DATA JENIS DATA
5.2.3.1. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk
Dua proses utama dalam subsistem pengembangan dan promosi produk, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 20, yaitu:
1. Pengembangan Produk (proses 1.1), terdiri dari 3 proses, yaitu : a. Mencari informasi produk baru (1.1.1)
b. Membuat item jual (1.1.2)
c. Mengisi fileitem jual (1.1.3)
Gambar 17. Diagram 1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 2
2. Promosi Produk (proses 1.2), terdiri dari 3 proses, yaitu : a. Memeriksa item display (1.2. 1)
b. Mengisi file promosi produk (1.2.2) c. Membuat promosi produk (1.2.3)
Pengembangan produk (proses 1.1) dipusatkan pada kegiatan mencari informasi produk baru, membuat item jual dan mengisi file item jual. Proses ini menghasilkan file item jual baru dan data item jual baru untuk promosi produk.
PESAING DAN KONSUMEN
Data produk baru
Subsistem negosiasi dengan supplier & pemesanan barang
DIVISI PRODUCE
1.2 Promosi produk
Data supplier dan produk yang ditawarkan
Data item display
Data item
MEDIA MASSA & KONSUMEN
Leaflet promosi dan draft
promosi untuk ruang iklan
File item jual
Data item jual
1.1 Pengembangan
produk
MERCHANDISER
Data produk yang mendapat diskon atau masa promosi
Sedangkan promosi produk (proses 1.2) mencakup kegiatan memeriksa item display, mengisi file promosi produk dan membuat promosi produk. Pada proses ini dihasilkan leaflet promosi dan draft promosi.
Gambar 18. Diagram 1.1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3
Proses membuat item jual menghasilkan data item jual baru, terdiri dari nama item, PLUN, satuan jual, harga jual, nomor artikel item beli, dan nama/nomor Outlet. Data tersebut kemudian disimpan dalam file item jual pada proses mengisi file item jual (proses 1.1.3)
Divisi produce mengadakan pemeriksaan terhadap item-item jual pada display untuk menentukan apakah item-item tersebut masih layak ditempatkan pada ruang display (proses 1.2.1). Pemeriksaan dilakukan terhadap fisik atau penampakan luar dan tanggal kadaluarsa ataupun tanggal preparation. Dari
PESAING DAN
KONSUMEN Data produk baru
1.1.1 Mencari informasi produk baru
Subsistem negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang
Data supplier dan produk yang ditawarkan
File item jual
1.1.2 Membuat item jual 1.1.3 Mengisi file item jual Data item Jual baru Nama Outlet
Data produk baru dan Supplier
File Outlet
pemeriksaan dihasilkan catatan item display yang akan dijual dengan harga diskon khusus karena sudah mendekati masa kadaluarsa atau menjadi BS.
Pengisian file promosi produk (proses 1.2.2) memproses catatan item display diskon khusus, data item jual baru, dan/atau data produk promosi dari supplier. Proses tersebut menghasilkan data item jual promosi, berupa nama, PLUN, satuan jual, harga jual, diskon khusus, harga diskon, nama/nomor Outlet dan periode promosi, untuk file promosi item. Kemudian data dart file promosi item digunakan untuk membuat promosi produk (proses 1.2.3). Hasilnya berupa leaflet promosi untuk konsumen dan draft promosi untuk ruang iklan di media massa. Proses memeriksa item display, mengisi file promosi produk dan membuat promosi produk, ditunjukkan pada Gambar 19.
5.2.3.2. Subsistem Negosiasi dengan Supplierdan Pemesanan Barang
Subsistem negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang terdiri dari dua proses utama, yakni :
1. Negosiasi dengan supplier (proses 2.1), terdiri dari 2 proses berikut ini : a. Membuat nota kesepakatan (proses 2.1.1)
b. Mengisi file supplier dan file item beli (proses 2.1.2)
2. Pemesanan barang (proses 2.2), terdiri dari 4 proses sebagai berikut : a. Memprediksi penjualan ( proses 2.2.1)
b. Menyiapkan BCP (proses 2.2.2) 1.2.1 Memeriksa item display DIVISI PRODUCE Label display
Data item jual baru
Data produk yang mendapatdiskon atau dalam masa promosi dari 1.1 Pengembangan produk 1.2.2 Mengisi file promosi produk Data item display diskon
khusus
Gambar 19. Diagram 1.2 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3
c. Membuat pesanan pembelian /PO (proses 2.2.3)
d. Menyiapkan formulir pesanan pembelian/FPP (proses 2.2.4) e. Mengisi file inventory on order(proses 2.2.5)
Negosiasi dengan supplier (proses 2. 1) dipusatkan pada kegiatan membuat nota kesepakatan serta menglsi file supplier dan file item beli. Proses negosiasi menghasilkan nota kesepakatan, data supplier serta data item beli. Sedangkan pemesanan barang (proses 2.2) dipusatkan pada kegiatan memprediksi penjualan, menyiapkan buku catatan produce (BCP), membuat PO, menyiapkan formulir pesanan pembelian, dan mengisi file inventory on order.
