Detailed Engineering Design (DED) akan disusun setelah usulan RKAP investasi yang telah disetujui dalam penetapan dan pengesahan RKAP investasi. DED ini dapat dilakukan melalui dua metode, yang pertama adalah menggunakan konsultan perencana/desain yang dilakukan oleh pihak ketiga (Rekanan) melalui proses pengadaaan oleh Subdit Procurment dan dilakukan oleh internal PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) sendiri (inhouse) yang direncanakan, dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing Subdit terkait Kantor Pusat atau Terminal.
Di dalam SAP, untuk pekerjaan yang dikerjakan oleh pihak internal PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) sendiri (inhouse) atau oleh pihak rekanan akan dibedakan melalui control key di network activity. Control key memiliki fungsi mengontrol transaksi bisnis suatu network activity.
Di bawah ini adalah control key yang digunakan untuk pekerjaan investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) :
Control Key Deskrispsi
ZI01 Internal w/ Confirmation.
Digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh pihak internal PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), misalnya perencanaan desain (DED) yang dilakukan pihak internal PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), aktivitas pelelangan oleh Subdit Procurment.
ZI02 Internal w/o Confirmation.
Digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang tidak memerlukan konfirmasi, misalnya untuk network activity untuk menampung biaya SPPD, bunga dll.
ZI03 External w/ PR Service.
Digunakan untuk proses pengadaan jasa ke rekanan.
Dengan control key ini Purchase Requisition (PR) akan ter-generate, misalnya Pelelangan Mesin Induk & Sistem Propulsi Kapal.
ZI04 Pekerjaan Rekanan w/ progress.
Digunakan untuk proses detail pekerjaan rekanan sesuai BQ, dan perlu melakukan input progress fisiknya melalui template softcopy, misalnya Mob Demob, Stakeout dan Positioning, dll.
ZI05 Pekerjaan Rekanan w/o progress.
Digunakan untuk proses pekerjaan rekanan tanpa perlu melakukan input progress, misalnya pekerjaan supervisi berdasarkan kualifikasi personel, pekerjaan rekanan yang terkait masa retensi, dll.
Tabel 14. Control Key Pekerjaan Investasi
3.2.1 Aliran Proses PS-BP-02.1 Pelaksanaan Pekerjaan – Konsultansi Perencanaan Investasi
Subdit ProcurementProject Planner Subdit / Divisi Fungsional
2a. Konsultan Perencana / Desain Pihak Ketiga (External)
Last Modified Prepared By
PS-BP-02.1
Ver.Pelaksanaan Pekerjaan - Konsultansi
Perencanaan Investasi
2.0 06.12.2018 ArisPositions /
4a. Melakukan Upload Network Activity*/BQ Pekerjaan - Fisik
dan Supervisi Investasi Lampiran
KAK, RAB Remunerasi Konsultan, BQ
3b. Pelaksanaan Pekerjaan Desain Internal Lampiran
RKS, RAB, Gambar Desain
3.2.2 Deskripsi Proses PS-BP-02.1 Pelaksanaan Pekerjaan – Konsultansi Perencanaan Investasi
Step
No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code
1. Pelaksanaan pekerjaan dilakukan setelah perencananaan RKAP investasi yang berupa pengajuan usulan RKAP investasi disetujui oleh BOD, BOC dan disetujui di RUPS.
Mengacu pada proses :
• (PS-BP-01) Perencanaan RKAP Investasi
2a. Untuk pekerjaan desain (DED) yang dilakukan oleh konsultan perencana/desain yang dilakukan oleh pihak ketiga (Rekanan), dokumen yang harus disiapkan oleh Konsultan Perencana diantaranya :
1. KAK (Kerangka Acuan Kerja) 2. RAB (Rencana Anggaran Biaya)
Remunerasi Konsultan
3. BQ (Bill of Quantity) yang nantinya digunakan untuk penawaran konsultan
Di SAP akan melakukan input jasa atau external service pada network activity dalam project definition.
Project Planner Subdit / Divisi Fungsional
2b. Pelaksanaan RKAP investasi dapat dilakukan oleh masing-masing Subdit terkait.
Dokumen yang harus disiapkan oleh Subdit terkait diantaranya :
1. RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat teknis)
2. RAB (Rencana Anggaran Biaya) 3. Gambar Desain
4. BQ (Bill of Quantity) untuk proses lelang
Di SAP akan melakukan input network activity internal.
Project Planner Subdit / Divisi Fungsional
RKS, RAB, Gambar Desain
CJ20N
3a. Subdit Procurment melakukan proses pengadaan atas jasa Konsultansi Perencana yang akan melaksanaan pekerjaan investasi.
Mengacu pada proses :
• (MM-BP-03) Pengadaan Jasa Konsultansi
3b. Pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Subdit terkait berdasarkan RKS, RAB dan Gambar Desain yang telah dibahas dan disetujui oleh Pimpinan Subdit terkait pekerjaan investasi.
Project Management Office (PMO) melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Subdit terkait.
Project Planner Subdit / Divisi Fungsional
RKS, RAB, BQ dan Gambar Desain
Step
No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code
4a. Project Planner akan melakukan upload daftar pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan BQ yang disetujui, daftar pekerjaan tersebut di upload di SAP menjadi network activity dan simpan versi tersebut di SAP menggunakan transaction code CN72
Project Planner Subdit / Divisi Fungsional
Enhancement
& CN72
4b. Subdit terkait pekerjaan investasi melakukan pelaporan progress pekerjaan di SAP untuk setiap network activity yang telah dikerjakan.
Project Planner Subdit / Divisi Fungsional
5a. Pelaksanaan pekerjaan Konsultan Perencana dapat dimulai saat ditandatanganinya Berita Acara Dimulainya Pekerjaan.
Konsultan Perencana melakukan pekerjaan sesuan dengan KAK yang telah diberikan.
Project Management Office (PMO) melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh Konsultan Perencana.
5b. Dilakukan pelaksanaan pekerjaan fisik atas pekerjaan investasi yang telah disetujui oleh Project Management Office (PMO) dan Konsultan Supervisi (jika 6a. Konsutan Perencana melaporkan
progress pekerjaan berdasarkan template yang diberikan oleh Project Management Office (PMO) sesuai dengan pekerjaan yang telah dikerjakan.
Mengacu pada proses :
• (PS-BP-03) Pelaporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan
7a. Progress pekerjaan yang dilaporkan dan di-input oleh Konsultan Perencana melalui template softcopy akan dimonitor oleh Project Planner melalui custom report.
Laporan progress pekerjaan sesuai dengan Laporan Bulanan (terdiri dari Laporan Harian dan Laporan Mingguan) yang sudah dilakukan pembahasan oleh Subdit terkait dan sudah dibuatkan Berita Acara Penyerahan Laporan.
Project Planner Subdit / Divisi Fungsional
Laporan Bulanan/
Mingguan
ZPS045
8a. Proses pembayaran atas Konsultan Perencana kemudian akan dilakukan oleh Direktorat Keuangan.
Syarat pembayaran mengharuskan Berkas Kelengkapan pembayaran telah siap (SP2, SP3 atau SPK, BA dimulai
Mengacu pada proses :
• (FI-BP-6.11) Pengakuan Hutang Usaha PO
Step
No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code
Pekerjaan, BA Penyerahan laporan semi rampung, BA penyerahan laporan final, BA serah terima pekerjaan, invoice dari konsultan, dan persyaratan lainnya).