Pelaksanaan Tata Kelola Perusahaan
Perseroan menunjukkan komitmennya untuk terus melaksanakan serta meningkatkan kualitas Tata Kelola Perusahaan yang baik atau Good Corporate Governance (GCG) secara konsisten. Pada tahun 2014, Perseroan melanjutkan pemutakhiran road map tata kelola Perusahaan di lingkungan Bayan Group dengan merevisi pedoman tata kelola Perusahaan yang baik bagi Manajemen dan Kode etik Karyawan yang sudah ada sesuai dengan perkembangan peraturan dari instansi terkait maupun pengalaman Perseroan.
Penerapan GCG bertujuan untuk lebih meningkatkan transparansi, akuntabilitas, kesetaraan dan pertanggungjawaban Perseroan serta melindungi kepentingan para pemegang saham.
Menurut ASEAN Corporate Scorecard Country Reports and Assessments 2012-2013 yang dilakukan oleh Joint Initiative of the ASEAN Capital Markets Forum and the Asean Development Bank, Perseroan termasuk dalam 50 besar perusahaan publik yang menerapkan praktek Tata Kelola Perusahaan yang baik. Hal ini semakin mendorong Perseroan untuk meningkatkan kualitas Tata Kelola Perusahaan secara terus-menerus. Divisi GCG bekerja sama dengan Divisi terkait dan Komite RM & GCG selalu memonitor, mengevaluasi dan melakukan tindakan perbaikan terhadap kepatuhan pada ketentuan peraturan yang berlaku, pengembangan organisasi dan tata kelola perusahaan yang baik.
Dewan Komisaris
Tugas, tanggung jawab dan wewenang Dewan Komisaris diatur dalam Anggaran Dasar Perseroan dan buku pedoman Dewan Komisaris, antara lain:
Good Corporate Governance
The Company has shown its commitment to continue the implementation and improvement of Good Corporate Governance (GCG) in a consistent manner. In 2014, the Company continued updating its good corporate governance road map based on Bayan's Group environment by revising existing good corporate governance guidelines for management, as well as Employee Code of Ethics, in accordance with the development of regulations from relevant institutions and based on the Company's experience.
GCG implementation is aimed to increase transparency, accountability, fairness and responsibility of the Company as well as to protect the interest of the shareholders.
According to ASEAN Corporate Scorecard Country Reports and Assessments 2012-2013 by Joint Initiative of the ASEAN Capital Markets Forum and the Asean Development Bank, the Company is listed in the 50 public companies implementing Good Corporate Governance. This encourages the Company to continuously improve the quality of GCG. The GCG Division in cooperation with relevant divisions and RM & GCG Committee continuously monitors, evaluates and improves compliance with valid provisions and regulations, organizational development and good corporate governance.
Board of Commissioners
The duties, responsibilities and authority of the Board of Commissioners are set forth in the Company Articles of Association as well as the guidelines of the Board of Commissioners. They are:
1. Melakukan pengawasan dan memberikan arahan atau saran secara menyeluruh kepada Direksi terkait dengan bisnis Perseroan.
2. Dalam keadaan tertentu Dewan Komisaris wajib menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan dan lainnya
3. Wajib melaksanakan tugas dengan itikad baik, penuh tanggung jawab dan kehati-hatian
4. Wajib membentuk komite audit dan komite lainnya 5. Wajib mengevaluasi kinerja komite yang berada
dibawahnya.
Sesuai dengan tugas Dewan Komisaris untuk secara aktif mengawasi pengelolaan dan kegiatan operasional Perseroan, pada tahun 2014 Dewan Komisaris telah melakukan hal-hal sebagai berikut:
1. Mengkaji dan menyetujui peningkatan sistem Manajemen Risiko dan Tata Kelola Perusahaan yang baik yang berkelanjutan.
2. Memastikan terselenggaranya prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang baik dan kepatuhan terhadap semua peraturan perundang-undangan terkait. 3. Menganalisa, mengarahkan, mengevaluasi dan
menyetujui pelaksanaan kebijakan strategis Perusahaan yang diusulkan oleh Direksi, salah satunya adalah menyetujui Anggaran Perseroan untuk tahun 2015 pada akhir tahun 2014.
4. Mengawasi kinerja Komite Audit, Komite Manajemen Risiko dan Tata Kelola Perusahaan serta Komite Remunerasi dan Nominasi.
