Fasilitas Pelayanan
SISTEM INFORMASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Berbagai teknik yang telah kita bahas pada bab-bab sebelumnya tidak dapat membuat keputusan dengan sendirinya, tetapi mereka memberikan informasi yang dapat membantu para manajer dalam membuat keputusan-keputusan. Yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah, bagaimana informasi yang dihasilkan dari teknik-teknik tersebut dapat dimasukkan dalam pengorganisasian bisnis? Dimana informasi itu harus dihasilkan? Bagaimana para manajer menggunakannya untuk membuat keputusan?
Pada kenyataannya, informasi yang disebarkan melalui sistem informasi komputer dalam kebanyakan organisasi tidak menjamin bahwa informasi tersebut akan dimanfaatkan secara tepat guna oleh manajer. Bila informasi yang dihasilkan tidak dimanfaatkan oleh si penerima untuk membuat keputusan, kita katakan bahwa hasil teknik tersebut tidak diimplementasikan.
Ada dua jenis sistem informasi: Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Sistem Pendukung
Keputusan (SPK).
I. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
SIM mengatur sejumlah besar informasi untuk didistribusikan ke seluruh jaringan organisasi. Dalam suatu SIM, data dikumpulkan, diorganisasikan, diproses, dan dibuat agar lebih mudah diperoleh bagi manajer agar informasi menjadi alat bantu bagi manajer dalam tugas operasional sehari-hari para manajer. Informasi yang didistribusikan umumnya berbentuk laporan-laporan.
Komponen utama dari SIM ada 3, yaitu: a. Database
Merupakan pengumpulan berbagai informasi secara teratur. Agar SIM dapat berdaya guna dan tepat guna, database harus mencakup jumlah yang tepat dan jenis yang tepat dari informasi yang relevan dan berkualitas. Dan, informasi tersebut harus diorganisir secara benar.
Karena kebanyakan organsisasi modern memiliki berbagai informasi dalam jumlah besar, maka untuk memelihara dan mengorganisir database diperlukan peralatan komputer.
b. Sistem Komputer
Ledakan jumlah data yang tersedia bagi perusahaan menyebabkan komputer merupakan komponen penting bagi setiap sistem informasi manajemen.
Pada intinya, komputer adalah mesin elektris yang dapat menampilkan perhitungan aritmatika secara cepat. Untuk mengatur agar komputer melakukan suatu tugas spesifik, harus digunakan suatu program aplikasi. Sistem informasi ini dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
c. Manajemen Informasi
Arus informasi yang keluar dari komputer ke berbagai departemen dapat terdiri dari beberapa jenis dan berupa berbagai bentuk/format yang berbeda-beda. Umumnya berupa laporan-laporan yang meringkas dan mengorganisasikan data sehingga mudah digunakan dan diinterpretasikan. Laporan tersebut dapat dihasilkan atas permintaan manajemen atau atas dasar permintaan rutin. Informasi dapat juga berupa solusi atau hasil model management science.
Sangat penting ditekankan bahwa SIM biasanya tidak dapat memformulasikan model
management science itu sendiri. Solusi tersebut dapat dicapai bila si manajer terlatih / terampil
dalam teknik-teknik management science. Sistem komputer hanya dapat memberikan solusi pada model yang mewakili masalahnya.
II. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (SPK)
SPK (Decision Support System) adalah suatu sistem informasi dengan kemampuan menunjang atau membantu manager dalam proses membuat keputusan. Berbeda dengan SIM, karena disini manager biasanya bertindak sebagai komponen internal dalam SPK, bukan sebagai komponen eksternal sebagaimana dalam SIM. Jadi manager berinteraksi dengan sistem informasi berbasis komputer untuk mencapai suatu keputusan melalui proses berulang.
