RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh:
Nugroho Iman Prakoso
A 141 01 108
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS
FAKULTAS PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
RINGKASAN
NUGROHO IMAN PRAKOSO. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO.
Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi.
Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar.
Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan.
Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat.
Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang
kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur.
Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik.
informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).
Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket, (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.
Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan
interface dan pemrograman tidak dilakukan.
Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja
(purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk
perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007. Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996.
Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item
siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar.
Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away).
Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai
Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak
Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item.
Menghadapi dua kendala ini, diperlukan adanya suatu sistem informasi baru yang dibangun berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan.Titik berat perbaikan sistem adalah pada penerapan rumus penghitungan persediaan berdasarkan metode pelicinan rata-rata bergerak untuk menghasilkan nilai
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh:
Nugroho Iman Prakoso
A 141 01 108
Skripsi
sebagai syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Pertanian
pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS
FAKULTAS PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Nama : Nugroho Iman Prakoso
NRP : A 141 01 108
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc. NIP. 131578842
Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian
Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M.Agr NIP. 131 124 019
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL
“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)” BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN
MEMPEROLEH GELAR AKADEMIK TERTENTU. SAYA JUGA
MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH.
Bogor, Agustus 2008
Nugroho Iman Prakoso
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Kota Depok, Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 1983. Penulis merupakan anak ke empat dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak S.
Sabarudin P.Y. dan Ibu S. Suprihatin.
Penulis menempuh pendidikan di TK Taman Indria Yayasan Pendidikan Taman Siswa dari tahun 1988 sampai tahun 1989. Pada tahun 1989 sampai
dengan tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Depok Jaya 5. Pada tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 41 Ragunan,
Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis melanjutkan pendidikan di SMA Dwiwarna Boarding School dan lulus pada tahun 2001. Pada tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen
Agribisnis, Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian, Institut Pertanian Bogor melalui jalur UMPTN.
Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif dalam berbagai kegiatan
kemahasiswaan, diantaranya sebagai amggota DPM-KM IPB, anggota KOPMA IPB, pengurus MISETA, dan ketua ATP (Agricultural Television Program).
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat,
taufik, dan hidayah-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Semoga setiap langkah selalu dalam niatan ikhlas untuk senantiasa beribadah
kepada-Nya.
Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk)”.
Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem informasi pengendalian persediaan buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket dan merancang
bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan persediaan buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan mengingat keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi selama
berlangsungnya penelitian. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Bogor, Agustus 2008
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapakku S. Sabarudin P.Y. dan Ibuku S. Suprihatin atas doa, kasih sayang,
dukungan, pengertian, dan pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun. 2. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc , selaku dosen pembimbing skripsi yang telah
memberikan bimbingan, masukan serta kesabaran yang luar biasa untuk penulis selama penelitian dan penyelesaian skripsi ini.
3. Ibu Henny K.S. Daryanto selaku Ketua Program Studi Manajemen Agribisnis
terima kasih atas support nya pada saat menghadapi masa-masa akhir batas waktu studi yang mendebarkan.
4. Ir. Burhanuddin, MM atas kesediannya menjadi dosen penguji utama.
5. Tintin Sarianti, SP atas kesediannya menjadi dosen penguji wakil komisi
pendidikan.
6. Ir. Nunung Kusnadi, MS pembimbing akademik penulis atas segala bantuan
dan semangatnya sehingga penulis dapat melewati masa tersulit saat kuliah di
IPB.
7. Bapak Untung dan Pak Alex selaku humas eksternal PT. Hero Supermarket
atas bantuan dan kemudahan yang diberikan kepada penulis saat melakukan penelitian.
8. Papi dan Mami atas do’a, kasih sayang, dukungan moril maupun materil, serta
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh:
Nugroho Iman Prakoso
A 141 01 108
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS
FAKULTAS PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
RINGKASAN
NUGROHO IMAN PRAKOSO. Rancang Bangun Sistem Informasi
Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk). Di bawah bimbingan ARIF IMAM SUROSO.
Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi.
Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem, yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar.
Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan bagian yang tidak terpisahkan.
Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing, semakin ketat. Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai dengan rumah tangga. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur.
Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik.
informasi yang berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).
Berdasarkan uraian tersebut, penelitian ini bertujuan untuk (1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket, (2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket Tbk.
Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan interface dan pemrograman tidak dilakukan.
Penelitian ini merupakan studi kasus pada PT. Hero Supermarket dengan lokasi di Jalan Gatot Subroto, Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja (purposive) dengan pertimbangan bahwa PT. Hero Supermarket termasuk perusahaan grosir yang memiliki jaringan luas dan terus berkembang dengan membuka cabang-cabang barunya di beberapa daerah. Penelitian untuk pengambilan data primer dilakukan pada bulan Juli sampai Agustus 2007. Dasar dari konsep penelitian ini merujuk kepada kerangka siklus hidup pengembangan sistem informasi, sebagaimana yang dikembangkan oleh O’Brien, 1996.
Ada tujuh subsistem yang saling berkaitan di dalam upaya mengendalikan persediaan buah dan sayur,yakni pengembangan dan promosi produk, negosiasi dengan supplier dan pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang dan display barang, penjualan, penarikan dan perlakuan barang BS, dan stock opname. SIPPB&S menghasilkan 8 Tabel output yaitu suggested order, pembelian, evaluasi supplier, pembayaran tagihan, persediaan dalam pemesanan, persediaan akhir item beli harian, persediaan akhir item jual harian, stock opname, dan 15 tabel input yakni, supplier, item beli, item jual, item jual promosi, Gerai Hero Supermarket, pesanan pembelian, item siap proses, item hasil produksi, item siap reproduksi, item hasil reproduksi, penerimaan barang, pemusnahan barang, retur pembelian, transfer masuk, dan transfer keluar.
Metode safety stock dan re order point yang digunakan saat ini kurang dapat memenuhi kebutuhan manajemen. Terutama untuk buah dan sayur, safety stock tentu juga akan mengalami penyusutan akibat kerusakan (shrinkage), dibuang atau retur pembelian (throw away).
Hal ini menyebabkan sistem yang ada tidak bisa menghasilkan nilai Suggested Order per item, sehingga penentuan jumlah order per item oleh pihak Merchandiser hanya didasarkan atas pengalaman, bukan pada suatu rumus penghitungan inventori. Hal ini menyebabkan timbulnya ketidakkonsistenan dalam frekuensi dan kuantitas pemesanan item. Seringkali pemesanan dengan cara konvensional seperti ini berhasil, namun adakalanya justru menimbulkan kekosongan ataupun kelebihan item.
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
(STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)
Oleh:
Nugroho Iman Prakoso
A 141 01 108
Skripsi
sebagai syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Pertanian
pada Fakultas Pertanian Institut Pertanian Bogor
PROGRAM STUDI MANAJEMEN AGRIBISNIS
FAKULTAS PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul Skripsi : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk).
