Standar Internasional ISO 9001:2008 berisi persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu yang mengarahkan organisasi untuk mengendalikan proses-prosesnya menuju pencapaian sasaran-sasarannya termasuk diantaranya kepuasan pelanggan, kesesuaian dengan peraturan dan perndang-undangan serta peningkatan berkesinambungan. Dalam penerapan sistem manajemen mutu ini, Balai telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 sejak tahun 2009 sebagai bukti atas kesesuaiannya memenuhi berbagai persyaratan sistem manajemen mutu sehingga lebih meningkatkan kepercayaan mitra bisnis/ pelanggan. Dokumentasi merupakan sesuatu yang jauh lebih luas dari pada sekedar arsip maupun catatan,. Pada saat Balai berupaya untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka Balai telah menetapkan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutunya
sesuai persyaratan standar sebagai landasan penerapan dan peningkatan mutu yang berkesinambungan. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 sebagai Standar yang generik memerlukan dokumentasi dengan intepretasi yang tepat sesuai dengan bidang dan layanannya serta penerapannya membutuhkan strategi/aplikatif agar dapat diterima dan dijalankan oleh semua pegawai.
Dalam perkembangan konsep pemasaran yang mutakhir, pelanggan/ customer ditempatkan sebagai sentral perhatian yang utama. Pemenuhan kebutuhan pelanggan menjadi tolok ukur seiring dengan komitmen pemerintah dalam meningkatkan pelayanan publik. Begitu juga dengan upaya yang telah dilakukan oleh BBIB Singosari untuk mengedepankan fungsinya dalam memberikan pengabdian secara menyeluruh kepada publik. Berbagai macam terobosan-terobosan yang telah dan sedang dilakukannya bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan melalui pemenuhan kebutuhan pelanggan atas produk yang dihasilkan. Salah satu terobosan penting yang telah dilakukan oleh Balai dalam hal peningkatan kualitas kinerja Balai adalah implementasi Sistem Manajemen Mutu melalui ISO 9001:2008. Dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001:2008, maka Balai harus melaksanakan semua persyaratan yang dituangkan dalam dokumen mutu. Salah satu persyaratan yang tertuang dalam dokumen mutu adalah bagaimana Balai harus mampu memberikan tingkat kepuasan kepada seluruh pelanggan terutama pada produk barang/jasa yang menjadi ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu.
1. Prinsip Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Sistem ISO 9001:2008 lebih fokus pada efektifitas proses perbaikan berlanjut dengan pilar utama pada pola berpikir PDCA. Pola seperti ini telah mengharuskan setiap proses senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di Balai. Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001:2008 adalah penetapan prinsip manajemen mutu. Hal ini sangat penting dilakukan untuk mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus utama yaitu efektifitas perbaikan yang berkelanjutan. Adapun prinsip penerapan Sistem Manajemen Mutu yang dimaksud adalah :
a. Fokus Pelanggan : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system semata-mata untuk memuaskan Pelanggan.
b. Kepemimpinan : Kepala Balai berfungsi sebagai Leader dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan komitmen yang sama dan gerak yang sinergi pada setiap elemen organisasi
c. Keterlibatan semua orang : Semua pegawai dalam organisasi terlibat dan fokus dalam implementasi system manajemen mutu sesuai fungsi kerjanya masing-masing. bahkan hingga pegawai tingkat rendah sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berkualitas. d. Pendekatan Proses : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses
yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan
e. Pendekatan Sistem ke Manajemen : Implementasi sistem mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep perbaikan berkelanjutan sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah.
f. Perbaikan berkelanjutan : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008
g. Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008
h. Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha dan business partner. Oleh karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan.
Dengan adanya 8 (delapan) prinsip ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 di Balai Besar Inseminasi Buatan Singosari benar-benar menjadi sangat produktif dan efektif untuk meningkatkan kinerja Balai dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan.
2. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu a. Meningkatkan kepercayaan pelanggan
b. Jaminan kualitas produk dan proses
c. Meningkatkan produktivitas Balai & “market gain” d. Meningkatkan motivasi, moral & kinerja pegawai e. Sebagai alat analisa kompetitor perusahaan
f. Meningkatkan hubungan saling menguntungkan dengan pemasok g. Meningkatkan cost efficiency & keamanan produk
h. Meningkatkan komunikasi internal
i. Meningkatkan image positif perusahaan j. Sistem terdokumentasi
k. Media untuk pelatihan dan pendidikan l. Produk gagal dapat dikurangi
3. Kunci dalam Implementasi Persyaratan Mutu
Ada 5 (lima) kunci yang harus dipegang oleh Balai untuk meraih kesuksesan dalam hal implemetasi Sistem Manajemen Mutu, yaitu :
a. Menentukan kebutuhan dan harapan pelanggan.
b. Menetapkan kebijakan, sasaran dan suatu lingkungan kerja yang diperlukan untuk memotivasi orang memenuhi kebutuhan ini.
c. Desain, sumber daya dan mengelola suatu sistem dari proses proses yang saling terkait untuk menerapkan kebijakan dan mencapai tujuan.
d. Mengukur dan menganalisa efektivitas masing-masing proses dalam memenuhi tujuannya.
e. Mengejar perbaikan berkelanjutan dari kinerja sistem evaluasi sasaran.
4. Langkah-langkah Menuju ISO 9001:2008
Ada beberapa tahapan/proses yang harus dilalui oleh Balai dalam rangka mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008. Adapun tahapan proses yang dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Menetapkan Wakil Manajemen Mutu (WMM)
b. Menetapkan Tim Penyusun Dokumen ISO 9001:2008 c. Menetapkan visi dan misi Balai
d. Menetapkan Kebijakan Mutu Balai e. Menetapkan Sasaran Mutu Balai
f. Menetapkan Sasaran Mutu Bidang/Bagian
g. Menetapkan Ruang Lingkup Produk Barang/Jasa yang dihasilkan h. Menetapkan proses bisnis Balai
i. Menetapkan Struktur Organisasi ISO 9001:2008
j. Menyusun persyaratan dokumen yang terdiri dari :Pedoman Mutu (PM), Prosedur Operasional Standar (POS), Instruksi Kerja (IK)/ Petunjuk Teknis, dan Formulir
k. Menetapkan lembaga sertifikasi yang akan mengeluarkan sertifikat ISO 9001:2008 kepada Balai
l. Menetapkan Tim Audit Internal ISO 9001: 2008
m. Pelaksanaan pelatihan/training mengenai Audit Internal ISO 9001:2008
n. Pelaksanaan dan pembuatan laporan hasil temuan/saran Audit Internal atas dokumen yang telah disusun oleh Tim Penyusun serta aplikasi dilapangan.
o. Proses perbaikan dan laporan jawaban hasil temuan/saran Audit Internal. p. Pelaksanaan dan laporan hasil temuan Pra Audit Eksternal
q. Proses perbaikan dan laporan jawaban hasil temuan/saran Pra Audit Eksternal. r. Pelaksanaan dan laporan hasil temuan Audit Eksternal
s. Proses perbaikan dan laporan jawaban hasil temuan/saran Audit Eksternal. t. Pemberian Sertifikat ISO 9001:2008 yang dikeluarkan oleh lembaga sertifikasi
Implementasi Sistem Manajemen Mutu yang tertuang pada ISO 9001:2008 telah mengkondisikan BBIB Singosari untuk mampu bekerja secara profesional dan senantiasa terus melakukan perbaikan kualitas kinerja dan produk secara berkelanjutan. Dengan demikian diharapkan pelanggan akan mendapatkan jaminan produk yang berkualitas, sesuai dengan standar internasional dan memenuhi persyaratan dan harapan pelanggan.
1. Ruang Lingkup
Tahun 2011 jenis ruang lingkup (produk) yang dituangkan dan diakui dalam dokumen mutu ISO 9001:2008 sebanyak 4 (empat) jenis, yaitu :
a. Produk Semen Beku
Produk semen beku terdiri dari semen beku sapi, kambing dan ikan. Semen beku sapi unsexing dan sexing terdiri dari jenis pejantan Simental, Limousin, Brahman, Ongole, Brangus, Bali, Madura, Aberden Angus dan Fressian Holstein. Semen beku kambing unsexing dan sexing terdiri dari jenis pejantan Peranakan Etawah dan Boer. Sebelum didistribusikan semen beku produk BBIB Singosari telah diuji di Laboratorium Uji Mutu sesuai standar ISO/IEC: 17025-2005.
b. Jasa Bimbingan Teknis
Jasa Bimbingan Teknis dilaksanakan untuk melayani grup/kelompok dan perorangan dari dalam dan luar negeri.
