B. Penentuan Kapabilitas Proses untuk Data Variabel
2.3.1 Tahap Define (D)
Merupakan langkah operasional pertama dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Pada tahap ini kita perlu mendefinisikan beberapa hal yang terkait dengan :
a) Kriteria pemilihan proyek Six Sigma
b) Peran dan tanggung jawab dari orang – orang yang akan terlibat dalam proyek Six Sigma
c) Kebutuhan pelatihan untuk orang – orang yang terlibat dalam proyek Six Sigma
d) Proses – proses kunci dalam proyek Six Sigma beserta pelanggannya e) Kebutuhan spesifik dari pelanggan
f) Pernyataan tujuan proyek Six Sigma keterangan :
a) Mendefinisikan Kriteria Pemilihan Proyek Six Sigma
Program peningkatan kualitas Six Sigma adalah merupakan cara mendefinisikan kriteria pemilihan proyek Six Sigma, yang menjadi suatu tantangan utama yang dihadapi dalam program itu nantinya. Pemilihan proyek yang baik yaitu berdasarkan pada identifikasi proyek yang terbaik sepadan dengan kebutuhan, kapabilitas, dan tujuan organisasi yang sekarang. Secara umum setiap proyek Six Sigma yang terpilih harus mampu memenuhi kategori :
1. Memberi hasil–hasil dan manfaat bisnis 2. Kelayakan , dan
3. Memberikan dampak positif kepada organisasi
b) Mendefinisikan Peran Orang-orang yang Terlibat dalam Proyek Six Sigma Terdapat beberapa orang atau kelompok orang dengan peran generik beserta gelar–gelar yang umum dipakai dalam program Six Sigma sebagaimana ditunjukkan dalam Tabel 2.4
Tabel 2.4 Contoh Dari Beberapa Peran Generik Dengan Gelar Atau “Belt” Dalam Program Six Sigma
No Peran Generik dengan berbagai Gelar atau “Belt” 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Dewan Kepemimpinan ( Leadership Council ),Dewan Kualitas ( Quality Council) Komite Pengarah (Steering Committee) Six Sigma, Senior Champions
Champions
Master Black Belts Black Belts
Greean Belts
Anggota Tim (Team Members)
Sumber : Vincent Gasperz,2002, hal 35 keterangan :
1. Dewan Kepemimpinan
Dewan kepemimpinan, dikenal juga sebagai Dewan kualitas , Komite pengarah Six Sigma atau Senior Champions, merupakan orang – orang yang berada pada posisi manajemen puncak ( top management ) dari organisasi. Peranan dari orang – orang yang berada dalam posisi ini adalah
a) Menetapkan visi, peran, dan infrastruktur dari Six Sigma
b) Memilih proyek–proyek spesifik Six Sigma dan mengalokasikan sumber– sumber daya
c) Meninjau–ulang secara periodik tentang kemajuan dari berbagai proyek Six Sigma
d) Membantu mengkuantifikasikan dampak dari usaha–usaha Six Sigma kepada orang–orang yang berada ditingkat bawah dalam organisasi
e) Menilai kemajuan serta mengidentifikasikan kekuatan–kekuatan dan kelemahan–kelemahan dalam usaha–usaha Six Sigma
f) Membagi atau menyebarluaskan praktek–praktek terbaik dari Six Sigma ke seluruh organisasi serta kepada pemasok–pemasok kunci dan pelanggan– pelanggan utama
g) Membantu mengatasi hambatan–hambatan dalam organisasi yang berdampak negatif proyek–proyek Six Sigma
2. Champions
Merupakan individu yang berada pada manajemen atas (top managemen) yang memahami Six Sigma dan bertanggung jawab untuk keberhasilan dari Six Sigma itu. Secara umum , champions bertanggung jawab untuk :
