Sebelum terjun ke lapangan untuk mengembangkan bisnisnya, seorang agen biasanya akan menjalani proses pelatihan (training) yang mencakup beberapa hal penting seperti pengetahuan tentang profil perusahaan, pengetahuan produk, teori pemasaran serta materi-materi lain yang menunjang profesinya. Selepas itu, agen asuransi syariah akan memulai berinteraksi dengan beberapa tahapan penjualan produk sesuai dengan pola kerja yang ditetapkan oleh perusahaan.
Dalam suatu perusahaan besar, khususnya PT. Asuransi Takaful Keluarga saat ini, mempunyai langkah-langkah untuk mengembangkan bisnisnya. Salah satunya terdapat pada agen untuk selalu membuat perencanaan dan terobosan-terobosan dalam bisnis asuransi syariah. Oleh karena itu diperlukan adanya pembinaan agen yang berguna membangun semangat, kepribadian, mental dan spiritual seorang agen yang sukses. Perusahaan PT. Asuransi Takaful Keluarga menerapkan sistem
Field Development System kepada setiap Kepala Pemasaran yang di tiap-tiap cabang di seluruh Indonesia.
Diterapkannya sistem pembinaan dengan sistem Field Development System (FDS), merupakan sebuah sistem yang bertujuan untuk pengembangan para agen dalam mengembangkan bisnis dan memasarkan produk-produk asuransi syariah.
Pengembangan tersebut terfokus kedalam dua tujuan yang saling berhubungan erat yaitu :
Merekrut dan mempertahankan agen. Mengembangkan agen menjadi lebih baik.
Penerapan FDS menjadi satu kesatuan utuh sistem perusahaan dalam melaksanakan recruitment (rekrut), training (pelatihan) dan development
(pengembangan) khususnya yang berada di kantor cabang-cabang (branch office) untuk mengembangkan para agen dibawah bimbingan seorang leader. Leader
inilah yang akan menilai kinerja baik buruknya seorang agen.
FDS dalam penerapannya mempunyai 6 kebutuhan dasar yang terdiri dari : a. Prospek untuk dihubungi (prospecting methods and market).
b. Kebiasaan dalam membuat perencanaan (planning and work habit). c. Pengetahuan (product and technical knowledge).
d. Keterampilan menjual (selling skill).
e. Antusias dan keinginan untuk berhasil (principles of success). f. Kode etik (ethical conuduct) pada kegiatan agen sehari-hari.
Sementara metode yang digunakan PT. Asuransi Takaful Keluarga agar agen menjadi sukses terdiri dari empat metode pertemuan yaitu :
a. Performance Review and planning (PRP) atau mengulang dan merencanakan penampilan.
Metode pertemuan ini tujuan utamanya bukan untuk memberikan pengetahuan atau keterampilan baru. Jika yang terjadi demikian, maka sudah keluar jalur pertemuan individu antara leader dan agen yang secara khusus akan membahas setiap aspek tentang kegiatan dan kemajuan yang telah dilakukan dan membuat perencanaan yang akan datang. Namun tujuan utama PRP adalah untuk mengembangkan perencanaan dan kebiasaan kerja demi tercapainya kegiatan
prospekting yang efektif.
Dalam mempersiapkan agen baru untuk mengikuti PRP ada tiga langkah yang harus dikerjakan, yaitu :
1) Menjelaskan istilah-istilah dan memberikan definisinya. 2) Menetapkan standar kerja.
3) Menjelaskan alat pengontrol.
Sementara dalam melakukan PRP ada hal-hal yang harus dipersiapkan, diantaranya :
1) Waktu pertemuan yang teratur.
Jadual untuk pertemuan PRP ditetapkan setiap minggu. Jadual ini hanya bisa berubah jika ada keadaan darurat, pertemuan dapat berlangsung selama satu jam.
2) Menentukan tempat.
Akan lebih baik jika pertemuan dilaksanakan di ruang tertutup, dan hanya dihadiri oleh leader dan agen, tanpa ada gangguan oleh telepon atau hal lain.
3) Menyiapkan topik yang akan dibahas.
Seorang leader harus mengetahui sebanyak mungkin informasi tentang kegiatan agen, dimana sebelum pertemuan berlangsung leader harus mengetahui hal-hal berikut :
a) Trend kegiatan dan performance.
b) Informasi detail tentang aplikasi yang masuk minggu lalu.
c) Aplikasi yang di pending
d) Aplikasi yang persyaratan administrasinya belum lengkap. e) Pola pangsa pasar.
