GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Perusahaan
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur perusahaan diperlukan perusahaan untuk mempermudah pengambilan setiap keputusan yang baik bagi perusahaan tersebut. Struktur organisasi Percetakan dan Penerbitan CV. Andi Offset merupakan struktur fungsional dimana kekuasaan tertinggi berada pada pemilik perusahaan. Pemilik perusahaan Andi Offset, yaitu Bapak Johanes Herman Gondowijoyo mempunyai bawahan langsung yang menjadi manajemen puncak dipegang oleh direktur utama, yaitu Bapak Kornelius Setiawan.
Organisasi terbagi dalam lima Departemen yaitu Departemen Keuangan, Produksi, Penerbitan, Pemasaran, dan Departemen Umum. Masing-masing Departemen tersebut dikepalai oleh seorang direktur yang bertanggung jawab kepada direktur utama, dan masing-masing direktur bidang membawahi kepala biro. Kepala biro membawahi kepala bagian, kepala seksi-seksi dan para pengawas.
71 Gambar IV.2
Struktur Perusahaan CV Andi Offset DIREKTUR UTAMA C.Setiawan SEKERTARIS DIREKTUR UTAMA DIREKTUR UMUM DAN PERSONALIA DIREKTUR PRODUKSI DIREKTUR PEMASARAN DIREKTUR PENERBITAN BUKU
UMUM & ROHANI
KEPALA BAGIAN PERSONALIA KEPALA BAGIAN PRODUKSI KEPALA BAGIAN ADMINISTRASI PENJUALAN KEPALA BAGIAN PENERBITAN DIREKTUR KEUANGAN KEPALA BAGIAN KEUANGAN
D. Tugas dan Tanggung Jawab Tiap-tiap Bagian dalam Struktur Organisasi CV. Andi Offset
Adapun yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya adalah :
1. Pemilik Perusahaan
Pemilik merupakan penyedia modal dan penanggung resiko tunggal. Pemilik berhak meminta laporan mengenai perkembangan perusahaan dan kebijakan-kebijakan yang di terapkan oleh perushaan.
2. Direktur Utama
Tugas pokok Direktur Utama adalah memeberikan laporan-laporan hasil perkembangan perusahaan dan kebijakan-kebijakan perusahaan yang dilaksanakan baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang kepada pemilik perusahaan. Dalam menjalankan tugas ini, Direktur Utama dibantu oleh Direktur-direktur Departemen.
Direktrur Utama juga bertugas untuk membuat perencaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengkordinasian dan pengawasan. Dalam kegiatan sehari-hari Direktur Utama bertanggung jawab penuh terhadap berlangsungnya kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dan juga mewakili perusahaan untuk berhubungan dengan lingkungan perusahaan.
3. Direktur Keuangan
Direktur keuangan bertanggung jawab untuk mengatur perusahaan agar tetap liquid dalam hal keuangan. Direktur Keuangan harus mengawasi keluar masuknya uang perusahaan dan merekomendasikan penggunaan secara professional.
Berkaitan dengan utang dan piutang, Direktur Keuangan wajib memerikas keadaan dan melakukan pembayaran dan penagihan sekiranya mungkin. Dengan alasan khusus, Direktur Keuangan wajib mengusulkan penghapusan piutang sekiranya dianggap perlu. Selain itu Direktur Keuangan juga harus meneliti dan membereskan kewajiban-kewajiban perusahan seperti pajak, asuransi dan dana pensiun.
Dalam bidang administrasi, Direktur Keuangan bertanggung jawab atas data keluar masuknya uang seluruh perusahaan, menyimpan surat-surat berharga, menyelenggarakan pencatatan keuangan secara umum dan membuat neraca keuangan secara periodik sesuai kebutuhan dan bersama Direktur Utama berkewajiban menandatangani aneka surat perjanjian yang bersangkutan dengan masalah-masalah keuangan. Direktur Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
4. Direktur Produksi
Direktur Produksi bertanggung jawab pada kelancaran efektifitas proses produksi berkaitan dengan tenaga kerja, Direktur Produksi berkewajiban mengatur para karyawan pada bagian produksi agar dapat menjalankan tugas dan fungsinya sebagai mana mestinya, disamping itu juga mengembangkan kemampuan mereka. Berkaitan dengan peralatan dengan baik, bersih dan siap dipakai.
