Hal paling awal dalam menggunakan Aplikasi Persediaan adalah mendaftarkan satuan kerja sebagai Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) dalam Menu Administrator atau yang disebut dengan setup satker. Setup satker dilakukan dalam submenu Referensi. Langkah-langkah untuk setup satker adalah sebagai berikut:
Misal identitas satker yang terdapat dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah sebagai berikut:
UAPB-Kementerian Negara/Lembaga Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika (075)
UAPPB-E1- Eselon I Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika (01)
UAPPB-Wilayah Sekretariat (0100)
UAKPB- Satuan Kerja Balai Besar Wilayah II Ciputat (110311)
Jenis Kewenangan Kantor Daerah (KD)
Catatan: Untuk pindah dari satu isian ke isian lain dalam aplikasi sebaiknya menggunakan tombol ’Tab’. Sedangkan untuk Tambah, Simpan, Ubah, Hapus, Keluar dapat menggunakan tombol ’enter’ atau klik mouse.
a. Mengisi atau memastikan kementerian negara/lembaga sebagai Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB) sudah terdaftar dalam aplikasi. Tabel
UAPB secara default sudah diberikan oleh Aplikasi Persediaan ini, namun harus dicek kembali agar sesuai dengan Kode Lokasi dan Nama UAPB instansi yang menggunakan Aplikasi Persediaan ini. Bila ada Kode Lokasi dan Nama UAPB yang belum terdaftar, dapat kita tambahkan sendiri ke dalam Tabel UAPB. UAPB merupakan unit tertinggi dalam akuntansi dan pelaporan barang milik negara level kementerian negara/lembaga. Untuk memastikan dan mengecek kembali UAPB, klik Tabel UAPB dalam submenu Referensi dan arahkan ke kode 075 untuk Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, sebagai berikut:
Dalam Daftar Unit Akuntansi Pengguna Barang (UAPB), sudah terdapat Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dengan kode UAPB 075 sehingga bisa dilanjutkan ke langkah berikutnya. Namun, apabila ada perubahan nama atau uraian UAPB dapat dilakukan dengan menggunakan atau klik icon kemudian silahkan diubah uraian UAPB sesuai dengan perubahannya.
b. Mengisi atau memastikan unit eselon 1 sebagai Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang tingkat Eselon 1 (UAPPB-E1) sudah terdaftar dalam aplikasi. Tabel UAPBB-E1 secara default sudah diberikan oleh Aplikasi Persediaan ini, namun harus dicek kembali agar sesuai dengan Kode Lokasi dan Nama UAPBB-E1 instansi yang menggunakan Aplikasi Persediaan ini. Bila ada Kode Lokasi dan Nama UAPBB-E1 yang belum terdaftar, dapat kita tambahkan sendiri ke dalam Tabel UAPBB-E1. UAPPB-E1 merupakan unit di bawah UAPB dimana seluruh data akuntansi dan pelaporan barang milik negara yang telah diakumulasi di tingkat ini selanjutnya akan dikirimkan ke tingkat UAPB. Untuk memastikan dan mengecek kembali UAPPB-E1, klik
Tabel UAPPB-E1 dan arahkan ke UAPB kode 075 Badan Meteorologi,
Klimatologi dan Geofisika kemudian klik UAPPB-E1 dan arahkan ke kode 01 Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika, sebagaimana tampilan berikut ini:
Dalam Daftar Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang tingkat Eselon 1 (UAPPB-E1), sudah terdapat Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika dengan kode UAPB 01 sehingga bisa dilanjutkan ke langkah berikutnya.