1. Mendefinisikan jalur implementasi Six Sigma ke seluruh oganisasi
2. Menetapkan dan memelihara atau mempertahankan sasaran yang luas untuk proyek peningkatan kualitas Six Sigma
3. Menyetujui perubahan–perubahan dalam arah atau lingkup dari proyek Six Sigma
4. Mengembangkan rencana pelatihan komprehensif untuk implementasi Six Sigma
5. menemukan dan menegosiasikan sumber–sumber daya untuk proyek Six Sigma
6. Memberikan pengakuan dan penghargaan
7. Menerapkan pengetahuan yang diperoleh melalui peningkatan proses pada tugas–tugas manajemen
3. Master Black Belts
Merupakan individu–individu yang dipilih oleh Champions untuk bertindak sebagai tenaga ahli atau konsultan dalam perusahaan untuk menumbuh kembangkan dan menyebarluaskan pengetahuan–pengetahuan stategis yang bersifat terobosan– terobosan Six Sigma keseluruh organisasi. Secara umum, Master Black Belts bertanggung jawab untuk :
Bekerja sama dengan Champions
Mengembangkan dan menyebarluaskan bahan – bahan pelatihan tentang Six Sigma ke berbagai tingkat dalam organisasi
Membantu dalam menidentifikasi proyek – proyek Six Sigma
Mengambil tanggung jawab kepemimpinan dari program – program utama
Memudahkan atau menyediakan fasilitas untuk penyebarluasan praktek– praktek terbaik berdasarkan Six Sigma keseluruh organisasi
4. Black Belts
Orang yang menempati posisi pemimpin penuh waktu ( full time position) dalam proyek Six Sigma. Secara umum , Black Belt bertanggung jawab untuk
a) Mengidentifikasikan hambatan–hambatan yang ada dalam proyek Six Sigma b) Memimpin dan mengarahkan tim dalam mengeksekusi proyek Six Sigma c) Menyiapkan penilaian proyek secara terperinci selama tahap pengukuran d) Mempertahankan jadual proyek dan menjaga kemajuan proyek menuju solusi
akhir dan hasil – hasil
e) Mendokumentasikan hasil –hasil akhir dan menciptakan “Story board” (peta – peta kemajuan) dari proyek.
5. Green Belts
Six Sigma Green Belt merupakan individu – individu yang bekerja paruh waktu dalam area spesifik atau mengambil tanggung jawab pada proyek – proyek kecil dalam lingkup proyek Six Sigma yang ditangani oleh Black Belts. Secara umum, Green Belts memiliki tanggung jawab untuk :
1. Mempelajari metodologi Six Sigma untuk dapat diaplikasikan pada proyek– proyek tertentu berskala kecil
2. Melanjutkan mempelajaridan mempraktekkan metode–metode dan alat–alat Six Sigma setelah proyek Six Sigma berakhir
6. Anggota Tim ( Team Members)
Anggota – anggota tim proyek Six Sigma yang harus menerima pelatihan dasar tentang metode – metode dan alat – alat Six Sigma agar mampu menerapkan dalam proyek – proyek spesifik atau proses – proses dalam organisasinya.
c) Mendefinisikan Kebutuhan Pelatihan dalam Proyek Six Sigma
Orang – orang yang akan terlibat dalam proyek Six Sigma yang telah dipilih berdasarkan kriteria–kriteria pemilihan proyek Six Sigma yang diterapkan harus memperoleh pelatihan tentang Six Sigma. Hal penting pelatihan Six Sigma harus membuat pelatihan Six Sigma menjadi usaha yang berlangsung terus – menerus dan menjadi kebiasaan dalam organisasi Six Sigma.