Nama : Nugroho Iman Prakoso
NRP : A 141 01 108
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.
NIP. 131578842
Mengetahui, Dekan Fakultas Pertanian
Prof. Dr. Ir. Didy Sopandie, M.Agr NIP. 131 124 019
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL
“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN
PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR (STUDI KASUS DI PT. HERO SUPERMARKET TBK)” BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI LAIN ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN UNTUK TUJUAN
MEMPEROLEH GELAR AKADEMIK TERTENTU. SAYA JUGA
MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH.
Bogor, Agustus 2008
Nugroho Iman Prakoso
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Kota Depok, Jawa Barat pada tanggal 19 Mei 1983.
Penulis merupakan anak ke empat dari empat bersaudara, dari pasangan Bapak S.
Sabarudin P.Y. dan Ibu S. Suprihatin.
Penulis menempuh pendidikan di TK Taman Indria Yayasan Pendidikan
Taman Siswa dari tahun 1988 sampai tahun 1989. Pada tahun 1989 sampai
dengan tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SD Negeri Depok Jaya 5.
Pada tahun 1995 penulis melanjutkan pendidikan di SMP Negeri 41 Ragunan,
Jakarta Selatan dan lulus pada tahun 1998. Pada tahun 1998 penulis melanjutkan
pendidikan di SMA Dwiwarna Boarding School dan lulus pada tahun 2001. Pada
tahun yang sama penulis diterima sebagai mahasiswa Program Studi Manajemen
Agribisnis, Departemen Ilmu-Ilmu Sosial Ekonomi Pertanian, Fakultas Pertanian,
Institut Pertanian Bogor melalui jalur UMPTN.
Selama menjadi mahasiswa, penulis aktif dalam berbagai kegiatan
kemahasiswaan, diantaranya sebagai amggota DPM-KM IPB, anggota KOPMA
IPB, pengurus MISETA, dan ketua ATP (Agricultural Television Program).
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat,
taufik, dan hidayah-Nya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan.
Semoga setiap langkah selalu dalam niatan ikhlas untuk senantiasa beribadah
kepada-Nya.
Penelitian ini berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian
Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk)”.
Adapun tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem informasi pengendalian
persediaan buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket dan merancang
bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem
sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan persediaan buah dan sayur di
PT Hero Supermarket Tbk.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih memiliki banyak
kekurangan mengingat keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi selama
berlangsungnya penelitian. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak yang berkepentingan.
Bogor, Agustus 2008
UCAPAN TERIMA KASIH
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapakku S. Sabarudin P.Y. dan Ibuku S. Suprihatin atas doa, kasih sayang,
dukungan, pengertian, dan pengorbanan yang tidak akan terbalas oleh apapun.
2. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc , selaku dosen pembimbing skripsi yang telah
memberikan bimbingan, masukan serta kesabaran yang luar biasa untuk
penulis selama penelitian dan penyelesaian skripsi ini.
3. Ibu Henny K.S. Daryanto selaku Ketua Program Studi Manajemen Agribisnis
terima kasih atas support nya pada saat menghadapi masa-masa akhir batas
waktu studi yang mendebarkan.
4. Ir. Burhanuddin, MM atas kesediannya menjadi dosen penguji utama.
5. Tintin Sarianti, SP atas kesediannya menjadi dosen penguji wakil komisi
pendidikan.
6. Ir. Nunung Kusnadi, MS pembimbing akademik penulis atas segala bantuan
dan semangatnya sehingga penulis dapat melewati masa tersulit saat kuliah di
IPB.
7. Bapak Untung dan Pak Alex selaku humas eksternal PT. Hero Supermarket
atas bantuan dan kemudahan yang diberikan kepada penulis saat melakukan
penelitian.
8. Papi dan Mami atas do’a, kasih sayang, dukungan moril maupun materil, serta
9. Istriku Nadia Farhanah Syafhan atas kasih sayang, cinta, dan semangat yang
diberikan serta selalu mendampingiku di masa senang maupun sulit.
10.Mba Yogi, Mas Yogo, Mba Sari, Ka Anne, A’ Opan, Miftah dan keponakan
Baladhika, Kanya, Keefa, Putri, Kinanti, Kayla, Zahiya yang lucu-lucu atas
doa dan keceriaan yang mewarnai hari-hari penulis.
11.Rekan-rekan AGB 38, Crew Bengkel Akhlak, Sundawa Perjuangan, Mba
Dewi dan Mba Dian di Sekretariat AGB atas bantuan dan informasi yang
bermanfaat untuk penulis.
12.Keluarga Besar Abituren Dwiwarna Boarding School, Keluarga Besar Dompet
Dhuafa dan LPI Dompet Dhuafa.
13.Rekan-rekan di PT. Dwiwarna Inti Sejahtera, Agung Dharma Indra Sanjaya,
Edy Priyanto Utomo, Eka Permana, dan Wisnu Wira Atmadja Efendi atas
bantuannya ketika penulis harus sering izin untuk mengerjakan skripsi. Dan
Apotek Rawa Pule beserta karyawan.
