Perseroan telah memiliki dan menerapkan sistem pelaporan pelanggaran yang berlaku bagi seluruh karyawan dan manajemen Perseroan.
MAKSUD DAN TUJUAN WBS
a. Sebagai upaya dalam mengungkapkan berbagai permasalahan yang tidak sesuai dengan Pedoman Etika Perusahaan (Code
of Conduct); sehingga menimbulkan
keengganan bagi insan Perseroan untuk melakukan pelanggaran.
b. Sebagai dasar dalam menangani pengaduan pelanggaran di lingkungan Perseroan untuk menjamin adanya mekanisme deteksi dini dan penyelesaian permasalahan yang efektif, sebelum keluar menjadi publikasi yang negatif atau ditangani secara hukum; c. Mendorong terciptanya citra positif
Perseroan sebagai entitas yang bertanggung jawab dan bersih dari KKN.
RUANG LINGKUP KEBIJAKAN WBS
Ruang lingkup Kebijakan WBS mencakup perbuatan melanggar Code of Conduct, yang dapat merugikan Perseroan secara finansial maupun berakibat negatif pada citra dan reputasi Perseroan.
Pihak-pihak yang dapat melaporkan adanya pelanggaran adalah pihak internal maupun pihak eksternal Perseroan, sedangkan pihak yang dapat dilaporkan sebagai oknum pelaku pelanggaran meliputi anggota Dewan Komisaris, komite-komite di bawah Dewan Komisaris, anggota Direksi, tdan seluruh karyawan Perseroan dan Entitas Anak serta mitra usaha Perseroan.
The Company has implemented a system of reporting violations applicable to all employees and management of the Company.
THE OBJECTIVES OF THE WBS
a. As attempts to reveal various issues that are in contrary to the Company’s Code of Conduct; so to hinder the Company personnel from committing violations.
b. As a basis for dealing with violation reports in the Company’s premises to ensure
prevention system is in place and that there is an effective resolution mechanism, before it becomes a negative publicity or becomes it becomes a legal issue;
c. Promote a positive image of the Company as an accountable institution free from corruption, collusion and nepotism. THE SCOPE OF THE WBS POLICY
The scope the WBS Policy includes Code of Conduct violations, which can be financially detrimental to the Company and/or result in a negative image and reputation for the Company.
Parties that can report violations are internal party within the Company as well as external parties, while parties that can be reported as the perpetrator(s) of the violation(s) include members of the Board of Commissioners, committees under the Board of
Commissioners, members of the Board of Directors, all employees of the Company and its Subsidiaries, and business partners of the Company.
STRUKTUR PENGELOLAAN WBS
Mekanisme pengaduan pelanggaran di
lingkungan Perseroan ditujukan kepada Komite WBS yang diketuai oleh Sekretaris Perusahaan. Pelaporan dapat dilakukan melalui lisan dan tulisan disertai bukti pendukung adanya indikasi pelanggaran.
Kebijakan pengelolaan WBS dimaksudkan untuk meminimalkan risiko yang mungkin terjadi antara lain terkait dengan kerugian Perseroan secara finansial maupun reputasi Perseroan yang bersifat negatif. Pengelolaan WBS disertai komitmen untuk menjaga kerahasiaan informasi pelapor.
PERLINDUNGAN UNTUK PELAPOR
a. Identitas pelapor dijamin kerahasiaan oleh Perseroan
b. Perseroan menjamin perlindungan bagi Pelapor dari segala bentuk ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak
menyenangkan dari pihak manapun selama pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran yang diadukannya dari pihak manapun. c. Perlindungan untuk Pelapor juga berlaku
bagi para pihak yang melaksanakan investigasi maupun pihak-pihak yang memberikan informasi tambahan terkait dengan Pengaduan/Penyingkapan tersebut
PENANGANAN & PENGELOLAAN LAPORAN
a. Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran yang berkaitan dan atau dilakukan oleh karyawan, mitra usaha maupun Komite WBS akan ditindaklanjuti oleh Direksi.
b. Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran yang berkaitan dan atau dilakukan oleh Direksi, akan ditindaklanjuti oleh Dewan Komisaris. c. Pengaduan/Penyingkapan pelanggaran yang
berkaitan dan atau dilakukan oleh Dewan Komisaris akan ditindaklanjuti oleh Direksi.
