Business Blueprint. Modul Project System. PT Pelabuhan Indonesia III (PERSERO) Implementasi SAP Terkait Penyesuaian Struktur Organisasi

(1)

Business Blueprint

Modul Project System

Implementasi SAP Terkait Penyesuaian Struktur Organisasi

PT Pelabuhan Indonesia III (PERSERO)

Desember 2018

(2)

Tujuan

Dokumen Business Blueprint ini merupakan suatu dokumentasi kebutuhan fungsional dan non- fungsional dari modul aplikasi untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan di area bisnis yang termasuk dalam lingkup implementasi sistem SAP. Dokumen ini juga menjelaskan proses-proses secara keseluruhan yang didukung oleh modul aplikasi dan kebutuhan detil yang mencakup fungsional, data, form, laporan (report), dan interface. Kebutuhan tersebut akan mengacu pada lingkup proyek yang disepakati di Project Charter.

Dokumen ini akan menjadi suatu dasar untuk aktivitas desain teknis, kustomisasi dan testing modul aplikasi SAP di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang mengacu pada Project Charter.

Kontrol Perubahan Dokumen

Versi Tanggal Oleh Ringkasan Perubahan

Ver. 0.0 02-05-2016 Erwin Kusbiantoro

Rizka Febryani Initial document Ver. 1.0 20-05-2016 Erwin Kusbiantoro

Rizka Febryani Final document Ver. 1.1 31-12-2016 Erwin Kusbiantoro

Rizka Febryani Revision before Go Live Ver. 2.0 19-11-2018 Darmitha Tandepadang Final Document Reorganization

(3)

Lembar Pengesahan

Project System

PS Key User PS Consultant

Aris Setya Yuwana Darmitha Tandepadang

Pelindo III Perdana Consulting

Business Process Owner

Angga Pradiptya Hendiek Eko Setiantoro

SVP Port Engineering Supervision

Pelindo III

SVP Port Facility Pelindo III

Topo Sapto Nugroho Agus Dharmawan

SVP Port Equipment Pelindo III

SVP Information and Communication Technology Pelindo III

Project Coordinator

M. Rofi’ul Ibad Haryono

Pelindo III Perdana Consulting

(4)

Project System Team

NO NAMA PERUSAHAAN

1 Angga Pradiptya PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

2 Topo Sapto Nugroho PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) 3 Hendiek Eko Setiantoro PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

4 Agus Dharmawan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

5 Aris Setya Yuwana PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

6 Darmitha Tandepadang Perdana Consulting

7 Galent Oktanaseven Altha Consulting

(5)

DAFTAR ISI

TUJUAN ... 2

KONTROL PERUBAHAN DOKUMEN ... 2

LEGEND ... 8

1 STRUKTUR ORGANISASI ... 9

1.1 Client ... 9

1.2 Controlling Area ... 10

1.3 Company Code ... 10

1.4 Plant ... 11

1.5 Person Responsible ... 12

2 MASTER DATA PROJECT SYSTEM ... 13

2.1 Work Center ... 13

2.1.1 Aliran Proses PS-MD-01 Pengelolaan Data Work Center ... 16

2.1.2 Deskripsi Proses PS-MD-01 Pengelolaan Data Work Center ... 17

2.2 Standard WBS dan Network ... 18

2.2.1 Aliran Proses PS-MD-02 Pengelolaan Data Standard WBS & Network ... 26

2.2.2 Deskripsi Proses PS-MD-02 Pengelolaan Data Standard WBS dan Network ... 27

2.3 Struktur Biaya Pemeliharaan ... 29

2.3.1 Aliran Proses PS-MD-03 Pengelolaan Struktur Biaya Pemeliharaan ... 33

2.3.2 Deskripsi Proses PS-MD-03 Pengelolaan Struktur Biaya Pemeliharaan ... 34

3 PROSES BISNIS PROJECT SYSTEM ... 35

3.1 Skenario Perencanaan RKAP Investasi ... 37

3.1.1 Aliran Proses PS-BP-01 Perencanaan RKAP Investasi ... 38

3.1.2 Deskripsi Proses PS-BP-01 Perencanaan RKAP Investasi... 40

3.2 Skenario Pelaksanaan Pekerjaan - Konsultansi Perencanaan Investasi ... 43

3.2.1 Aliran Proses PS-BP-02.1 Pelaksanaan Pekerjaan – Konsultansi Perencanaan Investasi ... 44

3.2.2 Deskripsi Proses PS-BP-02.1 Pelaksanaan Pekerjaan – Konsultansi Perencanaan Investasi ... 45

3.3 Skenario Pelaksanaan Pekerjaan – Fisik dan Supervisi Investasi ... 47

3.3.1 Aliran Proses PS-BP-02.2 Pelaksanaan Pekerjaan – Fisik dan Supervisi Investasi ... 48

3.3.2 Deskripsi Proses PS-BP-02.2 Pelaksanaan Pekerjaan – Fisik dan Supervisi Investasi ... 50

3.4 Skenario Addendum Pekerjaan Investasi ... 57

3.4.1 Aliran Proses PS-BP-02.3 Addendum Pekerjaan Investasi ... 58

3.4.2 Deskripsi Proses PS-BP-02.3 Addendum Pekerjaan Investasi ... 59

3.5 Skenario Pelaporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan ... 60

(6)

3.5.1 Aliran Proses PS-BP-03 Pelaporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan ... 61

3.5.2 Deskripsi Proses PS-BP-03 Pelaporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan ... 62

3.6 Skenario Revisi RKAP Investasi ... 63

3.6.1 Aliran Proses PS-BP-04 Revisi RKAP Investasi ... 64

3.6.2 Deskripsi Proses PS-BP-04 Revisi RKAP Investasi ... 65

3.7 Skenario Posting Biaya Tidak Langsung Pekerjaan Investasi ... 67

3.7.1 Aliran Proses PS-BP-05 Posting Biaya Tidak Langsung Proyek Investasi ... 68

3.7.2 Deskripsi Proses PS-BP-05 Posting Biaya Tidak Langsung Proyek Investasi ... 69

3.8 Skenario Settlement Biaya Proyek RKAP Investasi ... 70

3.8.1 Aliran Proses PS-BP-06 Settlement Biaya Biaya Pekerjaan Investasi ... 71

3.8.2 Deskripsi Proses PS-BP-06 Settlement Biaya Biaya Pekerjaan Investasi ... 72

3.9 Skenario Penutupan Pekerjaan Investasi ... 73

3.9.1 Aliran Proses PS-BP-07 Penutupan Pekerjaan Investasi... 74

3.9.2 Deskripsi Proses PS-BP-07 Penutupan Proyek RKAP Investasi ... 75

4 WORKFLOW, REPORT, INTERFACE, CONVERSION, ENHANCEMENT, DAN FORM (WRICEF) ... 76

4.1 Report – SAP Standard ... 76

4.2 WRICEF – Non-SAP Standard ... 77

(7)