14.Pihak-pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, namun tidak
menghilangkan rasa hormat dan terima kasih atas bantuan dan dukungan
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ... 1 1.2. Perumusan Masalah ... 5 1.3. Tujuan Penelitian ... 6 1.4. Ruang Lingkup Penelitian ... 6 1.5. Kegunaan Penelitian ... 7
II. KERANGKA PEMIKIRAN
2.1. Kerangka Pemikiran Teoritis ... 8 2.1.1. Definisi dan Ruang Lingkup Inventori ... 8 2.1.2. Jenis-Jenis Inventori ... 10 2.1.3. Pendekatan Terhadap Pengendalian Inventori ... 11 2.1.3.1. Dependent Demand System ... 11 2.1.3.2. Independent Demand System ... 13 2.1.4. Metode Peramalan Persediaan ... 19 2.1.4.1. Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak ... 19 2.1.5. Sistem Informasi ... 22 2.1.5.1. Konsep Sistem ... 22 2.1.5.2. Pendekatan Sistem ... 25 2.1.5.3. Sistem Informasi Manajemen ... 26 2.1.5.4. Sistem Informasi Persediaan ... 29 2.1.5.5. Input yang Dibutuhkan SIP ... 33 2.1.6. Dokumentasi Sistem Informasi ... 39 2.1.6.1. Diagram Arus Data ... 39 2.1.6.2. Algoritma Sistem ... 41 2.1.6.3. Bagan Alir Sistem ... 41 2.1.6.4. Diagram Hubungan Entitas ... 42 2.1.6.5. Struktur Data ... 44 2.1.6.6. Kamus Data ... 45 2.2. Kerangka Pemikiran Konseptual ... 48
III. METODE PENELITIAN
3.1. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 51 3.2. Jenis dan Sumber Data ... 51 3.3. Metodologi ... 52
3.3.1. Teknik Perancangan Sistem Informasi Pengendalian
IV. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.1. Sejarah Singkat ... 58 4.2. Visi dan Misi PT. Hero Supermarket Tbk. ... 58 4.3. Jenis Produk ... 59 4.4. Struktur Organisasi PT. Hero Supermarket Tbk ... 60
4.4.1. Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk... 63 4.4.2. Struktur Gudang Sentral Cibitung ... 66
V. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BUAH DAN SAYUR
5.1. Investigasi Sistem ... 68 5.1.1. Sistem Perusahaan ... 68 5.1.2. Sistematika Arus Data dan Informasi ... 71 5.2. Analisis Sistem ... 81 5.2.1. Identifikasi Kelompok Informasi ... 81 5.2.2. Diagram Konteks Arus Data ... 84 5.2.3. Algoritma Sistem dan Diagram Arus Data ... 85 5.2.3.1. Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk ... 89 5.2.3.2. Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan
Pemesanan Barang ... 91 5.2.3.3. Subsistem Penerimaan Barang ... 96 5.2.3.4. Subsistem Penyimpanan dan Display Barang ... 98 5.2.3.5. Subsistem Penjualan ... 102 5.2.3.6. Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS ... 104 5.2.3.7. Subsistem Stock Opname ... 113 5.2.4. Kamus Data ... 126 5.3. Perancangan Sistem ... 131 5.3.1. Diagram Hubungan Entitas ... 132 5.3.2. Struktur Data ... 148 5.4. Alternatif Sistem Pengendalian Persediaan Buah dan Sayur ... 149
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan ... 153 6.2. Saran ... 154
DAFTAR PUSTAKA ... 155
DAFTAR TABEL
Nomor Halaman
1 Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok
Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005 ... 3 2. Keterangan Aliran Data Diagram Konteks Data Level 0 dan
Diagram 0 Arus rata SIPPB&S Level I ... 88 3. Contoh Peramalan dengan Menggunakan Metode Rata-Rata
DAFTAR GAMBAR
Nomor Halaman 1. Fungsi dari Inventori ... 9 2. Pengklasifikasian Sistem Pengendalian Inventori ... 12 3. Model Sistem Umum Suatu Perusahaan ... 23 4. Sistem Informasi Manajemen ... 28 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan ... 32 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan ... 33 7. Input dan Output Utama dalam SIP ... 35 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi ... 36 9. Simbol Elemen Lingkungan ... 40 10.Simbol-simbol Proses ... 40 11.Simbol-simbol Arus Data ... 41 12.Simbol-simbol Penyimpanan Data ... 41 13.Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian ... 50 14.Struktur Jaringan LAN PT. HERO Supermarket Tbk ... 68 15.Diagram Konteks Arus Data SIPPD&S Level 0 ... 86 16.Diagram 0 Arus Data SIPPD & S Level 1 ... 87 17.Diagram 1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 2 ... 89 18.Diagram 1.1 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3 .... 90 19.Diagram 1.2 (Subsistem Pengembangan dan Promosi Produk) Level 3 .... 92 20.Diagram 2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan
Pemesanan Barang) Level 2 ... 93 21.Diagram 2.1 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan
Pemesanan Barang) Level 3 ... 95 22.Diagram 2.2 (Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan
DAFTAR LAMPIRAN
I. PENDAHULUAN
Latar Belakang
Berbagai perusahaan di Indonesia baik yang berskala kecil, menengah
maupun besar (multinasional) saat ini sedang mempersiapkan diri ke arah
perdagangan bebas. Perdagangan bebas ini menempatkan perusahaan dalam
sebuah persaingan usaha yang sangat ketat. Untuk dapat bersaing dengan
perusahaan lain sebuah perusahaan harus menggunakan sarana pendukung
diluar kekuatan modal dan sumber daya fisik. Saat ini, diperlukan sumber
daya lain, yaitu sumber daya konseptual berupa informasi.
Revolusi dalam teknologi komputer dan telekomunikasi telah
berkembang pesat. Teknologi ini mampu menekan kendala ruang dan waktu
dalam kegiatan manajerial maupun dalam hubungan perusahaan dengan
konsumen. Teknologi informasi kini tidak saja sekedar alat yang mendukung
bisnis, namun juga bertindak sebagai agen perubahan besar mengenai
bagaimana perusahaan harus dikelola (Makmun, 1998).
Teknologi informasi membantu dalam pemrosesan informasi untuk
digunakan sebagai alat mencari keuntungan yang cukup signifikan dan
berkompetisi dengan perusahaan lain. Pemanfaatan telekomunikasi, paket
software yang terspesialisasi, sistem jaringan komputer dan database dalam
satu paket teknologi informasi yang mutakhir akan membantu dalam
mempercepat riset pasar, pengembangan produk, produksi dan distribusi,
Perkembangan pesat dalam teknologi komputer sangat berperan dalam
pengembangan sistem informasi berbasis komputer (computer-based
information system), atau CBIS. Pada CBIS pengolahan data dilakukan secara
otomatis oleh komputer sesuai dengan kebutuhan manajemen dan informasi
yang dihasilkan digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Komputer
membantu penanganan data dalam jumlah besar yang dihubungkan dengan
penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali informasi dengan cepat
dan akurat. Aplikasi komputer utama pada CBIS terdiri dari lima subsistem,
yaitu sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem
pendukung keputusan, otomatisasi kantor dan sistem pakar (McLeod, 1996).
Konsep sistem informasi manajemen (SIM) menerapkan suatu tujuan
utama, yaitu untuk menghasilkan informasi manajemen. Bagi bisnis ritel dan
grosir terutama yang berskala besar, SIM berbasis komputer sudah merupakan
bagian yang tidak terpisahkan.
Di Indonesia, usaha supermarket sedang memulai babak dimana
persaingan antara pengusaha supermarket, baik itu lokal maupun asing,
semakin ketat. Hypermarket dan supermarket umumnya menawarkan berbagai
macam barang kebutuhan konsumen, mulai dari kebutuhan kantor sampai
dengan rumah tangga. Namun ada juga beberapa supermarket yang khusus
menyediakan produk tertentu, seperti produk makanan saja. Produk-produk
tersebut ditempatkan sesuai dengan klasifikasinya masing-masing agar
konsumen mudah menemukan barang atau produk yang dibutuhkan mereka.
memakai sistem swalayan. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di
supermarket adalah buah dan sayur.
