BAB II TINJAUAN PUSTAKA
F. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
Terdapat dua kelompok utama sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu
sistem akuntansi pengeluaran kas dengan Cek dan sistem dana kas Kecil.
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari
pengendalian intern. Pertama, dengan digunakannya cek atas nama,
pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan
yang ditulis pada formulir cek. Kedua, dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini
bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Ketiga, jika
sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer,
pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi organisasi
yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakan cancelled check sebagai
tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran (Mulyadi, 2008).
Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek memiliki beberapa fungsi
yang terkait diantaranya fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi kas,
fungsi akuntansi dan fungsi pemeriksa intern (Mulyadi, 2008). Fungsi yang
memerlukan pengeluaran kas digunakan jika suatu fungsi memerlukan
pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian atau untuk biaya jasa), maka
fungsi yang bersangkutan mengajukan kepada fungsi akuntansi. Fungsi kas,
bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan
mengirimkannya kepada pihak yang meminta tagihan hutang. Fungsi
akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang
dalam jurnal pengeluaran kas, dan pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam pengeluaran cek sebesar cek
yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi pemeriksa intern, fungsi ini
bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan
mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan
akuntansi.
Menurut Mulyadi, (2008), sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
memiliki dua jaringan prosedur yang membentuk sistem yaitu sistem
akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek
dan sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan cek. Sistem akuntansi
pengeluaran kas dengan cek terdiri dari jaringan prosedur pembuatan bukti
kas keluar, prosedur pembayaran kas, prosedur pencatatan pengeluaran kas.
Sedangkan sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan cek, terdiri
dari jaringan prosedur permintaan cek, prosedur pembuatan bukti kas keluar,
prosedur pembayaran kas, prosedur pencatatan pengeluaran kas.
Menurut Mulyadi, (2008), sistem dana kas kecil memiliki
penyelenggaraan yang memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai
dapat diselenggarakan dengan dua cara: (1) sistem saldo berfluktuasi
(fluctuating-fund-balance system) dan (2) imspres system. Fungsi yang terkait
dalam sistem dana kas kecil adalah fungsi kas, fungsi akuntansi, fungsi
pemegang dana kas kecil, fungsi yang memerlukan pembayaran tunai dan
memintakan otorisasi cek dan menyerahkan cek ke pemegang dana kas kecil
pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana
kas kecil. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran
kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi
pembentukan dana kas kecil, pencatatan pengisian kembali dana kas kecil
dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, pencatatan pengeluaran dana
kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil, pembuatan bukti kas keluar
yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi pemegang dana kas kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan
dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi pejabat
tertentu yang di tunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Fungsi pemeriksa intern, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan
dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil
penghitungannya dengan catatan kas. Selain itu fungsi ini juga bertanggung
jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo
dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil. Menurut Petunjuk
Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun
2008, terdapat dua prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu prosedur
pencatatan pengeluaran biaya tim kerja dan prosedur pencatatan pengeluaran
1. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja menurut Petunjuk
Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang
tahun 2008, sebuah paroki harus melakukan beberapa hal yaitu :
a. Tim Kerja wajib membuat proposal kegiatan sebelum meminta uang
dari Bendahara Dewan Paroki.
b. Proposal kegiatan minimal mencakup tujuan kegiatan, target atau
sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang dituju dan
jumlah peserta yang diharapkan, penanggung jawab, pelaksana
kegiatan, waktu atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis
pelaksanaan, rancangan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan,
ditandatangani oleh koordinator tim kerja dan ketua bidang.
c. Proposal dibuat rangkap 2 (dua) dan diserahkan kepada Bendahara
Dewan Paroki paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum kegiatan
dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip.
d. Proposal kegiatan harus mendapat persetujuan tertulis dari Ketua dan
Bendahara Dewan Paroki.
e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan yang akan
dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah disahkan
dalam rapat Bendahara Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan
tercantum dalam program kerja yang telah disahkan dan anggaran
biaya dalam proposal kegiatan sama atau lebih kecil daripada RAPB
Paroki.
g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan
proposal kegiatan setelah melalui rapat Dewan Paroki Harian, apabila
proposal kegiatan tersebut tidak tercantum dalam program kerja yang
telah disahkan atau anggaran biaya dalam proposal kegiatan lebih
besar daripada Rancangan Anggaran Penerimaan dan Biaya (RAPB)
Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan disetujui, pelaksana kegiatan dapat
menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan
kebutuhan.
i. Untuk menerima uang, pelaksana kegiatan mengajukan permintaan
dengan mengisi bon sementara rangkap 2 (dua).
j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon
sementara ke kepada pelaksana kegiatan.