Kegiatan Jasa Bimbingan Teknis dalam bentuk kelompok meliputi Jasa Bimbingan Teknis Inseminator pada Sapi/Kerbau, Inseminator pada Kambing/Domba, Pemeriksaan Kebuntingan (PKB), Asisten Teknis Reproduksi (ATR), Penanganan Mutu Semen Beku (Handling semen beku), Kegiatan Bimbingan Teknis dalam bentuk perorangan terdiri dari Hoof Trimming (Potong kuku), Bull Salon (Potong Bulu, Pose Pemotretan, Tali Temali), Laborant, Pembuatan Hay, Pembuatan Silase, Bull Master.
c. Jasa Pelayanan Masyarakat
Kegiatan ini melayani pelanggan dari dalam dan luar negeri, yang terdiri dari paket 1 dan paket 2. Paket 1 meliputi informasi kegiatan/aktivitas BBIB Singosari secara audio visual. Sedangkan paket 2 meliputi informasi kegiatan BBIB Singosari secara audio visual dan melihat langsung aktivitas BBIB Singosari menggunakan kereta biosecurity.
d. Jasa Pengujian Mutu Semen
Kegiatan ini dilaksanakan oleh Laboratorium Uji Mutu Semen BBIB Singosari yang telah menerapkan sistem mutu sesuai ISO/IEC 17025:2005 sejak tahun 2004 dan terakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dengan nomor LP-226-IDN. Ruang lingkup pengujian meliputi semen segar, cair dan beku dengan jenis pelayanan pengujian yaitu: pengujian motilitas, konsentrasi sel sperma, persentase hidup/mati sel spermatozoa, abnormalitas sel sperma dan derajat keasaman (pH).
2. Program Kerja
Berbagai macam kebijakan dan kegiatan dalam pelaksanaan implementasi Sistem Manajemen Mutu telah dilakukan cukup efektif oleh BBIB Singosari. Hal ini dikarenakan adanya program kerja yang jelas dan tegas yang senantiasa dibuat oleh Balai disetiap awal tahun. Tujuan pembuatan program kerja adalah untuk membantu Balai dalam mengevaluasi sejauh mana target yang telah ditetapkan dapat terealisasi serta untuk mengidentifikasi suatu kegiatan apakah sudah dilaksanakan atau belum. Adapun Program Kerja yang telah disusun oleh Wakil Manajemen Mutu terkait dengan kegiatan ISO 9001:2008 dituangkan pada Tabel 44.
Tabel 44. Program Kerja ISO 9001:2008 Tahun 2011
No Nama Kegiatan Rencana Pelaksanaan Keterangan Bulan Minggu Ke-
1 Penyempurnaan Dokumen Mutu POS dan IK Januari II Terlaksana 2 Pembuatan Bahan Presentasi Sistem
Manajemen Mutu
Januari III Terlaksana 3 Sosialisasi ISO 9001:2008 di masing-masing
bagian
Januari IV Terlaksana 4 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Januari IV Terlaksana 5 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Pebruari IV Terlaksana 6 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Maret IV Terlaksana 7 Evaluasi & Pembuatan Target Sasaran Mutu
Balai 2011
April II Terlaksana 8 Audit Internal ISO 9001:2008 Tahap I tahun
2011
April III Terlaksana 9 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 April IV Terlaksana 10 Perbaikan dan Laporan Hasil Audit Internal
ISO 9001:2008
Mei I Terlaksana 11 Rapat Tinjauan Manajemen ISO 9001:2008
Tahap I
Mei II Terlaksana 12 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Mei IV Terlaksana 13 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Juni IV Terlaksana 14 Evaluasi sasaran mutu Semester I Tahun 2011 Juli I Terlaksana 15 Audit Internal ISO 9001:2008 Tahap II tahun
2011
Juli II Belum, karena jadwal Audit Ekternal dimajukan 16 Perbaikan dan Laporan Hasil Audit Internal
ISO 9001:2008
Juli III
17 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Juli IV Terlaksana 18 Rapat Tinjauan Manajemen Tahap II tahun
2011
Juli IV Terlaksana 19 Audit Eksternal (Assesment) ISO 9001:2008 Agustus II Terlaksana 20 Perbaikan Hasil Temuan dan Observasi Audit
