GAMBARAN UMUM PERUSAHAN
B. Struktur Organisasi Perusahaan
1. Struktur Organisasi PT Bank Tabungan Negara (Persero)
PT Bank Tabungan Negara (Persero) Cabang Medan dipimpin oleh seorang Kepala Cabang atau Branch Manager, yang membawahi 1 (satu) orang Deputy Branch Manager (DBM) atau Wakil Kepala Cabang dan 2 (dua) orang Assistant Branch Manager (ABM) atau Pembantu Pimpinan Cabang. Dalam hal ini, salah seorang dari ABM tersebut bertugas untuk memimpin Kantor Cabang Pembantu (Kancapem) sebagai Kepala Kantor Cabang Pembantu.
Untuk kelancaran dan ketertiban administrasi pelaksanaan tugas-tugasnya, Kepala Cabang didukung oleh Sekretaris dan staf pembantu tugas-tugas kesekretariatan.
Deputy Branch Manager (DBM) atau sering disebut Wakil Kepala Cabang membawahi unit-unit kerja yang termasuk dalam kelompok operasional, yaitu: a.Seksi Transaction and Processing (TP);
b.Seksi Loan Administration (LA);
c.Seksi Umum ( General Branch Administration/GBA).
Assistant Branch Manager (ABM) Retail Service membawahi unit kerja yang termasuk dalam kelompok retail service yaitu:
a.Seksi Loan Service (LS) atau pelayanan kredit; b.Seksi Teller Service (TS);
c.Seksi unit kerja Customer Service (CS) atau pelayanan nasabah
Sedangkan ABM Loan Recovery membawahi 1 (satu) unit kerja yaitu Seksi Loan Recovery (LR) atau pembinaan kredit. Adapun unit kerja Accounting and Control dan Kantor Cabang Pembantu (Kancapem) serta Kantor Kas (KanKas) langsung dibawahi oleh Kepala Cabang (Branch Manager).
2. Struktur Organisasi PT Bank Negara Indonesia, Tbk
PT Bank Negara Indonesia, Tbk bagian kredit konsumen dipimpin oleh seorang kepala cabang yang membawahi satu orang wakil pimpinan cabang dan pembantu pimpinan cabang.
Wakil kepala cabang membawahi unit-unit kerja yang termasuk dalam kelompok operasional yaitu:
a. Sales (Bagian Penjualan), yang berfungsi untuk : 1.Mencari Nasabah Kredit;
2.Menyerahkan aplikasi ke bagian mailing room; 3.Menginput data.
b. Bagian Processing, berfungsi untuk :
1.Menverifikasi data calon debitur melalui telepon atau tinjauan langsung; 2.Menginput data calon debitur yang telah di proses di mailing room; 3.Menghitung data penghasilan calon debitur;
c. Bagian Appraisal/Jaminan, berfungsi untuk menilai agunan yang diajukan oleh debitur.
d. Bagian Administrasi, berfungsi untuk :
1.Membuat Surat Keputusan Perjanjian Kredit jika kredit sudah disetujui; 2.Menyimpan arsip data nasabah.
e. Bagian Collection berfungsi untuk :
1.Menjaga kelangsungan/kelancaran pembayaran kembali kredit; 2.Sebagai unit kontrol collateral;
3.Sebagai barometer suksesnya perusahaan; 4.Unit pemelihara debitur;
5.Sebagai alur proses pemberian kredit;
6.Memelihara perkembangan pinjaman dan jadwal angsuran; 7.Meneliti kembali perubahan suku bunga
Struktur organisasi PT Bank Negara Indonesia, Tbk Bagian kredit konsumen dapat digambarkan sebagai berikut:
PIMPINAN CABANG ... WAKIL PIMPINAN PEMBANTU PIMPINAN CABANG Bagian Sales/Penjualan Bagian Processing Bagian Administrasi Bagian Collection Bagian Appraisal Bagian Kredit Analis
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Bank Negara Indonesia, Tbk Sumber: Wakil Pimpinan PT BNI, Tbk bagian Kredit Konsumen
3. Uraian Tugas PT Bank Tabungan Negara (Persero)
Setiap unit kerja yang ada di PT Bank Tabungan Negara (Persero) Cabang Medan mengemban tugas yang berbeda-beda namun membentuk suatu link atau mata rantai alur pekerjaan yang bermuara pada pemberian pelayanan kepada nasabah dengan kualitas pelayanan sesuai standar yang ditetapkan.