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat
pada catatan bon sementara.
l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana kegiatan
paling lambat 7 (tujuh) hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan.
m. Setelah selesai dilakukan, pelaksana kegiatan wajib membuat laporan
dan laporan anggaran penerimaan dan biaya kegiatan yang disertai
dengan bukti-bukti.
n. Bardasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan
Paroki membuat dan menandatangani Bukti Kas Keluar (BKK) untuk
semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani
Bukti Kas Masuk (BKM) untuk semua penerimaan yang diperoleh
dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut
dalam Buku Kas Dewan Paroki (BKDP), mengembalikan bon
sementara asli kepada pelaksana kegiatan dan mencatat realiasasi pada
cartatan bon sementara asli.
o. Berdasarkan BKK dab Bukti Kas Masuk (BKM) yang telah
ditandatangani oleh Pastor paroki dan bukti-bukti pendukungnya,
Operator Akuntansi Paroki memasukkan atau entry data ke dalam
komputer dengan menggunakan program akuntansi yang telah
disediakan
p. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta
Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 TIM KERJA Mulai Proposal 1 Proposal 2 Menyerahkan proposal ke bendahara dewan paroki 1 2 4
Proposal 2 Bon sementara 2
Mengisi bon sementara Menerima uang dari bendahara Melaksanakan kegiatan dan kemudian membuat LPJ Bon sementa 2 Bon sementara 1 3 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Menyerahkan LPJ dilampiri bukti pendukung kepada bendahara 5 Proposal 1 Proposal 2 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 BENDAHARA DEWAN PAROKI
1 Memeriksa proposal Memberikan persetujuan tertulis 2 3 Mencatat dalam CBTS CBTS Diserahkan kembali untuk direvisi Diserahkan tim kerja untuk dilaksanakanan Bersama uang diserahkan ke panitia N 4 Proposal 1 Proposal 2 Proposal 1 Proposal 2 tidak disetujui disetuji Bon sementa 2 Bon sementara 1 Keterangan: 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.4: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Tim Kerja
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
BENDAHARA DEWAN PAROKI OPERATOR AKUNTANSI PAROKI
5 6 Memutuskan untuk menerima atau menolak Membuat dan menandatangani BKK & BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Mencatat dalam BKDP BKDP 6 BKK dan BKM di tandatangai Pastor paroki Operator memasukkan data BKK dan BBM ke Komputer Diserahkan kembali untuk direvisi LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti LPJ ditolak LPJ diterima Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Selesai N
2. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan menurut Petunjuk
Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang
tahun 2008, sebuah paroki harus melakukan beberapa hal yaitu :
a. Panitia, yang dibentuk oleh Bendahara Dewan Paroki wajib membuat
proposal kegiatan kepanitiaan sebelum meminta uang dari Bendahara
Dewan Paroki.
b. Proposal kegiatan kepanitian minimal mencakup, tujuan kegiatan,
target atau sasaran peserta yang mencakup kelompok peserta yang
dituju dan jumlah peserta yang di harapkan, susunan panitia, waktu
atau lama penyelenggaraan, tempat kegiatan, teknis pelaksanaan
(misalnya dengan mengundang pembicara dari luar paroki), rancangan
anggaran penerimaan dan biaya kegiatan, ditandatangani oleh ketua
dan bendahara panitia.
c. Proposal kegiatan kepanitiaan dibuat rangkap 2 (dua) dan diserahkan
kepada Bendahara Dewan Paroki paling lambat 14 (empat belas) hari
sebelum kegiatan dilaksanakan serta disimpan sebagai arsip.
d. Proposal kegiatan kepanitiaan harus mendapat persetujuan tertulis
e. Bendahara Dewan Paroki memeriksa apakah kegiatan kepaniatian
yang akan dilaksanakan terdapat dalam program kegiatan yang telah
disahkan dalam rapat Dewan Paroki Pleno.
f. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat langsung memberikan
persetujuan proposal kegiatan kepanitiaan, apabila proposal kegiatan
kepanitiaan tersebut tercantum dalam program kerja yang telah
disahkan dan anggaran biaya dalam proposal kegiatan kepanitiaan
sama atau lebih kecil daripada Rincian Anggaran Penerimaan dan
Biaya (RAPB) Paroki.
g. Ketua dan Bendahara Dewan Paroki dapat memberikan persetujuan
proposal kegiatan kepanitiaan setelah melalui rapat Dewan Paroki
Harian, apabila proposal kegiatan kepanitiaan tersebut tidak tercantum
dalam program kerja yang telah disahkan atau anggaran biaya dalam
proposal kegiatan kepanitiaan lebih besar daripada RAPB Paroki.