Eksternal Agustus September III – IV I - II Terlaksana 21 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Agustus IV Terlaksana 22 Penyerahan Laporan Hasil Audit Eksternal September II Terlaksana 23 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 September IV Terlaksana 24 In House Training SMM ISO 9001:2008 Oktober III – IV Terlaksana 25 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Oktober IV Terlaksana 26 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Nopember IV Terlaksana 27 Pembuatan Program Kerja Tahun 2012 Desember III Terlaksana 28 Rapat Bulanan ISO 9001:2008 Desember IV Terlaksana
3. Kebijakan Mutu Balai
Kebijakan mutu adalah pernyataan yang diungkapkan oleh Kepala Balai, yang berupa janji (komitmen) atau upaya untuk melaksanakan dan menegakkan serta memelihara standar Sistem Manajemen Mutu yang tinggi. Adapun Kebijakan mutu BBIB Singosari sesuai yang dimuat pada dokumen Pedoman Mutu ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut :
”Balai Besar Inseminasi Buatan (BBIB) Singosari bertekad menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 untuk memberikan Pelayanan Prima yang berkesinambungan pada Konsumen Semen Beku, Jasa Bimbingan Teknis, Pelayanan Masyarakat dan Pengujian Mutu Semen”
4. Sasaran Mutu Balai
Sasaran mutu adalah penetapan target dan realisasi produk/kegiatan yang sifatnya dapat diukur dan dibuat oleh Balai atau masing masing bagian/bidang selama satu tahun ke depan. Untuk mencapai sasaran mutu, BBIB Singosari harus melaksanakan beberapa persyaratan sebagai berikut :
a. Menjamin kebijakan mutu dan sasaran mutu yang akan dicapai dengan komitmen terhadap Sistem Manajemen Mutu harus dipahami dan dilaksanakan oleh semua sumber daya manusia Balai.
b. Mengidentifikasi dan menyediakan sumber daya manusia yang profesional untuk memenuhi persyaratan Prosedur Operasional Standar BBIB Singosari sehingga pelanggan yakin memperoleh kepuasan pelayanan pemasaran Produk Semen Beku, Jasa Bimbingan Teknis, Pelayanan Masyarakat, dan Jasa Pengujian Mutu Semen yang sesuai dengan kebutuhan.
c. Memberi keyakinan bahwa Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan oleh BBIB Singosari dalam pelayanan pemasaran Produk Semen Beku, Jasa Bimbingan Teknis, Pelayanan Masyarakat, dan Pengujian Mutu Semen sudah sesuai, berjalan secara efektif dan terus menerus ditingkatkan.
Sasaran Mutu BBIB Singosari tahun 2011 adalah sebagai berikut : 1. Produk Semen Beku
a. Target Produksi semen beku unsexing (sapi dan kambing) sebanyak 2.932.000 dosis/tahun.
b. Target Produksi semen beku untuk ekspor (sapi dan kambing) sebanyak 1.500 dosis/tahun.
c. Target Produksi semen beku sexing (sapi dan kambing) sebanyak 56.000 dosis/tahun.
d. Target Produksi semen beku ikan sebanyak 1.100 dosis/tahun. 2. Distribusi Semen Beku
a. Target Distribusi semen beku unsexing (sapi dan kambing) sebanyak 2.177.000 dosis/tahun.
b. Target Distribusi semen beku untuk ekspor sebanyak 1.500 dosis/tahun.
c. Target Distribusi semen beku sexing (sapi dan kambing) sebanyak 6.000 dosis/tahun.
d. Target Distribusi semen beku ikan sebanyak 1.100 dosis/tahun. 3. Bimbingan Teknis:
A. Bimbingan Teknis yang bersifat kelompok
a. Bimbingan Teknis inseminator sapi/kerbau mencapai target sebanyak 150 orang/tahun.
b. Bimbingan Teknis inseminator kambing mencapai target sebanyak 20 orang/tahun.
c. Bimbingan Teknis Pemeriksaan Kebuntingan (PKB) mencapai target sebanyak 30 orang/tahun.
d. Bimbingan Teknis Asistensi Teknik Reproduksi mencapai target sebanyak 30 orang/tahun.
e. Bimbingan Teknis Penanganan Semen Beku mencapai target sebanyak 10 orang/tahun.
B. Bimbingan Teknis yang bersifat perorangan
a. Bimbingan Teknis Bull Master mencapai target sebanyak 6 orang/tahun. b. Bimbingan Teknis Laboran mencapai target sebanyak 6 orang/tahun.
c. Bimbingan Teknis Pembuatan Hay dan Silase mencapai target sebanyak 6 orang/tahun.
d. Bimbingan Teknis Potong Kuku dan Salon Pejantan mencapai target sebanyak 6 orang/tahun.