Namun, apabila ada perubahan nama atau uraian UAPPB-E1 dapat dilakukan dengan menggunakan atau klik icon kemudian silahkan diubah uraian E1 sesuai dengan perubahannya. Jadi kode UAPPB-E1 adalah rangkaian dari kode UAPB + kode UAPPB-UAPPB-E1 sendiri. Sehingga kode Eselon 1 Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika adalah 075.01. c. Mengisi Tabel Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang tingkat Wilayah
(UAPPB-W). UAPPB-W merupakan unit yang akan menggabungkan data akuntansi dan pelaporan barang milik negara tingkat satker yang memiliki kewenangan kantor daerah untuk selanjutnya dikirimkan ke tingkat UAPPB-E1. Kode UAPPB-W, harus mengacu kepada kode wilayah dalam Sistem Akuntansi Keuangan. Khusus Eselon 1 di bawah Kementerian Keuangan yaitu; Ditjen. Perbendaharaan, Ditjen. Bea dan Cukai, Ditjen. Pajak dan Ditjen. Kekayaan Negara, kode UAPPB-W menggunakan kode kanwil sebagaimana dimuat dalam Tabel Kanwil berikut ini.
Sedangkan Untuk Tabel UAPPB-W selain eselon 1 yang telah disebutkan di atas, user harus membuat dan melakukan pengaturan data UAPPB-W dengan ketentuan bahwa instansi yang memiliki unit vertikal di daerah, harus menetapkan satuan kerja tertentu merangkap sebagai UAPPB-W untuk satu wilayah tingkat 1 (propinsi). Sehingga jika instansi mempunyai dua atau lebih satuan kerja dalam satu wilayah yang sama, maka harus ditunjuk salah satu satker sebagai UAPPB-W untuk wilayah tersebut. Kode UAPPB-W ditentukan berdasarkan kode wilayah, sedangkan bagi instansi yang tidak memiliki
UAPPB-W atau instansi pusat, kode UAPPB-W diisi dengan 0199. Kode Wilayah dapat menggunakan kode-kode sesuai dengan propinsi/kabupaten/kota sebagaimana yang dimuat dalam Tabel Wilayah berikut ini.
Untuk memasukkan kode UAPPB-W yaitu Sekretariat dengan kode 0100, adalah sebagai berikut: Klik Tabel UAPPB-Wilayah, seperti pada tampilan berikut ini.
Kemudian klik icon , kemudian isi UAPB dengan kode 075, UAPPB-E1 dengan kode 01 dan UAPPB-W dengan kode 0100 dengan uraian SEKRETARIAT sesuai tampilan berikut ini.
Cara lain adalah dengan klik tanda panah bawah pada masing-masing isian, apabila belum tahu kode UAPB, UAPPB-E1 dan seterusnya.
Kemudian klik sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
Dalam gambar tersebut di atas nampak bahwa kode wilayah untuk UAPPB-W yaitu SEKRETARIAT adalah 075.01.0100.
d. Mengisi Tabel Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) atau satuan kerja. UAKPB inilah yang akan melaksanakan penatausahaan dan akuntansi barang milik negara. Khusus untuk persediaan, penatausahaan hanya
dilakukan di tingkat UAKPB ini. Tabel UAPB, UAPPB-E1 dan UAPPB-W harus diiisi terlebih dahulu untuk dapat memasukkan tabel UAKPB. Karena UAKPB memiliki kode, yang terdiri dari Kode UAPB + Kode UAPPB-E! + Kode UAPPB-W + Kode UAKPB sendiri. Untuk melakukan pengisian Tabel UAKPB, lakukan klik terhadap menu Tabel UAKPB, seperti nampak pada gambar berikut ini.
Setelah klik Tabel UAKPB maka akan muncul tampilan berikut ini yaitu Daftar Kuasa Pengguna Barang. Kode Kuasa Pengguna Barang terdiri dari Kode UAPB (xxx)-Kode UAPPB-E1(xx)-KodeUAPPB-W(xxxx)-Kode UAKPB (xxxxxx)-Kode UAPKPB (000) dan jenis kewenangan. Tampilan Daftar Kuasa Pengguna Barang nampak pada gambar berikut ini.
Kemudian klik kemudian isi UAPB dengan kode: 075
UAPPB-E1 dengan kode: 01 UAPPB-W dengan kode: 0100 UAKPB dengan kode: 110311
UAPKPB (Unit Akuntansi Pembantu Kuasa Pengguna Barang) tetap dengan kode 000, karena aplikasi ini akan digunakan oleh UAKPB.
Uraian ditulis: Balai Besar Wilayah II Ciputat.
Kemudian klik icon . Maka aplikasi akan memperlihatkan tampilan sebagai berikut: