Tahapan awal sebelum dimulai pelaksanaan pekerjaan investasi di sistem SAP adalah menyusun struktur pekerjaan investasi (project structure) yang terdiri dari susunan Work Breakdown Structure (selanjutnya disebut WBS) beserta aktivitas-aktivitas di dalamnya (di SAP disebut sebagai Network).
Di SAP memungkinkan pembuatan struktur pekerjaan investasi (project structure) dilakukan dengan :
• Membuat secara manual struktur pekerjaan investasi yang terdiri dari WBS dan network-nya.
• Menyalin dari standard WBS dan network kemudian melakukan modifikasi.
• Menyalin dari struktur pekerjaan investasi (operative project definition) yang telah ada sebelumnya kemudian melakukan modifikasi.
Untuk kebutuhan standarisasi struktur pekerjaan investasi, PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) membuat standard WBS dan network yang disusun berdasarkan data histori proyek-proyek investasi di masa lalu yang sering dilakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Data ini dijadikan template standar, yang nantinya dapat disalin sehingga memudahkan dalam proses pembuatan struktur pekerjaan investasi setelah RKAP Investasi ditetapkan dan disahkan.
Pembuatan data standard WBS dan network diperlukan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dengan tujuan sebagai berikut :
• Terdapat standarisasi dalam penentuan struktur pekerjaan investasi baik dari WBS maupun network.
• Kemudahan dalam penyusunan struktur pekerjaan investasi dengan menyalin struktur pekerjaan investasi yang telah dibuat standar-nya.
• Fleksibilitas dalam menambahkan atau mengurangi struktur pekerjaan investasi.
Standard project definition merupakan master data yang merupakan kerangka awal dari struktur pekerjaan investasi berdasarkan histori pekerjaan investasi di masa lalu. Dalam satu standard project definition terdapat standard WBS (Work Breakdown Structure) yang merupakan representasi fase-fase dalam pekerjaan investasi dan standard network yang representasi detail pekerjaan proyek.
Desain struktur pekerjaan investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah satu sub-program untuk proyek investasi dibuat sebagai satu standard project definition. Berikut ini adalah contoh beberapa sub-program pekerjaan investasi yang didefinisikan sebagai satu project definition di SAP :
• Pembangunan open storage untuk general cargo di Terminal Mirah,
• Refurbishment CC 01 (container crane) dan CC 02 di Terminal Nilam,
• Pembangunan tower masjid Baitul Hakam di Pelabuhan Tanjung Perak,
• Pengadaan 2 unit HPC(Harbour Portal Crane) dan 1 unit HMC (Harbour Mobile Crane) Justifikasi desain satu sub program dibuat satu project definition di SAP :
• Proses penganggaran dilakukan per sub program,
• Perencanaan waktu pekerjaan (timeline) proyek adalah per sub program,
• Satu sub program terdapat aset yang akan dikapitalisasi.
Catatan : informasi program induk disimpan di salah satu parameter di SAP.
Figure 2. Project Structure
Standard project definition memiliki informasi sebagai berikut :
• Basic Data, berisi informasi factory calendar, time unit, dan organization data (person responsible, controlling area, company code, dan currency).
• Control Data, berisi informasi mengenai project profile, network profile, planning method untuk penjadwalan
• Administration Data, berisi informasi mengenai user yang membuat standard project definition, tanggal dibuat, dan perubahan atas informasi standard project definition.
Project Profile
Project profile merupakan profil yang menentukan nilai default dan parameter-parameter yang dapat mengontrol fungsi-fungsi, proses bisnis, dan keperluan laporan dalam suatu struktur proyek.
Project profile yang digunakan untuk pekerjaan investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah :
Profil Deskripsi
I001 Investment Project
Tabel 4. Project Profile Pekerjaan Investasi
PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) project profile yang terkait dengan proyek investasi hanya ada 1 jenis yaitu I001 dan dapat digunakan untuk semua Kantor Pusat dan Regional/Terminal.
Pada awal project profile memiliki kode “I” memiliki arti investment. Kode “001” adalah urutan untuk project profile yang digunakan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Apabila ada kebutuhan proses bisnis baru, maka dapat dibuatkan project profile dengan urutan 002, 003 dan seterusnya.
Masing-masing project profile berisi informasi penting mengenai :
• Organization
Bagian ini berisi default organisasi di SAP yang terkait proyek investasi seperti controlling area, company code, project currency.
• Planning method
Bagian ini berisi pengaturan untuk menentukan tipe penjadwalan pada saat perencanaan WBS. Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) digunakan bottom-up planning, dimana tanggal dari semua network activity akan teragregasi ke masing-masing WBS-nya.