4. Pelayanan Masyarakat mencapai target pengunjung sebanyak 3.600 orang/ tahun.
5. Jasa Pengujian Mutu Semen mencapai target sebanyak 600 kali pengujian/tahun.
6. Indeks Kepuasan Masyarakat minimal mencapai nilai 4 dari skala 1,2, 4 dan 5. 7. Indeks Penetapan Nilai Budaya Kerja (IPNBK) minimal mencapai nilai 4 ditinjau
dari aspek organisasi, program, dan sumber daya manusia.
5. Struktur Organisasi ISO 9001:2008
Struktur organisasi ISO 9001:2008 BBIB Singosari disajikan pada Lampiran LXV.
6. Proses Bisnis
Rangkaian Proses Bisnis beserta keterangannya yang telah ditetapkan oleh BBIB Singosari sampai dengan tahun 2011 disajikan pada Lampiran LXVI.
7. Penyempurnaan Dokumen Mutu
Sesuai dengan program kerja yang telah dibuat dan ditetapkan oleh Wakil Manajemen Mutu, maka WMM beserta Deputi WMM melakukan penyempurnaan Dokumen Mutu. Kegiatan ini dilakukan di awal tahun agar pada saat pelaksanaan kegiatan selanjutnya sudah mengikuti prosedur pada Dokumen yang telah disempurnakan. Adapun jenis Dokumen Mutu yang telah disempurnakan adalah Dokumen Pedoman Mutu (PM) dan Prosedur Operasional Standar (POS), sedangkan penyempurnaan Dokumen Instruksi Kerja dan Formulir diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing Seksi/Sub Bagian. Hal itu dilakukan karena berdasarkan hasil penyempurnaan Dokumen sebelumnya, masing-masing Seksi/ Sub Bagian bertanggung jawab pada pengendalian Dokumen Instruksi Kerja dan Formulir.
8. Sosialisasi Sistem Manajemen Mutu
Dalam rangka mengimplementasikan dan memberikan pemahaman bersama mengenai Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di masing-masing Bagian/Bidang dan Sub Bagian/Seksi diadakan sosialisasi ISO 9001:2008. Wakil Manajemen Mutu (WMM) beserta Deputi WMM melakukan kegiatan Sosialisasi mengenai Implementasi Sistem Manajemen Mutu termasuk hasil penyempurnaan Dokumen Mutu (Pedoman Mutu) dan Prosedur Operasional standar. Lokasi sosialisasi dilakukan dimasing-masing Bagian/Bidang yang diikuti oleh seluruh pegawai BBIB Singosari. Metode sosialisasi dilakukan melalui presentasi oleh salah satu Deputi WMM yang telah ditunjuk, kemudian dilanjutkan dengan forum diskusi (tanya jawab).
9. Tinjauan Manajemen
Kepala BBIB Singosari memimpin rapat Tinjauan Manajemen yang diadakan minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. Rapat Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu. Adapun agenda yang dibahas pada rapat Tinjauan Manajemen adalah sebagai berikut:
1. Hasil-hasil Audit memuat temuan-temuan selama audit mutu internal terhadap proses-proses dalam sistem manajemen mutu
2. Umpan balik pelanggan mencakup data keluhan pelanggan, hasil penelitian kepuasan pelanggan dan informasi lainnya dari pihak yang memiliki kepentingan 3. Kinerja proses yang mencakup hasil analisa kecendurungan proses dan
kemampuan proses bisa didapat dari pemantauan dan analisa terhadap variasi dan penyebaran dari karakteristik proses dengan menggunakan metode statistik 4. Status tindakan-tindakan pencegahan dan perbaikan yang telah, sedang, atau
akan dilakukan, termasuk hasil-hasil yang telah dicapai dari tindakan-tindakan tersebut
5. Tindak lanjut atau status dari hasil tinjauan sistem manajemen sebelumnya termasuk kendala-kendala yang dihadapi dan perlu dibahas dalam tinjauan manajemen.
6. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu. Kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen Tahun 2011 dilaksanakan di Ruang Rapat BBIB Singosari pada tanggal 24 Mei 2011. Sesuai dengan prosedur, maka Rapat langsung dipimpin oleh Kepala Balai dan dihadiri oleh seluruh jajaran struktural, Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Deputi WMM. Adapun secara garis besar hasil rapat Tinjauan Manajemen tahun 2011 adalah sebagai berikut :
1. Hasil Rapat Tinjauan Manajemen Tahun sebelumnya secara umum sudah dilakukan perbaikan. Secara garis besar hasil rapat Tinjauan manajemen tahun lalu lebih fokus pada penetapan Sasaran Mutu Balai, Bidang/Bagian. Sementara agenda lain yang dipersyaratkan dalam Rapat Tinjauan Manajemen belum dilakukan pembahasan secara mendalam.
