ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.2 Perancangan Sistem
3.2.2 Sistem Flow
Sistem Flow menggambarkan alur dari proses terapi pada sekolah Harapan Bunda Surabaya yang akan digunakan dalam memonitor perkembangan anak. Adapun sistem flow yang akan dibuat adalah sistem flow data materi kurikulum, sistem flow penyusunan jadwal guru, sistem flow penyusunan program terapi anak, sistem flow pemberian nilai harian, dan sistem flow pemberian nilai maintenance.
A. Sistem Flow Data Kurikulum
Dalam sistem flow data kurikulum, Pertama admin melakukan pemilihan tingkatan (awal, menengah, lanjut), melakukan pemilihan kategori (A-J), lalu melakukan pemilihan materi serta aktivitas-aktivitas apa saja berdasarkan kurikulum yang ada dan memilih status kurikulumnya apakah statusnya aktif atau tidak aktif. Setelah itu baru admin dapat menyimpan kurikulum. Jika ingin menambah kurikulum baru maka harus mengikuti proses dari awal lagi. Jika kurikulumnya sudah tidak dapat dipakai lagi, maka admin dapat mengubah status kurikulumnya saja. Namun jika admin salah memasukkan data kurikulum, maka admin dapat menghapus data kurikulumnya, tetapi jika data tersebut sudah dipakai dan dinilai, maka data kurikulum tidak dapat dihapus. Pembuatan data kurikulum ini berfungsi sebagai data untuk para guru dalam melakukan penyusunan program terapi. Berikut gambaran alur proses dari sistem flow data materi kurikulum dapat dilihat pada Gambar 3.3.
STIKOM
Mulai Memilih Tingkatan Akhir Tampilan Materi Kurikulum Memilih Kategori Ingin membuat kurikulum baru? Tingkatan Kategori Aktivitas Memilih Materi Memilih Aktivitas Materi Menyimpan kurikulum Kurikulum Y Admin Memilih status kurikulum (aktif atau tidak aktif)
Ingin mengganti status kurikulum?
Melakukan pencarian data yang ingin diganti statusnya dan mengganti
status kurikulum T Y Kurikulum Apakah salah memasukkan data kurikulum? Menghapus data kurikulum yang salah T T Apakah sudah ada ada nilainya? Y T
Data tidak dapat dihapus Y
Gambar 3.3 Sistem Flow Data Kurikulum
STIKOM
B. Sistem Flow Penyusunan Jadwal Guru
Pada Sistem Flow Penyusunan Jadwal Guru ini berfungsi sebagai pengaturan dari jadwal guru yang mengajar pada semester tertentu. Untuk dapat melihat jadwal guru yang pernah disimpan, pertama admin melakukan pemilihan semester dan anak. Lalu terjadi pengecekan apakah anak sudah memiliki jadwal guru di semester yang dipilih, jika sudah ada maka akan muncul tampilan jadwal guru yang pernah disimpan. Jika tidak maka admin dapat memilih kelas lalu dapat memilih guru 1 (satu) yang juga bertugas menjadi guru yang bertanggung jawab pada anak tersebut dan memilih hari yang kosong untuk guru 1 (satu) tersebut.
Jika jadwal guru 1 (satu) belum lengkap dan sudah penuh, maka dapat dilakukan pemilihan jadwal dengan memasukkan guru 2 (dua) untuk anak yang sama. Anak yang sama dapat diajar oleh 2 (dua) guru selama proses pengajaran, namun yang memasukkan nilai harian tetap adalah guru penanggung jawab. Selanjutnya admin dapat memilih guru 2 (dua) beserta jadwalnya. Jika ada hari yang sama atau ada hari yang kosong yang dipilih maka admin harus mengganti jadwal tersebut, Namun jika tidak ada, maka admin dapat menyimpan jadwal guru. Jika anak sudah memiliki jadwal guru pada semester yang dipilih dan jika admin ingin mengganti jadwal maka admin dapat mengikuti prosedur seperti di atas dengan memilih guru 1 (satu) terlebih dahulu dan dilanjutkan dengan proses selanjutnya.