Perbedaan antar SIM dengan SPK adalah sebagai berikut:
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
Tampak langsung terasa pada tugas-tugas terstruktur, dimana prosedur operasi standar, aturan-aturan keputusan dan arus informasi dapat ditentukan keandalannya sebelumnya
Tampak langsung terhadap putusan-putusan yang mencakup struktur yang memadai bagi komputer dan bantuan analitisnya, namun nilainya pertimbangan manager lebih utama / penting
Hasilnya adalah meningkatnya efisiensi karena menurunnya biaya-biaya, berkurangnya waktu, dan sebagainya, dan juga tidak diperlukannya pegawai klerikal
Hasilnya adalah memperluas jangkauan dan kemampuan proses keputusan terkomputerisasi dalam membantu manager meningkatkan efektifitasnya
Relevansi terhadap pembuatan keputusan oleh manager bersifat tidak langsung, misalnya: laporan-laporan yang diberikan dan akses terhadap data
Relevansinya bagi manager adalah terciptanya alat bantu yang menunjang dan dalam pengendalian mereka dan tidak dimaksudkan untuk mengotomatisasikan proses keputusan, tujuan yang telah ditentukan, atau memaksa solusi
Gambar 10.1. Kerangka Sistem Pendukung Keputusan DATA Sistem Komputer Pemroses Data Informasi Laporan Hasil-hasil model Analisis Bagaimana-Jika? Manajemen Personalia Akuntansi Produksi Pemasaran Distribusi Bidang Lain Keputusan Teknik Management Science
a. Interaktif
Arus informasi yang tampak pada gambar diatas memperlihatkan interaksi antara manager dan sistem komputer. Analisis bagaimana-jika (what if) sering merupakan topik yang dibahas seorang manager dengan SPK, si manager dapat bereksperimen dengan sistem. Eksperimentasi dengan perubahan-perubahan yang memungkinkan, akan mendidik manager berkaitan dengan kemungkinan tindakan-tindakan yang dapat dilakukan sebagai hasil dari kejadian-kejadian di masa mendatang. Manager juga dapat menguji alternatif-alternatif keputusan untuk melihat hasil-hasil potensial sebelum mereka benar-benar membuat keputusan final.
Analisis bagaimana-jika mengambil bentuk umpan balik interaktif terhadap komputer. Dengan kata lain, analisis seperti ini hanya terjadi bilamana manager memintanya.
b. Keputusan Manajemen
Para manager membuat keputusan. Keputusan-keputusan ini bukanlah suatu akhir. Keputusan dan hasilnya merupakan suatu bentuk umpan balik yang memberikan data tambahan untuk database. Suatu SPK yang ideal adalah suatu sistem dinamik berlanjut dan secara berkesinambungan memperbaiki diri.
Yang penting diingat adalah bahwa informasi yang dihasilkan tidak menjamin penggunaannya dalam pembuatan keputusan.
III. SISTEM AHLI (EXPERT SYSTEM)
Sistem Ahli adalah program komputer yang mencakup basis pengetahuan (knowledge base) berisi pengetahuan seorang ahli atau suatu jenis problema dan suatu mekanisme sebab musabab yang memungkinkan inferensi dibuat dari basis pengetahuan tersebut.
Sistem Ahli memberikan pemakainya beberapa rincian mengenai proses sebab musababnya. Kebanyakan sistem ahli adalah sistem komputer independen yang dapat memberi saran kepada penggunanya tentang bidang problema secara spesifik. Seringkali sistem ahli dianggap sebagai SPK yang lebih pintar.
Perbedaan antara Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Ahli:
Sistem Pendukung Keputusan Sistem Ahli Tujuan Membantu mengambil keputusan Menyerupai penasehat
Pembuat keputusan Pengguna Sistemnya
Orientasi Utama Membuat keputusan Transfer keahlian
Metode manipulasi data Numerik Simbolik
Bidang masalah Kompleks, luas Sempit
Jenis problema yang diatasi Khusus Berulang
Isi database Pengetahuan faktual Pengetahuan faktual dan prosedural
Kemampuan menjelaskan Terbatas Ya
Karena basis-pengetahuan merupakan pusat dari konsep suatu sistem ahli, sistem semacam ini sering disebut sistem ahli berbasis pengetahuan (Knowledge Base Expert System). Basis-pengetahuan adalah sejumlah besar pengetahuan tentang suatu problema yang disimpan dalam sistem. Istilah “ahli” digunakan karena sistem dimanfaatkan untuk mengatasi problema yang biasanya diperkirakan memerlukan seorang ahli atau spesialis untuk menyelesaikannya.
IV. INTELEJENSI BUATAN (ARTIFICIAL INTELLIGENCE AI)
Tujuan dari AI adalah mempelajari dan mencoba mengerti proses-proses pemikiran manusia (intelejensia) dan membuat proses komputasi yang dapat menstimulasi proses pemikiran tersebut. AI memungkinkan mesin-mesin untuk memperagakan perilaku, seperti pemecahan masalah atau menyelesaikan tugas-tugas, sebagaimana manusia itu sendiri. Beberapa contoh terdahulu (yang masih paling populer) dari AI adalah penggunaan komputer untuk memainkan permainan seperti catur dan kartu solitaire.
