Perseroan telah mempunyai fungsi Sekretaris yang diatur dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 35/POJK.04/2014 tentang pembentukan Sekretaris Perusahaan untuk membantu Direksi dan Perseroan. Sekretaris Perusahaan diangkat dan bertanggung jawab pada Direktur Utama. Sekretaris Perusahaan memiliki 4 (empat) fungsi utama dalam rangka membantu tugas Direksi, yaitu sebagai Liason Officer(Corporate Communication), Compliance Officer, Administrasi Dokumen dan Notulensi Rapat untuk memenuhi ketentuan tata kelola perusahaan yang baik.
Sekretaris Perusahaan juga berperan sebagai penghubung Perseroan dengan pihak luar seperti investor, pelaku pasar modal, regulator dan juga para pengamat/analis. Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab atas komunikasi yang efektif dan memastikan tersedianya informasi yang memadai untuk berbagai pihak. Sekretaris Perusahaan wajib memahami informasi terkini mengenai perkembangan regulasi yang relevan dan mempunyai dampak terhadap kegiatan Perseroan.
Profil Sekretaris Perusahaan
Desilina
Berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. 070/TPSF-CORSEC/XII/14 tanggal 24 Desember 2014, Perseroan telah menunjuk Desilina sebagai Sekretaris Perusahaan. Desilina, umur 35 tahun, bergabung di Perseroan sejak Mei 2011 dengan posisi Corporate Finance Assistant. Beliau memperoleh gelar Sarjana Ekonomi dari Universitas Atma Jaya, Jakarta, jurusan Akuntansi pada tahun 2003. Beliau diangkat sebagai Sekretaris Perusahaan sejak Desember 2014.
Based on the Decree of Board of Directors No.070/TPSFCORSEC/XII/14 on December 24, 2014, the Company appointed Desilina as Corporate Secretary. Desilina, 35 years old, joined the Company since May 2011 as Corporate Finance Assistant. She earned Bachelor of Economics Degree from Atma Jaya University, Jakarta, majoring in Accounting, in 2003. She was appointed as Corporate Secretary since December 2014.
Fungsi dan Tugas Sekretaris Perusahaan
Fungsi Sekretaris Perusahaan adalah:
a. Memastikan bahwa Perseroan mematuhi peraturan tentang persyaratan keterbukaan sejalan dengan penerapan prinsip- prinsip GCG;
b. Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Direksi dan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas secara berkala dan/ atau sewaktu-waktu apabila diminta;
c. Sebagai penghubung (liaison officer); dan
d. Menatausahakan serta menyimpan dokumen Perseroan, termasuk tetapi tidak terbatas pada Daftar Pemegang Saham, Daftar Khusus dan risalah rapat Direksi, rapat Dewan Komisaris dan RUPS.
154 PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk
Laporan Tahunan 2015
Untuk menjalankan fungsinya, Sekretaris Perusahaan mempunyai tugas:
• Mengendalikan pengelolaan strategi komunikasi untuk membangun citra korporat;
• Bertindak selaku wakil Perseroan dalam mengkomunikasikan kegiatan Perseroan secara akurat dan tepat waktu kepada seluruh stakeholder;
• Mengendalikan penyampaian informasi kinerja Perseroan dan corporate action kepada otoritas bursa, investor, analisis dan para pelaku pasar lainnya;
• Mengendalikan pelaksanaan pengelolaan mekanisme dalam pengungkapan informasi secara eksternal sesuai dengan kepentingan Perseroan dan kebutuhan pemegang saham serta pihak-pihak lain yang berhubungan dengan Perseroan;
• Menyampaikan Laporan Tahunan Perseroan dan Laporan Keuangan berkala kepada otoritas pasar modal dan otoritas bursa;
• Mengkoordinasikan penyelenggaraan rapat Direksi, rapat Direksi dengan Komisaris, rapat kinerja Perseroan dan Rapat Umum Pemegang Saham, serta mengendalikan keprotokolan Direksi dan administrasi kesekretariatan Direksi;
• Mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di bidang Pasar Modal;
• Memberikan masukan kepada Direksi Perseroan untuk mematuhi ketentuan Undang-Undang Pasar Modal Nomor 8 Tahun 1995 dan peraturan pelaksanaannya.
Pelaksanaan Tugas Sekretaris Perusahaan pada 2015
Sepanjang 2015, Sekretaris Perusahaan telah melakukan tugas dan tanggung jawab sesuai peraturan dan perundang- undangan yang berlaku, diantaranya:
1. Menangani pelaporan kepada regulator terkait dengan kewajiban Perseroan sebagai Perusahaan Terbuka;
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham;
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan paparan publik (public expose);
4. Berlaku sebagai jembatan komunikasi dengan analis dan pelaku pasar lainnya, termasuk mengatur rapat dengan analis; dan
5. Mengkoordinasikan pelaksanaan rapat Dewan Komisaris dan Direksi.
Program Pelatihan Sekretaris Perusahaan
Pada 13 Oktober 2015,Sekretaris Perusahaan mengikuti Sosialisasi berlakunya UU No. 7 Tahun 2011 Tentang Mata Uang dari PBI No. 17/3/PBI/2015 yang diselenggarakan oleh Asosiasi Emiten Indonesia.
To implement her functions, Corporate Secretary must perform the following duties:
• To control the communication strategy management to build corporate image;
• To act as the Company’s representative in communicating the Company’s activities in accurate and timely manners to all stakeholders;
• To control the dissemination of the Company’s performance information and corporate actions to the exchange authorities, investors, analysts and other business players;
• To control the implementation of mechanism management in external information disclosure in accordance with the Company’s interests, shareholders’ requirements and other parties related to the Company;
• To submit the Company’s Annual Report and Financial Statements periodically to the capital market authority and stock exchange authority;
• To coordinate Board of Directors’ meetings, joint meetings of Board of Directors and Board of Commissioners, meetings on Company’s performance, and General Meeting of Shareholders, as well as to control Board of Directors’ protocols and secretariat administrations;
• To monitor the development of capital market, particularly the prevailing regulations in Capital Market;
• To provide inputs to Board of Directors to be in compliance with the Law of Capital Market Number 8 of 1995 and its implementation regulations.
The Implementation of Corporate Secretary’s Duties in 2015
Throughout 2015, Corporate Secretary has conducted duties and responsibilities according to the laws and regulations in force, among others:
1. Handling reporting to the regulators related to the Company’s obligation as a Public Company;
2. Coordinating the implementation of the General Meeting of Shareholders;
3. Coordinating the implementation of public expose;
4. Serving as a channel of communications for analysts and other business people in the market, including arranging meeting with the analysts; and
5. Coordinating meeting implementation of the Board of Commissioners and Board of Directors.
Corporate Secretary Training Program
On October 13, 2015, Corporate Secretary attended a seminar on the enforcement of Law No. 7 Year 2011 regarding Currency form PBI No. 17/3/2015 held by Asosiasi Emiten Indonesia.