Daftar Tabel

Tabel 1. Struktur Organisasi Plant Pada Modul MM (Material Management) ... 12

Tabel 2. Struktur Organisasi Person Responsible Pekerjaan Investasi ... 12

Tabel 3. Master Data Work Center Pekerjaan Investasi ... 15

Tabel 4. Project Profile Pekerjaan Investasi... 19

Tabel 5. Project Coding Mask Pekerjaan Investasi ... 20

Tabel 6. Definisi Project Coding Mask Pekerjaan Investasi ... 22

Tabel 7. WBS (Work Breakdown Structure) Coding Mask Pekerjaan Investasi ... 23

Tabel 8. Network Type Pekerjaan Investasi ... 24

Tabel 9. Network Profile Pekerjaan Investasi ... 25

Tabel 10. Project Profile Struktur Realisasi Biaya Pemeliharaan ... 29

Tabel 11. Project Coding Mask Struktur Realisasi Biaya Pemeliharaan ... 29

Tabel 12. Definisi Project Coding Mask Struktur Realisasi Biaya Pemeliharaan ... 31

Tabel 13. WBS Coding Mask Struktur Biaya Pemeliharaan ... 31

Tabel 14. Control Key Pekerjaan Investasi... 43

Tabel 15. Daftar Form & Report Custom di Project System ... 77

Tabel 16. Daftar WRICEF Proses Bisnis Pekerjaan Investasi ... 80

(8)

LEGEND

Legend adalah simbol yang menjelaskan aliran proses bisnis yang akan digunakan dalam tiap-tiap skenario bisnis. Daftar legend adalah sebagai berikut :

Start

Indicates the start or end of the process

Manual Process (without System)

Process in SAP system (Standard)

End

Description of Manual Process

Process in SAP system (Enhancement)

Process in SAP system (Other SAP Modules)

Background Process in SAP system

PM-MD-02

Process Group Other Process (Process Group)

Description of Other System

Process in Other System Non SAP

Description of SAP process

(TCode)

SAP Background process

(TCode)

Printed document

From SAP Form created by SAP

Printed document

From Non-SAP Form created by Non-SAP

Decision Decision

Database Database

Connector Automatically routes between the shapes it connects

Approval by Managerial

Staff

Additional information that needs to be explained on the steps

(9)

1 STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi di modul Project System perlu didefinisikan untuk menentukan fungsi entitas perusahaan yang terlibat dalam proses bisnis yang terkait dengan perencanaan RKAP (Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan) investasi, pelaksanaan pekerjaan investasi, addendum pekerjaan investasi, pelaporan progress pekerjaan investasi, revisi RKAP investasi, posting biaya tidak langsung pekerjaan investasi, settlement biaya pekerjaan investasi, dan penutupan pekerjaan investasi.

Struktur organisasi di modul Project System (PS) terdiri dari Client, Controlling Area, Company Code, Plant, dan Person Responsible. Struktur organisasi Client, Controlling Area, Company Code mengikuti struktur organisasi yang didefinisikan di modul Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO). Sedangkan struktur organisasi Plant mengikuti struktur organisasi yang didefinisikan di modul Material Management (MM).

Figure 1. Struktur Organisasi Project System

Struktur organisasi yang spesifik didefinisikan untuk kebutuhan di modul Project System adalah Person Responsible.

1.1 Client

Client adalah organisasi tertinggi dalam struktur organisasi di SAP dimana seluruh entitas perusahaan melakukan transaksi dalam database yang sama. PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) memiliki satu production client di SAP dalam menjalankan transaksi perusahaan. Kode Client yang digunakan adalah 300.

(10)

1.2 Controlling Area

Controlling Area merupakan struktur organisasi di dalam perusahaan yang merepresentasikan organisasi untuk pengontrolan biaya (cost) dan pendapatan (revenue).

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) memiliki satu Controlling Area di sistem SAP sesuai dengan legal entity-nya yakni PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Kode Controlling Area yang digunakan di dalam sistem SAP adalah 1000.

1.3 Company Code

Company code adalah organisasi di sistem yang mewakili legal entity yang memiliki laporan keuangan baik Neraca (Balance Sheet) maupun Laporan Laba Rugi (Profit & Loss Statement).

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) memiliki satu Company Code di sistem SAP sesuai dengan legal entity-nya yakni PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Kode Company Code yang digunakan di dalam sistem SAP adalah 1000.

(11)

1.4 Plant

Plant adalah organisasi yang melakukan aktivitas pekerjaan investasi, proses pengadaan, pemeliharaan, dan penjualan. PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), Plant menggambarkan kantor pusat, Regional, atau Terminal.

Detail kode dan deskripsi Plant dijelaskan di struktur organisasi modul Material Management (MM).

Kode Plant Deskripsi Tipe Plant

1011 Kantor Pusat Kantor Pusat

1020 Regional Jawa Timur Regional

1022 Terminal Jamrud Terminal

1023 Terminal Nilam Mirah Terminal

1024 Terminal Kalimas Terminal

1031 Terminal Gresik Terminal

1032 Terminal Kalianget Terminal

1041 Terminal Tanjung Tembaga Terminal 1060 Regional Jawa Tengah Regional

1061 Terminal Tanjung Emas Terminal

1062 Terminal Tegal Terminal

1071 Terminal TPKS Terminal

1081 Terminal Tanjung Intan Terminal

1090 Regional Bali Nusra Regional

1091 Terminal Benoa Terminal

1051 Terminal Tanjung Wangi Terminal

1101 Terminal Celukan Bawang Terminal

1111 Terminal Lembar Terminal

1121 Terminal Bima Terminal

1122 Terminal Badas Terminal

1131 Terminal Maumere Terminal

1141 Terminal Kupang Terminal

1142 Terminal Kalabahi Terminal

1143 Terminal Waingapu Terminal

1144 Terminal Ende - Ippi Terminal

1160 Regional Kalimantan Regional

1161 Terminal Kotabaru Terminal

1151 Terminal Trisakti Terminal

1152 Terminal Pulang Pisau Terminal

(12)

Kode Plant Deskripsi Tipe Plant

1156 Terminal TPKB Terminal

1162 Terminal Batulicin Terminal

1163 Terminal Mekar Putih Terminal

1171 Terminal Sampit Terminal

1174 Terminal Bagendang Terminal

1181 Terminal Kumai Terminal

1182 Terminal Bumiharjo Terminal

Tabel 1. Struktur Organisasi Plant Pada Modul MM (Material Management)

1.5 Person Responsible

Person responsible adalah penanggung jawab dari suatu pekerjaan investasi yang di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) di-representasikan sebagai Project Management Office (PMO). Person responsible di SAP dapat digunakan sebagai pembatas akses terhadap data suatu pekerjaan investasi. Person Responsible diisi di level project definition, maka field di level Work Breakdown Structure (WBS) element tersebut sudah secara otomatis terisi sama dengan yang ada di project definition.

Person responsible di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) didesain per Regional dan Terminalnya hanya ada satu, sedangkan khusus untuk Kantor Pusat dibagi di level Subdit terkait.

Pengkodean Person Responsible mengikuti aturan sebagai berikut : XYYZZ

X : Initial Company Code

YY : Identifikasi Kode Kantor Pusat/Regional ZZ : Nomor Urut

Kode Deskripsi

10101 Subdit HC & GA 10102 Subdit Port Facility 10103 Subdit Port Equipment 10104 Subdit ICT

10105 Subdit Business Development 10201 Jawa Timur

10401 Bali Nusra 10301 Jawa Tengah 10501 Kalimantan 99999 Plant Maintenance

Tabel 2. Struktur Organisasi Person Responsible Pekerjaan Investasi

(13)

2 MASTER DATA PROJECT SYSTEM

Master data didefinisikan sebagai sekumpulan data yang harus sudah ada di sistem terlebih dahulu sebelum proses bisnis di SAP dijalankan. Tipikal dari master data adalah dapat digunakan berkali-kali dan frekuensi perubahannya kecil.