Karakteristik utama dari AI adalah menggambarkan pengetahuan yang diperoleh dengan menggunakan cara/aturan yang umum dan bukannya algoritma untuk memproses informasi. Algoritma adalah pendekatan pemecahan tahap demi tahap yang memberikan jaminan suatu solusi. Sebaliknya dasar yang bersifat uji coba dengan menggunakan intuisi, argumentasi yang nampak masuk akal, aturan dalam membuat keputusan dan tentunya alasan-alasan manusiawi lebih terefleksi ketimbang perhitungan algoritma.
V. IMPLEMENTASI
Jika informasi yang diberikan oleh sistem tidak dipakai, maka biaya pembuatan atau pembeliannya akan sia-sia. Sistem informasi sudah semakin canggih dan jumlah serta jenis teknik management science telah meningkat. Namun demikian, bukti-bukti menunjukkan bahwa kemajuan-kemajuan ini tidak disertai peningkatan yang berkaitan dengan implementasinya. Hasil-hasil teknik management science belum dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga potensi penuhnya tak dirasakan atau tak diketahui.
Sebab-sebab masalah implementasi:
• Kepribadian dan pelatihan para manager
• Problema pendefinisian sumber masalah dan formulasi model yang tidak benar
• Model-model yang terlalu canggih dan rumit untuk mendapat pemecahan masalahnya
• Kurangnya pengertian akan proses-proses manajemen dan pembuatan keputusan oleh ilmuwan manajemen
• Kurangnya pengertian manager tentang teknik-teknik management science
• Terlalu banyak waktu yang dibutuhkan dalam mengembangkan model-model keputusan yang harus segera dibuat
• Model-model yang tidak merefleksikan realitas dari masalah nyata
• Data yang tepat tidak selalu tersedia dalam SIM Faktor-faktor yang berkaitan dengan masalah implementasi:
• Tingkat dukungan manajemen dalam organisasi
• Kesuksesan penggunaan sistem sebelumnya
• Oposisi politis terhadap atau yang menunjang penggunaan sistem
• Besarnya kekuatan dan pengaruh staf management science dalam organisasi
• Staf management science dan jumlah sumber daya yang tersedia
• Iklim inovasi dan perubahan dalam organisasi
• Kerangka waktu untuk membuat keputusan
• Lokasi tanggung jawab implementasi
Hal-hal diatas hanya merupakan sebagian kecil dari berbagai faktor dan sebab yang mungkin menghambat implementasi. Sangat sulit untuk mengajukan strategi spesifik untuk memastikan implementasi sistem akan sukses. Karenanya strategi implementasi harus dibuat tepat dan sesuai hanya untuk organisasi yang bersangkutan.
Strategi untuk Implementasi yang sukses
- Keterlibatan manajemen dalam proses desain dan pembuatan sistem akan meningkatkan kemungkinan keberhasilan implementasi
- Menciptakan situasi dimana manager bersikap menerima dan mendorong terhadap perubahan. Keengganan akan perubahan timbul karena dapat memberikan kestabilan dan kesinambungan yang menghasilkan rasa nyaman dan aman. Fungsi manajemen cenderung menjadi rutinitas dan kebiasaan sehari-hari. Bila perubahan terjadi tiba-tiba, akan ditentang karena dianggap sebagai ancaman terhadap rutinitas normal yang aman.
- Informasi yang dihasilkan oleh sistem tidak bisa dipaksakan kepada para pengguna tanpa suatu persiapan sebelumnya. Karena itu proses sosialisasi yang terorganisir harus diciptakan untuk memperkenalkan sistem baru tersebut.
- Komitmen dari pihak manajemen secara Top-Down
Pengukuran Biaya dan Manfaat
Biaya yang termudah diestimasi adalah biaya untuk karyawan yang mengembangkan sistemnya. Namun demikian biaya-biaya inipun mencakup biaya pelatihan pengguna. Lebih sulit lagi untuk menentukan biaya-biaya yang timbul dari gangguan terhadap kondisi normal operasional yang kadang-kadang mengurangi produktifitas, berkurangnya penjualan, dan gangguan pada jadwal.
Manfaat yang diperoleh dari sistem dapat diukur dari meningkatnya produktivitas, laba, efisiensi, atau berkurangnya biaya dan waktu. Kegagalan dalam implementasi mengakibatkan tidak ada atau sedikitnya manfaat yang diterima.