4) Membahas kembali beberapa informasi penting yang didapat sebelum pertemuan yang berlangsung.
5) Menyiapkan informasi dan data yang tercatat.
6) Membahas kembali bisnis-bisnis yang masih tertunda. 7) Mendiskusikan kualitas bisnis yang masuk
b. Individual instruction and Drill (IID) atau instruksi dan latihan personal.
Tujuan utama IID adalah untuk melengkapi agen dengan pengetahuan, keterampilan prosedur-prosedur yang diperlukan untuk membantu agen agar sukses seperti melengkapi aplikasi dengan tepat, menguasai sales track, produk baru, prospekting dan lain-lain.
Langkah-langkah yang dilakukan oleh IID terdiri dari enam hal sebagai berikut :
1) Melakukan perencanaan sebelumnya, yaitu dengan :
• Membagikan materi yang akan diberikan.
• Membuat daftar mengenai tahapan yang penting.
• Apabila diperlukan diberikan tugas pra pertemuan.
• Menyiapkan dan melengkapi perlengkapan / peralatan dengan baik.
• Memilih waktu dan tempat yang tepat.
2) Menempatkan agen pada posisi yang paling mudah, yaitu dengan :
• Mencari tahu materi yang telah dikuasai agen.
• Me-review tugas pra-pertemuan sebagai pelengkap atau pemahaman agen.
• Memotivasi agen agar bersedia mempelajari lebih banyak lagi untuk meningkatkan keterampilannya.
• Memperkenalkan agen kepada setiap materi, manual atau petunjuk training yang akan digunakan sebagai bahan referensi selama dan sesudah pertemuan.
3) Mengirimkan materi yang kan dipelajari,yaitu dengan cara :
• Mengatakan, menggambarkan dan memperlihatkan setiap tahapannya.
• Menekankan setiap point kuncinya.
• Menjelaskan dengan benar, lengkap dan sabar, namun dengan batasan pelajaran yang ingin agen kuasai selama pertemuan berlangsung.
• Mendapatkan umpan balik (feedback) dengan memberikan jawaban yang memuaskan pada setiap pertanyaan yang diajukan agen.
4) Memberikan kesempatan kepada agen untuk menjelaskan hal-hal yang telah dipelajari, yaitu dengan :
• Mengusahakan agar agen melakukan sendiri tugas atau presentasi dan memperbaiki kesalahan secara sistematis.
• Mengusahakan agar agen benar-benar memahami definisi dan istilah-istilah yang digunakan dengan memberikan pertanyaan kepada agen sehingga agen mengerti materinya.
• Melanjutkan drill (latihan) sampai agen memahami tindakan yang paling baik untuk setiap permasalahan.
5) Membuat latihan post-meeting dan melakukan follow up, yaitu dengan :
• Membuat suatu action project yang akan diselesaikan dengan menggunakan materi yang diberikan.
• Menetapkan waktu tertentu untuk melakukan follow up. 6) Melakukan follow-up, yaitu dengan :
• Mengecek kembali hasil pengamatan atas performance.
• Menelaah kembali hasil dari action project.
• Mengulangi sesi jika diperlukan.
• Membuat action project lainnya.
Melalui teknik Role play, IID dilaksanakan sebagai berikut : a) Menyampaikan tujuan Role play.
b) Memastikan agen telah memiliki pengetahuan tentang topik yang didemonstrasi dimana leader berperan sebagai agen.
c) Me-review kembali pengetahuan tentang topik yang didemonstrasikan leader. d) Role Play adalah dimana agen berperan sebagai agen dan leader berperan
sebagai prospek.
e) Leader memberikan feedback.
Dalam hal ini terdapat langkah-langkah yang harus diperhatikan leader dalam memberikan feedback yaitu :
• Memberikan pujian kepada agen dan harus dipastikan bahwa pujian tersebut tulus dan layak diberikan.
• Menanyakan pendapat kepada agen tentang Role Play yang dilakukan.
• Memberikan kesimpulan tentang penampilan agen dengan menyatakan kelebihan dan kelemahan.
• Mendapatkan kesepakatan tentang prosedur yang akan dijalankan untuk peningkatan.