Hasil dari proses pemesanan barang mencakup data pesanan pembelian untuk file order, formulir pesanan pembelian, dan data persediaan dalam pemesanan untuk file inventorv on order. Diagram arus data subsistem negosisi dengan supplier dan pemesanan barang ditunjukkan pada Gambar 20.
Gambar 20. Diagram 2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 2
Pembuatan nota kesepakatan diawali dengan memeriksa penawaran yang diajukan oleh supplier. Penawaran supplier berisi data produk, nama, alamat, nomor telepon, fax, nomor rekening supplier, jumlah minimum/maksimum order, harga beli dan potongan harga.
Merchandiser memberikan keputusan menerima atau menolak tawaran supplier melalui aliran data persetujuan. Apabila merchandiser menerima dan memberikan kode supplier maka kegiatan dilanjutkan pada proses membuat nota kesepakatan (proses 2.1.1). Supplier menerima nota kesepakatan yang mencakup data nomor/kode supplier yang berarti Outlet menerima supplier sebagai pemasok produk yang ditawarkan.
File item beli MERCHANDISE 2.1
Negosiasi Dengan supplier
SUPPLIER File Supplier
File persediaan
2.2 Pemesanan
barang
File inventory on order
SUPPLIER
Data item beli
Data persetujuan & kode supplier
Data penawaran produk
Nota
kesepakatan Data supplier dan produknya
Data supplier
Data persediaan
LP harian FPP
Data persediaan dalam pemesanan
Proses mengisi file supplier dan file item beli (proses 2.1.2) menggunakan acuan data supplier dan produknya, yang dihasilkan dalam proses membuat nota kesepakatan. Output proses mengisi kedua file berupa data item beli dan data supplier. Data item beli berisi nama, nomor artikel, satuan, harga beli, diskon/bonus, kode supplier dan minimal/maksimal pesanan. Data supplier berisi nama, kode, alamat, nomor telepon/fax, nomor rekening supplier - cabang bank - pemilik rekening, frekuensi order. Proses membuat nota kesepakatan dan mengisi file supplier dan item beli ditunjukkan pada Gambar 21.
Personil produce menyiapkan BCP (proses 2.2.2) yang mencakup catatan Sisa stock, omset penjualan sehari sebelumnya dan jumlah yang akan dipesan (suggested order)sebagai data masukan untukmembuat pesanan pembelian.
Merchandiser memeriksa BCP kemudian membuat PO (proses 2.2.3) dengan memproses data item beli, data supplier, yang didapat dari file item beli dan file supplier, serta data dari BCP.
Data pesanan pembelian yang dihasilkan dari proses 2.2.3 dimasukkan ke file pesanan pembelian, berisi nomor FPP, nama, kode, supplier, tanggal pesan tanggal pengiriman, GHS tujuan, nama item beli, nomor artikel item beli, satuan, harga, diskon, kuantitas dan total harga. Data tersebut bersama dengan data nomor telepon/fax supplier dari file supplier, digunakan untuk menyiapkan formulir pesanan pembelian (FPP) (proses 2.2.4). FPP yang dihasilkan dikirimkan kepada supplier melalui fax. Proses mengisi file inventory on order mengolah data pesanan pembelian untuk menghasilkan data persediaan dalam pemesanan (proses 2.2.5).
SUPPLIER
2.1.1 Membuat nota
kesepakatan
Data penawaran produk
Nota kesepakatan
Data persetujuan dan kode supplier
Gambar 21. Diagram 2.1 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang) Level 3
Diagram arus data untuk proses memprediksi penjualan, menyiapkan. BCP, membuat PO, menyiapkan FPP dan mengisi file inventory on order, ditunjukkan pada Gambar 22.