Berdasarkan data terakhir yang dikeluarkan Departemen Pertanian
(Lampiran 1), terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi buah yang
paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan
produksi sebesar 5,05 sampai 56,52 persen antara tahun 2004 sampai tahun
2006. Peningkatan dalam bisnis buah ini tidak berbeda jauh dengan
peningkatan yang dialami oleh bisnis sayur, terlihat bahwa enam dari sembilan
belas komoditi sayur yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat
Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 2,54 sampai 19,78 persen
antara tahun 2004 sampai tahun 2006.
Peningkatan ini menjadi cukup signifikan karena presentase
pengeluaran rata-rata per kapita untuk produk buah dan sayur berkisar antara
1,02 sampai 46,18 persen seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 1.
Tabel 1. Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005
No. Jenis Makanan 1996 2002 2004 2005
1. Sayur-sayuran 16.558 44.382 47.189 48.168 2. Buah-buahan 12.495 33.942 41.964 39.999 Sumber : BPS, 2006
Dalam pengelompokkan produk di supermarket, buah dan sayur
termasuk dalam kategori produk segar. Produk-produk segar ditempatkan di
bagian yang memiliki mesin pendingin agar tidak cepat layu atau busuk.
Namun demikian dalam jangka waktu beberapa hari produk segar sudah tidak
seperti ini membutuhkan suatu manajemen pengendalian persediaan yang baik
agar perusahaan tidak rugi sekaligus tetap dapat memenuhi kebutuhan
konsumen.
Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan
buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke
pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan
unsur pengalaman kerja pengorder (pihak perusahaan), bukan kepada suatu
metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung
jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri
khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan
mudah menyusut (kehilangan berat) adalah dua hal yang mengakibatkan
penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi lebih rumit. Kendala ini
mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah
persediaan yang harus diorder kepada pihak pengorder perusahaan.
Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh,
mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan
penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam
bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk
mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat
diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan
Perumusan Masalah
Pengelolaan persediaan pada perusahaan yang bergerak di bidang
usaha non jasa, perusahaan harus mampu mencapai tujuan ganda yaitu biaya
persediaan (holding cost dan ordering cost) yang rendah dan kesinambungan
penjualan yang terjamin. Dengan mempertahankan jumlah persediaan pada
tingkat yang rendah, hal ini menjadikan biaya persediaan rendah namun
kesinambungan penjualan belum terjamin. Hal sebaliknya, bila jumlah
persediaan tinggi maka biaya persediaan akan tinggi dan kesinambungan
penjualan akan terjamin sejauh yang menyangkut persediaan barang
bersangkutan.
Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan retail yang menangani
penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan
persediaan ke pihak supplier dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan
berdasarkan unsur pengalaman kerja pihak perusahaan pengorder, bukan
kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya
menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur
memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat
mudah rusak dan mudah menyusut (kehilangan berat) adalah dua hal yang
mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi rumit.
Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat
menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak perusahaan
pengorder.
Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem
berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur
aliran data (sejak masih berupa data mentah hingga menjadi informasi yang
berguna) sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di
bidang persediaan (biaya rendah dan persediaan terjamin).
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah sebagai berikut :
(1) Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang
telah ada di PT Hero Supermarket.
(2) Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada
pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori
buah dan sayur di PT Hero Supermarket yang meliputi :
a. Menentukan jenis-jenis informasi berguna yang dibutuhkan dari
bagian inventori.
b. Menentukan metode perhitungan inventori yang tepat untuk
memproses berbagai data mentah menjadi informasi yang berguna.
c. Mengidentifikasi berbagai komponen yang bertindak sebagai input
(sumber data mentah) dalam bagian inventori buah dan sayur.
Ruang Lingkup Penelitian
Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan
penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan
struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas.
Pada tahapan investigasi sistem, studi kelayakan pengembangan sistem
juga tidak dilakukan karena pengembangan sistem dianggap layak secara
teknis.
Kegunaan Penelitian
Penelitian ini memberikan kegunaan sebagai berikut :
Memberikan alternatif rancang bangun sistem informasi pengendalian
persediaan terutama pada perhitungan nilai suggested order dengan
menggunakan metode peramalan, khususnya pada divisi produce di PT
II. KERANGKA PEMIKIRAN
Kerangka Pemikiran Teoritis
Definisi dan Ruang Lingkup Inventori
Assauri (1980), menyatakan bahwa inventori adalah suatu aktiva yang
meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam
suatu periode usaha normal ataupun inventori bahan baku yang menunggu
penggunaannya dalam suatu proses produksi. Schroeder (1994) mengatakan
inventori adalah stok bahan. Sementara itu, Dilworth (1986) menyatakan
bahwa inventori adalah kelebihan sumber daya yang digunakan di masa yang
akan datang. Sedangkan Heizer, Render (1993) mendefinisikan inventori
sebagai semua sumber daya yang tersimpan, yang digunakan untuk
memberikan kepuasan baik pada kebutuhan sekarang maupun yang akan
datang. Waters (1992) membedakan pengertian antara stok dan inventori
dimana stok terdiri dari berbagai jenis barang dan material yang disimpan oleh
suatu organisasi, yang akan digunakan untuk kepentingan masa yang akan
datang sedangkan inventori adalah suatu daftar barang-barang yang tersimpan
sebagai stok.
Namun pada kenyataannya, penggunaan kata ‘inventori’ seringkali
dicampuradukkan antara pengertian inventori itu sendiri dengan stok, dan
untuk beberapa tahun terkahir ini, penggunaan kata inventori ini sudah
menjadi sangat umum, sehingga dalam penelitian ini tidak ditekankan
perbedaan yang berarti antara inventori dan stok, dan untuk selanjutnya kita
Secara khusus ditekankan bahwa inventori berada di antara peubah
pemasok dan peubah pelanggan. Karakteristik pemasok adalah pengantaran
tidak teratur dalam jumlah yang besar. Sedangkan karakteristik pelanggan
adalah pengurangan secara teratur dalam jumlah yang kecil, seperti yang
ditunjukkan oleh Gambar 1. Suatu alur yang pada umumnya dijalani biasanya
diawali dengan pengantaran bahan baku/item oleh pemasok, kemudian item
dalam jumlah besar ini dipisahkan atas unit yang lebih kecil. Unit-unit ini
disimpan sebagai inventori sampai saatnya dibutuhkan. Adanya permintaan
dari pihak pelanggan menyebabkan inventori ini diikutsertakan dalam proses
produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Setelah jangka waktu
tertentu diadakan pemesanan kembali atas item yang bersangkutan.