Master data yang terkait dengan modul SAP Project System adalah : 1. Work Center

2. Standard Work Breakdown Structure (WBS) dan Network 3. Struktur Biaya Pemeliharaan

2.1 Work Center

Secara garis besar pekerjaan investasi selalu melibatkan pihak internal perusahaan dan pihak eksternal perusahaan (rekanan). Untuk mengidentifikasi pihak internal perusahaan yang terlibat dalam pekerjaan investasi, maka di SAP perlu dibuat data work center.

Definisi work center di dalam sistem SAP, merupakan seorang atau sekelompok orang dari internal perusahaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang merupakan bagian dari suatu pekerjaan investasi. Contoh di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) terdapat pekerjaan survey yang dilakukan oleh Subdit terkait di Kantor Pusat sebagai bagian dari persiapan pekerjaan investasi.

Beberapa hal penting terkait dengan project work center yang ada di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero):

• Work Center Category yang digunakan adalah 0006 – Project Management.

• Usage yang digunakan adalah 003 – only network.

• Formula Capacity yang digunakan adalah SAP008 -Proj:RqmtsNetwkMaint.

• Capacity Utilization yang digunakan adalah 100 persen.

• Formula Scheduling yang digunakan adalah SAP004 -Proj:Netw/Maint.Time.

• Cost Center data harus di-assign ke dalam costing data work center.

Master data work center di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) diperlukan dengan tujuan sebagai berikut :

• Mengidentifikasi terdapat pekerjaan-pekerjaan yang merupakan bagian dari suatu pekerjaan investasi yang dikerjakan oleh internal perusahaan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).

• Menghitung kapasitas suatu work center untuk kebutuhan penjadwalan berdasarkan jam kerja dan jumlah orang yang didefinisikan dalam work center.

Desain work center yang digunakan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah merepresentasikan Subdit-Subdit di Kantor Pusat dan Regional yang terlibat dalam pekerjaan- pekerjaan yang dikerjakan secara internal untuk suatu proyek investasi. Kode Work Center dibuat berdasarkan jumlah Terminal, dengan pertimbangan bahwa pekerjaan investasi yang dilakukan oleh internal untuk Regional dan Terminalnya selalu ditangani di level Terminal.

Pengkodean work center mengikuti aturan sebagai berikut :

(14)

XYYZZ

X : Initial Company Code

YY : Identifikasi Kantor Pusat/Terminal ZZ : No. Urut

Work Center Deskripsi

10101 Subdit HC & GA 10102 Subdit Port Facility 10103 Subdit Port Equipment 10104 Subdit ICT

10105 Subdit Business Development 10106 Subdit Procurement

10200 Regional Jawa Timur

10202 Jamrud

10203 Nilam-Mirah

10204 Kalimas

10301 Gresik

10302 Kalianget

10401 Tanjung Tembaga 10600 Regional Jawa Tengah

10601 Tanjung Emas

10602 Tegal

10701 TPK. Semarang

10801 Tanjung Intan 10900 Regional Bali Nusra

10901 Benoa

10501 Tanjung Wangi

11001 Celukan Bawang

11101 Lembar

11201 Bima

11202 Badas

11301 Maumere

11401 Kupang

11402 Kalabahi

11403 Waingapu

11404 Ende – Ippi

(15)

Work Center Deskripsi 11600 Regional Kalimantan

11501 Trisakti

11506 TPKB

11502 Pulang Pisau

11601 Kotabaru

11602 Batu Licin 11603 Mekar Putih

11701 Sampit

11704 Bagendang

11801 Kumai

11802 Bumiharjo

Tabel 3. Master Data Work Center Pekerjaan Investasi

(16)

2.1.1 Aliran Proses PS-MD-01 Pengelolaan Data Work Center

Administrator Master Data PS (Port Engineering Supervision)Pimpinan Subdit / Divisi FungsionalSubdit / Divisi Fungsional

Last Modified Prepared By Ver.

PS-MD-01

Pengelolaan Data Work Center

2.0 06.12.2018 Mitha

Positions / Job Roles

Ya

Tidak

Start

1b.

Permintaan Perubahan Work Center

End End

1a.

Permintaan Work Center

Baru

3a. Menampilkan Work Center (CNR3)

Hardcopy/

Email

3b. Menampilkan Work Center (CNR3)

4a. Membuat Work Center (CNR1)

2b.

Persetujuan Perubahan Work Center

4b. Mengubah Work Center

(CNR2) Sudah Ada?

2a.

Persetujuan Permintaan Work Center

Baru Start

Hardcopy/

Email Hardcopy/

Email

Hardcopy/

Email

(17)

2.1.2 Deskripsi Proses PS-MD-01 Pengelolaan Data Work Center

Step

No. Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code

Permintaan Pembuatan Data Work Center

1a. Jika ada kebutuhan untuk permintaan pembuatan work center, maka pengguna harus membuat permintaan pembuatan work center dalam format hardcopy atau email yang telah ditentukan template-nya.

Data ini kemudian harus dimintakan persetujuan ke Pimpinan Subdit terkait Kantor Pusat/Terminal.

Subdit / Divisi Fungsional

Detil data work center dalam hardcopy/

email

2a. Permintaan pembuatan work center harus disetujui oleh Pimpinan Subdit terkait Kantor Pusat/Terminal, dalam bentuk hardcopy atau email sesuai template yang berisi data detil dari dari work center yang dimaksud.

Setelah disetujui maka data dapat dikirimkan ke administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision).

Jika tidak disetujui, maka proses kembali ke langkah nomor 1a.

Pimpinan Subdit / Divisi Fungsional

email

3a. Untuk menghindari duplikasi data work center di sistem SAP, administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision) harus melakukan pengecekan apakah work center yang diminta oleh pengguna sudah ada dalam sistem SAP.

Port

Engineering Supervision

CNR3

4a. Setelah melakukan pengecekkan terhadap work center dan tidak tersedia, maka administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision) membuat work center baru berdasarkan data yang terdapat dalam hardcopy/email yang diminta oleh pengguna.

Port

CNR1

Permintaan Perubahan Data Work Center

1b. Jika ada kebutuhan untuk permintaan perubahan work center baru, maka pengguna harus membuat permintaan perubahan work center dalam format hardcopy atau email yang telah ditentukan template-nya.

Data ini kemudian harus dimintakan persetujuan ke pimpinan Subdit terkait Kantor Pusat/Terminal.

email

2b. Permintaan perubahan work center harus disetujui oleh Pimpinan Subdit terkait Kantor Pusat/Terminal, dalam bentuk hardcopy atau email sesuai template yang berisi data detil dari dari work center yang dimaksud.

Setelah disetujui maka data dapat dikirimkan ke ke administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision).

Jika tidak disetujui, maka proses kembali ke langkah nomor 1b.

email

(18)

Step

3b. Administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision) melakukan pengecekan terhadap parameter di work center yang ingin diubah.

Subdit Port Engineering Supervision

CNR3

4b. Setelah melakukan pengecekan dalam sistem maka administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision) melakukan perubahan data parameter work center seperti yang diminta oleh pengguna.

Port

CNR2

2.2 Standard WBS dan Network

Tahapan awal sebelum dimulai pelaksanaan pekerjaan investasi di sistem SAP adalah menyusun struktur pekerjaan investasi (project structure) yang terdiri dari susunan Work Breakdown Structure (selanjutnya disebut WBS) beserta aktivitas-aktivitas di dalamnya (di SAP disebut sebagai Network).