5. Melakukan evaluasi terhadap kinerja komite-komite yang ada.
Saat ini jumlah Dewan Komisaris terdiri dari 5 anggota, yang diketuai oleh Komisaris Utama Dato’ Dr. Low Tuck Kwong dan 30 % dari Anggota Dewan merupakan Komisaris Independen. Seluruh Anggota Dewan Komisaris bekerja secara professional dan independen dan tidak mempunyai hubungan keluarga maupun keuangan antar sesama Dewan Komisaris, namun Dato’ Dr. Low Tuck Kwong merupakan Pemegang saham Utama dan Pengendali yang memiliki sekitar 51,59% saham dan Michael Sumarijanto juga meliliki sekitar 800.000 saham Perseroan.
Remunerasi Dewan Komisaris yang diberikan berada dalam batasan yang ditetapkan oleh RUPS sesuai hasil kajian dan rekomendasi Komite Remunerasi dan Nominasi serta disetujui oleh Dewan Komisaris atas dasar kinerja Perusahaan. Penentuan besaran remunerasi masing-masing anggota ditentukan oleh Dewan Komisaris berdasarkan kinerja, jasa, kontribusi, tanggung jawab dan pengalaman serta reputasi masing-masing Anggota Dewan Komisaris di dalam Perseroan. Besaran remunerasi yang diterima oleh Dewan Komisaris selama tahun 2014 adalah sebesar AS$1.587.005. Kebijakan Perseroan tentang frekuensi rapat Dewan Komisaris menyatakan bahwa rapat Dewan Komisaris dilaksanakan maksimum 4 kali dalam setahun, namun tidak menutup kemungkinan rapat tambahan apabila dianggap penting oleh Manajemen.
1. Supervise and provide comprehensive directives or advice to the Board of Directors in relation to the Company business.
2. Convene Annual General Meeting of Shareholders and other meetings in certain situations.
3. Perform their duties in good faith and in a responsible and prudent manner.
4. Form audit committee and other committees. 5. Evaluate the performance of its committees. In line with the duties of the Board of Commissioners to actively supervise the Company's management and operational activities, in 2014, the Board of Commissioners have performed the following:
1. Review and approve the improvement of sustainable Risk Management and Good Corporate Governance systems.
2. Ensured the implementation of Good Corporate Governance principles and compliance with all relevant laws and regulations.
3. Analysed, directed, evaluated, and approved the implementation of the Company's strategic policies as proposed by the Board of Directors, one of which is the approval of the Company's Budget for 2015 at the end of 2014.
4. Supervise Audit, Risk Management, Good Corporate Governance and Remuneration and Nomination Committees.
5. Evaluate the performances of existing committees. Currently the Board of Commissioners consists of 5 members chaired by the President Commissioner Dato’ Dr. Low Tuck Kwong, with 30% of Board members constituting Independent Commissioners. All members of the Board of Commissioners work professionally and independently and are not personally related or affiliated with other members of the Board of Commissioners. Dato’ Dr. Low Tuck Kwong is the controlling shareholder with 51.59% shares whereas Michael Sumarijanto has 800,000 Company shares.
Remuneration for the Board of Commissioners is set within the limit agreed in the General Meeting of Shareholders in accordance with the review and recommendations of the Remuneration and Nomination Committee and is approved by the Board of Commissioners based on Company Performance. The remuneration for each Board member is determined based on their respective performance, service, contribution, responsibility and experience as well as reputation in the Company. Total remuneration received by the Board of Commissioners during 2014 totalled US$1,587,005. Company policies state that the meetings of the Board of Commissioners shall be held for a maximum of 4 times a year, however this does not rule out the possibility of additional meetings if deemed necessary by the management.
Dewan Komisaris mengadakan rapat sebanyak dua (2) kali selama tahun 2014 dengan kehadiran setiap anggota Komisaris seperti ditunjukkan berikut ini:
Nama / Name
Jabatan / Title
Rapat yang Dihadiri/ Attended Meeting
Dato’ Dr. Low Tuck Kwong Komisaris Utama / President Commissioner 1
Ir. Michael Sumarijanto Komisaris / Commissioner 2
Mauro Montenero Komisaris / Commissioner 2
Dr. Ir. Rozik B. Soetjipto Komisaris Independen / Independent Commissioner 2 Dr. Djanadi Bimo Prakoso, MPA, MSc Komisaris Independen / Independent Commissioner 1 Direksi
Perseroan dikelola oleh Direksi sejalan dengan arahan Dewan Komisaris untuk mencapai visi dan misi Perseroan, yang meliputi tujuan jangka pendek sesuai dengan Anggaran tahun 2014 dan rencana jangka panjang yang tercantum dalam rencana bisnis 2015–2017. Ruang lingkup tugas, tanggung jawab dan wewenang Anggota Direksi juga diatur dalam anggaran dasar dan Buku Pedoman Direksi, antara lain:
1. Menjalankan kepengurusan sesuai dengan anggaran dasar Perseroan.
2. Wajib melaksanakan RUPS tahunan dan RUPS lainnya sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan dan anggaran dasar Perseroan. 3. Wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab
dengan itikad baik, penuh tanggung jawab dan kehati-hatian.