Gambar 1. Fungsi dari Inventori Sumber : Waters, 1992
Kegunaan inventori secara keseluruhan (Young, 1991) adalah sebagai
penyangga bagi operasi manufaktur yang berbeda, untuk menyesuaikan bila
terjadi ketidakcocokkan antara tingkat penawaran dan tingkat permintaan, juga
bila terjadi permintaan yang lebih besar dari yang diharapkan atau terjadi pada
saat yang tidak terduga serta bila terjadi keterlambatan atau kekurangan dalam
pemasokan bahan baku. Inventori juga berguna untuk menghindari Jumlah kecil,
pengurangan secara teratur untuk memenuhi permintaan pelanggan Jumlah besar, pengantaran
tidak teratur dari pemasok untuk mengisi inventori
keterlambatan penjualan produk kepada pelanggan, untuk memperoleh
keuntungan diskon karena pembelian bahan baku dalam jumlah besar, untuk
membeli bahan baku pada saat harganya rendah dan diduga akan meningkat di
waktu yang akan datang, untuk membeli bahan baku yang telah tidak
dihasilkan atau sukar diperoleh, untuk mengurangi biaya transportasi item, dan
sebagai tindakan pengamanan terhadap keadaan darurat (tidak terduga), serta
untuk memelihara kestabilan jalannya operasi manufaktur.
Jenis-Jenis Inventori
Dilihat dari posisi bahan dalam urutan pengerjaan produk, inventori
dapat dikelompokkan ke dalam (Assauri, 1980) :
a. Inventori bahan baku, adalah inventori barang berwujud yang
digunakan dalam proses produksi.
b. Inventori komponen-komponen rakitan, adalah inventori bahan
yang terdiri dari komponen yang diterima dari perusahaan lain,
barang ini secara langsung dirakit dengan komponen lain tanpa
melalui proses produksi sebelumnya.
c. Inventori bahan pembantu dan penolong, adalah inventori
barang/bahan yang diperlukan dalam proses produksi atau telah
diolah menjadi satu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut
untuk menjadi barang jadi.
d. Inventori barang jadi, adalah inventori barang yang telah selesai
diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual ke
Pendekatan Terhadap Pengendalian Inventori
Investasi persediaan dan penganekaragaman jumlah sediaan barang
merupakan elemen utama yang harus dikendalikan dalam usaha eceran. Untuk
melengkapi perencanaan persediaan, sistem informasi persediaan harus
mampu memberikan pengendalian terhadap penilaian terhadap nilai investasi
dan unit sediaan. Pengendalian terhadap nilai investasi memperhitungkan
“harga” dan mengidentifikasi nilai investasi pada barang sediaan.
Pengendalian nilai investasi mengharuskan manajemen untuk mengumpulkan,
mencatat dan menganalisa data barang dalam bentuk nilai investasi.
Pengendalian unit sediaan berhubungan dengan jumlah jenis produk
(penganekaragaman) dan jumlah sediaan barang pada setiap jenis produk.
Dalam pengendalian unit sediaan, pencatatan dan penganalisaan dilakukan
terhadap data jumlah unit fisik (penjualan, pembelian dan tingkat persediaan).
Dua pertanyaan utama yang dijawab dari model-model pengendalian
inventori adalah kapan melakukan pemesanan untuk suatu barang dan berapa
banyak barang yang perlu dipesan. Ada dua pendekatan dasar terhadap
pengendalian inventori yang didasarkan atas metode memperkirakan
permintaan produk jadi (methods of asessing demand), yaitu independent
demand (permintaan bebas) dan dependent demand (permintaan bersyarat)
seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 2.
2.1.3.1.Dependent DemandSystem
Sistem ini mengasumsikan bahwa permintaan akan suatu item
berarti bahwa besarnya permintaan akan bahan baku berhubungan dengan
besarnya permintaan produk akhir. Sebagai contoh, permintaan akan pupuk
akan bergantung kepada permintaan beras. Model-model pengendalian
inventori yang digunakan adalah :
(1) Model Sistem Rencana Kebutuhan Bahan (Material Requirements
Planning Model = MRP System Model).
Gambar 2. Pengklasifikasian Sistem Pengendalian Inventori Sumber : Walters, 1992.
(2) Model Titik Pesanan Tingkatan Waktu (Time Phased Order Point =
TPOP)
Dalam penelitian ini yang menjadi pusat perhatian adalah inventori buah dan
sayur, maka sistem pengendalian inventori yang tepat adalah independent
demand systems. Permintaan akan buah maupun sayur tidak bergantung
kepada permintaan produk lain. Penguraian metode perhitungan untuk
dependent systems tidak diberikan dalam kerangka pemikiran teoritis ini. Independent Demand Systems Dependent Demand
Systems
2.1.3.2.Independent Demand System
Pendekatan ini mengasumsikan bahwa permintaan akan suatu produk
akhir tidak tergantung kepada besarnya permintaan akan produk akhir
yang lain (yang juga dihasilkan oleh perusahaan bersangkutan).
Permintaan keseluruhan akan suatu produk akhir merupakan kumpulan
dari semua permintaan pelanggan yang berbeda. Model-model yang
biasanya digunakan adalah :
(1) Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity = EOQ)
Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity =
EOQ). Asumsi dalam model ini adalah (Tersine, 1985) :
a. permintaan diketahui dan konstan
b. waktu ancang-ancang/lead time (waktu antara pesanan dilakukan
dan diterima).
c. keseluruhan ukuran lot ditambahkan ke dalam inventori pada
waktu yang sama.
d. Stock out (kekurangan) dapat dihindari jika pesanan dilakukan
tepat waktu.
e. Struktur biaya adalah tetap, biaya pesanan adalah sama tanpa
memperhatikan ukuran lot (biaya penyimpanan adalah fungsi
linear berdasarkan atas inventori rata-rata dan tidak diberikan
potongan kuantitas dalam pembelian jumlah besar.
f. Terdapat ruangan, kapasitas dan modal yang mencukupi untuk
g. Barang merupakan produk tunggal, tidak berinteraksi dengan
barang-barang inventori yang lain.
Penentuan kuantitas pesanan yang optimum adalah :
TC = RP + [(RC)/Q + [(QH)/2]
Ukuran lot dengan biaya minimum diperoleh pada saat turunan
pertama dari biaya total tahunan sama dengan nol (0), sehingga
diperoleh rumus :
Q0 = v([(2CR)/H]) = v[(2CR)/PF]
Ketika posisi inventori mencapai titik pemesanan kembali, dilakukan
pemesana sebesar Q0 unit. Rumus titik pemesanan kembali adalah :
B = d x L dimana L = waktu ancang-ancang dalam hari
B = (RL)/12 dimana L = waktu ancang-ancang dalam bulan
Biaya total minimum per tahun diperoleh dengan mensubsitusikan Q0
untuk Q di dalam fungsi biaya tahunan total, sehingga biaya minimum
menjadi :
Tco = (RP) + (HQ0)
Dimana :
R = permintaan per tahun dalam unit
d = permintaan harian dalam unit
P = biaya pembelian per barang dalam Rp
C = biaya pemesanan per pesanan dalam Rp
F = biaya penyimpanan tahunan sebagai fraksi biaya unit
dalam %
Q = ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit
Q0 = kuantitas pemesanan ekonomis dalam unit
TC = biaya tahunan total dalam Rp
TC0 = biaya tahunan total minimum dalam Rp
(2) Model kuantitas pesanan produksi (Production Order Quantity)
Model ini sering disebut sebagai model kuantitas produksi ekonomis
(Economic Production Quantity = EPQ). Asumsi dalam model ini
adalah :
a. semua pesanan diterima ke dalam inventori pada satu waktu.
b. Tidak terjadi kekurangan barang (stockout).