Role Play dinilai sebagai teknik training yang paling berharga dan efektif dengan alasan-alasan sebagai berikut :
• Role Play melibatkan agen, sehingga diharapkan orang akan belajar maksimal melalui partisipasi yang aktif.
• Role Play melibatkan pengetahuan akan hasil akhir.
• Role Play melatih agen dalam keterampilan interpersonal.
• Role Play memotivasi terjadinya transfer training, karena agen memerankan aturan yang mirip dengan kehidupan yang sebenarnya.
• Role Play sudah mencakup sikap dan perasaan pribadi.
• Agen tidak menghadapi risiko kehilangan klien.
• Role play memberikan kesempatan untuk kritik dari trainer atau sales manager.
• Role Play memperkuat rasa percaya diri,
c. Field Observation and Demonstartion (FOD) atau observasi dan demonstari lapangan.
Tujuan utama FOD adalah untuk memperluas dan mengembangkan perencanaan yang baik, meningkatkan mutu kegiatan, prospekting dan kebiasaan kerja. Disamping itu juga untuk mengamati serta mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan untuk IID. Selain itu pula, akan sangat diperlukan untuk mendemonstrasikan proses penjualan secara lengkap terutama pada agen baru.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam FOD diantaranya adalah :
1) Jangan mengkritik sebelum memberikan pujian, berikan tepukan dipundak agen sebelum melontarkan kritik yang membangun.
2) Jangan membatasi contoh yang diberikan hanya sampai pada situasi saat wawancara penutup, namun tunjukkan keseluruhan proses kepada agen. 3) Jangan gunakan sistem penjualan yang berbeda dengan standar yang
digunakan perusahaan asuransi, karena hanya akan membingungkan agen. 4) Jangan selalu ingin memberikan demonstrasi, tetapi juga harus siap untuk
hanya mengamati agen, sebagai seorang leader yang sudah berpengalaman, memilki kecenderungan untuk menguasai wawancara, padahal yang terpenting adalah agen mendapatkan kesempatan untuk berkembang, dan hal tersebut dapat terjadi bila diberikan kesempatan untuk berlatih di depan pelatihannya.
5) Jangan mempermalukan agen di depan klien dengan melontarkan kritik selama wawancara, namun tahan kritik untuk dibahas setelah wawancara. d. Group Instuction and Drill (GID) atau intruksi dan latihan kelompok
Tujuan utama GID adalah untuk memberikan informasi penting dalam pertemuan secara umum, seperti ilmu pengetahuan, keterampilan, memperkenalkan produk baru, untuk meningkatkan kembali hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan agen, technical knowledge, peraturan perusahaan asuransi, dan lain-lain.
1) Secara jelas menyatakan tujuan dari pelajaran serta perilaku dalam setiap sesi.
2) Memberikan pengetahuan untuk keterampilan yang diperlukan.
3) Men-design rencana kerja untuk dapat langsung diterapkan dengan yang telah diajarkan dan kemudian follow up GID berikutnya atau pada sesi PRP. 4) Melakukan kontrol waktu, yaitu dengan :
• Menyediakan waktu yang cukup untuk pertemuan.
• Selalu diawali dan diakhiri oleh waktu yang tepat atau sesuai dengan jadual.
• Menghindari pertemuan yang selesai lebih dari 50 menit tanpa disertai
break.
5) Melakukan kontrol acara, yaitu dengan cara :
• Melakukan kontrol waktu dan turut aktif berpartisipasi dengan agen selama pertemuan.
• Menghindari dominasi diskusi oleh seseorang.
• Menggunakan humor untuk menggairahkan suasana kelas dan
membantu ketertarikan pertemuan.
6) Melakukan evaluasi, dimana melalui program pelatihan, proses evaluasi formal adalah bagian penting untuk pengembangan trainer, yaitu dengan cara :
• Mengetahui sejauhmana agen mengerti dan memperhatikan selama pertemuan berlangsung.
• Mengetahui jumlah agen yang berpartisipasi secara aktif dan memberikan saran yang mendukung terhadap kelompok lainnya.
• Mengetahui keinginan agen untuk melanjutkan diskusi yang telah dibicarakan pada saat waktu istirahat.
• Mengetahui antusias agen yang melontarkan pertanyaan atau pendapatnya tentang masalah yang dibahas dalam pertemuan sebelumnya.