Di SAP memungkinkan pembuatan struktur pekerjaan investasi (project structure) dilakukan dengan :

• Membuat secara manual struktur pekerjaan investasi yang terdiri dari WBS dan network- nya.

• Menyalin dari standard WBS dan network kemudian melakukan modifikasi.

• Menyalin dari struktur pekerjaan investasi (operative project definition) yang telah ada sebelumnya kemudian melakukan modifikasi.

Untuk kebutuhan standarisasi struktur pekerjaan investasi, PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) membuat standard WBS dan network yang disusun berdasarkan data histori proyek-proyek investasi di masa lalu yang sering dilakukan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Data ini dijadikan template standar, yang nantinya dapat disalin sehingga memudahkan dalam proses pembuatan struktur pekerjaan investasi setelah RKAP Investasi ditetapkan dan disahkan.

Pembuatan data standard WBS dan network diperlukan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dengan tujuan sebagai berikut :

• Terdapat standarisasi dalam penentuan struktur pekerjaan investasi baik dari WBS maupun network.

• Kemudahan dalam penyusunan struktur pekerjaan investasi dengan menyalin struktur pekerjaan investasi yang telah dibuat standar-nya.

• Fleksibilitas dalam menambahkan atau mengurangi struktur pekerjaan investasi.

Standard project definition merupakan master data yang merupakan kerangka awal dari struktur pekerjaan investasi berdasarkan histori pekerjaan investasi di masa lalu. Dalam satu standard project definition terdapat standard WBS (Work Breakdown Structure) yang merupakan representasi fase-fase dalam pekerjaan investasi dan standard network yang representasi detail pekerjaan proyek.

Desain struktur pekerjaan investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah satu sub- program untuk proyek investasi dibuat sebagai satu standard project definition. Berikut ini adalah contoh beberapa sub-program pekerjaan investasi yang didefinisikan sebagai satu project definition di SAP :

• Pembangunan open storage untuk general cargo di Terminal Mirah,

(19)

• Refurbishment CC 01 (container crane) dan CC 02 di Terminal Nilam,

• Pembangunan tower masjid Baitul Hakam di Pelabuhan Tanjung Perak,

• Pengadaan 2 unit HPC(Harbour Portal Crane) dan 1 unit HMC (Harbour Mobile Crane) Justifikasi desain satu sub program dibuat satu project definition di SAP :

• Proses penganggaran dilakukan per sub program,

• Perencanaan waktu pekerjaan (timeline) proyek adalah per sub program,

• Satu sub program terdapat aset yang akan dikapitalisasi.

Catatan : informasi program induk disimpan di salah satu parameter di SAP.

Figure 2. Project Structure

Standard project definition memiliki informasi sebagai berikut :

• Basic Data, berisi informasi factory calendar, time unit, dan organization data (person responsible, controlling area, company code, dan currency).

• Control Data, berisi informasi mengenai project profile, network profile, planning method untuk penjadwalan

• Administration Data, berisi informasi mengenai user yang membuat standard project definition, tanggal dibuat, dan perubahan atas informasi standard project definition.

Project Profile

Project profile merupakan profil yang menentukan nilai default dan parameter-parameter yang dapat mengontrol fungsi-fungsi, proses bisnis, dan keperluan laporan dalam suatu struktur proyek.

Project profile yang digunakan untuk pekerjaan investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah :

Profil Deskripsi

I001 Investment Project

Tabel 4. Project Profile Pekerjaan Investasi

(20)

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) project profile yang terkait dengan proyek investasi hanya ada 1 jenis yaitu I001 dan dapat digunakan untuk semua Kantor Pusat dan Regional/Terminal.

Pada awal project profile memiliki kode “I” memiliki arti investment. Kode “001” adalah urutan untuk project profile yang digunakan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Apabila ada kebutuhan proses bisnis baru, maka dapat dibuatkan project profile dengan urutan 002, 003 dan seterusnya.

Masing-masing project profile berisi informasi penting mengenai :

• Organization

Bagian ini berisi default organisasi di SAP yang terkait proyek investasi seperti controlling area, company code, project currency.

• Planning method

Bagian ini berisi pengaturan untuk menentukan tipe penjadwalan pada saat perencanaan WBS. Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) digunakan bottom-up planning, dimana tanggal dari semua network activity akan teragregasi ke masing- masing WBS-nya.

• Factory calendar

Factory calendar digunakan untuk menentukan kalendar yang digunakan untuk penjadwalan proyek. Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) kalendar yang digunakan adalah semua hari dalam setahun diset sebagai hari kerja (working days).

• Network profile

Network profile digunakan untuk menentukan profil network header dan network activity yang digunakan untuk proyek investasi (misal : network type, scheduling dll)

Standard Project & WBS Coding Mask

Coding mask di dalam sebuah proyek digunakan untuk memberikan penamaan/kodifikasi suatu proyek. Beberapa hal penting yang berkaitan dengan coding mask untuk standard project definition dan WBS di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yaitu :

• Coding mask standard project definition dan WBS memiliki pengkodean yang sama dengan coding mask untuk operative project definition.

• Coding mask untuk proyek di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yang berisi informasi tahun dimulainya project, informasi Terminal atau Kantor Pusat, Asset Class, dan nomer urut.

• Hanya digunakan di level project definition dan WBS.

Adapun penamaan Project Coding Mask yang digunakan untuk proyek investasi di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah :

Profil Deskripsi Coding Mask

I001 Investment Project

I/X.00.00.00000.00.00.00

A B CC DD EEEEE FF GG HH Tabel 5. Project Coding Mask Pekerjaan Investasi

(21)

Berikut adalah keterangan mengenai coding mask proyek investasi :

Karakter Penggunaan

A Berupa huruf, sebagai identifikasi proyek.

I : Indikator struktur pekerjaan investasi

B Berupa huruf atau angka, sebagai identifikasi kode perusahaan

1 : PT Pelabuhan Indonesia III

CC Berupa angka, sebagai identifikasi tahun mulai dilaksanakannya proyek.

16 : Tahun 2016 17 : Tahun 2017

DD Berupa angka, sebagai identifikasi kode Kantor Pusat atau Terminal.

20 : Kantor Pusat

30 : Regional Jawa Timur 31 : Jamrud

32 : Nilam-Mirah 33 : Gresik 34 : Kalimas

35 : Tanjung Tembaga 36 : Kalianget

40 : Regional Jawa Tengah 41 : Tanjung Emas

42 : TPK. Semarang 43 : Tanjung Intan 44 : Tegal

50 : Regional Bali Nusra 51 : Benoa

52 : Tanjung Wangi 53 : Celukan Bawang 54 : Lembar

55 : Bima 56 : Badas 57 : Maumere 58 : Kupang 59 : Kalabahi

(22)

Karakter Penggunaan 60 : Waingapu

61 : Ende – Ippi

70 : Regional Kalimantan 71 : Trisakti

72 : TPKB 73 : Pulang Pisau 74 : Kotabaru 75 : Batu Licin 76 : Mekar Putih 77 : Sampit 78 : Bagendang 79 : Kumai 80 : Bumiharjo

EEEEE Berupa angka, sebagai identifikasi kode asset class.

20210 : Asset Class Bangunan Fasilitas Pelabuhan 20220 : Asset Class Kapal

FF Berupa angka, sebagai identifikasi nomor urut suatu project definition.