4. Direksi berwenang mewakili Perseroan didalam dan diluar pengadilan.
The Board of Commissioners held two (2) meetings during 2014 with the attendance of respective Commissioners as shown below:
Board of Directors
The Company is managed by the Board of Directors following the directions of the Board of Commissioners to achieve the Company's vision and mission, including short-term objectives in accordance with the 2014 Budget and long-term plans as included in the 2014-2017 business plans. The scope of duties, responsibilities and authorities of the members of the Board of Directors are also set forth in the Articles of Association and Board Guidelines. They are:
1. Managing the Company in accordance with the Articles of Association
2. Convene AGMS and other GMS as set forth in the laws and regulations and Company Articles of association.
3. perform its duties and responsibilities in good faith and in a responsible and prudent manner.
4. Represent the Company inside and outside the court.
Saat ini jumlah anggota Direksi Perseroan terdiri dari 10 anggota, yang diketuai Direktur Utama Chin Wai Fong. Salah satu dari nggota tersebut merupakan Direksi Independen. Berikut kilasan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota Direksi:
Chin Wai Fong Direktur Utama
Direktur Utama bertugas untuk memimpin dan mengendalikan jalannya Perusahaan dan bertanggung jawab penuh untuk meningkatkan kinerja Bayan Group. Lim Chai Hock
Direktur Operasi
Direktur Operasi bertugas dan bertanggung jawab memastikan jalannya operasional tambang dan pelabuhan Bayan Group yang meliputi GBP 1, GBP 2, TSA/FKP, PIK, FTB, WBM, Pakar, Mamahak dan Pelabuhan BCT, serta operasional Kantor Balikpapan. Engki Wibowo
Direktur Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan Direktur Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan bertugas dan bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan kebijakan HSE, pengelolaan lingkungan, pengguliran proses sertifikasi, perizinan dan pelaksanaan serta pengawasan program pengembangan masyarakat di lingkungan Bayan Group.
Jenny Quantero
Direktur Urusan Korporasi dan Sekretaris Perusahaan Direktur Urusan Korporasi bertugas dan bertanggung jawab di bidang keuangan, akuntansi, sumber daya manusia dan urusan umum dan administrasi lainnya di Bayan Group. Selain itu, beliau juga merangkap sebagai Sekretaris Perusahaan yang bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan Perseroan terhadap peraturan perundang-undangan terkait serta membangun hubungan baik dengan pemangku kepentingan dan pemegang saham.
Russell Neil
Direktur Pengembangan Bisnis
Direktur Pengembangan Bisnis bertugas dan bertanggung jawab mengkaji peluang usaha baru, mengawasi sistem teknologi informasi seluruh perusahaan dan memperkirakan prospek jangka panjang Bayan Group.
Alastair McLeod Direktur Keuangan
Direktur Keuangan bertugas dan bertanggung jawab atas pelaporan keuangan eksternal, semua kegiatan pembiayaan untuk Bayan Group, dan analisis biaya manajemen dan departemen hubungan investor. Low Yi Ngo
Direktur Penjualan dan Pemasaran
Direktur Penjualan dan Pemasaran bertugas dan bertanggung jawab atas penjualan dan pemasaran batubara ke berbagai pasar di Asia dan Eropa.
Currently the Company's Board of Directors has a total of 10 members, presided by the President Director Chin Wai Fong. One of the members is an Independent Director. Below are the duties and responsibilities of each member of the BoD:
Chin Wai Fong President Director
President Director has the duty to direct and control the operations of the Company and is fully responsible for improving Bayan Group performance.
Lim Chai Hock Director of Operations
Operational Director is responsible for ensuring the execution of Bayan Group mining and port operations, including GBP 1, GBP 2, TSA/FKP, PIK, FTB, WBM, Pakar, Mamahak and BCT, as well as the operations of the Balikpapan Office.