Inventori rata-rata dirumuskan sebagai berikut :
Inventori rata-rata = [Q(p-r)]/(2p)
Dimana :
Q = kuantitas pesanan produksi dalam unit
p = tingkat produksi
r = tingkat permintaan
Asumsi dasar dari model ini sama dengan model-model sebelumnya.
Dengan beberapa asumsi tambahan penjualan tidak akan hilang karena
adanya kekurangan. Kuantitas pesanan optimal diperoleh dengan cara :
Q* = v{[(2CR)/H][(H+O)/O]}
b* = v{[(2CR)/H][O/(O+H)]} = Q* [O/(O+H)]
Q*.b* = Q* - Q*[O/(O+H)] = Q*{1-[O/(O+H)]}
Dimana :
R = Permintaan per tahun dalam unit
P = Biaya pembelian per barang
C = Biaya pemesanan per pesanan
H=PF = Biaya penyimpanan per unit per tahun
F = Biaya penyimpanan tahunan
O = Biaya pemesanan kembali per unit per tahun
Q = Ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit
b = Unit yang ada setelah pesanan kembali terpenuhi
Q-b = Jumlah pemesanan kembali
Q* = Ukuran pesanan optimum dalam unit
b* = Unit optimal setelah pemesanan kembali
Q*-b* = Jumlah optimal pemesanan kembali dalam unit
(4) Model Interval Pesanan Tetap
Dalam model ini, tingkat inventori diperiksa pada frekuensi waktu
yang seragam serta dipesan pada selang waktu yang tetap, yaitu pada
tergantung dari fluktuasi pemakaian antar periode peninjauan pesanan.
Inventori dihitung pada waktu pemesanan terjadi. Kuantitas pesanan
adalah jumlah yang diperlukan untuk membawa tingkat inventori
mencapai tingkat target yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu
tingkat inventori maksimum. Karena itu besar pesanan adalah selisih
antara tingkat inventori maksimum dan tingkat inventori saat ini. Biaya
inventori total tahunan adalah :
TC = RP + (mC) + [(RFP)/(2m)]
= RP + (C/T) + [(RFPT)/2]
Inventori rata-rata dalam unit = R/(2m) = (RT)/2
Interval pesanan yang memberikan biaya minimum diperoleh pada saat
turunan pertama biaya total tahunan sama dengan nol, sehingga
diperoleh rumus :
T0 = v(2C/RFP)
m0 = 1/T0 = v(RFP/2C)
Jumlah pesanan untuk interval pesanan tetap adalah
Q = RT, atau Q0 = RT0
=Rv(2C/RFP) =v(2RC/FP) = v(2RC/H)
Tingkat inventori maksimum ketika interval pesanan dan waktu
E = (RT) + (RL) = R(T+L) = Q+B
Rumus di bawah ini memberikan tingkatan pesanan maksimum ketika
interval pesanan dan waktu ancang-ancang dinyatakan dalam hari dan
terdapat N hari operasi dalam setahun :
E = [(RT)/N] + [(RL)/N] = [R(T+L)]/N = Q + B
Biaya total minimum per tahun menjadi :
TC0 = RP + RHT0
Dimana :
R = Permintaan per tahun dalam unit
P = Biaya pembelian per unit dalam Rp
C = Biaya pemesanan per pesanan dalam Rp
H=PF = Biaya penyimpanan per unit per tahun dalam Rp
F = Biaya penyimpanan per unit per tahun dalam %
E = Inventori maksimum dalam unit
Q = Ukuran lot atau kuantitas pesanan dalam unit
Q0 = Kuantitas pesanan optimal dalam unit
m=1/T = Jumlah pesanan atau peninjauan per tahun
m0 = Jumlah pesanan optimal dalam setahun
T=1/m = Interval pesanan dalam tahun
T0 = Interval pesanan optimal dalam tahun
2.1.4. Metode Peramalan Persediaan
Peramalan merupakan bagian lain yang penting dari sistem
manajemen persediaan. Masalah yang sering dihadapi oleh para manajer
bisnis adalah mempersiapkan ramalan jangka pendek. Dalam banyak situasi
peramalan jangka pendek, pengembangan dan penerapan sebuah metode
peramalan yang canggih untuk setiap produk tidak praktis. Yang diperlukan
adalah sebuah teknik yang dapat dipergunakan dengan mudah untuk setiap
produk dan akan memberikan ramalan yang cukup baik untuk horison waktu
jangka pendek ketika ramalan-ramalan tersebut diperlukan (Makridakis,
1994). Metode pelicinan menjadi salah satu metode terbaik yang sering
digunakan dalam situasi tersebut. Data yang digunakan dalam metode ini
merupakan data penjualan sebelumnya selama jangka waktu tertentu.
2.1.4.1.Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak
Metode pelicinan rata-rata bergerak memiliki gagasan dasar yang
tersirat yaitu terdapatnya sebuah pola dasar dalam nilai-nilai variabel yang
diramalkan dan observasi historis terhadap setiap variabel yang mewakili pola
dasar tersebut di samping fluktuasi random. Sasaran metode peramalan ini
adalah membedakan antara fluktuasi random itu dengan pola dasar tersebut
dengan melicinkan (merata-ratakan) data historis (Makridakis, 1994). Hal ini
menghapus faktor random yang ditemukan dalam urutan data historis dan
ramalan dibuat atas dasar pola data yang telah dilicinkan tersebut.
Untuk mengatasi kerandoman, kita mempertimbangkan penggunaan
melakukan hal ini dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari
rata-ratanya dan lalu menggunakan rata-rata tersebut sebagai ramalan untuk
periode berikutnya. Istilah rata-rata bergerak dipergunakan, karena setiap kali
observasi baru tersedia, maka angka rata-rata yang baru dihitung dan
dipergunakan sebagai ramalan.