01 : Pembangunan Fasilitas Car Terminal

02 : Pembangunan Open Storage Terminal Mirah GG Berupa angka, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 2 HH Berupa angka, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 3

Tabel 6. Definisi Project Coding Mask Pekerjaan Investasi Standard Work Breakdown Structure

WBS (Work Breakdown Structure) element menggambarkan fase atau kelompok pekerjaan di dalam sebuah pekerjaan investasi. Di sistem SAP, WBS dapat digunakan dalam monitoring biaya realisasi per fase dan monitoring realisasi waktu pelaksanaan proyek investasi.

Pengkodean master data standard WBS di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) mengikuti coding mask seperti yang sudah dibahas di poin sebelumnya (Standard Project & WBS Coding Mask).

Untuk pekerjaan investasi, standard WBS element terdiri dari beberapa level yang berisi informasi sebagai berikut :

• Level 1 yaitu sub-program investment project

• Level 2 yaitu fase pekerjaan

• Level 3 yaitu kelompok pekerjaan

(23)

Penamaan kode standard WBS tidak lepas dari kode standard project definition. WBS element memiliki hirarki/level, maka antar level di tiap WBS harus unik dalam hal pengkodean. Level 1 WBS element memiliki kode yang sama dengan standard project definition. Kode level 2 WBS element mengandung kode WBS level 1 ditambah kode yang disesuaikan dengan keperluan pekerjaan investasi tersebut sesuai dengan aturan coding mask.

Dibawah ini adalah standard WBS coding mask beserta identifikasi leveling yang didefinisikan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) :

Profil Deskripsi Coding Mask

I001 Investment Project

I/X.00.00.00000.00.00.00

Project Definition : I/1.16.01.20210.01

[Standard - Pembuatan Open Storage]

WBS Level 1 : I/1.16.01.20210.01

[Standard - Pembuatan Open Storage]

WBS Level 2 : I/1.16.01.20210.01.01 [Perencanaan Desain]

WBS Level 3 : I/1.16.01.20210.01.01.01 [Pelelangan Desain]

Tabel 7. WBS (Work Breakdown Structure) Coding Mask Pekerjaan Investasi

Beberapa hal penting terkait dengan fungsi WBS element di dalam sistem SAP yaitu:

• Sebagai account assignment untuk posting biaya di level detil pekerjaan (network).

• Dapat digunakan untuk perencanaan kegiatan per fase dengan memasukkan tanggal rencana mulai pekerjaan beserta tanggal rencana selesai pekerjaan.

• Monitoring dan analisa realisasi per fase pekerjaan.

Penentuan struktur WBS element di SAP dapat dilakukan dengan berbagai metode. Karena secara sistem tidak ada rekomendasi khusus yang berkaitan dengan penyusunan WBS element, sehingga berapa level WBS yang diperlukan tergantung dari analisa yang digunakan untuk suatu pekerjaan investasi, namun terdapat batasan karakter yang diperbolehkan oleh SAP yaitu maksimum 24 karakter untuk kode WBS element.

Ada banyak faktor yang terkait dengan penyusunan WBS element diantaranya:

• Phase-based structuring, yaitu penyusunan WBS element berdasarkan tahapan pekerjaan investasi.

• Function-based structuring, yaitu penyusunan WBS element berdasarkan fungsi alat yang digunakan untuk kegiatan investasi.

• Structuring based on organizational aspects, yaitu penyusunan WBS element berdasarkan struktur organisasi yang ada dalam suatu pekerjaan investasi.

(24)

Di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), struktur WBS element-nya dibuat dengan pendekatan phase-based structuring dimana WBS level 2 dibagi kedalam fase-fase seperti Perencanaan Desain, Pekerjaan Fisik Investasi, Supervisi. Untuk WBS level 3 berisi informasi lebih detail dari fase tersebut yang terdiri dari kelompok-kelompok pekerjaan seperti Pelelangan Desain, Pekerjaan Desain. Pengaturan WBS element untuk pekerjaan investasi :

• WBS element terdiri dari maksimum 3 level, dengan justifikasi sebagai berikut : o Standarisasi struktur WBS untuk semua pekerjaan investasi

o Mengurangi kompleksitas struktur WBS dengan menstandarisasi WBS level 2 dan 3

• WBS element menggunakan system status standar yang ada di SAP, adalah sebagai berikut :

o CRTD : Created o REL : Released o CNF : Confirmed

o TECO : Technically Completed o CLSD : Closed

• Account assignment element di WBS element di-set secara default. Indikator ini menandakan bahwa WBS tersebut dapat memilliki network header dan activity untuk menampung detil pekerjaan sekaligus biaya yang terjadi.

Standard Network

Definisi standard network di SAP adalah suatu yang dapat merepresentasikan pekerjaan- pekerjaan detil (activity) investasi. Dalam struktur pekerjaan investasi, network ini digunakan sebagai dasar untuk melakukan perencanaan, analisa, dan monitoring jadwal pekerjaan, penugasan tenaga kerja, pembobotan pekerjaan, dan nantinya sebagai masukkan untuk progress fisik pekerjaan.

Struktur standard network di SAP didefinisikan ke dalam 2 bagian, yaitu standard network header dan network activity. Network header digunakan untuk mengelompokkan beberapa network activity kedalam satu kelompok.

Network Type

Network type digunakan untuk menentukan parameter yang akan di-maintain dalam suatu pekerjaan investasi, seperti penomoran dan settlement profile. Network type yang didesain untuk digunakan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah sebagai berikut :

Tipe Network Deskripsi Penomoran

IN01 Investment Project - Network 510000000 - 519999999

Tabel 8. Network Type Pekerjaan Investasi

Penomoran network type dibuat secara internal number dimana sistem akan men-generate secara otomatis penomoran sesuai dengan range yang telah ditentukan dan di-assign ke seluruh plant (Kantor Pusat dan Terminal) di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).

(25)

Network Profile

Network profile berisi informasi mengenai parameter default yang di-set dalam sebuah standard network. Network profile harus diisikan dari profil yang telah dibuat sebelumnya. Di dalam network profile berisi informasi-informasi sebagai berikut :

• Default value untuk aturan penomoran network activity, default control key untuk pekerjaan internal maupun eksternal, unit of work/duration yang muncul pada saat membuat sebuah network activity sehingga user tidak perlu lagi melakukan banyak entry data pada saat proses pembuatan network activity tersebut.

IN01 Investment Project - Network

Tabel 9. Network Profile Pekerjaan Investasi

(26)

2.2.1 Aliran Proses PS-MD-02 Pengelolaan Data Standard WBS & Network

Administrator Master Data PS (Port Engineering Supervision)Pimpinan Subdit / Divisi FungsionalSubdit / Divisi Fungsional

Last Modified Prepared By

PS-MD-02

Ver.

Pengelolaan Data Standard

WBS & Network

2.0 06.12.2018 Mitha

Positions / Job Roles

Ya

Tidak Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Tidak 1b. Menambah/

Mengubah Standard Project Structure

2b. Persetujuan Penambahan/

Pengubahan Standard Project

Structure

End 2a. Persetujuan

Pembuatan Standard

Project Structure 1a. Membuat

Standard Project Structure

4a. Membuat Standard Project Definition & WBS

(CJ91)

Menambah/

Mengubah Standard WBS?

Start

Sudah Ada?

Menambah/

Mengubah Standard Network

Activities?

7b. Membuat Standard Network Header &

Activities (CN01)

5a.

