BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
C. Struktur Organisasi
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang harus diperhatikan setiap perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan supaya koordinasi masing-masing bagian dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu struktur organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius berbentuk departementalisasi yang bekerja sesuai fungsinya masing-masing, namun tetap menjadi satu kesatuan yang saling berkaitan. Berikut ini akan disajikan struktur organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius: Struktur Organisasi Penerbit-Percetakan Kanisius PENERBIT KANISIUS DIREKTUR UTAMA PENERBIT KANISIUS WAKIL DIREKTUR UTAMA DEPARTEMEN PRODUKSI Direktur DEPARTEMEN REDAKSI Direktur DEPARTEMEN PEMASARAN Direktur DEPARTEMEN ADMINISTRASI Direktur DEPARTEMEN HUMAS Direktur
Berdasarkan bagan struktur organisasi di atas maka dapat dilihat tugas dan wewenang masing-masing bagian yaitu sebagai berikut:
1. Direktur utama dan wakil direktur utama bertugas untuk memimpin perusahaan dan membuat kebijakan yang berkaitan dengan perusahaan. 2. Departemen Humas perusahaan bertanggungjawab atas penciptaan jalur
koordinasi seluruh aktivitas kesekretariatan, administrasi perusahaan, dan kehumasan. Jumlah karyawan Departemen Humas per Agustus 2007 sebanyak 21 orang.
3. Departemen Redaksi
Departemen ini memiliki karyawan sejumlah 34 orang dan dipimpin oleh seorang direktur redaksi yang bertanggungjawab mencari naskah yang baik untuk diterbitkan dan bertugas menghubungi pihak-pihak tertentu yang diharapkan dapat mengevaluasi apakah suatu naskah yang diterima sudah benar dan berbobot, serta mempersiapkan naskah tersebut agar pantas untuk diterbitkan.
a. Bidang penerbitan majalah
Bidang ini khusus menangani penerbitan dan percetakan majalah-majalah yang diterbitkan antara lain majalah-majalah Familia, Basis, Rohani, dan Utusan
b. Bidang penerbitan multimedia
Bidang ini menangani penerbitan produk multimedia seperti CD, Film, alat peraga (Logico, dan Tel me more) dan Lain-lain.
Bidang ini terbagi dalam beberapa divisi menurut jenis buku yang akan diterbitkan yaitu divisi buku humaniora, divisi buku gerejawi, divisi buku anak, divisi buku kemasyarakatan, divisi buku sekolah.
4. Departemen Administrasi
Depertemen ini memiliki karyawan sebanyak 39 orang dan dipimpin oleh seorang direktur administrasi yang membawahi bidang keuangan, bidang general affair dan bidang personalia. Masing-masing bidang dikepalai oleh seorang manajer yang mempunyai tanggung jawab sesuai bidangnya. a. Bidang Keuangan
Bidang ini dipimpin oleh seorang manajer keuangan yang bertanggungjawab atas tata tertib administrasi keuangan serta bertugas untuk mengkoordinasi dan mengawasi kepala divisi pembukuan dan divisi kalkulasi, juga melaksanakan pembinaan karyawan di bidangnya dan meningkatkan hubungan antar kepala divisi.
1). Divisi pembukuan bertanggungjawab terhadap akuntansi keuangan dan membawahi beberapa bagian yaitu kasir, persediaan dan hutang dagang, piutang dagang dan penagihan, jurnal umum dan data preparasi operator komputer.
2). Divisi kalkulasi bertanggungjawab atas akuntansi manajemen, mengelola kartu tugas dan pesanan jasa percetakan di luar keperluan penerbitan.
b. Bidang Personalia
Bidang ini dipimpin oleh seorang manajer personalia yang juga menjalankan fungsinya sebagai Public Relation dengan mengutamakan tugas dan tanggung jawab dalam menyelenggarakan hubungan kerja yang bersifat eksistensi sesuai batas wewenang yang dimiliki. Bidang personalia mempunyai sekretariat yang bertugas mengelola surat-surat yang masuk dan keluar dari departemen personalia, dalam menjalankan tugasnya bidang ini dibantu oleh dua divisi yaitu:
1). Divisi kepegawaian bertanggungjawab dalam urusan gaji, hak-hak karyawan lainnya, urusan tunjangan yang diberikan kepada para karyawan, memantau perkembangan jumlah karyawan yang ada dan pelayanan kepada pihak-pihak yang akan melakukan riset, survey atau pengumpulan data di perusahaan.