• Factory calendar
Factory calendar digunakan untuk menentukan kalendar yang digunakan untuk penjadwalan proyek. Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) kalendar yang digunakan adalah semua hari dalam setahun diset sebagai hari kerja (working days).
• Network profile
Network profile digunakan untuk menentukan profil network header dan network activity yang digunakan untuk proyek investasi (misal : network type, scheduling dll)
Standard Project & WBS Coding Mask
Coding mask di dalam sebuah proyek digunakan untuk memberikan penamaan/kodifikasi suatu proyek. Beberapa hal penting yang berkaitan dengan coding mask untuk standard project definition dan WBS di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yaitu :
• Coding mask standard project definition dan WBS memiliki pengkodean yang sama dengan coding mask untuk operative project definition.
• Coding mask untuk proyek di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang berisi informasi tahun dimulainya project, informasi Terminal atau Kantor Pusat, Asset Class, dan nomer urut.
• Hanya digunakan di level project definition dan WBS.
Adapun penamaan Project Coding Mask yang digunakan untuk proyek investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah :
Profil Deskripsi Coding Mask
I001 Investment Project
I/X.00.00.00000.00.00.00
A B CC DD EEEEE FF GG HH Tabel 5. Project Coding Mask Pekerjaan Investasi
Berikut adalah keterangan mengenai coding mask proyek investasi :
Karakter Penggunaan
A Berupa huruf, sebagai identifikasi proyek.
I : Indikator struktur pekerjaan investasi
B Berupa huruf atau angka, sebagai identifikasi kode perusahaan
1 : PT Pelabuhan Indonesia III
CC Berupa angka, sebagai identifikasi tahun mulai dilaksanakannya proyek.
16 : Tahun 2016 17 : Tahun 2017
DD Berupa angka, sebagai identifikasi kode Kantor Pusat atau Terminal.
20 : Kantor Pusat
30 : Regional Jawa Timur 31 : Jamrud
32 : Nilam-Mirah 33 : Gresik 34 : Kalimas
35 : Tanjung Tembaga 36 : Kalianget
40 : Regional Jawa Tengah 41 : Tanjung Emas
42 : TPK. Semarang 43 : Tanjung Intan 44 : Tegal
50 : Regional Bali Nusra 51 : Benoa
52 : Tanjung Wangi 53 : Celukan Bawang 54 : Lembar
55 : Bima 56 : Badas 57 : Maumere 58 : Kupang 59 : Kalabahi
Karakter Penggunaan 60 : Waingapu
61 : Ende – Ippi
70 : Regional Kalimantan 71 : Trisakti
72 : TPKB 73 : Pulang Pisau 74 : Kotabaru 75 : Batu Licin 76 : Mekar Putih 77 : Sampit 78 : Bagendang 79 : Kumai 80 : Bumiharjo
EEEEE Berupa angka, sebagai identifikasi kode asset class.
20210 : Asset Class Bangunan Fasilitas Pelabuhan 20220 : Asset Class Kapal
FF Berupa angka, sebagai identifikasi nomor urut suatu project definition.
01 : Pembangunan Fasilitas Car Terminal
02 : Pembangunan Open Storage Terminal Mirah GG Berupa angka, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 2 HH Berupa angka, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 3
Tabel 6. Definisi Project Coding Mask Pekerjaan Investasi Standard Work Breakdown Structure
WBS (Work Breakdown Structure) element menggambarkan fase atau kelompok pekerjaan di dalam sebuah pekerjaan investasi. Di sistem SAP, WBS dapat digunakan dalam monitoring biaya realisasi per fase dan monitoring realisasi waktu pelaksanaan proyek investasi.
Pengkodean master data standard WBS di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) mengikuti coding mask seperti yang sudah dibahas di poin sebelumnya (Standard Project & WBS Coding Mask).
Untuk pekerjaan investasi, standard WBS element terdiri dari beberapa level yang berisi informasi sebagai berikut :
• Level 1 yaitu sub-program investment project
• Level 2 yaitu fase pekerjaan
• Level 3 yaitu kelompok pekerjaan
Penamaan kode standard WBS tidak lepas dari kode standard project definition. WBS element memiliki hirarki/level, maka antar level di tiap WBS harus unik dalam hal pengkodean. Level 1 WBS element memiliki kode yang sama dengan standard project definition. Kode level 2 WBS element mengandung kode WBS level 1 ditambah kode yang disesuaikan dengan keperluan pekerjaan investasi tersebut sesuai dengan aturan coding mask.