PS-MD-01 Pengelolaan

Data Work Center

Membuat Standard Network Header

Baru?

3a. Menampilkan Standard Project Definition & WBS (CJ93)

6b. Menambah/

Mengubah Standard Network Activities

(CN02) 4b. Menambah/

Mengubah Standard WBS (CJ92) Hardcopy/

Email

Hardcopy/

Email

5b.

PS-MD-01 Pengelolaan

Data Work Center Hardcopy/

Email

6a. Membuat Standard Network Header &

Activities (CN01)

End Start

3b. Menampilkan Standard Project Definition & WBS (CJ93)

Hardcopy/

Email

(27)

2.2.2 Deskripsi Proses PS-MD-02 Pengelolaan Data Standard WBS dan Network

No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code

Permintaan Pembuatan Data Standard WBS dan Network 1a. Jika ada kebutuhan untuk permintaan pembuatan

standard project structure (project definition, WBS, dan network), maka pengguna harus membuat permintaan pembuatan standard project structure dan meminta persetujuan Pimpinan Subdit Kantor Pusat/Terminal dengan menyertakan lampiran berupa hardcopy atau email sesuai template yang berisi data detil dari dari standard project structure yang dimaksud.

Detil data standard project structure dalam hardcopy/

email

2a. Permintaan pembuatan standard project structure (project definition, WBS, dan network) harus disetujui oleh Pimpinan Subdit Kantor Pusat/

Terminal sebelum dikirim ke administrator master data PS (Subdit Port Engineering Supervision).

Jika tidak disetujui, maka proses kembali ke langkah nomor 1a.

email

3a. Untuk menghindari duplikasi data standard WBS dan network, di sistem SAP, administrator master data PS (Port Engineering Supervision) harus melakukan pengecekan apakah standard WBS dan network yang diminta oleh pengguna sudah ada dalam sistem SAP.

Port

CJ93

4a. Setelah memeriksa standard WBS dan network tidak tersedia di sistem SAP, maka proses dilanjutkan dengan pembuatan standard WBS baru.

Port

CJ92

5a. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu untuk pembuatan standard network (header dan activity).

Mengacu pada proses :

• (PS-MD-01) Pengelolaan Data Work Center

6a. Selanjutnya proses dilanjutkan dengan pembuatan standard network (header dan activity). Dalam pembuatan network activity. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu.

Port

CN01

Permintaan Menambah/Mengubah Data Standard WBS dan Network 1b. Jika ada kebutuhan untuk permintaan

menambah/mengubah standard project structure (project definition, WBS, dan network), maka pengguna harus membuat permintaan pembuatan standard project structure dan meminta persetujuan Pimpinan Subdit Kantor Pusat/Terminal dengan menyertakan lampiran berupa hardcopy atau email sesuai template yang berisi data detil dari dari standard project structure yang dimaksud.

email

(28)

No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code 2b. Permintaan penambahan atau perubahan standard

project structure (project definition, WBS, dan network) harus disetujui oleh Pimpinan Subdit terkait Terminal & Kantor Pusat harus disetujui oleh Pimpinan Subdit Kantor Pusat/Terminal sebelum dikirim ke administrator master data PS (Port Engineering Supervision).

Jika tidak disetujui, maka proses kembali ke langkah nomor 1b.

email

3b. Untuk menghindari duplikasi data standard WBS dan network, di sistem SAP, administrator master data PS (Port Engineering Supervision) harus melakukan pengecekan apakah standard WBS dan network yang diminta oleh pengguna sudah ada dalam sistem SAP.

Port

CJ93

4b. Setelah memeriksa standard WBS dan network tidak tersedia di sistem SAP, maka proses dilanjutkan dengan penambahan/pengubahan standard WBS tersebut.

Port

CJ92

5b. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu untuk pembuatan/penambahan/perubahan standard network (header dan activity).

• (PS-MD-01) Pengelolaan Data Work Center

6b. Apabila tidak dibutuhkan standard network header baru, tetapi menambah/mengubah network activity dari standard network yang telah ada, maka proses dilanjutan dengan melakukan penambahan /pengubahan network activity. Data work center harus telah tersedia terlebih dahulu.

Port

CN02

7b. Apabila dibutuhkan standard network header baru maka proses dilanjutkan ke pembuatan network header baru beserta activity-nya.

Port

CN01

(29)

2.3 Struktur Biaya Pemeliharaan

Struktur di dalam project definition dan WBS (Work Breakdown Structure) tidak hanya dapat digunakan untuk pekerjaan investasi, namun juga dapat digunakan dalam modul PM (Plant Maintenance) untuk mengelompokkan realisasi biaya pemeliharaan.

Tujuan dibuatnya struktur biaya pemeliharaan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah untuk mengelompokkan realisasi biaya pemeliharaan berdasarkan kelompok-kelompok yang telah didefinisikan oleh PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).

Struktur project definition dan WBS (Work Breakdown Structure) untuk struktur realisasi biaya pemeliharaan menggunakan empat level WBS dengan coding mask yang berbeda dengan proyek investasi. Project profile digunakan untuk menyusun struktur realisasi biaya pemeliharaan.

O001 Opex Maintenance

Tabel 10. Project Profile Struktur Realisasi Biaya Pemeliharaan

Project & WBS Coding Mask

Project Coding Mask yang digunakan untuk struktur realisasi biaya pemeliharaan di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) adalah:

Profil Deskripsi Coding Mask

O001 Opex Maintenance

O/X.00.00.X.00.XX

A B CC DD E FF GG Tabel 11. Project Coding Mask Struktur Realisasi Biaya Pemeliharaan

Berikut adalah keterangan mengenai coding mask proyek investasi :

A Berupa huruf, sebagai identifikasi struktur biaya pemeliharaan O : Indikator struktur biaya pemeliharaan (opex)

B Berupa huruf atau angka, sebagai identifikasi kode perusahaan

1 : PT Pelabuhan Indonesia III

CC Berupa angka, sebagai identifikasi tahun pemeliharaan 16 : Tahun 2016

17 : Tahun 2017

(30)

DD Berupa angka, sebagai identifikasi kode Kantor Pusat atau Terminal.

20 : Kantor Pusat

30 : Regional Jawa Timur 31 : Jamrud

32 : Nilam-Mirah 33 : Gresik 34 : Kalimas

35 : Tanjung Tembaga 36 : Kalianget

40 : Regional Jawa Tengah 41 : Tanjung Emas

42 : TPK. Semarang 43 : Tanjung Intan 44 : Tegal

50 : Regional Bali Nusra 51 : Benoa

52 : Tanjung Wangi 53 : Celukan Bawang 54 : Lembar

55 : Bima 56 : Badas 57 : Maumere 58 : Kupang 59 : Kalabahi 60 : Waingapu 61 : Ende – Ippi

70 : Regional Kalimantan 71 : Trisakti

72 : TPKB 73 : Pulang Pisau 74 : Kotabaru 75 : Batu Licin 76 : Mekar Putih 77 : Sampit 78 : Bagendang

(31)

Karakter Penggunaan 79 : Kumai

80 : Bumiharjo

E Berupa huruf, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 2 (kelompok anggaran)

FF Berupa angka, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 3 (kelompok objek)

GG Berupa huruf atau angka, sebagai kodifikasi untuk WBS Level 4 (objek teknik)

Tabel 12. Definisi Project Coding Mask Struktur Realisasi Biaya Pemeliharaan

Work Breakdown Structure

Level WBS untuk struktur realisasi biaya pemeliharaan terdiri dari:

• Level 1 yaitu opex maintenance per Terminal di tahun tersebut

• Level 2 yaitu kelompok anggaran

• Level 3 yaitu kelompok objek

• Level 4 yaitu objek teknik

Berikut adalah contoh project coding mask struktur realisasi biaya pemeliharaan:

Profil Deskripsi Coding Mask

O001 Opex

Maintenance

O/X.00.00.X.00.XX

Project Definition : O/1.16.31

[Opex Maintenance Terminal Jamrud 2016]

WBS Level 1 : O/1.16.31

[Opex Maintenance Terminal Jamrud 2016]

WBS Level 2 : O/1.16.31.A

[Beban Pemeliharaan Bangunan Faspel]

WBS Level 3 : O/1.16.31.A.03 [Dermaga]

WBS Level 4 : O/1.16.31.A.03.01 [Dermaga A]

Tabel 13. WBS Coding Mask Struktur Biaya Pemeliharaan

(32)

Setting WBS element untuk struktur realisasi biaya pemeliharaan:

• WBS element menggunakan system status standard yang ada di SAP.

• Account assignment element di WBS element tidak di-set secara default, harus diisi manual di level 4 saja. Indikator ini berfungsi untuk bahwa WBS tersebut dapat memilliki work order untuk menampung detail pekerjaan sekaligus biaya yang terjadi.

(33)

2.3.1 Aliran Proses PS-MD-03 Pengelolaan Struktur Biaya Pemeliharaan

Administrator Master Data PM

PS-MD-03

Pengelolaan Struktur Biaya Pemeliharaan

2.0 06.12.2018 Erwin K Positions /

Job Roles

Dibuat di awal tahun

Ya Akhir Tahun?

1. Membuat dan Menyetujui Struktur Biaya Pemeliharaan

(CJ20N)

3.

PM-BP-01 PM-BP-02 PM-BP-03 PM-BP-04 Maintenance Order

Processing

4. Melakukan Technical Complete (TECO) dan Menutup

Struktur Biaya Pemeliharaan

(CJ20N)

End Start

Ditutup di akhir tahun

2b. PM-MD-03 Pengelolaan

Data Equipment 2a. PM-MD-02

Pengelolaan Data Functional

Location

Tidak

(34)

2.3.2 Deskripsi Proses PS-MD-03 Pengelolaan Struktur Biaya Pemeliharaan

No Deskripsi Proses Peran Dokumen T-code

1 Pembuatan Struktur Biaya Pemeliharaan dilakukan di awal tahun oleh Administrator Master Data PM, dengan membuat struktur project definition, WBS level 1 sampai dengan 4 sesuai dengan kelompok- kelompok biaya yang diinginkan. Kemudian proses dilanjutkan dengan proses persetujuan (Release) project definition beserta WBS tersebut. Proses ini diilakukan setiap awal tahun.

CJ20N

2a Data WBS akan dimasukkan di setiap master data Functional Location.

• (PM-MD-02) Pengelolaan Data Functional Location

2b Data WBS akan dimasukkan di setiap master data Equipment.

• (PM-MD-03) Pengelolaan Data Equipment

3 Apabila belum mencapai akhir tahun, proses pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan (Maintenance/Work Order) akan mengacu ke data WBS di Functional Location dan Equipment untuk tahun tersebut.

• (PM-BP-01) Maintenance Notification

• (PM-BP-02) Preventive Maintenance

• (PM-BP-03) Predictive Maintenance

• (PM-BP-04) Corrective Maintenance 4 Ketika akhir tahun dilakukan penutupan struktur

biaya pemeliharaan dengan melakukan Technically Completed (TECO) dan Close pada project definition dan WBS tersebut. Hal ini dimaksudkan biaya dari Maintenance/Work Order di tahun berikutnya tidak salah posting ke project definition dan WBS di tahun sebelumnya

CJ20N

(35)

3 PROSES BISNIS PROJECT SYSTEM

Proses bisnis Project System meliputi aktivitas yang terkait dengan pekerjaan investasi yang ada di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) mulai dari perencanaan RKAP (Rencana Kerja & Anggaran Perusahaan) investasi, pelaksanaan pekerjaan, addendum, pelaporan progress, revisi RKAP investasi, posting biaya tidak langsung, settlement biaya, dan penutupan pekerjaan investasi. Project System terintegrasi dengan modul lain di SAP sebagai berikut :

Figure 3. Integrasi Modul PS (Project System) dengan Modul SAP Lain

1. Business Planning and Consolidation (BPC)

Modul ini digunakan untuk proses perencanaan RKAP investasi dan revisi RKAP investasi. Versi usulan, koreksi, penetapan dan pengesahan, dan revisi disimpan di modul ini.

2. Fund Management (FM)

Usulan RKAP investasi yang telah ditetapkan dan disahkan ditransfer ke Fund Management, untuk kemudian dibuat menjadi Fund Center (pusat anggaran) yang bisa digunakan untuk pembiayaan pekerjaan investasi.

3. Material Management (MM)

Modul Material Management menangani proses pengadaan dan terintegrasi dengan sistem E- Procurement untuk pelelangan sampai pembuatan kontrak.

4. Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO)

Semua biaya yang terjadi baik yang terkait dengan pekerjaan fisik langsung maupun tidak langsung melewati modul Financial Accounting untuk perjurnalan akutansinya. Modul ini juga menangani proses pembuatan AUC (asset under construction) untuk kapitalisasi biaya pekerjaan investasi menjadi aset.

(36)

Modul Controlling (CO) menangani proses settlement dari biaya-biaya pekerjaan investasi baik langsung maupun tidak langsung ke Cost Center (dibiayakan) ataupun ke AUC (dikapitalisasi).

5. Plant Maintenance (PM)

Modul Plant Maintenance terkait dengan proses peningkatan fungsi dan kehandalan peralatan yang meningkatkan nilai peralatan tersebut, seperti proses retrofit atau refurbishment container crane.

Skenario proses bisnis untuk pekerjaan investasi dalam modul Project System di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) meliputi skenario-skenario dibawah ini :

• Skenario Perencanaan RKAP Investasi

• Skenario Pelaksanaan Pekerjaan - Konsultansi Perencanaan Investasi

• Skenario Pelaksanaan Pekerjaan - Fisik dan Supervisi Investasi

• Skenario Addendum Pekerjaan Investasi

• Skenario Pelaporan Progress Pelaksanaan Pekerjaan

• Skenario Revisi RKAP Investasi

• Skenario Posting Biaya Tidak Langsung Pekerjaan Investasi

• Skenario Settlement Biaya Pekerjaan Investasi

• Skenario Penutupan Pekerjaan Investasi

(37)

3.1 Skenario Perencanaan RKAP Investasi

Perencanaan RKAP (Rencana Kerja & Anggaran Perusahaan) investasi dimulai dari usulan yang dilakukan oleh Subdit terkait Kantor Pusat atau Terminal kemudian dilakukan pembuatan analisa investasi untuk seluruh peralatan, bangunan, fasilitas, dan instalasi pelabuhan. Perencanaan untuk usulan RKAP investasi ini dilakukan di modul SAP BPC (Business Planning and Consolidation).

Pengajuan usulan perencanaan RKAP investasi diperiksa oleh Pimpinan Subdit terkait Kantor Pusat atau Terminal pengusul. Kemudian dilakukan penjadwalan pembahasan mengenai usulan RKAP investasi yang akan dibahas bersama Komite Investasi dan Pimpinan Subdit terkait Kantor Pusat atau Terminal.