Direktur produksi bersama Direktur Utama wajib mengusahakan perbaikan-perbaikan baru yang dibutuhkan perusahaan untuk memperlancar produksi, berkaitan dengan bahan baku, seperti kertas, tinta, plat, dan sebagainya. Direktur Produksi bertanggung jawab atas penggunaan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, wajib secara teratur dan terus menerus mengadakan pengawasan agar tidak terjadi pemborosan bahan baku.
Berkaitan dengan administrasi, Direktur Produksi wajib membuat perencanaan dan laporan kerja yang jelas secara berkala baik bulanan maupun tahunan lengkap dengan jenis pekerjaan dan kebutuhan atau pakaian bahan baku baik secara langsung maupun tidak langsung. Akhirnya Direktur Utama dan Pemasaran bertanggung jawab pada upaya peningkatan mutu produksi dari waktu kewaktu. Direktur Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
5. Direktur Pemasaran
Direktur Pemasaran bertanggung jawab atas penjualan produk-produk perusahaan, baik yang berupa barang (buku-buku terbitan) maupun jasa (jasa percetakan) dari waktu ke waktu Direktur Pemasaran juga harus berupaya agar penjualan terus meningkat, pasar semakin luas dan konsumen semakin terlayani dengan baik. Oleh karena itu, harus juga menyusun konsep promosi dan distribusi baik untuk jangka pendek dan jangka panjang dengan memanfaatkan segala fasilitas dan peluang yang tersedia. Di bidang distribusi, maka harus membina para distributor, agen dan toko-toko buku yang berpotensi baik yang berada di dalam maupun di luar Daerah Istimewa Yogyakarta dengan tujuan memperluas daerah pemasaran.
Dalam pelayanan kepada konsumen juga harus menyusun konsep yang baik dengan mendengarkan keluhan-keluhan dan harapan, sehingga dapat dijadikan acuan untuk membangun pasar kemudian hari.
Di bidang promosi, Direktur Pemasaran, harus menguasai media-media promosi yang bisa dimanfaatkan dan yang menguntungkan. Di bidang Administrasi, berkewajiban membuat catatan-catatan tentang penjualan dan data lain yang mendukung pemasaran produk perusahaan, sehingga bersama Direktur Keuangan bekerja sama dan bertanggung jawab untuk menentukan harga, diskon
dan cara-cara pembayaran yang efektif dan efisien berkaitan dengan situasi pasar yang ada.
6. Direktur Penerbitan
Direktur Penerbitan buku-buku umum sebelum pelaksanaan diserahkan kepada Direktur Produksi. Secara rutin Direktur Penerbit bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
7. Direktur Umum
Direktur Umum bertanggung jawab mengawasi karyawan agar bekerja sesuai dengan kewajiban dan fungsi yang diharapkan. Juga berkewajiban untuk meneliti keadaan dan potensi masing-masing karyawan, agar bisa ditempatkan pada posisi yang tepat atau dipromosikan untuk memegang jabatan dan tugas yang lebih penting. Namun juga harus berupaya agar di perusahaan tercipta suasana kerja yang nyaman, sehingga tiap-tiap karyawan memiliki kebebasan untuk mengemukakan pendapatnya. Dengan demikian, seluruh potensi tenaga kerja yang ada di perusahaan dapat didengarkan dan diakomodasikan. Selain itu, Direktur Umum juga bertanggung jawab atas keamanan perusahaan dan teratasinya aneka pekerjaan-pekerjaan umum yang bersifat rutin dan insidental.