2. Penetapan sasaran mutu Balai dan Bidang/Bagian sesuai dengan kesepakatan mengikuti dokumen Renstra.
3. Berkaitan dengan evaluasi terhadap umpan balik pelanggan dapat dilakukan melalui penyebaran quesioner pada masing-masing produk. Oleh karena itu setiap produk yang masuk dalam ruang lingkip ISO 9001:2008 wajib membuat quesioner. Selanjutnya format quesioner pada setiap produk secara umum mengacu pada kuesioner IKM yang nantinya akan ditambahkan/divariasi sesuai dengan jenis produk yang ada di Balai.
4. Hasil Audit Internal yang telah dilaksanakan secara umum berjalan lancar. Secara keseluruhan hasil temuan dan saran dapat diterima dan telah dilakukan perbaikan oleh Auditee. Khusus untuk temuan yang berkaitan dengan pengisian Form terkait dengan ketidaksesuaian Produk, maka selanjutnya setiap Seksi/ Sub Bagian wajib mengisi Form. Ketidak sesuaian Produk/kegiatan, Form. Tindakan Koreksi, Form. Tindakan Pencegahan. Format masing-masing Form. Akan segera dikeluarkan oleh Wakil Manajemen mutu.
5. Untuk mempermudah proses pemeliharaan dan penyempurnaan dokumen yang terkait dengan Instruksi Kerja dan Formulir, serta untuk mempermudah proses komunikasi antara WMM/Deputi dengan masing-masing Seksi/Sub Bagian, maka Balai perlu menetapkan Contac Person pada masing-masing Seksi/Sub Bagian sebanyak 1 (satu) orang.
10. Audit Internal dan Eksternal
BBIB Singosari melaksanakan Audit Mutu Internal dan Eksternal untuk menilai apakah Sistem Manajemen Mutu telah memenuhi perencanaan realisasi produk, kesesuaian persyaratan, serta apakah telah diterapkan secara efektif di lingkup BBIB Singosari sesuai dengan standar ISO 9001:2008.
Kegiatan Audit Internal ISO 9001:2008 selama tahun 2011 dilaksanakan pada tanggal 25 s/d 27 April 2011. Jumlah Auditor Internal sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing Seksi/Sub Bagian di Audit oleh 2 (dua) orang Auditor yang berasal dari luar seksi untuk menjaga independensi.
Sedangkan Kegiatan Audit Eksternal ISO 9001:2008 dilaksanakan pada tanggal 22 Juli 2011. Jumlah Auditor Eksternal sebanyak 4 (empat) orang.
Secara umum kegiatan Audit Internal berjalan lancer sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Proses perbaikan dan penyerahan laporan hasil Audit Internal dan Eksternal tepat waktu sesuai dengan kesepakatan.
11. Pelatihan
Untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya aplikasi penerapan sistem menajemen Mutu ISO 9001:2008 serta upaya memberikan pemahaman dan pembekalan kepada Auditor Internal Balai, maka BBIB Singosari In House Training berkaitan dengan pemberian motivasi dan pemahaman kepada personal yang terlibat pada pelaksanakan implementasi ISO 9001:2008 di BBIB Singosari. Biaya pelaksanaan Kegiatan In House Training ini berasal dari Anggaran Tahun 2011, walaupun pelaksanaannya dilakukan pada awal tahun 2012.
Kegiatan In House Training dilaksanakan pada tanggal 12 Januari 2012 di Ruang Work Shop BBIB Singosari. Jumlah Peserta undangan sebanyak 37 orang yang berasal dari seluruh Jajaran Struktural, WMM, Deputi WMM, Auditor Internal ISO 9001:2008, Auditor Internal ISO 17025 dan perwakilan dari masing-masing Seksi/ Sub Bagian.
Pemateri kegiatan In House Training berasal dari lembaga Mutu Certification International, yakni dengan bapak DR. Wahyudi Sugiyanto (Assistant President Director) dan Budi Sarwono (MSC & Ecolabel Certiofication Manager). Bentuk kegiatan dilakukan dengan cara presentasi oleh pemateri yang selanjutnya dilakukan forum diskusi (Tanya jawab) terkait dengan materi yang diberikan. Secara garis besar materi yang dilaksanakan pada kegiatan ini ada 3 (tiga), yakni : 1) Pengenalan ISO 9001:2008; 2) Pemahaman Klausul; 3) pembekalan Auditor Internal.