2). Divisi pengembangan sumber daya manusia bertanggungjawab dalam melaksanakan pembinaan untuk karyawan, memotivasi perkembangan dan meningkatkan produktivitas kerja, mengelola tes calon karyawan dan menyusun bahan serta jadwal tes calon karyawan, menjawab surat dari para pelamar pekerjaan yang masuk ke bagian personalia, menyelenggarakan dan mengatur kegiatan intern perusahaan, mengadakan kegiatan refleksi dan mengadakan penilaian pengembangan karier untuk meningkatkan kualitas kinerja.
c. Bidang general affair
Bidang ini dipimpin oleh seorang manajer general affair yang membawahi divisi perawatan dan divisi rumah tangga yang masing-masing divisi dipimpin oleh seorang kepala divisi.
1). Divisi perawatan bertanggungjawab dalam pemeliharaan listrik, telpon, computer, AC, gedung, mebel, kendaraan, asset tanah, air, kolam, dan lin-lain.
2). Divisi rumah tangga bertanggungjawab dalam pekerjaan umum, keamanan, kebersihan, pengadaan barang, alat kantor dan rumah tangga.
5. Departemen Produksi
Departemen ini memiliki karyawan sebanyak 135 orang dan dipimpin oleh seorang direktur produksi yang membawahi bidang pre print dan bidang print finishing.
a. Bidang pre-print
Bidang ini dipimpin oleh seorang manajer pre-print yang bertanggungjawab mengadakan pengawasan terhadap penerbitan buku yang akan dicetak pada setiap bagian. Bidang ini membawahi tiga divisi yaitu:
1). Divisi desain yang bertanggungjawab untuk menetukan jenis huruf (tipografi), gambar isi dan gambar kulit luar (cover) yang nantinya akan disetujui bersama divisi composing sampai pada proses paste up.
2). Divisi composing bertanggungjawab menentukan format buku, komposisi gambar dan warna, serta bekerja sama dengan divisi desain.
3). Divisi reproduksi bertanggungjawab membuat film berdasarkan semua ketentuan dan syarat dari divisi desain.
b. Bidang print finishing
Bidang ini dipimpin oleh manajer print finishing yang bertanggungjawab membuat usul perbaikan dan pengembangan unit kerja setiap bidangnya, mengadakan komunikasi dengan divisi yang ada di bawahnya dan bertanggungjawab terhadap administrasi produksi. Bidang ini membawahi empat divisi yaitu:
1). Divisi tehnik yang mengurusi segala hal yang menyangkut peralatan dan fasilitas yang mendukung proses print finishing. 2). Divisi gudang kertas bertanggungjawab menyimpan hasil-hasil
cetakan dan mengarsipkanya dengan rapi.
3). Divisi cetak yang menangani urusan pencetakan seperti menentukan ketebalan tinta.
4). Divisi jilid yang bertanggungjawab merapikan hasil cetakan dengan cara menjilidnya.
6. Departemen Pemasaran
Departemen ini memiliki jumlah karyawan sebanyak 60 orang dan dipimpin oleh seorang direktur pemasaran yang bertanggungjawab meningkatkan kemampuan kerja setiap bidang di departemen pemasaran
serta melaksanakan tugas dengan efektif dan efisien dan juga berperan sebagai penghubung dengan pihak luar dalam hal ini pelanggan. Departemen pemasaran membawahi dua bidang dan dibantu oleh sekretariat pemasaran yaitu:
a. Bidang promosi
Bidang ini dipimpin oleh seorang manajer promosi yang dibantu oleh seorang supervisor bidang promosi dan membawahi 6 divisi, yaitu divisi analisis dan perencanaan pasar, divisi iklan dan publikasi, divisi pameran, divisi penjualan majalah dan multimedia, divisi penjualan pasar (gereja, instansi, sekolah dan umum), dan divisi taman komunikasi (showroom).
b. Bidang distribusi
Bidang ini dipimpin oleh seorang manajer distribusi yang dibantu oleh seorang supervisor bidang distribusi, yang bertanggungjawab dalam penyebaran dan pengiriman produk jadi. Bidang distribusi terdiri dari empat divisi yaitu:
1) Divisi customer service officer yang bertanggungjawab untuk melayani pesanan khusus.
2) Divisi whole customer service yang bertanggungjawab untuk melayani penjualan biasa.
3) Divisi gudang atau ekspedisi yang bertanggungjawab atas penyiapan dan pengiriman barang pesanan sampai ketangan konsumen, serta bertanggungjawab dalam pelaporan keadaan stok
di gudang. Laporan ini ditujukan kepada departemen produksi untuk kemudian disampaikan kepada editor bila editor berminat mencetak ulang sebuah buku.
4) Divisi administrasi pemasaran yang bertanggungjawab atas penerimaan order, penjualan, pembuatan faktur pajak dan urusan surat menyurat yang masuk dan keluar dari departemen pemasaran.