Semua unit kerja tersebut secara umum terbagi menjadi 2 (dua) bagian besar yaitu Front Office dan Back Office. Kelompok Front Office adalah unit-unit kerja yang langsung berhubungan dengan nasabah, yaitu unit kerja Customer Service, Teller Service dan Loan Service. Sedangkan Back Office adalah unit kerja yang dalam melakukan tugasnya tidak berhubungan secara langsung dengan nasabah, yaitu unit
kerja Transaction Processing, Accounting and Control, Loan Administrasi, Loan Recovery dan Seksi Umum (GBA). Adapun unit kerja kancapem dan Kankas didalamnya terdapat unsur-unsur Front Office dan Back Office secara bersama-sama.
Secara singkat pembagian tugas masing-masing unit kerja dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Unit Kerja Transaction Processing (TP)
Tugas unit kerja TP secara umum adalah menangani transaksi pemindahbukuan, transaksi dan proses kliring, pemeliharaan likuiditas, pemrosesan transaksi,pemeliharaan sistem komputer (hardware dan software), administrasi transaksi tabungan kantor pos, pemelihaan ATM, dan transaksi pemindahbukuan lainnya. Rincian tugasnya adalah sebagai berikut:
1) Melakukan proses kliring;
2)Memproses transaksi angsuran KPR, entry data, penelusuran dummy, koreksi klaim dan pemutakhiran master debitur;
3)Mengadministrasi dan pemrosesan Nota Pembukuan Khusus (NPK) dan Nota pembukuan Umum (NPU);
4)Mengadministrasikan transaksi Tabungan Kantor Pos;
5)Pemrosesan transaksi pemindahbukuan dana kredit dan umum; 6)Pemeliharaan likuiditas dan administrasi perpajakan;
7)Pembuatan laporan likuiditas BI, Rekening Antar Kantor (RAK), Pajak dan surplus minus Tabungan Kantor Pos;
8)Pemrosesan data transaksi melalui sistem komputer; 9)Perawatan hardware dan software komputer;
11)Melakukan rekonsiliasi SL dan GL. b. Unit Kerja Accounting and Control (ACC)
Unit kerja ini secara umum bertugas mengontrol data transaksi harian, mengelola buku besar kantor cabang, mengelola dan mengarsipkan bukti transaksi, membuat nota jurnal dan mengkoordinasikan rekonsiliasi SL dan GL setiap unit kerja yang memegang SL. Rincian tugasnya adalah sebagai berikut: 1) Memeriksa kas besar dan kas ATM;
2) Memeriksa sandi jurnal/sandi pemindahbukuan dan validasinya; 3) Memeriksa/rekonsiliasi rekening milik BTN di bank lain; 4) Memeriksa laporan likuiditas;
5) Membuat laporan dana harian;
6) Membuat laporan Mingguan Bank (LMB), Laporan Bulanan Bank Umum (LBBU), dan sisitem informasi keuangan ke Bank Indonesia;
7) Menyelenggarakan dan menindaklanjuti audit intern dan audit koordinasi; 8) Memeriksa neraca harian dan bulanan;
9) Mengelola buku besar cabang dari mulai entry bukti transaksi sampai cetak GL dan mencocokkan dengan listingnya;
10)Mengelola bukti transaksi;
11)Membuat nota jurnal transaksi serta periksa bukti dasar;
12)Mengkoordinasikan pencocokan GL dengan SL tiap unit pemegang SL; Tugas Financial Reporting dan Analisis yaitu:
1) Membuat laporan cabang;
2) Membuat laporan LMB dan LBU ke kantor pusat; 3) Membuat laporan SIK ke Bank Indonesia;
4) Membuat laporan arus kas dan laporan penerimaan angsuran; 5) Menerima dan memeriksa laporan manual;
6) Sistem informasi manajemen cabang; 7) Mengadministrasikan pelaporan cabang. c. Unit Kerja Loan Administration (LA)
1) Memproses permohonan kredit ritel dengan cara: a) Melakukan penilaian agunan;
b) Melakukan pemeriksaan dan pembuatan LPA; c) Membuat DUP;
d) Membuat surat persetujuan kredit, menghitung biaya realisasi; e) Mempersiapkan realisasi dan membuat master debitur;
f) Pencairan dana realisasi, dana notaris dan biaya appraiser; g) Membuat SPA2;
h) Mengadministrasikan dana jaminan tahanan; i) Mengadministrasikan uang PNS;
j) Mengadministrasikan dosier debitur;
k) Memproses KPR paket A/B mulai UM ASABRI, memproses pengembalian Tapetum Taspen;
l) Mengadministrasikan dan memelihara dokumentasi kredit ritel;
m)Menyampaikan surat peringatan dan melakukan penagihan untuk debitur menunggak.