d) Mendefinisikan Proses Kunci Beserta Pelanggan dari Proyek Six Sigma Terhadap setiap proyek Six Sigma yang telah dipilih, harus didefinisikan proses – proses kunci. Sebelum mendefinisikan proses kunci beserta pelanggan dalam
proyek Six Sigma, perlu diketahui tentang “ SIPOC ( Suppliers–Input- Processe– Output–Customer ). SIPOC merupakan suatu alat yang berguna dan paling banyak dipergunakan dalam manajemen dan peningkatan proses, dimana SIPOC merupakan lima elemen utama dalam sistem kualitas, yaitu :
1. Suppliers yaitu merupakan orang atau kelompok orang yang memberikan
informasi kunci, material, atau sumber daya lain kepada proses
2. Inputs yaitu segala sesuatu yang diberikan oleh pemasok (supplier) kepada proses
3. Processes yaitu merupakan sekumpulan langkah yang mentransformasi,
menambah nilai input, biasanya terdiri dari beberapa sub–proses
4. Outputs yaitu merupakan keluaran produk (barang / jasa ) dari suatu proses
5. Customers yaitu merupakan orang atau kelompok orang, atau sub–proses
yang menerima outputs
e) Mendefinisikan Kebutuhan Spesifik dari Pelanggan yang Terlibat dalam proyek Six Sigma
Proyek Six Sigma Seyogianya merupakan
1. Suatu strategi dan sistem yang secara terus–menerus menelusuri dan memperbaruhi kebutuhan pelanggan, aktivitas pesaing, perubahan pasar.
2. Suatu deskripsi kebutuhan spesifik, standar kinerja yang terukur untuk setiap output kunci, yang didefinisikan pelanggan
3. Standard–standard pelayanan yang dapat diamati dan jika memungkinkan dapat di ukur, untuk keterkaitan–keterkaitan kunci dengan pelanggan
4. Suatu analisis kinerja dan standard–standard pelayanan berdasarkan pada kepentingan relatif terhadap pelanggan dan dampaknya pada stategi bisnis f) Mendefinisikan Pernyataan Tujuan Proyek Six Sigma
Terhadap setiap proyek Six Sigma yang terpilih, kita harus mendefinisikan isu– isu , nilai–nilai, dan sasaran dan / atau tujuan dari proyek itu. Pernyataan tujuan proyek harus diterapkan untuk setiap proyek Six Sigma yang terpilih. Pernyataan tujuan yang benar adalah apabila mengikuti prinsip SMART sebagai berikut:
Specific Tujuan proyek peningkatan kualitas Six Sigma harus bersifat Spesifik
yang dinyatakan secara tegas. Tim peningkatan kualitas Six Sigma harus menghidari pernyataan – peryataan tujuan yang bersifat umum dan tidak spesifik
Measurable Tujuan proyek peningkatan kualitas Six Sigma harus dapat diukur
menggunakan indikator pengukuran yang tepet guna mengevaluasi keberhasilan, peninjauan – ulang
Achievable Tujuan program peningkatan kualitas Six Sigma harus dapat dicapai
melalui usaha – usaha yang menantang.
Result – Tujuan program peningkatan kualitas Six Sigma harus berfokus
oriented pada hasil–hasil berupa pencapaian target–target kualitas yang
ditetapkan, yang ditunjukkan melalui DPMO, peningkatan kapabilitas proses
Cpm:Cpmk
Time – Tujuan program peningkatan kualitas Six Sigma harus menetapkan
2.3.2 Measure ( M )
Merupakan langkah operasional kedua dalam program peningkatan kualitas Six Sigma. Terdapat tiga pokok hal yang harus dilakukan dalam tahap Measure ( M ) yaitu :
1. Memilih atau menentukan karakteristik kualitas (CTQ) kunci yang berhubungan langsung dengan kebutuhan spesifik dari pelanggan
CTQ ( Critical–to–Quality ) yaitu elemen dari suatu produk, proses yang berdampak langsung pada kepuasan pelanggan, dan merupakan atribut yang sangat penting untuk diperhatikan karena berkaitan langsung dengan kebutuhan dan kepuasan pelanggan
2. Mengembangkan suatu rencana pengumpulan data melalui pengukuran yang dapat dilakukan pada tingkat proses, output
3. Mengukur kinerja sekarang pada tingkat proses, output untuk ditetapkan sebagai baselinekinerja (performance baseline) pada awal proyek Six Sigma
keterangan :