HASIL DARI PENANGANAN PENGADUAN
a. Dari laporan investigasi lanjutan oleh tim investigasi, Direksi menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya. Bila tidak terbukti atau selesai, maka laporan Pengaduan/ Penyingkapan akan ditutup. Apabila
Pengaduan/Penyingkapan tersebut terbukti atau memerlukan tindaklanjut, maka akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku, atau diteruskan kepada pihak penyidik untuk proses lebih lanjut sesuai
THE WBS MANAGEMENT STRUCTURE Violation report mechanism is submitted to the WBS Committe, which is chaired by the Corporate Secretary. The report can be done verbally or in writing with the supporting evidence.
The WBS management policy is intended to manage and mitigate risks that may occur, including financial and reputational risks. The WBS management is committed to maintain confidentiality of the complainant.
PROTECTION FOR THE WHISTLEBLOWER a. The Whistleblower’s identity confidentiality
is guaranteed by the Company b. The Company guarantees protection
for the Whistleblower from all forms of threats, intimidation, or hateful acts by any party during the reporting as long as the Whistleblower guards the secrecy of the offense from any party
c. Protection for the Whistleblower also applies to the parties that carry out the investigation as well as those that provide additional information related to the Complaint/ Disclosure.
HANDLING & MANAGING THE REPORT a. Report/Disclosure of irregularities related
and or performed by employees, business partners and the WBS Committee will be followed up by the Board of Directors. b. Report/Disclosure of irregularites related
and or performed by the Board of Directors will be followed up by the Board of
Commissioners.
c. Report/Disclosure of irregularities
related and or performed by the Board of Commissioners will be followed up by the Board of Directors.
THE RESULTS OF THE REPORT ADMINISTRATION
a. From the follow up investigation report by the investigation team, the Board of Directors decide on a recommendation for further action. If not proven or completed, the Complaints/Disclosure report will be closed. If the Complaint/Disclosure is proved or requires a follow-up, it will be penalized according to regulations, or forwarded to the investigating authorities for further
ketentuan dan peraturan yang berlaku; dan b. Seluruh proses investigasi atas Pengaduan/
Penyingkapan wajib dituangkan dalam suatu Berita Acara dan seluruh proses Sistem Pelaporan Pelanggaran harus terdokumentasi dengan baik dan reliable (dapat dipertanggungjawabkan).
KOMITE WBS
Pengelolaan pengaduan dalam Perseroan dikelola oleh Komisi WBS yang terdiri dari:
provisions and regulations; and b. The whole Complaint/Disclosure
investigative process must be documented in a Report and the whole Violations Reporting system must be well documented and
accountable.
WBS COMMITTEE
Complaint management of the Company is managed by the WBS Committee consisting of:
Komite WBS wajib membuat laporan secara berkala kepada Direksi, yaitu setiap 3 (tiga) bulan sekali, yang disampaikan selambat-lambatnya minggu kedua pada bulan
berikutnya yang meliputi jumlah Pengaduan/ Penyingkapan, kategori Pengaduan/
Penyingkapan serta media yang digunakan oleh Pelapor dan penyampaiannya.
Selama tahun 2014, Komite WBS tidak menerima adanya Pengaduan/Penyingkapan terkait pelangaran yang dilakukan anggota Direksi dan/atau karyawan.
AKSES INFORMASI
Informasi terkini terkait dengan aksi korporasi Perseroan dan Entitas Anak dapat diperoleh melalui website kami di www.imc.co.id.
The WBS Committee shall make regular reports to the Board of Directors, namely every 3 (three) months, submitted no later than the second week of the following month that includes the number of Complaints/ Disclosures, Category of Complaints/ Disclosures and media used by the Whisteleblower and mode of reporting. During 2014, the WBS Committee did not receive any Complaint/Disclosure related to violations committed by members of the Board of Directors and/or employees.
ACCESS TO INFORMATION
Current information related to corporate actions of the Company and its Subsidiaries can be obtained from our website at www.imc.co.id.
SUSUNAN ANGGOTA MEMBERSHIP
Sekretaris Perusahaan
Corporate Secretary
Kepala Unit Audit Internal
Head of the Internal Audit Unit
Kepala Divisi Hukum
Head of the Legal
Kepala Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia
Head of Human Resources
Kepala Divisi Manajemen Risiko
Head of the Risk Management
KEDUDUKAN DALAM KOMISI POSITION
Ketua Merangkap Anggota
Chairman and Member
Sekretaris Merangkap Anggota
Secretary and Member
Anggota Member Anggota Member Anggota Member