Dibawah ini adalah standard WBS coding mask beserta identifikasi leveling yang didefinisikan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) :
Profil Deskripsi Coding Mask
I001 Investment Project
I/X.00.00.00000.00.00.00
Project Definition : I/1.16.01.20210.01
[Standard - Pembuatan Open Storage]
WBS Level 1 : I/1.16.01.20210.01
[Standard - Pembuatan Open Storage]
WBS Level 2 : I/1.16.01.20210.01.01 [Perencanaan Desain]
WBS Level 3 : I/1.16.01.20210.01.01.01 [Pelelangan Desain]
Tabel 7. WBS (Work Breakdown Structure) Coding Mask Pekerjaan Investasi
Beberapa hal penting terkait dengan fungsi WBS element di dalam sistem SAP yaitu:
• Sebagai account assignment untuk posting biaya di level detil pekerjaan (network).
• Dapat digunakan untuk perencanaan kegiatan per fase dengan memasukkan tanggal rencana mulai pekerjaan beserta tanggal rencana selesai pekerjaan.
• Monitoring dan analisa realisasi per fase pekerjaan.
Penentuan struktur WBS element di SAP dapat dilakukan dengan berbagai metode. Karena secara sistem tidak ada rekomendasi khusus yang berkaitan dengan penyusunan WBS element, sehingga berapa level WBS yang diperlukan tergantung dari analisa yang digunakan untuk suatu pekerjaan investasi, namun terdapat batasan karakter yang diperbolehkan oleh SAP yaitu maksimum 24 karakter untuk kode WBS element.
Ada banyak faktor yang terkait dengan penyusunan WBS element diantaranya:
• Phase-based structuring, yaitu penyusunan WBS element berdasarkan tahapan pekerjaan investasi.
• Function-based structuring, yaitu penyusunan WBS element berdasarkan fungsi alat yang digunakan untuk kegiatan investasi.
• Structuring based on organizational aspects, yaitu penyusunan WBS element berdasarkan struktur organisasi yang ada dalam suatu pekerjaan investasi.
Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), struktur WBS element-nya dibuat dengan pendekatan phase-based structuring dimana WBS level 2 dibagi kedalam fase-fase seperti Perencanaan Desain, Pekerjaan Fisik Investasi, Supervisi. Untuk WBS level 3 berisi informasi lebih detail dari fase tersebut yang terdiri dari kelompok-kelompok pekerjaan seperti Pelelangan Desain, Pekerjaan Desain. Pengaturan WBS element untuk pekerjaan investasi :
• WBS element terdiri dari maksimum 3 level, dengan justifikasi sebagai berikut : o Standarisasi struktur WBS untuk semua pekerjaan investasi
o Mengurangi kompleksitas struktur WBS dengan menstandarisasi WBS level 2 dan 3
• WBS element menggunakan system status standar yang ada di SAP, adalah sebagai berikut :
o CRTD : Created o REL : Released o CNF : Confirmed
o TECO : Technically Completed o CLSD : Closed
• Account assignment element di WBS element di-set secara default. Indikator ini menandakan bahwa WBS tersebut dapat memilliki network header dan activity untuk menampung detil pekerjaan sekaligus biaya yang terjadi.
Standard Network
Definisi standard network di SAP adalah suatu yang dapat merepresentasikan pekerjaan-pekerjaan detil (activity) investasi. Dalam struktur pekerjaan-pekerjaan investasi, network ini digunakan sebagai dasar untuk melakukan perencanaan, analisa, dan monitoring jadwal pekerjaan, penugasan tenaga kerja, pembobotan pekerjaan, dan nantinya sebagai masukkan untuk progress fisik pekerjaan.
Struktur standard network di SAP didefinisikan ke dalam 2 bagian, yaitu standard network header dan network activity. Network header digunakan untuk mengelompokkan beberapa network activity kedalam satu kelompok.
Network Type
Network type digunakan untuk menentukan parameter yang akan di-maintain dalam suatu pekerjaan investasi, seperti penomoran dan settlement profile. Network type yang didesain untuk digunakan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah sebagai berikut :
Tipe Network Deskripsi Penomoran
IN01 Investment Project - Network 510000000 - 519999999
Tabel 8. Network Type Pekerjaan Investasi
Penomoran network type dibuat secara internal number dimana sistem akan men-generate secara otomatis penomoran sesuai dengan range yang telah ditentukan dan di-assign ke seluruh plant (Kantor Pusat dan Terminal) di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).
Network Profile
Network profile berisi informasi mengenai parameter default yang di-set dalam sebuah standard network. Network profile harus diisikan dari profil yang telah dibuat sebelumnya. Di dalam network profile berisi informasi-informasi sebagai berikut :
• Default value untuk aturan penomoran network activity, default control key untuk pekerjaan internal maupun eksternal, unit of work/duration yang muncul pada saat membuat sebuah network activity sehingga user tidak perlu lagi melakukan banyak entry data pada saat proses pembuatan network activity tersebut.