Engki Wibowo
Director of Occupational Health, Safety and Environment Director of Occupational Health, Safety and Environment is responsible for the preparation and implementation of HSE policies, environmental management, rolling out of certification process, permits and implementation and supervision of community development programs in the Bayan Group.
Jenny Quantero
Director of Corporate Affairs and Corporate Secretary Director of Corporate Affairs is responsible for treasury, accounting, human resources as well as general and other administrational affairs in Bayan Group. The Director also serves concurrently as Corporate Secretary responsible for ensuring Company compliance with relevant laws and regulations and building good relationships with stakeholders and shareholders.
Russell Neil
Director of Business Development
Director of Business Development is responsible for reviewing new business opportunities, overseeing information technology system in the entire Company and forecasting long-term prospects of the Bayan Group. Alastair McLeod
Director of Finance
Director of Finance is responsible for external financial reporting, all financing activities for the Bayan Group, management cost analysis and the investor relations department.
Low Yi Ngo
Director of Sales and Marketing
Director of Sales and Marketing is responsible for the sales and marketing of coal to various markets in Asia and Europe.
Lee Je-Hyung
Direktur Manajemen Risiko
Direktur Manajemen Risiko bertugas dan bertanggung jawab atas pengkajian dan pengembangan sistem manajemen risiko dalam Perseroan.
Hermanto Suparman
Direktur Perpajakan dan Tata Kelola Perusahaan Direktur Perpajakan dan Tata Kelola Perusahaan bertugas dan bertanggung jawab atas pelaporan dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan serta pengkajian dan pengembangan sistem Tata Kelola Perusahaan yang Baik. R. Soedjoko Tirtosoekotjo
Direktur Independen
Direktur Independen bertugas dan bertanggung jawab atas pelaporan kewajiban Bayan Group kepada pemerintah daerah dan pusat serta pengurusan perizinan dan lisensi yang diperlukan.
Remunerasi yang diberikan terhadap Direksi pada tahun 2014 berada dalam batasan yang ditetapkan RUPS. Besaran remunerasi tersebut sudah melalui kajian Komite Remunerasi dan Nominasi serta disetujui oleh Dewan Komisaris atas dasar kinerja Perusahaan. Penentuan besaran remunerasi masing-masing anggota ditentukan oleh Dewan Komisaris berdasarkan kinerja, jasa, kontribusi, tanggung jawab dan pengalaman dari masing-masing anggota Direksi dalam Perseroan. Besaran remunerasi, termasuk bonus dan keuntungan lainnya yang diterima oleh Direksi selama tahun 2014 adalah sebesar AS$5.293.754. Kebijakan Perseroan tentang frekuensi rapat Direksi menyatakan bahwa rapat Direksi dilaksanakan maksimum 12 kali dalam setahun, namun tidak menutup kemungkinan rapat tambahan apabila dianggap penting oleh Manajemen.
Selama tahun 2014, Direksi Perseroan mengadakan rapat sebanyak dua belas (12) kali dengan kehadiran masing-masing direktur sebagai berikut:
Nama / Name
Jabatan / Title
Rapat yang Dihadiri / Attended Meeting
Chin Wai Fong Direktur Utama / President Director 12
Lim Chai Hock Direktur / Director 12
Engki Wibowo Direktur / Director 7
Jenny Quantero Direktur / Director 11
Russell Neil Direktur / Director 9
Alastair McLeod Direktur / Director 10
Low Yi Ngo Direktur / Director 7
Hermanto Suparman Direktur / Director 12
Lee Je-Hyung Direktur / Director 12
Ir. R. Soedjoko Tirtosoekotjo Direktur Independen / Independent Director 10 Lee Je-Hyung
Director of Risk Management
Director of Risk Management is responsible for the review and development of risk management systems for the Company.
Hermanto Suparman
Director of Taxation and Good Corporate Governance Director of Taxation and Good Corporate Governance is responsible for the reporting of and compliance with tax regulations as well as for the review and development of the Company's Good Corporate Governance system. R. Soedjoko Tirtosoekotjo
Independent Director
Independent Director is responsible for the reporting of Bayan Group obligations to regional and central government as well as for the processing of necessary permits and licenses.
Remuneration given to the Board of Directors in 2014 was set within the amount stipulated in the General Meeting of Shareholders. Such amount has been reviewed by the Remuneration and Nomination Committee and approved by the Board of Commissioner based on Company performance. The remuneration for each member is determined by the Board of Commissioners based on their respective performance, service, contribution, responsibility and experience within the Company. Total remuneration, including bonus and other profits received by the Board of Directors during 2014 totalled US$5,293,754. Company Policies state that the meetings of the Board of Directors shall be held for a maximum of 12 times a year, however this does not rule out the possibility of additional meetings if deemed necessary by the management.