Secara detil alur proses kerja dari sistem flow penyusunan jadwal guru dapat ditunjukkan pada Gambar 3.4.
STIKOM
Mulai Memilih Semester Akhir Tampilan Jadwal Guru Memilih Anak
Memilih Guru 1 Guru
Ganti jadwal
Anak
Memilih hari yang kosong guru 1 Tampilan jadwal Guru 1 yang kosong berdasarkan kelas Jadwal_Guru Memilih Guru 2 Guru
Memilih hari yang kosong guru 2 Tampilan jadwal Guru 2 yang kosong berdasarkan kelas Jadwal_Guru
Apa ada hari yang sama atau ada hari
kosong? Mengecek apa ada hari
yang sama atau ada hari yang kosong dipilih
pada guru 1 dan 2 Y
Menyimpan
Jadwal Guru Jadwal_Guru
T
Mengecek jadwal guru di semester yang dipilih
Apakah anak sudah memiliki jadwal guru pada semester yang
dipilih?
Tampilan Jadwal Guru yang sudah pernah disimpan Y
Jadwal_Guru
Memilih Kelas Materi
T
Ganti Jadwal Ingin merubah
jadwal guru? Guru
Gambar 3.4 Sistem Flow Penyusunan Jadwal Guru
C. Sistem Flow Penyusunan Program Terapi Anak
Pada Sistem Flow Penyusunan Program Terapi Anak, pertama guru dapat melakukan pemilihan semester dan anak yang ingin dibuatkan program terapinya. Setelah itu terjadi pengecekan apakah anak sudah memiliki program terapi pada semester yang dipilih. Jika anak belum memiliki program terapi maka guru dapat membuat baru dengan cara memilih tingkatan dan kategori. Setelah itu sistem akan menampilkan materi dan aktivitas serta mengecek apakah ada aktivitas yang pernah diambil sebelumnya. Jika iya maka status aktivitas tidak dapat dipilih lagi, namun jika
STIKOM
tidak maka status aktivitas masih bisa dipilih. Setelah itu sistem melakukan pengecekan tingkatan yang dipilih apakah tingkatan menengah atau tingkatan lanjut. Jika iya maka sistem akan mengecek lagi semua materi di tingkatan di bawahnya sudah lulus atau tidak. Jika belum lulus maka status aktivitas tidak dapat dipilih lagi, namun jika sudah lulus maka status aktivitas masih bisa dipilih.
Lalu sistem melakukan pengecekan apakah semua aktivitas pada materi yang dipilih sudah berstatus mastered. Jika sudah maka status aktivitas dapat dipilih untuk aktivitas lain dalam 1 (satu) materi, namun jika tidak maka status aktivitas tidak bisa dipilih. Setelah melakukan beberapa pengecekan seperti di atas, maka sistem dapat menampilkan usulan program terapi yang dapat diambil oleh guru, selanjutnya guru dapat memilih materi dan aktivitas. Setelah memilih program terapi, guru dapat menyimpan program terapi dan diajukan kepada kepala sekolah. Kepala sekolah akan melihat apakah program tersebut sesuai dengan kemampuan anak. Jika sudah sesuai maka program disetujui/ di-ACC, namun jika tidak sesuai maka guru akan membuat program baru dan mengikuti prosedur sebelumnya hingga disetujui. Hasil dari program yang telah disetujui akan dicetak menjadi lembar program terapi, lembar penilaian harian, lembar penilaian maintenance sebagai panduan guru dalam melaksanakan program terapi dan grafik perkembangan programterapi untuk guru dan kepala sekolah mengecek perkembangan terapi anak. Jika guru akan melakukan penambahan program terapi, maka guru dapat mengikuti prosedur mulai dari memilih tingkatan seperti dijelaskan di atas.
STIKOM
Secara detil alur proses kerja dari sistem flow penyusunan program terapi anak dapat ditunjukkan pada Gambar 3.5.