h. Setelah proposal kegiatan kepanitiaan disetujui, pelaksana kegiatan
dapat menerima uang yang diperlukan secara bertahap sesuai dengan
kebutuhan.
i. Untuk menerima uang, Bendahara Panitia mengajukan permintaan
dengan mengisi bon sementara rangkap 2 (dua).
j. Bendahara Dewan Paroki menyerahkan uang dan tindasan bon
k. Berdasarkan bon sementara asli, Bendahara Dewan Paroki mencatat
pada catatan bon sementara.
l. Bon sementara harus dipertanggungjawabkan oleh panitia kegiatan
paling lambat 7 (tujuh) hari setelah kegiatan tersebut selesai dilakukan.
m. Setelah selesai dilakukan, Ketua Panitia wajib membuat laporan
pertanggungjawaban kegiatan yang mencakup laporan pelaksanaan
kegiatan dan laporan realisasi anggaran dan biaya kegiatan yang
disertai dengan bukti-bukti pendukung dengan batas waktu sesuai
yang ditetapkan dan diserahkan kepada Dewan Paroki
n. Laporan Pertanggungjawaban panitia dibahas secara khusus dalam
rapat yang dihadiri Dewan Paroki Harian dan Panitia untuk
memutuskan penerimaan atau penolakan atas laporan
pertanggungjawanban panitia.
o. Kepanitiaan dibubarkan setelah laporan pertanggungjawaban kegiatan
diterima oleh Dewan Paroki.
p. Berdasarkan laporan pertanggungjawaban tersebut, Bendahara Dewan
Paroki membuat dan menandatangani Bukti Kas Keluar (BKK) untuk
semua kegiatan yang dikeluarkan, membuat dan menandatangani
Bukti Kas Masuk (BKM) untuk semua penerimaan yang diperoleh
dari kegiatan tersebut, membukukan atau mencatat transaksi tersebut
sementara asli kepada bendahara panitia dan mencatat realiasasi pada
catatan bon sementara .
q. Berdasarkan BKK dab BKM yang telah ditandatangani oleh Pastor
paroki dan bukti-bukti pendukungnya, Operator Akuntansi Paroki
memasukkan atau entry data ke dalam komputer dengan menggunakan
program akuntansi yang telah disediakan.
r. Operator Akuntansi Paroki menyimpan BKK dan BKM beserta
Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 KEPANITIAAN Mulai Proposal 1 Proposal 2 Menyerahkan proposal ke bendahara dewan paroki 1 2 4
Proposal 2 Bon sementara 2
Mengisi bon sementara Menerima uang dari bendahara Melaksanakan kegiatan dan kemudian membuat LPJ Bon sementa 2 Bon sementara 1 3 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Menyerahkan LPJ dilampiri bukti pendukung kepada bendahara 5 Proposal 1 Proposal 2 LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008 BENDAHARA DEWAN PAROKI
1 Memeriksa proposal Memberikan persetujuan tertulis 2 3 Mencatat dalam CBTS CBTS Diserahkan kembali untuk direvisi Diserahkan panitia untuk dilaksanakanan Bersama uang diserahkan ke panitia N 4 Proposal 1 Proposal 2 Proposal 1 Proposal 2 tidak disetujui disetuji Bon sementa 2 Bon sementara 1 Keterangan: 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
Gambar 2.5: Prosedur Pencatatan Pengeluaran Biaya Kepanitiaan
Sumber: Petunjuk Teknis Keuangan dan Akuntansi Paroki Keuskupan Agung Semarang tahun 2008
BENDAHARA DEWAN PAROKI OPERATOR AKUNTANSI PAROKI
5 6 Memutuskan untuk menerima atau menolak Membuat dan menandatangani BKK & BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Mencatat dalam BKDP BKDP 6 BKK dan BKM di tandatangai Pastor paroki Operator memasukkan data BKK dan BBM ke Komputer Diserahkan kembali untuk direvisi LPJ Bon sementara 2 Bukti-Bukti LPJ ditolak LPJ diterima Keterangan : 1. LPJ = Laporan Pertanggungjawaban 2. CTBS = Catatan Bon Sementara 3. BKK = Bukti Kas Keluar 4. BKM = Bukti Kas Masuk 5. BKDP = Buku Kas Dewan Paroki
LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM LPJ Bon Sementara 2 Bukti-Bukti BKK BKM Selesai N