During 2014, the Company's Board of Directors held twelve (12) meetings with the attendance of respective directors as follows:
Resolutions of the AGMS and Its Realization The resolutions of the 2014 AGMS are as follows: I. First Agenda:
1. To ratify the Consolidated Financial Statement of the Company for the financial year ending 31 December 2013;
2. To approve the Company's Annual Report, including the Report of the Board of Commissioners, for the financial year ending 31 December 2013;
3. To grant full release and discharge (acquit et decharge) to the members of the Board of Commissioners from duties of supervisory actions and to the members of the Board of Directors from duties of Company management actions, to the extent that such actions are reflected in the Company's financial statement for the year ending 31 December 2013 and not in violation of the provisions of valid laws and regulations.
II. Second Agenda:
To agree not to declare dividends for 2013 as the Company experienced losses.
III. Third Agenda:
1. To approve the resolution of total remuneration for the Board of Commissioners and Board of Directors for the year 2014, in the amount of maximum US$7,200,000 (seven million two hundred thousand United States Dollars); 2. To delegate authorities to the Board of
Commissioners with reference to the prevailing regulations in the Republic of Indonesia to determine the amount of remuneration for each member of the Board of Commissioners and Board of Directors for the year 2014.
Keputusan Hasil RUPS dan Realisasinya
Keputusan Hasil RUPS Tahunan 2014 adalah sebagai berikut:
I. Agenda Pertama :
1. Mengesahkan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2013;
2. Menyetujui Laporan Tahunan Perseroan termasuk Laporan Dewan Komisaris untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2013;
3. Memberikan pembebasan dan pelunasan sepenuhnya (acquit et decharge) kepada para anggota Dewan Komisaris dari tanggung jawab atas tindakan-tindakan pengawasan dan para anggota Direksi dari tanggung jawab atas tindakan-tindakan pengurusan Perseroan, sepanjang tindakan-tindakan tersebut tercermin dalam perhitungan tahunan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2013 serta tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan dan hukum yang berlaku.
II. Agenda Kedua :
Menyetujui untuk tidak membagikan dividen untuk tahun buku 2013 oleh karena Perseroan mengalami kerugian.
III. Agenda Ketiga :
1. Menyetujui penetapan total remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan untuk Tahun 2014 yaitu maksimum sejumlah AS$7.200.000 (tujuh juta dua ratus ribu Dolar Amerika Serikat); 2. Mendelegasikan kewenangan kepada Dewan
Komisaris dengan mengacu pada peraturan yang berlaku di Republik Indonesia untuk menentukan besarnya remunerasi bagi masing-masing anggota Dewan Komisaris dan Direksi Perseroan untuk Tahun 2014.
IV. Agenda Keempat :
Menyetujui dan memberikan wewenang kepada Direksi Perseroan untuk menunjuk Akuntan Publik yang akan mengaudit laporan keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada 31 Desember 2014 dengan ketentuan bahwa Akuntan Publik yang ditunjuk merupakan Akuntan Publik independen yang terdaftar di OJK dan menetapkan honorarium serta persyaratan lain atas penunjukan akuntan publik tersebut sesuai dengan rekomendasi Dewan Komisaris Perseroan.
Seluruh hasil RUPS Tahunan 2014 tersebut telah dilaksanakan dan direalisasikan sebagaimana mestinya, termasuk penunjukan Kantor Akuntan Publik Tanudiredja, Wibisana & Partners (a member of PricewaterhouseCoopers global network) sebagai auditor Perseroan untuk melakukan audit terhadap Laporan Keuangan Perseroan dan anak Perusahaan yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2014.
Seperti tahun-tahun sebelumnya, Perseroan telah menerapkan sistem evaluasi kinerja anggota Direksi dengan menggunakan metode kompetensi atau tingkat kemampuan kinerja dan kerja sama masing-masing anggota untuk mencapai target yang ditentukan. Komite-Komite
Mengacu pada peraturan Bapepam-LK atau OJK Nomor. IX.I.5 dan Peraturan BEI Nomor. I-A, Perseroan telah membentuk Komite Audit dan juga komite- komite lainnya yang berfungsi untuk membantu Dewan Komisaris dalam hal melaksanakan tugasnya. Komite- komite tersebut adalah sebagai berikut:
Komite Audit
Komite audit mempunyai tugas dan tanggung jawab