STIKOM
Mulai
Akhir Tampilan
Program Terapi Memilih aktivitas
Ingin memilih materi dan aktivitas lain? Ingin memilih Tingkatan baru? Kurikulum Y
Memilih Anak Anak
2 Program_Terapi Program_Terapi _Detil Program Terapi di setujui? Menyetujui dan meng ACC Program Terapi Program_Terapi Program_Terapi_ Detil Y 3 3 Program_Terapi Program_Terapi _Detil T Mengecek Persetujuan Program Terapi Program Terapi telah di-ACC? Mencetak Lembar Program Terapi, Lembar Penilaian Harian, Lembar Penilaian maintenance dan grafik perkembangan
program terapi
Membuat Program Terapi Baru T
Lembar Program Terapi, Lembar Penilaian Harian ,
Lembar Penilaian maintenance dan grafik perkembangan program terapi Program_Terapi Program_Terapi _Detil Memilih Semester
Mengecek apakah anak sudah memiliki program terapi pada semester yang
dipilih
Apa anak sudah memiliki program terapi pada semester
yang dipilih? Memilih Tingkatan Memilih Kategori Tampilan usulan program terapi yang dapat diambil
Memilih Materi dan Aktivitas Kategori Tingkatan Menampilkan materi dan aktivitas Kurikulum Mengecek aktivitas yang pernah dipilih sebelumnya Apa aktivitas sudah pernah dipilih? Status aktivitas = tidak bisa dipilih lagi Mengecek pilihan tingkatan menengah atau
tingkatan lanjut Status aktivitas = bisa dipilih Apakah tingkatan menengah atau tingkatan lanjut?
Mengecek semua materi di tingkatan di bawahnya sudah lulus atau tidak
Apakah semua materi di tingkatan
bawahnya sudah lulus?
Mengecek semua aktivitas pada materi yang dipilih sudah berstatus Mastered
Apakah semua aktivitas pada materi yang dipilih berstatus
Mastered? Status aktivitas = bisa dipilih Status aktivitas = tidak bisa dipilih lagi Status aktivitas = bisa dipilih Status aktivitas = tidak bisa dipilih lagi Tampilan Program Terapi yang sudah diambil pada semester yang dipilih 1 Y T Y T Y T Y T Y T 1 Ingin memilih Kategori baru? Y T Y T Simpan program terapi T 2 Program_Terapi Program_Terapi _Detil Program_Terapi Program_Terapi _Detil Program_Terapi Program_Terapi _Detil Program_Terapi Program_Terapi _Detil Mengecek program terapi yang sudah disimpan guru 4 4 Y Program_Terapi Program_Terapi _Detil Guru Guru Program_Terapi_ ACC Program_Terapi_ ACC Program_Terapi _ACC
Gambar 3.5 Sistem Flow Penyusunan Program Terapi Anak
STIKOM
D. Sistem Flow Pemberian Nilai Harian
Pada Sistem Flow Pemberian Nilai Harian, pertama guru melakukan pemilihan semester dan melakukan pemilihan nama anak yang akan dinilai. Setelah itu akan terjadi pengecekan oleh sistem apakah program terapi sudah di ACC. Jika belum di ACC maka akan muncul tampilan program terapi belum di ACC, namun kalau sudah di ACC maka sistem akan mengecek lagi apakah anak yang dipilih dan semester yang dipilih sudah mendapat nilai harian pada tanggal yang dipilih. Jika belum ada maka guru dapat memberikan nilai harian baru dengan memilih aktivitas pada program terapi yang sudah di ACC oleh kepala sekolah dan berstatus belum lulus. Setelah itu guru dapat memasukkan nilai harian dengan nilai A, AP atau P.
Pada saat nilai harian dimasukkan, sistem akan mengecek apakah guru memasukkan nilai A. Jika guru memasukkan nilai A maka pada saat penyimpanan nilai harian akan merubah status lulus pada program terapi detil menjadi Mastered. Jika guru memasukkan nilai AP atau P maka pada saat penyimpanan nilai harian akan merubah status lulus pada program terapi menjadi tidak lulus (belum Mastered). Sebelum data nilai harian disimpan, sistem akan mengecek nilai harian yang belum diisi, Jika sudah terisi semua maka nilai harian dapat disimpan. Hasil penilaian harian dapat dicetak menjadi laporan semester nilai harian anak dan grafik perkembangan harian. Secara detil alur proses kerja dari sistem flow pemberian nilai harian dapat ditunjukkan pada Gambar 3.6.