Karakteristik yang lain dari rata-rata bergerak adalah semakin besar
jumlah observasi yang dimasukkan dalam perhitungan rata-rata bergerak, efek
pelicinan semakin terlihat dalam ramalan. Dengan, demikian, menambah
jumlah periode yang dimasukkan ke dalam rata-rata bergerak memiliki
pengaruh yang terlihat dalam jumlah pelicinan yang dilakukan. Jika
menginginkan nilai yang lebih licin,karena kita berpendapat bahwa observasi
historis tersebut memuat kerandoman yang cukup besar atau karena
berpendapat bahwa hanya terdapat sedikit perubahan terhadap pola dasar,
sebaiknya digunakan jumlah observasi yang besar untuk menghitung ramalan
rata-rata bergerak. Sebaliknya, jika kita merasa bahwa pola dasar data tersebut
mengalami perubahan atau bahwa hanya terdapat sedikit kerandoman dalam
nilai-nilai yang diamati, jumlah observasi yang dipergunakan dalam
menghitung rata-rata bergerak sebaiknya lebih sedikit.
Representasi matematis dari metode ini sebagai berikut :
Ft+1 = St = Xt + X t -1... + X t -N+1
N
Keterangan :
Ft+1 = ramalan untuk waktu t + 1 (ramalan baru)
St = nilai yang dilicinkan untuk waktu t
Xt = nilai aktual untuk waktu t
i = periode waktu
Hal ini berarti bahwa setelah kita memiliki ramalan untuk periode t (yaitu F), kita
dapat memperoleh ramalan untuk periode t + 1 dengan menambahkan Xt /N dan
menguranginya dengan X t –N / N. Nilai Ft+1 dapat ditentukan secara alternatif
dengan
Ft+1 = (Xt /N) – (X t –N / N) + Ft
Ditulis dengan bentuk ini, setiap ramalan baru yang didasari oleh rata-rata
bergerak merupakan penyesuaian atas ramalan rata-rata bergerak periode
sebelumnya. Mudah juga untuk dilihat mengapa pengaruh pelicinan meningkat
sementara N semakin besar; penyesuaian yang dibuat antara setiap ramalan
menjadi jauh lebih kecil.
Ada 2 persamaan yang digunakan untuk menentukan besar kecilnya
jumlah observasi yang tepat dalam melakukan peramalan dengan metode
pelicinan rata-rata bergerak, yakni :
a. Deviasi absolut rata-rata (MAD)
n MAD =
|
e
i|
i = 1
b. Kesalahan kuadrat rata-rata (MSE)
n MSE =
|
e
i|
2i = 1
Keterangan :
2.1.5. Sistem Informasi
2.1.5.1.Konsep Sistem
Suatu sistem secara sederhana dapat digambarkan sebagai seperangkat
elemen yang bergabung bersama untuk mencapai tujuan tertentu (Murdick,
Ross & Clagget, 1997). Elemen dari suatu sistem adalah unsur (entity) yang
mempunyai tujuan dan/atau realitas fisik. Setiap elemen mengandung atribut
yang dapat berupa nilai bilangan, formula intensitas ataupun suatu keberadaan
fisik seperti seseorang, mesin, organisasi dan sebagainya (Eriyatno, 1998).
Sebuah sistem diuraikan dengan cara menentukan :
a. Elemen-elemen yang merupakan bagian dari sistem (Elemen-elemen
Sistem)
b. Elemen-elemen yang bukan merupakan bagian dari sistem (Lingkungan)
c. Hubungan-hubungan antara elemen-elemen sistem (Struktur Intern)
d. Hubungan-hubungan antara elemen-elemen sistem dan Lingkungan
(Struktur Ekstern)
Menurut Winardi (1996), Tindakan menetapkan elemen-elemen yang masih
tergolong atau tidak tergolong dalam sistem yang bersangkutan disebut
menetapkan suatu batas sistem (system boundary). Setiap sistem memiliki
suatu batas yang memisahkan sistem dengan lingkungannya. Dalam
mendefinisikan sebuah sistem, batas juga perlu dibuat sebab batas tersebut
menggambarkan suatu wilayah tanggung jawab dalam sistem (Schultheis and
Sumner, 1992).
Model umum sebuah sistem terdiri dari tiga komponen atau fungsi
Lingkungan
Standar
Manajemen Pengolah Informasi Proses
Transformasi Sumber
Daya Input
Sumber Daya Output Sumber Daya
Fisik
Keputusan Informasi
Sumber Daya Fisik Informasi Dan Data
a. Input ; berhubungan dengan memperoleh dan mengumpulkan
elemen-elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses.
b. Pemrosesan ; berhubungan dengan proses transformasi yang
mengubah input menjadi output.
c. Output ; berhubungan dengan memindahkan elemen-elemen yang
telah dihasilkan oleh suatu proses transformasi ke tujuan akhirnya.
Selain ketiga komponen di atas terdapat dua komponen lainnya, yaitu :
Umpan Balik ; ialah data mengenai kinerja sebuah sistem
Pengendalian ; berhubungan dengan pengawasan dan evaluasi umpan
balik untuk menentukan apakah sebuah sistem bergerak menuju
[image:50.595.111.546.408.719.2]pencapaian tujuannya.
Kemudian fungsi pengendalian akan membuat penyesuaian-penyesuaian yang
dianggap perlu terhadap komponen-komponen input dan pemrosesan untuk
memastikan akan dihasilkan output yang tepat (O’Brien, 1996).
Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri
pula atas beberapa subsistem. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem lain
yang lebih besar (Murdick, Ross, & Clagget, 1997). Sistem dapat digolongkan
dalam tiga klasifikasi : berdasarkan wujud sumber dayanya, berdasarkan
hubungan dengan lingkungannya dan berdasarkan cara beroperasinya.
a. Klasifikasi sistem berdasarkan wujud sumber dayanya, yaitu (McLeod,
1996) :
Sistem fisik; adalah sistem yang terdiri dari sejumlah sumber
daya fisik.
Sistem konseptual; adalah sistem yang menggunakan sumber
daya konseptual – informasi dan data – untuk mewakili suatu
sistem fisik.
b. Klasifikasi sistem berdasarkan hubungannya dengan lingkungannya, yaitu
(Winardi, 1996) :
Sistem terbuka; adalah sistem yang memiliki struktur ekstern.
Sistem tertutup; adalah sistem yang tidak memiliki struktur
ekstern.
c. Klasifikasi sistem berdasarkan sifat cara beroperasinya, yaitu (Davis,
Sistem deterministik; adalah sistem yang beroperasi dalam cara
yang dapat diramalkan. Interaksi antar bagian diketahui dengan
pasti.
Sistem probabilistik; adalah sistem yang dapat diuraikan dalam
istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit
kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.
2.1.5.2.Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang
dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah
kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi sistem yang dianggap
efektif. Pendekatan sistem umumnya ditandai oleh dua hal, yaitu : (1) mencari
semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk
menyelesaikan dan (2) dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu
keputusan secara rasional (Eriyatno, 1998).
