayanan
Untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan puskesmas, dimana puskesmas Gunungpati melaksanakan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) dan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP), sebagai berikut :
a. Upaya Kesehatan Masyarakat ( UKM ) 1) UKM ESSENTIAL :
a) Upaya KIA b) Upaya Gizi c) Upaya Promkes
d) Upaya Kesehatan Lingkungan
e) Upaya Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit (P2P) 2) UKM PENGEMBANGAN :
a. UKS
b. Upaya Kesehatan Lansia b. Upaya Kesehatan Perorangan ( UKP )
1) PELAYAN RAWAT JALAN a) Loket Pendaftaran b) Pemeriksaan Umum c) Kesehatan Gigi dan Mulut d) Kesehatan Ibu dan KB
e) Kesehatan anak dan Imunisasi f) Konsultasi Gii dan ASI
g) Promosi Kesehatan h) Kesehatan Lingkungan 2) PELAYANAN KEFARMASIAN 1) Pelayanan Resep 2) Konsultasi Farmasi 3) PELAYANAN LABORATORIUM
1) Urine : Urine rutin,urine lengkap,dll (kehamilan) 2) Darah : Darah rutin,darah lengkap
3) Pemeriksaan Lab Tinja
4) Pemeriksaan Mikrobiologi : BTA,IMS 5) Pemeriksaan Serologi : Widal
4) PELAYANAN RAWAT INAP 24 JAM 1) Rawat Inap Anak
2) Rawat Inap Wanita 3) Rawat Inap Pria
5) PELAYANAN PERSALINAN (PONED) 24 JAM 1) Persalinan normal
3) Perawatan ibu hamil – ibu nifas
4) Menerima rujukan dari BPM dan Klinik 5) Pelayanan Perinatal
6) PELAYANAN GAWAT DARURAT 24 JAM 1) Penanganan kasus kegawatdaruratan
B. Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan di Puskesmas Gunungpati Semarang tentang tinjauan pelaksanaan pengelolaan
dokumen rekam medis dengan menggunakan metode Straight Numerical Filling (SNF). adalah sebagai berikut :
1. Sistem Penomoran
a. Kebijakan dan Prosedur Tetap (Protap)
Belum ada kebijakan dan protap secara tertulis di Puskesmas Gunungpati. Akan tetapi, berdasarkan hasil wawancara sistem penomoran yang digunakan sesuai dengan urutan penggunaan nomor rekam medis dimulai dari 00 00 00 hingga sekarang.
Pelaksanaan Kegiatan
1) Puskesmas Gunungpati menggunakan sistem penomoran Unit Numbering System secara Family Folder artinya setiap satu KK memiliki satu nomor rekam medis.
2) Penomoran DRM terdiri dari 10 digit angka yang terdiri dari 2 angka pertama adalah kode wilayah 6 angka berikutnya adalah nomor registrasi dan 2 angka terahir adalah kode keluarga.
3) Penomoran DRM di Puskesmas Gunungpati Kota Semarang menambahkan kode keluarga di bagian belakang nomor rekam medis pada setiap formulir anggota keluarga yang berada di dalam family folder.
Keterangan : 00 : Kode Ayah
01 : Kode Ibu ,dan seterusnya.
4) Tidak ada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), yang digunakan untuk mencari nomor rekam medis pasien , jika pasien tidak membawa KIB maka petugas melacak lewat SIMPUS dengan menuliskan nama dan alamat pasien untuk menemukan nomor rekam medisnya jika tidak ditemukan maka diberi nomor rekam medis baru untuk mempercepat pelayanan. 2. Sistem Penjajaran
a. Kebijakan dan Protap
Di Puskesmas Gunungpati Kota Semarang belum ada kebijakan dan protap tentang sistem penjajaran secara tertulis. Akan tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filling yaitu dengan melanjutkan aturan yang sudah ada sejak dulu yaitu dengan menggunakan Straight Numerical Filling (SNF).
b. Pelaksanaan Kegiatan
1) Sistem penjajaran yang digunakan di Puskesmas Gunungpati adalah Straight Numerical Filling (SNF) yaitu sistem penjajaran secara langsung pada rak filling berdasarkan nomor registasi pasien yaitu 6 digit ditengah pada nomor rekam medis.
2) Puskesmas Gunungpati memiliki 6 rak dan 30 sub rak. 1 sub rak terdapat 9 bantex untuk setiap bantexnya terdapat 24 DRM.
3) Dalam pengambilan dan pengembalian dokumen tidak menggunakan tracer.
3. Sistem Penamaan
a. Kebijakan dan Protap
Belum ada kebijakan dan protap secara tertulis di Puskesmas Gunungpati Semarang. Akan tetapi berdasarkan hasil wawancara dengan petugas pendaftaran menggunakan aturan yang sudah ada yaitu menggunkan kartu identitas. Aturan tersebut merupakan kesepakatan antara petugas rekam medis dengan Kepala Tata Usaha.
b. Pelaksanaan Kegiatan
1) Untuk pasien baru petugas menanyakan identitas pasien kepada pasien atau keluarga pasien dan atau meminjam kartu identitas pasien untuk dicatat dalam SIMPUS dan dokumen rekam medis.
2) Untuk pemberian nama yang digunakan adalah nama lengkap kepala keluarga sesuai KK.
3) Tidak mencantumkan title / gelar, tidak menggunakan kata tuan,sdr,Ny.
4) Jika bayi belum memiliki nama maka penulisannya Bayi Ny xxx.
4. Sarana Pelayanan Rekam Medis
Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan rekam medis di gunakan sarana prasarana sebagai berikut :
a. Buku register
Pada bagian pendaftaran Puskesmas Gunungpati terdapat buku register untuk mencatat pasien datang yang mendaftar poli tujuan pada hari tersebut dan sebagai control pengambilan dan pendistribusian dokumen ke poli. Namun dalam pelaksaanaanya, pengembalian DRM dari poli tidak dilakukan kroscek dengan buku register.
b. Meja dan Kursi
Pada bagian pendaftaran terdapat 1 meja dengan 3 kursi untuk input pendaftaran dan 1 meja untuk pengembalian dokumen rekam medis yang dikembalikan dari poli ke filling. c. Komputer
Terdapat 2 komputer untuk menginput pendaftaran pasien yang dilakukan oleh 2 petugas.
d. Mesin antre nomor poli
Digunakan untuk mencetak antrean pasien saat di poli. e. Buku penggunaan nomor rekam medis
Terdapat buku penggunaan nomor rekam medis yang ditulis secara urut dari nomor rekam medis terkecil ke nomor rekam medis terbesar. Format pengisian dari buku tersebut meliputi nomor registrasi, nama KK, alamat, dan tanggal pendaftaran.
f. Alat tulis
Terdapat alat tulis seperti pulpen,pensil buku,steples,klip, penggaris dan lain-lain yang mendukung dalam proses pekerjaan.
g. Formulir
Pada bagian pendaftaran terdapat formulir rekam medis baru,meliputi kartu rawat jalan,kartu ibu,kartu anak dan laboratorium.
h. Family Folder
Terdapat map family folder baru untuk dokumen rekam medis. Fungsi dari family folder adalah sebagai dokumen identitas pasien saat melakukan pelayanan kesehatan. Di dalam family folder terdapat formulir formulir rekam medis yang berisi informasi medis pasien setiap anggota keluarga dan terdapat kode keluarga di dalam family folder tersebut. i. Rak DRM
Di bagian tempat pendaftaran terdapat rak untuk menyimpan formulir-formulir baru dokumen rekam medis.
5. Pengetahuan Petugas tentang Sistem Pengelolaan Rekam Medis