STIKOM
Guru Mulai
Tampilan Nilai Harian
Program_Terapi
Memilih Anak Anak
Program_Terapi_ Detil Tampilan Program
Terapi yang status ACC dan Status Lulus Belum Lulus
Tulis Nilai Harian
Memberi Nilai Harian A/ AP/ P Program_Terapi Program_Terapi_ Detil Memilih Semester Memilih aktivitas Mengecek Nilai Harian aktivitas Nilai A? Menyimpan Status_Lulus = Belum Mastered Menyimpan Status_Lulus = Mastered T Y Mengecek apakah anak sudah
memiliki nilai harian pada tanggal dan semester yang
dipilih
Apa anak sudah memiliki nilai harian
pada tanggal dan semester yang
dipilih? T
Mencetak Laporan Semester Nilai Harian
dan Laporan Grafik Perkembangan Harian
Cetak Laporan
Laporan Semester Nilai Harian dan Laporan Grafik Perkembangan Harian Akhir Ingin Cetak Laporan? Y Ingin ganti aktivitas? Menyimpan Nilai Harian Mengecek apakah
ada nilai harian yang belum diisi
Apa ada nilai yang belum diisi? T T 1 1 T Tampilan Nilai harian
yang sudah disimpan pada tanggal dan semester yang dipilih Y 2 Y 2 Y Nilai_Harian Nilai_Harian_Detil Nilai_Harian Nilai_Harian_Detil Program_Terapi Program_Terapi_ Detil Menampilkan Nilai
harian yang sudah disimpan Nilai_Harian Nilai_Harian_Detil Mengecek apakah program terapi di ACC Apa sudah di ACC Y Tampilan program terapi belum di ACC Program_Terapi Program_Terapi_ Detil Program_Terapi_ ACC T 3 3
Gambar 3.6 Sistem Flow Pemberian Nilai Harian
STIKOM
E. Sistem Flow Pemberian Nilai Maintenance
Pada Sistem Flow Pemberian Nilai Maintenance merupakan hal yang dilakukan hampir sama dengan pemberian nilai harian, namun pada saat memilih semester dan anak sistem akan mengecek nilai maintenance yang dipilih apakah pernah disimpan dalam semester yang sama. Jika tidak maka jenis penilaian itu merupakan nilai UTS namun jika sudah pernah disimpan maka jenis penilaian UAS. Penilaian ini dilakukan oleh 3 (tiga) guru yang masing-masing akan memberikan 3 (tiga) penilaian. Setelah sistem mengecek apakah penilaian itu termasuk UTS atau UAS, sistem akan melakukan pengecekkan apakah sudah ada 3 guru yang menilai. Jika belum, maka guru dapat melihat tampilan program terapi yang telah di ACC kepala sekolah dan program terapi yang status lulusnya adalah belum lulus. Guru dapat memilih aktivitas mana yang ingin dimasukkan nilainya lalu guru memasukkan nilai anak. Jika nilai A (anak tersebut mendapat nilai A,A,A pada 3 instruksi yang diberikan) maka terdapat status Mastered. Jika nilai yang dimasukkan AP atau P maka aktivitas tersebut memiliki status belum Mastered. Setelah guru melakukan penilaian, sistem akan mengecek apakah ada nilai yang belum diisi. Jika masih ada nilai yang belum diisi, maka guru harus mengisinya terlebih dahulu. Setelah itu guru dapat menyimpan nilainya. Namun penilaian maintenance ini tidak dapat diproses menjadi laporan jika belum ada 3 guru yang menilai. Setelah 3 (tiga) guru melakukan penilaian, dicek lagi apakah yang dimasukkan adalah nilai UTS atau nilai UAS dan mengecek status yang diberikan masing-masing guru. Jika ada 2 (dua) guru yang memberikan status Mastered (nilai A) maka di database program terapi detil akan diberikan
STIKOM
status lulus = Kompeten. Jika nilai UAS ada minimal 2 (dua) guru memberikan status Mastered (nilai A), maka di database program terapi detil akan diberikan status lulus = Lulus.