Aplikasi sistem sebaiknya disesuaikan dengan keterbatasan tenaga,
waktu dan biaya, dengan kata lain tidak semua persoalan manajemen
diselesaikan dengan pendekatan sistem. Pembatasan ruang lingkup seringkali
digunakan untuk mendapatkan pengkajian yang efisien dan operasional
(Eriyatno, 1998). Dengan mempertimbangkan berbagai kendala dalam
pendekatan sistem maka pengkajian suatu persoalan sebaiknya memenuhi
karakteristik ; (1) kompleks; interaksi antarelemen cukup rumit, (2) dinamis;
masa depan, (3) probabilistik, yaitu diperlukannya fungsi peluang dan
inferensi kesimpulan maupun rekomendasi (Eriyatno, 1998).
Pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai modifikasi metode
penelitian yang menekankan pada suatu proses sistematik terhadap pemecahan
masalah. Permasalahan dan peluang digambarkan dalam sebuah konteks
sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan sebuah pemecahan
menjadi sebuah sistem aktivitas saling terkait yang terorganisasi. Sistem ini
dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan pemecahan masalah, yaitu
(O’Brien, 1996) :
1. memahami suatu masalah, terdiri dari aktivitas :
Merumuskan masalah atau peluang dalam konteks sistem
Mengumpulkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang
2. mengembangkan suatu pemecahan masalah (solusi), terdiri dari aktivitas :
mengidentifikasi alternatif solusi
mengevaluasi setiap alternatif solusi
memilih solusi yang terbaik
3. mengimplementasikan solusi
mengimplementasikan solusi yang terpilih
mengevaluasi keberhasilan implementasi solusi
2.1.5.3.Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem informasi
bisnis yang dirancang untuk menyediakan informasi bagi para manajer untuk
terjadi dalam SIM mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan
dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat
menggunakannya dengan paling efisien (Murdick, Ross, & Clagget, 1997).
Kebutuhan umum manajer terhadap informasi mengikuti suatu pola
yang didasarkan pada sifat aktivitas manajerial pada masing-masing level.
Sebagian besar sistem informasi bagi manajer level bawah harus didasarkan
pada aktivitas operasi dan sistem informasi yang mengolah transaksi
aktivitas-aktivitas tersebut untuk organisasi, rancangan sistem informasi level bawah ini
disebut rancangan Bottom-up. Sebaliknya sebagian besar sistem informasi
level atas harus harus memilih sebuah sasaran kebutuhan manajemen atas,
artinya sistem informasi tersebut dikembangkan secara kurang lebih bebas dari
sistem pengolahan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Rancangan
sistem informasi untuk manajemen atas disebut top-down (Scott, 1986).
Pada level manajemen menengah rancangan sistem informasi harus
sangat dipengaruhi oleh sistem informasi perencanaan level atas (rancangan
top-down) dan sistem informasi pengendalian level rendah (rancangan
bottom-up). Sistem informasi perencanaan yang dirancang bagi manajemen atas harus
disampaikan ke bawah untuk menyediakan informasi perencanaan yang telah
dipisah-pisahkan kepada manajemen level menengah, yang kemudian dipecah
lebih lanjut untuk memberikan informasi perencanaan yang dibutuhkan
Suatu sistem informasi yang efektif menghasilkan informasi dengan
karakteristik sebagai berikut (O’Leary & Williams, 1989) :
1) Akurasi; ketepatan tinggi yaitu informasi yang benar-benar bebas dari
kesalahan, dan ini biasanya mahal.
2) Ketepatan Waktu; informasi harus dipenuhi secepatnya sebab informasi
[image:55.595.110.472.258.699.2]hari ini belum tentu merupakan informasi esok hari.
Gambar 4. Sistem Informasi Manajemen
Sumber : Murdick, Ross, & Clagget, 1997, hal.16.
Sistem Informasi Pengolahan Transaksi Sistem Informasi Manajemen
Menengah Sistem Informasi Manajemen Atas
3) Kelengkapan sekaligus ringkas dan padat; informasi harus lengkap dan
memiliki fakta yang dibutuhkan manajer, namun bukan berarti berisi
seluruh rincian yang tidak penting dan tidak diinginkan.
Sebelum merancang SIM perlu dibuat suatu desain konseptual untuk
menentukan arah bagi proyek SIM. Tugas-tugas pokok yang dilakukan selama
membuat desain konseptual adalah (Murdick, Ross, & Clagget, 1997) :
1) Menetapkan tujuan
2) Mengidentifikasi kendala sistem
3) Menentukan kebutuhan dan sumber informasi
4) Mengembangkan desain alternatif dan memilih salah satunya
5) Mendokumentasikan desain konseptual
2.1.5.4.Sistem Informasi Persediaan
Sumber informasi persediaan bagi usaha eceran adalah sistem
persediaan. Sistem persediaan berbeda-beda tergantung pada kapan persediaan
dicatat (perpetual atau periodik) dan bagaimana persediaan dicatat (buku atau
fisik). Berdasarkan kedua faktor di atas prosedur persediaan dapat
diklasifikasikan sebagai sistem persediaan buku perpetual (perpetual book
inventory) dan sistem persediaan fisik periodik (periodically physical
inventor).
Persediaan buku perpetual berhubungan dengan sistem pencatatan
dan pengumpulan informasi persediaan secara terus menerus dengan
menggunakan berbagai macam catatan keuangan untuk memperhitungkan
menggambarkan suatu sistem keuangan dengan data terbaru, yang
memperhitungkan seluruh transaksi yang mempengaruhi persediaan segera
setelah transaksi-transaksi tersebut muncul.
Persediaan fisik periodik berhubungan dengan sistem pengumpulan
informasi persediaan secara berkala pada waktu-waktu tertentu. Sistem ini
menggunakan perhitungan fisik aktual dan pemeriksaan sediaan barang untuk
memperhitungkan penjualan selama periode setelah pemeriksaan persediaan
fisik sebelumnya. Keterbatasan sistem ini adalah banyaknya waktu yang
diperlukan untuk mendapatkan perhitungan fisik aktual setiap jenis barang,
sementara perusahaan lain memiliki metode yang lebih cepat, mudah dan
hemat waktu untuk mendapatkan informasi pen jualan.
Sistem informasi persediaan (SIP) merupakan sekumpulan metode dan
prosedur pengumpulan dan pemrosesan data barang sediaan yang
berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang. Dalam
bisnis ritel atau retailing, persediaan memainkan beberapa fungsi berbeda
namun semuanya terkait pada fakta mendasar bahwa tidak selalu
memungkinkan untuk mengetahui secara pasti jumlah permintaan produk,
penjualan, ataupun persediaan suatu perusahaan. Peng