2) Mengadministrasikan kredit umum dengan cara:
a) Menerima form aplikasi kredit umum, melakukan OTS awal dan analisa kredit;
b) Membuat SP2K;
c) Mempersiapkan dan melakukan realisasi kredit umum; d) Mengadministrasikan R/K dan dosier kredit umum;
e) Menerima akta SPH, melakukan pencairan KYG lahan dan menilai prestasi proyek;
f) Menghitung, mengkonfirmasikan dan administrasi pembayaran bunga, denda dan pokok;
g) Memo kelonggaran tarik;
h) Mengadministrasikan dokumen pokok kredit umum;
i) Memproses pelepasan dan pemecahan sertifikat hak tanggungan; j) Melakukan pembinaan kredit umum yang menunggak;
k) Memantau kewajiban pembayaran bunga dan pokok kredit umum. 3) Dokumentasi kredit dengan cara:
a) Mengadministrasikan dosier masuk dan keluar; b) Mengadministrasikan dokumen pokok;
c) Melakukan konfirmasi dan pemantauan penyelesaian dokumen kepada notaris;
d) Memproses permohonan fotocopi dan dokumen pokok; e) Memproses pembebanan hak tanggungan;
f) Memproses balik nama sertifikat;
g) Mempersiapkan dokumen untuk proses penyelesaian kredit; h) Melaporkan penyelesaian dokumen pokok ke kantor pusat; i) Memproses pelunasan kredit (pengelolaan dokumen pokok); j) Melakukan rekonsiliasi dengan unit pembukuan dan kontrol.
d. Unit Kerja Loan Recovery
1) Mencetak DDM, R/K, mengirim surat konfirmasi dan surat peringatan; 2) Menelepon dan mengunjungi debitur untuk menagih;
3) Membuat bukti angsuran kolektif per debitur; 4) Tunggakan;
5) Mengidentifikasi penyebab terjadinya tunggakan dan memberikan alternatif penyelamatan;
6) Menyerahkan debitur yang sudah tidak dapat dibina lagi ke petugas hukum untuk penyelesaiannya;
7) Melakukan penjualan tunai agunan;
8) Menyelesaikan permasalahan hukum yang timbul;
9) Melakukan rekonsiliasi dengan unit pembukuan dan kontrol; 10)Mengadministrasikan angsuran kolektif;
11)Memeriksa pembayaran angsuran kolektif dari kolektor, konfirmasi bila pembayaran kurang;
12)Membuat master debitur kolektif; 13)Melayani klaim kolektor.
e. Unit Kerja General Branch Administration
1) Melakukan administrasi kepegawaian (Absensi, SPD, dll); 2) Melakukan proses pembayaran hak pegawai;
3) Mengalokasikan biaya uang muka;
4) Menghitung pajak bulanan pegawai dan potongan lain-lain; 5) Menyelenggarakan kegiatan protokoler;
Bidang Logistik bertugas :
1) Menyelenggarakan belanja modal;
2) Memenuhi kebutuhan dan mengadministrasikan belanja modal dan ATK; 3) Mengatur pemakaian mobil dinas;
4) Melayani kebutuhan ATK seksi lain; 5) Mengitung penyusunan aktiva tetap;
6) Pemeliharaan/perawatan aktiva tetap, hardware; 7) Menghitung asuransi aktiva tetap;
8) Mengkoordinasikan kearsipan kantor untuk digudangkan; 9) Memproses permohonan pemeliharaan hardware;
10)Memeriksa barang datang dari kantor pusat;
11)Mengajukan permohonan tambahan stock opname persediaan ATK; 12)Melakukan rekonsiliasi dengan GL.
Bidang keamanan bertugas:
1) Menjaga aktiva tetap dan barang berharga milik kantor cabang;
2) Menyediakan keamanan untuk setiap unit kerja di cabang dan untuk pengiriman uang dan mobil kas;
3) Menyediakan keamanan untuk setiap unit kerj adi cabang; 4) Mengadministrasikan pelaporan satpam.
Bidang Anggaran bertugas:
1) Membuat dan mengadministrasikan SPM dan bukti setor; 2) Mencatat transaksi KPA;
3) Membuat laporan realisasi anggaran biaya; 4) Membuat SSP Wapu;
5) Melakukan rekonsiliasi dengan GL. Bidang Kesekretariatan bertugas:
1) Mengadministrasikan persediaan materai/benda pos;
2) Mengadministrasikan, mengirim/mendistribusikan surat-surat dan surat kabar, NPK/NPU;
3) Melaporkan cash in transit; 4) Peneraan perangko;
5) Mendokumentasikan dokumen asli dari semua petunjuk kerja kantor;
6) Memelihara rekening SL (melakukan rekonsiliasi dengan unit pembukuan dan kontrol).