Profil Deskripsi
IN01 Investment Project - Network
Tabel 9. Network Profile Pekerjaan Investasi
2.2.1 Aliran Proses PS-MD-02 Pengelolaan Data Standard WBS & Network
Administrator Master Data PS (Port Engineering Supervision)Pimpinan Subdit / Divisi FungsionalSubdit / Divisi Fungsional
Last Modified Prepared By
PS-MD-02
Ver.Pengelolaan Data Standard
WBS & Network
2.0 06.12.2018 MithaPositions /
4a. Membuat Standard Project Definition & WBS
(CJ91)
7b. Membuat Standard Network Header &
Activities (CN01) Definition & WBS (CJ93)
6b. Menambah/
6a. Membuat Standard Network Header &
Activities (CN01)
End Start
3b. Menampilkan Standard Project Definition & WBS (CJ93)
Hardcopy/
2.2.2 Deskripsi Proses PS-MD-02 Pengelolaan Data Standard WBS dan Network
No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code
Permintaan Pembuatan Data Standard WBS dan Network 1a. Jika ada kebutuhan untuk permintaan pembuatan
standard project structure (project definition, WBS, dan network), maka pengguna harus membuat permintaan pembuatan standard project structure dan meminta persetujuan Pimpinan Subdit Kantor Pusat/Terminal dengan menyertakan lampiran berupa hardcopy atau email sesuai template yang berisi data detil dari dari standard project structure yang dimaksud.
Subdit / Divisi Fungsional
2a. Permintaan pembuatan standard project structure (project definition, WBS, dan network) harus disetujui oleh Pimpinan Subdit Kantor Pusat/
Terminal sebelum dikirim ke administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision).
Jika tidak disetujui, maka proses kembali ke langkah nomor 1a.
Pimpinan Subdit / Divisi Fungsional
3a. Untuk menghindari duplikasi data standard WBS dan network, di sistem SAP, administrator master data PS (Port Engineering Supervision) harus melakukan pengecekan apakah standard WBS dan network yang diminta oleh pengguna sudah ada dilanjutkan dengan pembuatan standard WBS baru.
Port
Engineering Supervision
CJ92
5a. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu untuk pembuatan standard network (header dan activity).
Mengacu pada proses :
• (PS-MD-01) Pengelolaan Data Work Center
6a. Selanjutnya proses dilanjutkan dengan pembuatan standard network (header dan activity). Dalam pembuatan network activity. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu.
Port
Engineering Supervision
CN01
Permintaan Menambah/Mengubah Data Standard WBS dan Network 1b. Jika ada kebutuhan untuk permintaan
menambah/mengubah standard project structure (project definition, WBS, dan network), maka pengguna harus membuat permintaan pembuatan standard project structure dan meminta persetujuan Pimpinan Subdit Kantor Pusat/Terminal dengan menyertakan lampiran berupa hardcopy atau email sesuai template yang berisi data detil dari dari standard project structure yang dimaksud.
Subdit / Divisi Fungsional
No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code 2b. Permintaan penambahan atau perubahan standard
project structure (project definition, WBS, dan network) harus disetujui oleh Pimpinan Subdit terkait Terminal & Kantor Pusat harus disetujui oleh Pimpinan Subdit Kantor Pusat/Terminal sebelum dikirim ke administrator master data PS (Port Engineering Supervision).
Jika tidak disetujui, maka proses kembali ke langkah nomor 1b.
Pimpinan Subdit / Divisi Fungsional
3b. Untuk menghindari duplikasi data standard WBS dan network, di sistem SAP, administrator master data PS (Port Engineering Supervision) harus melakukan pengecekan apakah standard WBS dan network yang diminta oleh pengguna sudah ada dalam sistem SAP.
Port dilanjutkan dengan penambahan/pengubahan standard WBS tersebut.
Port
Engineering Supervision
CJ92
5b. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu untuk pembuatan/penambahan/perubahan standard network (header dan activity).
Mengacu pada proses :
• (PS-MD-01) Pengelolaan Data Work Center
6b. Apabila tidak dibutuhkan standard network header baru, tetapi menambah/mengubah network activity dari standard network yang telah ada, maka proses dilanjutan dengan melakukan penambahan /pengubahan network activity. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu.
Port
Engineering Supervision
CN02
7b. Apabila dibutuhkan standard network header baru maka proses dilanjutkan ke pembuatan network header baru beserta activity-nya.
Port
Engineering Supervision
CN01