Dokumen-dokumen pendukung yang harus dilampirkan untuk usulan RKAP investasi diantaranya : 1. Analisa Kebutuhan

2. Analisa Kelayakan 3. Analisa Resiko

Proses selanjutnya adalah penetapan dan pengesahan RKAP investasi oleh Direksi dan Komisaris PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) kemudian anggaran dari RKAP investasi yang telah disetujui di- transfer dari SAP BPC (Business Planning and Consolidation) ke SAP FM (Fund Management) untuk kemudian dibuatkan project definition berdasarkan master data standard WBS dan network yang telah dibuatkan oleh administrator master data PS (Subdit Teknologi Informasi dan Komunikasi). Setelah project definition terbentuk, maka Direktorat Keuangan menentukan settlement rule sebagai penerima akhir beban biaya pekerjaan investasi pada setiap network activity.

Proses selanjutnya adalah project approver melakukan persetujuan (release) atas proyek investasi tersebut agar dapat dilakukan pekerjaan pelaksanaan fisik dan supervisi.

(38)

3.1.1 Aliran Proses PS-BP-01 Perencanaan RKAP Investasi

NotesProject Planner Subdit / Divisi Fungsional BOD, BOC, dan RUPS Komite Investasi dan Pimpinan Subdit / Regional

Subdit / Regional / Terminal

Subdit ICT Unit Solution & Development Back End

Project Planner Subdit / Divisi Fungsional

PS-BP-01

Perencanaan RKAP Investasi

2.0 06.12.2018 Aris Positions /

Job Roles

* Termasuk menentukan bobot pekerjaan, tanggal dimulainya pelaksanaan, durasi dan relationship antar Network Activity Default

Settlement Rule adalah AUC 7.

PS-MD-02 Standard WBS dan Network

8.

FI-MD-2.5 Master Data Aktiva Tetap

Start

6. Membuat Project Definition*

(CJ20N)

5. Transfer Anggaran SAP FM

(SAP BPC)

1. Penyampaian Usulan RKAP

Investasi

End

9.

PS-BP-02.1 Pelaksanaan

Pekerjaan - Konsultansi Perencanaan

Investasi 2. Pembahasan

Usulan RKAP Investasi

3. Presentasi ke BOD &

BOC, Pra- RUPS

4. Persetujuan RUPS, &

Penetapan RKAP

A

(39)

DireksiSubdit Port Engineering Supervision

PS-BP-01

Perencanaan RKAP Investasi

Positions /

Job Roles 2.0 06.12.2018 Aris

10.

Pembentukan Tim PMO

A

11. Persetujuan Pembentukan

Tim PMO

12.

PS-BP-02.2 Pelaksanaan Pekerjaan - Fisik

dan Supervisi Investasi

End

(40)

3.1.2 Deskripsi Proses PS-BP-01 Perencanaan RKAP Investasi

Step

1. Mengajukan usulan RKAP investasi yang dilakukan di modul BPC (Business Planning and Consolidation). Usulan RKAP investasi menyertakan :

1. Analisa Kebutuhan (Business Analysis) adalah kajian yang berisikan analisis kualitatif dan kuantitatif mengenai kebutuhan barang dan jasa tertentu untuk menjalankan aktivitas perusahaan.

2. Analisa Kelayakan (Feasibility Analysis) adalah kajian setelah analisa kebutuhan yang meliputi analisis kualitatif dan kuantitatif mengenai kelayakan suatu rencana investasi/proyek.

3. Analisa Resiko (Risk Analysis) adalah kajian yang menggambarkan dampak yang ditimbulkan apabila investasi/proyek tersebut dijalankan.

Subdit / Regional/

Terminal

Analisa Kebutuhan, Analisa Kelayakan dan Analisa Resiko

SAP BPC

2. Pembahasan Usulan RKAP oleh Komite Investasi Subdit terkait.

Pembahasan Usulan RKAP investasi harus sesuai dengan visi, misi, RJPP/RIP dan kewajaran penggunaan estimasi biaya dalam analisa kebutuhan.

Hasil penilaian atas usulan RKAP Investasi berupa rekomendasi, yaitu :

1. Ditampung dalam usulan RKAP investasi (disetujui)

2. Diperlukan kajian terkait analisa kelayakan (disetujui tetapi perlu dilakukan koreksi)

3. Ditunda/tidak disetujui untuk ditampung dalam Usulan RKAP investasi.

Komite Investasi

Berita Acara

3. Setelah dibahas oleh Komite Investasi, usulan RKAP investasi dipresentasikan dalam rapat dengan BOD (Board of Director) & BOC (Board of Commissioner), serta dilakukan Pra-RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) untuk menganalisa jumlah anggaran yang diberikan untuk proyek investasi. Anggaran proyek investasi akan disesuaikan kembali sesuai dengan anggaran yang disetujui dalam Pra- RUPS.

Persiapan dokumen untuk dipresentasikan ke BOD adalah sebagai berikut :

1. Komite Investasi melakukan persiapan berkas Usulan RKAP investasi.

2. Komite Investasi mempersiapkan presentasi paparan ke BOD.

BOD & BOC, RUPS

(41)

Step

3. Komite Investasi mempersiapkan dokumen-dokumen penunjang usulan RKAP Investasi

4. Pembahasan usulan investasi antara Komite Investasi dengan BOD.

5. Dalam pembahasan terdapat penilaian dari BOD terhadap Usulan RKAP Investasi yang disetujui, yang disetujui tetapi ada perbaikan atau koreksi, dan yang tidak disetujui.

6. Tim investasi melakukan perbaikan/revisi usulan investasi berdasarkan arahan/pembahasan bersama BOD.

Setelah mendapat persetujuan BOD, maka dilakukan persiapan untuk persetujuan BOC (Board of Commissioner). Berikut adalah hal- hal yang harus dilakukan :

1. Pemaparan Usulan RKAP investasi kepada BOC.

2. Persetujuan usulan investasi oleh BOC.

3. Penyampaian usulan investasi yang disetujui oleh BOD dan BOC

4. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) untuk Penetapan dan Pengesahan RKAP investasi.

4. Hasil dari pembahasan Usulan RKAP investasi (final) akan disetujui dalam RUPS dan dilakukan penetapan RKAP.

BOD & BOC, RUPS

5. Unit Solution & Development Back End melakukan transfer jumlah anggaran yang telah disetujui ke dalam fund center dalam SAP FM (Fund Management).

Subdit ICT Unit Solution &

Development Back End

SAP BPC

6. Project Planner Subdit terkait Kantor Pusat atau Terminal membuat project definition di SAP PS (Project System). Project definition yang dibuat dapat menyalin Standard WBS dan Network yang telah dibuat sebagai master data.

Project Planner Subdit/ Divisi Fungsional

CJ20N

7. Subdit Teknologi Informasi dan Komunikasi membuat standard WBS (Work Breakdown Structure) dan network sebagai master data.

Master data tersebut dapat digunakan oleh Project Planner untuk membuat project definition/operative WBS element dan Network.

•

(PS-MD-02) Standard WBS dan Network

8. SAP Modul FI (Finance) membuatkan master data aktiva tetap yang dapat digunakan sebagai penerima beban biaya atau settlement rule untuk dikapitalisasikan pada project definition.

•

(FI-MD-2.5) Master Data Aktiva Tetap