Jika status lulus aktivitas pada satu materi lebih besar dari jumlah aktivitas aktif yang diambil pada materi tersebut, maka ada keterangan bahwa materi tersebut telah lulus, namun jika tidak pada keterangan akan ditulis belum lulus untuk materi tersebut. Jika masih ada status lulus yang belum kompeten maka akan diulang pada semester selanjutnya untuk program terapi berikutnya. Hasil dari pemberian nilai maintenance ini adalah laporan semester nilai maintenance untuk guru dan kepala sekolah sebagai rekapan nilai maintenance anak. Laporan persentase kemampuan belajar anak, laporan program terapi, laporan penilaian perkembangan anak per semester akan diberikan kepada orang tua. Serta grafik keberhasilan anak dan grafik perkembangan semester untuk kepala sekolah. Secara detil alur proses kerja dari sistem flow pemberian nilai maintenance dapat ditunjukkan pada Gambar 3.7.
STIKOM
Mulai Tampilan Nilai
Maintenance
Program_Terapi Memilih Anak Anak
Program_Terapi _Detil Tampilan Program
Terapi yang status ACC dan Status
Lulus Belum
Tulis Nilai Aktivitas Memasukkan Nilai Aktivitas (A/AP/P) Status1 = Mastered Memilih aktivitas Mengecek Nilai Maintenance Aktivitas A Nilai A? Y Status1 = Belum Mastered T 1 Mengecek UTS/UAS
dan Status yang diberikan Apa Mastered >= 2 ? Menyimpan Status Lulus = Lulus Menyimpan Status_Lulus = Belum Lulus Mengecek jumlah status yang Lulus
tiap materi
Jumlah status _lulus >= jumlah aktivitas yang aktif
pada materi itu T
Y
Akhir Ingin cetak
Laporan?
Mencetak Laporan Semester Nilai Maintenance,
Laporan penilaian perkembangan anak per semester, Laporan program terapi, laporan persentase kemampuan belajar anak, grafik perkembangan semester dan Laporan Grafik
Keberhasilan Anak
Laporan Semester Nilai Maintenance,
Laporan penilaian perkembangan anak per semester, Laporan program terapi, laporan persentase kemampuan belajar anak, grafik perkembangan
semester dan Laporan Grafik Keberhasilan Anak T
1 Memilih Semester
UTS? Apa >= 2 ?Mastered T Y Menyimpan Status_Lulus = Kompeten Menyimpan Status_Lulus = Belum Kompeten T Y T Program_Terapi_ Detil Y Tampilan Laporan Keterangan = Materi tersebut Belum Lulus
Tampilan Laporan Keterangan = Materi tersebut Lulus Nilai_Maintenance Program_Terapi Nilai_Maintenance _Detil Y
Apakah pernah ada nilai yang disimpan pada semester yang
dipilih? Jenis Penilaian = UAS Jenis Penilaian = UTS T Y Mengecek nilai maintenance di semester yang dipilih
T Nilai_Maintenance _Detil T Nilai_Maintenance Nilai_Maintenance _Detil Nilai_Maintenance Kurikulum Guru Tampilan Nama Guru yang Login Mengecek berapa jumlah guru yang
menilai Apakah sudah 3 guru yang menilai Ingin ganti aktivitas? Menyimpan Nilai Maintenance Mengecek apakah ada nilai maintenance yang belum diisi Apa ada nilai
yang belum diisi? T T Y Y Mengecek jumlah guru yang menilai
Apakah sudah 3 guru yang menilai? Program_Terapi_ Detil Nilai_Maintenance Program_Terapi Nilai_Maintenance _Detil Y Y Mengecek apakah program terapi di ACC Apa sudah di ACC Tampilan program terapi belum di ACC Program_Terapi Program_Terapi_ Detil Program_Terapi_ ACC T 2 Y 2
Gambar 3.7 Sistem Flow Pemberian Nilai Maintenance